hani

Juhana kuunteli mediakeskusteluja hankinnoista

Julkinen hankkija asiakkaana eli tuttavallisesti Juhana-projekti on käynnistynyt osana Handi-ohjelmaa. Projektin tavoitteena on lisätä julkisten hankintojen kiinnostavuutta. Ongelmana etenkin tietyillä toimialoilla on, että julkisiin kilpailutuksiin ei saada riittävästi tarjouksia tai että parhaat osaajat eivät kiinnostu julkisista hankinnoista. Miksi? Oi miksi? Mm. sitä lähdimme selvittämään.

Projektissa halutaan tarkastella hankintaprosessin sujuvuutta ja julkisten kilpailutusten kiinnostavuutta erityisesti tarjoajan ja potentiaalisen tarjoajan silmin. Omaa sydäntäni lähellä ovat pk-yrittäjät ja pienhankintojen tuottamat liiketoimintamahdollisuudet pienyrittäjille. Sellaisin vaaleanpunaisin silmälasein lähdin tarkastelemaan mediaraportin tuloksia.

Tapauskohtaista kohujulkisuutta

Tarkoituksenamme oli selvittää ensin, mitä julkisista hankinnoista puhutaan sosiaalisesta mediasta. Mitkä aiheet toistuvat ja millä sävyllä? Otimme avuksemme Vimma Radar -nimisen työkalun, jolla pystyy analysoimaan laajoja tekstimassoja. Kun aineisto oli siivottu epäolennaisista osumista, jäljelle jäi noin 21.000 someosumaa sekä 9.000 toimitetun median osumaa julkisiin hankintoihin liittyen.

Tyypillistä osumille oli, että ne liittyivät johonkin tapaukseen: ”Jotain ollaan hankkimassa jonnekin”. Valtaosin keskustelu oli kriittissävytteistä tai kuohuisaa: ”Jotain ollaan hankkimassa jonnekin ja jotain meni mielestämme pieleen.”

Keino ja #Hankintavinkit

Suosituimpia aiheita olivat:

  • Hankintaprosessit ja uusi hankintalaki
  • Vammaispalvelujen hankinnat
  • Kela-kyytien kilpailutus
  • Julkinen rakentaminen
  • Palvelujen järjestäminen

Hankintalakiin liittyvä keskustelu oli opastavan sävyistä. Tässä keskustelun synnyttäjinä olivat lähinnä julkisten hankintojen asiantuntijat erityisesti Kestävien ja innovatiivisten hankintojen osaamiskeskuksen (ns. Keino) ympärillä.

Läheisyys lämmittää

Sekä sosiaalisen median keskustelu että toimitetun median osumat olivat hyvin paikallisia. Kansalaiset ja järjestöjen edustajat toivat esille kokemiaan epäkohtia julkisissa hankinnoissa.

Aineistoa oli saatavilla edellisen vuoden ajalta, joten keskustelua synnyttivät ajankohtaiset teemat esimerkiksi Kelan vammaispalvelujen osalta. Seurannassa olivat sekä kunta- että valtionhankinnat ja Kela oli ainoa valtakunnallinen hankkija, joka nousi näkyvästi esiin. Voi tosin olla, että Kelakin koetaan enemmän kunnalliseksi tahoksi. Emme siis tehneet eroa sille, kuinka julkisen hankinnan prosessi näyttäytyy kunnallisella tai valtion tasolla.

Jäin miettimään, mahtaako kansalainenkaan tehdä eroa kunnan ja valtion välillä, kun keskustellaan julkisista palveluista.

Yksi nouseva teema paikalliskeskusteluissa oli rakentaminen. Tänä epäkelvon koulurakentamisen aikana parakkimyyjien paratiisissa en tästä aiheesta juuri yllättynyt. Julkisrakennusten puurakentaminen yksittäisenä teemana sen sijaan oli kivan positiivinen yllätys kohuisampien aiheiden keskellä.

Kuka puhuu? Kuka on vaiti?

Lähdimme selvittämään sosiaalisen median keskusteluja sillä ajatuksella, että saisimme selville, mitä (nykyiset ja potentiaaliset) tarjoajat puhuvat julkisista hankinnoista mediassa. Emme varsinaisesti saaneet selvyyttä aiheeseen, sillä yritykset ja muut (potentiaaliset) toimittajat eivät juuri puhuneet julkisista hankinnoista. Kun sävy on valtaosin kohuisaa, niin ehkä yritys haluaa pysyä loitompana aiheista jo maineenhallintansa vuoksi.

Mitä toimittajien hiljaisuuden pitäisi meille kertoa?

Olemme keskustelleet myös siitä, onko toimittajien tarpeenkaan puhua julkisista hankinnoista sosiaalisessa mediassa. Itse olen sitä mieltä, että asiakkuuksista kertominen, onnistumisista iloitseminen ja oppien jakaminen olisi ihan kiinnostavaa yritysviestintää. Samalla tarjoajat kertoisivat kokemuksiaan julkisista hankinnoista ja markkinoisivat tulevia kilpailutuksia. Vastuullisuus voisi olla yhteinen agendamme, jonka esille tuominen olisi tarjoajankin intresseissä.

Juhanan tavoitteena on saada entistä enemmän ja laadukkaampia osallistujia kilpailutuksiin.

Bonusvinkki asiantuntijalle: Olet kiinnostavampi kuin työnantajasi!

Vahvimpana viestinä sosiaalisen median analyysistä välittyi henkilöbrändien merkitys myös julkisten hankintojen saralla. Toki keskusteluihin osallistuivat ja niitä synnyttivät organisaatiot ja muut yhteisöt, mutta valtaosa vaikuttajista oli yksittäisiä ihmisiä.

Hankintaturisti – siis yksittäinen asiantuntija – oli yksi vahvimmista vaikuttajista Twitterissä.

Tyypillisimmin esillä oli viranomainen, poliitikko, järjestövaikuttaja tai juristi. Asiantuntijalla on somessa keskimäärin kymmenen kertaa vahvemmat verkostot kuin työnantajallaan.

Asiantuntija on virastoaan vaikuttavampi viestijä myös hankinta-alalla.

Hani Olsson on Juhanan suurin fani, intohimoinen projektipäällikkö. Hän työskentelee Valtiokonttorissa ja vastaa toimittajanäkökulman lisäksi mm. viestinnästä ja osaamisen kehittämisestä.

Taustaltaan Hani on viestinnän ammattilainen ja koulutukseltaan myös työnohjaaja ja ammatillinen opettaja. Mieluisin viestinnän trendi hänelle on asiantuntijabrändien nousu.  Siinä yhdistyvät herkimmät ammatillisen identiteetin kysymykset, jotka kutkuttavat Olssonia.

Twitter: @haniolsson
Linkedin: linkedin.com/in/haniolsson

tyopaja25102018

Handi-palvelu esittelyssä

Hankintoja digitalisoivat virastot kokoontuivat jälleen suurella joukolla kuulemaan ja keskustelemaan Handi-palvelun tilanteesta. Yhteensä osallistujia oli paikalla ja etäyhteyksien päässä 175 .

Seija Friman esitteli ensin Valtiokonttorin roolin hankintaprosessin omistajana. Uusi Hankintatoimen palvelut -yksikkö tuottaa mm.  linjauksia hankintatoimen ja Handi-palvelun käyttöönoton tueksi.

Handi-palvelun pilotoinnista rutkasti palautetta

Kati Siikonen Palkeista esitteli tilaamisen ja laskujenkäsittelyn ratkaisun eli Handi-palvelun käyttöönoton tilannetta valtiohallinnossa. Pilotit ovat tuotannossa ja tuottaneet huomattavan määrän korjaus- ja kehitysehdotuksia. Kiitos siitä.

Matti Pihlava esitteli innokkaille handilaisille Palkeiden omaa Handi-ympäristöä. Tämä selkiytti monia asioita erityisesti virastoissa, joissa käyttöönottoprojekti ei ole vielä käynnistynyt.

Tukimateriaalia Handi-tiimerissä

Valtionhallinnon sisäiseen Handi-tiimeriin on tuotettu runsaasti ohje-, koulutus- ja tukimateriaalia Handi-palvelun taustaksi ja käyttöönoton avuksi.

Myös 25.10.2018 pidetyn työpajan tallenne julkaistaan lähipäivinä Tiimerissä. Työpajat-kansiosta löytyy työpajojen esitysmateriaalit sekä tilaisuuden videotallenne.

Handi-tiimeri on avoin valtionhallinnon sisällä osoitteessa Handi.fi/tiimeri. Pääkäyttäjät (Jaana Beversdorf, Seija Friman, Hani Olsson ja Marianne Savinen) auttavat Tiimerin käytössä ja antavat käyttöoikeuksia työtilaan.

Handi.fi/tiimeri

Time Planning Suunnittelu

Hankintojen suunnittelu ja kilpailutuskalenteri valtionhallinnossa vuonna 2019

Valtiolla hankintatoiminnan tulee pohjautua huolelliseen suunnitteluun. Hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 § 2).

Osana Valtion hankintojen digitalisointi -ohjelmaa toteutetaan nyt kolmatta kertaa valtion hankintayksiköiden hankintasuunnitelmien kerääminen ja näiden pohjalta julkaistaan valtion kilpailutuskalenteri 2019. Hankintojen suunnittelun avulla virastot voivat priorisoida hankintojaan sekä harkita vaihtoehtoisia hankintojen toteuttamistapoja. Ajoissa tehty, talouden ja toiminnan vuosisuunnitteluun kytketty, hankintasuunnittelu mahdollistaa myös hankintatoimelle asetettujen tavoitteiden, kuten innovaatioiden edistämisen, paremman huomioimisen.

Valtion konsernitasolla hankintasuunnitelmien kokoamisen avulla voidaan tunnistaa virastojen ja laitosten samankaltaisia hankintatarpeita yhdessä toteutettavaksi. Hankintojen suunnittelu ja mahdollinen yhdistäminen johtaa parempien ostoehtojen ja tarjousten saamiseen sekä päällekkäisen kilpailutus- ja tilaamistyön vähenemiseen. Lisäksi voidaan yhtenäistää ja yhdenmukaistaa hankittavia tuotteita ja palveluita, hyödyntää kilpailutuksiin ao. tuoteryhmän parasta asiantuntijaosaamista ja tehostaa sopimushallintaa.

Hankintojen suunnittelun tarkoituksena on:

  • kartoittaa ja ennakoida, millaisia harkinnanvaraisia menoja eli erikseen suunniteltavia hankintoja toiminta ja sille asetetut tulostavoitteet edellyttävät pakollisten menojen eli toiminnan ylläpitoon ja ydintoimintaan tarvittavien hankintojen lisäksi
  • selvittää pakollisten menojen osuus eli huomioida mitä, minkä suuruisia ja miten pitkäksi kaudeksi tehtyjä sitoumuksia on (vuokra-, huolto-, leasing- ja muut pitkäkestoiset sopimukset ja substanssitoiminnan pakolliset tarpeet)
  • priorisoida hankintatarpeet kiireellisyyden ja kriittisyyden perusteella annettujen määräkehysten puitteissa siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat sovittujen tulostavoitteiden ja tehtävien toteuttamista
  • määritellä hankintatarpeiden toteutustapavaihtoehdot
  • määritellä kilpailutuksista tai muusta toteutuksesta vastaavat tahot
  • antaa tarvittaessa muut hankintojen toteutusta koskevat toimintaohjeet
  • tukea sisäistä budjetointia eli hankintoihin liittyvien määrärahojen jakoa priorisoinnin perustella sovittuihin käyttökohteisiin ja sovituille toimintayksiköille vuositasolla
  • laatia hankintojen toteutusaikataulu (esimerkiksi kilpailutusten kilpailutuskalenteri) resurssien allokoimiseksi

Vuoden 2019 hankintojen suunnittelu ja kilpailutuskalenteri

Vuoden 2018 hankintasuunnitelmien keräämisen ja saadun palautteen johdosta toimintatapoja on edelleen muokattu käyttäjäystävällisempään suuntaan. Vuoden 2019 osalta pyydettävät tiedot vastaavat kuitenkin pitkälle sitä, mitä vuoden 2018 osalta pyydettiin eikä suuria muutoksia ole tehty.

Virastojen toivotaan tallentavan tiedossa olevat hankintasuunnitelmat suoraan tietokantaan 31.12.2018 mennessä. Tallennetuista hankintasuunnitelmista muodostetaan tammikuussa 2019 julkaistava valtion kilpailutuskalenteri kuitenkin siten, että virastojen vastuuhenkilöille jää mahdollisuus muokata ja täydentää hankintasuunnitelmaa sekä päättää mitkä hankinnat ja niitä koskeva tieto julkaistaan.

Lisätietoja

Hankintasuunnitelmataulukkoon sekä suunnitteluohjeisiin liittyviin kysymyksiin vastaa Hannu Koivurinta p.02955 30117 tai etunimi.sukunimi@vm.fi

Teknisissä kysymyksissä auttaa Kalle Pinni p. 0294 444 252 etunimi.sukunimi@hansel.fi

Ohje hankintojen suunnitteluun 31.8.2018 (pdf)

tuomo2

Mittaamisessa vähemmän on enemmän

Hankintojen digitalisoijat kokoontuivat pohtimaan hankintatoimessa seurattavia asioita sekä näiden mittaamista maanantaina 27. elokuuta.

Elina Riihimäki Tullista esitteli erittäin selkeästi pohdintoja hankintatoimen mittaamiseen liittyen. Elinan pääsanomana oli, että kannattaa seurata vain niitä asioita, joilla on merkitystä.

Tuomo Vuorinen kannusti pohtimaan mittausprosessin alku- ja loppupäätä eli mitä mittaamisella ylipäänsä tavoitellaan ja toisaalta mitä johtopäätöksiä voimme mittaustuloksista tehdä.

Elinan ja Tuomon alustusten pohjalta osallistujat pohtivat hankintatoimen mittaamista kolmesta eri näkökulmasta: kansalliselta tasolta, virastotasolta ja yksittäisen hankintaprojektin tasolta. Pienryhmissä tavoitetaso asetettiin korkealle esimerkiksi vaikuttavuuden mittaamisen suhteen.

Muista ilmoittautua mukaan

Työpajojen tulokset ja esitysmateriaalit ovat nähtävissä Tiimerissä Työpajat-kansiossa. handi.fi/tiimeri

Työpajan tallenne on nähtävissä tuttuun tapaan Materiaalipankissa.

Seuraava työpaja on 17. syyskuuta klo 9.  Ilmoittautumislinkki on tapahtumakalenterissa. Tämänkertaisten kokemusten perusteella tulemme jatkossa pyytämään etäosallistujia vahvistamaan osallistumisensa myös ryhmätyöosuuteen.

haninassu

Hankintaverkostoja vahvistamassa

Olen työskennellyt noin puolitoista vuotta valtionhankintojen parissa. Tänään pysähtyin miettimään, kuinka hyvin ymmärrämme verkostoitumisen arvon ja kuinka voisimme tätä taitoa edistää.

Ensimmäinen askel: Tee itsestäsi lähestyttävä

Verkostoituminen ei tarkoita samaa kuin huutelu sosiaalisessa mediassa tai small talk kosteissa kokkareissa. Minulla meni kauan hoksata, mistä asiassa on pohjimmiltaa kyse. Siksi olinkin erityisen kiitollinen saamastani palautteesta kevään kehityskeskustelussa:

Sinua on helppo lähestyä.”

Olin onnistunut tavoitteessani. Haluan töissäni olla aina avulias ja ystävällinen, jotta minulta uskaltaisi kysyä neuvoa. En halua jättää ihmisiä pulaan, sillä koen muutosjohtamisen tehtäväni olevan palveluammatti. Missään järkyttävän suuressa pulassa eivät työkaverini tietenkään ole. Silloin paikalle kutsuttaisiin oikea auttaja, kuten palomies tai aivokirurgi.

Tiedän olevani edelleen liian laiska verkostoituja. Parempaankin pystyn, mutta tiedän olevani oikean tien alkutaipaleella.

Opettele jakamaan aktiivisesti tietoa

Viestinnän tehtävissä törmään jatkuvasti tiedonpihtailuun. Valtaosa ihmisistä ei ole pihtareita pahuuttaan, mutta eivät vain ymmärrä omaa arvoaan asiantuntijana. Tämä surettaa minua suuresti ja haluankin nostaa suomalaisten asiantuntijoiden itsetuntoa juuri tällä saralla. Entäpä jos kysyisit itseltäsi:

Mitä osaamisestani voisin tänään jakaa?”

Ja nyt vaikka kuinka aktiivisesta tiedonjakamisesta tulisi mieleen huutelu sosiaalisessa mediassa, älä erehdy luulemaan niin. Kyse ei edelleenkään ole huutelusta. Aika tyypillisesti somessa aloitetaankin sillä, että vastataan ensin toisten kysymyksiin eli jaetaan aktiivisesti omia kokemuksia ja niistä syntynyttä tietoa. Sitä ennen on pitänyt pystyä tunnistamaan oma asiantuntijuutensa ja ne osa-alueet, joissa voi ja haluaa tulla esille.

Suurin virhe on olla hiljaa. Kyse on myös tehokkuudessa. Mietin sitä monta kertaa, minkä ihmeen takia meillä on niin korkea kynnys aktivoitua verkostoissa ja samalla käyttää aikaa sähköpostien kierrättämiseen. Eikö sama keskustelu kannattaisi käydä avoimesti niin, että muutkin voivat hyötyä siitä?

Hakeudu oikeaan seuraan

Puhun mielelläni asiantuntijabrändistä kolmen tekijän osatekijän kautta. Me miellämme asiantuntijuutemme helpoimmin asiaosaamisen kautta. Tosin se oma osaaminen on monesti vaikea tunnistaa. Toinen  tärkeä elementti, joka omaan brändiisi vaikuttaa, on verkostosi. Johan sitä äitikin muinoin tiesi sanoa, että seura tekee kaltaisekseen. Niistä ajoista olemme toki viisastuneet sen verran, että ymmärrämme hakeutua myös täydentävään porukkaan eli emme etsi vain samanlaisia ihmisiä ympärillemme.

Erilaiset näkemykset vahvistavat verkostoja.

Nämä kaksi tekijää eli osaamisesi ja verkostosi näyttäytyvät ulos oman persoonasi kautta. Minulla esimerkiksi se kova osaaminen ja omat piirini näkyvät ulos lievästi höpsönä ja vahvasti vaaleanpunaisena keski-ikäisenä naisena. Tähän ikään päässeenä on turha häpeillä enää itseään, vaan nähdä erilaisuus vahvuutena. Kaikki me olemme erilaisia.

Kuvan kolmiota olen käyttänyt runkona henkilöbrändin kehittämiseen ja järjestelmälliseen työntekijälähettilyyteen keskittyvissä sosiaalisen median koulutuksissani. Kyse ei siis suinkaan ole vain siitä, mitä osaat. Verkostosi ovat aivan yhtä tärkeitä, ja näitä molempia edustat oman persoonasi kautta.

Hankintatoimen ammattilaiset julkishallinnossa

Verkostoituminen on osoittautunut yhdeksi suurimmaksi hyödyksi Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmassa. Ohjelman myötä valtionhankintojen parissa työskentelevät virkamiehet ja muut julkishallinnon sankarit ovat ryhtyneet jakamaan virastojen välillä enemmän tietoa, kokemuksia ja parhaita käytäntöjä.  Saammekin ehdottomasti eniten kiitosta siitä, että olemme luoneet verkostoitumiselle rakenteita: esimerkiksi kuukausittaiset hankinta-ammattilaisten työpajat, Hankinta 2020 -verkkokoulutus eOppivassa sekä yhteiset työkalut tiedonjakamiseen (esimerkiksi Yammer). 

Tavoitteenani on luoda yhdessä osaamisen kehittämisen verkostoja myös hankintatoimen kontekstiin, johon verkostoihin perustuva osaamisen kehittäminen sopii julmetun hyvin. Eniten olenkin iloinen hankinta-asiantuntijuuden hännännostamisesta, joka on nähdäkseni lähtenyt käyntiin näissä verkostoissa. Henkilöbrändien voimaan vannovana uskon oman osaamisen tunnistamisen edistävän myös työhyvinvointia. Siitä näkökulmasta järjestelmällisellä verkostoitumisella ja sitä edeltävällä oman osaamisen arvostamisella voi olla kauaskantoisia vaikutuksia.

Ehkä kannattaa ainakin kokeilla? Mitäs siinä voisi hävitä?

Hani esittäytyy:

“Työskentelen Valtiokonttorilla muutosjohtamisen projektipäällikkönä Hankintojen digitalisointiohjelmassa. Innostun muutoksesta ja tuen sitä viestinnän, koulutuksen ja ohjauksen palveluilla. Työssäni laitan peliin koko pinkin persoonani. Pyrin ns. tuomaan itseni tykö sillä ajatuksella, että minua olisi vähintäänkin helppo lähestyä. Siksi verkostoitumistaidot ovat olleet aivan ensiarvoisen tärkeitä opetella.”

Jutellaan Twitterissä (@haniolsson) tai LinkedInissä.

hacker-1944688

Handi-palvelun tietoturvakysymyksiin vastauksia

Turvallisuusvirastojen, Palkeiden, valtiovarainministeriön ja Valtiokonttorin edustajia kokoontui keskiviikkona tutustumaan tietoturva-asioihin Handi-palveluun liittyen. Palvelun toimittaja SoftCo esitteli toimintamalliaan sekä kuinka sovellus vastaa valtion tietoturvavaatimuksiin.

Yhteinen järjestelmä tulee kaikille

Tilaisuuden aluksi Tero Meltti valtiovarainministeriöstä selvitti taustoja sille, miksi virastot ovat velvollisia ottamaan Handi-palvelun käyttöönsä. Ensisijaisena tavoitteena on kuitenkin tehdä yhteisesti tuotetuista palveluista niin hyviä ja luotettavia, että niitä halutaan käyttää.

Hankintatoimen ohjauksen taustalla olevia säädöksiä ovat mm. talousarviolaki ja -asetus sekä ns. TORI-laki (Laki valtion yhteisten tieto- ja viestintäteknisten palvelujen järjestämisestä). Valtiovarainministeriön ohjauskeinoina ovat säädösohjaus, konsernitoimijoiden tulosohjaus ja resurssiohjaus. 

Handin käyttöönotto on jatkumoa yhteisinä palveluina käyttöönotetuille ratkaisuille, kuten Kieku ja M2. Käytössä on yhteinen järjestelmä, jonka käyttöön ja siihen liittyvään toimintaprosesseihin Palkeet tuottaa keskitettyjä palveluja.

Valtionhallinnon edustajista Juha Koljonen kertoi vielä Palkeiden riskienhallintamenettelyistä ja Kati Siikonen Palkeiden jatkuvuus- ja valmiussuunnittelusta sekä häiriöhallinnasta. Valtionhallinnon edustajien aineistot ovat nähtävissä valtionhallinnon sisäisessä Handi-tiimerissä.

Luottavaisin mielin EU:n sisällä

SoftColta paikalla olivat toimitusjohtaja Anton Scott ja projektijohtaja Robert Hickey sekä tuotantopäällikkö Harri Salmela. Hickey avasi esittelemällä SoftCon tietoturvaratkaisujen eri ”kerroksia” kuulijoille. Tietoturvaratkaisut on rakennettu mm. asiakirjojen, prosessien, käyttäjien ja ympäristön hallintaan.

Kontrollit ulkopuolelta tulevien verkkohyökkäysten estämiseksi vaikuttivat erittäin tehokkailta ja uusinta teknologiaa hyödyntäviltä kuten kaikki muutkin tietoturvaratkaisut. Palomuuri on koko ympäristön ympärillä, mutta lisäksi jokaisen palvelimen ympärillä.

Esitysten yhteydessä tuli selvyyttä monia viranomaisia askarruttaneisiin kysymyksiin. Kaikki Suomen valtionhallinnon tieto tulee sijaitsemaan EU:n alueella (Dublinissa), Euroopan ulkopuolelle ei viedä tai monisteta mitään. Amazonilla ei ole pääsyä sisälle palvelimiin, vain SoftColla, joka käyttää Amazonin infrastruktuuria vain palveluna. Tuotekehitys tehdään kokonaisuudessaan Suomessa.

Voimme vähitellen siirtyä kesälomille luottavaisin mielin ja jatkaa käyttöönottoja jälleen heinäkuun jälkeen.

logonelio

Kirje virastojohdolle

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman etenemisestä on lähetetty tänään 4.6.2018 alla oleva kirje virastojohdolle. Kirje lähetettiin tiedoksi Valtion hankintojen digitalisointi –toteutusohjelman ohjausryhmälle, vastuuhenkilölle ja virastojen muutosjohtamisen vastuuhenkilöille.

Arvoisat kansliapäälliköt ja virastopäälliköt

Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelman (Handi) toimeenpano etenee hyvin. Kiitos tuloksista kuuluu kaikille ohjelman toteutukseen osallistuneille kaikissa valtion virastoissa.

Tähän kirjeeseen on koottu virastojen näkökulmasta kevään 2018 olennaisimmat kehitysaskeleet ja virastoilta odotettavat toimenpiteet. Lisätietoja kirjeen asioista osoitteesta handi.fi sekä valtionhallinnon sisäisestä Handi-työtilasta osoitteessa handi.fi/tiimeri.

Hanki-palvelu käyttöön lokakuuhun 2018 mennessä

Sähköinen kilpailutusjärjestelmä Hanki-palvelu on otettava käyttöön lokakuuhun 2018 mennessä EU-kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa. Hanki-palvelu on jo kattavasti käytössä valtion hankintatoimessa. Järjestelmähankinnan vaihtoehtona virastoilla on mahdollisuus ostaa sähköinen kilpailutus palveluna Hansel Oy:ltä.

Hankinta 2020 -verkkokoulutus on eOppivassa

Johtajille ja hankinta- ja talousammattilaisille on toteutettu laaja verkkokoulutuskokonaisuus. Seitsemän kurssin koulutusohjelma kattaa hankintaprosessin kaikki vaiheet.

Verkkokoulutuksen suorittaminen on edellytyksenä virastojen Handi-palvelun projektiryhmäläisille ja avoin kaikille valtionhallinnon työntekijöille.

Hankinta 2020 – esitelty osoitteessa handi.fi/hankinta2020. Verkkokoulutusta kehitetään saatavan palautteen mukaisesti.

Handi-palvelun pilotointi on alkanut

Valtion uuden tilaamisen ja laskunkäsittelyn toimintamallin Handi-palvelu otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä. Se korvaa mm. nykyiset Tilha- ja Rondo-järjestelmät. Palkeet vastaa palvelusta ja sen käyttöönotosta. Virastojen on varauduttava siihen, että uusi Handi-palvelu toimii viraston tietojärjestelmäympäristössä.

Handi-palvelun käyttöönotto etenee ja ensimmäiset pilotit ovat jo tuotantovaiheessa. Pilottien käyttökokemukset ovat olleet positiivisia, erityisesti palvelun helppokäyttöisyyden osalta. Samalla kun pilottiorganisaatiot antavat palautetta palvelun käytöstä, ne testaavat esimerkiksi ohjeistusta ja koulutusta mahdollisimman sujuvan käyttökokemuksen takaamiseksi. Handi-palvelua kehitetään käyttäjäpalautteen perusteella jo kesän aikana.

Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on kirjanpitoyksiköitä sitova

Seuraavat Handi-palvelun käyttöönottoerät käynnistyvät kesälomakauden jälkeen. Käyttöönottoaikataulu on suunniteltu harkiten. Tavoitteena on, että koko valtionhallinnon laajuinen käyttöönotto on tapahtunut vuoden 2019 loppuun mennessä. Tiivis käyttöönottoaikataulu mahdollistaa virastotasoisten hyötyjen nopean toteutumisen ja vähentää siirtymäkauden kustannuksia merkittävästi.

Ohjelman ohjausryhmä on 23.5.2018 päättänyt, että:

  • Käyttöönottoaikataulu on kirjanpitoyksiköitä sitova.
  • Mikäli kirjanpitoyksikön olosuhteet ovat siitä itsestään riippumattomasta syystä muuttuneet käyttöönottoaikataulua laadittaessa vallinneesta tilanteesta (esimerkiksi virastojen yhdistymisen siirtyminen) muutos käyttöönottoaikaan on mahdollinen.
  • Muutos on mahdollista toteuttaa vain, mikäli siirtoa esittävä kirjanpitoyksikkö nimeää toisen saman kokoluokan kirjanpitoyksikön, jonka kanssa käyttöönottoaikataulun vaihtaminen keskenään toistensa paikoille voidaan toteuttaa.
  • Vaihtamisesta sopiminen jää näiden kirjanpitoyksiköiden omalle vastuulle.
  • Vaihtoehdotus tulee esittää Palkeiden käyttöönottoprojektille hyväksyttäväksi 6 kk ennen suunnitellun käyttöönottoprojektin aloittamista.
  • Tietoturva-arvioinnin keskeneräisyys ei ole este käyttöönottoprojektin aloittamiselle.
  • Mikäli kirjanpitoyksikkö oma-aloitteisesti ja yksipuolisesti kieltäytyy noudattamasta voimassa olevaa käyttöönottoaikataulua, se siirretään käyttöönottoaikataulussa viimeiseksi. Tässä tapauksessa kirjanpitoyksikkö vastaa itse seuraamuksista ja kustannuksista.

Salassa pidettävien hankintojen työryhmä

Handi-palvelu on toteutettu täyttämään tietoturvan perustason eli siellä voidaan käsitellä julkisia ja suojaustaso IV tietoja sisältäviä asiakirjoja. Handi-ohjausryhmä on päättänyt asettaa työryhmän valmistelemaan tilauksesta maksuun -prosessissa käsiteltävien salassa pidettäviä tietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyprosessia.

Hilma uudistuu

Julkisten hankintojen ilmoituspalvelu Hilma.fi uudistetaan osana Handi-ohjelmaa. Yritysten ja hankintayksiköiden tarpeita on kartoitettu laajalla kyselyllä ja verkkopalvelun konseptia on testattu kehittämisryhmällä, johon kuuluu sekä hankintayksiköiden että toimittajien edustajia. Uuden verkkopalvelun toteutus kilpailutetaan alkusyksyllä. Lisätietoja projektista on saatavilla osoitteessa handi.fi/hilma.

Handi-palvelun käyttöönoton tukimateriaalia on saatavilla

Handi-palvelun käyttöönoton tueksi on tehty Tiimeriin (Handi.fi/tiimeri) paljon viestintämateriaalia, mm. sisäisen uutisen mallipohja ja toimittajakirje. Aineistoja tehdään eri tarpeisiin vielä lisää.

Aineistoja:

  • Hankinnasta maksuun -prosessikuvaukset
  • Handi-palvelukoulutusmateriaalia piloteille toteutetuista koulutuksista: ostolaskujen käsittelijöille, sopimusvastaaville, tilaajille, hankintavastaaville
  • Handi-palvelun järjestelmätoimittajan SoftCo:n customer manual
  • Nauhoitukset asiantuntijapalvelujen tilaamisesta ja konsernitoimijoiden palveluista (Senaatti ja Valtori)
  • Erilaisia ohjeita, mm. Toimittajille
  • Lähipäivien aikana tulee täydennystä Handi-palvelun käyttäjäroolikuvauksiin

Lisätietoja

Seija Friman (puh. 050 514 3960), Tero Meltti (puh. 02955 30770) ja Hani Olsson (puh. 0500 519 060) vastaavat mielellään kaikkiin Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmaa koskeviin kysymyksiin.

Handi-työtila virastojen käyttöön: https://tila.tiimeri.fi/sites/vk-Handi

Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelmasta: handi.fi ja vm.fi/hankintojen-digitalisaatio

Valtioneuvoston hankerekisteristä: http://vm.fi/hanke?tunnus=VM047:00/2016

Valtion hankintojen digitalisoinnin Yammer-ryhmä: kutsu ryhmään  marianne.savinen@vm.fi

hani300518

Mistä valtionhankinnoissa puhutaan? En ymmärrä

Osallistuin eilen Celian järjestämään “Ymmärrän!”-seminaariin. Se kokosi lähinnä viestinnän ammattilaisia julkishallinnosta saavutettavuusdirektiivin esitupareihin. Direktiivi tulee voimaan syksyllä 2018 (1-3 vuoden siirtymäajalla) ja se on luonteva jatkumo keväällä voimaan tulleen tietosuoja-asetuksen synnyttämään keskusteluun. Ensin hiottiin verkkopalveluiden rekisterit läpinäkyviksi ja nyt raivataan esteet sisältöjen tieltä.

Saavutettavuus vai esteettömyys

Seminaarissa määriteltiin aluksi termejä ja suomenkielisiä vaihtoehtoja. Esimerkiksi sanoja esteettömyys ja saavutettavuus voidaan pitää synonyymeinä. Jälkimmäinen soi korvaan kauniimpana kahdesta syystä. Ensinnäkin se on lähtökohtaisesti positiivisempi. Toisekseen se sisältää sen oletusarvon, että sisältö tehdään alusta alkaen saavutettavaksi eikä niin, että ensin tehdään sisältö ja sen jälkeen poistetaan esteet sen edestä.

First time right! Eih?

Saavutettavuusdirektiivissä ohjeistetaan, että verkkopalvelussa pitäisi olla:

  • teknisesti virheetön toteutus,
  • selkeä ja hahmotettava käyttöliittymä ja
  • ymmärrettävä sisältö.

Vaatimukset ovat tuttuja verkkopalveluiden kanssa työskenteleville viestinnän ammattilaisille, mutta kuinka moni heistäkään voi todentaa palvelunsa kattavan kaikki kolme kohtaa? Käsi sydämelle.

Ymmärrettävät valtionhankinnat

Jäin miettimään näitä vaatimuksia hankintojen digitalisoinnin kannalta. Erityisesti mielessäni on hankintailmoituskanava Hilma. Sivutoimisena pienyrittäjänä kokeilin palvelua itsekin ensimmäistä kertaa ja kieltämättä ihmettelin, kuinka valtionhankintojen keltanokkatoimittaja “mies ja pakeetbiil” -mikroyrittäjä voi ikinä ymmärtää sisältöä.

Ennen siirtymistäni valtionhankintojen pariin en ikinä ollut tullut ajatelleeksi, kuinka kamalaa lakitekstihöttöä palvelut vilisevät. Olen kovin kiitollinen mahdollisuudesta päästä mukaan uudistamaan Hilmaa ja tulen varmasti nostamaan esille kaikki ne kohdat, joita en tajua. Lienee todennäköistä, että silloin joku toinenkin jää vaille ymmärrystä.

Seminaarissa oli useamman kerran puhetta myös nimeämisen merkityksestä. Me valtionhallinnossa rakastamme lyhenteitä ja uusia nimiä, mutta jos asiaa katsoo puhtaasti asiakkaan silmin, mikähän olisi hänelle mieleen? Mahtaako hän haluta siirtyä ESPD-lomakkeelle vai olla onnellisen tietämätön siitä, mikä on European single procurement document?

Handi-ohjelma, eiku Handi-palvelu

Handi-ohjelmassa on toki kosolti muitakin esimerkkejä huonosta nimeämisestä. Handi-palvelusta ja Handi-ohjelmasta puhuminen Handina on se tyypillisin ongelma. Ensimmäinen on valtion tilaus- ja laskujenkäsittelyn järjestelmä ja jälkimmäinen mm. Handi-palvelun ja Hilma-uudistuksen sisältävä sateenvarjo.

Ratkaisumme tähän itse tekemäämme ongelmaan on tällä hetkellä pyrkiä välttämään pelkän Handin käyttämistä. Puhumme siis joko Handi-palvelusta tai Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmasta eli Handi-ohjelmasta. Mitään järin suurta papukaijamerkkiä ei tällä virkamiesviestinnällä vielä saa, mutta nukumme yömme siitäkin huolimatta.

Vinkkejä virkamiehelle

Virkamiehet sortuvat keskivertoa useammin hankalaan kieleen. He lienevät ehkä itse tottuneita siihen, että sanat ovat pitkiä ja lauserakenteet vaikeita. Tokihan sille hieman sokeutuu.

Poimin seminaarissa muutamia yksinkertaisia harjoituksia jokaiselle sisällöntuottajalle:

  1. Hyödynnä viestinnän ammattilaisten palveluita. Anna raakile tai ehkä pelkkä aihio kommentoitavaksi. Älä jätä kommentointivaihetta liian myöhäiseksi, jolloin olet ehtinyt jo kiintyä sisältöön ja kommentoijakin joutuu miettimään hienovaraisuutta.
  2. Kerää tiimisi kanssa sanastoa sekä listaa rakkaista sanoista, jotka voisitte korvata yksinkertaisemmilla vaihtoehdoilla. Voisiko valtiolle tuotteita tai palveluita tarjoava toimittaja olla vain tarjoaja?
  3. Käytätkö täytesanoja? Mitkä sanat tuovat lisäarvoa? Tekstissä on tyypillisesti noin viidennes turhia sanoja. Poista ne.
  4. Anna tekstisi luettavaksi vaimolle, lapselle tai naapurille ja pyydä heitä merkitsemään kohdat, joissa joutui pysähtymään ja miettimään.
  5. Testaa sisältö käyttäjällä. Anna sisältösi luettavaksi asiakkaallesi ja pyydä häntä nostamaan esiin muutama kohta, joita voisi tarkentaa.

Kuten huomaat, tärkeintä saavutettavan sisällön tuottamisessa on aktiivinen palautteen pyytäminen.

Anele, vonkaa ja vingu palautetta sisällöntuotannon ihan jokaisessa vaiheessa. Suomalaisen on vaikea antaa palautetta, joten sitä pitää haluta.

Ehkä voisimmekin suhtautua verkkopalveluihimme ja niiden sisältöihin niin, että ne eivät ole koskaan valmiita, vaan niitä muokataan jatkuvasti käyttäjien palautteen perusteella?

Tätäkin saatan muokata vielä.

Ps. Seminaarin aineisto on tulossa katsottavaksi tallenteina osoitteeseen celia.fi/ymmarran. Suosittelen ymmärtämään.

Hani Olsson työskentelee Handi-ohjelmassa muutosjohtamisen kehittämispäällikkönä. Hänen tontilleen kuuluu mm. viestinnän ja verkkokoulutuksen suunnittelua ja toteutusta. Viestinnän ammattilaisena hän on ottanut itselleen erioikeuden käyttää toisinaan höpsöjä sanoja, eikä hän siten täytä kaikilta osin saavutettavuusdirektiivin vaatimuksia. Kuvassa hän päätti poistaa esteitä katseyhteyden väliltä ja ottaa silmälasit pois. Tavallisesti hän näyttää siis paljon viisaammalta.

Twitter: @HaniOlsson
LinkedIn: linkedin.com/in/haniolsson

Siikonen_kati

Yläfemmat, pilotit käyntiin!

Kun tapasimme Kauranteen Tuomaksen kanssa aamulla Valtio Expon ”Handi-baarissa”, oli fiilis korkealla ja hymy korvissa asti. Handi-palvelun pilotointi oli Palkeissa polkaistu käyntiin 2.5. ja THL:n oma aloitus osui juuri tuohon Expon aamuun. Pilotoinnin ensimmäisistä kokemuksista olimme myös lupautuneet kertomaan Expon lavalla Handi-puheenvuorossa.

Leveän hymyn taustalla oli merkittävän välietapin saavuttaminen Handi-palvelun käyttöönottoon liittyen. Handi-palvelun hankintasopimus allekirjoitettiin syyskuun lopussa 2017. Sopimuksen tultua lainvoimaiseksi aloitimme marraskuussa palvelun tuotteistuksen ja teknisen toteutuksen yhteistyössä asiakastyöryhmän ja palvelun toimittajan SoftCon kanssa. Aikataulu oli jo ennakkoon tiukka, sillä kaiken piti olla valmista hyväksymistestaukseen huhtikuun alkuun mennessä ja pilotointiin kuukautta myöhemmin. Kaikki isoissa projekteissa mukana olleet tietävät, että viisi kuukautta kuluu hetkessä. Kiitos asiakastyöryhmän asiantuntijuuden, projektiryhmän sitoutuneisuuden, pilottien motivoituneisuuden sekä hyvän yhteishengen me saimme kaiken tehtyä aikataulussa.

Pilotti siis käynnistyi suunnitellusti ja etenee. Palkeet on hankintayksikkönä varsin pieni, mutta tärkeimpänä asiana oli varmistua heti palvelun perustoimintojen sujuvuudesta sekä kaikille yhteisten integraatioiden, kuten Kieku, toimivuudesta. THL on monimuotisuudessaan erinomainen pilotti. Monivirastoiselta tutkimuslaitokselta saadaan heti alkuun kattava näkyvyys palvelun toimintoihin ja käytön sujuvuuteen hyvin moninaisessa arjen toiminnossa.

Pilotoinnin kuulumisia jatketaan Palkeiden taloushallinnon yhteyshenkilöpäivillä 25. ja 28.5. sekä Handi-työpajassa kesäkuussa.

Nautitaan auringosta!

Kati

Kati esittäytyy:

“Olen Handi-ohjelman Palkeille vastuuttaman kokonaisuuden hankepäällikkö ja vedän ohjelman verkoston ryhmää kolme ja mahdollisesti neljä. Verkoston kolme työ on jo aloitettu, motivaatio ryhmässä on korkealla ja keskustelu on erittäin antoisaa  Palkeissa toimin prosessipäällikkönä kehitysyksikössä.”

Twitterissä @SiikonenKati