Handi-logo

Valtion hankintojen toteutusohjelman avulla sujuvoitettiin valtion hankintaprosesseja

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman ansiosta valtion hankintaprosessit ovat aiempaa yhdenmukaisempia ja sujuvampia. Tuloksena hankintoja hoidetaan ammattimaisemmin ja edellytykset tiedolla johtamiseen ovat parantuneet.

Hallituskausien yli jatkuneessa Handi-ohjelmassa uudistettiin merkittävästi valtion hankintatoimea. Ohjelman tulokset ja opit on nyt koottu loppuraporttiin, jota voidaan hyödyntää laajasti hankintojen kehittämisessä, finanssineuvos Tero Meltti valtiovarainministeriöstä kertoo.

Valtion hankintojen toteutusohjelma Handi oli käynnissä 23.5.2016–31.3.2020. Ohjelma kokosi yhteen valtion hankintojen ammattilaiset kehittämään hankintatoimea. Ohjelmassa hankintaprosessia kehitettiin kokonaisuudessaan hankintatarpeen tunnistamisesta aina tilaukseen, maksuun ja raportointiin saakka.

Ohjelman avulla valtion hankintaprosessia pystyttiin digitalisoimaan ja tehostamaan.

– Handi-ohjelmassa luotiin hyvä perusta ja toimivat yhteistyösuhteet valtionhallinnon hankintatoimen kehittämiselle myös vastaisuudessa, ohjelmapäällikkö Seija Friman Valtiokonttorista sanoo.

Sujuvampaa kilpailuttamista, tilaamista ja laskujenkäsittelyä

  1. Hanki-palvelu: Käyttöön otettiin yhteinen sähköinen kilpailutusjärjestelmä. Sähköinen kilpailutus on johtanut tehokkaampaan, virheettömämpään ja yksinkertaisempaan kilpailutusprosessiin. Työajassa mitattuna arvio prosessisäästöstä yksittäisessä kilpailutuksessa on 10–20 prosenttia.
  2. Viranomaistietojen automaattinen tarkastaminen: Automatisoinnin myötä julkiset kilpailutukset ovat aiempaa yksinkertaisempia ja sujuvampia. Suomi on ensimmäinen EU-maa, joka automatisoi viranomaistietojen tarkastamista hankintojen kilpailutuksessa.
  3. Handi-palvelu: Kaikissa kirjanpitoyksiköissä otettiin käyttöön sähköinen tilausten- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu.

Julkisten hankintojen kehitystyö jatkuu

Julkisiin hankintoihin käytetään arvion mukaan Suomessa noin 35 miljardia euroa vuosittain. Handi-ohjelman lopputulosten avulla tavoiteltiin 15 miljoonan euron vuosittaisia säästöjä valtiontaloudessa. Alustavien laskelmien mukaan tavoitteeseen päästiin muun muassa hankintamenettelyjen automatisoinnin ja keskittämisen avulla.

Julkisten hankintojen osalta kehitystyö jatkuu Hankinta-Suomi-toimenpideohjelmassa, jonka avulla edistetään julkisiin hankintoihin käytettävien varojen yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä julkisen talouden kestävyyttä. Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino sekä hallitusohjelman että kuntien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Kansallinen hankintastrategia julkaistaan syksyllä 2020.

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman loppuraportti >

Lisätietoja:

ohjelmapäällikkö Seija Friman, puh. 0295 50 3265, seija.friman(at)valtiokonttori.fi
finanssineuvos Tero Meltti, puh. 0295530770, tero.meltti(at)vm.fi

Handi-logo

Smidigare upphandlingsprocesser tack vare programmet för genomförande av statens upphandlingar

Statens upphandlingsprocesser är enhetligare och smidigare än tidigare tack vare programmet för digitalisering av statens upphandlingar. Upphandlingarna sköts nu ännu mer professionellt och förutsättningarna för kunskapsbaserad ledning har förbättrats.

– Handi-programmet, som pågått över regeringsperioderna, reformerade statens upphandlingsverksamhet på ett betydande sätt. Resultaten och lärdomarna från programmet har nu sammanställts i en slutrapport som kan utnyttjas i stor utsträckning vid utvecklingen av upphandlingen, berättar finansråd Tero Meltti från finansministeriet.

Programmet för genomförande av statens upphandlingar Handi pågick 23.5.2016 –31.3.2020. Programmet sammanförde de yrkesutbildade inom den statliga upphandlingen för att utveckla upphandlingsväsendet. Programmet gick ut på att utveckla upphandlingsprocessen i sin helhet från identifiering av upphandlingsbehovet till beställning, betalning och rapportering.

Programmet hjälpte med digitaliseringen och effektiviseringen av statens upphandlingsprocess.

– Handi-programmet skapade en god grund och fungerande samarbetsrelationer för utvecklandet av statsförvaltningens upphandlingsverksamhet även i framtiden, säger programchef Seija Friman från Statskontoret.

Smidigare konkurrensutsättning, beställning och fakturering

  1. Upphandlingstjänsten Hanki: Ett gemensamt elektroniskt system för konkurrensutsättning togs i bruk. Den elektroniska konkurrensutsättningen har lett till en effektivare, felfriare och enklare konkurrensutsättningsprocess.
  2. Automatisk kontroll av myndighetsuppgifter: de offentliga konkurrensutsättningarna blir enklare och smidigare än tidigare tack vare automatiseringen. Finland är det första EU-land som automatiserar granskningen av myndighetsuppgifter vid konkurrensutsättning av upphandlingar
  3. Handi-tjänsten: Alla bokföringsenheter tog i bruk ett elektroniskt system för beställningar och fakturor, Handi-tjänsten.

Arbetet med att utveckla den offentliga upphandlingen fortsätter

Den offentliga upphandlingen i Finland uppgår uppskattningsvis till ca 35 miljarder euro per år. Enligt preliminära uppskattningar uppnåddes målet bland annat med hjälp av automatisering och koncentrering av upphandlingsprocesser.

När det gäller offentlig upphandling fortsätter utvecklingsarbetet inom åtgärdsprogrammet offentliga upphandlingar, med vars hjälp man främjar de medel som används för offentlig upphandling och de offentliga finansernas hållbarhet. Offentlig upphandling är ett viktigt sätt att uppnå både regeringsprogrammets och kommunernas strategiska mål. Den nationella upphandlingsstrategin publiceras hösten 2020.

Slutrapport från programmet för digitalisering av statens upphandlingar >

Ytterligare information:

Seija Friman, programchef, tfn 0295 50 3265, seija.friman (at) valtiokonttori.fi
Tero Meltti, finansråd, tfn 0295530770, tero.meltti (at) vm.fi

Hankinta-strategia

Kansallinen hankintastrategia lausuntokierroksella

Hankinta-Suomen avulla edistetään julkisiin hankintoihin käytettävien varojen yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä julkisen talouden kestävyyttä. Valtiovarainministeriön ja Kuntaliiton yhteistyönä toteutettavassa Hankinta-Suomi-kehittämisohjelmassa organisaatioiden johto ja hankinta-ammattilaiset ovat työstäneet Suomen ensimmäistä yhteistä kansallista hankintastrategiaa. Strategialuonnos on nyt kommentoitavana virallisella lausuntokierroksella.

”Osallistavasti yhdessä markkinoiden kanssa”

Laajan yhteistyön ja valmisteluryhmän laatiman tilannekuvan pohjalta strategiaan on syntynyt kahdeksan tahtotilaa, joihin pääsemiseksi on luonnosteltu 25 konkreettista tavoitetta. Tahtotilat liittyvät hankintojen strategiseen johtamiseen, tietojohtamiseen ja vaikuttavuuteen sekä osaamiseen ja kyvykkyyksiin. Lisäksi tahtotiloissa kiinnitetään huomiota innovaatioiden edistämiseen sekä hankintojen ekologiseen, sosiaaliseen ja taloudelliseen kestävyyteen. Tahtotiloissa korostuu, että toimivia ja laadukkaita hankintoja tehdään osallistavasti ja yhdessä markkinoiden kanssa.

Valmistelutyön aikana on tavoitteisiin pääsemiseksi kerätty runsaasti toimenpide-ehdotuksia, jotka tullaan myöhemmässä työssä ja saadun lausuntopalautteen pohjalta priorisoimaan ja vaiheistamaan tuleville vuosille. Lopullisen strategian yhteyteen valmistellaan strategian toteutumista mittaavat ja systeemistä muutosta kuvaavat mittarit, joita ei ole sisällytetty lausunnolla olevaan materiaaliin.

Anna lausunto osoitteessa lausuntopalvelu.fi

Lausuntopyynnön liitteinen löydät kokonaisuudessaan osoitteesta lausuntopalvelu.fi.

Lausunnot pyydetään lausuntopalvelu.fi:n kautta viimeistään 31.7.2020. Lausunnon antaakseen vastaajan tulee rekisteröityä ja kirjautua lausuntopalvelu.fi:hin. Tarkemmat ohjeet löytyvät palvelun sivuilta.

Lausuntopyyntö on auki aluksi vain suomenkielisenä. Lausuntopyynnön ruotsinkielinen käännös julkaistaan viimeistään 22.6.2020. Lausunnon voi antaa suomeksi tai ruotsiksi.

Yhteinen kansallinen hankintastrategia lanseerataan 9.9.2020 Kuntaliiton vuosittaisessa Kuntamarkkinat-tapahtumassa.

Suomen julkisten hankintojen tilannekuva >

Hankinta-Suomi-seminaarin tallenne (3.6.2020) >

Lisätietoja:

Katariina Huikko, johtava lakimies
puh. +358 9 771 2135, katariina.huikko [at] kuntaliitto.fi

Sanna-Mari Suojanen, lakimies
puh. +358 9 771 2069, sanna-mari.suojanen [at] kuntaliitto.fi

Hanna Hirsimäki

Hallitse sopimuksiasi, muuten sopimuksesi hallitsevat sinua

Julkinen sektori tekee vuosittain tavara- ja palveluhankintoja noin 35 miljardin euron edestä. Tästä kokonaisuudesta kuntasektori nappaa reilut 30 miljardia ja valtionhallinto loput – puhumme siis erittäin merkittävästä julkisten rahojen käyttökohteesta. Verovaroille saatu vastine riippuu hyvin pitkälti koko hankintaprosessista ja erityisesti sen aikana luoduista ja allekirjoitetuista hankintasopimuksista. Lähtökohta sopimushallinnalle on se, että kaikki sopimukset ja niiden liitteet on tuotettu hankintalain mukaisesti kirjallisessa muodossa ja dokumentteja säilytetään asianmukaisesti kyseiseen käyttöön soveltuvassa rekisterissä, kuten erilaisissa asiahallinta- tai arkistoratkaisussa. Pelkkä säilytys ei kuitenkaan riitä, sillä sopimushallinnassa on kyse paljon laajemmasta kokonaisuudesta.

Sopimushallinnan käsite pitää sisällään sopimuksen koko elinkaaren, eli kaiken sen toiminnan ja tekemisen, mitä sopimusluonnoksen valmistelun sekä sopimuskauden päättymisen ja jälkiarvioinnin välissä toteutetaan (kuvio alla). Sopimuksen elinkaari ei elä tyhjiössä, vaan kytkeytyy operatiivisen kauden aikana tiiviisti sekä organisaation talouteen että toimittajahallintaan. Sopimushallinta muodostuu kriittiseksi osa-alueeksi erityisesti pitkäaikaisissa ja strategisesti merkittävissä kumppanuussuhteissa.

Sopimushallinnan elinkaaren eri vaiheet

 

Jatkuva seuranta on kaiken A ja O

Olennaista sopimushallinnassa on se, että yksittäisiä sopimuksia ei työnnetä allekirjoituksen jälkeen suoraan arkiston, vaan niitä käytetään aktiivisesti koko sopimuskauden ajan toiminnan, talouden ja suorituskyvyn mittarina. Lisäksi jokaiselle sopimukselle olisi hyvä määritellä erilaiset poistumisstrategiat sekä toteuttaa myös jälkiarviointia kauden päätyttyä. Jälkiarvioinnilla saadaan arvokasta tietoa erityisesti tulevia kilpailutuksia varten.

Olennaista sopimushallinnassa on se, että yksittäisiä sopimuksia ei työnnetä allekirjoituksen jälkeen suoraan arkiston, vaan niitä käytetään aktiivisesti koko sopimuskauden ajan toiminnan, talouden ja suorituskyvyn mittarina.

Heikosti toteutettu sopimushallinta puolestaan kostautuu organisaatiolle monenlaisina ongelmina. Näitä ovat ainakin rahanmeno ja ajanhukka, huonot tilaaja-toimittajasuhteet, suurentuneet riskit, toiminnan kontrollin menettäminen, läpinäkyvyyden puute sekä erilaiset auditointiongelmat. Hälytyskellojen tulisi soida viimeistään siinä vaiheessa, kun alkuperäisiä sopimuksia sekä niiden liitteitä ei löydetä mistään tai pinnalle alkaa pulpahdella vanhoja sopimuksia, joiden parasta-ennen-päiväys on jo aikapäivää sitten ohitettu.

Yhtenäistä toimintamallia metsästämässä

Handi-ohjelman aikana tehdyn sopimus- ja toimittajahallinnan esiselvityksen (2016) mukaan valtionhallinnon sopimushallintaa toteutetaan hyvin monimuotoisilla tavoilla. Osalla sopimusrekisterin virkaa ajaa Excel-taulukko, toisilla sijoituspaikkana on asiahallinta- tai arkistoratkaisu, ja kourallinen käyttää erillistä sopimushallintajärjestelmää. Aktiivinen sopimusseuranta vaihtelee myös tilanteesta ja organisaatiosta riippuen. Esiselvitys kannustaakin kirjanpitoyksikköjä yhtenäisten hallintamallien kehittämiseen ja käyttöönottoon. Toukokuun 19. päivä pidetyssä Handi-työpajassa esiteltiin sopimushallinnan kehittämisen tulevia toimenpiteitä. Tavoitteenamme on muodostaa vuoden 2020 loppuun mennessä minimivaatimukset valtionhallinnon yhteiselle sopimushallinnalle sekä luoda vaatimusten pohjalta ohjeistusdokumentaatio. Tämän lisäksi kokoamme ja hyödynnämme eri organisaatioista jo löytyviä hyviä käytäntöjä.

Minimivaatimukset pyritään esittämään mahdollisuuksien mukaan selkeinä prosessikaavioina, jotta niitä pystytään hyödyntämään hyvin erityyppisissä organisaatioissa. Itse työstäminen tapahtuu erillisissä workshopeissa, joihin Handi-työpajassa jo tiedusteltiinkin halukkaita osallistujia. Työpajat tallennetaan, ja niihin liittyvä materiaali julkaistaan Tiimerin yhteisessä Handi-työtilassa, Konsernipalvelut-kansiossa.

Kehittämisiin!

 

Blogin kirjoittaja Hanna Hirsimäki on hankintatehtävien ammattilainen, joka on toiminut sekä yksityisellä että julkisella sektorilla laajoissa kehittämis-, muutos- ja järjestelmähankkeissa – myös kotimaan rajojen ulkopuolella. Hannalla on monipuolista kokemusta julkisten hankintojen käytännön toteuttamisesta sekä valtionhallinnon prosessien, toimintatapojen ja IT-järjestelmien kehittämisestä. Hanna työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoiminnan kehittämisen erityisasiantuntijana.

 

Kuvassa mies tutkii tilastokuvia.

Hankintatoimen arviointi kirjanpitoyksiköissä

Hankintatoimen johtamisen tueksi tarvitaan tietoa oman organisaation hankintojen ja hankintatoimen tilasta. Riittävien ja oikeiden tietojen avulla varmistetaan hankintaprosessin tuloksellista, tehokasta ja asiantuntevaa toteutusta. Mahdollisten kehittämiskohteiden tunnistamiseksi vertailutiedot muista organisaatioista ovat tarpeellisia. Hankintojen tiedolla johtamisen edellytysten parantamiseksi on päätetty ryhtyä keräämään tietoa olennaisimmista kohteista oheisen hankintatoimen arvioinnin avulla. Arviointi on tarkoitettu vastattavaksi kaikissa kirjanpitoyksiköissä ja se tulee kohdistaa nykyhetkeen.

Kirjanpitoyksikkö vastaa jokaiseen kysymykseen omasta näkökulmastaan. Vastauksista julkaistaan yhteenvetotietoja valtiohallinnon tasolla ja kukin kirjanpitoyksikkö saa käyttöönsä omat vastauksensa. Vertailutietoja eri kirjanpitoyksiköiden välillä julkaistaan vain siinä tapauksessa, että siihen on kaikkien osapuolten suostumus.

Hankintatoimen arviointi ja arviointiin vastaaminen on aiheena Handi-työpajassa tiistaina 19.5.2020.

Lisätietoa arvioinnista ja siihen vastaamisesta saa osoitteesta hankintatoimi@valtiokonttori.fi.

Hanna Hirsimäki

Suorituskyvyn seuranta vauhdittaa hankintatoiminnan kehittämistä

Julkisen sektorin toteuttamilla hankinnoilla on huomattava taloudellinen merkitys sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Esimerkiksi McKinseyn vuonna 2017 tekemän tutkimuksen mukaan 3,5 biljoonan dollarin globaali rahoitusvaje olisi mahdollista korjata noin neljässä vuodessa, mikäli hankintojen ohjauksessa ja johtamisessa noudatettaisiin parhaiten suoriutuvien maiden toimintatapoja. OECD on puolestaan esittänyt tuoreessa tutkimuksessaan, että jo 1 prosentin parannus hankintakustannuksissa saattaisi merkitä jäsenmaille peräti 43 miljardin euron vuosittaisia säästöjä. Näiden valtavien lukujen pohjalta voidaan todeta, että hankintojen sisäisen potentiaalin löytämisen eteen on syytä tehdä edelleen ahkeraa kehitystyötä.

Kotimaamme näyttäytyy OECD:n tutkimuksessa varsin poikkeuksellisena valtiona, sillä julkiset hankinnat muodostavat Suomen valtion kokonaiskustannuksista peräti kolmasosan. Bruttokansantuotteeseen suhteutettuna tämä osuus haukkaa noin 17,5 prosenttia, ja OECD:n muihin jäsenmaihin verrattuna ainoastaan Alankomaat kipuaa Suomen edelle reilun 20 prosentin BKT-osuudellaan. Hankintojen suuri vaikutus valtiontalouden tasapainoon on kiistaton, ja hankintojen tehostamiseksi onkin toteutettu jo useita toimenpiteitä erilaisten hankkeiden, kuten HANKOn ja Handin muodossa.

Kaikki alkaa strategiasta

Hankintatoiminta on nähty perinteisesti reaktiivisena rutiinityönä, jossa strategiselle suunnittelulle tai jatkuvalle parantamiselle ei ole ollut juurikaan tarvetta. Rooli on kuitenkin alkanut hiljalleen muuttua, ja hankintatoimen merkitys koko organisaatiota läpileikkaavana ydintoimintona on saanut entistä enemmän ansaitsemaansa jalansijaa. Myös valtionhallinto on herännyt hankintatoiminnan strategiseen merkitykseen, sillä hankinnat saattavat muodostaa jopa 50 – 80 prosenttia yksittäisen organisaation toimintamenoista. Harva virasto tai laitos pystyisi enää toteuttamaan omaa ydintehtäväänsä ilman ulkopuolelta ostettuja tavaroita tai palveluita.

Roolin muutos välittyy myös valtionvarainministeriön julkaisemasta Suomen julkisten hankintojen tilannekuvasta, joka tulee toimimaan lähtökohtana Suomen uuden kansallisen hankintastrategian laatimisessa. Julkaisu nostaa esille muun muassa hankintojen strategisen merkittävyyden, vaikuttavuuden johtamisen murroksen sekä erityisesti tarpeen hankintadatan säännöllisen arviointiin. Hankintadatan arviointi tullee käytännössä tarkoittamaan erilaisten mittareiden kehittämistä ja käyttöönottoa koko valtionhallinnon alalla.

Sitä saat mitä mittaat

Suorituskyvyn mittaaminen ja analysointi on ainoa käytännön keino havainnollistaa organisaation toimintaa sekä tuottaa objektiivista tietoa päätöksenteon tueksi. Mittareilla voidaan kartoittaa niin hankintatoimen kuin -järjestelmienkin sujuvaa toimintaa, toteutetun hankinnan välittömiä vaikutuksia sekä myös pidemmän aikavälin vaikuttavuutta. Mittaamisen lähtökohtana on aina kriittisten menestystekijöiden tunnistaminen ja soveltuvien tavoitteiden (mittareiden) asettaminen organisaation yksilöllisen strategian mukaisesti.

Kehittämisprosessissa on huomioitava myös se, että sidosryhmien tarpeet, optimaaliset suoritteet ja niihin vaikuttavat tekijät sekä itse suorituskykyä kuvaavat mittarit ja jopa organisaation strategia ovat jatkuvassa muutoksessa. Suorituskyvyn arviointi ei siis ole millään muotoa kertaluontoinen keikka, vaan organisaation on panostettava siihen pitkäjänteisesti ja tosissaan.

Vuoden 2019 lopulla Handissa pilotoitiin jo ensimmäisiä hankintatoiminnan maturiteettiin kohdistuvia suorituskykymittareita, joiden kehittämistä jatketaan myös kuluvan vuoden aikana. Mittaamisessa on päästy nyt hyvään alkuun, vaikkakin pidemmältä aikaväliltä hankittua vertailudataa sekä sen pohjalta muodostettuja uusia kehityskohteita saataneen odotella vielä jonkin aikaa.

Toiminnan parantaminen jatkuu myös Handi-ohjelman jälkeisessä maailmassa

Hankintatoiminnan kehittäminen ei tule pysähtymään Handi-toteutusohjelman päättymiseen. Palkeiden Handi-hankkeessa paneudutaan seuraavaksi neljännen vaiheen kehittämistoimiin ja järjestelmää parannetaan edelleen. Lisäksi konsernitasolla on tarkoitus saavuttaa valtionhallinnon hankintakehittämisen yhteinen tavoitetila ja muodostaa selkeä roadmap tulevaisuuden toimenpiteille.

Sopimus- ja toimittajahallintaan sekä hankintaprosessin manuaalisiin kontrolleihin on luvassa erilaisia toimenpiteitä ja ohjeistuksia, ja valmisteilla oleva yhteinen hankintastrategia poikinee myös paljon uusia kehityskohteita eri puolille valtionhallintoa. Pysytään siis kuulolla ja katsotaan tulevaisuuteen avoimin mielin – vallitsevasta poikkeustilasta huolimatta!

Blogin kirjoittaja Hanna Hirsimäki on hankintatehtävien ammattilainen, joka on toiminut sekä yksityisellä että julkisella sektorilla laajoissa kehittämis-, muutos- ja järjestelmähankkeissa – myös kotimaan rajojen ulkopuolella. Hannalla on monipuolista kokemusta julkisten hankintojen käytännön toteuttamisesta sekä valtionhallinnon prosessien, toimintatapojen ja IT-järjestelmien kehittämisestä. Hanna työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoiminnan kehittämisen erityisasiantuntijana.

thought_bild

Handi-työpajassa aiheena hankintatoimen tulevaisuus

Handi-ohjelma päättyi maaliskuun lopussa ja valtion hankintatoimen kehittämisen katseet on suunnattu pitkälle horisonttiin. Hankintatoimen seuraavien kehitysaskeleiden suuntaan haettiin inspiraatiota Espoon hankintatoimen uusista toimintamalleista. Huhtikuun Handi-työpajassa kuultiin myös Herkkä-palvelun käyttöönoton etenemisestä ja tutustuttiin Hätäkeskuslaitoksen käyttökokemuksiin Handi-palvelusta.

Kaikissa budjettivaltion kirjanpitoyksiköissä otetaan käyttöön Herkkä palvelujärjestelmä, joka tulee korvaamaan palkkaluetteloiden kierrätykseen aiemmin käytössä olleet järjestelmät ja tuotantoympäristöt. Uuden ratkaisun myötä palkkaluetteloiden kierrätys siirtyy vuonna 2020 omaan erilliseen sähköiseen tuotantoympäristöönsä, jossa kierrätetään palkkaluettelot ja arkistoidaan arkistovelvoitteen alla olevat muut tositteet. Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen kertoo haastattelussa tarkemmin siitä, miten Herkkä-ratkaisun käyttöönotto tulee vaikuttamaan Palkeiden palvelutuotantoon ja asiakaslaskutukseen.

Onnistunut hankintatoimi tärkein kilpailuntekijä

Handi-palveluun liittyy paljon kehittämistarpeita ja toiveita. Monissa virastoissa siirtyminen Rondosta Handiin on vaatinut omaa hankintatoimen prosessin kuntoon saattamista. Niin myös Hätäkeskuslaitoksessa, jossa ollaan parhaillaan siirtymässä hajautetusta hankintatoimesta kohti hankintojen keskitettyä johtamista. Kun Handi-palvelu kokoaa tiedon hankinnoista yhteen paikkaan, järjestelmän avulla pyritään automatisoimaan rutiinitöitä ja hankinnat voidaan keskittää ydinjoukon tehtäväksi.

Hankintojen vaikuttavuuden lisääminen edellyttää kykyä vastata toimialan tarpeisiin ja hyödyntää toimivia markkinoita talouden kannalta edullisesti ja kestävästi. Espoon kaupungissa hankintojen strateginen johtaminen on pyritty sisällyttämään osaksi kaupungin johtamisjärjestelmää. Strateginen hankinta on Espoon kaupungin hankintajohtaja Ari Erkinharjun mukaan ennen kaikkea muutosten hallintaa. Vaikka jollekin hankinnan alueelle olisi kehitetty merkittävää lisäarvoa tuottava hankintastrategia, ei sillä ole merkitystä, jos strategiaa ei kyetä toteuttamaan tehokkaasti.

Strategiasta kategorioihin ja parempaan tilannekuvaan

Espoon kaupungissa proaktiivinen ja suunnitelmallinen ote toimittajamarkkinaan pyritään saavuttamaan hankintojen kategorisoinnilla ja kategoriajohtamisella (Category Management). Miten hankinnat sitten määritellään kategorioiksi? Kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta. Pienessä virastossa hankintoja ei kannata jakaa kovin pieniin osiin, mutta suuressa organisaatiossa hankinnat on hyvä jakaa pienempiin kokonaisuuksiin, jotta niitä on helpompi ohjata. Hankintakategorioita laadittaessa on olennaista huomioida myös toimittajamarkkinoiden ominaisuudet.

Miten kategoriajohtamista on sovellettu valtion virastoissa – tutustu Tullin tarinaan.

Kati Siikonen, Palkeet

Herkkä – en ny produktionsmiljö för hantering och arkivering av HR-information

Förändringen berör alla budgetstatens bokföringsenheter, påminner Kati Siikonen från Palkeet.

Tjänsten Herkkä ska ersätta de system och produktionsmiljöer som tidigare använts för återvinning av löneförteckningar. Herkkä tas i bruk inom alla statens bokföringsenheter hösten 2020. Hur kommer ibruktagandet av Herkkä att påverka Palkeets serviceproduktion och kundfakturering?

Återvinningen av löneförteckningar överförs år 2020 till en separat digital produktionsmiljö, där löneförteckningarna återvinns och övriga verifikat som omfattas av arkiveringsskyldighet arkiveras. Namnet Herkkä lanserades ursprungligen av Palkeets teknologidirektör Juha Koljonen. Namnet utgick från talspråket, och alla talar nu om Herkkä.

– Staten har en del tjänsteuppdrag där befattningsbenämningen eller platsen för utförandet av uppdraget är sekretessbelagd. Vi konstaterade att dessa uppgifter inte kan behandlas i en molntjänst utanför Finlands gränser, säger Kati Siikonen, projektchef för tjänsten Handi inom Palkeet.

Känsligt HR-material får ett nytt hem

Statsförvaltningen använde tidigare systemet Rondo för återvinning och arkivering av dokument. Under Handi-programmet förnyades de digitala beställningarna och hanteringen av fakturor, varvid Rondo ersattes av tjänsten Handi. För närvarande hanteras alla ekonomiförvaltningens och upphandlingsväsendets dokument i Handi.

– Man beslöt att separera återvinningen av löneförteckningar från Handi-tjänstens lösningshelhet, och för detta ändamål byggs en gemensam produktionsmiljö för alla ämbetsverk i Valtori-tjänsten, preciserar Siikonen.

Budgetförordningen förutsätter att alla kostnader samt utgifter och arvoden som betalas till löntagarnas konton granskas och godkänns. Löneutbetalnings- och löneräkningsprocessen är en egen process inom personaladministrationen, och som en del av den skapas ett dokument över lönekörningarna som kallas löneförteckning. För att skyldigheten enligt budgetförordningen ska uppfyllas skickas löneförteckningarna från Palkeets serviceproduktion till ämbetsverkens ansvarspersoner för granskning och godkännande.

Hos löne- och personaladministrationen finns dokument som tolkas som en del av bokföringens verifikatmaterial. De omfattas därför av arkiveringsskyldighet på samma sätt som inköpsfakturor och bokföringsrapporter inom ekonomiförvaltningen. För dokumenten gäller dessutom olika förvaringstider beroende på dokumentklass, och de får endast hanteras av tjänstemän som utnämnts för uppgiften.

Genomförandet av Herkkä-lösningen påverkar ämbetsverkens vardag tillfälligt

Ibruktagandet av Herkkä har två skeden. Enligt Palkeet kommer processen inte att medföra någon stor arbetsbörda för ämbetsverken, eftersom byggandet av systemmiljön under våren 2020 i stort sett inte kommer att påverka ämbetsverkens vardag. Det kommer dock att ske ett driftsavbrott i det gamla Rondo-systemet när det gamla verifikatmaterialet för bokföringen konverteras för den nya lösningen.

– Det är bra om ämbetsverken är beredda på det här. När överföringen av data till det nya systemet börjar får de gamla systemen inte användas, för att arkiveringskonverteringen ska kunna genomföras. Rondo-användarna kommer också att få anvisningar för ett tillfälligt förfarande för återvinning av löneförteckningar.

Herkkä-servicemiljön förverkligas enligt samma principer som det tidigare ibruktagandet av Handi-tjänsten – i samarbete med ämbetsverken.

– Rollerna och användarbehörigheterna inom godkännandet och granskningen av löneförteckningar kommer att avtalas i samarbete med ämbetsverken. Samtidigt tilldelas en viss person rätten att bläddra i gammalt verifikatmaterial, berättar Siikonen.

Den tjänstemiljö som Herkkä-lösningen kräver ska skapas i Valtori inom april. Palkeet kommer under de närmaste veckorna att ge de ämbetsverk som använder Rondo anvisningar för ibruktagandet av det tillfälliga förfarandet.

Herkkä i korthet:

  • Det nya servicesystemet Herkkä och en gemensam produktionsmiljö för återvinning av löneförteckningar tas i bruk vid sidan av Handi-tjänsten
  • Förändringen berör alla budgetstatens bokföringsenheter
  • Rondo-användarna får en tillfällig modell för godkännandeåtervinning av löneförteckningar mellan Palkeet och ämbetsverken
  • Alla material ska bort ur det gamla systemet före slutet av augusti, då Rondo-servermiljön börjar köras ner och tas ut bruk.

Mer information:
Projektchef för Handi-tjänsten Kati Siikonen, tfn 029562192, kati.siikonen(at)palkeet.fi

Handi_Fimea

Ett litet ämbetsverks stora insikt ger effektivare upphandlingar

Fimeas huvudkontor finns i Kuopio. Fimea har också verksamhetsställen i Helsingfors, Åbo och Tammerfors. Esko Kiiski och Tiina Rosholm arbetar ofta via Skype.

Enligt Fimeas upphandlingsexperter är ämbetsverkens upphandlingar inte rätt ställe att syssla med vetenskap. Ämbetsverkets karaktär och verksamhetsfält bör i stället vara utgångspunkten för all utveckling. Vid sidan av centralisering av upphandlingarna skapar tydliga förfaranden för konkurrensutsättning och upphandlingar förutsättningar för att exempelvis förbättra ansvarsfullheten i upphandlingarna.

Innan ansvaret för ämbetsverkets upphandlingar på ett tydligt sätt hade tilldelats en upphandlingskoordinator, levde man inom Säkerhets – och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimeas upphandlingsverksamhet kortsiktigt och i stunden. Omorganiseringen av upphandlingsväsendet och ibruktagandet av Handi gav dem som arbetar med upphandlingar en smidigare vardag. Samtidigt lyftes effektiviteten och ekonomin i upphandlingarna till en ny nivå.

– Övergången till Handi var en teknisk förändring. Utvecklingen av upphandlingsväsendets organisation hade större betydelse. Inom Fimea betraktas upphandlingsväsendet som strategiskt viktigt – samarbetet mellan upphandlingsproffsen och den övriga organisationen möjliggör en modern och strategisk hantering av ämbetsverkets upphandlingar, berättar ekonomidirektör Esko Kiiski, som ansvarar för upphandlingsväsendets organisation, angående de förändringar som gjorts under det senaste året.

Rediga upphandlingar – nöjda kunder

Även om upphandlingsverksamheten inom den offentliga sektorn sker centraliserat, måste varje organisation själv fastställa de strategiska målen och kategoriseringarna för sina upphandlingar samt modellen för hur de ska ledas. Fimea har strävat efter att göra sin upphandlingsverksamhet så transparent som möjligt för både ämbetsverkets egna tjänstemän och andra berörda parter. Som ett relativt litet ämbetsverk har Fimea hittat sin egen väg genom att koncentrera upphandlingsuppgifterna till en upphandlingsdirektör, en upphandlingskoordinator och en jurist.

– Elementen i upphandlingsverksamheten fungerar bra hos oss. Vår upphandlingsstadga har utarbetats enligt Hanko-modellen. De ekonomiskt sett största upphandlingarna är IT-upphandlingar. Vi gör upphandlingar av material och tjänster för upprätthållandet av ämbetsverkets verksamhet, och därtill gör vårt laboratorium sina egna upphandlingar, berättar upphandlingskoordinator Tiina Rosholm .

Europeiskt samarbete och innovation

Säkerhets – och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea är i egenskap av nationell myndighet även en del av det Europeiska myndighetsnätverket för läkemedelstillsyn. 85 procent av Fimeas finansiering kommer direkt från läkemedelsindustrin och aktörer inom den medicinska sektorn, medan 15 procent består av budgetanslag. Finansieringsgrunden återspeglas i utvecklingen av upphandlingar bland annat via europeiskt samarbete.

– Innovativitet i upphandlingarna syns för oss genom skötseln av gemensamma ärenden. Vi kan exempelvis konsultera andra europeiska läkemedelsverk i olika datatekniska upphandlingar och på motsvarande sätt dela med oss av vårt eget kunnande till andra länder i Europa, berättar Kiiski.

Fimea är ett centralämbetsverk underställt social- och hälsovårdsministeriet, som övervakar säkerheten hos läkemedel avsedda för människor och djur samt blod- och vävnadsprodukter. Som tillstånds- och tillsynsmyndighet för aktörer inom läkemedelsbranschen är Fimeas uppgift att utveckla läkemedelsbranschen och främja befolkningens hälsa. Till Fimeas uppgifter hör också samordning av den nationella utvecklingen av läkemedelsbranschen, forskningsuppgifter och utvärdering av läkemedelsbehandlingar.

Det finns rum för förbättring i samarbetet med leverantörer

Fimeas upphandlingsavdelning har i ett par års tid arbetat för att göra ämbetsverkets nya modell för upphandlingar känd inom sin organisation. Modellen grundar sig på det digitala konkurrensutsättningssystemet Cloudia samt beställnings- och fakturahanteringssystemet Handi.

Enligt upphandlingskoordinator Rosholm har de största utmaningarna i fråga om upphandlingar och utveckling anknutit till administrationen av och samarbetet med leverantörer i Handi-tjänsten.

– Mycket arbete har gjorts inom ämbetsverket för att få till stånd automatisk allokering av fakturornas referenser och avtalsnummer, och arbetet har också gett resultat. Upphandlingarna inom vårt ämbetsverk går som tåget. Vårt nästa mål är att öka automationsgraden i behandlingen av fakturor från omkring 20 procent, så att 50 procent av våra fakturor går till betalning automatiskt, berättar Rosholm målmedvetet.

Ämbetsverkets upphandlingar är en del av statens upphandlingsväsende

Den offentliga sektorn i Finland gör årligen upphandlingar för omkring 35 miljarder euro. Genom offentliga upphandlingar kan man främja samhälleliga mål med hjälp av olika verksamhetsmodeller. Oberoende av om man talar om upphandlingar på statens eller ämbetsverkets nivå är riskhantering samt öppen, jämlik och väldokumenterad marknadsdialog centrala faktorer.

– Vi är nöjda med resultaten av vårt utvecklingsarbete, centraliseringen av upphandlingarna och förtydligandet av ansvaret inom upphandlingsprocessen. Vid sidan av ämbetsverket måste upphandlingsväsendet i framtiden utvecklas för ett tätare samband med budgetprocessen även på statsförvaltningens nivå, påminner Kiiski.

Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea tipsar om god praxis:

  • Man bör inte göra upphandlingarna till en vetenskap, utan anpassa anvisningarna för upphandlingsverksamheten enligt ämbetsverkets karaktär. På så sätt kan upphandlingsväsendet som helhet göras mer lättbegripligt för den tjänsteman som ska genomföra upphandlingarna.
  • En granskning av modellen för uppföljningsobjekt i förhållande till Handi-förfarandet gör det lättare att upprätthålla en lägesbild i fråga om upphandlingsväsendet. Samtidigt uppmuntrar det till mer omfattande användning av automatisering, när inköpsfakturor går direkt till betalning.
  • Centralisering av upphandlingarna enligt principen om alla tjänster på ett och samma ställe förbättrar effektiviteten. Några personer inom organisationen har gedigen expertis gällande upphandlingar, och konkurrensutsättningarna kan skötas centraliserat.

 

Text och bild: Henni Purtonen

Automation of business workflows and processes with businessman

Tilannekuva julkisten hankintojen nykytilasta on valmistunut

Julkisten hankintojen ammattilaiset ovat ensimmäistä kertaa laatineet kattavan tilannekuvan julkisten hankintojen nykytilasta ja kehittämiskohteista valtiovarainministeriö kertoo 14.4.2020 julkaistussa tiedotteessaan. Kuntaministeri Sirpa Paatero asetti yhteistyössä Kuntaliiton kanssa viime syksynä Hankinta-Suomi ohjelman, jonka yhtenä tavoitteena on laatia kansallinen hankintastrategia.

– Julkiset hankinnat ovat tärkeä väline hallituksen päätavoitteiden toteuttamisessa. Tämä kattava tilannekuva luo hyvän pohjan vastuullisempiin hankintoihin. Se osoittaa myös, että meidän ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Ympäri Suomea on jo käytössä toimintamalleja, joita pitää saada laajemmin käyttöön, Paatero sanoo tiedotteessa.

Tilannekuva sisältää konkreettisia suosituksia organisaatioille ja hankinta-ammattilaisille

Osana kansallisen hankintastrategian valmistelua ja verkostomaisen yhteistyön puitteissa hankintojen ammattilaiset ovat kartoittaneet Suomen julkisten hankintojen nykytilaa, työstäneet keskeisiä kehittämiskohteita ja laatineet toimenpide-ehdotuksia, jotka julkaistaan nyt kattavana tilannekuvana. Valtiovarainministeriö kertoo, että tilannekuva on lajissaan ensimmäinen.

Tilannekuva koostuu seitsemästä teemasta, joita ovat hankintojen strateginen johtaminen, hankintaosaamisen kehittäminen ja kyvykkyydet, taloudellinen kestävyys, sosiaalinen kestävyys, ekologinen kestävyys, innovaatiot sekä markkinoiden toimivuus julkisten hankintojen näkökulmasta. Kunkin teeman yhteyteen on laadittu ammattilaisten koostamat listat: ehdotukset kansallisiksi toimenpiteiksi, suositukset hankintayksiköille sekä suositukset yrityksille.

Valtiovarainministeriön mukaan tilannekuvan pohjalta on helppo tunnistaa valtakunnallisia hankintojen strategisia kehittämiskohteita. Lisäksi tilannekuva sisältää hyviä vinkkejä ja suosituksia, joita valtion, kuntien ja yritysten toimijat voivat ottaa heti käyttöönsä, myös ilman kansallisia kehittämistoimia, valmisteluryhmän puheenjohtajana toiminut Kuntaliiton johtava lakimies Katariina Huikko toteaa tiedotteessa.

– Tilannekuvan valmistelu on tapahtunut tiiviillä aikataululla ja hankinta-ammattilaiset ovat osallistuneet sen laatimiseen oman varsinaisen työnsä ohessa. Olen erittäin iloinen, että meillä on Suomessa näin asiaansa sitoutunut ja ammattitaitoinen joukko, Huikko kuvaa valmisteluprosessia.

Ohjelman tavoitteena on lisätä julkisten hankintojen vaikuttavuutta

Yleisen arvion mukaan julkisiin hankintoihin käytetään Suomessa noin 35 miljardia euroa vuosittain. Hankintoihin käytettävillä verovaroilla tulee saada kansalaisille laadukkaita palveluita, vaikuttaa ekologiseen ja sosiaaliseen kestävyyteen sekä edistää elinvoimaisia markkinoita ja julkisen talouden kestävyyttä. Hankinta-Suomi-toimenpideohjelma tähtää siihen, että julkiset hankinnat kehittyvät Suomessa entistä vaikuttavammiksi.

– Nyt julkaistu laaja tilannekuva antaa vakaan pohjan kehittämistyön suuntaamiseen ja verkostomaisen yhteistyön jatkamiseen, summaa Hankinta-Suomi ohjelmajohtaja, finanssineuvos Tarja Sinivuori-Boldt valtiovarainministeriöstä.

Kansallinen hankintastrategia valmistuu alkusyksystä 2020.

Suomen julkisten hankintojen tilannekuva

Lisätietoja:

Finanssineuvos, Tarja Sinivuori-Boldt, valtiovarainministeriö, puh. 02955 30433, tarja.sinivuori-boldt(at)vm.fi

Johtava lakimies Katariina Huikko, Kuntaliitto, puh. 050 566 4327, katariina.huikko(at)kuntaliitto.fi