robot-312566_640

Mitä mitataan, kun mitataan ostolaskujen automaatiota?

Menojen käsittely on ollut valtion taloushallinnon strategiassa keskeisenä kehittämiskohteena jo useiden vuosien ajan. Menojen käsittelyn kehittämisen painopisteinä ovat:

  • käsiteltävien ostolaskujen määrän vähentäminen,
  • laskujenkäsittelyn automatisointi ja
  • tehtävien tehokas organisointi.

Menotositteiden automatisoinnille on asetettu tavoitteeksi, että vähintään 82 % menotositteista käsitellään automaattisesti vuoteen 2020 mennessä. Tässä seurannassa automaattisesti käsitellyiksi menotositteiksi on laskettu niin tilaukselliset ja sopimukselliset laskut kuin tiliöintiviitteen käyttökin.

Handi-palvelun käyttöönoton ansiosta on alettu saamaan ns. automaatiotietoja suoraan Handi-palvelusta. Tiedot saadaan kirjanpitoyksikkötasolla kuukausittain. Toistaiseksi tiedot tuotetaan Palkeiden toimesta, mutta raportoinnin kehittyessä kukin kirjanpitoyksikkö tulee saamaan raportointioikeudet omiin tietoihinsa tältäkin osin.

Tavoitteena jopa 90 % automaatioaste

Handi-ohjelmassa on lähdetty tavoittelemaan vielä haasteellisempaa automaation tasoa. Tässä tarkastelussa automaattisesti käsitellyksi ostolaskuksi tulkitaan kaikki tilaukseen automaattisesti kohdistuneet laskut sekä kaikki sopimuksen tekniseen kansilehteen automaattisesti kohdistuneet laskut, mukaan lukien ne laskut, jotka on vahvistettu automaattisen kohdistuksen jälkeen. Automaattisesti käsitellyksi laskuksi ei tulkita laskua, joka on pystytty kohdistamaan tilaukseen tai sopimuksen tekniseen kansilehteen käyttäjäavusteisesti. Tässä seurannassa ei siis myöskään huomioida tiliöintiviitteellisiä laskuja vaan automaation piiriin lasketaan ne laskut, joihin ei tarvitse tehdä minkäänlaista manuaalista työtä virastossa eikä Palkeissa.

Näin toteutettuna tavoittelemme 90 % automaatioastetta vuoden 2020 loppuun mennessä.

Useissa eri yhteyksissä on päädytty siihen, että yhden laskun käsittelyprosessiin kuluva aika ylittävää kaikkine vaiheineen puoli tuntia ja maksaa noin 22 €. Virastossa onkin helppo laskea likimäärinen htv- ja euromäärinen kustannusarvio siitä, paljonko laskujen käsittely manuaaliprosessina vie aikaa ja rahaa. Siihen kuluvalle työajalle ja rahalle on varmasti parempaakin käyttöä. Kannattaa siis jonkin verran uhrata aikaa ja vaivaa niiden keinojen pohdintaan, joiden avulla laskuautomaatiota voidaan lisätä.

Tätä pohdintaa tulisi tehdä monesta näkökulmasta

  • Budjetoinnin keskittämisen näkökulma: mikä yksinkertaistaa (ja halventaa) tiliöintiä ja tukee automaation lisäämismahdollisuuksia laskujen käsittelyssä
  • Sisäisen laskennan kehittäminen: kerätään vain tarpeellista tietoa, eikä rakenneta sisäisen laskennan seurakohteista liian yksityiskohtaisia, jos tietoja ei käytetä seurannan ja suunnittelun tukena
  • Laskujen määrän vähentäminen
  • Toimittajien lukumäärän vähentäminen
  • Toimintojen keskittäminen virastossa – myös virtuaalimahdollisuudet huomioiden
  • Yhtenäiset toimintatavat; tukevat johtamista, läpinäkyvyyttä ja osaamisen hallintaa
  • Handi-palvelun toiminnallisuuksien täysimääräinen hyödyntäminen

Handi-palvelun toiminnallisuuksia hyödyntämällä on mahdollista saavuttaa korkea automaatiotaso helpommin kuin vanhoilla järjestelmillä.

 

Monta keinoa automatisoida laskujen käsittelyä Handi-palvelussa

Sopimuskohdistuksen käyttö tehostaa merkittävästi ostolaskujen käsittelyä, koska se vähentää tiliöintiin, asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen kuluvaa henkilötyötä. Sopimuskohdistukseen voidaan viedä toistuvat laskut, jolloin laskuja voidaan kohdistaa joko kiinteään maksuerään, esim. vuokra, sovittuihin maksuposteihin kuten projektin laskutus tai budjettipohjaiseen summaan, esim. sähkö- ja puhelinlasku.

Handi-palveluun tallennetaan tiedot asiantuntijapalvelusopimuksesta. Kun toimittaja laskuttaa palveluistaan, lasku kohdistetaan sopimukselle automaattisesti. Lasku saa sopimuksen pohjalta tiedot tiliöinnistä ja hyväksymisestä. Budjettipohjaista sopimuskohdistusta käytettäessä lasku pysäytetään vahvistukseen ennen maksamista. Silloin se ohjataan sovitulle henkilölle, esim. projektipäällikölle, joka kuittaa Handi-palveluun tiedon siitä, saako sen maksaa vai keskeytetäänkö maksatus.

Tilaussuunnitelma soveltuu tilanteeseen, jolloin on olemassa sopimus ja tiedetään, kuinka paljon tietyn kauden aikana tullaan arviolta tilauksia tekemään. Tilaussuunnitelmaa voidaan käyttää silloin, kun tilaukset perustuvat ennalta budjetoituihin tiedossa oleviin hankintoihin, joiden kohdentaminen seurantakohteille eli tiliöinti on tiedossa. Tilaussuunnitelma syötetään Handi-palveluun, merkitään käyttäjät, sallitut toimittajat, kokonaisbudjetti eli tilaussuunnitelman arvo, tiliöinnit ja voimassaolo. Tilaussuunnitelma hyväksymiskierrätetään. Sen hyväksyy henkilö, jolla on oikeus tehdä tilaussuunnitelman arvon kokoinen menopäätös organisaatiossa. Kun tilaussuunnitelma on hyväksytty, tekee käyttäjä tilausehdotuksen tilaussuunnitelman kautta ilman uutta hyväksyntää ts. saa tehtyä tilausehdotuksesta suoraan tilauksen. Kun lasku saapuu, se täsmäytyy automaattisesti. Tilaussuunnitelma soveltuu käytettäväksi, esimerkiksi projektille myönnettyyn rahoitukseen, koulutusbudjettiin tai käännöstöihin.

Automaatioseuranta Handi-tiimerissä

Handia käyttävien kirjanpitoyksiköiden ostolaskujen automaattisen käsittelyn tilannetta seurataan nyt kuukausitasolla Handi-palvelusta tuotettavan raportin avulla. Raportti löytyy Handi-Tiimeristä. Kuukausittain julkaistavat tilastot löytyvät tiedostokirjastosta Handi-palvelun tukimateriaali kansiosta Automaatioraportit. Raportin tietoja tarkastelemalla on mahdollista löytää myös vertailukumppaneita muista virastoista. Helmikuun 2019 raportin tiedot osoittavat, että korkeimmat automaatioasteet on tavoitettu seuraavissa kirjanpitoyksiköissä:

  • Palkeet 51%
  • RVV 42%
  • Vero 23%
  • MML 22%
  • VRK 21%
  • Fimea 10%

Automaatioasteen parantamiseksi on tarpeen selvittää niitä syitä, miksi sopimukselliset tai tilaukselliset laskut ovat kuitenkin päätyneet ”kiertoon” eli miksi ne eivät ole kohdistuneet automaattisesti. Palkeet tuottaa raportin syykoodeista neljännesvuosittain sekä pyydettäessä.

Lue lisää:

mml_handi

100 päivää Handia

Maanmittauslaitoksessa otettiin Handi käyttöön tammikuun alussa. Vaikka uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyykin aina haasteita ja toiminnallisia puutteita, on arjen tekemisessä päästy jo hyvään vauhtiin. Apua alkutaipaleen vaikeuksiin on saatu Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeilta. Helmikuussa ostolaskujen käsittelyn automaatioaste oli reilu 22 %.

­– Ostolaskujen käsittelyn automaatioasteen kehityssuunta osoittaa, että olemme päässeet hyvään vauhtiin ja meillä on säästetty niin laskujen asiatarkastajien kuin myös hyväksyjien työaikaa. Toki osa toiminnoista on vielä opettelua, toteaa Handin käyttöönottoprojektin projektipäällikkönä toiminut Eila H Parviainen.

Ammattitaitoinen porukka on Eilan kertoman mukaan omaksunut nopeasti uuden toimintamallin. Sisäisellä perehdytyksellä osaamista on laajennettu ja osaajien määrää lisätty. Tavoite on saada entistä suurempi joukko tekemään sekä tilauksia että muita prosessiin liittyviä tehtäviä. Tavaran toimittajilta toivotaan vielä vahvempaa sitoutumista laskulle tuotavien tietojen osalta.

– Miettimistä riittää edelleen siinä, miten hankintoihin ja tilauksiin saadaan kattavasti toteutettua Handi-prosessi ja miten manuaalinen käsittely saadaan mahdollisimman vähäiseksi.

Tekijät äänessä

Sinikka Taskinen on käsitellyt Handissa ostolaskuja ja muistioita sekä tehnyt kiinteistöhallinnon sopimusten kansilehtiä.

Sinikan mielestä käyttöönotto onnistui hyvin ja yhteiselo Handin kanssa sujuu päivä päivältä paremmin.

– Yhteistyö uudessa hankintapalveluryhmässä on käynnistynyt hyvin. Vaikka meillä on hyvä yhteyshenkilö Palkeissa, on silti Rondosta siirtyvien sopimusten tallennus Handiin sujunut hitaasti. Tänä aamuna kuulin, että Senaatin vuokrasopimusten päivitys alkaisi viimein toimia suoraan Senaatilta linjoja pitkin. Muut Senaatin sopimukset päivitämme Maanmittauslaitoksessa edelleen manuaalisesti, kertoo Sinikka.

Eila Parviainen kertoo alkutaipaleen Handin kanssa sujuneen hyvin. Työkalut, joita hän Handissa pääasiassa käyttää ovat laskut, sopimukset, muistiot ja vastikkeettomat -moduulit. Eila kertoo tehneensä vasta yhden vapaatekstitilauksen Hankinnat moduulissa, joten sen puolen kokemus on vielä vähäistä.

– Sopimuskohdistukseen olemme tehneet sekä maksueräperusteisia että budjettiperusteisia sopimuskansilehtiä. Yhteistyö Maanmittauslaitoksen tulosyksiköiden kanssa on sujunut hyvin. Olemme pitäneet yhteisiä palavereita, joissa olemme käyneet asioita läpi ja opastaneet heitä, miten laskuja saadaan lisää automatisaation piiriin, sanoo Eila.

Eilan mielestä uuden toimintamallin vahvuus on se, että järjestelmään tulee laskuja pitkin päivää.  Hyvää on myös se, että automatisaation käyttömahdollisuudet ovat Handissa laajat.

Haasteena hän kokee sen, että esimerkiksi sellaiset laskut, joissa on kahta eri arvonlisäkantaa, eivät sovellu automatisaation piiriin.

– Haastetta on myös saada palvelun/tuotteen tilaaja jo tilausvaiheessa toimimaan niin, että automatisaatio tulevalla laskulla toteutuu. Ei riitä, että tätä mietitään vasta sitten, kun lasku on tullut järjestelmään.

Merja Keränen, tekee Handissa tilauksia ja käsittelee laskuja, jotka eivät ole kohdistuneet tilauksiin. Hän sai tutustua testaajan ominaisuudessa järjestelmään. Ohjelman toimittaja ei ole saanut vielä kaikkia testausvaiheessa tehtyjä muutospyyntöjä korjattua, joten ohjelman käytettävyys ei Merjan mielestä ole vielä kaikilta osin sujuvaa.

– Kun on hakenut kaiken saatavilla olevan ohjeistuksen, on päässyt alkuun. Jonkin verran on tilauksia tehdessä tullut vastaan ongelmia, joita ohjelman toimittaja ei ole ilmeisesti osannut ennakoida. Tilauspyyntöjä olen silti käsitellyt sitä mukaa kun niitä on tullut. Toiset asiat menevät sujuvammin kuin Tilhan aikana, mutta toisissa on enemmän tekemistä kuten esimerkiksi useiden tuotteiden tiliöinneissä. Toimintaa on sujuvoittanut se, että niiden toimittajien määrä, joilla on yhteys verkkokauppaan, on lisääntynyt, toteaa Merja

Prosessia nopeuttavana asiana Merja näkee sen, että tilausten hyväksyjät voivat hyväksyä tilauksen sähköpostissa.

– Kun alamme käyttää tilaussuunnitelmia, niin se nopeuttaa koko prosessia. Eilen tein ensimmäisen tilauksen tilaussuunnitelmaa vasten ja se näytti menevän läpi toimittajalle asti.

Työ jatkuu

Pääjohtaja Arvo Kokkosen päätöksellä on Maanmittauslaitokseen perustettu hankintapalveluryhmä. Ryhmä koostuu kategoriavastaavista ja ostotiimistä. Palveluvastaavana toimii Eila H Parviainen.

– Ryhmän sisällä olemme lähteneet opettelemaan aktiivisesti uuden toimintamallin käyttöönottoa. Olemme jakaneet tehtävät ja vastuut. Toimintamme on avointa ja jaamme tietoa tiimikokouksissa.  Olemme myös viestineet henkilöstölle, miten teemme tilauksia ja hankintoja sekä miten heidän tulisi esittää hankintapyyntönsä. Tähän liittyvää ohjeistusta olemme koonneet Maanmittauslaitoksen intranettiin. Kuvauksia itse tilaus- ja hankintaprosessista teemme vielä lisää, kertoo Eila.

Maanmittauslaitoksen hankintaporukka on sparrannut muun muassa Valtiontalouden tarkastusvirastoa ja Ruokavirastoa Handin käyttöönotossa

– Olemme saaneet kovasti kiitosta naapurivirastoilta ja autamme myös jatkossa mielellämme muita virastoja käyttöönottoon liittyvissä asioissa, toteaa Eila.

Hankintaryhmän toiminnan käynnisti yhteinen kick off -tilaisuus, jossa käsiteltiin yleisesti Handi -ohjelmaa ja hankintatoimen kehittämisen tavoitteita.

Teksti ja kuva: viestintäasiantuntija Marjut Partanen, Maanmittauslaitoksen viestintäpalvelut

hilmatesti

Hankintayksikkö: Ilmoittaudu huhtikuun Hilma-työpajaan

Toivotamme valtion hankintayksiköiden talous- ja hankinta-ammattilaiset jälleen Hankintojen digitalisoinnin huhtikuun työpajaan. Aiheena tällä kertaa on hankintailmoituspalvelu Hilma, jota uudistetaan nyt vauhdilla. Pääsemme kurkistamaan ensimmäisiä näkymiä uuteen palveluun ja osallistumaan sen suunnitteluun. Ilmoittautuneiden on mahdollista osallistua lyhyttä työpajaosuutta lukuun ottamatta tuttuun tapaan myös Skypellä.

Tallenne julkaistaan osoitteessa Handi.fi.

Paikka: valtiovarainministeriö, Mariankatu 9, Paja

Aika: torstai 25.4. klo 13-16

Ilmoittautuminen: viimeistään 18.4. osoitteessa https://www.webropolsurveys.com/S/7D8E34E91FDA71C7.par

Ohjelma

13.00 Tilaisuus alkaa

Tervetuloa ja Handin yleiskatsaus – Seija Friman, Valtiokonttori

Muutokset hankinnoista ilmoittamiseen – Timo Rantanen, Hansel Oy

    • muutokset komission vakiolomakeasetukseen
    • miten vakiolomakkeet muuttuvat
    • suunniteltu aikataulu

13.45 – 14.15 Kahvi

Uusi Hilma – mikä muuttuu ja miksi? – Timo Rantanen ja Tiina Luoma, Hansel Oy

Uuden Hilman esittely: Mitä ensiversioon sisältyy?

Demo uudessa Hilmassa: Markkinakartoituksen tekeminen

Pieni työpaja uudesta Hilmasta

16.00 Tilaisuus on päättynyt

mirke2019

Järjestelmätoimittajan näkökulma laskuautomaatiosta

Valtion hankintojen digitalisointiohjelma Handi vetelee viimeistä vuottaan. Valtio on uudistanut ohjelman aikana kiitettävän paljon toimintoja ja järjestelmiä. Kokonaistavoitteet ovat niin kunnianhimoiset, että on suorastaan harmi, että hanke on jäänyt suuressa mediassa näinkin vähälle huomiolle. Hankkeen myötä valtio tavoittelee mm. 90 % laskujen käsittelyn automaatioastetta sekä merkittäviä kustannussäästöjä.

Edustamani yritys SoftCo on mukana ohjelmassa tilauksesta maksuun- järjestelmän eli ns. Handi-palvelun toimittajan, siis automaation mahdollistajan, roolissa. Käytännössä tiimini on mukana jokaisen viraston Handi-palvelun käyttöönotossa.

Mitä laskuautomaatio on?

Olen käyttöönottoprojektin aikana havainnut, että laskuautomaatiosta tuntuu olevan useita eri tulkintoja ja mielipiteitä. Valtion hankkeessa laskuautomaatiolla tarkoitetaan sitä, että virastoon saapuvat laskut sujahtavat maksuun ilman manuaalisia työvaiheita. Tässä kohtaa kuuliainen virka- tai kansanmies saattaa säikähtää.

Miten laskuautomaatio huomioi talousarvioasetuksen ja muut vastaavat velvollisuudet? Vastaus on: paremmin kuin ennen.

Valtion ostajat tekevät tilaukset sähköisesti järjestelmän kautta. Tulevaan rahanmenoon sitoudutaan jo tilausvaiheessa, joten asiatarkastus ja hyväksyntä menolle tehdään jo tilauksen käsittelyn yhteydessä.  Järjestelmä kohdistaa saapuvat laskut järjestelmässä käsitellyille tilauksille tai sopimuksille. Kohdistamisen yhteydessä järjestelmän automaatio tuo laskuille mm. tiliöintitiedot. Jos tilauksella tai sopimuksella annetut tiedot ovat linjassa laskun tietojen kanssa, manuaalista käsittelyä ei tarvita. Laskun erillisestä käsittelystä koituisi vain turhaa ja päällekkäistä työtä.

Automaation myötä päällekkäiset työvaiheet poistuvat, ja hankintojen keskittäminen kilpailutetuille sopimustoimittajille on helpompaa. Näin läpinäkyvyys, hallinnointi ja seuranta paranevat, samalla kun riskit ja mahdollisuudet väärinkäytöksiin pienenevät.

Laskuautomaation edellytykset luodaan hankintavaiheessa

Elämme aikakautta, jolloin tekoälyn, robotiikan ja automaation termidroppailulla saadaan alkeellisimmatkin järjestelmien perustoiminnallisuudet kuulostamaan älyttömän upeilta ja uljailta. On helppo tuudittautua ajatukseen, että uuden järjestelmän käyttöönotto ratkaisee automaagisesti kaiken. Tämä myytti ei koske pelkästään hankinnasta maksuun -järjestelmiä, vaan järjestelmien käyttöönottoa yleensä.

Joudun toteamaan, että pelkkä ATK ei auta. Emme nimittäin vielä ole teknologian kehityksen osalta siinä pisteessä, että koneet korvaisivat ihmiset ilman ihmisten vuorovaikutusta. Automaatio ei ole tästä poikkeus.

Teknologia mahdollistaa automaation, mutta yksikään järjestelmä ei pysty automaatiokäsittelyyn ilman dataa. Hankinnasta maksuun -prosessissa dataa tarvitaan esimerkiksi toimittajilta, laskuoperaattoreilta ja tilaajalta.

Järjestelmän käyttöönottoa tärkeämmiksi nousevat toimintamallit ja -prosessit, hankintasopimukset sekä julkishallinnossa lopulta kilpailutus ja hankintojen suunnitelmallisuus.

Hallituksen kärkihanke kattaakin koko hankintaprosessin uudistamisen suunnittelusta seurantaan. Tämä on hyvä, sillä näin laajassa muutoksessa ei ole kyse pelkästään järjestelmän päivityksestä.

Järjestelmän muutos vaatii johtamista

Uuden järjestelmän käyttöönotto ilman muita muutoksia voisi kai teoriassa olla mahdollista, jos järjestelmä rakennettaisiin tyhjästä olemassa olevia prosesseja tukevaksi. Tämä ei aina ole järkevää, saati taloudellista. Onpa kyseessä sitten prosessien digitalisointi tai olemassa olevan järjestelmän korvaaminen, viilausta prosesseihin tulee tehdä.

Järjestelmäntoimittaja vastaa siitä, että järjestelmän tekniset ominaisuudet ja toiminnollisuudet ylipäätään mahdollistavat automaation. Itse automaatioasteen kohoaminen raketin lailla vaatii muitakin toimia, kuten edellä on mainittu. Järjestelmäntoimittaja mieluusti toimii tässä tukena, mutta luonnollisesti se ei vastaa sisäisten prosessien ja toimintamallien toimivuudesta.

Prosessit on hyvä hioa kuntoon ennen kuin tekninen toteutus järjestelmän käyttöönotossa alkaa.

Teknologian osuus muutoksessa ei suinkaan ole aina se suurin, vaan prosessien muuttaminen. Tämä vaatii selkeää, hyvin suunniteltua ja toteutettua muutosjohtamista.

Muutoksen mahdollistajat

Kaikilla valtion virastoilla on ollut laskujenkäsittelyjärjestelmä saatavilla parisenkymmentä vuotta. Osalla virastoilla on ollut käytössään tilausjärjestelmä, osalla ei. Kaikilla uuden järjestelmän käyttöönottavilla virastoilla on edessä vanhasta pois oppimista ja uuteen tottumista, pelkästään jo siksi, että jatkossa edellä mainitut järjestelmät korvataan yhdellä yhtenäisellä järjestelmällä.

Prosessien uudelleen järjestely ja siihen liittyvä muutosjohtaminen ovatkin Handi-ohjelman tärkein osa, jonka onnistumista voidaan tarkastella vasta sitten, kun kaikki virastot ovat ottaneet SoftCo10 -järjestelmän käyttöönsä.

Valtiolle saapuu vuosittain noin miljoona ostolaskua käsiteltäväksi. Tehtävien tilausten määrää ja niihin käytettävää aikaa ei varmuudella tiedetä. Selvää on, että laskujen ja tilauksien käsittelyyn liittyy paljon toistuvia rutiininomaisia tehtäviä. Manuaalisten työtehtävien korvaaminen automaatiolla vapauttaa aikaa vaativampiin tehtäviin. Oletettavasti tämä tekee työtehtävistä entistä mielekkäämpiä.

Vaikka vanhasta pois oppiminen ja uuden sisäistäminen ei aina ole käyttäjille mieluisaa, käyttöönottoa, sekä automaatioasteen kasvua jouduttaa hyvien valmistelujen lisäksi oikeanlainen asennoituminen automaation tarjoamiin mahdollisuuksiin.

Parhaita automaation lähettiläitä ovat olleet ne tapaamamme asiakkaat, jotka silminnähden innostuvat, kun kuulevat tiettyjen työvaiheiden poistuvan automaation myötä.

Arvostan näitä sitoutuneita virkahenkilöitä, jotka muutoksen myllerryksestä huolimatta pitävät katseensa kiinni tulevassa, ymmärtävät laaja-alaisen yhteistyön tärkeyden käyttöönotoissa ja omilla toimillaan edesauttavat Handi-ohjelman tavoitteiden täyttymistä.

Mirke Turunen on SoftCo Suomen Customer Service Groupin ja Helsingin toimiston vetäjä. Mirke on ylpeä tiimistään, joka vastaa yhdestä valtion suurimmasta järjestelmän toimitus- ja käyttöönottoprojektin toteuttamisesta, sekä järjestelmän tuesta.

Mirkellä on usean vuoden tausta julkisista hankinnoista. Hankintoja tehdessään hänelle oli tärkeää kehittää hankintoja mm. parantamalla toimittajayhteistyötä ja hankintojen vaikuttavuutta. Järjestelmätoimittajana toimiminen on lisännyt hänen mielenkiintoaan hankintatoimen kehittämistä kohtaan. Mirke uskoo, että automaation ja tiedolla johtamisen merkitys hankinnoissa kasvaa lähitulevaisuudessa myös yksityisellä sektorilla.

Mirke Twitterissä: @miikkut
Mirke Linkedinissä

peukutylos

Välitilinpäätös Handi-ohjelmalle

Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman viimeinen vuosi on jo hyvässä vauhdissa. Handi-ohjelma päättyy vuoden 2019 lopussa, ja lähdimmekin listaamaan, mitä kaikkea vuonna 2018 saatiin valmiiksi.

Ajatus aidosta automaatiosta

Handi-palvelu eli tilausten ja ostolaskujen käsittelyn uusi palvelujärjestelmä otettiin käyttöön ensimmäisissä pilottivirastoissa toukokuussa 2018. Loppuvuoden aikana pilottien kokemuksia hyödynnettiin laajasti muiden virastojen hyväksi ja käyttöönottoja laajennettiin muihin kirjanpitoyksiköihin. Vuoden 2019 loppuun mennessä Handi-palvelu on käytössä koko valtionhallinnossa. Vuodenvaihteessa 19 virastoa eli vajaa kolmannes kaikista tulevista käyttäjäorganisaatiosta oli Handi-palvelun käyttäjiä. . Vuoden 2020 helmikuun alussa tulee vielä muutama käyttäjävirasto lisää.

Uusi maksuliikejärjestelmäpalveluratkaisu otettiin viime keväänä käyttöön Palkeissa. Samassa yhteydessä automatisoitiin maksuliikenteen prosessit, otettiin käyttöön palvelu- ja tuotantomallit ja uusi yhtenäinen toimintamalli. Maksuliikeprosessin 20%:n tehostamistavoite saavutettiin. Lopputuloksena valtionhallinnossa on käytössä vain yksi yhteinen maksuliikennejärjestelmä (pl. PV) entisen kolmen sijaan.

Tilauksesta maksuun –prosessissa salassa pidettävien tietojen käsittelyä pohtineessa tuve-viranomaisista kootussa työryhmässä kartoitettiin salassa pidettäviä tietoja ja tuotettiin käyttäjäoheistusta.

Kilpailuttaminen sähköistyy

Määräaika sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönotolle kaikissa EU-kilpailutuksissa täyttyi 18.10.2018. Kaikilla halukkailla virastoilla on ollut mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen kilpailutusjärjestelmä. Alkuvuoteen 2019 mennessä kilpailutuksia on tehty järjestelmässä yli 3 800 kpl. Tarjouksia on jätetty yli 24 000 kpl. Dynaamisia hankintajärjestelmiä on perustettu 18 kpl. Järjestelmä on EU-kisojen lisäksi otettu aktiiviseen käyttöön myös kansallisissa ja ns. minikilpailutuksissa.

Hanselin puitejärjestelyt siirrettiin Hanki-palveluun asiakkaiden käytettäväksi.

Hankintailmoitusjärjestelmän eli Hilma-palvelun uudistaminen aloitettiin ja toteutusvaihe kilpailutettiin. Uusi Hilma tulee käyttöön alkuvuonna 2020. Hilman uusien toiminnallisuuksien kehittäminen jatkuu vielä sen jälkeen.

Sähköisen huutokaupan käytön aktivoimiseksi laadittiin toimenpidesuunnitelma. Sähköisen huutokaupan hyödyntämiseen on todettu liittyvän paljon säästöpotentiaalia, ja tähänastiset käyttökokemukset ovat olleet positiivisia.

Hankintatoimea palveluna

Hansel tuotteisti virastoille tarjottavan ja kovasti odotetun hankintatoimen kokonaispalvelun. Voit lukea palvelusta Pauliina Lautiaisen blogikirjoituksessa Hankintatoimea palveluna, kiitos. Hansel tuotteisti Spend-analyysi-palvelun, jota tuotetaan hankintayksikön tilauksesta.

Valtioneuvoston hankintatoimesta laadittiin nykytilaselvitys, jossa kartoitettiin kaikkien ministeriöiden erityispiirteet ja kehittämistarpeet. Selvitys hyödyttää suuresti monen ns. toimistoviraston kehittämistä.

Huhtikuussa julkaistiin Hankintapulssi -niminen visualisoitu palvelu, mikä kertoo mitä on hankittu, miltä toimittajalta ja milloin hankinnat on tehty. Kirjanpitoyksikkö näkee nopeasti omat lukunsa palvelusta, joka sisältää paljon tunnuslukuja. Erityistä huomiota on kiinnitetty palvelun visualiseen ilmeeseen ja käytettävyyteen.

Osaamista ja ymmärrystä

Handi-ohjelma oli pilottina, kun valtionhallinnossa lanseerattiin eOppiva.fi verkko-oppimisen tueksi. Hankinta 2020 -nimellä kulkenut laaja seitsemän kurssin koulutusohjelma kattaa koko hankintaprosessin kaikki vaiheet. Tutustu osa-alueisiin osoitteessa handi.fi/hankinta2020.

Laajasti ympäri valtionhallintoa käytössä olevaan eOppivaan tuotettiin vuoden 2018 myös toinen hankitatoimeen liittyvä koulutus. Tilaaminen Handi-palvelussa keskittyy erityisesti järjestelmän käyttöön selkein ruudunkaappausvideoin.

Osaamisen kehittäminen on ollut laajasti keskustelun alla hankintatoimessa. Valtionhallinnon oman hankintaosaamisen lisäksi on tärkeää lisätä ymmärrystä valtiolle tuotteita ja palveluita tarjoavista tahoista. Sen vuoksi Handi-ohjelman puitteissa käynnistettiin Julkinen hankkija asiakkaana eli ns. Juhana-projekti, joka ensitöikseen selvitti, kuinka julkisista hankinnoista keskustellaan sosiaalisessa ja perinteisessä mediassa. Lue lisää Hani Olssoni blogikirjoituksesta Juhana kuunteli mediakeskusteluja hankinnoista.

Viestinnän tueksi tuotettiin myös äänetön ja tekstitetty Handi-animaatiovideo ja kieliversiot TutkiHankintoja.fi-esittelyvideosta.

Hyvää palautetta tapahtumista

Handi-ohjelma on kiitelty erityisesti lisääntyneestä verkostoitumisesta hankintatoimen asiantuntijoiden kesken. Talous- ja hankinta-alan ammattilaiset ympäri valtionhallintoa kokoontuvat kuukausittaisiin työpajoihin varsin aktiivisesti. Samoin hallinnonalakohtaisia ja muutosjohtajien välisiä verkostoja on pyritty vahvistamaan säännöllisin tapaamisin.

Handi-ohjelman on todettu onnistuneen erinomaisen hyvin useimmilla osa-alueilla. Suurin kiitos tästä kuuluukin aktiivisille osallistujille.

demo

[video] Handi-palvelusta julkaistu demo

Toivottu demovideo Handi-palvelun käytöstä on julkaistu virastojen käyttöön valtionhallinnon sisäisessä työtilassa osoitteessa Handi.fi/tiimeri. Demo löytyy keskivalikossa tiedostokirjastossa “Handi-palvelun tukimateriaali” kohdassa Ohjeet > Ohjevideot.

Handi-tiimeriin myönnetään käyttöoikeudet kaikille valtionhallinnon työntekijöille.

Handi.fi/tiimeri

DzH54XSWoAEc_BY[1]

[Tallenne] Handilaiset minimessuilla

Maanantainen kuukausityöpaja järjestettiin tänä vuonna hieman eri toteutustavalla, kun handilaisille järjestettiin minimessut. Handi-ohjelmassa aktiivisina toimivat konsernipalveluiden tuottajat esittelivät omia palveluitaan lyhyillä tietoiskuilla ja keskustelivat asiakkaidensa kanssa messuosastoiksi muuntuneiden pöytien äärellä. Arvontakin oli ohjelmassa, ja onnekkain virkamies voitti itselleen kotisiivouksen.

Tilaisuudesta tuotettiin tietoiskut omiksi tallenteiksi. PowerPoint-aineisto on saatavilla tuttuun tapaan valtionhallinnon hankintatoimen käyttöön osoitteessa handi.fi/tiimeri.

Tallenteet esityksistä on koottu Handi-sivustolla materiaalipankkiin – Työpajat ja tallenteet

 

ohjelma

[Katseluvinkki] Tietoturvan lyhyt oppimäärä

Vuoden 2018 viimeisessä työpajassa käsiteltiin tietoturvaa. Pitkään ja huolella tuotettu tietoturva-arviointi Handi-palvelusta oli valmistunut, ja Kati Siikonen Palkeista esitteli sen tulokset. Tärkein päätelmä viestintäviraston tekemästä tietoturva-arvioinnista on, että Handi-palvelu täyttää suojaustaso IV:n mukaisten tietojen käsittelyn turvallisuusvaatimukset riittävällä tasolla.

Järjestelmän lisäksi tietoturvaa voidaan lisätä mm. tietojen käsittelyllä. Seija Friman Valtiokonttorista esitteli salassa pidettävien tietojen käsittelyyn paneutuneen työryhmän tuloksia. Ryhmässä on tuotettu käytännönläheisiä vinkkejä mm. tiedon karkeistamiseen ja ohjeistamiseen.

Työpajan tallenne ja esitysmateriaalit on saatavilla valtionhallinnon sisäiseen käyttöön Handi-tiimerissä osoitteessa handi.fi/tiimeri. Ne löytyvät Työpajat-nimisestä kansiosta.

Erityisen katseluvinkin ansaitsee työpajan päättänyt VAHTI-pääsihteerin Kimmo Rouskun esitys tietoturvasta yleisesti.

 

 

hani

Juhana kuunteli mediakeskusteluja hankinnoista

Julkinen hankkija asiakkaana eli tuttavallisesti Juhana-projekti on käynnistynyt osana Handi-ohjelmaa. Projektin tavoitteena on lisätä julkisten hankintojen kiinnostavuutta. Ongelmana etenkin tietyillä toimialoilla on, että julkisiin kilpailutuksiin ei saada riittävästi tarjouksia tai että parhaat osaajat eivät kiinnostu julkisista hankinnoista. Miksi? Oi miksi? Mm. sitä lähdimme selvittämään.

Projektissa halutaan tarkastella hankintaprosessin sujuvuutta ja julkisten kilpailutusten kiinnostavuutta erityisesti tarjoajan ja potentiaalisen tarjoajan silmin. Omaa sydäntäni lähellä ovat pk-yrittäjät ja pienhankintojen tuottamat liiketoimintamahdollisuudet pienyrittäjille. Sellaisin vaaleanpunaisin silmälasein lähdin tarkastelemaan mediaraportin tuloksia.

Tapauskohtaista kohujulkisuutta

Tarkoituksenamme oli selvittää ensin, mitä julkisista hankinnoista puhutaan sosiaalisesta mediasta. Mitkä aiheet toistuvat ja millä sävyllä? Otimme avuksemme Vimma Radar -nimisen työkalun, jolla pystyy analysoimaan laajoja tekstimassoja. Kun aineisto oli siivottu epäolennaisista osumista, jäljelle jäi noin 21.000 someosumaa sekä 9.000 toimitetun median osumaa julkisiin hankintoihin liittyen.

Tyypillistä osumille oli, että ne liittyivät johonkin tapaukseen: ”Jotain ollaan hankkimassa jonnekin”. Valtaosin keskustelu oli kriittissävytteistä tai kuohuisaa: ”Jotain ollaan hankkimassa jonnekin ja jotain meni mielestämme pieleen.”

Keino ja #Hankintavinkit

Suosituimpia aiheita olivat:

  • Hankintaprosessit ja uusi hankintalaki
  • Vammaispalvelujen hankinnat
  • Kela-kyytien kilpailutus
  • Julkinen rakentaminen
  • Palvelujen järjestäminen

Hankintalakiin liittyvä keskustelu oli opastavan sävyistä. Tässä keskustelun synnyttäjinä olivat lähinnä julkisten hankintojen asiantuntijat erityisesti Kestävien ja innovatiivisten hankintojen osaamiskeskuksen (ns. Keino) ympärillä.

Läheisyys lämmittää

Sekä sosiaalisen median keskustelu että toimitetun median osumat olivat hyvin paikallisia. Kansalaiset ja järjestöjen edustajat toivat esille kokemiaan epäkohtia julkisissa hankinnoissa.

Aineistoa oli saatavilla edellisen vuoden ajalta, joten keskustelua synnyttivät ajankohtaiset teemat esimerkiksi Kelan vammaispalvelujen osalta. Seurannassa olivat sekä kunta- että valtionhankinnat ja Kela oli ainoa valtakunnallinen hankkija, joka nousi näkyvästi esiin. Voi tosin olla, että Kelakin koetaan enemmän kunnalliseksi tahoksi. Emme siis tehneet eroa sille, kuinka julkisen hankinnan prosessi näyttäytyy kunnallisella tai valtion tasolla.

Jäin miettimään, mahtaako kansalainenkaan tehdä eroa kunnan ja valtion välillä, kun keskustellaan julkisista palveluista.

Yksi nouseva teema paikalliskeskusteluissa oli rakentaminen. Tänä epäkelvon koulurakentamisen aikana parakkimyyjien paratiisissa en tästä aiheesta juuri yllättynyt. Julkisrakennusten puurakentaminen yksittäisenä teemana sen sijaan oli kivan positiivinen yllätys kohuisampien aiheiden keskellä.

Kuka puhuu? Kuka on vaiti?

Lähdimme selvittämään sosiaalisen median keskusteluja sillä ajatuksella, että saisimme selville, mitä (nykyiset ja potentiaaliset) tarjoajat puhuvat julkisista hankinnoista mediassa. Emme varsinaisesti saaneet selvyyttä aiheeseen, sillä yritykset ja muut (potentiaaliset) toimittajat eivät juuri puhuneet julkisista hankinnoista. Kun sävy on valtaosin kohuisaa, niin ehkä yritys haluaa pysyä loitompana aiheista jo maineenhallintansa vuoksi.

Mitä toimittajien hiljaisuuden pitäisi meille kertoa?

Olemme keskustelleet myös siitä, onko toimittajien tarpeenkaan puhua julkisista hankinnoista sosiaalisessa mediassa. Itse olen sitä mieltä, että asiakkuuksista kertominen, onnistumisista iloitseminen ja oppien jakaminen olisi ihan kiinnostavaa yritysviestintää. Samalla tarjoajat kertoisivat kokemuksiaan julkisista hankinnoista ja markkinoisivat tulevia kilpailutuksia. Vastuullisuus voisi olla yhteinen agendamme, jonka esille tuominen olisi tarjoajankin intresseissä.

Juhanan tavoitteena on saada entistä enemmän ja laadukkaampia osallistujia kilpailutuksiin.

Bonusvinkki asiantuntijalle: Olet kiinnostavampi kuin työnantajasi!

Vahvimpana viestinä sosiaalisen median analyysistä välittyi henkilöbrändien merkitys myös julkisten hankintojen saralla. Toki keskusteluihin osallistuivat ja niitä synnyttivät organisaatiot ja muut yhteisöt, mutta valtaosa vaikuttajista oli yksittäisiä ihmisiä.

Hankintaturisti – siis yksittäinen asiantuntija – oli yksi vahvimmista vaikuttajista Twitterissä.

Tyypillisimmin esillä oli viranomainen, poliitikko, järjestövaikuttaja tai juristi. Asiantuntijalla on somessa keskimäärin kymmenen kertaa vahvemmat verkostot kuin työnantajallaan.

Asiantuntija on virastoaan vaikuttavampi viestijä myös hankinta-alalla.

Hani Olsson on Juhanan suurin fani, intohimoinen projektipäällikkö. Hän työskentelee Valtiokonttorissa ja vastaa toimittajanäkökulman lisäksi mm. viestinnästä ja osaamisen kehittämisestä.

Taustaltaan Hani on viestinnän ammattilainen ja koulutukseltaan myös työnohjaaja ja ammatillinen opettaja. Mieluisin viestinnän trendi hänelle on asiantuntijabrändien nousu.  Siinä yhdistyvät herkimmät ammatillisen identiteetin kysymykset, jotka kutkuttavat Olssonia.

Twitter: @haniolsson
Linkedin: linkedin.com/in/haniolsson

tyopaja25102018

Handi-palvelu esittelyssä

Hankintoja digitalisoivat virastot kokoontuivat jälleen suurella joukolla kuulemaan ja keskustelemaan Handi-palvelun tilanteesta. Yhteensä osallistujia oli paikalla ja etäyhteyksien päässä 175 .

Seija Friman esitteli ensin Valtiokonttorin roolin hankintaprosessin omistajana. Uusi Hankintatoimen palvelut -yksikkö tuottaa mm.  linjauksia hankintatoimen ja Handi-palvelun käyttöönoton tueksi.

Handi-palvelun pilotoinnista rutkasti palautetta

Kati Siikonen Palkeista esitteli tilaamisen ja laskujenkäsittelyn ratkaisun eli Handi-palvelun käyttöönoton tilannetta valtiohallinnossa. Pilotit ovat tuotannossa ja tuottaneet huomattavan määrän korjaus- ja kehitysehdotuksia. Kiitos siitä.

Matti Pihlava esitteli innokkaille handilaisille Palkeiden omaa Handi-ympäristöä. Tämä selkiytti monia asioita erityisesti virastoissa, joissa käyttöönottoprojekti ei ole vielä käynnistynyt.

Tukimateriaalia Handi-tiimerissä

Valtionhallinnon sisäiseen Handi-tiimeriin on tuotettu runsaasti ohje-, koulutus- ja tukimateriaalia Handi-palvelun taustaksi ja käyttöönoton avuksi.

Myös 25.10.2018 pidetyn työpajan tallenne julkaistaan lähipäivinä Tiimerissä. Työpajat-kansiosta löytyy työpajojen esitysmateriaalit sekä tilaisuuden videotallenne.

Handi-tiimeri on avoin valtionhallinnon sisällä osoitteessa Handi.fi/tiimeri. Pääkäyttäjät (Jaana Beversdorf, Seija Friman, Hani Olsson ja Marianne Savinen) auttavat Tiimerin käytössä ja antavat käyttöoikeuksia työtilaan.

Handi.fi/tiimeri