100 päivää Handia

Maanmittauslaitoksessa otettiin Handi käyttöön tammikuun alussa. Vaikka uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyykin aina haasteita ja toiminnallisia puutteita, on arjen tekemisessä päästy jo hyvään vauhtiin. Apua alkutaipaleen vaikeuksiin on saatu Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeilta. Helmikuussa ostolaskujen käsittelyn automaatioaste oli reilu 22 %.

­– Ostolaskujen käsittelyn automaatioasteen kehityssuunta osoittaa, että olemme päässeet hyvään vauhtiin ja meillä on säästetty niin laskujen asiatarkastajien kuin myös hyväksyjien työaikaa. Toki osa toiminnoista on vielä opettelua, toteaa Handin käyttöönottoprojektin projektipäällikkönä toiminut Eila H Parviainen.

Ammattitaitoinen porukka on Eilan kertoman mukaan omaksunut nopeasti uuden toimintamallin. Sisäisellä perehdytyksellä osaamista on laajennettu ja osaajien määrää lisätty. Tavoite on saada entistä suurempi joukko tekemään sekä tilauksia että muita prosessiin liittyviä tehtäviä. Tavaran toimittajilta toivotaan vielä vahvempaa sitoutumista laskulle tuotavien tietojen osalta.

– Miettimistä riittää edelleen siinä, miten hankintoihin ja tilauksiin saadaan kattavasti toteutettua Handi-prosessi ja miten manuaalinen käsittely saadaan mahdollisimman vähäiseksi.

Tekijät äänessä

Sinikka Taskinen on käsitellyt Handissa ostolaskuja ja muistioita sekä tehnyt kiinteistöhallinnon sopimusten kansilehtiä.

Sinikan mielestä käyttöönotto onnistui hyvin ja yhteiselo Handin kanssa sujuu päivä päivältä paremmin.

– Yhteistyö uudessa hankintapalveluryhmässä on käynnistynyt hyvin. Vaikka meillä on hyvä yhteyshenkilö Palkeissa, on silti Rondosta siirtyvien sopimusten tallennus Handiin sujunut hitaasti. Tänä aamuna kuulin, että Senaatin vuokrasopimusten päivitys alkaisi viimein toimia suoraan Senaatilta linjoja pitkin. Muut Senaatin sopimukset päivitämme Maanmittauslaitoksessa edelleen manuaalisesti, kertoo Sinikka.

Eila Parviainen kertoo alkutaipaleen Handin kanssa sujuneen hyvin. Työkalut, joita hän Handissa pääasiassa käyttää ovat laskut, sopimukset, muistiot ja vastikkeettomat -moduulit. Eila kertoo tehneensä vasta yhden vapaatekstitilauksen Hankinnat moduulissa, joten sen puolen kokemus on vielä vähäistä.

– Sopimuskohdistukseen olemme tehneet sekä maksueräperusteisia että budjettiperusteisia sopimuskansilehtiä. Yhteistyö Maanmittauslaitoksen tulosyksiköiden kanssa on sujunut hyvin. Olemme pitäneet yhteisiä palavereita, joissa olemme käyneet asioita läpi ja opastaneet heitä, miten laskuja saadaan lisää automatisaation piiriin, sanoo Eila.

Eilan mielestä uuden toimintamallin vahvuus on se, että järjestelmään tulee laskuja pitkin päivää.  Hyvää on myös se, että automatisaation käyttömahdollisuudet ovat Handissa laajat.

Haasteena hän kokee sen, että esimerkiksi sellaiset laskut, joissa on kahta eri arvonlisäkantaa, eivät sovellu automatisaation piiriin.

– Haastetta on myös saada palvelun/tuotteen tilaaja jo tilausvaiheessa toimimaan niin, että automatisaatio tulevalla laskulla toteutuu. Ei riitä, että tätä mietitään vasta sitten, kun lasku on tullut järjestelmään.

Merja Keränen, tekee Handissa tilauksia ja käsittelee laskuja, jotka eivät ole kohdistuneet tilauksiin. Hän sai tutustua testaajan ominaisuudessa järjestelmään. Ohjelman toimittaja ei ole saanut vielä kaikkia testausvaiheessa tehtyjä muutospyyntöjä korjattua, joten ohjelman käytettävyys ei Merjan mielestä ole vielä kaikilta osin sujuvaa.

– Kun on hakenut kaiken saatavilla olevan ohjeistuksen, on päässyt alkuun. Jonkin verran on tilauksia tehdessä tullut vastaan ongelmia, joita ohjelman toimittaja ei ole ilmeisesti osannut ennakoida. Tilauspyyntöjä olen silti käsitellyt sitä mukaa kun niitä on tullut. Toiset asiat menevät sujuvammin kuin Tilhan aikana, mutta toisissa on enemmän tekemistä kuten esimerkiksi useiden tuotteiden tiliöinneissä. Toimintaa on sujuvoittanut se, että niiden toimittajien määrä, joilla on yhteys verkkokauppaan, on lisääntynyt, toteaa Merja

Prosessia nopeuttavana asiana Merja näkee sen, että tilausten hyväksyjät voivat hyväksyä tilauksen sähköpostissa.

– Kun alamme käyttää tilaussuunnitelmia, niin se nopeuttaa koko prosessia. Eilen tein ensimmäisen tilauksen tilaussuunnitelmaa vasten ja se näytti menevän läpi toimittajalle asti.

Työ jatkuu

Pääjohtaja Arvo Kokkosen päätöksellä on Maanmittauslaitokseen perustettu hankintapalveluryhmä. Ryhmä koostuu kategoriavastaavista ja ostotiimistä. Palveluvastaavana toimii Eila H Parviainen.

– Ryhmän sisällä olemme lähteneet opettelemaan aktiivisesti uuden toimintamallin käyttöönottoa. Olemme jakaneet tehtävät ja vastuut. Toimintamme on avointa ja jaamme tietoa tiimikokouksissa.  Olemme myös viestineet henkilöstölle, miten teemme tilauksia ja hankintoja sekä miten heidän tulisi esittää hankintapyyntönsä. Tähän liittyvää ohjeistusta olemme koonneet Maanmittauslaitoksen intranettiin. Kuvauksia itse tilaus- ja hankintaprosessista teemme vielä lisää, kertoo Eila.

Maanmittauslaitoksen hankintaporukka on sparrannut muun muassa Valtiontalouden tarkastusvirastoa ja Ruokavirastoa Handin käyttöönotossa

– Olemme saaneet kovasti kiitosta naapurivirastoilta ja autamme myös jatkossa mielellämme muita virastoja käyttöönottoon liittyvissä asioissa, toteaa Eila.

Hankintaryhmän toiminnan käynnisti yhteinen kick off -tilaisuus, jossa käsiteltiin yleisesti Handi -ohjelmaa ja hankintatoimen kehittämisen tavoitteita.

Teksti ja kuva: viestintäasiantuntija Marjut Partanen, Maanmittauslaitoksen viestintäpalvelut