haninassu

Hankintaverkostoja vahvistamassa

Olen työskennellyt noin puolitoista vuotta valtionhankintojen parissa. Tänään pysähtyin miettimään, kuinka hyvin ymmärrämme verkostoitumisen arvon ja kuinka voisimme tätä taitoa edistää.

Ensimmäinen askel: Tee itsestäsi lähestyttävä

Verkostoituminen ei tarkoita samaa kuin huutelu sosiaalisessa mediassa tai small talk kosteissa kokkareissa. Minulla meni kauan hoksata, mistä asiassa on pohjimmiltaa kyse. Siksi olinkin erityisen kiitollinen saamastani palautteesta kevään kehityskeskustelussa:

Sinua on helppo lähestyä.”

Olin onnistunut tavoitteessani. Haluan töissäni olla aina avulias ja ystävällinen, jotta minulta uskaltaisi kysyä neuvoa. En halua jättää ihmisiä pulaan, sillä koen muutosjohtamisen tehtäväni olevan palveluammatti. Missään järkyttävän suuressa pulassa eivät työkaverini tietenkään ole. Silloin paikalle kutsuttaisiin oikea auttaja, kuten palomies tai aivokirurgi.

Tiedän olevani edelleen liian laiska verkostoituja. Parempaankin pystyn, mutta tiedän olevani oikean tien alkutaipaleella.

Opettele jakamaan aktiivisesti tietoa

Viestinnän tehtävissä törmään jatkuvasti tiedonpihtailuun. Valtaosa ihmisistä ei ole pihtareita pahuuttaan, mutta eivät vain ymmärrä omaa arvoaan asiantuntijana. Tämä surettaa minua suuresti ja haluankin nostaa suomalaisten asiantuntijoiden itsetuntoa juuri tällä saralla. Entäpä jos kysyisit itseltäsi:

Mitä osaamisestani voisin tänään jakaa?”

Ja nyt vaikka kuinka aktiivisesta tiedonjakamisesta tulisi mieleen huutelu sosiaalisessa mediassa, älä erehdy luulemaan niin. Kyse ei edelleenkään ole huutelusta. Aika tyypillisesti somessa aloitetaankin sillä, että vastataan ensin toisten kysymyksiin eli jaetaan aktiivisesti omia kokemuksia ja niistä syntynyttä tietoa. Sitä ennen on pitänyt pystyä tunnistamaan oma asiantuntijuutensa ja ne osa-alueet, joissa voi ja haluaa tulla esille.

Suurin virhe on olla hiljaa. Kyse on myös tehokkuudessa. Mietin sitä monta kertaa, minkä ihmeen takia meillä on niin korkea kynnys aktivoitua verkostoissa ja samalla käyttää aikaa sähköpostien kierrättämiseen. Eikö sama keskustelu kannattaisi käydä avoimesti niin, että muutkin voivat hyötyä siitä?

Hakeudu oikeaan seuraan

Puhun mielelläni asiantuntijabrändistä kolmen tekijän osatekijän kautta. Me miellämme asiantuntijuutemme helpoimmin asiaosaamisen kautta. Tosin se oma osaaminen on monesti vaikea tunnistaa. Toinen  tärkeä elementti, joka omaan brändiisi vaikuttaa, on verkostosi. Johan sitä äitikin muinoin tiesi sanoa, että seura tekee kaltaisekseen. Niistä ajoista olemme toki viisastuneet sen verran, että ymmärrämme hakeutua myös täydentävään porukkaan eli emme etsi vain samanlaisia ihmisiä ympärillemme.

Erilaiset näkemykset vahvistavat verkostoja.

Nämä kaksi tekijää eli osaamisesi ja verkostosi näyttäytyvät ulos oman persoonasi kautta. Minulla esimerkiksi se kova osaaminen ja omat piirini näkyvät ulos lievästi höpsönä ja vahvasti vaaleanpunaisena keski-ikäisenä naisena. Tähän ikään päässeenä on turha häpeillä enää itseään, vaan nähdä erilaisuus vahvuutena. Kaikki me olemme erilaisia.

Kuvan kolmiota olen käyttänyt runkona henkilöbrändin kehittämiseen ja järjestelmälliseen työntekijälähettilyyteen keskittyvissä sosiaalisen median koulutuksissani. Kyse ei siis suinkaan ole vain siitä, mitä osaat. Verkostosi ovat aivan yhtä tärkeitä, ja näitä molempia edustat oman persoonasi kautta.

Hankintatoimen ammattilaiset julkishallinnossa

Verkostoituminen on osoittautunut yhdeksi suurimmaksi hyödyksi Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmassa. Ohjelman myötä valtionhankintojen parissa työskentelevät virkamiehet ja muut julkishallinnon sankarit ovat ryhtyneet jakamaan virastojen välillä enemmän tietoa, kokemuksia ja parhaita käytäntöjä.  Saammekin ehdottomasti eniten kiitosta siitä, että olemme luoneet verkostoitumiselle rakenteita: esimerkiksi kuukausittaiset hankinta-ammattilaisten työpajat, Hankinta 2020 -verkkokoulutus eOppivassa sekä yhteiset työkalut tiedonjakamiseen (esimerkiksi Yammer). 

Tavoitteenani on luoda yhdessä osaamisen kehittämisen verkostoja myös hankintatoimen kontekstiin, johon verkostoihin perustuva osaamisen kehittäminen sopii julmetun hyvin. Eniten olenkin iloinen hankinta-asiantuntijuuden hännännostamisesta, joka on nähdäkseni lähtenyt käyntiin näissä verkostoissa. Henkilöbrändien voimaan vannovana uskon oman osaamisen tunnistamisen edistävän myös työhyvinvointia. Siitä näkökulmasta järjestelmällisellä verkostoitumisella ja sitä edeltävällä oman osaamisen arvostamisella voi olla kauaskantoisia vaikutuksia.

Ehkä kannattaa ainakin kokeilla? Mitäs siinä voisi hävitä?

Hani esittäytyy:

“Työskentelen Valtiokonttorilla muutosjohtamisen projektipäällikkönä Hankintojen digitalisointiohjelmassa. Innostun muutoksesta ja tuen sitä viestinnän, koulutuksen ja ohjauksen palveluilla. Työssäni laitan peliin koko pinkin persoonani. Pyrin ns. tuomaan itseni tykö sillä ajatuksella, että minua olisi vähintäänkin helppo lähestyä. Siksi verkostoitumistaidot ovat olleet aivan ensiarvoisen tärkeitä opetella.”

Jutellaan Twitterissä (@haniolsson) tai LinkedInissä.

tarjanassu

Miksi emme nähneet metsää puilta?

Kaikkihan me tiedämme, että järjestelmämuutoksia ei juurikaan ole. Kyse on lähes aina toimintatapamuutoksesta, jota järjestelmämuutos tukee.

Miksi toimintatapamuutoksen tunnistaminen ja siihen tarttuminen on kuitenkin niin vaikeaa?

Handi-palvelun kirjanpitoyksikkökohtainen käyttöönottoaikataulu julkaistiin osaltamme jo noin vuosi sitten. Handi-palvelun määrityksiä tehtiin viime syksynä, jolloin myös järjestelmän ominaisuuksien ja teknisten ratkaisujen kuvauksia odoteltiin innolla.

Itsekin kyselin ahkeraan, milloin saamme konkreettisia tehtävälistoja siitä, miten valmistautua Handi-palvelun käyttöönottoon. Keväällä sitten aloimme odottaa ensimmäisten pilottien käyttöönottoja ja kokemuksia Handi-palvelusta.

Odottavan aika on pitkä.

Kevään kuluessa näimme myös itse järjestelmää. Saimme kuulla, että sen käyttö on helppoa kuin heinänteko, varsinkin, kun Palkeet tekee käyttöönoton tueksi hienoja videoita.

Odotellessamme talven ja kevään ajan Handi-palvelun määrittelyjä ja infoja järjestelmästä olisimme voineet virastossani tehdä paljon. Noina hämärinä talvipäivinä olisimme voineet lähteä tutkiskelemaan nykyistä tapaamme tilata: ketkä tilaavat, kuinka usein, miltä toimittajilta ja niin edelleen.

Vasta kevään tullen havahduimme käärimään hihamme ja teimme nykytilakartoituksen.

Miksi olimmekaan käyttäneet aikaa järjestelmän toiminnallisuuksien odotteluun sen sijaan, että olisimme jo aiemmin tarttuneet härkää sarvista ja lähteneet porautumaan kysymyksiin mistä, mitä ja kuka?

Datan puutetta ei voi syyttää. Hanselin virastotasoista hankintadataa tarjoava Hankintapulssi on mahtava tietopankki ja Palkeet tarjoaa hyviä listauksia toimittajista ja laskuista.

Jostain syystä emme nähneet metsää puilta ennen kuin kevätaurinko puiden lomasta pilkahteli.

Nyt olemmekin jo kartoituksen tehneet ja kesätöinä pääsemme analysoimaan tuloksia, minkä jälkeen pääsemme innokkaina aloittelemaan sitä muutosta, toimintatapamuutosta. Hyvä tästä tulee!

Tarja Laine lyhyesti:

Apulaisjohtaja Tarja Laineen johtama Talous-yksikkö toteuttaa Valtiokonttorin Handi-käyttöönottoprojektin. Tarja on omaksunut aktiivisen roolin Handi-palvelun käyttöönotossa ja hän jakaa mielellään tietoa ja kokemuksia Valtiokonttorin käyttöönotosta. Esimerkiksi Tiimerissä jaettava sisäisen uutisviestin mallipohja on saanut alkunsa Tarjan hoksottimista.

hani300518

Mistä valtionhankinnoissa puhutaan? En ymmärrä

Osallistuin eilen Celian järjestämään “Ymmärrän!”-seminaariin. Se kokosi lähinnä viestinnän ammattilaisia julkishallinnosta saavutettavuusdirektiivin esitupareihin. Direktiivi tulee voimaan syksyllä 2018 (1-3 vuoden siirtymäajalla) ja se on luonteva jatkumo keväällä voimaan tulleen tietosuoja-asetuksen synnyttämään keskusteluun. Ensin hiottiin verkkopalveluiden rekisterit läpinäkyviksi ja nyt raivataan esteet sisältöjen tieltä.

Saavutettavuus vai esteettömyys

Seminaarissa määriteltiin aluksi termejä ja suomenkielisiä vaihtoehtoja. Esimerkiksi sanoja esteettömyys ja saavutettavuus voidaan pitää synonyymeinä. Jälkimmäinen soi korvaan kauniimpana kahdesta syystä. Ensinnäkin se on lähtökohtaisesti positiivisempi. Toisekseen se sisältää sen oletusarvon, että sisältö tehdään alusta alkaen saavutettavaksi eikä niin, että ensin tehdään sisältö ja sen jälkeen poistetaan esteet sen edestä.

First time right! Eih?

Saavutettavuusdirektiivissä ohjeistetaan, että verkkopalvelussa pitäisi olla:

  • teknisesti virheetön toteutus,
  • selkeä ja hahmotettava käyttöliittymä ja
  • ymmärrettävä sisältö.

Vaatimukset ovat tuttuja verkkopalveluiden kanssa työskenteleville viestinnän ammattilaisille, mutta kuinka moni heistäkään voi todentaa palvelunsa kattavan kaikki kolme kohtaa? Käsi sydämelle.

Ymmärrettävät valtionhankinnat

Jäin miettimään näitä vaatimuksia hankintojen digitalisoinnin kannalta. Erityisesti mielessäni on hankintailmoituskanava Hilma. Sivutoimisena pienyrittäjänä kokeilin palvelua itsekin ensimmäistä kertaa ja kieltämättä ihmettelin, kuinka valtionhankintojen keltanokkatoimittaja “mies ja pakeetbiil” -mikroyrittäjä voi ikinä ymmärtää sisältöä.

Ennen siirtymistäni valtionhankintojen pariin en ikinä ollut tullut ajatelleeksi, kuinka kamalaa lakitekstihöttöä palvelut vilisevät. Olen kovin kiitollinen mahdollisuudesta päästä mukaan uudistamaan Hilmaa ja tulen varmasti nostamaan esille kaikki ne kohdat, joita en tajua. Lienee todennäköistä, että silloin joku toinenkin jää vaille ymmärrystä.

Seminaarissa oli useamman kerran puhetta myös nimeämisen merkityksestä. Me valtionhallinnossa rakastamme lyhenteitä ja uusia nimiä, mutta jos asiaa katsoo puhtaasti asiakkaan silmin, mikähän olisi hänelle mieleen? Mahtaako hän haluta siirtyä ESPD-lomakkeelle vai olla onnellisen tietämätön siitä, mikä on European single procurement document?

Handi-ohjelma, eiku Handi-palvelu

Handi-ohjelmassa on toki kosolti muitakin esimerkkejä huonosta nimeämisestä. Handi-palvelusta ja Handi-ohjelmasta puhuminen Handina on se tyypillisin ongelma. Ensimmäinen on valtion tilaus- ja laskujenkäsittelyn järjestelmä ja jälkimmäinen mm. Handi-palvelun ja Hilma-uudistuksen sisältävä sateenvarjo.

Ratkaisumme tähän itse tekemäämme ongelmaan on tällä hetkellä pyrkiä välttämään pelkän Handin käyttämistä. Puhumme siis joko Handi-palvelusta tai Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmasta eli Handi-ohjelmasta. Mitään järin suurta papukaijamerkkiä ei tällä virkamiesviestinnällä vielä saa, mutta nukumme yömme siitäkin huolimatta.

Vinkkejä virkamiehelle

Virkamiehet sortuvat keskivertoa useammin hankalaan kieleen. He lienevät ehkä itse tottuneita siihen, että sanat ovat pitkiä ja lauserakenteet vaikeita. Tokihan sille hieman sokeutuu.

Poimin seminaarissa muutamia yksinkertaisia harjoituksia jokaiselle sisällöntuottajalle:

  1. Hyödynnä viestinnän ammattilaisten palveluita. Anna raakile tai ehkä pelkkä aihio kommentoitavaksi. Älä jätä kommentointivaihetta liian myöhäiseksi, jolloin olet ehtinyt jo kiintyä sisältöön ja kommentoijakin joutuu miettimään hienovaraisuutta.
  2. Kerää tiimisi kanssa sanastoa sekä listaa rakkaista sanoista, jotka voisitte korvata yksinkertaisemmilla vaihtoehdoilla. Voisiko valtiolle tuotteita tai palveluita tarjoava toimittaja olla vain tarjoaja?
  3. Käytätkö täytesanoja? Mitkä sanat tuovat lisäarvoa? Tekstissä on tyypillisesti noin viidennes turhia sanoja. Poista ne.
  4. Anna tekstisi luettavaksi vaimolle, lapselle tai naapurille ja pyydä heitä merkitsemään kohdat, joissa joutui pysähtymään ja miettimään.
  5. Testaa sisältö käyttäjällä. Anna sisältösi luettavaksi asiakkaallesi ja pyydä häntä nostamaan esiin muutama kohta, joita voisi tarkentaa.

Kuten huomaat, tärkeintä saavutettavan sisällön tuottamisessa on aktiivinen palautteen pyytäminen.

Anele, vonkaa ja vingu palautetta sisällöntuotannon ihan jokaisessa vaiheessa. Suomalaisen on vaikea antaa palautetta, joten sitä pitää haluta.

Ehkä voisimmekin suhtautua verkkopalveluihimme ja niiden sisältöihin niin, että ne eivät ole koskaan valmiita, vaan niitä muokataan jatkuvasti käyttäjien palautteen perusteella?

Tätäkin saatan muokata vielä.

Ps. Seminaarin aineisto on tulossa katsottavaksi tallenteina osoitteeseen celia.fi/ymmarran. Suosittelen ymmärtämään.

Hani Olsson työskentelee Handi-ohjelmassa muutosjohtamisen kehittämispäällikkönä. Hänen tontilleen kuuluu mm. viestinnän ja verkkokoulutuksen suunnittelua ja toteutusta. Viestinnän ammattilaisena hän on ottanut itselleen erioikeuden käyttää toisinaan höpsöjä sanoja, eikä hän siten täytä kaikilta osin saavutettavuusdirektiivin vaatimuksia. Kuvassa hän päätti poistaa esteitä katseyhteyden väliltä ja ottaa silmälasit pois. Tavallisesti hän näyttää siis paljon viisaammalta.

Twitter: @HaniOlsson
LinkedIn: linkedin.com/in/haniolsson

Siikonen_kati

Yläfemmat, pilotit käyntiin!

Kun tapasimme Kauranteen Tuomaksen kanssa aamulla Valtio Expon ”Handi-baarissa”, oli fiilis korkealla ja hymy korvissa asti. Handi-palvelun pilotointi oli Palkeissa polkaistu käyntiin 2.5. ja THL:n oma aloitus osui juuri tuohon Expon aamuun. Pilotoinnin ensimmäisistä kokemuksista olimme myös lupautuneet kertomaan Expon lavalla Handi-puheenvuorossa.

Leveän hymyn taustalla oli merkittävän välietapin saavuttaminen Handi-palvelun käyttöönottoon liittyen. Handi-palvelun hankintasopimus allekirjoitettiin syyskuun lopussa 2017. Sopimuksen tultua lainvoimaiseksi aloitimme marraskuussa palvelun tuotteistuksen ja teknisen toteutuksen yhteistyössä asiakastyöryhmän ja palvelun toimittajan SoftCon kanssa. Aikataulu oli jo ennakkoon tiukka, sillä kaiken piti olla valmista hyväksymistestaukseen huhtikuun alkuun mennessä ja pilotointiin kuukautta myöhemmin. Kaikki isoissa projekteissa mukana olleet tietävät, että viisi kuukautta kuluu hetkessä. Kiitos asiakastyöryhmän asiantuntijuuden, projektiryhmän sitoutuneisuuden, pilottien motivoituneisuuden sekä hyvän yhteishengen me saimme kaiken tehtyä aikataulussa.

Pilotti siis käynnistyi suunnitellusti ja etenee. Palkeet on hankintayksikkönä varsin pieni, mutta tärkeimpänä asiana oli varmistua heti palvelun perustoimintojen sujuvuudesta sekä kaikille yhteisten integraatioiden, kuten Kieku, toimivuudesta. THL on monimuotisuudessaan erinomainen pilotti. Monivirastoiselta tutkimuslaitokselta saadaan heti alkuun kattava näkyvyys palvelun toimintoihin ja käytön sujuvuuteen hyvin moninaisessa arjen toiminnossa.

Pilotoinnin kuulumisia jatketaan Palkeiden taloushallinnon yhteyshenkilöpäivillä 25. ja 28.5. sekä Handi-työpajassa kesäkuussa.

Nautitaan auringosta!

Kati

Kati esittäytyy:

“Olen Handi-ohjelman Palkeille vastuuttaman kokonaisuuden hankepäällikkö ja vedän ohjelman verkoston ryhmää kolme ja mahdollisesti neljä. Verkoston kolme työ on jo aloitettu, motivaatio ryhmässä on korkealla ja keskustelu on erittäin antoisaa  Palkeissa toimin prosessipäällikkönä kehitysyksikössä.”

Twitterissä @SiikonenKati

kirsikoskinen

Miten toimittaja valmistautuu Handi-palveluun?

Nyt on aika miettiä ja sopia yrityksen sisällä, kuka vastaa Handi-palvelun portaalista tuleviin kysymyksiin.

Tilaukset tehdään Handi-palvelussa

Jatkossa hankintoihin liittyvät tilaukset tehdään Handi-palvelussa. Käyttöönotto käy sujuvasti, kun toimittaja on valmistautunut omalta osaltaan vastaamaan kysymyksiin. Kuka vastaanottaa tilaukset ja tekee myös mahdolliset tilausvahvistukset? Kenen vastuulla on laskuttaminen ja kuka huolehtii, että laskut tulevat olemaan Finvoice 3.0 formaatin mukaiset ja laskun viitteet kuten asiakas pyytää? Onko yrityksellä sellaisia tuotteita tai palveluita, joista voisi helposti tehdä tuoteluettelon? Näin voimme helpottaa ja nopeuttaa asiakkaan tilaamista ja varmistaa, että tilatut tuotteet tai palvelut ovat sopimuksen mukaisia.

Laskut käsitellään automaattisesti

Koska menopäätös tehdään jo tilausvaiheessa, tarkoittaa tämä valtiolla sitä, että tilauksen arvo tiliöidään ja hyväksytään jo tilattaessa. Laskun saapuessa, se kohdistetaan automaattisesti tilaukseen ja siirtyy suoraan maksuun. Tuoteluettelon tuotteet tulee olla linkitetty toimittajan ilmoittamaan UNSPSC-koodiin (joka löytyy myös Toimittajille-sivulta). Tämän avulla automatisoidaan tiliöintiä sekä tietoa hyödynnetään raportoinnissa.

Handi-palvelu käyttöönotot vauhdissa

Handi-palvelun käyttöönotot ovat alkaneet. Seuraavat käyttöönottoerät ovat vuorossa heti kesäloman jälkeen.  Toimittajat tulevat saamaan kutsun rekisteröityä Handi-palvelun toimittajaportaaliin (SoftCo10) sen mukaisesti, kun asiakkaat siirtyvät käyttämään Handi-palvelua. Kaikilla kirjanpitoyksiköillä on Handi-palvelu käytössä vuoden 2019 loppuun mennessä.

Rekisteröitymislinkin saanut toimittajan yhteyshenkilö voi luoda lisää yrityksensä käyttäjiä portaaliin. Portaalissa toimittaja näkee asiakkaidensa tilaukset sekä laskutuksensa etenemisen. Asiakas voi lähettää toimittajalle hinta- ja saatavuustiedustelun portaalin vuoropuheluosion kautta tai Palkeet voi lähettää kysymyksiä liittyen laskutukseen. Toimittaja lataa tuoteluettelonsa portaalin kautta.

Mitä tapahtuu seuraavaksi?

Toimittajat, joilta toivotaan tuoteluetteloita, saavat asiakkaalta pyynnön ladata tuoteluettelonsa palveluun. Toimittajia, joiden kanssa toivotaan verkkokauppaintegraatioita, kontaktoidaan erikseen ja sovitaan aloituspalaverista yhdessä asiakkaan ja Palkeiden kanssa. Handi-palvelun käyttöönottoerien mukaisesti kutsutaan palvelun käytön aloittavien virastojen toimittajia koulutuksiin joissa opastetaan toimittajaportaalin käyttöä.

Katso käyttöönottoaikataulu Handi-palvelun esittelysivulla.

Viimeistään vuoden 2020 alusta on valtiolla käytössä yhteiset toimintamallit. Toimittaja saa tilaukset kaikilta asiakkailtaan samaa kanavaa pitkin. Tilauksien sisältö on selkeä ja toimitukset sen mukaiset. Laskutus on sujuvaa ja prosessi tehokas!

Katja Koskinen toimii Hanselin hankintatoimen kehittämispalveluissa kehityspäällikkönä. Hänen vastuullaan on Handi-ohjelmassa Handi-palvelun lanseerauksesta toimittajille.

Helena Lappalainen

Handi-palvelun H-hetki lähestyy

Pääsiäisen jälkeen otetaan aamukampa käyttöön ja lasketaan päiviä ensimmäisten Handi-palvelun pilottien aloitukseen huhtikuun loppupuolella. Handi on iso toimintamallin muutos niin virastoissa kuin Palkeissakin.

Pilotin tehtävä on tuoda asioita näkyväksi, korjattavaksi, todennettavaksi. Siinä saa onnistua, tehdä virheitä, hakea ongelmatilanteisiin ratkaisua ja oppia uusia asioita yksin ja yhdessä joka päivä. Hyvä pilotti antaa paremman lähtökohdan laajemmille käyttöönotoille. Pilotilla on iso tehtävä Handi-palvelun onnistumisessa. Kiitokset jo tässä vaiheessa virastoille, jotka ovat pilottivastuuta ottamassa.

Työn uudistuminen aukeaa keskustellen

Palvelukeskuksessa muutoksella on monta näkökulmaa: työn muutos, ammatillisen osaamisen muutos, asiakkaille tarjottavan palvelun sisältömuutos, muutos asiakaspalvelussa ja työvälineen vaihtuminen. Toistuva sana on muutos. Teemme yhtä palvelukeskushistorian suurinta toimintatapamuutosta taloushallinnossa Handi-palvelun käyttöönoton myötä.

Palkeissa pilotteihin valmistautuminen on ollut asioiden läpikäyntiä niin henkilöstölle, esimiehille kuin johdolle. Näissä keskusteluissa on haettu vastausta siihen mikä muuttuu, miksi muuttuu ja mihin muuttuu.

Palkeissa tehtiin helmikuussa henkilöstön muutosvalmiuskysely. Noin 90 prosenttia vastaajista kokee, että työn uudistuminen on tervetullut asia. Palkeetlaiset ovat valmiita toimimaan uudella tavalla ja ymmärtävät, että muutokset vaikuttavat oman työtehtävän sisältöön.

Yhteistyöllä varmistetaan palvelun laatu

Palkeiden Handi-pilottiryhmä vastaa Handi-palvelun tuottamisesta pilottiasiakkaille ja toimittajille. Heidän rinnalla pilottivaiheessa toimivat asiakkaiden menojen käsittelyn talouspalvelusihteerit varmistamassa laadukkaan muutoksen nykyisestä toimintamallista Handi-malliin. Vahvaa Handi-osaamista syntyy myös projektiryhmässä työskenteleville palkeetlaisille, jotka tukevat virastoja Handin käyttöönotossa ja ovat mukana Handi-palvelujärjestelmän toteutuksessa.

Handin pilottivaiheen resepti on hyvä yhteistyö, uskallus lähteä mukaan työn muutokseen sekä halu oppia ja hallita laajempaa työprosessia.

Kysymällä parempi

Virastoilla on ensi tiistaina 27.3. tärkeä työpaja, jossa puhutaan Handin tulosta virastoon ja nähdään ensimmäiset näkymät tulevasta työvälineestä. Kannustan työpajojen osallistujia tekemään mahdollisimman konkreettisia kysymyksiä, joihin haetaan yhdessä vastauksia. Kun sekä virastossa että palvelukeskuksessa ymmärretään konkreettisesti mitä arki Handin kanssa tarkoittaa, tuo se käyttöönoton alkuvaiheisiin hyvän tuen ja aikaikkuna sujuvaan arkeen on lyhyempi.

Handi-muutoksen jälkeen jokaisella mukana olevalla on oma ammatillinen pääoma kasvanut paljon roolista riippumatta. Lähdetään teemalla ”tekemällä oppii” kohti hyviä pilottipäiviä!

Helena Lappalainen

Helena Lappalainen esittäytyy:

Toimin Palkeissa kehitysjohtajana. Työpöydälläni on upeita valtion talous- ja henkilöstöhallintoon liittyviä kehittämishankkeita, jotka mahdollistavat palveluiden, asiakaspalvelun ja prosessien uudistamisen.

Tavoitteena on Smarthallinto, jossa yhdistyy palvelut, uusi teknologia ja osaaminen.

Helena Twitterissä:  @HelenaLappalain

arja_terho

Tunnetko Hilman?

Onko Hilma tehokas, turvallinen, välittävä kumppanisi, jonka tarjoamiin palveluihin olet voinut luottaa? Vai oletko turhautunut Hilman pikkutarkkuuteen silloin, kun haluaisit edetä ripeästi hankkeessasi? Oletko saanut nyhdettyä Hilmasta haluamasi tiedon?

Jos Hilma ei ole sinulle tuttu, niin kurkista sivulle www.hankintailmoitukset.fi. Hilma on julkisten hankintojen sähköinen ilmoituskanava. Virastot, kunnat ja muut julkisella rahoituksella hankintoja tekevät toimijat ilmoittavat hankinnoistaan HILMAssa ainakin silloin, kun hankinnan arvo ylittää hankintalaissa määritellyt EU:n tai kansallisen kynnysarvon. Yrityksille HILMA tarjoaa tietoa meneillään olevista ja tulevista tarjouspyynnöistä.

Hilma tarjoaa lenkin hankintaketjussa, jonka tarkoituksena on tehostaa julkisten varojen käyttöä ja turvata yrityksille tasapuoliset mahdollisuudet tarjota palveluitaan tarjouskilpailuissa. Hilma välittää tietoa kaikissa EU-maissa toimiville yrityksille hankinnoistamme.

Haluatko kehittää Hilmaa?

Nykyinen Hilma- järjestelmä on otettu käyttöön vuonna 2007. Järjestelmää on päivitetty vuosien varrella, mutta se alkaa jo olla elinkaarensa päässä. Hilman käyttäjät ovat toivoneet helppokäyttöisempää ja selkeämpää käyttöliittymää sekä muita käyttäjien työtä sujuvoittavia toiminnallisuuksia.

Hilman uudistaminen on käynnistynyt. Tavoitteena on luoda avoin, välittävä, tehokas, turvallinen kumppani, joka toimii kuin ajatus. Onnistumme vain, jos tulet mukaan kertomaan ajatuksesi. Haemme osallistujia uuden Hilman kehitysryhmään. Toivomme mukaan erilaisia palvelun käyttäjiä: hankintojen tekijöitä kunnista, virastoista, maatalousyrityksistä ja järjestöistä sekä tavaroiden ja palveluiden toimittajia. Odotamme näkemyksiä myös hankintatiedoista lisäpalveluja toimittajille tuottavilta yrityksiltä.

Voit hakea ryhmään kertomalla päällimmäiset ajatuksesi siitä, miten Hilma-palvelua tulisi kehittää.

Hilmaa kehitetään valtionhallinnon Hankintojen digitalisointi -ohjelman (HANDI) puitteissa. HILMA- työpaja virastojen asiantuntijoille järjestetään 20.4.2018 klo 9-12.

 

Arja Terho on neuvotteleva virkamies valtiovarainministeriöstä, joka tavoittelee hallinnon sujuvuutta ja avoimuutta.

Twitter: @ArjaTerho

pauliina_lautiainen

Real Madrid vai Paattisten Pamaus?

Tarvitaanko Real Madridin mahtibudjetti ja sliipatut tähtipelaajat, jotta projekti saadaan onnistuneesti maaliin?

Muutos on matka, oikeastaan ryhmämatka. Muutosjohtaja tarvitsee tuekseen muutosta ohjaavan ja eteenpäin puskevan tiimin, eikä ole yhdentekevää, miten tiimi kootaan. Hankintatoimen muutosprojektissa olemme jo tunnistaneet eri roolit, joiden osallistuminen on tarpeen: projektin omistaja (johtoryhmän jäsen), talousvastaava, muutosvastaava ja viestintävastaava. Heitä tarvitaan heidän asemaansa ja vastuualueensa osaamiseen perustuen. Muutosta ohjaavalla tiimillä on oltava toimivaltuudet viedä muutosta eteenpäin, sovittujen tavoitteiden mukaisesti.

Kun tiimi on nimetty, yhteiset tavoitteet sovittu ja etenemissuunnitelmakin tehty, ollaan yhä lähtökuopissa.

Miten saadaan homma liikkeelle?

Muutosprojektin käynnistämiseen tarvitaan innostusta ja halua. Sitä ei voi annostella kauhalla tai edes johtoryhmän päätöksellä. Menestyvä joukkue haluaa voittaa, se on innostunut siitä, mitä se tekee ja se haluaa saavuttaa tavoitteensa.

Jokainen meistä tekee työtään omalla persoonallaan. Temperamenttimme tulee esiin mm. siinä, kuinka helposti tai nopeasti innostumme. Mutta se miten toimimme, on yleensä opittua. Hyvässä tiimissä tarvitaan erilaisia persoonallisuuksia, jotta työ etenee, riskit tunnistetaan, ongelmat saadaan ratkaistua eikä puhti lopu kesken kaiken.

Unelmatiimi

Mikael Saarinen ja Pauli Aalto-Setälä nimeävät oivaltavasti kirjassaan ”Innostus. Myötämanipuloinnin aakkoset” rooleja, joilla jokaisella on oma, tärkeä tehtävänsä tiimin työssä.

Tunnistatko omasta muutostiimistäsi nämä tyypit?

  • Aloittaja tarttuu toimeen ja tekee ensimmäisen siirron, kun muut vielä jahkailevat.
  • Epäilijä jaksaa etsiä ongelmia ja haasteita jo etukäteen ja osaa laatia kauhuskenaarion.
  • Cheerleader on varaukseton fanittaja, vaikka maailma ympärillä olisi toista mieltä.
  • Toteuttaja pitää kiinni deadlinesta ja huolehtii siitä, että tulee valmista.
  • Yhdistäjä löytää uusia kumppaneita ja liittolaisia, jotta asiat saadaan tapahtumaan.
  • Mentori on auktoriteetti ja tukija, joka on ajaa tiimiä eteenpäin.

Harmillisesti tunnistamme myös niitä tyyppejä, joiden airot huopaavat yhteistä venettämme toiseen suuntaan.

Ankeuttaja ei näe missään mitään hyvää. Hän vähättelee, dissaa ja voimaantuu muiden epäonnistumisista. Hänet on syytä heivata veneestä.

Toistaja haluaa toistaa joskus kerran onnistunutta reseptiä, vaikka tilanne on nyt ihan toisenlainen. Jätä hänetkin räpiköimään omaan lammikkoonsa ja jatka matkaa eteenpäin.

Sen sijaan huolehdi siitä, että kahvihuoneen suulaimmat tyypit tietävät mitä on tekeillä ja ymmärtävät kehittämisprojektin hyödyt.

Tunnista organisaation todelliset mielipidevaikuttajat, joiden juttuja kuunnellaan ja joiden osaamiseen tai auktoriteettiin luotetaan. Pidä heidät tietoisina siitä, että työ etenee ja hyödyt saavutetaan.

Onko siis väliä, onko joukkueesi Real Madrid tai Paattisten Pamaus? Eipä juuri, jos sillä riittää halua ja innostusta voittaa haasteet ja saavuttaa tavoitteet.

Pauliina Lautiainen lyhyesti:

Pauliina toimii Handi-ohjelmassa muutosjohtamisen verkosto-ohjaajana ja Hankintatoimi palveluna -projektipäällikkönä. Hänellä on kokemusta muutosprojektien iloista ja suruista, sekä johtajana että muutostaistelijana. Nyt hän innostuu hankintatoimen ja johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa.

Twitter: PLautiainen
LinkedIn

MinnaMaarit Lahti

Hankintojen digitalisointia täydellä sydämellä

Kun katsot elämääsi taaksepäin, oletko koskaan miettinyt mikä on se asia, joka sinua on johdattanut työurallasi tehtävästä tai työpaikasta toiseen? Joskus polku voi olla erikoinenkin. Itse koen olevani humanisti, joka on kuitenkin löytänyt itsensä kerta toisensa jälkeen suunnittelemassa ja toteuttamassa kädet kyynärpäitä myöten savessa ison järjestelmäprojektin koulutuksia. Niin nytkin. Sattuma tai jokin muu syy, sillä ei ole väliä. Merkitystä on vain sillä, että me onnistumme siinä mitä me olemme nyt tekemässä: muuttamassa koko valtionhallinnon hankintoihin liittyvää maailmaa.

Itselleni on tullut jo kauan sitten selväksi, ettei auta vaikka teknisesti onnistuttaisiin toteuttamaan vaikka täydellinen järjestelmä (mistä tosin on harvoin todellista vaaraa) elleivät käyttäjät osaa sitä käyttää! Tämä on se johtoajatus, joka mielessä mietin mitä asioita Handi-palvelun koulutuksissa tulee painottaa ja muistaa.

Homma käynnistyy pururadalta

Handi-hankkeessa kyse on prosessimuutoksesta − mitä se oikein sitten käytännössä tarkoittaa? Se tarkoittaa sitä, että on kyse muutoksesta, jonka pitää tapahtua meillä jokaisella päässä olevalla 17 cm:n pituisella pururadalla; aivoissa. Meidän pitää aktiivisesti muuttaa omaa toimintaamme – tehdä oikeasti jotakin toisin. Se on usein vaikeaa, koska se vaatii aktiivista ja tietoista toimintaa.

Huomasin miten vaikeaa muutos on, kun päätin muuttaa teenkeittotapaani. Vannoutuneena teeihmisenä minulla on kotona ikioma keitin teelle. Parempilaatuista teetä saadakseni päätin kaataa teeveden keittimeen sen oman kannun sijasta erillisellä lasikannulla. Teknisesti muutos oli hyvin pieni: kaadan saman veden samaan paikkaan, mutta vain toisella kannulla. Mutta joudun tunnustamaan, että minulta meni monta kuukautta (!) tottua ottamaan ensimmäisenä tämä teen keittämiseen varaamani kannu kaapista.

Koulutussuunnittelijat palveluksessanne

Koulutus- ja tukipalvelun tehtävä on auttaa tulevan Handi-palvelun käyttäjiä pienten ja isojen muutosten tekemisessä. Kokonaisuutena iso muutos toteutetaan vähitellen ja suunnitelman mukaisesti. Ja mikä kaikkein tärkeintä; Sinun ja minun ei tarvitse tehdä tätä muutosta yksin. Meitä on iso joukko fiksuja ihmisiä varmistamassa, että homma etenee ja kokonaisuus valmistuu pala palalta.

On totta, että työtä on paljon, mutta itse ainakin uskon vakaasti siihen, ettei Handista tule mikään pannukakku, vaan hyvin kohoava ja kaunis kakku, josta saamme kaikki nauttia aikanaan oman palamme.

MinnaMaarit Lahti: MinnaMaarit työskentelee koulutussuunnittelijana Palkeissa ja on mukana suunnittelemassa Hankinta 2020 -verkkokoulutusta ja tulevan Handi-palvelun koulutuksia. MinnaMaarit on hämeenlinnalainen Elämän korkeakoululainen, jonka sydäntä lähellä ovat luonnon-, lasten, vanhusten ja eläinten suojelu. Hän tekee kaikkensa uskomiensa asioiden eteen – ja suurella sydämellä. Vapaa-aikana MinnaMaarit joogaa, tanssii ja opiskelee perinteistä kiinalaista lääketiedettä.

Twitter: @MinnaMaaritL

juho

Tilikartta? Pyh. Tiedolla johtamisen rakenteet ovat toisenlaisia

Talouden seurantarakenne –parka. Juuri kun Kieku-muutoksen ja valtion yhteisen seurantakohdemallin käyttöönoton pöly oli laskeutunut, seuraava rakennetta koskeva mullistus odotteli malttamattomana nurkan takana. Sitä seuraavat muutokset tönivät toisiaan kykenemättä asettumaan kauniiseen jonoon. Onko muutoksia surtava vai tunnistettava uudet mahdollisuudet?

Lähihistoriassa rappausta ja roiskeita

Kieku-toimintamallin ja -tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä virastot joutuivat pohtimaan seurantarakenteensa uusiksi. Yhteinen järjestelmä pakotti hakemaan kompromisseja yksilöllisten seurantatarpeiden ja yhteisten rakenteiden välisiin ristiriitoihin. Esimerkiksi liikekirjanpidon tilejä ei enää voinut alajaotella yksilöllisesti ja näin räätälöidä viraston seurantatarpeiden mukaisesti.

Handi-palvelun käyttöönottoa silmällä pitäen valtion liikekirjanpidon tilikartasta poistettiin vuoden vaihteessa sinne vielä jääneitä vaihtoehtoisia rakenteita. Mahdollisuus tiliöidä tiettyjä kulueriä joko tarkemmalla tai karkeammalla tasolla poistui. Näillä muutoksilla tiliöintivaiheestakin haetaan automatisoinnin prosessietuja, joita tuleva Handi-palvelu mahdollistaa.

Näkyykö roiskeiden alla uusia mahdollisuuksia?

Tiedon hyödyntämisen kannalta tilikartan muutos saattaa pikasilmäykseltä vaikuttaa heikennykseltä, virastojen tarpeen mukaan joustavat tiliöintivaihtoehdot kun ikävästi edelleen kaventuvat. Heikennyksestä olisikin kysymys, ellei hankintojen digitalisointi avaisi uusia mahdollisuuksia hankintadatan hyödyntämisessä: Kun raportoinnin työkalupakkiin lisätään Handi-palvelun myötä uusi tuote- ja toimittajatietoon perustuva raportointiväline, tietoa voidaan analysoida nykyistä huomattavasti tarkemmin. Mikä parasta, tieto syntyy prosessin sivutuotteena tilaamisen yhteydessä, eikä tiedon tuottamiseen tarvitse erikseen kiinnittää huomiota.

Samalla helpottuu yhteisen tilirakenteen mukanaan tuoma dilemma: Toiminnaltaan täysin erilaisten virastojen seurantatarpeet poikkeavat merkittävästi toisistaan, mutta koko valtion yhteiset rakenteet ovat kovin jäykkiä vastaamaan näihin tarpeisiin. Liikekirjanpidon lisäjaotteluilla on pyritty vastaamaan tarpeeseen, jossa tietyt kuluerät ovat yhdelle virastolle hyvinkin merkittäviä, mutta muille virastoille pääsääntöisesti tarpeettomia tai hyvin marginaalisia. Tuotepohjainen raportointirakenne poistaa tarpeen lisätä valtiokokonaisuudessa vähämerkityksellisiä, mutta virastotason johtamisen kannalta merkittäviä eriä yhteiseen rakenteeseen.

Digitalisaation ja sitä tukevien uusien palveluratkaisujen myötä raportointirakenteiden hallinta korostuu entisestään. Tulevan Handi-palvelun tuotetietoihin perustuva raportointi tulee täydentämään yhteistä Kiekun talousraportointia.. Tarkemmallakin tasolla voimme tietoa hyödyntää: esimerkiksi Senaatilla on hallussaan kiinteistöihin liittyvää tietoa, mikä voisi edelleen laventaa vuokrakulujen erittelytarkkuutta kirjanpidossa. Muutkin valtion konsernitoimijat hallinnoivat tietoja, joita voisi jakaa valtion sisäisten asiakkaiden hyödynnettäväksi. Miksi kerätä tietoa vaivalla asiakasviraston omaan kirjanpitoon, jos tieto olisi saatavissa muutoinkin?

Mitä seuraavaksi?

Tiedon hyödyntämisen ja raportoinnin tulevaisuuden näyttävä kristallipallo on tapansa mukaan kovin sumuinen. Sähköinen e-kuitti tuo parhaimmillaan mukanaan ennennäkemättömän muutoksen taloustiedon välityksessä. Tekoäly on luomuälyä näppärämpi jalostamaan tietoa suurina massoina. Ja niin edelleen. Muutosten nopeus ja laajuus on kuitenkin vielä epäselvä.

Kirkkaampiakin pilkahduksia taikapallo välittää: Yhteisten tietojen hyödyntämisessä olemme vielä alkuvaiheessa, ja siinä kehityksessä perustietojen hallinnassa merkitys tulee nousemaan ratkaisevaksi. Esimerkiksi valtion talouden seurannan näkökulmasta asiakas- ja toimittajatiedot ovat Kieku-järjestelmän yhteisistä asiakas- ja toimittajarekistereistä huolimatta ikävän hajallaan. Valtion omat tietovarannot ovat tässä yhteydessä vielä hyödyntämätön aarrearkku, sillä asiakkaat ja toimittajat tuppaavat jo valmiiksi majailemaan valtion yritys- ja väestörekistereissä. Nykyisellään meidän on vielä vietävä kirjanpidon luokitteluihin asiakkaisiimme ja toimittajiimme liittyvää tietoa, koska emme kykene kattavasti hyödyntämään tätä tietoa suoraan asiakkaan tai toimittajan perusteella.

Yhteisten tietojen hyödyntämisessä taitaa olla himpun verran hyötypotentiaalia, vai mitä? Asioita on tietysti ratkaistavana, tietoturvakysymykset etunenässä. Toimeen tarttumisesta se alkaa. Digitalisaation hyödyt eivät synny itsestään.

Juho Ajo esittäytyy:

Työskentelen Valtiokonttorissa kehittämispäällikkönä, valtion taloushallinnon kehittämisen parissa. Töitä teen tosissani, vakavasti en onnistuisi vaikka yrittäisinkin.

Juho LinkedInissä