Sanasto

KäsiteMääritelmäHuom.
Audit trailAudit trail, eli katkeamaton kirjausketju tarkoittaa sitä, että kirjausten yhteys tuotto- ja kululaskelmaan, taseeseen ja talousarvion toteutumalaskelmaan voidaan vaikeuksitta todeta sekä seurata kirjanpidossa.
Kirjanpidossa on tositteesta lähtien voitava seurata yksittäisen kirjanpitotapahtuman käsittelyä tilille merkintään saakka.
Automaattinen laskun käsittelyLaskun käsittely automaattisesti ennalta määritettyjen tarkastusten ja sääntöjen perusteella (esimerkiksi automaattinen tiliöinti laskuun liittyvän tilauksen tai sopimuksen tietojen perusteella).
Automaattinen täsmäyttäminenOstolasku täsmäytetään hyväksyttyyn menopäätökseen, esimerkiksi sopimukseen (sopimuslasku) tai tilaukseen (tilauksellinen lasku), jolloin laskun erillistä hyväksyntää ei tarvita, kunhan esimerkiksi laskun summa ja määrä vastaavat tai ovat pienempiä kuin mitä on tilattu mahdolliset toleranssit huomioiden.
Budjettiperusteinen sopimustyyppiBudjettiperusteisessa sopimuskohdistuksessa sopimukselle määritellään hankintasopimuksen arvon mukainen budjetti, johon kohdistetaan sopimukseen kuuluvat ostolaskut. Budejttisummaa käytetään erinä niin kauan kunnes budjettisumma täyttyy. Automaattisesti kohdistuttuaan ostolasku siirtyy sopimukselle määritellyn henkilön vahvistettavaksi. Vahvistusvaiheessa todennetaan se, että ostolasku on sopimuksen mukainen. Sovelletaan sopimuksiin, joissa toistuva maksuerä vaihtelee käytön mukaan, esimerkiksi puhelinlaskut.
CasePalvelussa oleva yksilöivän tunnisteen saava kokonaisuus, joka linkittää laskuja, dokumentteja, tositteita ja asiakirjoja eri käsittelyvaiheista.
Digitaalinen allekirjoitusDigitaalinen allekirjoitus perustuu ns. julkisen avaimen salakirjoitusjärjestelmään, joka rakentuu asymmetristen algoritmien avulla tehdyistä avainpareista (salainen ja julkinen avain). Digitaalinen allekirjoitus voi syntyä myös käyttäjätunnukseen perustuvin oikeuksin tehtyihin toimenpiteisiin tietojärjestelmässä.
Digitaalinen asiakirjaDigitaalinen asiakirja on kokonaisuus, jossa itse dokumentin (=digitaalinen tieto) lisäksi on myös kuvaus siitä, mitä asiakirja pitää sisällään ja missä olosuhteissa se on luotu. Se sisältää ns. ”metadataa”, eli tietoa tiedosta. Digitaalinen tieto kytketään digitaalisella metatiedolla digitaaliseksi asiakirjaksi.
Digitaalinen hyväksymismerkintäDigitaaliseen asiakirjaan liitetty metatieto (varmenne).
Digitaalinen tositeLukittu digitaalisessa muodossa oleva tosite on alkuperäinen, kirjanpitotapahtuman todentava tosite, joka säilytetään kirjanpitoaineistona.
DokumenttiDokumentilla tarkoitetaan palvelussa käsiteltäviä muita asiakirjoja kuin laskuja tai muita menotositteita, esimerkiksi palkkaluetteloita.
Dynaaminen hankintajärjestelmäTäysin sähköinen hankintamenettely tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille. Hankintamenettely on rajoitetun kestonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusvaatimukset täyttäville tarjoajille.Euroopan komission tulkinta-asiakirja (Commission document SEC(2005) 959, 8.7.2005).
Handi-palveluValtionhallintoon vuosina 2018-2019 käyttöönotettava tilaus- ja laskujenkäsittelyn ratkaisu, jota kehittää ja ylläpitää valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet.
Handi-liiteUusiin sopimuksiin liitettävä liite, jolla ohjeistetaan toimittajaa toimimaan uuden Handi-toimintamallin mukaisesti. Sisältää mm. tiedot, jotka tulee olla laskulla.
Hanki-palveluSähköisen kilpailuttamisen järjestelmä. Hankintalain Kaikki EU-kynnysarvon ylittävät kilpailutukset tulee hoitaa sähköisesti 18.10.2018 alkaen. hanki-palvelu.fi
HankintaTavaroiden ja palvelujen ostamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakan teettämistä
HankintailmoitusHankinnan aloittamisesta julkaistava ilmoitus, joka sisältää keskeiset tiedot hankinnasta. EU-kynnysarvot ylittävästä hankinnasta on säädetty julkaistavaksi hankintailmoitus tarjousten tekemiseksi avoimessa menettelyssä tai osallistumishakemusten jättämiseksi rajoitetussa, neuvottelumenettelyssä tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä. Myös EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on julkaistava hankintailmoitus hankinnan ylittäessä kansallisen kynnysarvon. Jos hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esiteltyt tiedot ovat ristiriitaiset, ratkaisee hankintailmoituksessa oleva teksti.
HankintamenoHankintamenoon luetaan hyödykkeen hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet menot. TaA 66 b §
HankintapäätösTarjousten ja neuvotteluhankinnassa neuvoteltujen, perusteella tehty päätös halvimmaksi tai kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi arvioidun tarjouksen valitsemista. Hankintapäätös on hallinnollinen päätös, joka tehdään esittelystä. OIkeus hankintapäätöksen tekemiseen on usein porrastettu hankinnan arvon mukaan, jolloin arvoltaan suurimmat ja tärkeimmät hankinnat menevät valtionhallinnossa esim. ministerin tai viraston johtoryhmän ratkaistavaksi. Hankintapäätöstä voi seurata muutoksenhakuvaihe.
HankintasuunnitelmaMäärittelee sovitulla tarkkuudella, mitä suunnittelujaksolla ko. yksikössä suunnitellaan hankittavaksi. Suunnittelujakso voi olla 1-4 vuotta. Yksittäisestä merkittävästä tavarahankinnasta voidaan laatia erillinen hanke-/hankintasuunnitelma, johon sisältyy myös hankkeen vaiheistus ja hankittavien tavaroiden erittelyt (tekniset eritelmät ja vastaanottovaatimukset, ym.). Rakennusprojektissa tätä vastaa rakennussuunnitelma.
Hankintasuunnitelma (kilpailutuskalenteri)Hankintasuunnitelmaan on sisällytettävä vähintään kaikki tiedossa olevat yli 30.000 euron yksittäiset hankinnat tai hankintakokonaisuudet, jollei virastossa suunnittelua ole sovittu tehtäväksi tarkemmalla tasolla. Lisäksi suunnitelmaan laaditaan kaikki tiedossa olevat yli 60.000€ yksittäiset hankinnat tai hankintakokonaisuudet, jotka toteutetaan seuraavan kahden vuoden aikana.
HankintayksikköJulkisen hankinnan toteuttava viranomainen tai muu hankintalainsäädännön mukaan hankintalain noudattamiseen velvoitettu yksikkö.
Hinta- ja saatavuuskyselyHinta- ja saatavuuskyselyllä tarkoitetaan toimittajille ennen tilauksen lähettämistä tehtävää kyselyä, jolla pyydetään toimittajalta muun muassa tietyn tuotteen tai palvelun määrälliset ja ajalliset saatavuustiedot sekä hinnoittelu.
HyväksymismerkintäHyväksymismerkinnällä annetaan lupa tehdä tositteen perusteella kirjaus kirjanpitoon (menotositteen hyväksymismerkinnällä annetaan myös lupa maksaa meno).
IrtaimistoIrtaimistolla tarkoitetaan kirjanpitoyksikköjen toiminnassa käytettäviä koneita, laitteita, välineistöä ja kalustoa sekä arvo- ja taide-esineitä, jotka pääsääntöisesti kirjataan vuosikuluiksi, joiden hankintameno on yli 1 000 euroa, mutta alle 10 000 euroa ja joiden vaikutusaika tuotannontekijänä ulottuu useammalle kuin yhdelle varainhoitovuodelle.Linkki irtaimistorekisteriä koskevaan ohjeeseen Valtiokonttorin kotisivuilla
KatalogiTuoteluettelo
Kausittainen maksuerä -sopimustyyppiMaksueräperusteisessa sopimuskohdistuksessa sopimukselle määritellään laskutussuunnitelma, jonka maksueriin laskut kohdistetaan. Maksuerälle annetaan summa ja eräpäivä. Sopimukseen kuuluvien ostolaskujen täytyy tällöin vastata laskutussuunnitelmalle määriteltyjä maksueriä. Sovelletaan sopimuksiin, joissa toistuvat maksupostit (ks. termin selitys) ovat ennakkoon tiedossa, esimerkiksi vuokrat.
KiekuKieku on valtionhallinnon yhteinen (pl. Puolustusvoimat) talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisu, joka muodostuu yhtenäisistä prosesseista ja tietojärjestelmästä. Kieku-tietojärjestelmä perustuu SAP:n ja CGIn (ent. Logican) valmistuotteisiin.
KiertoKierto on eri käsittelyvaiheista koostuva työnkulku, joka määrittelee pakolliset ja vaihtoehtoiset vaiheet esimerkiksi laskujen käsittelylle. Kierrot voivat olla toisistaan poikkeavia ja niitä voi olla useita rinnakkaisia.
Kilpailuttaminen / KilpailutusYhtiöiden tai julkisten yhteisöjen harjoittamaa toimintaa, jolla ne etsivät sopivinta urakoitsijaa, alihankkijaa tai palveluntarjoajaa tekemään ulkoistetun työn. Kilpailutuksen prosessiin kuuluu tarjouspyynnön tekeminen ja julkistaminen, tietyn ajan varaaminen tarjousten jättämiseen ja tarjousten vertaileminen. Kilpailutuksessa ei välttämättä etsitä halvinta vaihtoehtoa vaan kokonaisvaltaisesti parasta omien kriteereiden pohjalta; kilpailuttajalle tärkeitä kriteereitä voivat hinnan lisäksi olla esim. laatu, kokemus, aikataulujen yhteensopivuus, jne. Julkisissa hankinnoissa kilpailutilanteen luomista mahdollisten toimittajien välille julkaisemalla hankintaa koskeva hankintailmoitus kyseisestä hankintamenettelystä säädelyllä tavalla joko EU-hankintojen osalta HILMA-ilmoituskanavan kautta EU:n virallisen lehden TED-tietokannassa tai kansallisten hankintojen osalta HILMA-ilmoituskanavassa.
KäsittelyvaiheKäsittelyvaiheet ovat määriteltäviä peräkkäisiä toimenpiteitä, esimerkiksi laskun asiatarkastus
Käyttäjä Palvelun käyttäjä, jolla on yksilöivä käyttäjätunnus.
KäyttäjäleimaKäyttäjäleimalla tarkoitetaan käsittelymerkintään liitettävää digitaalista tietoa, joka osoittaa merkinnän tekijän (esimerkiksi yksilöivän käyttäjätunnuksen) sekä merkinnän tekoajan.
KäyttöomaisuusKäyttöomaisuutta ovat esineet, erikseen luovutettavissa olevat oikeudet ja muut hyödykkeet, joiden vaikutusaika tuotannontekijänä ulottuu useammalle kuin yhdelle tilikaudelle, tai jotka on tarkoitettu tuottamaan tuloa useampana kuin yhtenä tilikautena.
Käänteinen ostoehdotusToimintamalli, jossa toimittaja lähettää virastolle tilaushistoriaan tai noutotoimitukseen perustuvan ostoehdotuksen.
LaskuAsiakirja, jolla sen antaja vaatii suoritusta saatavastaan. Tosite tai ilmoitus, joka sisältää myydyn tuotteen tai palvelun tiedot sekä sovitun hinnan. Laskun kirjoittaa myyjä ostajalle. Lasku voi olla paperinen tai sähköinen. Lasku on liiketaloudellinen asiakirja, jonka on täytettävä arvonlisäverolain vaatimukset. Laskuun on usein kirjattu pankkimaksua varten tarvittavat tiedot, vaikka ne eivät varsinaisesti pakollisia tietoja olekaan.
Laskujen viite- ja tunnistetiedotLaskuille voidaan määritellä viite- tai tunnistetietoja, joiden perusteella lasku voidaan kohdistaa esimerkiksi tilaukseen tai sopimukseen. Viite- ja tunnistetietojen avulla voidaan myös seurata esimerkiksi tietylle työmaalle kohdistuvia menoja laskujen viitetietona olevan työmaa-avaimen perusteella.
Maksueräperusteinen sopimustyyppiKuten budjettiperusteinen sopimustyyppi, mutta laskua ei ohjata vahvistukseen. Käytetään laskuilla, joissa voidaan luotettavasti varmentaa määräytymisperusteen toteutuminen jälkikäteen, esim. sähkönsiirtosopimukset.
Maksunsaaja, hakijaVastikkeettoman menon suorituksen saaja, esimerkiksi apurahan hakija.
MaksupostiProjektin tai hankinnan eri vaiheiden jaksotus, jonka perusteella esim. toimittajalla on oikeus laskuttaa tietty osuus kokonaiskustannuksista.
MenoLiikekirjanpidossa menolla tarkoitetaan tuotannontekijän hankinnasta tai muusta syystä aiheutunutta lopullista rahan käyttöä. Meno voi olla vastikkeellinen (esim. hankinnat) tai vastikkeeton (esim. valtionavut ja avustukset).
MenopäätösValtion talousarvion toimeenpanoon kuuluvan viraston tai laitoksen päätös toiminnasta, josta aiheutuu menoja. Tilauksella, sopimuksella tai muulla tavoin sitoutuminen menon maksamiseen. Menopäätöstä voidaan pitää myös menon hyväksymisenä, jos se on tehty esittelystä ja rahamäärä tai menon määräytymisperuste on yksilöity menopäätöksessä. Menopäätöksestä tulee tällöin käydä ilmi päiväys, allekirjoitus ja tilit, joille meno kirjtaan.
Ennen kuin virasto tai laitos tekee tilauksen, sopimuksen tai muulla tavoin sitoutuu menon maksamiseen (menopäätös), sen on varmistettava menon laillisuus ja tarkoituksenmukaisuus sekä määrärahan ja valtuuden riittävyys.
TaA 38 §
MuistiotositeMuistiotosite on tosite, jolla tehdään oikaisu kirjanpitoon.
Muu menotositeMuulla menotositteella kirjataan meno, joka on syntynyt vastikkeettomasti eli meno on muusta syystä kuin tuotannontekijän hankinnasta aiheutunut lopullinen rahan käyttö.
MäärärahaYhteen tai useampaan käyttötarkoitukseen osoitettu rahasumma. Määrärahoja on erityyppisiä (kiinteä-, arvio-, siirto-, ehdollinen ja jakamaton määräraha). Määrärahan käyttötarkoitus ilmaistaan joko sanallisesti tai talousarviomomentin numerotunnuksella.
OhiostaminenToimintatapa, jossa tilaaminen ei perustu sopimuksiin, puitejärjestelyihin, organisaation ohjeistukseen tai sovittuihin toimintatapoihin.
OhjaustiedotOhjaustiedoilla tarkoitetaan palvelukokonaisuuden hallinnointiin tarvittavien tietojen yhtenäistä käsittelyä niin, että kokonaisuus ja sen eri osat voivat toimia tarkoituksenmukaisesti (esimerkiksi arvonlisäverokannat).
OrganisaatiotHallinnonalalla tarkoitetaan yksittäistä ministeriötä yhdessä alaistensa virastojen ja laitosten kanssa.

Kirjanpitoyksiköt ovat talousarviotalouteen kuuluvia virastoja tai laitoksia, joille on säädetty velvoite vastata tietyn viraston tai tiettyjen virastojen ja laitosten kirjanpitoyksikkötehtävien hoidosta. Kirjanpitoyksikön tehtäviin kuuluvat mm. valtion maksuliikkeen ja kirjanpidon hoitaminen, tilinpäätöksen laatiminen sekä näiden tehtävien sisäinen valvonta.

Virasto tai laitos on organisaatio, joka on perustettu hoitamaan tiettyä tai tiettyjä valtion tehtäviä. Viraston tai laitoksen tehtävistä ja toimivallasta on säädettävä lailla, jos tehtäviin liittyy julkisen vallan käyttöä.
OstoehdotusToimittajan sähköisesti lähettämä ehdotus tuotteiden tai palveluiden tilaamiseksi, joka perustuu esimerkiksi aiempaan ostohistoriaan tai varastotilanteeseen (esim. täyttöpalvelu)
Paperiton kirjanpitoPaperittomassa kirjanpidossa hyödynnetään automaattista tietojenkäsittelyä sekä kirjanpidossa että kirjanpitoaineiston säilyttämisessä. Paperiton kirjanpito tarkoittaa koneellisen kirjanpidon laajentamista siten, että kirjanpitoaineisto käsitellään ja säilytetään digitaalisessa muodossa. Tarvittaessa kaikki dokumentit on kuitenkin voitava tulostaa paperille tai näytölle visuaaliseen muotoon sekä kirjanpitomerkinnät ja tositenumero on voitava yhdistää tositteeseen.

Paperiton kirjanpito pitää koneellisen kirjanpidon lisäksi sisällään tiedon ja tiedonsiirron sekä allekirjoituksen ja varmennuksen digitalisoinnin.
PerustiedotPerustiedoilla tarkoitetaan palvelun toiminnan kannalta merkityksellisiä, organisaation, tositteiden ja toimijoiden yksilöimiseksi tarvittavia tietoja.
PuitejärjestelyPuitejärjestelyillä valtion organisaatiot voivat hankkia tuotteita ja palveluita ilman omaa julkista kilpailutusta. Puitejärjestelyissä on kolme erilaista toimintamallia.

Yhden toimittajan mallissa kaikki tuotteet ja palvelut hankitaan samalta sopimustoimittajalta.

Indikatiivinen ranking on puitejärjestely, jossa sopimustoimittaja määräytyy asiakkaan hankkijaprofiilin tai konkreettisen hankintatarpeen mukaisesti ennalta määritellyn laskentamallin mukaisesti.

Kevennettyssä kilpailutuksessa tehdään puitejärjestelyn sisäinen kilpailutus kaikkien sopimustoimittajien kesken. Asiakas lähettää kirjallisen tarjouspyynnön, vertailee tarjoukset ja valitsee parhaan tarjouksen ennalta asetettujen vertailukriteerien perusteella.
PuitesopimusSopimus, jonka hankintayksikkö, useat hankintayksiköt yhdessä tai yhteishankintayksikkö tekee yhden tai useamman toimittajan kanssa ja jossa sovitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintoihin sovellettavista ehdoista. Puitesopimuksen tarkoituksena on yleensä hyödyntää volyymietuja, keskittää osaamista, alentaa hankinnan prosessikuluja, varmistaa tavaran tai palvelun saatavuus ja toimitusehdot sekä pyrkiä yhdenmukaistamaan tuotteistoa.
PoistoluetteloArkiston poistoluettelo on luettelo, johon merkitään, mitä dokumentteja, asiakirjoja tai asiakirjasarjoja on hävitetty, mihin hävittämispäätöksiin hävittäminen perustuu sekä milloin, miten ja kuka on hävittämisen toimeenpannut.
Punch outUlkoinen tuoteluettelo. Liittymä toimittajan verkkokauppaan, joka mahdollistaa tuotteiden keräämisen palveluun suoraan toimittajan verkkokaupasta.
PääkäyttäjäHenkilö, joka hoitaa palvelun sovellustason käyttäjähallintaa ja pääkäyttäjätoimintoja. Pääkäyttäjiä voi olla virastoissa, Palkeissa tai Valtorissa.
ReklamaatioReklamaatio on ilmoitus, jossa myyjälle kerrotaan vastaanotetussa tavarassa, palvelussa, tai rakennustyössä havaitut virheet tai toimituksen viivästymisestä. Ilmoituksessa selvitetään, miten toimitus on ollut virheellistä tai miten kauan se on viivästynyt ja mitä vaatimuksia ostajalla on virheen tai viivästyksen vuoksi.
ReskontraKirjanpidon systemaattisiin kirjoihin kuuluva rekisteri, jonka avulla seurataan velkojakohtaista erittelyä veloista (esim. ostoreskontra) tai velalliskohtaista erittely saamisista (esim. myyntireskontra).
Resurssi / määrärahaHankinnan toteuttamiseen osoitettu rahasumma, joka on varattu talousarviossa ja sidottu hankintapäätöksellä.
RondoValtion käyttämä asiakirjojen kierrätys- ja arkistointijärjestelmä
SeurantaKattaa koko hankintatoimen ja koko hankintaprosessin seurannan. Seurannalla tarkoitetaan aktiivista tilannekuvan ja raporttien käsittelyä ja reagointia seurattuun tietoon.
SeurantakohdeSeurantakohteet ovat kirjanpidon ja sisäisen laskennan seurantakohteita. Valtion yhteisessä seurantakohdemallissa on mm. seurantakohteet: kirjanpitoyksikkö, LKP-tili, toimintayksikkö, TaKP-tili, valtuus, projekti, toiminto, suorite ja alue.
Sidottu määrärahaMäärärahaa voidaan sitoa kirjaamisperusteen mukaisesti tiettyyn käyttötarkoitukseen esim. tekemällä määrärahalla katettavaa hankintaa koskeva hankintapäätös.
Sisäinen toimittajaToimittaja, joka on palvelussa sekä käyttäjäorganisaation roolissa että toimittajan roolissa (esimerkiksi valtion konsernipalvelut, kuten HAUS, Valtori ja Senaatti)
Sopimuksen tekninen kansilehtiSisältää sopimuksesta poimitut laskun automaattiseen käsittelyyn vaikuttavat asiat kuten sopimustyypin.
SopimusOsapuolten välinen yhteisymmärrys ja hyväksyntä tietyistä vastavuoroisista oikeuksista ja velvollisuuksista; keskinäinen hyväksyntä tehdä tai olla tekemättä jotain. Hankintapäätös on kirjanllinen sopimus, joka on tehty yhden tai useamman tarjoajan ja yhden tai useamman hankintayksikkön välillä ja jonka tarkoituksena on rakennusurakan toteuttaminen, tavaran hankinta tai palvelun suorittaminen taloudellista vastiketta vastaan. Hankintasopimuksen tulee olla kirjallinen. Tarjouspyyntöön on syytä liittää keskeisimmät hankintasopimukseen otettavat sopimusehdot tai mahd. täydellinen sopimusluonnos.
SopimuskohdistusOstolaskut kohdistuvat joko sopimusnumeron tai Handi-palvelun tilausnumeron perusteella tietylle sopimukselle. Näin laskunkäsittely tapahtuu automaattisesti.
SopimustiedotSopimustiedoilla tarkoitetaan palveluun tuotavia tai tallennettavia tietoja, joiden perusteella voidaan määritellä sopimukseen perustuville laskuille muun muassa maksuerät ja tiliönti. Hyväksytyt sopimustiedot muodostavat menopäätöksen, johon laskuja voidaan kohdistaa ja täsmäyttää automaattisesti.
SopimustyyppiTuotteistettuja sopimustyyppejä on viisi erilaista, joista kolme vaatii laskun vahvistuksen. Lasku saa kohdistuksessa asiatarkastus- ja hyväksymisleimat sopimukselta ja siirtyy joko vahvistettavaksi tai suoraan Kiekuun.
SÄHKE-määräysArkistolaitoksen SÄHKE2-normi ohjaa julkishallinnon asiakirjahallintaa sähköisessä toimintaympäristössä. Normi tarjoaa reunaehdot asiakirjallisten tietojen käsittelyprosessien sähköistämiselle, hyvälle tiedonhallintatavalle ja tiedon luotettavalle sähköiselle säilyttämiselle.Linkki SÄHKE-määräyksiin Kansallisarkiston sivuilla
TalousarvioasetusTalousarvioasetuksessa säädetään muun muassa valtion talousarvion laatimista, tuloja ja menoja koskevat menettelyt.Talousarvioasetus Finlex-verkkosivulla
TalousarviokirjanpitoTalousarviokirjanpito on talousarvion toteutumisen seurantaa palveleva rekisteröinti- ja raportointijärjestelmä, jossa talousarviotapahtumat kirjataan omassa tililuokassaan oleville tileille. Talousarviokirjanpidon tilipuitteet muodostuvat talousarvion tilijaottelun mukaisista talousarviotulo- tai talousarviomenotileistä, siirrettyjen määrärahojen ja rästien erittelytileistä sekä talousarviokirjanpitoon kirjaamista odottavien erien ja virastojen välisten talousarviotapahtumien tileistä. Talousarviokirjanpidon perusteella laaditaan tilinpäätöstä varten talousarvion toteutumalaskelma.
TalousarviomenoTalousarviomeno on määrärahan käytöstä aiheutuva menokirjaus talousarviotilille.
TalousarviotapahtumaTalousarviotapahtumia ovat talousarviotulot ja talousarviomenot sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät.TaA 42 §
TarjoajaTarjoaja on hankinnan kohteena olevan palvelun tarjoaja.
TarjousSopimukseen tähtäävä, ostajan hyväksyttäväksi tarkoitettu tavaroiden myymistä ja toimittamista tai palveluiden taikka urakoiden suorittamista koskeva ehdotus, joka sitoo tekijäänsä ilmoitetun määräajan ja jota tarjoaja ei voi enää peruuttaa sen jälkeen, kun ostaja on ottanut siitä selon.
TarjouspyyntöOstajan laatima asiakirja, jossa määritellään hankinnan kohde ja sisältö, annetaan tarjouksen laatimista koskevat ohjeet sekä määritetään tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset, hankittavaa tuotetta koskevat vaatimukset, hankinnan valinta- ja vertailuperusteet sekä muut hankintaa koskevat ehdot.
TarkastusmerkintäTarkastusmerkinnät todentavat tositteen numerollisen ja asiallisen oikeellisuuden tarkastamisen .
TarvePuute, jostakin välttämättömästä tai tarpeellisesta. Tarve aiheuttaa hanktaan liittyvien toimenpiteiden käynnistämisen.
Tarpeesta sopimukseen -prosessiTarpeesta sopimukseen -prosessilla tarkoitetaan toimintojen kokonaisuutta, joka alkaa hankintatarpeen tunnistamisesta ja päättyy hankintasopimuksen laatimiseen.
Tiedonsiirron täsmäyttäminenTiedonsiirtoon liittyvällä täsmäyttämisellä tarkoitetaan, että lähettävästä järjestelmästä lähetettävä tieto on sisällöllisesti sama kuin vastaanottavaan järjestelmään sisään luettava tieto.
Tilauksesta maksuun -prosessiTilauksesta maksuun -prosessilla tarkoitetaan toimintojen kokonaisuutta, joka alkaa tuotteen tai palvelun tilaamisesta ja päättyy maksuaineiston lähettämiseen pankkiin.
TilausTilaajaa sitova asiakirja, jolla tilaaja ilmoittaa hyväksytyn tarjouksen tehneelle toimittajalle hankintaa koskevat yksilöidyt tiedot eli tiedot tilattavasta tuotteesta tai palvelusta, määristä, hinnoista, laadusta, muista tilausehdoista sekä toimittamiseen liittyvät tiedot. Jossain tapauksissa jo sopimuksen solmiminen johtaa suoraan tilaukseen ilman erillistä tilausasiakirjaa. Tilaus voi olla myös suullinen, esim. suullisesti puhelimessa sovittu ajanvaraus, tms.
Toimittajalle välitetty vapaa- tai määrämuotoinen dokumentti, josta käy ilmi tuotteen tai palvelun määrä ja laatu sekä toimittamiseen liittyvät tiedot.
TilausehdotusPalveluun käyttäjän toimesta laatima ehdotus sopimukseen perustuvien tuotteiden tai palveluiden ostamiseksi
TilaussuunnitelmaTilaussuunnitelma on toiminnallisuus, jossa määritellyt käyttäjät voivat tilata suunniteltuja tuotteita ja palveluja määräajaksi hyväksyttyyn suunnitelmaan perustuen ilman erillistä tilauksen hyväksyntää.
TilausvahvistusToimittajan ostajalle lähettämä ilmoitus, jolla toimittaja joko vahvistaa tilauksen ehdot tai ilmoittaa tarjouksesta poikkeavat tilauksen ehdot.
TiliöintiMerkintä siitä, mille kirjanpidon laskentakohteille kirjanpitotapahtuma kohdistuu.
ToimittajaYritys tai muu toimija, joka on sitoutunut toimittamaan tavaran tai tuottamaan palvelua tilaajalle (JYSE 2014); tai joka on tehnyt tai aikoo tehdä tarjouksen hankintayksikön hankintalaissa. Hankintaprosessin alkuvaiheessa toimittajia kutsutaan nimellä ehdokas tai tarjoaja.
Liiketapahtuman osapuoli, joka toimittaa tuotannontekijöitä.
ToimitusTavaran siirtyminen kokonaan tai osittain tilaajan haltuun tai käyttön sovituin ehdoin sellaisessa kunnossa, että se voidaan hyväksyä vastaanottotarkastuksessa; tai palvelun tuottaminen tilaajalle sen mukaisesti, mitä on sovittu; tai urakan tuloksen luovuttaminen tilaajalle.
ToimitusehtoLauseke, jolla sovitaan sekä tavaran kuljetusvastuusta ja kuljetuskustannusten jaosta että vaaranvastuusta kuljetuksen aikana (esim. Finnterms tai Incoterms vakioehdot).
TositeKirjanpidon tosite on päivätty, numeroitu ja hyväksytty selväkielinen, kirjallinen tai koneellisella tietovälineellä oleva asiakirja, joka todentaa kirjanpitotapahtuman. Tosite tulee voida saattaa tarvittaessa selväkieliseen kirjalliseen muotoon (visuaalinen, näköaistiin perustuva todentaminen).TaA 43, 44 §, 45 §
TositemerkinnätKirjanpidon tositemerkintöjä ovat tarkastus- ja hyväksymismerkinnät sekä kirjanpitomerkinnät. TaA 44 §
TuoteProsessin tulos, joita ovat tavaratuotteet, palvelut, tietotuotteet ja prosessoidut materiaalit, hankinnan kohde.
TuoteluetteloTuoteluettelo on tilausjärjestelmään vietävä määrämuotoinen standardoitu luettelo (excel, csv, muu tiedonsiirto), johon toimittaja täyttää sopimukseen liittyvät tuotteet sekä tarvittavat tuote- ja tunnistetiedot.
TutkiHankintoja.fiHandi-ohjelman puitteissa tuotettu valtion yhteishankintayksikön Hansel Oy:n ylläpitämä palvelu, jossa julkaistaan valtion ostolaskuaineisto visuaalisessa muodossa liki reaaliajassa. Aineisto julkaistaan avoimena datana osoitteessa Avoindata.fi.
TäsmäyttäminenTäsmäyttämisellä tarkoitetaan kirjanpitotapahtumien summien vertailua esimerkiksi kirjanpitovelvollisen osakirjanpidon ja pääkirjanpidon välillä tai kahden kirjanpitovelvollisen välillä.TaA 41 c §
UNSPCKansainvälinen tuoteluokittelustandardi. Käytetään Handi-palvelussa tuotteiden oletusluokitteluna.
Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuriHankintatoimen tavoitearkkitehtuuri toimii pohjana valtionhallinnon hankintatoimen ja sen välineiden digitalisoinnin sekä kehittämisen ohjauksessa ja suunnittelussa. Tavoitearkkitehtuurilla tarkoitetaan viitearkkitehtuuritasoista määritetyn kohdealueen yleistasoista tavoitetilan kuvausta.Linkki dokumenttiin Valtiovarainministeriön kotisivuilla
Valuuttamääräiset erätValuuttamääräiset menot ja tulot muunnetaan ja kirjataan menon tai tulon maksupäivän mukaiseen euron kurssiin.
VapaatekstitilausTilausehdotus voidaan laatia vapaatekstitilauksena tilanteissa, jossa tarvittavaa tuotetta tai palvelua ei löydy tuoteluettelotuotteena. Vapaatekstitilaukselle määritellään vapaamuotoisesti tarvittava tuote tai palvelu sekä tiedossa olevalla tarkkuudella tuoteryhmä ja muut luokittelutiedot.
VastaanottoTilausesityksen tekijän tulee hyväksyä tilaus vastaanotetuksi Handi-palvelun hankinta-moduulissa. Vastaanotto voi perustua summaan tai palvelun määrään. Palvelu voidaan hyväksyä osittain tai kokonaan vastaanotetuksi. Ilman vastaanottomerkintää lasku ei voi kohdistua tilaukseen.
YhteishankintayksikköYhteishankintayksiköllä tarkoitetaan sellaista hankintayksikköä, joka tarjoaa yhteishankintatoimintoja ja mahdollisesti hankintojen tukitoimintoja sen suoraan tai välillisesti omistaville hankintayksiköille tai sellaisille hankintayksiköille, joiden oikeudesta käyttää yhteishankintayksikön toimintoja on erikseen säädetty