MinnaMaarit Lahti

Hankintojen digitalisointia täydellä sydämellä

Kun katsot elämääsi taaksepäin, oletko koskaan miettinyt mikä on se asia, joka sinua on johdattanut työurallasi tehtävästä tai työpaikasta toiseen? Joskus polku voi olla erikoinenkin. Itse koen olevani humanisti, joka on kuitenkin löytänyt itsensä kerta toisensa jälkeen suunnittelemassa ja toteuttamassa kädet kyynärpäitä myöten savessa ison järjestelmäprojektin koulutuksia. Niin nytkin. Sattuma tai jokin muu syy, sillä ei ole väliä. Merkitystä on vain sillä, että me onnistumme siinä mitä me olemme nyt tekemässä: muuttamassa koko valtionhallinnon hankintoihin liittyvää maailmaa.

Itselleni on tullut jo kauan sitten selväksi, ettei auta vaikka teknisesti onnistuttaisiin toteuttamaan vaikka täydellinen järjestelmä (mistä tosin on harvoin todellista vaaraa) elleivät käyttäjät osaa sitä käyttää! Tämä on se johtoajatus, joka mielessä mietin mitä asioita Handi-palvelun koulutuksissa tulee painottaa ja muistaa.

Homma käynnistyy pururadalta

Handi-hankkeessa kyse on prosessimuutoksesta − mitä se oikein sitten käytännössä tarkoittaa? Se tarkoittaa sitä, että on kyse muutoksesta, jonka pitää tapahtua meillä jokaisella päässä olevalla 17 cm:n pituisella pururadalla; aivoissa. Meidän pitää aktiivisesti muuttaa omaa toimintaamme – tehdä oikeasti jotakin toisin. Se on usein vaikeaa, koska se vaatii aktiivista ja tietoista toimintaa.

Huomasin miten vaikeaa muutos on, kun päätin muuttaa teenkeittotapaani. Vannoutuneena teeihmisenä minulla on kotona ikioma keitin teelle. Parempilaatuista teetä saadakseni päätin kaataa teeveden keittimeen sen oman kannun sijasta erillisellä lasikannulla. Teknisesti muutos oli hyvin pieni: kaadan saman veden samaan paikkaan, mutta vain toisella kannulla. Mutta joudun tunnustamaan, että minulta meni monta kuukautta (!) tottua ottamaan ensimmäisenä tämä teen keittämiseen varaamani kannu kaapista.

Koulutussuunnittelijat palveluksessanne

Koulutus- ja tukipalvelun tehtävä on auttaa tulevan Handi-palvelun käyttäjiä pienten ja isojen muutosten tekemisessä. Kokonaisuutena iso muutos toteutetaan vähitellen ja suunnitelman mukaisesti. Ja mikä kaikkein tärkeintä; Sinun ja minun ei tarvitse tehdä tätä muutosta yksin. Meitä on iso joukko fiksuja ihmisiä varmistamassa, että homma etenee ja kokonaisuus valmistuu pala palalta.

On totta, että työtä on paljon, mutta itse ainakin uskon vakaasti siihen, ettei Handista tule mikään pannukakku, vaan hyvin kohoava ja kaunis kakku, josta saamme kaikki nauttia aikanaan oman palamme.

MinnaMaarit Lahti: MinnaMaarit työskentelee koulutussuunnittelijana Palkeissa ja on mukana suunnittelemassa Hankinta 2020 -verkkokoulutusta ja tulevan Handi-palvelun koulutuksia. MinnaMaarit on hämeenlinnalainen Elämän korkeakoululainen, jonka sydäntä lähellä ovat luonnon-, lasten, vanhusten ja eläinten suojelu. Hän tekee kaikkensa uskomiensa asioiden eteen – ja suurella sydämellä. Vapaa-aikana MinnaMaarit joogaa, tanssii ja opiskelee perinteistä kiinalaista lääketiedettä.

Twitter: @MinnaMaaritL

juho

Tilikartta? Pyh. Tiedolla johtamisen rakenteet ovat toisenlaisia

Talouden seurantarakenne –parka. Juuri kun Kieku-muutoksen ja valtion yhteisen seurantakohdemallin käyttöönoton pöly oli laskeutunut, seuraava rakennetta koskeva mullistus odotteli malttamattomana nurkan takana. Sitä seuraavat muutokset tönivät toisiaan kykenemättä asettumaan kauniiseen jonoon. Onko muutoksia surtava vai tunnistettava uudet mahdollisuudet?

Lähihistoriassa rappausta ja roiskeita

Kieku-toimintamallin ja -tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä virastot joutuivat pohtimaan seurantarakenteensa uusiksi. Yhteinen järjestelmä pakotti hakemaan kompromisseja yksilöllisten seurantatarpeiden ja yhteisten rakenteiden välisiin ristiriitoihin. Esimerkiksi liikekirjanpidon tilejä ei enää voinut alajaotella yksilöllisesti ja näin räätälöidä viraston seurantatarpeiden mukaisesti.

Handi-palvelun käyttöönottoa silmällä pitäen valtion liikekirjanpidon tilikartasta poistettiin vuoden vaihteessa sinne vielä jääneitä vaihtoehtoisia rakenteita. Mahdollisuus tiliöidä tiettyjä kulueriä joko tarkemmalla tai karkeammalla tasolla poistui. Näillä muutoksilla tiliöintivaiheestakin haetaan automatisoinnin prosessietuja, joita tuleva Handi-palvelu mahdollistaa.

Näkyykö roiskeiden alla uusia mahdollisuuksia?

Tiedon hyödyntämisen kannalta tilikartan muutos saattaa pikasilmäykseltä vaikuttaa heikennykseltä, virastojen tarpeen mukaan joustavat tiliöintivaihtoehdot kun ikävästi edelleen kaventuvat. Heikennyksestä olisikin kysymys, ellei hankintojen digitalisointi avaisi uusia mahdollisuuksia hankintadatan hyödyntämisessä: Kun raportoinnin työkalupakkiin lisätään Handi-palvelun myötä uusi tuote- ja toimittajatietoon perustuva raportointiväline, tietoa voidaan analysoida nykyistä huomattavasti tarkemmin. Mikä parasta, tieto syntyy prosessin sivutuotteena tilaamisen yhteydessä, eikä tiedon tuottamiseen tarvitse erikseen kiinnittää huomiota.

Samalla helpottuu yhteisen tilirakenteen mukanaan tuoma dilemma: Toiminnaltaan täysin erilaisten virastojen seurantatarpeet poikkeavat merkittävästi toisistaan, mutta koko valtion yhteiset rakenteet ovat kovin jäykkiä vastaamaan näihin tarpeisiin. Liikekirjanpidon lisäjaotteluilla on pyritty vastaamaan tarpeeseen, jossa tietyt kuluerät ovat yhdelle virastolle hyvinkin merkittäviä, mutta muille virastoille pääsääntöisesti tarpeettomia tai hyvin marginaalisia. Tuotepohjainen raportointirakenne poistaa tarpeen lisätä valtiokokonaisuudessa vähämerkityksellisiä, mutta virastotason johtamisen kannalta merkittäviä eriä yhteiseen rakenteeseen.

Digitalisaation ja sitä tukevien uusien palveluratkaisujen myötä raportointirakenteiden hallinta korostuu entisestään. Tulevan Handi-palvelun tuotetietoihin perustuva raportointi tulee täydentämään yhteistä Kiekun talousraportointia.. Tarkemmallakin tasolla voimme tietoa hyödyntää: esimerkiksi Senaatilla on hallussaan kiinteistöihin liittyvää tietoa, mikä voisi edelleen laventaa vuokrakulujen erittelytarkkuutta kirjanpidossa. Muutkin valtion konsernitoimijat hallinnoivat tietoja, joita voisi jakaa valtion sisäisten asiakkaiden hyödynnettäväksi. Miksi kerätä tietoa vaivalla asiakasviraston omaan kirjanpitoon, jos tieto olisi saatavissa muutoinkin?

Mitä seuraavaksi?

Tiedon hyödyntämisen ja raportoinnin tulevaisuuden näyttävä kristallipallo on tapansa mukaan kovin sumuinen. Sähköinen e-kuitti tuo parhaimmillaan mukanaan ennennäkemättömän muutoksen taloustiedon välityksessä. Tekoäly on luomuälyä näppärämpi jalostamaan tietoa suurina massoina. Ja niin edelleen. Muutosten nopeus ja laajuus on kuitenkin vielä epäselvä.

Kirkkaampiakin pilkahduksia taikapallo välittää: Yhteisten tietojen hyödyntämisessä olemme vielä alkuvaiheessa, ja siinä kehityksessä perustietojen hallinnassa merkitys tulee nousemaan ratkaisevaksi. Esimerkiksi valtion talouden seurannan näkökulmasta asiakas- ja toimittajatiedot ovat Kieku-järjestelmän yhteisistä asiakas- ja toimittajarekistereistä huolimatta ikävän hajallaan. Valtion omat tietovarannot ovat tässä yhteydessä vielä hyödyntämätön aarrearkku, sillä asiakkaat ja toimittajat tuppaavat jo valmiiksi majailemaan valtion yritys- ja väestörekistereissä. Nykyisellään meidän on vielä vietävä kirjanpidon luokitteluihin asiakkaisiimme ja toimittajiimme liittyvää tietoa, koska emme kykene kattavasti hyödyntämään tätä tietoa suoraan asiakkaan tai toimittajan perusteella.

Yhteisten tietojen hyödyntämisessä taitaa olla himpun verran hyötypotentiaalia, vai mitä? Asioita on tietysti ratkaistavana, tietoturvakysymykset etunenässä. Toimeen tarttumisesta se alkaa. Digitalisaation hyödyt eivät synny itsestään.

Juho Ajo esittäytyy:

Työskentelen Valtiokonttorissa kehittämispäällikkönä, valtion taloushallinnon kehittämisen parissa. Töitä teen tosissani, vakavasti en onnistuisi vaikka yrittäisinkin.

Juho LinkedInissä

pauliina_lautiainen

Johtaja, oletko kehityksen kaasu vai jarru?

Joidenkin arvioiden mukaan yli puolet kehitysprojekteista epäonnistuu. Projektit eivät saavuta niille asetettuja tavoitteita. Tästä huolimatta me raivaamme kalenterista aikaa uusille projekteille ja koetamme luovia maaliin jo käynnistyneitä. Jotain projekteissa täytyy olla sellaista, mikä meitä kiehtoo ja miksi yhä uskomme niiden tuovan mukanaan jotain parempaa.

Sanotaan, että ihmisen aivot on suunniteltu ylläpitämään ja suojelemaan elämää. Kaikki mikä uhkaa muuttaa nykyistä tapaamme elää ja toimia, koetaan uhkana ja vaarana, jota vastaan pitää suojautua tai taistella vimmatusti. Vastarinta uuden edessä on meille paitsi luontaista, myös ihan terve reaktio.

Onneksi aivoissamme on myös jotain, mikä tekee meistä uteliaita, sillä muuten istuisimme edelleen nuotion ympärillä paistamassa päivän saalista. Halusimme jo silloin tietää, onko naapurin metsästämä riista parempaa tai voisiko toisenlainen keihäs helpottaa metsästämistä. Sillä tiellä olemme. Haluamme tietää, miten muut ovat ratkaisseet näitä ongelmia, voisiko uusi tietojärjestelmä helpottaa työntekoamme.

Tunnista muutoksen hyödyt eri toimijoille

Mitään ei kannata muuttaa, jos siitä ei ole jotain hyötyä. Muutoksen tarpeellisuuden ja hyötyjen tunnistaminen on lähtökohta. Miksi meidän kannattaa lähteä toteuttamaan tätä muutosta? Mitä hyötyä tästä on meille? Tietojärjestelmien hyötyjen tunnistaminen edellyttää ymmärrystä niistä tehtävistä, joiden suorittamiseen järjestelmää käytetään ja joihin se vaikuttaa. Miten hyödynnämme kaiken sen tiedon ja automaation, jota järjestelmän käyttöönotto tarjoaa?
Se, mikä motivoi johtajaa muutoksen käynnistämiseen, voi olla ihan eri asia kuin se, mikä motivoi tilaajaa tai hankinta-asiantuntijaa opettelemaan uusia työtapoja. Jokainen meistä katsoo kokonaisuutta ja muutosta omien tehtäviensä kautta ja omasta näkökulmastaan.

Rehellisyys ja avoimuus ovat valttia.

Toimintatapamuutos tarkoittaa sitä, että aletaan toimia eri tavalla kuin aikaisemmin. Tämä tarkoittaa myös sitä, että jonkun tehtävät muuttuvat, jotain työtä jää pois ja jotain uutta on opeteltava. Vanhasta luopuminen ja pois oppiminen voi olla muutoksen vaikein vaihe. Muista viestiä avoimesti siitä, mikä muuttuu, mikä vaikutus sillä on eri tehtäviin. Malta kuunnella muutosvastarintaa, sillä siihen kätkeytyy usein onnistumisen edellytyksiä; asioita, jotka on joka tapauksessa ratkaistava.

Mikä lopulta sitouttaa muutokseen?

Olemme kuulleet, kuinka tärkeää on johdon sitoutuminen muutoksen läpiviemiseen. Sen merkityksen tietävät myös johtajat. Miksi silti niin usein tuskaillaan johdon tuen puutetta?

Eikö johtaja muuta omia työtapojaan?

Hänelle pitää kertoa, että johtoryhmän päätös ei riitä, projektin väliraportin lukeminen ei riitä, maininta organisaation esittelydioissa tai toimintakertomuksessa ei sekään riitä. Tarvitaan tekoja ja esikuvia. Johtajan pitää muuttaa omia rutiinejaan ja osoittaa muutoksen tärkeys ja hyödyt. Esimerkin voima on valtava.

Aloitetaan muutos siitä, että johtoryhmän konsulttisopimukset kilpailutetaan sähköisesti ja kokouspullat tilataan tilausjärjestelmällä.

Vaikka projektien täydelliset onnistumiset ovat harvinaisia, ei menetetä uskoa projektityön hyötyihin. Muutosprojekti, jolle on tarve ja jonka läpiviemiseen on sitouduttu, tuottaa aina jotain hyvää, ja se on ponnistelun arvoista. Asetetaan projektille realistiset tavoitteet ja yhtä realistinen aikataulu. Otetaan mukaan oikeat henkilöt ja muistetaan, että joukkoja johdetaan edestä.

Pauliina lyhyesti:

Pauliina toimii Handi-ohjelmassa muutosjohtamisen verkosto-ohjaajana ja Hankintatoimi palveluna -projektipäällikkönä. Hänellä on kokemusta muutosprojektien iloista ja suruista, sekä johtajana että muutostaistelijana. Nyt hän innostuu hankintatoimen ja johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa.

Twitter: PLautiainen
LinkedIn

kirsikoivusaari

Vain avoin Suomi menestyy

Suomi on nuori maa, mutta avoimuuden edelläkävijänä vanha tekijä. Maailman ensimmäinen julkisuuslaki, meidän lakimme, täytti jo 250 vuotta. Paine ennakkosensuurin poistamiseen ja yhteiskunnallisen keskustelun avaamiseen tuli Tukholman päättäjille juuri Suomen suunnalta.

Avoimuuden edistäminen on jatkuvaa työtä, ja hyvänkin on pysyttävä jatkuvasti liikkeessä tullakseen yhä paremmaksi. Suomessa on parhaillaan käynnissä kolmas kansallinen toimintaohjelma avoimen hallinnon edistämiseksi. Kehityspolulla ollaan vaiheessa, jossa tehdään konkreettisia toimia ja tarjotaan ratkaisuja.

Yksi esimerkki on tietopalvelu Tutkihankintoja.fi, joka toteutettiin osana valtion Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmaa. Palvelussa on nähtävillä suuri osa valtion ostolaskutiedoista ja samat tiedot löytyvät myös avoindata.fi:stä. Tutkihankintoja.fi yhdistää avoimen hallinnon ja digitalisoinnin tavoitteet mitä parhaimmalla tavalla. Projekti oli tekijöilleen äärimmäisen mielenkiintoinen sekä sen ideologisen uutuusarvon että modernin teknologian hyödyntämisen näkökulmasta. Kansalaisjärjestö Open Knowledge Finland myönsi palvelulle joulukuussa 2017 Avoimuuden sydän -palkinnon kiitoksena vuoden tärkeimmästä avauksesta.

Suomen tapa julkaista valtion hankintatietoja lähes reaaliaikaisesti on ollut uutinen myös kansainvälisesti.

Maiden välisissä korruption vähäisyysvertailuissa Suomi loistaa kärkisijoilla oltuaan viime vuoden Transparency Internationalin vertailussa kolmanneksi vähiten korruptoitunut maa heti Tanskan ja Uuden-Seelannin jälkeen. Esimerkiksi valtion hankintatoimessa noudatetaan tarkasti hankintalakia ja eettisiä ohjeita. Lisäksi valtion sopimustoimittajilta edellytetään koko ajan vahvemmin vastuullisuuden eri osa-alueiden huomioimista. On hienoa, että perusasiat ovat valtion hankintatoimessa kunnossa, eikä mitään yllättävää ole avoimuuden lisäämisen myötä paljastunut. Hankintaprosessin läpinäkyvyyttä kehitetään edelleen. On tärkeää käydä keskustelua siitä, mitkä tiedot parhaiten edistävät julkisten varojen avointa ja tehokasta käyttöä.

Enää ei riitä, että tieto on olemassa ja hyödynnettävissä, vaan sen pitää olla kiinnostavaa ja helposti saatavilla. Vaatimustaso sähköisten palveluiden käytettävyydelle nousee koko ajan. Tutkihankintoja.fi tarjoaa kansalaisille ja yrityksille ajantasaisen ja visuaalisesti selkeän näkymän kuudenkymmenen julkisen hankintayksikön ostoihin. Eivätkö julkiset hankintamenot sitten ole tähän asti olleet julkisia? Ovat kyllä, mutta tähän asti kansalainen on saanut tiedot itselleen vain erillisellä tietopyynnöllä. Datan avoimuus puolestaan tarkoittaa sitä, että aineisto on veloituksetta ja vapaasti kenen tahansa luettavissa ja käytettävissä.

Avoimuus on tietysti jo itsessään tärkeää ja lisää luottamusta, mutta onko ostojen avaamisesta myös taloudellista hyötyä? Tarkkoja lukuja on mahdotonta laskea. Kuitenkin esimerkiksi Open Knowledge Finlandin ja Etlan tuoreesta tutkimuksesta sekä EU:n avoimen datan käytön selvityksestä käy ilmi, että

avoimella datalla on selkeitä positiivisia taloudellisia vaikutuksia.

Miljardien hankinnoissa on pienelläkin säästöllä merkitystä. Myönteisiä vaikutuksia kansantalouteen tulee myös muun muassa avoimen datan ympärille syntyvien työpaikkojen kautta.

Valtiovarainministeriön johdolla työ julkisen hallinnon toiminnan ja tiedon avaamiseksi jatkuu, ja valtion sisäiset toimijat ovat tiivistäneet yhteistyötään. Hiljattain on muun muassa käynnistetty Tietokiri-hanke, jossa kehitetään tiedolla johtamisen käytäntöjä. Nykytilan näkyväksi tekeminen ja tiedon analysoiminen ovat hyviä työvälineitä prosessien ja toiminnan tehostamiseen.

Meillä on Suomessa jo olemassa hieno avoimen datan ekosysteemi, jota asiaan vihkiytyneet jatkuvasti hiovat yhä toimivammaksi. Suuria tietomassoja yleiseen käyttöön ovat ensimmäisten joukossa olleet tarjoamassa muun muassa useat kunnat ja valtionhallinto. Aika näyttää kuinka paljon avoimen datan ympärille syntyy uutta liiketoimintaa.

Toistaiseksi on ollut yllättävän hiljaista, vaikka mahdollisuuksia ideoinnille ja innovaatioille on yhä enemmän tarjolla.

Avoimuus on arvokasta. Pysytään liikkeessä ja kehitetään uusia ja entistä parempia palveluita. Kansalaisten luottamus julkiseen hallintoon lisääntyy, kun heille tarjotaan laaja osallistumismahdollisuus päätöksenteon valmisteluun ja palveluiden kehittämiseen. Avoimuudella voi vain voittaa.

Katju Holkeri on valtiovarainministeriön Avoin hallinto -hankkeen puheenjohtaja.
Kirsi Koivusaari (kuvassa) on Tutkihankintoja.fi-palvelun kehittäneen Hansel Oy:n talousjohtaja.

seija_ihana

Miten rakentaa hyvää toimittajayhteistyötä

Työterveyslaitoksen psykologi Tiina Koivisto toteaa Uusi Kaiku -julkaisussa, että luottamus on kaiken perusta. Hän lisää vielä, että luottamuspula aiheuttaa turhaa kivikkoisuutta yhteistyöhön, jolloin tarvitaan enemmän erilaisia sääntöjä ja ohjeita yhteistyön sujuvoittamiseksi.

Vaikka nämä toteamukset on tehty erityisesti työhyvinvoinnin näkökulmasta, voi samoja johtopäätöksiä soveltaa kaikkeen ihmisten väliseen kanssakäymiseen – myös tilaajan ja toimittajan väliseen suhteeseen. Suhde on peruselementti, jonka varassa yhteistyö joko onnistuu tai epäonnistuu, ja suhteen tärkein rakennusaine on luottamus. Yhteistyön tuloksellisuus on suoraan verrannollinen siihen, kuinka paljon suhde sisältää luottamusta. Yhteistyö toteutuu organisaatioiden välillä, mutta sen rakentajat ovat ihmisiä.

Miltä näyttää todellisuus?

Julkisen hankintojen ongelmaksi on tunnistettu mm. se, että hankintojen sisältö ja tarjouskilpailuissa käytettävät valintakriteerit eivät kannusta osaamisen, palveluiden ja toimintatapojen kehittämiseen. Sopimukset eivät kannusta yhteistoimintaan, koska kumppanuuden elementit puuttuvat. Lisäksi sopimukset ovat lyhytkestoisia ja kysyntänäkymä lyhyt. Pitkäkestoista kumppanuuteen perustuvaa hyvää toimittajayhteistyötä on hyvin vaikea rakentaa tällaisen todellisuuden varaan.

Hyvän toimittajayhteistyön rakentaminen ei lähde liikkeelle vasta toimitusprosessin alettua vaan jo paljon aikaisemmassa vaiheessa. Sen perusta rakentuu hankintastrategian pohjalta. Strategian mukaisella toimittajavalinnalla luodaan kilpailutusprosessien yhteydessä virastolle juuri oikeanlainen toimittajajoukko. Yhteistyömahdollisuuksiin vaikuttaa se, mitä hankintastrategian pohjalta on haluttu, onko se alhaisin hinta vai lisäarvoa kehittävä pitkäaikainen kumppanuus.

Vastuullisuuden tulee olla aina osana hankintoja

Vastuullisuuden lisäämistä julkisissa hankinnoissa on tuotu vahvasti julkisten hankintojen lainsäädäntöön. Yhteistyökumppanin yhteensopivuutta arvioitaessa vastuullisuuden näkökulmasta tulisi kiinnittää huomiota yrityskulttuuriin, arvoihin, omistussuhteisiin sekä mahdollisiin sitoumuksiin kolmansien osapuolien kanssa. Vaikka kyseessä ei olisikaan nk. innovatiivinen hankinta, tulee tarve arvioida huolellisesti ja monelta kannalta. Vain siten voidaan löytää ja rakentaa aitoa kumppanuutta. Tehdäänkö hankinta vain sen hetkisten tarpeiden ja vaatimusten mukaan vai tulevaisuutta ajatellen?

Pohjaa yhteistyölle ryhdytään rakentamaan kun, virasto hankkii tietoja markkinoista, kartoittaa potentiaalisia toimittajia ja on niihin yhteydessä. Edelläkävijäorganisaatiot seuraavat markkinaa koko ajan ja keskustelevat palveluntarjoajien kanssa erilaisista mahdollisuuksista ennen kilpailutuksia. Hankintaprosessin yhteydessä on tarpeen määrittää yhteiset tavoitteet, sopia toiminnan kehittämisestä toimituksen aikana, samoin yhteistoimintamallit ja organisointi hankinta- ja toimitussopimuksia solmittaessa. Säännölliset vuosittaiset toimittaja-arvioinnit ovat osa hyvää toimittajahallintaa.

Onnistuneen toimittajayhteistyön perustaksi kaivataan valtionhallinnossakin kykyä omaksua uusia toimintatapoja. Hankkivan viraston omien sekä sen yhteistyökumppaneiden prosessien on oltava oikeanlaiset ja sovittava kokonaisuuteen, koska yhteistyöketjun vahvuus on yhtä suuri kuin sen heikoin lenkki. Älykkäästi toteutetut hankinnat parantavat oman viraston tekemisen laatua ja tarjoavat sitä kautta asiakkaille parempaa palvelua.

Seija esittäytyy: Toimin Handi-ohjelman ohjelmapäällikkönä tiiviissä yhteistyössä ohjelman omistajan edustajan kanssa. Huolehdin mm. ohjelman ja resurssoinnin suunnittelusta sekä vision ja tavoitteiden toteutumista ja koordinoin projektien välisiä riippuvuuksia. Minulla on pitkä kokemus valtionhallinnon kehittämishankkeista ja niiden muutosjohtamisesta.

Twitter: @FrimanSeija

Siikonen_kati

Dialogi jalosti toiveet Handi-palvelulle

Kun pääsee suunnittelemaan ja rakentamaan aivan uutta, on hyvä kirkastaa, mitä oikeastaan haluaa. Tässä tilanteessa olimme syksyllä 2016, kun aloimme valmistella uuden sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn järjestelmän kilpailutusta. Tiedostimme, että edessä on usean vuoden matka, jolloin tavoitteet ja tarpeet tulevat muuttumaan ja tarkentumaan. Mutta tavoitteen kirkastaminen yhdessä aidossa dialogissa on ollut hyvä pohja lähteä liikkeelle.

Mille pitää tehdä jotain? Mitä olisi, kun kaikki olisi hyvin?

Ensimmäisenä kutsuimme koolle joukon alan asiantuntijoita. Asiakastyöryhmässä oli mukana eri hallinnonaloilta yhdeksän edustajaa, jotka edelleen keräisivät tietoja ja toiveita edustamiensa hallinnonalojen kirjanpitoyksiköistä.

Lähdimme liikkeelle listaamalla asioita, joihin emme ole tyytyväisiä. Esimerkiksi nykytilassa käyttäjän pitää itse tietää miltä toimittajalta hän voi hankkia, onko kyseinen toimittaja katalogitoimittaja vai ei ja missä sovellusmoduulissa mahdollinen katalogi Tilhassa sijaitsee. Toinen mittava ongelma nykytilassa on Rondon suorituskyky, joka tosin haittaa merkittävästi ensisijaisesti käyttäjiä palvelukeskuksessa.

Muitakin lähtökohtia toki oli, kuten tilauksesta−maksuun-prosessille asetetut tavoitteet: 15 miljoonan euron säästöt ja 90 % automatisaatioaste kuluvan hallituskauden aikana.

Seuraavaksi mietimme, millainen maailma olisi, kun kaikki olisi hyvin. Emme antaneet nykytilanteen liikaa rajoittaa visiointiamme. Lait ja määräyksetkin otimme huomioon vain niiltä osin kuin näimme, että niitä ei voi tai kannata muuttaa. Keskeisimpiä toiveita olivat erityisesti helppokäyttöisyys ja palvelun ohjaavuus ilman, että käyttäjän tarvitsee tietää yksityiskohtia ennakkoon. Palvelun käytössä tulee riittää, että käyttäjä on tunnistanut tarpeensa ja palvelu ohjaa hänet eteenpäin prosessissa.

Sinun, minun vai meidän tavoitteet?

Näistä lähtökohdista lähdimme koostamaan yhteistä tahtotilaa. Kukin valmistelutyöhön osallistunut mietti tavoitteita ensin tahoillaan. Kun tulimme saman pöydän ääreen, näytti aluksi siltä, että tavoitteet olivat hyvinkin erilaisia, jopa ristiriitaisia keskenään. Avasimme ja työstimme tavoitteita ahkerasti. Tavoitteellinen dialogi sai aikaan sen, että erilaisilta vaikuttaneet tavoitteet kiteytyivät vahvaksi yhteisymmärrykseksi ja kilpailutusvaiheen vaatimusmäärittelyiksi.

Lopputuloksena allekirjoitimme syyskuussa hankintasopimuksen palvelusta, joka täyttää kirkastuneet tavoitteemme ja tulevaisuuden tahtotilamme erinomaisesti. Palvelun toteutuksen määrittelytyö on jo täydessä vauhdissa ja sekin viedään maaliin totutulla mallilla asiakastyöryhmän tuella.

 

Kati Siikonen (kati.siikonen@palkeet.fi)

Kati esittäytyy:

“Olen Handi-ohjelman Palkeille vastuuttaman kokonaisuuden hankepäällikkö ja vedän ohjelman verkoston ryhmää kolme ja mahdollisesti neljä. Verkoston kolme työ on jo aloitettu, motivaatio ryhmässä on korkealla ja keskustelu on erittäin antoisaa  Palkeissa toimin prosessipäällikkönä kehitysyksikössä.”

Twitterissä @SiikonenKati

HanninenVille_blogi

Kohti EU:n laajuista verkkolaskutusta

Verkkolaskutus on jo Suomessa arkipäivää pienemmillekin yrityksille, ja harvassa ovat ne toimijat, jotka eivät ole aloittaneet taloushallintonsa automatisointia. Valtionhallinnon kehittämistyössä huomio on tähän asti kiinnittynyt vahvasti verkkolaskutuksen lisäämiseen ja laskujen käsittelyn automatisointiin.

Erityisesti verkkolaskutuksessa olemme tottuneet olemaan edelläkävijöitä. Kuitenkin EU:n verkkolaskudirektiivin kehittämistyössä ja kansainvälisessä yhteistyössä hankintasanomien yhtenäistämisessä olemme tippumassa ulkokehälle.

Maailma muuttuu – muutummeko me mukana?

Finvoice-standardin ensimmäisen version luomisesta on kulunut noin kymmenen vuotta. Sen jälkeen kansainvälinen ja erityisesti EU-toimintaympäristö on  muuttunut merkittävästi. Finvoice-standardia luotaessa ei ollut näköpiirissä eikä varmasti edes kuvitelmissa, että EU:ssa pystyttäisiin jäsenvaltioiden kesken sopimaan yhtenäisestä standardista verkkolaskuille. Puhumattakaan siitä, että vastaavaa kehitystä on tapahtumassa muiden hankintasanomien osalta lyhyellä aikajänteellä.

Finvoice-standardi pohjautui erityisesti suurten kansallisten finanssialan toimijoiden tarpeisiin. Verkkolaskudirektiivin ja hankintasanomien uudistamistyön pohjana ei voi olla kansallisten erityispiirteiden säilyttäminen, vaan meidän tulisi olla mukana mahdollistamassa rajat ylittävää sähköistä sanomaliikennettä yhtenäisessä rintamassa muiden Pohjoismaiden kanssa.  Näin saavutetaan suurin yhteiskunnallinen hyöty ja parannetaan kotimaisten yritysten kilpailukykyä.

Suomi mukaan Peppoliin?

Yhtenä vaihtoehtona kansallisen verkkolaskutuksen ja hankintasanomien uudistamiselle on Peppol-verkoston luoma perusta. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) on EU:n laajuinen julkishallinnon sähköinen hankintainfrastruktuuri, jonka tavoitteena on helpottaa rajat ylittävää sähköistä hankintaa ja laskutusta eurooppalaisten toimittajien ja julkisen sektorin välillä.

Alun perin pohjoismaisena projektina käynnistynyt Peppol-verkosto on kehittänyt sähköisten hankintasanomien välittämisen infrastruktuurin. Se toimii niin sanotulla nelikulmamallilla, jossa sähköiset sanomat liikkuvat lähettäjän ja vastaanottajan operaattorien kautta. Vastaavaa mallia hyödynnetään meillä jo verkkolaskujen välittämisessä eri operaattorien välillä. Pohja Peppol-toimintamalliin siirtymiselle olisi siis jo olemassa.

Mahdollisen Peppoliin siirtymisen keskeinen haaste on yhtenäisen tahtotilan muodostaminen ja kansallisista erityispiirteistä tinkiminen tai ainakin niiden sopeuttaminen uuteen rajat ylittävään toimintamalliin. Tässä pankeilla, ohjelmistotaloilla, julkisella sektorilla ja yrityksillä on varmasti haasteensa ja omat luopumisen tuskansa, mutta vaakakupin toisella puolen on kasvava ja kestävä tapa välittää sähköisiä lasku- ja hankintasanomia liikekumppanien kanssa koko Euroopan alueella.

Ville Hänninen (ville.hanninen@valtiokonttori.fi)

Ville esittäytyy:

“Työskentelen Valtiokonttorissa hankintatoimen asiantuntijana ja hankintojen kehittämistehtävissä. Ohjaan ja ohjeistan virastoja sujuvaan hankintaprosessiin ja vastaan valtion ostolaskujen automatisoinnin edistämisestä ja raportoinnista.”

hannu_blogi

Harppauksia hankintojen suunnittelussa

Valtion hankintatoimen kehittämisessä on viime vuosina otettu suuria harppauksia eteenpäin. Perinteisestä tukitoimintoajattelusta on siirrytty enemmän strategiseen ajatteluun, jossa hankinnat nähdään paitsi välttämättömien tavaroiden ja palveluiden hankintana niin myös keinona strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Ajattelutavan muutoksen kanssa samaan aikaan on edetty vauhdilla hankintatoimen prosessien kehittämisen saralla. Valtion hankintatoimessa, pitkälti samoin kuin muissakin valtion toiminnoissa, digitalisaatio nähdään suurena mahdollisuutena ja loikka kohti uusia ja digitaalisia toimintatapoja on hyvässä vauhdissa.

Suunnittelu ja avoimuus korostuvat

Onneksi myös hankintojen suunnittelun merkitys nähdään entistä selkeämmin. Yksityisellä sektorilla on jo pitkään ymmärretty, että isojen hankkeiden onnistuminen on pitkälti riippuvainen niihin liittyvien hankintojen onnistumisesta. Myös valtiolla merkittävä osa kehittämistyöstä tehdään projekteina, joihin lähes aina liittyy hankintoja. Mitä paremmin hankinnat on suunniteltu ja toteutettu, sitä paremmin ne edistävät tavoitteiden saavuttamista.

Hankintojen suunnittelulla on toiminnan suunnittelun ja hankinnoille asetettujen strategisten tavoitteiden lisäksi myös muita ulottuvuuksia. Hyvä ja toiminnan kannalta riittävän ajoissa valmistunut hankintasuunnitelma on paitsi sisäisen suunnittelun väline niin myös väline kertoa omasta toiminnasta ulospäin. Tällainen aktiivinen avoimuus, jossa suunnitelluista hankinnoista kerrotaan etukäteen avoimesti ulospäin vahvistaa osaltaan avointa hallintoa sekä tarjoaa toimittajille uusia mahdollisuuksia osallistua kilpailutuksiin.

Innovatiivisesti eteenpäin

Yksi ja kenties ajankohtaisin valtion hankintatoimen strateginen tavoite tällä hetkellä on innovaatiotoiminnan tukeminen ja edistäminen julkisilla hankinnoilla. Tässäkin hankintojen laadukkaalla suunnittelulla on iso rooli, nopeasti ja kiireellä tehty hankinta harvoin johtaa uudenlaisiin ja innovatiivisiin ratkaisuihin. Sen sijaan hyvä ja ajoissa ulospäin kerrottu hankintasuunnitelma parantaa yritysten mahdollisuuksia tarjota uusia ratkaisuja tai luoda uudenlaista kumppanuutta.

Aivan kaikkea esimerkiksi seuraavan vuoden aikana tarvittavaa tuskin koskaan pystytään etukäteen määrittämään ja suunnittelemaan. Vastikään avattu tutkihankintoja.fi-palvelu kertoo kuitenkin edelleen valtionhallinnon joulukuun hulluista päivistä. Ostot joulukuussa ovat moninkertaiset muihin kuukausiin verrattuna. Asialle on varmasti useampia selityksiä aina laskujen ajoittumisesta loppuvuoteen, mutta ehkäpä tilastot kertovat myös siitä, että hankintojen suunnittelu ja taloussuunnittelu eivät vieläkään aina kulje käsi kädessä.

Hannu esittäytyy:
Olen neuvotteleva virkamies valtiovarainministeriön henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosastolla ja olen toiminut kymmenkunta vuotta valtion hankintojen ohjauksen parissa.

Twitter: @VM_hkr

hani_blogikuva

Muutosjohtamisen palveluja tarjolla

Handin Muutosjohtaminen-projektin projektipäällikkö täällä heippa. Olen toinen puolisko Handin ohjelmatoimistoa, jossa lisäkseni on ohjelmapäällikkö Seija Friman.

Kolmenlaiset palvelut

Muutosjohtaminen tähtää hankkeessa siihen, että sovitut toimintatavan muutokset tapahtuvat virastojen arjessa. Tätä tukemaan tarjoamme pääasiallisesti kolmenlaisia palveluita hankkeen puitteissa: koulutusta, ohjausta ja viestintää.

Koulutus on hankintojen digitalisointiin liittyvän asiaosaamisen lisäämistä esimerkiksi verkkokoulutuksen keinoin. Valtiolla kehitetään kovalla vauhdilla eOppiva-nimistä oppimiskonseptia. Tätä hanketta toteutetaan HAUS kehittämiskeskuksessa, ja luonnollisesti HAUS:in asiantuntijat ovat vahvasti kehittämässä myös hankinta-alan ja Handin koulutusta. Handi-koulutus on sisällöltään kaikille yhdenmukaista ja tarjolla eri kohderyhmille osallistujavirastoissa.

Ohjauksella tarkoitetaan Muutosjohtamisen projektissa ns. mujo-verkostoja ja niiden sisällä tapahtuvien virastokohtaisten kehittämistöiden sparrausta. Virastot on jaettu seitsemään mujo-verkostoon (ks. navigaatiossa kohta “Osallistujat”), joista jokaisella on oma verkostokumminsa, verkostotapaamisensa ja aikataulunsa. Ensimmäiset mujo-verkostot aloittavat jo syksyllä ja seuraavat keväällä 2018. Mujo-verkoston ohjauspolulle on suunniteltu yhdeksän verkostotapaamista noin kuukauden välein.

Kolmas muutosjohtamisen väline on viestintä, jonka näkyvin ilmentymä on handi.fi-sivusto. Hankkeen tavoitteena on julkaista sisältöä mahdollisimman avoimesti ja tarjota myös osallistujille kanava virastojen väliselle viestinnälle. Virastojen yhteyshenkilöt ja muut hankintojen kanssa työskentelevät ovat tervetulleita kirjoittamaan blogiimme tai kutsumaan Handin tuottamaan viraston hankinnoista podcastin. Seuraamme hankinta-alan keskustelua aktiivisesti myös Twitterissä profiilinimellä @HandiOhjelma.

Täällä teitä varten

Minuun saa aina olla yhteydessä. Konttoripäivinä työskentelen Valtiokonttorilla, valtiovarainministeriössä tai kotikonttorilla Porvoossa. Kaikkialta löytyy cafe au lait automaatista (vinkki, vinkki). Twitterissä minut löytää profiilinimellä @hanihaa. Mahtavaa päästä tekemään töitä kanssanne. Voitte luottaa siihen, että tulen tekemään kaikkeni, jotta saamme aikaan parhaan mahdollisen muutoksen ja myös osoitettua sen – muille ja itsellemme.

Hani esittäytyy:

“Työskentelen Valtiokonttorilla muutosjohtamisen projektipäällikkönä Hankintojen digitalisointiohjelmassa. Innostun muutoksesta ja tuen sitä viestinnän, koulutuksen ja ohjauksen palveluilla. Työssäni laitan peliin koko pinkin persoonani.”

Tutustu Twitterissä (@hanihaa) tai LinkedInissä.