Senaatti logo

Senaatti halusi Handi-palvelun

Senaatti-kiinteistöt on päättänyt ottaa käyttöön valtionhallinnon yhteisen tilaamisen ja laskujenkäsittelyn järjestelmän, Handi-palvelun. Senaatti on jo nyt palveluntarjoajana mukana Handi-palvelussa, jonne Senaatti tuottaa jatkossa kaikki virastojen kanssa tehdyt vuokrasopimukset. Niihin liittyvät laskut kohdistetaan sopimuksiin automaattisesti.

Handi-palvelun odotetaan tehostavan Senaatin jo ennestään hyvää automaatioastetta minimoimalla manuaaliset työvaiheet. Tavoitteena on myös saada tilaajien ja laskujen käsittelijöiden käyttöön entistä helppokäyttöisemmät työvälineet. Senaatti käsittelee vuosittain noin 110 000 omaa ostolaskua. Näistä jo yli 90 prosenttia kohdistuu automaattisesti tilaukseen tai sopimukseen. Senaatissa tehdään noin 20 000 sähköistä tilausta vuodessa ja laskuihin kohdistettavia sopimuksia on yli 5000. Nämä kaikki käsitellään Handi-palvelussa maaliskuusta 2020 alkaen.

”Handi-palvelun myötä saamme parempaa tietoa toiminnan tueksi, varmistamme valtion kokonaisedun toteutumisen ja parannamme hankintojen ohjausta”, käyttöönotosta vastaava talousjohtaja Mikko Ahola sanoo.
”Senaatin mukaantulo tukee myös Handi-palvelun jatkokehittämistä. Senaatilla on monia edistyksellisiä hankintatoimen ratkaisuja, joista muu valtionhallinto voi ottaa mallia”, Palkeiden hankepäällikkö Kati Siikonen toteaa. ”Senaatti puolestaan saa yhteistyön myötä käyttöönsä sen osaamisen, jota virastoverkostoon on kertynyt Handi-toteutusohjelman aikana.”

Senaatin Handi-palvelun määrittelyt on aloitettu maaliskuussa ja hyväksyntätestaus alkaa lokakuussa. Senaatin ostolaskujen käsittely Handi-palvelussa tulee kasvattamaan palvelun suoritemääriä noin 10 prosenttia.

parviainen rajattu

Hyvä valmistautuminen takasi ripeän Handi-aloituksen Maanmittauslaitoksessa

Maanmittauslaitos on yksi niistä kahdeksasta kirjanpitoyksiköstä, jotka aloittivat Handi-palvelun käytön vuoden vaihteessa. Noin kolmessa viikossa järjestelmään on tehty jo noin 80 tilausta ja käsitelty yli 500 laskua.

“Hankintatoimen perusteellinen läpikäynti ja aktiivinen sekä aiemmin Tilhaa käyttänyt projektiryhmä ovat nopeasti alkaneen käytön taustalla”, kertoo johtava asiantuntija ja hankintojen palveluvastaava Eila Parviainen. “Heti alussa näytti, että noin puolet laskuista kohdistui automaattisesti ja raportoinnissa näkyy, että vihreä pylväs kasvaa nopeasti.”

Vielä kattavamman laskuautomaation saavuttamiseksi Maanmittauslaitoksessa käydään parhaillaan läpi eri osa-alueiden suurimpia toimittajien laskuja ja niihin sopivaa Handi -prosessia, kuten esim. sopimuskohdistuksen hyödyntämistä. Sopimuskohdistus tuo mukaan uusia työvaiheita virastolle ja olemme aloittaneet jo sopimuskansilehtien tekemisen.

Alussa uuden järjestelmän ja palvelun toimivuus varmistettiin yhteistyössä Palkeiden kanssa päivittäin. Maanmittauslaitoksen projektivastaavana Palkeissa toimi Teija Huhtanen. “Hänen kanssa yhteistyö on sujunut erittäin hyvin ja olemme olleet onnekkaita saadessamme hyödyntää hänen asiantuntemustaan Handin käyttöönotossa”, kiittelee Parviainen.

Prosessista liikkeelle

Hankintatoimen uudistaminen oli Maanmittauslaitoksessa huomattavasti laajempi asia kuin pelkkä järjestelmän käyttöönotto.
“Kävimme vajaassa vuodessa Handi-palvelujärjestelmän käyttöönottoon valmistautumisen lisäksi koko hankintaprosessin ja sen organisoinnin läpi. Aloitimme hankintojen luokittelulla kategorioihin: MML:n tuotanto, kehityssalkku, ICT sekä sisäiset palvelut”,  Parviainen kertoo.

“Lisäksi uudelleenorganisoimme hankintatointa ja muodostamme hankintapalveluryhmän, joka koostuu ostotiimistä ja kategoriavastaavista. Noin 20 hengen hankintapalveluryhmä hoitaa mm. hankintojen koordinoinnin, hankintojen suunnittelun, kilpailutusten koordinoinnin, tilausten viennin Handi-palveluun sekä laskujen käsittelyn.”

Kiertämistä ja kertausta

Uutta toimintamallia on tehty ahkerasti tutuksi koko Maanmittauslaitoksessa. Parviainen itse on kiertänyt vastuualueita ja johtoryhmiä, ja hyväksyjäoikeudet saaneiden perehdyttämisessä hyödynnetään Handi-ohjeita. Intrassa on avattu useampaan kertaan, mitä muutos tarkoittaa jokaisen työntekijän kohdalla. “Kaikkien pitää tietää, miten lähteä liikkeelle, kun on tarve hankkia jotakin”, Parviainen muistuttaa.

Maanmittauslaitoksessa hankintojen keskittäminen on todettu jo aiemmin toimivaksi malliksi. Uusi hankintapalveluryhmä on sisäinen palvelu koko organisaatiolle. Vain hankintapalveluryhmällä on oikeudet tilausten tekemiseen Handi-palvelussa. Tilauksia ja laskuja voi sen sijaan hyväksyä noin sadan hengen joukko.

“Substanssiasiantuntijat toki määrittelevät tarpeet ja osallistuvat kilpailutukseen. Hankintapalveluryhmän tavoitteena on aikatauluttaa hankinnat ja kilpailutukset entistä paremmin, jakaa tietämystä ja vähentää riskejä laajentamalla osaamista. Näin Maanmittauslaitoksen johto voi luottaa siihen, että hankinnat toteutetaan lakien mukaan hallitusti ja tehokkaasti”, Parviainen kuvaa.

Tekniikoiden yhdistelmät haastavat

Hyvästä valmistautumisesta ja riskikartoituksesta huolimatta vuoden vaihteen h-hetki oli jännittävä. Windows 7 -käyttöjärjestelmä, InternetExplorer-selain sekä virtu-kirjautuminen aiheuttivat ongelman, joka väistettiin antamalla erilliset kirjautumistunnukset muutamille henkilöille. Sen jälkeen on pantu vauhtia Windows 10 -käyttöjärjestelmään siirtymiseen.

Muutamia kehityskohteita Handi-palvelujärjestelmään on tunnistettu ensimmäisten käyttöviikkojen aikana. “Toivomme useampirivisten tilausten helpompaa käsittelyä ja esimerkiksi automatisoitua alv-laskentaa joillekin lomakkeille”, Parviainen sanoo. “Tilausten seuranta voisi olla havainnollisempi, mutta raportointi on selkeä ja hyödyllinen.”

Jatkossa Parviainen toivoo valtion hankintatoimen kehittämistä niin, että valtiolla opitaan parempaa kilpailutusta. Tavoitteena tulisi olla, että kilpailutuksilla saadaan hankintoihin parempi kustannus-hyöty-vaikutus hankintojen vaikuttavuus huomioiden.

Hylkää nykytila

Muille kirjanpitoyksiköille Parviainen antaa muutaman vinkin Handi-palveluun valmistautumiseen:

  • Hyvä projektointi ja riskikartoitus vähentävät kiirettä ja yllätyksiä, mutta joustavuuttakin tarvitaan.
  • Hankintojen uudistamisessa on hyvä lähteä liikkeelle tarpeeksi laajasti. Nykytilaa ei kannata jäädä miettimään vaan katsoa rohkeasti, miten hankintojen halutaan tulevaisuudessa toimivan
  • Projekti vaatii tarpeeksi resursseja ja johdon sitoutumisen. Hyvä työnjako on, että johdolla, esimerkiksi ohjausryhmällä, on aktiivinen rooli organisoitumisen valmistelussa, silloin projektiryhmä pystyy keskittymään järjestelmän testaukseen ja itse käyttöönottoon.
  • Muiden kirjanpitoyksiköiden kokemuksista kannattaa pysyä kuulolla!
tilaaminen handissa

Verkkokoulutuksista tukea Handi-palvelun käyttöön

eOppivassa on julkaistu 18.12.Tilaaminen Handissa -verkkokoulutus. Kanavassa on aiemmin julkaistu yleinen Hankinta 2020 -verkkokoulutus. Molemmat kurssit on hyvä suorittaa ennen Handi-palvelun käyttöönottoa. Hankinta 2020 -koulutus sopii kaikille virkamiehille. Hyödynnä vaikka vuoden vaihteen hiljaisemmat päivät tutustumalla verkkokoulutuksiin!
Tilaaminen Handissa -verkkokoulutukseen pääset tästä. Kirjoita hakukenttään kurssin nimi.

Handi-palvelun käyttöä tukevia koulutusmateriaaleja ja ohjeita löytyy myös Handi-Tiimeristä (vaatii kirjautumisen).

Automation of business workflows and processes with businessman

Tammikuu tuo paljon lisää Handi-palvelun käyttäjiä

Handi-palvelu on käytössä jo 11 kirjanpitoyksikössä. Vuoden vaihde lähes tuplaa palvelua käyttävien organisaatioiden määrän, kun se tulee käyttöön sisäministeriössä, Maanmittauslaitoksella, Rajavartiolaitoksella, Rikosseuraamuslaitoksella, Valtiontalouden tarkastusvirastossa, Ruokavirastossa, Traficomissa sekä Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksessa.

Eri rooleissa palvelua käyttää yhteensä jo lähes 6 000 henkilöä: virastoissa esimerkiksi tilausesitysten tekijöinä, hankintavastaavina tai talousvastaavina noin 5 400 ja toimittajan roolissa portaalia noin 500 . Vuoden vaihteen jälkeen rekisteröityjä käyttäjiä tulee lisää noin 2 000.

Käyttöönottoprojektien tarkan aikataulun löydät täältä. Etenemistä seurataan myös Handi-palvelun uutiskirjeessä sekä Tiimeri-työtilassa. Uutiskirje on suunnattu palvelua jo käyttäville tai käytön pian aloittaville, mutta myös tulevat Handi-palvelun käyttäjät voivat tilata sen osoitteesta viestinta@palkeet.fi

Ari_Elo

Tilastokeskuksessa Handi käyttöön rennolla otteella

Tilastokeskus otti Handi-palvelun käyttöön ensimmäisten joukossa marraskuun alussa. Tätä edelsi useiden kuukausien valmistelutyö, johon kuitenkin suhtauduttiin rennolla otteella. Tilastokeskuksen suunnittelija Ari Elo toimi Tilastokeskuksen käyttöönoton projektipäällikkönä. Ari kertoo, että pitkä kokemus erilaisista taloushallinnon tehtävistä sekä järjestelmien käyttöönotoista oli hyvänä pohjana, kun hän otti vastuulleen Handin käyttöönoton valmistelun.

Tilausten tekemistä ja sopimusten käsittelyä keskitettiin lisää

Kaikki alkoi loppukevään kick off -tilaisuudesta, jonka jälkeen työ aloitettiin käymällä läpi kaikki viraston Rondo-käyttäjät sekä heidän käyttöoikeudet. Kaikki tilausten kanssa tekemisissä olevat saivat hankintavastaavan oikeudet. Tämä helpottaa asioiden hoitoa, kun kaikki voivat tehdä kaikkea. Taloushallintopalvelut saivat uutta vahvistusta, kun eri tilastoyksiköiden sihteerit yhdistettiin samaan sihteeritiimiin. Näin tilausten käsittelyä ja tiliöintiosaamista saatiin keskitettyä yhteen paikkaan, kun sihteeritiimi tekee keskitetysti tilauksia yksiköiden pyynnöstä. Tällä säästetään asiantuntijoiden aikaa, kun harvakseltaan tilauksia tekevien ei tarvitse opetalla systeemiä. Tilastokeskuksen tietohallintoyksikkö, tila- ja toimistopalvelut sekä kirjasto tekevät kuitenkin edelleen omat tilauksensa keskitetysti, Handin kautta totta kai. “Sitten meillä on tietysti myös maksuaikakortit käytössä yksittäisiä pieniä hankintoja, kuten kokoustarjoiluja varten”, kertoo Ari.

Tilastokeskuksen tavoite laskujen automaatiokäsittelylle lähivuosina on sama kuin valtiovarainministeriön asettama, eli 89%. “Se on kova tavoite, mutta siihen pyritään. Jos se ei onnistu, niin sitten mietitään toimintatapoja uudelleen”, toteaa Ari ja rientää seuraavaan tapaamiseen, joka sattuukin olemaan sihteeritiimin tiliöintikoulutus laskujen käsittelyä varten.

Pitkä projekti  mutta sujuva käyttöönotto

Kaiken kaikkiaan Handi-palvelun käyttöönotto on sujunut Tilastokeskuksessa hyvin. Käyttöönottoprojektin aloituksen (keväinen kick off -tilaisuus) ja varsinaisen käyttöönoton (1.11.) välinen aika oli Arin mielestä ehkä hieman pitkä. Toisaalta siinä oli hyvin aikaa käydä läpi sopimukset ja käyttöoikeudet. “Handi-palvelu on selkeä ja looginen, raportointi hieman erilaista, kuin Rondossa, mutta eiköhän tässä senkin opi”, toteaa Ari. “Tietysti jonkin verran on jouduttu pohtimaan eri toimintoja, mutta sekin on opettanut.”

“Jos kaikki sujuisi kuin rasvattu, oppiminenkin olisi vähäisempää. Samanlainen järjestelmä se on kuin kaikki muutkin, maalaisjärjellä pärjää jo pitkälle”, hän lisää. Ari kiittelee Palkeiden projektivastaava Heli Pitkäseltä sekä koko palveluryhmältä saatua apua sekä käyttöönoton valmistelussa että käyttöönoton jälkeen. Mukavaa lisä oli myös Palkeiden Hämeenlinnan toimipaikassa pidetyt käyttöönottokoulutukset. “Näki samalla vanhoja tuttujakin.”

Hyvä tilaisuus tarkentaa hankintaprosessia

Ari vinkkaa virastoille, joilla Handin käyttöönotto on vielä edessä, että valmistelu kannattaa hoitaa pala kerrallaan, alkaen käyttöoikeuksien miettimisestä Handissa tarvittavan osaamisen varmistamiseen. Käyttöönotto on hyvä tilaisuus katsoa viraston hankintaprosessia läpi muutenkin, esimerkiksi toiminnan keskittämisen kannalta. Positiivinen asenne muutoksen edessä auttaa pitkälle.

kati työpajassa

Handi-palvelun muutosehdotukset käsitellään läpinäkyvästi

Handi-palvelua koskevia kehittämisehdotuksia on saatu runsaasti pilottivaiheessa ja ensimmäisiltä palvelun käyttäjiltä. Muutoksia tehdään palvelujärjestelmään viikkosprinteissä tai versiopäivityksissä noin kuuden viikon välein. Esimerkiksi lokakuussa toteutettiin yhteensä noin 30 muutoskohdetta.

Kaikki muutosehdotukset käsitellään samalla mallilla. Muutospyynnön voi tehdä Tiimeri-työtilasta löytyvällä lomakkeella. Muutoshallinnan ryhmä käsittelee kaikki pyynnöt kerran viikossa. Ryhmässä on edustajat Palkeista ja järjestelmätoimittajalta. Muutoshallinnan ohjausryhmänä toimii muutoshallinnan seurantaryhmä, jossa on mukana kirjanpitoyksiköiden edustus. Tällä hetkellä kirjanpitoyksiköitä edustavat Verohallinto ja THL.

”Kun kaikki muutospyynnöt käsitellään saman mallin mukaan, voidaan varmistaa, että ne toteutetaan hallitusti ja Handi-palvelu toimii koko ajan laadukkaasti. Handi-palvelu on kaikille yhteinen ns. konsernitoteutus ja tällä mallilla varmistetaan, että muutokset palvelevat kaikkia käyttäjiä tasapuolisesti”, Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen sanoo.

Two colored bowling balls of number 15 and 14

Kirjanpitoyksiköiden Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on julkaistu

Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on valmistunut. Kevään ja kesän 2018 pilottivaiheessa on mukana viisi kirjanpitoyksikköä. Pilottivaiheessa Handi-palvelua, järjestelmäratkaisua ja käyttöönottomallia hiotaan käytännön kokemusten perusteella.

Vuoden 2018 lopussa Handi-palvelua alkavat käyttää sellaiset 17 virastoa, joissa on käytetty aktiivisesti Tilhaa. Kevään 2019 aikana Handi-palvelun käytön aloittaa 13 kirjanpitoyksikköä ja syksyllä 2019 loput 26 kirjanpitoyksikköä. Tarkempi aikataulu on julkaistu Palkeiden www-sivuilla.

Monet tekijät saattavat vielä aiheuttaa muutoksia aikataulusuunnitelmaan ja sitä päivitetään sitä mukaa, jos muutoksia aikatauluun tulee.

Uusi Handi-palvelu korvaa nykyiset Tilha- ja Rondo-järjestelmät ja se otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä.

Tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä

Hankintapäätös sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn palveluratkaisusta

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) on tehnyt hankintapäätöksen sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn palveluratkaisun hankinnasta. Toimittajaksi on valittu Softco.

Palveluratkaisu mahdollistaa helpon sähköisen tilaamisen sekä pitkälle viedyn laskujen käsittelyn automatisoinnin. Se tulee korvaamaan nykyisen Tilaustenhallintajärjestelmän Tilhan sekä laskujen käsittelyn ja arkistoinnin järjestelmän Rondon.

Uuden palveluratkaisun käyttöönotto alkaa hankintayksiköissä vuoden 2018 aikana.