tilaaminen handissa

Verkkokoulutuksista tukea Handi-palvelun käyttöön

eOppivassa on julkaistu 18.12.Tilaaminen Handissa -verkkokoulutus. Kanavassa on aiemmin julkaistu yleinen Hankinta 2020 -verkkokoulutus. Molemmat kurssit on hyvä suorittaa ennen Handi-palvelun käyttöönottoa. Hankinta 2020 -koulutus sopii kaikille virkamiehille. Hyödynnä vaikka vuoden vaihteen hiljaisemmat päivät tutustumalla verkkokoulutuksiin!
Tilaaminen Handissa -verkkokoulutukseen pääset tästä. Kirjoita hakukenttään kurssin nimi.

Handi-palvelun käyttöä tukevia koulutusmateriaaleja ja ohjeita löytyy myös Handi-Tiimeristä (vaatii kirjautumisen).

Automation of business workflows and processes with businessman

Tammikuu tuo paljon lisää Handi-palvelun käyttäjiä

Handi-palvelu on käytössä jo 11 kirjanpitoyksikössä. Vuoden vaihde lähes tuplaa palvelua käyttävien organisaatioiden määrän, kun se tulee käyttöön sisäministeriössä, Maanmittauslaitoksella, Rajavartiolaitoksella, Rikosseuraamuslaitoksella, Valtiontalouden tarkastusvirastossa, Ruokavirastossa, Traficomissa sekä Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksessa.

Eri rooleissa palvelua käyttää yhteensä jo lähes 6 000 henkilöä: virastoissa esimerkiksi tilausesitysten tekijöinä, hankintavastaavina tai talousvastaavina noin 5 400 ja toimittajan roolissa portaalia noin 500 . Vuoden vaihteen jälkeen rekisteröityjä käyttäjiä tulee lisää noin 2 000.

Käyttöönottoprojektien tarkan aikataulun löydät täältä. Etenemistä seurataan myös Handi-palvelun uutiskirjeessä sekä Tiimeri-työtilassa. Uutiskirje on suunnattu palvelua jo käyttäville tai käytön pian aloittaville, mutta myös tulevat Handi-palvelun käyttäjät voivat tilata sen osoitteesta viestinta@palkeet.fi

Ari_Elo

Tilastokeskuksessa Handi käyttöön rennolla otteella

Tilastokeskus otti Handi-palvelun käyttöön ensimmäisten joukossa marraskuun alussa. Tätä edelsi useiden kuukausien valmistelutyö, johon kuitenkin suhtauduttiin rennolla otteella. Tilastokeskuksen suunnittelija Ari Elo toimi Tilastokeskuksen käyttöönoton projektipäällikkönä. Ari kertoo, että pitkä kokemus erilaisista taloushallinnon tehtävistä sekä järjestelmien käyttöönotoista oli hyvänä pohjana, kun hän otti vastuulleen Handin käyttöönoton valmistelun.

Tilausten tekemistä ja sopimusten käsittelyä keskitettiin lisää

Kaikki alkoi loppukevään kick off -tilaisuudesta, jonka jälkeen työ aloitettiin käymällä läpi kaikki viraston Rondo-käyttäjät sekä heidän käyttöoikeudet. Kaikki tilausten kanssa tekemisissä olevat saivat hankintavastaavan oikeudet. Tämä helpottaa asioiden hoitoa, kun kaikki voivat tehdä kaikkea. Taloushallintopalvelut saivat uutta vahvistusta, kun eri tilastoyksiköiden sihteerit yhdistettiin samaan sihteeritiimiin. Näin tilausten käsittelyä ja tiliöintiosaamista saatiin keskitettyä yhteen paikkaan, kun sihteeritiimi tekee keskitetysti tilauksia yksiköiden pyynnöstä. Tällä säästetään asiantuntijoiden aikaa, kun harvakseltaan tilauksia tekevien ei tarvitse opetalla systeemiä. Tilastokeskuksen tietohallintoyksikkö, tila- ja toimistopalvelut sekä kirjasto tekevät kuitenkin edelleen omat tilauksensa keskitetysti, Handin kautta totta kai. “Sitten meillä on tietysti myös maksuaikakortit käytössä yksittäisiä pieniä hankintoja, kuten kokoustarjoiluja varten”, kertoo Ari.

Tilastokeskuksen tavoite laskujen automaatiokäsittelylle lähivuosina on sama kuin valtiovarainministeriön asettama, eli 89%. “Se on kova tavoite, mutta siihen pyritään. Jos se ei onnistu, niin sitten mietitään toimintatapoja uudelleen”, toteaa Ari ja rientää seuraavaan tapaamiseen, joka sattuukin olemaan sihteeritiimin tiliöintikoulutus laskujen käsittelyä varten.

Pitkä projekti  mutta sujuva käyttöönotto

Kaiken kaikkiaan Handi-palvelun käyttöönotto on sujunut Tilastokeskuksessa hyvin. Käyttöönottoprojektin aloituksen (keväinen kick off -tilaisuus) ja varsinaisen käyttöönoton (1.11.) välinen aika oli Arin mielestä ehkä hieman pitkä. Toisaalta siinä oli hyvin aikaa käydä läpi sopimukset ja käyttöoikeudet. “Handi-palvelu on selkeä ja looginen, raportointi hieman erilaista, kuin Rondossa, mutta eiköhän tässä senkin opi”, toteaa Ari. “Tietysti jonkin verran on jouduttu pohtimaan eri toimintoja, mutta sekin on opettanut.”

“Jos kaikki sujuisi kuin rasvattu, oppiminenkin olisi vähäisempää. Samanlainen järjestelmä se on kuin kaikki muutkin, maalaisjärjellä pärjää jo pitkälle”, hän lisää. Ari kiittelee Palkeiden projektivastaava Heli Pitkäseltä sekä koko palveluryhmältä saatua apua sekä käyttöönoton valmistelussa että käyttöönoton jälkeen. Mukavaa lisä oli myös Palkeiden Hämeenlinnan toimipaikassa pidetyt käyttöönottokoulutukset. “Näki samalla vanhoja tuttujakin.”

Hyvä tilaisuus tarkentaa hankintaprosessia

Ari vinkkaa virastoille, joilla Handin käyttöönotto on vielä edessä, että valmistelu kannattaa hoitaa pala kerrallaan, alkaen käyttöoikeuksien miettimisestä Handissa tarvittavan osaamisen varmistamiseen. Käyttöönotto on hyvä tilaisuus katsoa viraston hankintaprosessia läpi muutenkin, esimerkiksi toiminnan keskittämisen kannalta. Positiivinen asenne muutoksen edessä auttaa pitkälle.

kati työpajassa

Handi-palvelun muutosehdotukset käsitellään läpinäkyvästi

Handi-palvelua koskevia kehittämisehdotuksia on saatu runsaasti pilottivaiheessa ja ensimmäisiltä palvelun käyttäjiltä. Muutoksia tehdään palvelujärjestelmään viikkosprinteissä tai versiopäivityksissä noin kuuden viikon välein. Esimerkiksi lokakuussa toteutettiin yhteensä noin 30 muutoskohdetta.

Kaikki muutosehdotukset käsitellään samalla mallilla. Muutospyynnön voi tehdä Tiimeri-työtilasta löytyvällä lomakkeella. Muutoshallinnan ryhmä käsittelee kaikki pyynnöt kerran viikossa. Ryhmässä on edustajat Palkeista ja järjestelmätoimittajalta. Muutoshallinnan ohjausryhmänä toimii muutoshallinnan seurantaryhmä, jossa on mukana kirjanpitoyksiköiden edustus. Tällä hetkellä kirjanpitoyksiköitä edustavat Verohallinto ja THL.

”Kun kaikki muutospyynnöt käsitellään saman mallin mukaan, voidaan varmistaa, että ne toteutetaan hallitusti ja Handi-palvelu toimii koko ajan laadukkaasti. Handi-palvelu on kaikille yhteinen ns. konsernitoteutus ja tällä mallilla varmistetaan, että muutokset palvelevat kaikkia käyttäjiä tasapuolisesti”, Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen sanoo.

Two colored bowling balls of number 15 and 14

Kirjanpitoyksiköiden Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on julkaistu

Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on valmistunut. Kevään ja kesän 2018 pilottivaiheessa on mukana viisi kirjanpitoyksikköä. Pilottivaiheessa Handi-palvelua, järjestelmäratkaisua ja käyttöönottomallia hiotaan käytännön kokemusten perusteella.

Vuoden 2018 lopussa Handi-palvelua alkavat käyttää sellaiset 17 virastoa, joissa on käytetty aktiivisesti Tilhaa. Kevään 2019 aikana Handi-palvelun käytön aloittaa 13 kirjanpitoyksikköä ja syksyllä 2019 loput 26 kirjanpitoyksikköä. Tarkempi aikataulu on julkaistu Palkeiden www-sivuilla.

Monet tekijät saattavat vielä aiheuttaa muutoksia aikataulusuunnitelmaan ja sitä päivitetään sitä mukaa, jos muutoksia aikatauluun tulee.

Uusi Handi-palvelu korvaa nykyiset Tilha- ja Rondo-järjestelmät ja se otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä.

Tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä

Hankintapäätös sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn palveluratkaisusta

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) on tehnyt hankintapäätöksen sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn palveluratkaisun hankinnasta. Toimittajaksi on valittu Softco.

Palveluratkaisu mahdollistaa helpon sähköisen tilaamisen sekä pitkälle viedyn laskujen käsittelyn automatisoinnin. Se tulee korvaamaan nykyisen Tilaustenhallintajärjestelmän Tilhan sekä laskujen käsittelyn ja arkistoinnin järjestelmän Rondon.

Uuden palveluratkaisun käyttöönotto alkaa hankintayksiköissä vuoden 2018 aikana.