kirsikoivusaari

Palkintoja satelee avoimuudelle

Hankintojen digitalisointi -toteutusohjelma, Handi-ohjelma, alkaa olla loppusuoralla, ja olen saanut kunnian toimia yhden osa-alueen vastuuhenkilönä. Alussa koin jonkinlaista hämmennystä asiasta, kun en ihan tarkkaan tiennyt, mitä ”Hankintojen tietopohjan hyödyntämisen parantaminen” osa-alueelta odotettiin.

Hetken pähkäilimme ja sitten tartuimme toimeen. Totesimme, että tämähän tarkoittaa hankintadataa ja sen analysointia asiaan sopivilla työvälineillä. Dataa taas totesimme parhaiten saavamme todellisista ostolaskuista.

Hankintadata yhdistää

Hanke oli todella mielenkiintoinen ja yhdisti vahvasti valtion eri toimijoita. Asiaa veivät eteenpäin yhteinen vahva tahtotila sekä valtiovarainministeriön tuki ja rohkeus alkaa tehdä jotain aivan uutta. Käärimme hihat ja aloimme rakentaa integraatioita ja sopia pelisääntöjä eri toimijoiden kesken.

Ensin syntyi valtion hankintadatapalvelu virkamiehille vuonna 2016 ja tämän innoittamana vuotta myöhemmin kansalaisille suunnattu Tutkihankintoja.fi -palvelu, jolle on jopa hieman yllättäen sadellut palkintoja ja kunniamainintoja.

Palkintokaappi alkoi täyttyä

Heti alkuun Open Knowledge Finland palkitsi Tutkihankintoja.fi-palvelun vuoden 2017 avoimuustekona myöntämällä sille Avoimuuden sydän -kunniamaininnan. Tämän jälkeen palvelu pääsi hopeahuipuksi Vuoden Huiput -kilpailussa, joka on graafisen suunnittelun ja mainonnan vuosittainen kilpailu.

Niin ikään hopeaa tuli kansainvälisessä The Communicator Awardsin ”Government Websites” -kategoriassa. Suomalaisen digitaalisen median Grand One -kilpailussa palvelu palkittiin kunniamaininnalla. Tuoreimpana ilonaiheena on finaalipaikka kansainvälisessä IxDAwards (Interaction Design Association) -kilpailussa, jonka voittaja ratkeaa helmikuussa 2019.

Palvelu kehittyy ja avoimuus lisääntyy

Onhan se mukava saada tällaista huomiota, mutta ennen kaikkea on hienoa saada tuottaa yleishyödyllistä palvelua kansalaisille ja edistää näin yhteiskunnan avoimuutta. Harras toiveeni on, että palvelua voitaisiin lähitulevaisuudessa laajentaa myös kuntapuolelle. Siitä tuskin saadaan samalla tavalla lähes reaaliajassa päivittyvää, mutta sekin olisi hyvä, jos avoimena datana oleva tieto olisi helposti kansalaisten käytettävissä.

Toiveiden tynnyrissä on myös palvelun laajentaminen siten, että koko hankintaketju olisi avoin ja seurattavissa aina hankintailmoituksesta hankintapäätökseen ja lopulta ostolaskuaineistoon saakka. Tulemme huomioimaan näitä asioita, kun kehitämme seuraavan sukupolven Hilma-palvelua eli sähköistä julkisten hankintojen ilmoituskanavaa.

Kansainvälistä huomiota

Avoimen hallinnon toteuttaminen on kansainvälisestikin kova juttu. Jo pelkkä Tutkihankintoja.fi -palvelu on saanut osakseen kansainvälistä huomiota, ja EU-piireissä sitä on esitelty useaan otteeseen. Myös yhdysvaltalainen avoimen datan organisaatio on ollut siitä kiinnostunut.

Kieltämättä erityistä mielihyvää koin, kun hiljattain kerroimme Tutkihankintoja.fi -palvelun syntyprosessista ruotsalaisille kollegoille heidän pyynnöstään. He vasta tekevät selvitystä siitä, että voisiko vastaava palvelu olla mahdollinen myös Ruotsissa!

Kirsi Koivusaari on Tutkihankintoja.fi-palvelun kehittäneen Hansel Oy:n talousjohtaja. Hän innostuu julkishallinnon kehittämisestä avoimempaan suuntaan ja korostaa vastuullisuuden merkitystä hankinnoissa. 

Twitter: @KirsiKoivusaari

LinkedIn: Kirsi Koivusaari

Handi_pöytä

Handi-palvelu käyttöön suunnitellusti ja tukea vahvistaen

Handi-palvelu tarkoittaa uutta, aidosti yhtenäistä toimintatapaa valtion hallinnossa. Se on osa valtion hankintojen digitalisointia, jonka tavoitteena on, että hankintoja johdetaan ja hoidetaan ammattimaisesti ydintoimintaa tukien ja että digitaalinen hankintaprosessi on sujuva ja avoin päästä päähän.

Hyvinkin suunniteltu on vasta puoliksi tehty. Monet asiat konkretisoituvat nyt, kun Handi-palvelun käyttöönotot ovat täydellä teholla alkaneet. Matkaa on vielä myös näihin hankintojen digitalisaation kokonaistavoitteisiin: Hankintaprosessista saavutetaan 15 miljoonan euron vuotuiset säästöt vuodesta 2020 eteenpäin. Ostolaskujen käsittelyn automaatiotaso on 90 prosenttia vuoden 2020 lopussa.

Ensimmäisiltä käyttäjiltä saatu arvokkaita kehitysehdotuksia

Yksittäisiä Handi-palvelun käyttöönottoprojekteja toteutetaan puolentoista vuoden aikana yli 60 kappaletta. Nyt marraskuun alussa Handi-palvelu on käytössä jo kahdeksassa kirjanpitoyksikössä ja joulukuussa jo 11:ssä. Handi-palvelun pilottivaihe touko-syyskuussa oli tiivis ja sisälsi perinteisestä poiketen myös palvelujärjestelmän viimeistelyä.

Pilottivaiheen huomioista suurin osa kohdistui tilaamiseen: toimittajaportaalin käytettävyys, ostotiimien roolitukset, 24 h -virastojen erityistarpeet sekä valtion yhtenäiset toimintatavat puitejärjestely- ja konsernipalveluiden tilaamisessa keräsivät eniten kommentteja. Huomioita tuli myös osaamisen tukeen, projektin käyttöönottoon ja viestintään. Laskujen käsittelyn nähtiin toimivan paremmin.

Piloteissa ja käyttökokemuksen myötä kertyneiden muutosehdotusten lisäksi Handi-palvelun moduulien kehittämiseen paneudutaan useissa työpajoissa. Muutosehdotukset priorisoidaan yhdessä käyttäjien kanssa viikoittain muutosryhmässä ja viedään tuotantoon joko viikkosprinteissä tai versiopäivityksissä.

Pilottiorganisaatioiden ja ensimmäisen varsinaisen käyttäjän, Verohallinnon, yhteyshenkilöt ansaitsevatkin kiitoksen uudenlaisen toimintamallin omaksumisesta ja ohjaamisesta omassa organisaatiossa sekä samaan aikaan tekemästään arvokkaasta palvelun kehitystyöstä.

Käyttöönottovaiheessa tiivistetään keskustelua

Tie kohti uutta toimintatapaa edellyttää läpinäkyvyyttä, keskustelua ja asioiden kirkastamista, jopa uusista käsitteistä sopimista. Käyttöönottovaiheeseen siirtyminen tarkoittaa muutoksia myös ohjausmalliin ja tiedon jakamiseen.

Keskeisin foorumi yhteiselle keskustelulle tulevat olemaan käyttöönottoeräkohtaiset ohjausryhmät, jotka käynnistyvät marraskuussa. Tukea käyttöönottoihin valmistautumiseen ja Handi-palvelun käyttöön löytyy erityisesti kaikkien virastojen yhteisestä Tiimeri-työtilasta, minkä lisäksi Palkeet julkaisee Handi-palvelun oman uutiskirjeen kaksi kertaa kuussa.

Valtiokonttorin uusi T3 Talous, tieto ja työelämä -toimiala tulee antamaan ohjausta ja tukea niin hankintojen digitalisointiin kuin hankintaprosessin edelleen kehittämiseen. T3-toimialan uusi hankintatoimen palvelut -yksikkö ryhtyy tukemaan ja ohjaamaan virastoja valtion hankintatoimen kehittämisessä kohti yhdenmukaisempia, tehokkaampia ja laadukkaampia toimintatapoja osallistamalla, ylläpitämällä verkostoja ja julkaisemalla mm. linjauksia, suosituksia ja parhaita käytäntöjä. Palvelun koko perusajatus pohjautuu verkostoyhteistyöhön, jonka avulla varmistetaan asiantuntemus ja virastojen tarpeiden huomiointi.

Toimintatapamuutos takaa automaation edistymisen

Handi-palvelun käyttöönotot ja automaation edistäminen jatkuvat yhteisten linjausten mukaan:

1. Koko valtionhallinto käyttää Handi-palvelua ennen maaliskuuta 2020. Näin varmistetaan talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnan häiriötön jatkuvuus, kun nykyiset tietojärjestelmät, Tilha ja Rondo, poistuvat käytöstä. Ohjelman ohjausryhmä puolsi toukokuussa toimintatapalinjausta, joka määrittelee tarkemmin hyvin rajalliset muutosmahdollisuudet käyttöönottoaikatauluun.

2. Automaation edistäminen hankinnoissa ja tilaamisessa on virastojen keskeinen tehtävä, jota
konsernitoimijat tukevat. Handi-palvelun käyttöönoton jälkeen jatkuu automaation laajentaminen kohti jokaisen viraston automaatiotason tavoitteita. Tavoitteena on, että Handi-toimintamalli on valtionhallinnossa ja hankintayksiköissä täysimittaisesti käytössä vuoden 2020 loppuun mennessä.

Syksyn 2018 aikana keskitytään Handi-palvelun toiminnallisuuden parantamiseen, jatketaan virastojen käyttöönottoja parannetulla projektimallilla, käydään työpajoissa keskustelua yhteisistä toimintatavoista ja varmistetaan läpinäkyvä viestintä niin ohjelma- kuin käyttöönottotasolla. Virastot jatkavat aktiivisesti automaation lisäämistä vaiheittain myös projektien jälkeen.

Kirjoittajat:
Tero Meltti, ohjelmajohtaja, Handi-ohjelma, VM
Helena Lappalainen, kehitysjohtaja, Palkeet
Lasse Skog, toimialajohtaja, Valtiokonttori

Valtori_Elementti_RGB_cs2

Sähköistä huutokauppaa Valtorissa

Elokuun puolivälissä Valtorissa kilpailutettiin päätelaitteet sähköisellä huutokaupalla. Kilpailutus tehtiin Hanselin minikisana valmiilla Cloudian minikisa-pohjalla. Sähköiseen huutokauppaan toi oman lisäjännityksensä se, ettei huutokauppaa pystytty testaamaan tarjoajien kanssa testiympäristössä ennen varsinaista koitosta.

Kilpailutusta ja huutokauppaa suunniteltaessa mietittiin miten huutokaupataan eri tuotteita. Yksittäisen, pienivolyymisen laitteen ei haluttu vaikuttavan liikaa huutokaupan lopputulokseen. Tämän seurauksena päädyttiin jakamaan kilpailutus useaan kohderyhmään, jotka huutokaupattiin erikseen. Kilpailutuksissa oli siis mahdollista saada useampi voittaja. Tuotteiden jakaminen useampaan huutokaupattavaan kohderyhmään pakotti miettimään myös huutokaupan aikataulutusta. Halutaanko jatkaa päivittäin tiettyinä aikoina vai jatketaanko huutokauppaa kunnes tarjouspyynnön kaikki huudettavat kohderyhmät on käyty läpi.

30 min + 5 min

Valtorissa päädyttiin jakamaan tuotteet kuuteen kohderyhmään kolmelle eri tarjouspyynnölle. Sähköiset huutokaupat toteutettiin peräkkäisinä päivinä niin, että yksi tarjouspyyntö huutokaupattiin loppuun saakka yhden päivän aikana. Huutokaupat haluttiin pitää nopeatempoisina, joten huutokaupan kestoksi määritettiin 30 minuuttia + 5 minuuttia viimeisen tarjouksen jälkeen. Seuraava vaihe aloitettiin pian edellisen vaiheen päätyttyä.

Alustavien tarjousten perusteella kaikki tarjoajat kutsuttiin mukaan huutokauppaan. Ennen huutokaupan aloitusta saatiin vielä lisää jännityksen hetkiä, koska huutokaupat eivät näkyneet etukäteen tarjoajille Hanki-palvelussa.  Cloudian ripeällä toiminnalla asia saatiin kuntoon. Ennen ensimmäisen huutokaupan alkua jännitimme, lähteekö huutokauppa käyntiin ongelmitta.

Mykistävä tarjous hiljensi kilpailun

Helpottuneena huomasimme, että kaikki tarjoajat olivat paikalla sähköisen huutokaupan alkaessa ja sähköisen huutokaupan seurantanäkymässä näkyi ensimmäiset tarjoukset ennen puolen tunnin määräajan umpeutumista. Ensimmäisten tarjousten jälkeen huutokauppa eteni sujuvasti. Välillä kilpailu näytti hyytyvän ja odotimme huutokaupan päättyvän. Mutta kyseessä olikin vain suvantovaihe, jonka jälkeen alkoi kiihkeä kamppailu, kunnes yksi tarjoaja antoi mykistävän tarjouksen, johon kukaan ei enää vastannut. Sama toistui myös muissa kohderyhmissä.

Huutokaupasta Valtorille jäi käteen päätelaitteille merkittävästi edullisemmat hankintahinnat. Esimerkiksi perustyöaseman hinta laski huutokaupan aikana 50 %. Sähköinen huutokauppa sujui ongelmitta, vaikka vielä edellisenä päivänä ei siltä näyttänyt. Kokemus rohkaisi käyttämään sähköistä huutokauppaa myös muissakin hankinnoissa, joihin se menettelynä soveltuu, ja joissa sähköisellä huutokaupalla voidaan saavuttaa säästöjä.

Kirjoittaja on Valtorin hankinta-asiantuntija Kati Tiainen.

MinnaMadsen

Työkalu haltuun: Kolme keinoa automaattiseen laskujen käsittelyyn

Handi-palvelun käyttöönotto lähestyy monilla virastoilla ja samalla saattaa herätä kysymys, mitä toiminnallisuuksia uusi järjestelmä tarjoaa laskujen käsittelyn automatisointiin ja kuinka niitä sovelletaan omien toimittajien kanssa. Tätä ollaan pohdittu ainakin meillä Valtiokonttorissa, jossa Handi on tarkoitus ottaa käyttöön 1.11.2018 alkaen.

Valtiokonttorin osalta Handi-palvelun käyttöönotto lähti käyntiin nykytilakartoituksella, jossa käytiin läpi viraston aktiiviset toimittajat ja sopimukset. Kartoituksen perusteella pohdittiin, miten kyseisten toimittajien laskut tultaisiin jatkossa käsittelemään Handi-palvelussa. Tehtävää auttoi huomattavasti, kun kartoitti ensin, minkä tyyppisiä laskuja Valtiokonttorille tulee tällä hetkellä.

Automatisoi sopimuskohdistuksella tai tilauksella

Käyn tässä lyhyesti läpi Handi-palvelun tarjoamia eri mahdollisuuksia, sekä niiden potentiaalista käyttöä Valtiokonttorissa. Laskujen käsittelyn automatisointiin on Handissa kolme eri keinoa. Toisinaan mainitaan myös tiliöintikoodi, mutta se ei varsinaisesti edistä automatisaatiota laskujen käsittelyssä.

1. Sopimuskohdistus – Maksuerät

Tämä malli vastaa nykyistä Rondon sopimuskohdistusta. Handin sopimus-moduulissa voi sopimukselle luoda maksueriä. Sopimukselle annetaan sopimusnumero/ tunniste ja kun se löytyy laskun viitetiedoista, kohdistuu lasku automaattisesti kyseisen sopimuksen maksuerään. Sopimus maksuerineen tiliöidään, asiatarkastetaan ja hyväksytään Handissa etukäteen, joten kun toimittaja laskuttaa oikealla summalla, ei laskua tarvitse enää asiatarkastaa tai hyväksyä erikseen. Tämä on laskujen käsittelyn näkökulmasta kaikkein helpoin vaihtoehto, sillä oikein kohdistuessaan laskuja ei tarvitse käytännössä käsitellä lainkaan. Koska maksuerien täytyy olla etukäteen tiedossa, sopii tämä vaihtoehto käytännössä vuokriin, lisensseihin, tai muihin toistuviin, ennalta määrättyihin maksuihin.

2. Sopimuskohdistus – Budjetti

Toinen vaihtoehto viedä sopimusmoduuliin sopimus, on luoda budjetti. Budjetti sopii tilanteisiin, joissa toimittaja lähettää useamman laskun vuodessa, mutta laskun summa saattaa vaihdella. Budjetti on aina toimittajakohtainen, mutta yhdelle toimittajalle voi tehdä useamman budjetin. Toimittajalle ilmoitetaan tällöin budjetin koodi, jonka tulee näkyä laskulla viite-kentässä, jotta lasku kohdistuu budjettiin. Tiliöinti määritellään budjetin laatimisvaiheessa. Budjetin hyväksymisen jälkeen sille voi kohdistua laskuja. Laskut tulee asiatarkastaa, minkä jälkeen ne menevät maksuun. Tämä malli sopii mm. käytön mukaan generoituville laskuille, kuten puhelinkulut, tietyt pankkipalvelumaksut tai esimerkiksi projektityö.

3. Tilaaminen Handi-palvelussa

Tilaamista voi toteuttaa Handissa joko tekemällä toimittajalle yksittäisen tilauksen tai kohdistamalla tilauksen tilaussuunnitelmaan. Yksittäiset tilaukset tulee hyväksyä aina erikseen, mutta hyväksyttyyn tilaussuunnitelmaan tehtävässä tilauksessa erillistä tilauksen hyväksyntää ei tarvita. Tilauspuoli Handissa vastaa toiminnallisuuksiltaan pitkälti Tilhaa.

Tilausvaihtoehtoja on kolme:
– Punch out,
– Katalogi ja
– Vapaatekstitilaus.

Punch out -tilauksessa siirryt Handista toimittajan verkkokauppaan, jossa teet tilauksen ikään kuin normaalissa verkkokaupassa. Ostoskorista siirryt takaisin Handi-palveluun, josta tilaus lähtee toimittajalle.

Katalogitilausta varten Handi-palveluun viedään toimittajalle katalogi. Katalogi saadaan joko toimittajalta tai virasto voi luoda sen itse perustuen sopimushintoihin.

Kolmas tilaamisen vaihtoehto on vapaatekstitilaus. Tilauksen yksityiskohdista ja sisällöstä voidaan sopia etukäteen toimittajan kanssa ja tilausvahvistus, sekä kuvaus tilauksen sisällöstä lähetetään toimittajalle Handi-palvelusta.

Kun toimittaja laittaa laskun viitetietoihin tilausnumeron, kohdistuu lasku suoraan kyseiseen tilaukseen, ja laskua ei tarvitse erikseen hyväksyä.

Katso video: Kolme keinoa automatisoida laskujen käsittely


Minna Madsen työskentelee Valtiokonttorissa controllerina sekä Valtiokonttorin Handi-palvelun käyttöönoton projektipäällikkönä. Hänen tapansa selittää asiat ystävällisesti ja yksinkertaisesti on kerännyt kiitosta valtiokonttorilaisten keskuudessa. Uuden palvelun käyttöönottoon ollaankin siirtymässä Valtiokonttorissa turvallisin mielin.

Ari Keinänen

Kustannuslaskenta hankintojen organisoinnin apuna

Isoimpia aikana mietittäviä asioita on hankintojen ja tilaamisen organisoiminen tulevaisuudessa. Nykyiset tilaamisen tavat ovat monesti työläitä koettuun hyötyyn nähden. Ostolaskujen tuottaman tarkan tiedon sijaan organisaation johtamisessa käytetään karkeamman tason dataa. Handin uudet toimintatavat ja järjestelmä mahdollistavat uudenlaisia ratkaisuja.

Mielestäni budjetoinnissa ja ostolaskujen kirjauksissa tehdään monesti turhan tarkkaa työtä. Syitä voi olla monia; ”näin on ennenkin tehty” tai ”joku voi joskus tätäkin asiaa kysyä”. Talouden käytännöt on kenties organisoitu yksikkökeskeisiksi. Onko olennaista, että jokaisen yksikön esimies päättää kaikista yksikköönsä liittyvistä menoista? Hänellä ei aina ole päätäntävaltaa asiassa: Työntekijällä pitää olla tietokone, joten esimies tilaa sellaisen joka tapauksessa.

STUKissa olemme ottaneet selkeäksi tavoitteeksi, että tuotetaan vain johtamisen kannalta olennaiset tiedot, niin tehokkaasti kuin mahdollista. Muun tekemisen karsimiseksi mietimme jatkuvasti koko prosessiketjua budjetoinnista tilaamiseen, kirjanpidon kirjauksiin sekä vaikutuksiin toiminnan kustannuksiin. Olennainen tieto tulee olla seurantakohteittain nähtävissä Kiekun raporteilla.

Muutokseen liittyen olen pohtinut mm. seuraavia kysymyksiä:

  • Tarvitaanko nykyistä tarkkuustasoa koko mainitussa prosessiketjussa?
    • Käsitelläänkö prosessin kohdassa A tietoja tarkemmalla tasolla kohdissa B ja C?
    • Jos käsitellään, niin mikä on hyöty johtamisen kannalta?
  • Miksi substanssiosaston kiireisen esimiehen pitäisi ottaa kantaa asiaan X? Tuoko hänen hyväksyntänsä asiaan jotain lisäarvoa?
  • Miten ja millä kustannuksilla tiedot nyt tuotetaan?

Mitä on tarpeellinen tieto?

Kustannuslaskennan kehittämisellä voidaan säästää työaikaa budjetoinnista sekä tilaamisessa ja ostolaskujen käsittelyssä. STUKin tulosyksiköissä tehtiin aikaisemmin huomattavan paljon alle 100 euron pienhankintoja. Myös yksittäisiä laskuja jaettiin Rondossa osiin, jotta kukin yksikkö maksaisi oman osuutensa. Laskujen summat olivat merkitykseltään olemattomia, ja useimmiten menot summattiin kustannuslaskennassa yhteen. Tarkemmasta budjetoinnista ja tiliöinnistä ei saatu mainittavaa hyötyä toiminnan johtamisessa.

Esimerkki menneiltä vuosilta: Jokainen yksikkö budjetoi vuosittaisen kehitysseminaarin menot. Osuus seminaarin laskusta tiliöitiin kullekin yksikölle. Kolme alkuperäistä riviä (majoitus, ruoat, tilavuokra) muuttui näin 21 riviksi. Kustannuslaskennassa yksiköiden menot kuitenkin käsiteltiin yhtenä könttäsummana, joten tarkemmasta tiliöinnistä ei ollut hyötyä. Osaston johto päättää seminaariin osallistumisesta, joten yksiköillä ei todellisuudessa ollut päätäntävaltaa seminaariin osallistumisesta. 

Aikaisempi tapamme seurata taloutta pääosin kirjanpidon avulla oli työlästä. Vaikka teimmekin kustannuslaskentaa vuosittain, emme juurikaan hyödyntäneet kustannuslaskennan keinoja kirjanpidon yksinkertaistamiseksi. Tilanteeseen havahduttuamme olemme järjestelmällisesti käyneet läpi laskudataa löytääksemme menot, joiden käsittelyä voidaan yksinkertaistaa. Keinoja ovat esimerkiksi laskujen yhdistäminen tai budjetointivastuun ja hankintojen teon keskittäminen.

Menojen kohdistaminen yksiköille ja toiminnoille vasta kustannuslaskennassa on helpottanut taloushallinnon ammattilaisten työtä; laskujen – ja varsinkin kirjausrivien määrää –  on saatu huomattavasti vähennettyä. Hankintoja keskittämällä taloushallintoon liittyvä työ – myös budjetointi – substanssityötä tekevissä yksiköissä on vähentynyt. Johtamiseen käytettävissä olevien kustannustietojen laadun ei ole koettu huononevan.

Tiedon tuottamisesta säästynyttä aikaa on voitu käyttää tietojen analysointiin.

Handi-palvelun käyttöönotto mahdollistaa myös sellaisten tiettyjen sopimus- ja tilaustietojen hyödyntämisen raportoinnissa, mitä nyt ei ole kohtuullisella työmäärällä käytettävissä.

Onnistunut muutos budjetoinnin ja tilaamisen tavoissa

Muutoksen onnistumisessa tärkeintä oli budjetoinnista, hankinnoista ja laskutuksesta, kustannuslaskennasta sekä projektiraportoinnista ymmärtävien asiantuntijoiden yhteiset keskustelut. Heillä on parhaat edellytykset tehdä muutosehdotuksia ja miettiä niiden vaikutuksia koko ketjussa budjetoinnista kustannusvastaavuuslaskelmaan ja projektiraportointiin asti. STUKin johto on ymmärtänyt ehdotusten hyödyn; Tarvittavat muutokset toimintatapoihin ja yksiköiden vastuisiin on johdon tuella saatu nopeasti tehtyä. Edelleen kesken oleva iso muutos on siirtyminen hallinto- ja projektimenoja sisältävistä tulosyksikköbudjeteista malliin, jossa STUKissa on erilliset substanssitoiminnan toiminto- ja projektibudjetit sekä hallinnollisia menoja sisältävät osastobudjetit.

Mikäli viraston tämänhetkinen kustannuslaskenta ei tue tilaamisen organisoimista parhaimmalla tavalla, tarjoaa Valtiokonttori käytännön tukea kustannuslaskennan kehittämiseen.

Valtiokonttori on toteuttanut muutaman pilottiviraston kanssa nopean kehitysprojektin, jossa kustannuslaskenta toteutetaan vakioidun Excel-taulukon ja Kiekun raportoinnin yhdistelmällä. Kustannuslaskennan kehittämistä pohtiessa kannattaakin olla yhteydessä osoitteeseen  ho.laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi. Viraston toimintaa helpottava ratkaisu voi olla tarpeista riippuen toteutettavissa hyvinkin nopeasti, vain muutamassa työpäivässä.

Esimerkkejä hankintojen organisoinnista

Olen listannut alle esimerkkejä asioista, mitkä on STUKissa ennen budjetoitu, tilattu ja maksettu yksiköiden toimesta. Nyt kustannukset jaetaan kerralla kustannuslaskennassa toteutuneiden työaikojen perusteella STUKin toiminnoille. Kukin työntekijä voi keskittyä paremmin omaan tehtäväänsä, eikä esimiehen rooli ole enää vähäisten menojen seuraaminen yksikkönsä talouden osalta.

  • Tietokoneet, puhelimet: Hallinto tilaa laitteet keskitetysti. Uusille henkilöille koneet tilataan hyväksytyn henkilöstösuunnitelman perusteella, vanhentuvat laitteet uusitaan hallinnon toimesta laiterekisterin perusteella.
  • Työpisteen kalusteet: Työpisteissä on vakiovarustus. Hallinto tilaa ja toimittaa kalusteet käyttäjälle. Keskittämisellä saatiin myös ennen hyvin laaja mallivalikoima karsittua.
  • Puhelinlaskut: Aikaisemmin puhelinlaskut olivat yksikkö-/esimieskohtaisia, ja niitä käsiteltiin noin 70 kpl kuussa. Nykyisiä osastokohtaisia laskuja tulee 5 kpl kuussa. Osaston assistentti tarkastaa laskun. Mikäli laskussa on huomioitavaa, lähettää hän tiedon yksikön esimiehelle, joka käy asian läpi puhelinliittymän käyttäjän kanssa. Yksikön esimies ei tarkasta tai hyväksy laskua, se pitää maksaa liittymän käytön epäselvyyksistä huolimatta.
  • ICT-piensälä: muistitikut, kuulokkeet, näytön suojakalvot jne: Ennen tilattiin yksittäisiä kappaleita käyttäjän tarpeen mukaan. Yksittäisen muistitikun laskun loppusumma oli pienimillään viisi euroa. Nykyään välineet haetaan tarpeen mukaan servicedeskistä tai tilataan koko STUKille tehdyn webropol-kyselyn perusteella. Tietohallinnolla on pieni lähivarasto, jonka tilannetta seurataan ja täydennyksiä tilataan tarvittaessa isompi erä kerrallaan. Arvokkaammista tavaroista tietohallinto pitää omaa seurantaa.
  • Laboratorioissa tarvittavat aineet ja tarvikkeet: Ennen esimerkiksi yhden tuoterivin sisältävä materiaalilasku jaettiin neljällä rivillä eri laboratorioprojekteille. Nykyään kaikki laboratorioiden yhteisesti käyttämien hankintojen menot kootaan vyörytettävälle projektille. Vyörytettävälle projektille kirjatut menot jaetaan kustannuslaskennassa laboratorioprojekteille toteutuneiden työaikojen suhteessa.
  • Tietojärjestelmää koskevat laskut: Ennen jokainen lasku tiliöitiin eri tulosyksiköiden vastuulla oleville tietojärjestelmän osaprojekteille. Yksiköt budjetoivat oman osuutensa järjestelmäkehityksestä. Osaston johto päätti kehitystyön priorisoinneista, joten yksiköillä ei ollut todellista päätäntä- ja budjetointivaltaa. Nyt tietojärjestelmä on kokonaisuudessaan sisällytetty osaston johdon budjettiin. Laskut kirjataan vyörytettävälle projektille, josta kustannus kohdistetaan kustannuslaskennassa tietojärjestelmäprojekteille.
  • Kaikenlainen piensälä, mitä kaikissa yksiköissä käytetään: käyntikortit, matkakortit, ruokailutilojen varusteet, hankintojen tekeminen keskitetty hallintoon.

Kustannuslaskennan keinoja voi käyttää myös työntekijöiden tuntikirjauksien yksinkertaistamisesta:

  • Kokous, missä käsiteltiin usean valvottavan toimijan asioita, jouduttiin aikaisemmin kirjaamaan jokaisen valvottavan toimijan projektille erikseen (esim. tunnin kokouksesta kirjattiin 15min per projekti). Kirjaustapaa haluttiin kehittää käyttäjäystävällisemmäksi. Perustettiin vyörytettävä projekti, johon kirjataan työajat, joita ei voi kohdistaa suoraan yksittäiselle projektille. Vyörytettävän projektin kustannus kohdistetaan valvottaville toimijoille heidän projektiensa työaikojen mukaisesti.
  • Vastaavanlaista koontiprojektia on käytetty esimerkiksi tietojärjestelmien ja laboratoriotyön kehittämishankkeissa, joissa kehittämistyöstä hyötyy vain rajallinen määrä projekteista.

Loppusanat

Handi-ohjelman hyötyjen maksimoiseksi kannattaa siis miettiä myös budjetoinnin ja kustannuslaskennan kehittämistä. Kun kaikki prosessiketjun osat tehdään sopivalla tarkkuudella, voidaan budjetointiin ja hankintoihin liittyviä toimintatapoja monesti yksinkertaistaa. Hyvä keino kustannuslaskennan kehittämiseen on toteuttaa laskenta Valtiokonttorin tuella Kiekuun, jolloin organisaation kaikki meno-, tulo- ja kustannustiedot ovat seurantakohteittain nähtävissä Kiekun raporteilta.

Näen valtion kustannuslaskennan tulevaisuuden nopeasti kehittyvänä ja valtion toimijoiden yhteisesti kehittämänä asiana.

Tarkoitukseni on pian julkaista vielä toinen kirjoitus ja video tässä kuvatun kustannuslaskennan käytännön toteutuksesta. Mikäli kirjoitus herätti ajatuksia, niin jätä kommentti tai tule Valtiokonttoriin kahville keskustelemaan lisää 😊


Ari Keinänen lyhyesti

Ari on Säteilyturvakeskuksen talouspäällikkö, joka on ollut mukana kehittämässä STUKin hankinnasta maksuun-prosessia sekä kustannuslaskennan ratkaisua. Tällä hetkellä  hän on tehtäväkierrossa Valtiokonttorissa. Kirjoituksessa esitetyt asiat ovat mielipiteitä ja vastuu ymmärtämisestä on savolaisittain siirretty lukijalle.

Tutustu Ariin LinkedInissä

tarjanassu

Miksi emme nähneet metsää puilta?

Kaikkihan me tiedämme, että järjestelmämuutoksia ei juurikaan ole. Kyse on lähes aina toimintatapamuutoksesta, jota järjestelmämuutos tukee.

Miksi toimintatapamuutoksen tunnistaminen ja siihen tarttuminen on kuitenkin niin vaikeaa?

Handi-palvelun kirjanpitoyksikkökohtainen käyttöönottoaikataulu julkaistiin osaltamme jo noin vuosi sitten. Handi-palvelun määrityksiä tehtiin viime syksynä, jolloin myös järjestelmän ominaisuuksien ja teknisten ratkaisujen kuvauksia odoteltiin innolla.

Itsekin kyselin ahkeraan, milloin saamme konkreettisia tehtävälistoja siitä, miten valmistautua Handi-palvelun käyttöönottoon. Keväällä sitten aloimme odottaa ensimmäisten pilottien käyttöönottoja ja kokemuksia Handi-palvelusta.

Odottavan aika on pitkä.

Kevään kuluessa näimme myös itse järjestelmää. Saimme kuulla, että sen käyttö on helppoa kuin heinänteko, varsinkin, kun Palkeet tekee käyttöönoton tueksi hienoja videoita.

Odotellessamme talven ja kevään ajan Handi-palvelun määrittelyjä ja infoja järjestelmästä olisimme voineet virastossani tehdä paljon. Noina hämärinä talvipäivinä olisimme voineet lähteä tutkiskelemaan nykyistä tapaamme tilata: ketkä tilaavat, kuinka usein, miltä toimittajilta ja niin edelleen.

Vasta kevään tullen havahduimme käärimään hihamme ja teimme nykytilakartoituksen.

Miksi olimmekaan käyttäneet aikaa järjestelmän toiminnallisuuksien odotteluun sen sijaan, että olisimme jo aiemmin tarttuneet härkää sarvista ja lähteneet porautumaan kysymyksiin mistä, mitä ja kuka?

Datan puutetta ei voi syyttää. Hanselin virastotasoista hankintadataa tarjoava Hankintapulssi on mahtava tietopankki ja Palkeet tarjoaa hyviä listauksia toimittajista ja laskuista.

Jostain syystä emme nähneet metsää puilta ennen kuin kevätaurinko puiden lomasta pilkahteli.

Nyt olemmekin jo kartoituksen tehneet ja kesätöinä pääsemme analysoimaan tuloksia, minkä jälkeen pääsemme innokkaina aloittelemaan sitä muutosta, toimintatapamuutosta. Hyvä tästä tulee!

Tarja Laine lyhyesti:

Apulaisjohtaja Tarja Laineen johtama Talous-yksikkö toteuttaa Valtiokonttorin Handi-käyttöönottoprojektin. Tarja on omaksunut aktiivisen roolin Handi-palvelun käyttöönotossa ja hän jakaa mielellään tietoa ja kokemuksia Valtiokonttorin käyttöönotosta. Esimerkiksi Tiimerissä jaettava sisäisen uutisviestin mallipohja on saanut alkunsa Tarjan hoksottimista.

kirsikoskinen

Miten toimittaja valmistautuu Handi-palveluun?

Nyt on aika miettiä ja sopia yrityksen sisällä, kuka vastaa Handi-palvelun portaalista tuleviin kysymyksiin.

Tilaukset tehdään Handi-palvelussa

Jatkossa hankintoihin liittyvät tilaukset tehdään Handi-palvelussa. Käyttöönotto käy sujuvasti, kun toimittaja on valmistautunut omalta osaltaan vastaamaan kysymyksiin. Kuka vastaanottaa tilaukset ja tekee myös mahdolliset tilausvahvistukset? Kenen vastuulla on laskuttaminen ja kuka huolehtii, että laskut tulevat olemaan Finvoice 3.0 formaatin mukaiset ja laskun viitteet kuten asiakas pyytää? Onko yrityksellä sellaisia tuotteita tai palveluita, joista voisi helposti tehdä tuoteluettelon? Näin voimme helpottaa ja nopeuttaa asiakkaan tilaamista ja varmistaa, että tilatut tuotteet tai palvelut ovat sopimuksen mukaisia.

Laskut käsitellään automaattisesti

Koska menopäätös tehdään jo tilausvaiheessa, tarkoittaa tämä valtiolla sitä, että tilauksen arvo tiliöidään ja hyväksytään jo tilattaessa. Laskun saapuessa, se kohdistetaan automaattisesti tilaukseen ja siirtyy suoraan maksuun. Tuoteluettelon tuotteet tulee olla linkitetty toimittajan ilmoittamaan UNSPSC-koodiin (joka löytyy myös Toimittajille-sivulta). Tämän avulla automatisoidaan tiliöintiä sekä tietoa hyödynnetään raportoinnissa.

Handi-palvelu käyttöönotot vauhdissa

Handi-palvelun käyttöönotot ovat alkaneet. Seuraavat käyttöönottoerät ovat vuorossa heti kesäloman jälkeen.  Toimittajat tulevat saamaan kutsun rekisteröityä Handi-palvelun toimittajaportaaliin (SoftCo10) sen mukaisesti, kun asiakkaat siirtyvät käyttämään Handi-palvelua. Kaikilla kirjanpitoyksiköillä on Handi-palvelu käytössä vuoden 2019 loppuun mennessä.

Rekisteröitymislinkin saanut toimittajan yhteyshenkilö voi luoda lisää yrityksensä käyttäjiä portaaliin. Portaalissa toimittaja näkee asiakkaidensa tilaukset sekä laskutuksensa etenemisen. Asiakas voi lähettää toimittajalle hinta- ja saatavuustiedustelun portaalin vuoropuheluosion kautta tai Palkeet voi lähettää kysymyksiä liittyen laskutukseen. Toimittaja lataa tuoteluettelonsa portaalin kautta.

Mitä tapahtuu seuraavaksi?

Toimittajat, joilta toivotaan tuoteluetteloita, saavat asiakkaalta pyynnön ladata tuoteluettelonsa palveluun. Toimittajia, joiden kanssa toivotaan verkkokauppaintegraatioita, kontaktoidaan erikseen ja sovitaan aloituspalaverista yhdessä asiakkaan ja Palkeiden kanssa. Handi-palvelun käyttöönottoerien mukaisesti kutsutaan palvelun käytön aloittavien virastojen toimittajia koulutuksiin joissa opastetaan toimittajaportaalin käyttöä.

Katso käyttöönottoaikataulu Handi-palvelun esittelysivulla.

Viimeistään vuoden 2020 alusta on valtiolla käytössä yhteiset toimintamallit. Toimittaja saa tilaukset kaikilta asiakkailtaan samaa kanavaa pitkin. Tilauksien sisältö on selkeä ja toimitukset sen mukaiset. Laskutus on sujuvaa ja prosessi tehokas!

Katja Koskinen toimii Hanselin hankintatoimen kehittämispalveluissa kehityspäällikkönä. Hänen vastuullaan on Handi-ohjelmassa Handi-palvelun lanseerauksesta toimittajille.

arja_terho

Tunnetko Hilman?

Onko Hilma tehokas, turvallinen, välittävä kumppanisi, jonka tarjoamiin palveluihin olet voinut luottaa? Vai oletko turhautunut Hilman pikkutarkkuuteen silloin, kun haluaisit edetä ripeästi hankkeessasi? Oletko saanut nyhdettyä Hilmasta haluamasi tiedon?

Jos Hilma ei ole sinulle tuttu, niin kurkista sivulle www.hankintailmoitukset.fi. Hilma on julkisten hankintojen sähköinen ilmoituskanava. Virastot, kunnat ja muut julkisella rahoituksella hankintoja tekevät toimijat ilmoittavat hankinnoistaan HILMAssa ainakin silloin, kun hankinnan arvo ylittää hankintalaissa määritellyt EU:n tai kansallisen kynnysarvon. Yrityksille HILMA tarjoaa tietoa meneillään olevista ja tulevista tarjouspyynnöistä.

Hilma tarjoaa lenkin hankintaketjussa, jonka tarkoituksena on tehostaa julkisten varojen käyttöä ja turvata yrityksille tasapuoliset mahdollisuudet tarjota palveluitaan tarjouskilpailuissa. Hilma välittää tietoa kaikissa EU-maissa toimiville yrityksille hankinnoistamme.

Haluatko kehittää Hilmaa?

Nykyinen Hilma- järjestelmä on otettu käyttöön vuonna 2007. Järjestelmää on päivitetty vuosien varrella, mutta se alkaa jo olla elinkaarensa päässä. Hilman käyttäjät ovat toivoneet helppokäyttöisempää ja selkeämpää käyttöliittymää sekä muita käyttäjien työtä sujuvoittavia toiminnallisuuksia.

Hilman uudistaminen on käynnistynyt. Tavoitteena on luoda avoin, välittävä, tehokas, turvallinen kumppani, joka toimii kuin ajatus. Onnistumme vain, jos tulet mukaan kertomaan ajatuksesi. Haemme osallistujia uuden Hilman kehitysryhmään. Toivomme mukaan erilaisia palvelun käyttäjiä: hankintojen tekijöitä kunnista, virastoista, maatalousyrityksistä ja järjestöistä sekä tavaroiden ja palveluiden toimittajia. Odotamme näkemyksiä myös hankintatiedoista lisäpalveluja toimittajille tuottavilta yrityksiltä.

Voit hakea ryhmään kertomalla päällimmäiset ajatuksesi siitä, miten Hilma-palvelua tulisi kehittää.

Hilmaa kehitetään valtionhallinnon Hankintojen digitalisointi -ohjelman (HANDI) puitteissa. HILMA- työpaja virastojen asiantuntijoille järjestetään 20.4.2018 klo 9-12.

 

Arja Terho on neuvotteleva virkamies valtiovarainministeriöstä, joka tavoittelee hallinnon sujuvuutta ja avoimuutta.

Twitter: @ArjaTerho

MinnaMaarit Lahti

Hankintojen digitalisointia täydellä sydämellä

Kun katsot elämääsi taaksepäin, oletko koskaan miettinyt mikä on se asia, joka sinua on johdattanut työurallasi tehtävästä tai työpaikasta toiseen? Joskus polku voi olla erikoinenkin. Itse koen olevani humanisti, joka on kuitenkin löytänyt itsensä kerta toisensa jälkeen suunnittelemassa ja toteuttamassa kädet kyynärpäitä myöten savessa ison järjestelmäprojektin koulutuksia. Niin nytkin. Sattuma tai jokin muu syy, sillä ei ole väliä. Merkitystä on vain sillä, että me onnistumme siinä mitä me olemme nyt tekemässä: muuttamassa koko valtionhallinnon hankintoihin liittyvää maailmaa.

Itselleni on tullut jo kauan sitten selväksi, ettei auta vaikka teknisesti onnistuttaisiin toteuttamaan vaikka täydellinen järjestelmä (mistä tosin on harvoin todellista vaaraa) elleivät käyttäjät osaa sitä käyttää! Tämä on se johtoajatus, joka mielessä mietin mitä asioita Handi-palvelun koulutuksissa tulee painottaa ja muistaa.

Homma käynnistyy pururadalta

Handi-hankkeessa kyse on prosessimuutoksesta − mitä se oikein sitten käytännössä tarkoittaa? Se tarkoittaa sitä, että on kyse muutoksesta, jonka pitää tapahtua meillä jokaisella päässä olevalla 17 cm:n pituisella pururadalla; aivoissa. Meidän pitää aktiivisesti muuttaa omaa toimintaamme – tehdä oikeasti jotakin toisin. Se on usein vaikeaa, koska se vaatii aktiivista ja tietoista toimintaa.

Huomasin miten vaikeaa muutos on, kun päätin muuttaa teenkeittotapaani. Vannoutuneena teeihmisenä minulla on kotona ikioma keitin teelle. Parempilaatuista teetä saadakseni päätin kaataa teeveden keittimeen sen oman kannun sijasta erillisellä lasikannulla. Teknisesti muutos oli hyvin pieni: kaadan saman veden samaan paikkaan, mutta vain toisella kannulla. Mutta joudun tunnustamaan, että minulta meni monta kuukautta (!) tottua ottamaan ensimmäisenä tämä teen keittämiseen varaamani kannu kaapista.

Koulutussuunnittelijat palveluksessanne

Koulutus- ja tukipalvelun tehtävä on auttaa tulevan Handi-palvelun käyttäjiä pienten ja isojen muutosten tekemisessä. Kokonaisuutena iso muutos toteutetaan vähitellen ja suunnitelman mukaisesti. Ja mikä kaikkein tärkeintä; Sinun ja minun ei tarvitse tehdä tätä muutosta yksin. Meitä on iso joukko fiksuja ihmisiä varmistamassa, että homma etenee ja kokonaisuus valmistuu pala palalta.

On totta, että työtä on paljon, mutta itse ainakin uskon vakaasti siihen, ettei Handista tule mikään pannukakku, vaan hyvin kohoava ja kaunis kakku, josta saamme kaikki nauttia aikanaan oman palamme.

MinnaMaarit Lahti: MinnaMaarit työskentelee koulutussuunnittelijana Palkeissa ja on mukana suunnittelemassa Hankinta 2020 -verkkokoulutusta ja tulevan Handi-palvelun koulutuksia. MinnaMaarit on hämeenlinnalainen Elämän korkeakoululainen, jonka sydäntä lähellä ovat luonnon-, lasten, vanhusten ja eläinten suojelu. Hän tekee kaikkensa uskomiensa asioiden eteen – ja suurella sydämellä. Vapaa-aikana MinnaMaarit joogaa, tanssii ja opiskelee perinteistä kiinalaista lääketiedettä.

Twitter: @MinnaMaaritL

kirsikoivusaari

Vain avoin Suomi menestyy

Suomi on nuori maa, mutta avoimuuden edelläkävijänä vanha tekijä. Maailman ensimmäinen julkisuuslaki, meidän lakimme, täytti jo 250 vuotta. Paine ennakkosensuurin poistamiseen ja yhteiskunnallisen keskustelun avaamiseen tuli Tukholman päättäjille juuri Suomen suunnalta.

Avoimuuden edistäminen on jatkuvaa työtä, ja hyvänkin on pysyttävä jatkuvasti liikkeessä tullakseen yhä paremmaksi. Suomessa on parhaillaan käynnissä kolmas kansallinen toimintaohjelma avoimen hallinnon edistämiseksi. Kehityspolulla ollaan vaiheessa, jossa tehdään konkreettisia toimia ja tarjotaan ratkaisuja.

Yksi esimerkki on tietopalvelu Tutkihankintoja.fi, joka toteutettiin osana valtion Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmaa. Palvelussa on nähtävillä suuri osa valtion ostolaskutiedoista ja samat tiedot löytyvät myös avoindata.fi:stä. Tutkihankintoja.fi yhdistää avoimen hallinnon ja digitalisoinnin tavoitteet mitä parhaimmalla tavalla. Projekti oli tekijöilleen äärimmäisen mielenkiintoinen sekä sen ideologisen uutuusarvon että modernin teknologian hyödyntämisen näkökulmasta. Kansalaisjärjestö Open Knowledge Finland myönsi palvelulle joulukuussa 2017 Avoimuuden sydän -palkinnon kiitoksena vuoden tärkeimmästä avauksesta.

Suomen tapa julkaista valtion hankintatietoja lähes reaaliaikaisesti on ollut uutinen myös kansainvälisesti.

Maiden välisissä korruption vähäisyysvertailuissa Suomi loistaa kärkisijoilla oltuaan viime vuoden Transparency Internationalin vertailussa kolmanneksi vähiten korruptoitunut maa heti Tanskan ja Uuden-Seelannin jälkeen. Esimerkiksi valtion hankintatoimessa noudatetaan tarkasti hankintalakia ja eettisiä ohjeita. Lisäksi valtion sopimustoimittajilta edellytetään koko ajan vahvemmin vastuullisuuden eri osa-alueiden huomioimista. On hienoa, että perusasiat ovat valtion hankintatoimessa kunnossa, eikä mitään yllättävää ole avoimuuden lisäämisen myötä paljastunut. Hankintaprosessin läpinäkyvyyttä kehitetään edelleen. On tärkeää käydä keskustelua siitä, mitkä tiedot parhaiten edistävät julkisten varojen avointa ja tehokasta käyttöä.

Enää ei riitä, että tieto on olemassa ja hyödynnettävissä, vaan sen pitää olla kiinnostavaa ja helposti saatavilla. Vaatimustaso sähköisten palveluiden käytettävyydelle nousee koko ajan. Tutkihankintoja.fi tarjoaa kansalaisille ja yrityksille ajantasaisen ja visuaalisesti selkeän näkymän kuudenkymmenen julkisen hankintayksikön ostoihin. Eivätkö julkiset hankintamenot sitten ole tähän asti olleet julkisia? Ovat kyllä, mutta tähän asti kansalainen on saanut tiedot itselleen vain erillisellä tietopyynnöllä. Datan avoimuus puolestaan tarkoittaa sitä, että aineisto on veloituksetta ja vapaasti kenen tahansa luettavissa ja käytettävissä.

Avoimuus on tietysti jo itsessään tärkeää ja lisää luottamusta, mutta onko ostojen avaamisesta myös taloudellista hyötyä? Tarkkoja lukuja on mahdotonta laskea. Kuitenkin esimerkiksi Open Knowledge Finlandin ja Etlan tuoreesta tutkimuksesta sekä EU:n avoimen datan käytön selvityksestä käy ilmi, että

avoimella datalla on selkeitä positiivisia taloudellisia vaikutuksia.

Miljardien hankinnoissa on pienelläkin säästöllä merkitystä. Myönteisiä vaikutuksia kansantalouteen tulee myös muun muassa avoimen datan ympärille syntyvien työpaikkojen kautta.

Valtiovarainministeriön johdolla työ julkisen hallinnon toiminnan ja tiedon avaamiseksi jatkuu, ja valtion sisäiset toimijat ovat tiivistäneet yhteistyötään. Hiljattain on muun muassa käynnistetty Tietokiri-hanke, jossa kehitetään tiedolla johtamisen käytäntöjä. Nykytilan näkyväksi tekeminen ja tiedon analysoiminen ovat hyviä työvälineitä prosessien ja toiminnan tehostamiseen.

Meillä on Suomessa jo olemassa hieno avoimen datan ekosysteemi, jota asiaan vihkiytyneet jatkuvasti hiovat yhä toimivammaksi. Suuria tietomassoja yleiseen käyttöön ovat ensimmäisten joukossa olleet tarjoamassa muun muassa useat kunnat ja valtionhallinto. Aika näyttää kuinka paljon avoimen datan ympärille syntyy uutta liiketoimintaa.

Toistaiseksi on ollut yllättävän hiljaista, vaikka mahdollisuuksia ideoinnille ja innovaatioille on yhä enemmän tarjolla.

Avoimuus on arvokasta. Pysytään liikkeessä ja kehitetään uusia ja entistä parempia palveluita. Kansalaisten luottamus julkiseen hallintoon lisääntyy, kun heille tarjotaan laaja osallistumismahdollisuus päätöksenteon valmisteluun ja palveluiden kehittämiseen. Avoimuudella voi vain voittaa.

Katju Holkeri on valtiovarainministeriön Avoin hallinto -hankkeen puheenjohtaja.
Kirsi Koivusaari (kuvassa) on Tutkihankintoja.fi-palvelun kehittäneen Hansel Oy:n talousjohtaja.