kirsikoivusaari

Palkintoja satelee avoimuudelle

Hankintojen digitalisointi -toteutusohjelma, Handi-ohjelma, alkaa olla loppusuoralla, ja olen saanut kunnian toimia yhden osa-alueen vastuuhenkilönä. Alussa koin jonkinlaista hämmennystä asiasta, kun en ihan tarkkaan tiennyt, mitä ”Hankintojen tietopohjan hyödyntämisen parantaminen” osa-alueelta odotettiin.

Hetken pähkäilimme ja sitten tartuimme toimeen. Totesimme, että tämähän tarkoittaa hankintadataa ja sen analysointia asiaan sopivilla työvälineillä. Dataa taas totesimme parhaiten saavamme todellisista ostolaskuista.

Hankintadata yhdistää

Hanke oli todella mielenkiintoinen ja yhdisti vahvasti valtion eri toimijoita. Asiaa veivät eteenpäin yhteinen vahva tahtotila sekä valtiovarainministeriön tuki ja rohkeus alkaa tehdä jotain aivan uutta. Käärimme hihat ja aloimme rakentaa integraatioita ja sopia pelisääntöjä eri toimijoiden kesken.

Ensin syntyi valtion hankintadatapalvelu virkamiehille vuonna 2016 ja tämän innoittamana vuotta myöhemmin kansalaisille suunnattu Tutkihankintoja.fi -palvelu, jolle on jopa hieman yllättäen sadellut palkintoja ja kunniamainintoja.

Palkintokaappi alkoi täyttyä

Heti alkuun Open Knowledge Finland palkitsi Tutkihankintoja.fi-palvelun vuoden 2017 avoimuustekona myöntämällä sille Avoimuuden sydän -kunniamaininnan. Tämän jälkeen palvelu pääsi hopeahuipuksi Vuoden Huiput -kilpailussa, joka on graafisen suunnittelun ja mainonnan vuosittainen kilpailu.

Niin ikään hopeaa tuli kansainvälisessä The Communicator Awardsin ”Government Websites” -kategoriassa. Suomalaisen digitaalisen median Grand One -kilpailussa palvelu palkittiin kunniamaininnalla. Tuoreimpana ilonaiheena on finaalipaikka kansainvälisessä IxDAwards (Interaction Design Association) -kilpailussa, jonka voittaja ratkeaa helmikuussa 2019.

Palvelu kehittyy ja avoimuus lisääntyy

Onhan se mukava saada tällaista huomiota, mutta ennen kaikkea on hienoa saada tuottaa yleishyödyllistä palvelua kansalaisille ja edistää näin yhteiskunnan avoimuutta. Harras toiveeni on, että palvelua voitaisiin lähitulevaisuudessa laajentaa myös kuntapuolelle. Siitä tuskin saadaan samalla tavalla lähes reaaliajassa päivittyvää, mutta sekin olisi hyvä, jos avoimena datana oleva tieto olisi helposti kansalaisten käytettävissä.

Toiveiden tynnyrissä on myös palvelun laajentaminen siten, että koko hankintaketju olisi avoin ja seurattavissa aina hankintailmoituksesta hankintapäätökseen ja lopulta ostolaskuaineistoon saakka. Tulemme huomioimaan näitä asioita, kun kehitämme seuraavan sukupolven Hilma-palvelua eli sähköistä julkisten hankintojen ilmoituskanavaa.

Kansainvälistä huomiota

Avoimen hallinnon toteuttaminen on kansainvälisestikin kova juttu. Jo pelkkä Tutkihankintoja.fi -palvelu on saanut osakseen kansainvälistä huomiota, ja EU-piireissä sitä on esitelty useaan otteeseen. Myös yhdysvaltalainen avoimen datan organisaatio on ollut siitä kiinnostunut.

Kieltämättä erityistä mielihyvää koin, kun hiljattain kerroimme Tutkihankintoja.fi -palvelun syntyprosessista ruotsalaisille kollegoille heidän pyynnöstään. He vasta tekevät selvitystä siitä, että voisiko vastaava palvelu olla mahdollinen myös Ruotsissa!

Kirsi Koivusaari on Tutkihankintoja.fi-palvelun kehittäneen Hansel Oy:n talousjohtaja. Hän innostuu julkishallinnon kehittämisestä avoimempaan suuntaan ja korostaa vastuullisuuden merkitystä hankinnoissa. 

Twitter: @KirsiKoivusaari

LinkedIn: Kirsi Koivusaari

pauliina_lautiainen

Hankintatoimea palveluna, kiitos!

Jokaisen viraston toiminnan pyörittäminen edellyttää hankintojen tekemistä, mutta julkisia hankintoja ei hoideta helposti ja sujuvasti ilman riittävää osaamista. Pientä organisaatiota velvoittavat samat lait, menettelytavat ja määräpäivät kuin isompiakin toimijoita, mutta vastaavia resursseja ei ole.

Kartoitimme hankintayksiköitä, joiden ulkoiset hankinnat ovat euromääräisesti pieniä, alle 5 milj. euroa vuosittain. Niitä löytyi lähes 30 kpl pelkästään valtion sisällä, ns. budjettitalouden piirissä. Niin vähäiset hankinnat eivät työllistä kokoaikaisesti ketään. Miten ihmeessä näissä virastoissa riittää osaamista ja työaikaa perehtyä hankintojen moninaiseen lainsäädäntöön ja ohjeistuksiin, kaiken muun työn ohella?

Kokeilemalla voi tehdä löytöjä

Valtioneuvoston kanslian ja valtiovarainministeriön ohjaamassa Kokeilukiihdyttämössä työstimme puolen vuoden ajan pienen viraston tukitarpeita yhdessä konsernipalveluita tuottavien toimijoiden kanssa (ks. Kokeilunpaikka.fi ). Virasto kuvasi erilaisia tukitoimintoja ja tehtäviä, jotka eivät liittyneet suoraan viraston ydintoimintaan, mutta jotka oli pakko tehdä. Lista ei ollut lyhyt. Pian alkoi kirkastua kuva pienen organisaation arjesta. Syntyi ajatus siitä, voisiko pieni virasto ulkoistaa hallinnolliset tehtävänsä eli ostaa palveluina esim. hankintatoimen, tietohallinnon, taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja viestinnän tehtävät.

Tiedonkulku on helppo korjata

Konsernitoimijoiden palvelut on suunniteltu kohtaamaan isojen virastojen ja asiakkaiden tarpeet. Jos virastolla ei ole riittävää osaamista ja aikaa ottaa selvää palvelutarjoajien erilaisista tuotteista ja palveluista, ne jäävät käyttämättä. Tunnistimme tarjolla olevia palveluita, joista virasto ei ollut edes tietoinen.

Mikä onkaan se työmäärä, joka käytetään asioiden ratkaisemiseen ja hoitamiseen itsenäisesti, kun ei tiedetä, että apua olisi saatavilla?

Toinen tärkeä kokeilumme havainto oli se, että palvelut on yleensä suunniteltu suurille virastoille, joilla on omassa organisaatiossaan kyseisen tukitoiminnon palveluun perehtyneitä henkilöitä. Suurilla virastoilla löytyy vastinpari, kun pohditaan hankinnan kilpailutusta ja toinen henkilö, kun mietitään rekrytoinnin käynnistämistä. Pienessä virastossa tämä voi olla yksi ja sama henkilö, muun työnsä ohessa.

Kokonaispalvelu lähtee asiakkaan tarpeista

Kokeilun lopputuloksena päädyimme kehittämään kokonaispalvelua. Tässä kehitystyössä keskityimme hankintatoimen kokonaispalvelun kehittämiseen, mutta totesimme, että parhaimmillaan kokonaispalvelu ylittäisi palvelukeskusten rajat (katso Hankintatoimi palveluna).

Tavoitteena on tuoda hankintatoimen osaaminen mahdollisimman lähelle viraston toimintaa siten, että hankintatoimi tukee viraston perustehtävän tekemistä.

Kokonaispalvelun onnistuminen edellyttää viraston luottamusta palveluntarjoajan ammattitaitoon ja kykyyn esittää ratkaisuja, jotka huomioivat viraston edun. Hänen tulisi kyetä toimimaan kuten viraston työntekijä, joka tietää, mikä ratkaisu tukee virastoa tavoitteiden saavuttamista.

Voiko olla substanssivirastoa ilman hallintoa?

Kokeilun aikana pohdin jo isompaa remonttia hallintotehtävien järjestämiseen. Viranomaiset saavat herkästi moitteita byrokratian hitaista rattaista; käsittelyajat ovat pitkiä ja asiat tuntuvat hautautuvan isoihin organisaatioihin ja niiden useisiin päätöksentekoportaisiin. Sen sijaan, että rakennamme isoja virastofuusioita ja hallinnollisia jättiläisiä, voisiko vaihtoehtona olla myös useampi pieni ja ketterä virasto, joiden hallinnolliset tehtävät hoitaisi konsernitoimijoiden tukipooli?

Pienen viraston on mahdollista toimia ketterämmin, jos se saa keskittyä ydintehtäväänsä.

Yrityssektorilla on mahdollista aloittaa yrittäjän polku kevytyrittäjänä, joka ostaa esim. laskutuspalveluita vain niitä tarvitessaan. Me voisimme luoda julkisen sektorin vastineen – kevytviraston – joka käyttää osaavaa ja luotettavaa konsernitoimijoiden poolia tarvitsemiinsa hallinnollisiin tukipalveluihin. Näin virastot voisivat keskittyä omaan ydintehtäväänsä, eli siihen minkä osaavat parhaiten.


Pauliina Lautiainen lyhyesti:

Pauliina toimii Handi-ohjelmassa muutosjohtamisen verkosto-ohjaajana ja Hankintatoimi palveluna -projektipäällikkönä. Hänellä on kokemusta muutosprojektien iloista ja suruista, sekä johtajana että muutostaistelijana. Nyt hän innostuu hankintatoimen ja johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa.

LinkedIn

hani

Juhana kuunteli mediakeskusteluja hankinnoista

Julkinen hankkija asiakkaana eli tuttavallisesti Juhana-projekti on käynnistynyt osana Handi-ohjelmaa. Projektin tavoitteena on lisätä julkisten hankintojen kiinnostavuutta. Ongelmana etenkin tietyillä toimialoilla on, että julkisiin kilpailutuksiin ei saada riittävästi tarjouksia tai että parhaat osaajat eivät kiinnostu julkisista hankinnoista. Miksi? Oi miksi? Mm. sitä lähdimme selvittämään.

Projektissa halutaan tarkastella hankintaprosessin sujuvuutta ja julkisten kilpailutusten kiinnostavuutta erityisesti tarjoajan ja potentiaalisen tarjoajan silmin. Omaa sydäntäni lähellä ovat pk-yrittäjät ja pienhankintojen tuottamat liiketoimintamahdollisuudet pienyrittäjille. Sellaisin vaaleanpunaisin silmälasein lähdin tarkastelemaan mediaraportin tuloksia.

Tapauskohtaista kohujulkisuutta

Tarkoituksenamme oli selvittää ensin, mitä julkisista hankinnoista puhutaan sosiaalisesta mediasta. Mitkä aiheet toistuvat ja millä sävyllä? Otimme avuksemme Vimma Radar -nimisen työkalun, jolla pystyy analysoimaan laajoja tekstimassoja. Kun aineisto oli siivottu epäolennaisista osumista, jäljelle jäi noin 21.000 someosumaa sekä 9.000 toimitetun median osumaa julkisiin hankintoihin liittyen.

Tyypillistä osumille oli, että ne liittyivät johonkin tapaukseen: ”Jotain ollaan hankkimassa jonnekin”. Valtaosin keskustelu oli kriittissävytteistä tai kuohuisaa: ”Jotain ollaan hankkimassa jonnekin ja jotain meni mielestämme pieleen.”

Keino ja #Hankintavinkit

Suosituimpia aiheita olivat:

  • Hankintaprosessit ja uusi hankintalaki
  • Vammaispalvelujen hankinnat
  • Kela-kyytien kilpailutus
  • Julkinen rakentaminen
  • Palvelujen järjestäminen

Hankintalakiin liittyvä keskustelu oli opastavan sävyistä. Tässä keskustelun synnyttäjinä olivat lähinnä julkisten hankintojen asiantuntijat erityisesti Kestävien ja innovatiivisten hankintojen osaamiskeskuksen (ns. Keino) ympärillä.

Läheisyys lämmittää

Sekä sosiaalisen median keskustelu että toimitetun median osumat olivat hyvin paikallisia. Kansalaiset ja järjestöjen edustajat toivat esille kokemiaan epäkohtia julkisissa hankinnoissa.

Aineistoa oli saatavilla edellisen vuoden ajalta, joten keskustelua synnyttivät ajankohtaiset teemat esimerkiksi Kelan vammaispalvelujen osalta. Seurannassa olivat sekä kunta- että valtionhankinnat ja Kela oli ainoa valtakunnallinen hankkija, joka nousi näkyvästi esiin. Voi tosin olla, että Kelakin koetaan enemmän kunnalliseksi tahoksi. Emme siis tehneet eroa sille, kuinka julkisen hankinnan prosessi näyttäytyy kunnallisella tai valtion tasolla.

Jäin miettimään, mahtaako kansalainenkaan tehdä eroa kunnan ja valtion välillä, kun keskustellaan julkisista palveluista.

Yksi nouseva teema paikalliskeskusteluissa oli rakentaminen. Tänä epäkelvon koulurakentamisen aikana parakkimyyjien paratiisissa en tästä aiheesta juuri yllättynyt. Julkisrakennusten puurakentaminen yksittäisenä teemana sen sijaan oli kivan positiivinen yllätys kohuisampien aiheiden keskellä.

Kuka puhuu? Kuka on vaiti?

Lähdimme selvittämään sosiaalisen median keskusteluja sillä ajatuksella, että saisimme selville, mitä (nykyiset ja potentiaaliset) tarjoajat puhuvat julkisista hankinnoista mediassa. Emme varsinaisesti saaneet selvyyttä aiheeseen, sillä yritykset ja muut (potentiaaliset) toimittajat eivät juuri puhuneet julkisista hankinnoista. Kun sävy on valtaosin kohuisaa, niin ehkä yritys haluaa pysyä loitompana aiheista jo maineenhallintansa vuoksi.

Mitä toimittajien hiljaisuuden pitäisi meille kertoa?

Olemme keskustelleet myös siitä, onko toimittajien tarpeenkaan puhua julkisista hankinnoista sosiaalisessa mediassa. Itse olen sitä mieltä, että asiakkuuksista kertominen, onnistumisista iloitseminen ja oppien jakaminen olisi ihan kiinnostavaa yritysviestintää. Samalla tarjoajat kertoisivat kokemuksiaan julkisista hankinnoista ja markkinoisivat tulevia kilpailutuksia. Vastuullisuus voisi olla yhteinen agendamme, jonka esille tuominen olisi tarjoajankin intresseissä.

Juhanan tavoitteena on saada entistä enemmän ja laadukkaampia osallistujia kilpailutuksiin.

Bonusvinkki asiantuntijalle: Olet kiinnostavampi kuin työnantajasi!

Vahvimpana viestinä sosiaalisen median analyysistä välittyi henkilöbrändien merkitys myös julkisten hankintojen saralla. Toki keskusteluihin osallistuivat ja niitä synnyttivät organisaatiot ja muut yhteisöt, mutta valtaosa vaikuttajista oli yksittäisiä ihmisiä.

Hankintaturisti – siis yksittäinen asiantuntija – oli yksi vahvimmista vaikuttajista Twitterissä.

Tyypillisimmin esillä oli viranomainen, poliitikko, järjestövaikuttaja tai juristi. Asiantuntijalla on somessa keskimäärin kymmenen kertaa vahvemmat verkostot kuin työnantajallaan.

Asiantuntija on virastoaan vaikuttavampi viestijä myös hankinta-alalla.

Hani Olsson on Juhanan suurin fani, intohimoinen projektipäällikkö. Hän työskentelee Valtiokonttorissa ja vastaa toimittajanäkökulman lisäksi mm. viestinnästä ja osaamisen kehittämisestä.

Taustaltaan Hani on viestinnän ammattilainen ja koulutukseltaan myös työnohjaaja ja ammatillinen opettaja. Mieluisin viestinnän trendi hänelle on asiantuntijabrändien nousu.  Siinä yhdistyvät herkimmät ammatillisen identiteetin kysymykset, jotka kutkuttavat Olssonia.

Twitter: @haniolsson
Linkedin: linkedin.com/in/haniolsson

Handi_pöytä

Handi-palvelu käyttöön suunnitellusti ja tukea vahvistaen

Handi-palvelu tarkoittaa uutta, aidosti yhtenäistä toimintatapaa valtion hallinnossa. Se on osa valtion hankintojen digitalisointia, jonka tavoitteena on, että hankintoja johdetaan ja hoidetaan ammattimaisesti ydintoimintaa tukien ja että digitaalinen hankintaprosessi on sujuva ja avoin päästä päähän.

Hyvinkin suunniteltu on vasta puoliksi tehty. Monet asiat konkretisoituvat nyt, kun Handi-palvelun käyttöönotot ovat täydellä teholla alkaneet. Matkaa on vielä myös näihin hankintojen digitalisaation kokonaistavoitteisiin: Hankintaprosessista saavutetaan 15 miljoonan euron vuotuiset säästöt vuodesta 2020 eteenpäin. Ostolaskujen käsittelyn automaatiotaso on 90 prosenttia vuoden 2020 lopussa.

Ensimmäisiltä käyttäjiltä saatu arvokkaita kehitysehdotuksia

Yksittäisiä Handi-palvelun käyttöönottoprojekteja toteutetaan puolentoista vuoden aikana yli 60 kappaletta. Nyt marraskuun alussa Handi-palvelu on käytössä jo kahdeksassa kirjanpitoyksikössä ja joulukuussa jo 11:ssä. Handi-palvelun pilottivaihe touko-syyskuussa oli tiivis ja sisälsi perinteisestä poiketen myös palvelujärjestelmän viimeistelyä.

Pilottivaiheen huomioista suurin osa kohdistui tilaamiseen: toimittajaportaalin käytettävyys, ostotiimien roolitukset, 24 h -virastojen erityistarpeet sekä valtion yhtenäiset toimintatavat puitejärjestely- ja konsernipalveluiden tilaamisessa keräsivät eniten kommentteja. Huomioita tuli myös osaamisen tukeen, projektin käyttöönottoon ja viestintään. Laskujen käsittelyn nähtiin toimivan paremmin.

Piloteissa ja käyttökokemuksen myötä kertyneiden muutosehdotusten lisäksi Handi-palvelun moduulien kehittämiseen paneudutaan useissa työpajoissa. Muutosehdotukset priorisoidaan yhdessä käyttäjien kanssa viikoittain muutosryhmässä ja viedään tuotantoon joko viikkosprinteissä tai versiopäivityksissä.

Pilottiorganisaatioiden ja ensimmäisen varsinaisen käyttäjän, Verohallinnon, yhteyshenkilöt ansaitsevatkin kiitoksen uudenlaisen toimintamallin omaksumisesta ja ohjaamisesta omassa organisaatiossa sekä samaan aikaan tekemästään arvokkaasta palvelun kehitystyöstä.

Käyttöönottovaiheessa tiivistetään keskustelua

Tie kohti uutta toimintatapaa edellyttää läpinäkyvyyttä, keskustelua ja asioiden kirkastamista, jopa uusista käsitteistä sopimista. Käyttöönottovaiheeseen siirtyminen tarkoittaa muutoksia myös ohjausmalliin ja tiedon jakamiseen.

Keskeisin foorumi yhteiselle keskustelulle tulevat olemaan käyttöönottoeräkohtaiset ohjausryhmät, jotka käynnistyvät marraskuussa. Tukea käyttöönottoihin valmistautumiseen ja Handi-palvelun käyttöön löytyy erityisesti kaikkien virastojen yhteisestä Tiimeri-työtilasta, minkä lisäksi Palkeet julkaisee Handi-palvelun oman uutiskirjeen kaksi kertaa kuussa.

Valtiokonttorin uusi T3 Talous, tieto ja työelämä -toimiala tulee antamaan ohjausta ja tukea niin hankintojen digitalisointiin kuin hankintaprosessin edelleen kehittämiseen. T3-toimialan uusi hankintatoimen palvelut -yksikkö ryhtyy tukemaan ja ohjaamaan virastoja valtion hankintatoimen kehittämisessä kohti yhdenmukaisempia, tehokkaampia ja laadukkaampia toimintatapoja osallistamalla, ylläpitämällä verkostoja ja julkaisemalla mm. linjauksia, suosituksia ja parhaita käytäntöjä. Palvelun koko perusajatus pohjautuu verkostoyhteistyöhön, jonka avulla varmistetaan asiantuntemus ja virastojen tarpeiden huomiointi.

Toimintatapamuutos takaa automaation edistymisen

Handi-palvelun käyttöönotot ja automaation edistäminen jatkuvat yhteisten linjausten mukaan:

1. Koko valtionhallinto käyttää Handi-palvelua ennen maaliskuuta 2020. Näin varmistetaan talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnan häiriötön jatkuvuus, kun nykyiset tietojärjestelmät, Tilha ja Rondo, poistuvat käytöstä. Ohjelman ohjausryhmä puolsi toukokuussa toimintatapalinjausta, joka määrittelee tarkemmin hyvin rajalliset muutosmahdollisuudet käyttöönottoaikatauluun.

2. Automaation edistäminen hankinnoissa ja tilaamisessa on virastojen keskeinen tehtävä, jota
konsernitoimijat tukevat. Handi-palvelun käyttöönoton jälkeen jatkuu automaation laajentaminen kohti jokaisen viraston automaatiotason tavoitteita. Tavoitteena on, että Handi-toimintamalli on valtionhallinnossa ja hankintayksiköissä täysimittaisesti käytössä vuoden 2020 loppuun mennessä.

Syksyn 2018 aikana keskitytään Handi-palvelun toiminnallisuuden parantamiseen, jatketaan virastojen käyttöönottoja parannetulla projektimallilla, käydään työpajoissa keskustelua yhteisistä toimintatavoista ja varmistetaan läpinäkyvä viestintä niin ohjelma- kuin käyttöönottotasolla. Virastot jatkavat aktiivisesti automaation lisäämistä vaiheittain myös projektien jälkeen.

Kirjoittajat:
Tero Meltti, ohjelmajohtaja, Handi-ohjelma, VM
Helena Lappalainen, kehitysjohtaja, Palkeet
Lasse Skog, toimialajohtaja, Valtiokonttori

Valtori_Elementti_RGB_cs2

Sähköistä huutokauppaa Valtorissa

Elokuun puolivälissä Valtorissa kilpailutettiin päätelaitteet sähköisellä huutokaupalla. Kilpailutus tehtiin Hanselin minikisana valmiilla Cloudian minikisa-pohjalla. Sähköiseen huutokauppaan toi oman lisäjännityksensä se, ettei huutokauppaa pystytty testaamaan tarjoajien kanssa testiympäristössä ennen varsinaista koitosta.

Kilpailutusta ja huutokauppaa suunniteltaessa mietittiin miten huutokaupataan eri tuotteita. Yksittäisen, pienivolyymisen laitteen ei haluttu vaikuttavan liikaa huutokaupan lopputulokseen. Tämän seurauksena päädyttiin jakamaan kilpailutus useaan kohderyhmään, jotka huutokaupattiin erikseen. Kilpailutuksissa oli siis mahdollista saada useampi voittaja. Tuotteiden jakaminen useampaan huutokaupattavaan kohderyhmään pakotti miettimään myös huutokaupan aikataulutusta. Halutaanko jatkaa päivittäin tiettyinä aikoina vai jatketaanko huutokauppaa kunnes tarjouspyynnön kaikki huudettavat kohderyhmät on käyty läpi.

30 min + 5 min

Valtorissa päädyttiin jakamaan tuotteet kuuteen kohderyhmään kolmelle eri tarjouspyynnölle. Sähköiset huutokaupat toteutettiin peräkkäisinä päivinä niin, että yksi tarjouspyyntö huutokaupattiin loppuun saakka yhden päivän aikana. Huutokaupat haluttiin pitää nopeatempoisina, joten huutokaupan kestoksi määritettiin 30 minuuttia + 5 minuuttia viimeisen tarjouksen jälkeen. Seuraava vaihe aloitettiin pian edellisen vaiheen päätyttyä.

Alustavien tarjousten perusteella kaikki tarjoajat kutsuttiin mukaan huutokauppaan. Ennen huutokaupan aloitusta saatiin vielä lisää jännityksen hetkiä, koska huutokaupat eivät näkyneet etukäteen tarjoajille Hanki-palvelussa.  Cloudian ripeällä toiminnalla asia saatiin kuntoon. Ennen ensimmäisen huutokaupan alkua jännitimme, lähteekö huutokauppa käyntiin ongelmitta.

Mykistävä tarjous hiljensi kilpailun

Helpottuneena huomasimme, että kaikki tarjoajat olivat paikalla sähköisen huutokaupan alkaessa ja sähköisen huutokaupan seurantanäkymässä näkyi ensimmäiset tarjoukset ennen puolen tunnin määräajan umpeutumista. Ensimmäisten tarjousten jälkeen huutokauppa eteni sujuvasti. Välillä kilpailu näytti hyytyvän ja odotimme huutokaupan päättyvän. Mutta kyseessä olikin vain suvantovaihe, jonka jälkeen alkoi kiihkeä kamppailu, kunnes yksi tarjoaja antoi mykistävän tarjouksen, johon kukaan ei enää vastannut. Sama toistui myös muissa kohderyhmissä.

Huutokaupasta Valtorille jäi käteen päätelaitteille merkittävästi edullisemmat hankintahinnat. Esimerkiksi perustyöaseman hinta laski huutokaupan aikana 50 %. Sähköinen huutokauppa sujui ongelmitta, vaikka vielä edellisenä päivänä ei siltä näyttänyt. Kokemus rohkaisi käyttämään sähköistä huutokauppaa myös muissakin hankinnoissa, joihin se menettelynä soveltuu, ja joissa sähköisellä huutokaupalla voidaan saavuttaa säästöjä.

Kirjoittaja on Valtorin hankinta-asiantuntija Kati Tiainen.

MinnaMadsen

Työkalu haltuun: Kolme keinoa automaattiseen laskujen käsittelyyn

Handi-palvelun käyttöönotto lähestyy monilla virastoilla ja samalla saattaa herätä kysymys, mitä toiminnallisuuksia uusi järjestelmä tarjoaa laskujen käsittelyn automatisointiin ja kuinka niitä sovelletaan omien toimittajien kanssa. Tätä ollaan pohdittu ainakin meillä Valtiokonttorissa, jossa Handi on tarkoitus ottaa käyttöön 1.11.2018 alkaen.

Valtiokonttorin osalta Handi-palvelun käyttöönotto lähti käyntiin nykytilakartoituksella, jossa käytiin läpi viraston aktiiviset toimittajat ja sopimukset. Kartoituksen perusteella pohdittiin, miten kyseisten toimittajien laskut tultaisiin jatkossa käsittelemään Handi-palvelussa. Tehtävää auttoi huomattavasti, kun kartoitti ensin, minkä tyyppisiä laskuja Valtiokonttorille tulee tällä hetkellä.

Automatisoi sopimuskohdistuksella tai tilauksella

Käyn tässä lyhyesti läpi Handi-palvelun tarjoamia eri mahdollisuuksia, sekä niiden potentiaalista käyttöä Valtiokonttorissa. Laskujen käsittelyn automatisointiin on Handissa kolme eri keinoa. Toisinaan mainitaan myös tiliöintikoodi, mutta se ei varsinaisesti edistä automatisaatiota laskujen käsittelyssä.

1. Sopimuskohdistus – Maksuerät

Tämä malli vastaa nykyistä Rondon sopimuskohdistusta. Handin sopimus-moduulissa voi sopimukselle luoda maksueriä. Sopimukselle annetaan sopimusnumero/ tunniste ja kun se löytyy laskun viitetiedoista, kohdistuu lasku automaattisesti kyseisen sopimuksen maksuerään. Sopimus maksuerineen tiliöidään, asiatarkastetaan ja hyväksytään Handissa etukäteen, joten kun toimittaja laskuttaa oikealla summalla, ei laskua tarvitse enää asiatarkastaa tai hyväksyä erikseen. Tämä on laskujen käsittelyn näkökulmasta kaikkein helpoin vaihtoehto, sillä oikein kohdistuessaan laskuja ei tarvitse käytännössä käsitellä lainkaan. Koska maksuerien täytyy olla etukäteen tiedossa, sopii tämä vaihtoehto käytännössä vuokriin, lisensseihin, tai muihin toistuviin, ennalta määrättyihin maksuihin.

2. Sopimuskohdistus – Budjetti

Toinen vaihtoehto viedä sopimusmoduuliin sopimus, on luoda budjetti. Budjetti sopii tilanteisiin, joissa toimittaja lähettää useamman laskun vuodessa, mutta laskun summa saattaa vaihdella. Budjetti on aina toimittajakohtainen, mutta yhdelle toimittajalle voi tehdä useamman budjetin. Toimittajalle ilmoitetaan tällöin budjetin koodi, jonka tulee näkyä laskulla viite-kentässä, jotta lasku kohdistuu budjettiin. Tiliöinti määritellään budjetin laatimisvaiheessa. Budjetin hyväksymisen jälkeen sille voi kohdistua laskuja. Laskut tulee asiatarkastaa, minkä jälkeen ne menevät maksuun. Tämä malli sopii mm. käytön mukaan generoituville laskuille, kuten puhelinkulut, tietyt pankkipalvelumaksut tai esimerkiksi projektityö.

3. Tilaaminen Handi-palvelussa

Tilaamista voi toteuttaa Handissa joko tekemällä toimittajalle yksittäisen tilauksen tai kohdistamalla tilauksen tilaussuunnitelmaan. Yksittäiset tilaukset tulee hyväksyä aina erikseen, mutta hyväksyttyyn tilaussuunnitelmaan tehtävässä tilauksessa erillistä tilauksen hyväksyntää ei tarvita. Tilauspuoli Handissa vastaa toiminnallisuuksiltaan pitkälti Tilhaa.

Tilausvaihtoehtoja on kolme:
– Punch out,
– Katalogi ja
– Vapaatekstitilaus.

Punch out -tilauksessa siirryt Handista toimittajan verkkokauppaan, jossa teet tilauksen ikään kuin normaalissa verkkokaupassa. Ostoskorista siirryt takaisin Handi-palveluun, josta tilaus lähtee toimittajalle.

Katalogitilausta varten Handi-palveluun viedään toimittajalle katalogi. Katalogi saadaan joko toimittajalta tai virasto voi luoda sen itse perustuen sopimushintoihin.

Kolmas tilaamisen vaihtoehto on vapaatekstitilaus. Tilauksen yksityiskohdista ja sisällöstä voidaan sopia etukäteen toimittajan kanssa ja tilausvahvistus, sekä kuvaus tilauksen sisällöstä lähetetään toimittajalle Handi-palvelusta.

Kun toimittaja laittaa laskun viitetietoihin tilausnumeron, kohdistuu lasku suoraan kyseiseen tilaukseen, ja laskua ei tarvitse erikseen hyväksyä.

Katso video: Kolme keinoa automatisoida laskujen käsittely


Minna Madsen työskentelee Valtiokonttorissa controllerina sekä Valtiokonttorin Handi-palvelun käyttöönoton projektipäällikkönä. Hänen tapansa selittää asiat ystävällisesti ja yksinkertaisesti on kerännyt kiitosta valtiokonttorilaisten keskuudessa. Uuden palvelun käyttöönottoon ollaankin siirtymässä Valtiokonttorissa turvallisin mielin.

pauliina_lautiainen

Keskittääkö vai ei – siinäpä pulma

Hankintatoimen tarkoitus on varmistaa, että hankinnat tehdään ammattitaitoisesti, oikea-aikaisesti ja siten, että ne tukevat organisaation ydintehtävää ja sille asetettuja tavoitteita. Siksi on tärkeää, että tehtävät on jaettu osaaville henkilöille ja toimintatavoista on sovittu niin, että jokainen tietää miten meillä toimitaan.

Hankintojen työnjakoa kannattaa pohtia juuri nyt.

Työvälineet, työnkulut ja osaamisvaatimukset muuttuvat ja on löydettävä uusi, sujuva tapa työn tekemiseen. Uusien tietojärjestelmien, myös Hanki-palvelun tai Handi-palvelun, mahdollisuudet jäävät hyödyntämättä, jos toimintatapoja ei muuteta. Rutiinitehtävien vähentäminen ja automatisointi vapauttavat työaikaa mielekkäämpiin tehtäviin. Lisäksi johtamisen ja päätöksenteon tueksi saadaan tuoretta tietoa.

Hankintaosaaminen on oma taitolajinsa

Jokaisella meillä on osaamista kodin hankinnoista, ja moni tekee ostoksia verkkokaupasta. Julkinen hankintatoimi on vallan muuta. Se on yhteisten verovarojemme käyttöä ja siksi niin tarkoin säädeltyä. Kymmenessä vuodessa julkisten hankintojen tekeminen on muuttunut erityisosaamista vaativaksi asiantuntijatyöksi. Hankintalainsäädäntö on tiukentunut ja tarkentunut vuosi vuodelta.

Julkisille hankinnoille on määritelty kunnianhimoisia tavoitteita, joilla halutaan edistää innovaatioiden syntyä ja suojella ympäristöä.

Mistä siis osaaminen tähän kaikkeen?

Aloitetaan pohtimalla mitä osaamista tarvitsemme jatkuvasti, mitä osaamista voisimme hankkia aina tarpeen mukaan.

Hankintaosaaminen, joka edellyttää jatkuvaa ylläpitoa ja päivittämistä, kannattaa keskittää tai ostaa alan osaajilta. Hankintojen kilpailutustyö on menettelytapoihin ja lainsäädäntöön liittyvien yksityiskohtaisten tietojen hallitsemista, juuri sellaista osaamista, jota ei kannata jokaisen asiantuntijan ylläpitää.

Organisaatiossa tulisi olla vähintään kaksi henkilöä, jotka hallitsevat kilpailutusjärjestelmän käytön ja menettelytavat. Lisäksi heidän tulisi päästä tekemään useampia kilpailutuksia vuosittain, jotta osaaminen säilyisi ja sähköisten järjestelmien käyttö olisi sujuvaa. Jos näin ei ole, hankitaan kilpailutustyö palveluna.

Tilaamiseen liittyvien tehtävien osalta tilanne ei ole näin yksiselitteinen. Organisaation koko, hankintojen luonne ja volyymit määrittävät tilaamisen organisointia. Myös tilaamista kannattaa keskittää, mutta varmista, että toiminta säilyy sujuvana. Yleisesti käytettyjen tuotteiden tilaaminen on usein järkevintä hoitaa keskitetysti. Tuotteet ja palvelut, joita työstetään tiiviissä yhteistyössä toimittajan kanssa ja käyttäjiä on rajattu määrä, on yleensä tarkoituksenmukaista hoitaa siellä, missä hankintatarvekin on. Haastavin tehtävä on pohtia, miten toiminta saadaan kaikkein sujuvimmaksi, vältetään turhat työvaiheet ja hyödynnetään digitalisaation mahdollisuudet. Toiminnan sujuvuus motivoi tekijöitä.

Viraston sisäinen työnjako vaikuttaa myös tilaamisen organisointiin. Pohdinnassa auttaa hankintojen kategorisointi viraston ydintehtävien mukaisesti.

Myös hankintojen johtamisvastuista pitää sopia. Jokaisessa organisaatiossa on henkilö, joka vastaa hankintojen koordinoinnista ja raportoinnista johtoryhmälle. Hankintojen määrä voi olla iso tai pieni, mutta jokaisella virastolla on hankintasopimuksia ulkopuolisten yritysten ja konsernin muiden organisaatioiden kanssa. Jokaisessa sopimuksessa on nimetty henkilö, sopimusvastaava, joka tehtävänä on seurata sopimuksen toteutumista ja puuttua poikkeamiin. Olemmeko tietoisia kaikista sopimuksista, joihin olemme sitoutuneet ja tunnistavatko sopimusvastaavat oman roolinsa?

Ajoita päätöksenteko oikein

Tärkeimmät päätökset tehdään jo paljon ennen hankintapäätöksen allekirjoitusta. Strategiassa linjataan organisaation tavoitteet yleisellä tasolla. Strategisten tavoitteiden ja kehyspäätösten jalkauttaminen näkyvät hankintojen toteutuksessa. Tämän vuoksi ydintoiminnan hankintoja tulee linjata ja seurata johtoryhmissä. Hankintasuunnitelman laatiminen riittävän tarkalla tasolla on johtoryhmälle oiva keino päättää, mihin eurot käytetään ja evästää hankinnan valmistelijoita tekemään viraston linjausten mukaisia hankintoja. Pohdinnan paikka on, muistammeko seurata suunnitelman toteutumista ja osaammeko siirtää organisaation tavoitteita käytännön työksi hankintoja tekevien työpöydille?

Hankintojen tekeminen on aina ihmisten välistä vuorovaikutusta.

Hankintojen prosessit ovat pitkiä, ja onnistuneeseen hankintaan tarvitaan monenlaista osaamista. Oleellista ei ole se, mihin järjestykseen piirrämme organisaatiokaavion laatikot, vaan se mitä niiden laatikoiden välillä tapahtuu. Ei anneta hierarkioiden ja osastosiilojen estää järkevää työntekoa, sillä onhan meillä yhteinen tavoite:

Kootaan osaajat yhteen, varmistetaan yhteistyön sujuminen ja pidetään huoli siitä, että tieto kulkee kaikkialle, missä sitä tarvitaan.

Pauliina Lautiainen lyhyesti:

Pauliina toimii Handi-ohjelmassa muutosjohtamisen verkosto-ohjaajana ja Hankintatoimi palveluna -projektipäällikkönä. Hänellä on kokemusta muutosprojektien iloista ja suruista, sekä johtajana että muutostaistelijana. Nyt hän innostuu hankintatoimen ja johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa.

LinkedIn

Ari Keinänen

Kustannuslaskenta hankintojen organisoinnin apuna

Isoimpia aikana mietittäviä asioita on hankintojen ja tilaamisen organisoiminen tulevaisuudessa. Nykyiset tilaamisen tavat ovat monesti työläitä koettuun hyötyyn nähden. Ostolaskujen tuottaman tarkan tiedon sijaan organisaation johtamisessa käytetään karkeamman tason dataa. Handin uudet toimintatavat ja järjestelmä mahdollistavat uudenlaisia ratkaisuja.

Mielestäni budjetoinnissa ja ostolaskujen kirjauksissa tehdään monesti turhan tarkkaa työtä. Syitä voi olla monia; ”näin on ennenkin tehty” tai ”joku voi joskus tätäkin asiaa kysyä”. Talouden käytännöt on kenties organisoitu yksikkökeskeisiksi. Onko olennaista, että jokaisen yksikön esimies päättää kaikista yksikköönsä liittyvistä menoista? Hänellä ei aina ole päätäntävaltaa asiassa: Työntekijällä pitää olla tietokone, joten esimies tilaa sellaisen joka tapauksessa.

STUKissa olemme ottaneet selkeäksi tavoitteeksi, että tuotetaan vain johtamisen kannalta olennaiset tiedot, niin tehokkaasti kuin mahdollista. Muun tekemisen karsimiseksi mietimme jatkuvasti koko prosessiketjua budjetoinnista tilaamiseen, kirjanpidon kirjauksiin sekä vaikutuksiin toiminnan kustannuksiin. Olennainen tieto tulee olla seurantakohteittain nähtävissä Kiekun raporteilla.

Muutokseen liittyen olen pohtinut mm. seuraavia kysymyksiä:

  • Tarvitaanko nykyistä tarkkuustasoa koko mainitussa prosessiketjussa?
    • Käsitelläänkö prosessin kohdassa A tietoja tarkemmalla tasolla kohdissa B ja C?
    • Jos käsitellään, niin mikä on hyöty johtamisen kannalta?
  • Miksi substanssiosaston kiireisen esimiehen pitäisi ottaa kantaa asiaan X? Tuoko hänen hyväksyntänsä asiaan jotain lisäarvoa?
  • Miten ja millä kustannuksilla tiedot nyt tuotetaan?

Mitä on tarpeellinen tieto?

Kustannuslaskennan kehittämisellä voidaan säästää työaikaa budjetoinnista sekä tilaamisessa ja ostolaskujen käsittelyssä. STUKin tulosyksiköissä tehtiin aikaisemmin huomattavan paljon alle 100 euron pienhankintoja. Myös yksittäisiä laskuja jaettiin Rondossa osiin, jotta kukin yksikkö maksaisi oman osuutensa. Laskujen summat olivat merkitykseltään olemattomia, ja useimmiten menot summattiin kustannuslaskennassa yhteen. Tarkemmasta budjetoinnista ja tiliöinnistä ei saatu mainittavaa hyötyä toiminnan johtamisessa.

Esimerkki menneiltä vuosilta: Jokainen yksikkö budjetoi vuosittaisen kehitysseminaarin menot. Osuus seminaarin laskusta tiliöitiin kullekin yksikölle. Kolme alkuperäistä riviä (majoitus, ruoat, tilavuokra) muuttui näin 21 riviksi. Kustannuslaskennassa yksiköiden menot kuitenkin käsiteltiin yhtenä könttäsummana, joten tarkemmasta tiliöinnistä ei ollut hyötyä. Osaston johto päättää seminaariin osallistumisesta, joten yksiköillä ei todellisuudessa ollut päätäntävaltaa seminaariin osallistumisesta. 

Aikaisempi tapamme seurata taloutta pääosin kirjanpidon avulla oli työlästä. Vaikka teimmekin kustannuslaskentaa vuosittain, emme juurikaan hyödyntäneet kustannuslaskennan keinoja kirjanpidon yksinkertaistamiseksi. Tilanteeseen havahduttuamme olemme järjestelmällisesti käyneet läpi laskudataa löytääksemme menot, joiden käsittelyä voidaan yksinkertaistaa. Keinoja ovat esimerkiksi laskujen yhdistäminen tai budjetointivastuun ja hankintojen teon keskittäminen.

Menojen kohdistaminen yksiköille ja toiminnoille vasta kustannuslaskennassa on helpottanut taloushallinnon ammattilaisten työtä; laskujen – ja varsinkin kirjausrivien määrää –  on saatu huomattavasti vähennettyä. Hankintoja keskittämällä taloushallintoon liittyvä työ – myös budjetointi – substanssityötä tekevissä yksiköissä on vähentynyt. Johtamiseen käytettävissä olevien kustannustietojen laadun ei ole koettu huononevan.

Tiedon tuottamisesta säästynyttä aikaa on voitu käyttää tietojen analysointiin.

Handi-palvelun käyttöönotto mahdollistaa myös sellaisten tiettyjen sopimus- ja tilaustietojen hyödyntämisen raportoinnissa, mitä nyt ei ole kohtuullisella työmäärällä käytettävissä.

Onnistunut muutos budjetoinnin ja tilaamisen tavoissa

Muutoksen onnistumisessa tärkeintä oli budjetoinnista, hankinnoista ja laskutuksesta, kustannuslaskennasta sekä projektiraportoinnista ymmärtävien asiantuntijoiden yhteiset keskustelut. Heillä on parhaat edellytykset tehdä muutosehdotuksia ja miettiä niiden vaikutuksia koko ketjussa budjetoinnista kustannusvastaavuuslaskelmaan ja projektiraportointiin asti. STUKin johto on ymmärtänyt ehdotusten hyödyn; Tarvittavat muutokset toimintatapoihin ja yksiköiden vastuisiin on johdon tuella saatu nopeasti tehtyä. Edelleen kesken oleva iso muutos on siirtyminen hallinto- ja projektimenoja sisältävistä tulosyksikköbudjeteista malliin, jossa STUKissa on erilliset substanssitoiminnan toiminto- ja projektibudjetit sekä hallinnollisia menoja sisältävät osastobudjetit.

Mikäli viraston tämänhetkinen kustannuslaskenta ei tue tilaamisen organisoimista parhaimmalla tavalla, tarjoaa Valtiokonttori käytännön tukea kustannuslaskennan kehittämiseen.

Valtiokonttori on toteuttanut muutaman pilottiviraston kanssa nopean kehitysprojektin, jossa kustannuslaskenta toteutetaan vakioidun Excel-taulukon ja Kiekun raportoinnin yhdistelmällä. Kustannuslaskennan kehittämistä pohtiessa kannattaakin olla yhteydessä osoitteeseen  ho.laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi. Viraston toimintaa helpottava ratkaisu voi olla tarpeista riippuen toteutettavissa hyvinkin nopeasti, vain muutamassa työpäivässä.

Esimerkkejä hankintojen organisoinnista

Olen listannut alle esimerkkejä asioista, mitkä on STUKissa ennen budjetoitu, tilattu ja maksettu yksiköiden toimesta. Nyt kustannukset jaetaan kerralla kustannuslaskennassa toteutuneiden työaikojen perusteella STUKin toiminnoille. Kukin työntekijä voi keskittyä paremmin omaan tehtäväänsä, eikä esimiehen rooli ole enää vähäisten menojen seuraaminen yksikkönsä talouden osalta.

  • Tietokoneet, puhelimet: Hallinto tilaa laitteet keskitetysti. Uusille henkilöille koneet tilataan hyväksytyn henkilöstösuunnitelman perusteella, vanhentuvat laitteet uusitaan hallinnon toimesta laiterekisterin perusteella.
  • Työpisteen kalusteet: Työpisteissä on vakiovarustus. Hallinto tilaa ja toimittaa kalusteet käyttäjälle. Keskittämisellä saatiin myös ennen hyvin laaja mallivalikoima karsittua.
  • Puhelinlaskut: Aikaisemmin puhelinlaskut olivat yksikkö-/esimieskohtaisia, ja niitä käsiteltiin noin 70 kpl kuussa. Nykyisiä osastokohtaisia laskuja tulee 5 kpl kuussa. Osaston assistentti tarkastaa laskun. Mikäli laskussa on huomioitavaa, lähettää hän tiedon yksikön esimiehelle, joka käy asian läpi puhelinliittymän käyttäjän kanssa. Yksikön esimies ei tarkasta tai hyväksy laskua, se pitää maksaa liittymän käytön epäselvyyksistä huolimatta.
  • ICT-piensälä: muistitikut, kuulokkeet, näytön suojakalvot jne: Ennen tilattiin yksittäisiä kappaleita käyttäjän tarpeen mukaan. Yksittäisen muistitikun laskun loppusumma oli pienimillään viisi euroa. Nykyään välineet haetaan tarpeen mukaan servicedeskistä tai tilataan koko STUKille tehdyn webropol-kyselyn perusteella. Tietohallinnolla on pieni lähivarasto, jonka tilannetta seurataan ja täydennyksiä tilataan tarvittaessa isompi erä kerrallaan. Arvokkaammista tavaroista tietohallinto pitää omaa seurantaa.
  • Laboratorioissa tarvittavat aineet ja tarvikkeet: Ennen esimerkiksi yhden tuoterivin sisältävä materiaalilasku jaettiin neljällä rivillä eri laboratorioprojekteille. Nykyään kaikki laboratorioiden yhteisesti käyttämien hankintojen menot kootaan vyörytettävälle projektille. Vyörytettävälle projektille kirjatut menot jaetaan kustannuslaskennassa laboratorioprojekteille toteutuneiden työaikojen suhteessa.
  • Tietojärjestelmää koskevat laskut: Ennen jokainen lasku tiliöitiin eri tulosyksiköiden vastuulla oleville tietojärjestelmän osaprojekteille. Yksiköt budjetoivat oman osuutensa järjestelmäkehityksestä. Osaston johto päätti kehitystyön priorisoinneista, joten yksiköillä ei ollut todellista päätäntä- ja budjetointivaltaa. Nyt tietojärjestelmä on kokonaisuudessaan sisällytetty osaston johdon budjettiin. Laskut kirjataan vyörytettävälle projektille, josta kustannus kohdistetaan kustannuslaskennassa tietojärjestelmäprojekteille.
  • Kaikenlainen piensälä, mitä kaikissa yksiköissä käytetään: käyntikortit, matkakortit, ruokailutilojen varusteet, hankintojen tekeminen keskitetty hallintoon.

Kustannuslaskennan keinoja voi käyttää myös työntekijöiden tuntikirjauksien yksinkertaistamisesta:

  • Kokous, missä käsiteltiin usean valvottavan toimijan asioita, jouduttiin aikaisemmin kirjaamaan jokaisen valvottavan toimijan projektille erikseen (esim. tunnin kokouksesta kirjattiin 15min per projekti). Kirjaustapaa haluttiin kehittää käyttäjäystävällisemmäksi. Perustettiin vyörytettävä projekti, johon kirjataan työajat, joita ei voi kohdistaa suoraan yksittäiselle projektille. Vyörytettävän projektin kustannus kohdistetaan valvottaville toimijoille heidän projektiensa työaikojen mukaisesti.
  • Vastaavanlaista koontiprojektia on käytetty esimerkiksi tietojärjestelmien ja laboratoriotyön kehittämishankkeissa, joissa kehittämistyöstä hyötyy vain rajallinen määrä projekteista.

Loppusanat

Handi-ohjelman hyötyjen maksimoiseksi kannattaa siis miettiä myös budjetoinnin ja kustannuslaskennan kehittämistä. Kun kaikki prosessiketjun osat tehdään sopivalla tarkkuudella, voidaan budjetointiin ja hankintoihin liittyviä toimintatapoja monesti yksinkertaistaa. Hyvä keino kustannuslaskennan kehittämiseen on toteuttaa laskenta Valtiokonttorin tuella Kiekuun, jolloin organisaation kaikki meno-, tulo- ja kustannustiedot ovat seurantakohteittain nähtävissä Kiekun raporteilta.

Näen valtion kustannuslaskennan tulevaisuuden nopeasti kehittyvänä ja valtion toimijoiden yhteisesti kehittämänä asiana.

Tarkoitukseni on pian julkaista vielä toinen kirjoitus ja video tässä kuvatun kustannuslaskennan käytännön toteutuksesta. Mikäli kirjoitus herätti ajatuksia, niin jätä kommentti tai tule Valtiokonttoriin kahville keskustelemaan lisää 😊


Ari Keinänen lyhyesti

Ari on Säteilyturvakeskuksen talouspäällikkö, joka on ollut mukana kehittämässä STUKin hankinnasta maksuun-prosessia sekä kustannuslaskennan ratkaisua. Tällä hetkellä  hän on tehtäväkierrossa Valtiokonttorissa. Kirjoituksessa esitetyt asiat ovat mielipiteitä ja vastuu ymmärtämisestä on savolaisittain siirretty lukijalle.

Tutustu Ariin LinkedInissä

haninassu

Hankintaverkostoja vahvistamassa

Olen työskennellyt noin puolitoista vuotta valtionhankintojen parissa. Tänään pysähtyin miettimään, kuinka hyvin ymmärrämme verkostoitumisen arvon ja kuinka voisimme tätä taitoa edistää.

Ensimmäinen askel: Tee itsestäsi lähestyttävä

Verkostoituminen ei tarkoita samaa kuin huutelu sosiaalisessa mediassa tai small talk kosteissa kokkareissa. Minulla meni kauan hoksata, mistä asiassa on pohjimmiltaa kyse. Siksi olinkin erityisen kiitollinen saamastani palautteesta kevään kehityskeskustelussa:

Sinua on helppo lähestyä.”

Olin onnistunut tavoitteessani. Haluan töissäni olla aina avulias ja ystävällinen, jotta minulta uskaltaisi kysyä neuvoa. En halua jättää ihmisiä pulaan, sillä koen muutosjohtamisen tehtäväni olevan palveluammatti. Missään järkyttävän suuressa pulassa eivät työkaverini tietenkään ole. Silloin paikalle kutsuttaisiin oikea auttaja, kuten palomies tai aivokirurgi.

Tiedän olevani edelleen liian laiska verkostoituja. Parempaankin pystyn, mutta tiedän olevani oikean tien alkutaipaleella.

Opettele jakamaan aktiivisesti tietoa

Viestinnän tehtävissä törmään jatkuvasti tiedonpihtailuun. Valtaosa ihmisistä ei ole pihtareita pahuuttaan, mutta eivät vain ymmärrä omaa arvoaan asiantuntijana. Tämä surettaa minua suuresti ja haluankin nostaa suomalaisten asiantuntijoiden itsetuntoa juuri tällä saralla. Entäpä jos kysyisit itseltäsi:

Mitä osaamisestani voisin tänään jakaa?”

Ja nyt vaikka kuinka aktiivisesta tiedonjakamisesta tulisi mieleen huutelu sosiaalisessa mediassa, älä erehdy luulemaan niin. Kyse ei edelleenkään ole huutelusta. Aika tyypillisesti somessa aloitetaankin sillä, että vastataan ensin toisten kysymyksiin eli jaetaan aktiivisesti omia kokemuksia ja niistä syntynyttä tietoa. Sitä ennen on pitänyt pystyä tunnistamaan oma asiantuntijuutensa ja ne osa-alueet, joissa voi ja haluaa tulla esille.

Suurin virhe on olla hiljaa. Kyse on myös tehokkuudessa. Mietin sitä monta kertaa, minkä ihmeen takia meillä on niin korkea kynnys aktivoitua verkostoissa ja samalla käyttää aikaa sähköpostien kierrättämiseen. Eikö sama keskustelu kannattaisi käydä avoimesti niin, että muutkin voivat hyötyä siitä?

Hakeudu oikeaan seuraan

Puhun mielelläni asiantuntijabrändistä kolmen tekijän osatekijän kautta. Me miellämme asiantuntijuutemme helpoimmin asiaosaamisen kautta. Tosin se oma osaaminen on monesti vaikea tunnistaa. Toinen  tärkeä elementti, joka omaan brändiisi vaikuttaa, on verkostosi. Johan sitä äitikin muinoin tiesi sanoa, että seura tekee kaltaisekseen. Niistä ajoista olemme toki viisastuneet sen verran, että ymmärrämme hakeutua myös täydentävään porukkaan eli emme etsi vain samanlaisia ihmisiä ympärillemme.

Erilaiset näkemykset vahvistavat verkostoja.

Nämä kaksi tekijää eli osaamisesi ja verkostosi näyttäytyvät ulos oman persoonasi kautta. Minulla esimerkiksi se kova osaaminen ja omat piirini näkyvät ulos lievästi höpsönä ja vahvasti vaaleanpunaisena keski-ikäisenä naisena. Tähän ikään päässeenä on turha häpeillä enää itseään, vaan nähdä erilaisuus vahvuutena. Kaikki me olemme erilaisia.

Kuvan kolmiota olen käyttänyt runkona henkilöbrändin kehittämiseen ja järjestelmälliseen työntekijälähettilyyteen keskittyvissä sosiaalisen median koulutuksissani. Kyse ei siis suinkaan ole vain siitä, mitä osaat. Verkostosi ovat aivan yhtä tärkeitä, ja näitä molempia edustat oman persoonasi kautta.

Hankintatoimen ammattilaiset julkishallinnossa

Verkostoituminen on osoittautunut yhdeksi suurimmaksi hyödyksi Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmassa. Ohjelman myötä valtionhankintojen parissa työskentelevät virkamiehet ja muut julkishallinnon sankarit ovat ryhtyneet jakamaan virastojen välillä enemmän tietoa, kokemuksia ja parhaita käytäntöjä.  Saammekin ehdottomasti eniten kiitosta siitä, että olemme luoneet verkostoitumiselle rakenteita: esimerkiksi kuukausittaiset hankinta-ammattilaisten työpajat, Hankinta 2020 -verkkokoulutus eOppivassa sekä yhteiset työkalut tiedonjakamiseen (esimerkiksi Yammer). 

Tavoitteenani on luoda yhdessä osaamisen kehittämisen verkostoja myös hankintatoimen kontekstiin, johon verkostoihin perustuva osaamisen kehittäminen sopii julmetun hyvin. Eniten olenkin iloinen hankinta-asiantuntijuuden hännännostamisesta, joka on nähdäkseni lähtenyt käyntiin näissä verkostoissa. Henkilöbrändien voimaan vannovana uskon oman osaamisen tunnistamisen edistävän myös työhyvinvointia. Siitä näkökulmasta järjestelmällisellä verkostoitumisella ja sitä edeltävällä oman osaamisen arvostamisella voi olla kauaskantoisia vaikutuksia.

Ehkä kannattaa ainakin kokeilla? Mitäs siinä voisi hävitä?

Hani esittäytyy:

“Työskentelen Valtiokonttorilla muutosjohtamisen projektipäällikkönä Hankintojen digitalisointiohjelmassa. Innostun muutoksesta ja tuen sitä viestinnän, koulutuksen ja ohjauksen palveluilla. Työssäni laitan peliin koko pinkin persoonani. Pyrin ns. tuomaan itseni tykö sillä ajatuksella, että minua olisi vähintäänkin helppo lähestyä. Siksi verkostoitumistaidot ovat olleet aivan ensiarvoisen tärkeitä opetella.”

Jutellaan Twitterissä (@haniolsson) tai LinkedInissä.

tarjanassu

Miksi emme nähneet metsää puilta?

Kaikkihan me tiedämme, että järjestelmämuutoksia ei juurikaan ole. Kyse on lähes aina toimintatapamuutoksesta, jota järjestelmämuutos tukee.

Miksi toimintatapamuutoksen tunnistaminen ja siihen tarttuminen on kuitenkin niin vaikeaa?

Handi-palvelun kirjanpitoyksikkökohtainen käyttöönottoaikataulu julkaistiin osaltamme jo noin vuosi sitten. Handi-palvelun määrityksiä tehtiin viime syksynä, jolloin myös järjestelmän ominaisuuksien ja teknisten ratkaisujen kuvauksia odoteltiin innolla.

Itsekin kyselin ahkeraan, milloin saamme konkreettisia tehtävälistoja siitä, miten valmistautua Handi-palvelun käyttöönottoon. Keväällä sitten aloimme odottaa ensimmäisten pilottien käyttöönottoja ja kokemuksia Handi-palvelusta.

Odottavan aika on pitkä.

Kevään kuluessa näimme myös itse järjestelmää. Saimme kuulla, että sen käyttö on helppoa kuin heinänteko, varsinkin, kun Palkeet tekee käyttöönoton tueksi hienoja videoita.

Odotellessamme talven ja kevään ajan Handi-palvelun määrittelyjä ja infoja järjestelmästä olisimme voineet virastossani tehdä paljon. Noina hämärinä talvipäivinä olisimme voineet lähteä tutkiskelemaan nykyistä tapaamme tilata: ketkä tilaavat, kuinka usein, miltä toimittajilta ja niin edelleen.

Vasta kevään tullen havahduimme käärimään hihamme ja teimme nykytilakartoituksen.

Miksi olimmekaan käyttäneet aikaa järjestelmän toiminnallisuuksien odotteluun sen sijaan, että olisimme jo aiemmin tarttuneet härkää sarvista ja lähteneet porautumaan kysymyksiin mistä, mitä ja kuka?

Datan puutetta ei voi syyttää. Hanselin virastotasoista hankintadataa tarjoava Hankintapulssi on mahtava tietopankki ja Palkeet tarjoaa hyviä listauksia toimittajista ja laskuista.

Jostain syystä emme nähneet metsää puilta ennen kuin kevätaurinko puiden lomasta pilkahteli.

Nyt olemmekin jo kartoituksen tehneet ja kesätöinä pääsemme analysoimaan tuloksia, minkä jälkeen pääsemme innokkaina aloittelemaan sitä muutosta, toimintatapamuutosta. Hyvä tästä tulee!

Tarja Laine lyhyesti:

Apulaisjohtaja Tarja Laineen johtama Talous-yksikkö toteuttaa Valtiokonttorin Handi-käyttöönottoprojektin. Tarja on omaksunut aktiivisen roolin Handi-palvelun käyttöönotossa ja hän jakaa mielellään tietoa ja kokemuksia Valtiokonttorin käyttöönotosta. Esimerkiksi Tiimerissä jaettava sisäisen uutisviestin mallipohja on saanut alkunsa Tarjan hoksottimista.