Ville Hänninen

Yhdenmukaisempi sopimustenhallinta tukee riskienhallintaa ja parantaa sopimusten laatua

Sanapilvi sopimushallinnan tukena käytettävistä järjestelmistä.
Sanapilvi sopimushallinnan tukena käytettävistä järjestelmistä.

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmassa laadittiin vuoden 2016 lopulla esiselvitys sopimushallinnan ja toimittajahallinnan kehittämiseksi. Esiselvityksessä kuvattiin sopimushallinnan ja toimittajahallinnan prosessia erilaisten käyttötapauksien pohjalta, jotta tietojärjestelmää voitiin kehittää.

Esiselvityksen perusteella suositeltiin, että:

  • Valtionhallinnossa yhtenäistetään sopimushallinnan toimintamalleja ja käytäntöjä.
  • Lyhyellä aikavälillä sopimushallinta hankitaan osana tilausten- ja laskujen käsittelyjärjestelmää.
  • Pitkällä aikavälillä sopimushallinta toteutetaan osana asianhallintajärjestelmää ja otetaan käyttöön valtion yhteinen asianhallintajärjestelmä ja sopimushallinta.

Syksyllä 2019 laadittiin selvitys nykytilanteesta, jotta nähtäisiin, miten tavoitteissa on edetty. Valtion sopimushallinnan kehittämisen tarpeeseen on kiinnitetty huomiota myös Valtiontarkastusviraston (VTV) tarkastuskertomuksessa Yhteentoimivuus valtion ICT-sopimuksissa (7/2015).

Mitä tavoitteita saavutettiin?

Esiselvityksen tavoitteet ovat osin toteutuneet ja osin eivät. Sopimushallinnan toimintamallien yhtenäistämisessä keskeinen kehitysaskel oli Valtion hankintakäsikirjan viimeinen päivitys, jossa ohjeistetaan ensimmäistä kertaa sopimushallinnan perusasioista valtion tasolla. Lisäksi sopimus- ja toimittajahallinnan käytäntöjä on harjoiteltu Handi-palvelua käyttöönotettaessa, jolloin kirjanpitoyksiköt ovat päivittäneet sopimustietonsa ajan tasalle ja kommunikoineet toimittajille entistä yhdenmukaisemmin muun muassa valtion ostolaskujen käsittelyssä vaadittavia asioita. Vaatimuksia pyritään huomioimaan vahvemmin myös Hanselin sopimusehdoissa.

Tietojärjestelmien hajanaisuus hidastaa

Tietojärjestelmäratkaisuissa ei edetty suunnitellusti, mikä nousee esiin syksyn selvityksessä. Käytössä olevat tietojärjestelmät ovat hajanaisia ja monilla kirjanpitoyksiköillä sopimushallinnan prosessia toteutetaan tavanomaisten toimisto-ohjelmistojen ja asianhallintajärjestelmien avulla. Toimiva malli ei toki ole järjestelmästä kiinni, mutta parhaimmillaan sopimushallinnan tietojärjestelmät pakottavat toimimaan oikein. Tällöin ohjeiden mukaisen toiminnan valvonta voidaan järjestää luotettavasti ja sopimusten mallipohjien ja tyyppiehtojen ajantasainen ylläpito helpottuu. Järjestelmät tarjoavat myös kattavan näkymän kirjanpitoyksikön sopimustilanteeseen – tehdäänkö tulosyksiköissä päällekkäisiä sopimuksia, ja milloin on esimerkiksi syytä lähteä suunnittelemaan päättyvien sopimusten kilpailutuksia.

Sopimushallinnan tietojärjestelmät ja yhdenmukaisemmat käytännöt

Yksi johtopäätös on selvityksen pohjalta helppo tehdä. Kirjanpitoyksikköjä on syytä kannustaa sopimushallinnan tietojärjestelmien käyttöönottoon, erityisesti niissä yksiköissä, joissa sopimustransaktioita kertyy vuositasolla paljon. Vuoden 2016 tilanteeseen verrattuna tarjolla on yhteisesti hankittuja palveluita kuten Cloudia ja Virasto-Vahva.

Sopimus- ja toimittajahallinnan toimintamallia lienee perusteltua yhdenmukaistaa jatkossakin, sillä ohjelmassa tehdyn selvitystyön perusteella voidaan sanoa, että isossa osassa valtionhallintoa ollaan päästy vasta minimitasolle. Hyvin hoidetulla sopimus- ja toimittajahallinnalla voidaan parantaa palvelun laatua virastojen toiminnan kannalta merkittävissä sopimuksissa, ja toisaalta saada kustannushyötyä suurivolyymisissä tuote- ja palvelusopimuksissa.

Kirjoittaja: Ville Hänninen

Ville Hänninen työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoimen asiantuntijana ja hankintojen kehittämistehtävissä. ”Ohjaan ja ohjeistan virastoja sujuvaan hankintaprosessiin ja vastaan valtion ostolaskujen automatisoinnin edistämisestä ja raportoinnista”, Hänninen kuvailee työtehtäviään.
Tero Meltti

Kiitos sinulle ja leppoisaa joulua!

Ohjelmajohtaja Tero Meltin mukaan Handi-ohjelmassa on onnistuttu luomaan hyvä, kannustava ja toisia tukeva ilmapiiri.

Handissa on ollut tavoitteena laaja toimintatapamuutos, jossa koko hankintojen prosessi uudistetaan päästä päähän ja käyttöön otetaan uusia toimintaa tukevia tietojärjestelmiä. Työntäyteisen vuoden jälkeen on hyvä päästä rauhoittumaan jouluksi.

Tämän viikon tiistaiaamuna oli vuoden viimeinen Handi-työpaja. Tarjolla oli perinteistä joulupuuroa banaaninlehtilautasilta. Tuttu puheensorina oli valloillaan.

Joulupuurokeskusteluissa toistuivat samankaltaiset teemat. Keneltä voisi saada vinkkiä johonkin itseä askarruttavaan asiaan, entä miten omassa organisaatiossa on onnistuttu ratkaisemaan jokin ongelma? Puuron äärellä tutustutettiin myös vasta mukaan hypänneitä ihmisiä vanhoihin tuttuihin.

Havahduin huomaamaan jälleen sen, miten tärkeitä olemme ihmisinä toisillemme. Toisaalta hyvätkin tavoitteet jäävät toteutumatta ilman tekoja.

Oman kokemukseni mukaan Handi-ohjelmassa on onnistuttu luomaan hyvä, kannustava ja toisia tukeva ilmapiiri, jossa erilaisista taustoista ja rooleista tulevat ihmiset toimivat yhdessä ja katsovat samaan suuntaan. Matkan varrella on ollut myös vaikeaa. Eteen on tullut oikean elämän ongelmia, joita rikkain mielikuvituskaan ei olisi pystynyt keksimään. Kaikesta on kuitenkin selvitty ja olemme onnistuneet löytämään aina ratkaisuja.

Tulemme alkuvuodesta tapaamaan vielä kaikki ohjelman toteutukseen osallistuneet ihmiset valtion organisaatioissa. Pääpaino tapaamisissa on ohjelman toteutuksen arvioinnissa. Luonnollisesti haluamme varmistaa myös Handi-ohjelman myötä alkaneen toimintamallimuutoksen jatkumisen.

Kiitos sinulle tästäkin vuodesta ja vuonna 2020 nähdään!

Kirjoittaja: ohjelmajohtaja Tero Meltti, valtiovarainministeriö

Kati Siikonen, Palkeet

Handi-palvelun käyttöönottojen maali häämöttää

Kati Siikonen
”Tilaamisen yhtenäistämisessä ja sujuvoittamisessa meillä on vielä paljon tehtävää”, Kati Siikonen muistuttaa.

Yksi Handi-toteutusohjelman näkyvimmistä hankkeista on ollut Sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn uudistaminen. Marraskuun alussa palvelun käyttöönotto on tehty jo 50 kirjanpitoyksikössä ja rahastossa. Kokonaisuudessaan käyttöönotot saadaan toteutettua helmikuun 2020 alkuun mennessä.

Tähänastinen matka hankkeessa on ollut värikäs ja monivivahteinen. Yllätykset ja muutokset on saatu ratkottua matkan varrella ja projektinhallinnollisesta näkökulmasta katsottuna olemme toteuttaneet hanketta, joka on edennyt suunnitellun aikataulun mukaisesti ja suunnitellussa budjetissa. Kiitos siitä kuuluu kaikille avainhenkilöille sekä virastoissa että konsernitoimijoissa unohtamatta luonnollisesti palveluratkaisumme toimittajaa.

Sähköinen tilaaminen ja laskujen käsittelyn uudistaminen -hankkeen viimeinen vaihe alkaa maaliskuussa 2020.

Handi-toteutusohjelman ja Handi-palvelun käyttöönottovaiheen päättyminen ei kuitenkaan vielä päätä Sähköinen tilaaminen ja laskujen käsittelyn uudistaminen -hanketta. Maaliskuussa aloitetaan uudistushankkeen viimeinen vaihe, jossa toteutetaan arkistomigraatiot sekä ajetaan alas viimeinenkin tällä osa-alueella käytössä olleista vanhoista järjestelmistä. Töitä siis vielä riittää runsaasti käyttöönottojen jälkeenkin.

Kehittäminen jatkuu tiiviisti vuonna 2020

Uudistettu teknologia tai uuden ratkaisun käyttöönotto ei itsessään vielä riitä täyttämään kaikkia tavoitteita, joita tarpeesta maksuun-prosessin kehittämiselle on toteutusohjelmassa asetettu. Tilaamisen yhtenäistämisessä ja sujuvoittamisessa meillä on vielä paljon tehtävää. Samoin koko prosessin loppupään automatisoinnissa, johon meille on asetettu korkeat tavoitteet.

Keskeisinä kehittämiskohteina ensi vuonna ovatkin muun muassa konsernin sisäisiin toimittajiin ja toimintamalliin kohdistuvat yhtenäistämistarpeet, yhteistyön ja prosessin sujuvoittaminen ulkoisten toimittajien kanssa, sopimushallinnan toimintamallin kehittäminen sekä laskuautomaatioasteen merkittävä parantaminen konsernitasolla.

Tavoitteisiin pääseminen edellyttää yhteistyötä konsernitoimijoiden kesken sekä tiivistä keskustelua hankintayksiköiden kanssa. Yhteistyömallia pohditaan ja ideoidaan parasta aikaa ja siitä kuullaan hiukan tuonnempana.

Kirjoittaja: prosessipäällikkö Kati Siikonen, Palkeet

achievement-3470201_1920

Reilu kaksi vuotta sitten ihmeteltiin – nyt osataan!

Puoli vuotta sitten pääsin tarkastelemaan Handi-ohjelmassa tapahtuneita muutoksia, ohjelman etenemistä ja sen kehittymistä tuorein silmin oltuani virkavapaalla Valtiokonttorista ja ohjelman tehtävistä kesästä 2017 kesään 2019.

Kesällä 2017 ohjelmaa oli takana vuosi, ja ohjelman suurimmat hankkeet ja projektit oli saatu hyvään vauhtiin. Alun perin ohjelmalle kirjatut tavoitteet olivat juuri konkretisoituneet ja kirkastuneet. Etenemisen suunta oli selkeä. Ilmapiiri Handi-ohjelman ympärillä oli innostunut ja odottava, edelleen myös hieman ihmettelevä.

Työpajojen teemat valikoitiin niin, että niistä saatiin tärkeää suoraa syötettä ja asiakasnäkökulmaa ohjelman projekteihin ja hankkeisiin.

Handi-työpajoihin osallistuttiin runsaslukuisin joukoin, ja työpajoissa työstetyt teemat tuntuivat kiinnostavan osallistujia. Osallistumalla Handi-työpajoihin pystyi vaikuttamaan. Työpajojen teemat valikoitiin niin, että niistä saatiin tärkeää suoraa syötettä ja asiakasnäkökulmaa ohjelman projekteihin ja hankkeisiin.

Tuleva oli kuitenkin vielä monilla tavoin avoin. Esimerkiksi Handi-palvelun kilpailutus oli vielä kesken. Samoihin aikoihin ohjelmajohtamisen vastuissa oli tapahtumassa muutoksia. Valtiokonttorin rooli oli vahvistumassa ja Seija Friman alkoi ottaa vastuulleen ohjelmajohtajan tehtäviä.

Osalle vakiintunut nykytila, toisille suunnannäyttäjä

Kaksi vuotta myöhemmin, kun palasin työhöni Handi-ohjelman pariin, moni asia oli muuttunut. Kesällä 2019 puhuttiin jo sujuvasti Handi-toimintamallista. Oli ilo huomata, että suunnitelmat ja potentiaali eivät olleet jääneet puheen tasolle. Handi-palvelun käyttöönottojen eteneminen oli osaltaan edesauttanut toimintamallin konkretisoitumista.

Melko pian huomasin, että ohjelman mukanaan tuoma toimintatapamuutos oli osalle virastoista jo vakiintunut nykytila, josta toimintatapaa vasta opettelevat virastot pystyivät ja pystyvät edelleen hyötymään. Epämääräisyys, jos sellaista oli ollut, on hälvennyt ja tilalle on tullut rauhallinen ja ammattimainen olotila. Hankintatoimen osaaminen on kehittynyt virastoissa valtavin harppauksin. Osaaminen ja omaan osaamiseen luottaminen on rautaista!

Hankintatoimen osaaminen on kehittynyt virastoissa valtavin harppauksin.

Erityisen ilolla huomioin kuitenkin erään asian, joka ei ollut muuttunut kahdessa vuodessa; ohjelman ympärillä on edelleen motivoitunut joukko innostuneita ihmisiä. Handi-työpajat houkuttelevat edelleen osallistujia aivan, kuten ohjelman alkutaipaleella. Työpajojen tarjoamaa mahdollisuutta vaikuttaa niin ohjelman lopputuloksiin kuin ohjelman jälkeiseen hankintatoimen kehittämiseen hyödynnetään ahkerasti.

Handi-ohjelman kuluessa hankintatoimen merkitys virastoissa on kasvanut. Hankintatoimea ei nähdä enää substanssitoiminnasta irrallisena ja pakollisena prosessina, vaan hankintatoimen kehittämisestä on tullut tavoitteellista ja uteliaasti eteenpäin katsovaa. Tästä on hyvä jatkaa.

Kirjoittaja: projektipäällikkö Heidi Jortama, Valtiokonttori

seija_friman-1.1

Vielä on vähän Handia jäljellä

Hankejohtaja Seija Friman uskoo yhteistyön voimaan julkisten hankintojen kehittämisessä.

Syksyn aikana tulee kuluneeksi kolme ja puolivuotta siitä, kun valtiovarainministeriö asetti Handi-ohjelman. Sen tarkoituksena on ollut toimeenpanna Juha Sipilän hallituksen linjausta, jolla on tavoiteltu 15 miljoonan euron säästöjä hankinnasta maksuun -prosessialueella. Digitalisaatio on ollut avain kunnianhimoisen tavoitteen saavuttamiseksi.

Asettamisasiakirjassa todettiin, että hankintojen digitalisointi edellyttää hankintatoimen yhtenäistämistä eli yhteisiä toimintamalleja ja tietojärjestelmäpalveluita sekä prosessien kokonaiskehittämistä. Asettamisen yhteydessä päätettiin siitä, että Handi-ohjelmaa toteutetaan ohjelmajohtamisen keinoin. Ohjelmajohtaminen on omanlaisensa hankejohtamisen tapa, joka sopii hyvin strategisten muutosten johtamiseen.

Ohjelman alussa tavoiteltavat hyödyt sanoitettiin sujuvasti, mutta kaikkia tarvittavia projekteja tavoitteiden saavuttamiseksi ei vielä silloin pystytty määrittämään. Ohjelmajohtamisen keinoin toiminnassa syntyviä yhteyksiä, riippuvuuksia ja päällekkäisyyksiä on kyetty tunnistamaan.

Handi-ohjelmassa keskeiset sidosryhmät on haluttu sitouttaa osallistamalla. Uskon sen olevan tärkeä osa muutoksen läpiviennin onnistumista. Mielestäni on helppo todeta, että olemme saaneet tuloksia aikaiseksi koko ohjelman ajan. Käynnissä on ollut useita projekteja ja tehtäväkokonaisuuksia, joita monet eri osapuolet ovat olleet yhtäaikaisesti toteuttamassa. Yhteistyö on ollut tiivistä konsernitoimijoiden kesken, ja virastojen edustajia on pyritty ottamaan mukaan kommentoimaan toteutusehdotuksia, ideoimaan uusia ratkaisuja sekä kokeilemaan lopputuloksia.

Vielä on paljon tekemistä ennen kuin ohjelma voidaan päättää ensi vuoden maaliskuun lopussa. Päätös jatkoajasta alkuperäiseen vuoden vaihteeseen suunniteltuun päättämisaikatauluun on juuri saatu. Ohjelmalle halutaan pieni jatkoaika erityisesti sen vuoksi, että vuoden alussa Handi-palvelun käyttöönottaa suuri määrä virastoja ja pari käyttöönottoa on vielä helmikuussa. Rondo-konversiot ajoittuvat maaliskuulle. Näiden käyttöönottojen ja tuotantokäytön sujuvuuden varmistamiseksi haluamme pitää ohjelman rakenteet ja organisaation pystyssä ja tukena niin virastoille kuin Palkeillekin.

Tulevaisuuden hankintatoimi – millaisen siitä rakennamme?

Tällä hetkellä pohdimme, miten voimme jatkaa sitä antoisaa yhteistyötä konsernitoimijoiden kesken, mitä ohjelman aikana olemme saavuttaneet. Miten voimme säilyttää hyvän ja mutkattoman yhteistyön konsernitoimijoiden ja virastojen välillä myös jatkossa? Entä miten voisimme kehittää sitä vieläkin paremmaksi? Pohtimamme kysymykset tiivistyvät ohjelmajohtamisen ydinajatukseen eri osapuolten välisestä avoimesta ja välittömästä vuorovaikutuksesta.

Vuorovaikutusta konsernitoimijoiden ja virastojen välillä pyritään turvaamaan eri keinoin myös Handi-ohjelman jälkeen.

Konsernitoimijoilla, eli Hanselilla, HAUSilla, Palkeilla, Senaatilla, Valtorilla ja Valtiokonttorilla on tarkoitus perustaa yhteinen hankintatoimen koordinaatioryhmä. Se tulee kokoontumaan säännöllisesti, päivittämään tilannekuvaa sekä arvioimaan kehittämistarpeita ja riskejä. Ryhmä tulee myös laatimaan yhteisen kehittämisen road-mapin ja raportoimaan työn etenemisestä niin valtiovarainministeriötä kuin virastojakin. Valtiokonttori tulee vastaamaan tämän ryhmän toiminnan aloittamisesta ja koordinoinnista.

Vuorovaikutusta konsernitoimijoiden ja virastojen välillä pyritään turvaamaan eri keinoin myös Handi-ohjelman jälkeen. Handi-työpajat jatkuvat ja tuttuja vuorovaikutusalustoja, Handi.fi-sivustoa ja Handi-tiimeriä, ylläpidetään myös jatkossa. Ajatuksia vertailukehittämisryhmien perustamisesta on myös pohdittu – ne tukisivat kunkin toimijan hankintatoimen kehittämistä. Monia muitakin ideoita on ollut ilmassa, mutta palataan näihin hieman myöhäisemmässä vaiheessa. Mielelläni kuulisin myös teidän toiveitanne ja ideoitanne kehittämisen tueksi. Miten jatkamme menestykkääseen vauhtiin päässyttä työtä julkisten hankintojen kehittämisen parissa?

Kirjoittaja: hankejohtaja Seija Friman, Valtiokonttori

joppel

Mistä puhumme kun puhumme hankinnoista

Hankinta on mielenkiintoinen asia, ja erityisesti näin on julkisella sektorilla. Toisinaan löydän itseni kertomasta yksityisellä puolella työskentelevälle, asiaa tarkemmin tuntemattomalle kollegalle työn luonteesta: ”No kato meillä on julkisella nää direktiivit ja sit on nää lait. Niin ja on sit vielä kaupungin omia sääntöjä ja ohjeita.

Et on sillai tiukka kehikko.

Joo ei me voida oikeestaan varsinaisesti niitä toimittajia sillä lailla valita, me laitetaan tarjouspyyntöön ne speksit millä kisataan ja sit ne, jotka parhaiten täyttää ne tulee valituiksi. Niin se toimittajahallinta, no meillä se on vähän erilaista…”.

Itse lähestyn hankintoja suurehkon kaupungin näkökulmasta. Helsingin kaupungilla on töissä osapuilleen 40.000 ihmistä. Rahaa hankintoihin kuluu huomattavan paljon. Kaupunki on jakanut tekemisensä neljään toimialaan ja keskushallintoon. Toimialoista suuremmat ovat pienten kaupunkien kokoisia, niin väeltään kuin taloudeltaankin. Tällaisessa kaupungissa on perusteltua keskittää hankintoja. Toisaalta tällaisessa kaupungissa on hyvä pitää hankintaosaamista lähellä palvelujen tuottamista.

Tasapaino keskittämisen ja hajauttamisen välillä on tässä se laji, jossa on hyvä hankkia vähintään piirimestaruustason kyvyt.

Ketterän kaupungin hajakeskittynyt hankinta

Helsingissä olemme ratkaisseet hankintojen järjestämisen tekemällä molemmat, keskittämisen ja hajauttamisen. Yhteishankinnat eli kaikkien käyttöön tulevat hankinnat on keskitetty keskushallintoon. Toimialat taas vastaavat omaan käyttöönsä tarkoitetuista hankinnoista. Hankintoja on siis hajautettu. Koko kaupungin hankintojen ohjaamista hoidetaan keskushallinnosta käsin. Helsinki on näin hajakeskittänyt hankintansa.

Sanakirja tuntee tällaiset tapaukset nimellä oksymoron, suomeksi itseristiriita. Kauniin määritelmänsä mukaan kyseessä on ”Retorinen kuvio, joka sisältää kaksi ainakin näennäisesti ristiriitaista käsitettä tai mielikuvaa”. Ollaan yhtä aikaa hajallaan ja keskitettyinä. Kun kaupungin hankinnat on tällaiseen retoriseen kuvioon järjestetty, on paikallaan kysyä retorinen kysymys: Helsingin hankintojen johtaminen lienee selkeää ja sujuvaa?

Vaikka hajakeskittäminen kuulostaa toiminnan mallina suossa juoksemiselta, ovat johtamisen eväät Helsingissä hyvät. Hankintojen tekemistä ohjaavat ne jämäkät direktiivit ja lait. Työn raameja tosiaan jäntevöittävät monenlaiset kaupungin omat ohjeet ja säännöt. Meillä on hyvät strategiat ja isosta koostaan huolimatta ketterä organisaatio. Johtamisen oppeja on saatu alan kuumimmilta asiantuntijoilta. On verkostoiduttu muodollisiin johto- ja ohjausryhmiin ja epämuodollisiin task forceihin. Hankintaosaamista on oikeanlaisesti ja sopivissa paikoissa. Helsingin hankinnan kone murahtaakin käyntiin joka aamu ja jyrää kohti parempia sopimuksia kuin hyvin öljytty, vihreällä sähköllä käyvä veturi.

Avara mieli johtaa onnistumisiin

Helsingin toimialat ovat varsin erilaisia tehtäviensä, palvelujensa ja rakenteensa suhteen. Kaupungilla hankitaan aika tavalla kaikkea, mitä elämisen kaareen modernissa maailmassa kuuluu. Ihan yhtenäisiä tapoja ja tekniikoita ei aina voi hankinnoissa käyttää, on sovellettava.

Kaupungin iso koko hieman hidastaa, mutta samalla asioiden ja tekemisen monimuotoisuus pakottaa kekseliäisyyteen.

Helsingissä on toimittu nykyisessä toimialamallissa kaksi vuotta. Vaikkei retoriseen kysymykseen vastata pidäkään, on Helsingin hankintojen johtaminen riittävän selkeää ja sujuvaa. Täydellisyydestä ollaan toki kaukana, asiat voi aina tehdä vielä paremmin, ja se pidetään mielessä. Työn jälki on kuitenkin hyvää ja onnistumisia on yhteisen ilon aiheina. Hajakeskitetyssä hankinnassa on johtamisen kannalta keskeisintä kokonaiskuvan luominen ja tuoreena säilyttäminen. Ohjauksen ja yhteisen näkemyksen perustana olevan kaupungin sisäisen yhteistyön on oltava hyvin toimivaa ja tehokasta.

Johtamista ja yhdessä tekemistä auttaa se, että porukka on hyvä ja avaralla mielellä varustettu. Ja meillä Helsingissä se on.

Jorma Lamminmäki lyhyesti:

Jorma Lamminmäki työskentelee hankintajohtajana Helsingin kaupunginkansliassa eli keskushallinnossa. Helsinki on Suomen suurimpia julkisia hankkijoita, hankintavolyymi on noin kolme miljardia euroa vuosittain. Maailman toimivimman kaupungin organisaatio muodostuu neljästä toimialasta ja keskushallinnosta. Työtä kaupunkilaisten, yritysten ja muun maailman hyväksi tehdään keskushallinnon lisäksi kasvatuksen ja koulutuksen, kaupunkiympäristön sekä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialoilla sekä sosiaali- ja terveystoimialalla.

Tutustu Joppeen LinkedInissä

Seuraa Joppea Twitterissä

Julkaistu ryhmissä Blogi
D8n2vQeW_400x400[1]

Hankinnoilla suuri merkitys julkishallinnon tuottavuudelle

Hankinnoilla on suurempi vaikutus organisaatioiden tuottavuuteen kuin osaamme ajatellakaan – myös julkishallinnossa, jossa hankintoja tehdään vuosittain 35 miljardilla eurolla. Valtionhallinnossa yli 50 % ja kunnissa yli 40 % toimintamenoista muodostuu hankintamenoista. Monissa organisaatioissa hankintamenot ylittävät henkilöstömenot. Hankintoihin liittyy paljon transaktioita ja usein iso osa henkilöstöstä osallistuu hankintojen tekemiseen.

Ammattimaista hankintatoimea tulee johtaa sekä strategisena että operatiivisena toimintona.

Jotta organisaation hankintatoimi voi olla ammattimaista, johdon tulee ymmärtää hankintojen merkitys organisaation tavoitteiden saavuttamisessa ja johtaa sitä strategisella otteella. Keskeisiä kysymyksiä tässä ovat esimerkiksi:

  • Tietääkö organisaation johto, mikä osa toimintamenoista on hankintamenoja, ketkä ovat sen suurimpia toimittajia ja miksi?
  • Millainen merkitys toimittajien suorituskyvyllä on oman organisaation suorituskykyyn? Miten sitä mitataan ja miten siihen liittyvää riskiä hallitaan?
  • Millaisilla toimittajamarkkinoilla organisaatio tekee hankintoja?
  • Miten markkinahäiriöihin varaudutaan?
  • Mihin organisaatio on sitoutunut sopimuksin, millaiset maksupostit tulevat hoidettavaksi tulevien vuosien aikana? Mitä tämä tarkoittaa organisaation rahoitusaseman kannalta?
  • Tietääkö johto, mitä hankintoja organisaatiossa tulee tehtäväksi tulevien vuosien aikana? Ja miksi juuri ne hankinnat?
  • Miten organisaatio varmistaa sopimusehtojen toteutumisen?

Eli: miten organisaation ulkoisia resursseja johdetaan?

Julkishallinnossa keskeisen johtamiskysymyksen edellisten lisäksi muodostaa velvoite huolehtia yhteiskunnalliset tavoitteiden saavuttamisesta hankintojen kautta, kuten vastuullisuuden edistäminen, innovaatioiden aikaansaaminen, työllistäminen, oman alueen elinvoimaisuuden edistäminen, PK-yritysten aseman parantaminen, yritysten hallinnollisen taakan keventäminen jne. Kunkin hankintayksikön tulisi miettiä ylätasolla, miten nämä toteutetaan hankintojen kautta – sen lisäksi, että varsinaiset hankinnat tehdään taloudellisesti ja tehokkaasti – ja oikein, välttäen turhat oikeudenkäynnit.

Koska hankinnat ovat merkittävä keino yhteiskunnallisten tavoitteiden saavuttamisessa sekä julkishallinnon tuottavuuden parantamisessa, hankinnan tulee olla ammattimaista sekä johtamisnäkökulmasta että operatiivisella tasolla.

Monissa julkishallinnon organisaatioissa hankintatointa ei johdeta päätoimisesti ja hankinnat harvoin nousevat johtoryhmän kokouksen esityslistalle. Johdetaanko hankintatoimea kokonaisuutena? Miten huolehditaan organisaation hankintatoimen tuloksentekokyvystä ja operatiivisen tason ammattimaisuudesta? Millä tasolla on hankintatoimen digitaalisuus? Entä hankintoja tekevien ihmisten ammattitaidon kehittäminen?

Monissa maissa julkisia hankintoja saa tehdä vain, jos on suorittanut tietyt sertifikaatit. Suomessa julkishallinnossa suuri osa hankintoja tekevistä tekevät niitä perustehtävänsä ohella. Miten heidän ammattilaisuudestaan huolehditaan?

Susanna NärvänenSusanna Närvänen on valtion yhteishankintayksikön Hansel Oy:n kategoriajohtaja. Hän on Suomen logistiikan ja hankintojen asiantuntijaverkoston LOGY ry:n hankintafoorumin johtoryhmän jäsen ja kokenut julkisten hankintojen ammattilainen, Työssään hän on elävä ilmentymä ammattimaista hankintatoimen johtamista ja kehittämistä.

Twitter: @SusannaNarvanen

Tutustu Susannaan LinkedInissä

Julkaistu ryhmissä Blogi
mirke2019

Järjestelmätoimittajan näkökulma laskuautomaatiosta

Valtion hankintojen digitalisointiohjelma Handi vetelee viimeistä vuottaan. Valtio on uudistanut ohjelman aikana kiitettävän paljon toimintoja ja järjestelmiä. Kokonaistavoitteet ovat niin kunnianhimoiset, että on suorastaan harmi, että hanke on jäänyt suuressa mediassa näinkin vähälle huomiolle. Hankkeen myötä valtio tavoittelee mm. 90 % laskujen käsittelyn automaatioastetta sekä merkittäviä kustannussäästöjä.

Edustamani yritys SoftCo on mukana ohjelmassa tilauksesta maksuun- järjestelmän eli ns. Handi-palvelun toimittajan, siis automaation mahdollistajan, roolissa. Käytännössä tiimini on mukana jokaisen viraston Handi-palvelun käyttöönotossa.

Mitä laskuautomaatio on?

Olen käyttöönottoprojektin aikana havainnut, että laskuautomaatiosta tuntuu olevan useita eri tulkintoja ja mielipiteitä. Valtion hankkeessa laskuautomaatiolla tarkoitetaan sitä, että virastoon saapuvat laskut sujahtavat maksuun ilman manuaalisia työvaiheita. Tässä kohtaa kuuliainen virka- tai kansanmies saattaa säikähtää.

Miten laskuautomaatio huomioi talousarvioasetuksen ja muut vastaavat velvollisuudet? Vastaus on: paremmin kuin ennen.

Valtion ostajat tekevät tilaukset sähköisesti järjestelmän kautta. Tulevaan rahanmenoon sitoudutaan jo tilausvaiheessa, joten asiatarkastus ja hyväksyntä menolle tehdään jo tilauksen käsittelyn yhteydessä.  Järjestelmä kohdistaa saapuvat laskut järjestelmässä käsitellyille tilauksille tai sopimuksille. Kohdistamisen yhteydessä järjestelmän automaatio tuo laskuille mm. tiliöintitiedot. Jos tilauksella tai sopimuksella annetut tiedot ovat linjassa laskun tietojen kanssa, manuaalista käsittelyä ei tarvita. Laskun erillisestä käsittelystä koituisi vain turhaa ja päällekkäistä työtä.

Automaation myötä päällekkäiset työvaiheet poistuvat, ja hankintojen keskittäminen kilpailutetuille sopimustoimittajille on helpompaa. Näin läpinäkyvyys, hallinnointi ja seuranta paranevat, samalla kun riskit ja mahdollisuudet väärinkäytöksiin pienenevät.

Laskuautomaation edellytykset luodaan hankintavaiheessa

Elämme aikakautta, jolloin tekoälyn, robotiikan ja automaation termidroppailulla saadaan alkeellisimmatkin järjestelmien perustoiminnallisuudet kuulostamaan älyttömän upeilta ja uljailta. On helppo tuudittautua ajatukseen, että uuden järjestelmän käyttöönotto ratkaisee automaagisesti kaiken. Tämä myytti ei koske pelkästään hankinnasta maksuun -järjestelmiä, vaan järjestelmien käyttöönottoa yleensä.

Joudun toteamaan, että pelkkä ATK ei auta. Emme nimittäin vielä ole teknologian kehityksen osalta siinä pisteessä, että koneet korvaisivat ihmiset ilman ihmisten vuorovaikutusta. Automaatio ei ole tästä poikkeus.

Teknologia mahdollistaa automaation, mutta yksikään järjestelmä ei pysty automaatiokäsittelyyn ilman dataa. Hankinnasta maksuun -prosessissa dataa tarvitaan esimerkiksi toimittajilta, laskuoperaattoreilta ja tilaajalta.

Järjestelmän käyttöönottoa tärkeämmiksi nousevat toimintamallit ja -prosessit, hankintasopimukset sekä julkishallinnossa lopulta kilpailutus ja hankintojen suunnitelmallisuus.

Hallituksen kärkihanke kattaakin koko hankintaprosessin uudistamisen suunnittelusta seurantaan. Tämä on hyvä, sillä näin laajassa muutoksessa ei ole kyse pelkästään järjestelmän päivityksestä.

Järjestelmän muutos vaatii johtamista

Uuden järjestelmän käyttöönotto ilman muita muutoksia voisi kai teoriassa olla mahdollista, jos järjestelmä rakennettaisiin tyhjästä olemassa olevia prosesseja tukevaksi. Tämä ei aina ole järkevää, saati taloudellista. Onpa kyseessä sitten prosessien digitalisointi tai olemassa olevan järjestelmän korvaaminen, viilausta prosesseihin tulee tehdä.

Järjestelmäntoimittaja vastaa siitä, että järjestelmän tekniset ominaisuudet ja toiminnollisuudet ylipäätään mahdollistavat automaation. Itse automaatioasteen kohoaminen raketin lailla vaatii muitakin toimia, kuten edellä on mainittu. Järjestelmäntoimittaja mieluusti toimii tässä tukena, mutta luonnollisesti se ei vastaa sisäisten prosessien ja toimintamallien toimivuudesta.

Prosessit on hyvä hioa kuntoon ennen kuin tekninen toteutus järjestelmän käyttöönotossa alkaa.

Teknologian osuus muutoksessa ei suinkaan ole aina se suurin, vaan prosessien muuttaminen. Tämä vaatii selkeää, hyvin suunniteltua ja toteutettua muutosjohtamista.

Muutoksen mahdollistajat

Kaikilla valtion virastoilla on ollut laskujenkäsittelyjärjestelmä saatavilla parisenkymmentä vuotta. Osalla virastoilla on ollut käytössään tilausjärjestelmä, osalla ei. Kaikilla uuden järjestelmän käyttöönottavilla virastoilla on edessä vanhasta pois oppimista ja uuteen tottumista, pelkästään jo siksi, että jatkossa edellä mainitut järjestelmät korvataan yhdellä yhtenäisellä järjestelmällä.

Prosessien uudelleen järjestely ja siihen liittyvä muutosjohtaminen ovatkin Handi-ohjelman tärkein osa, jonka onnistumista voidaan tarkastella vasta sitten, kun kaikki virastot ovat ottaneet SoftCo10 -järjestelmän käyttöönsä.

Valtiolle saapuu vuosittain noin miljoona ostolaskua käsiteltäväksi. Tehtävien tilausten määrää ja niihin käytettävää aikaa ei varmuudella tiedetä. Selvää on, että laskujen ja tilauksien käsittelyyn liittyy paljon toistuvia rutiininomaisia tehtäviä. Manuaalisten työtehtävien korvaaminen automaatiolla vapauttaa aikaa vaativampiin tehtäviin. Oletettavasti tämä tekee työtehtävistä entistä mielekkäämpiä.

Vaikka vanhasta pois oppiminen ja uuden sisäistäminen ei aina ole käyttäjille mieluisaa, käyttöönottoa, sekä automaatioasteen kasvua jouduttaa hyvien valmistelujen lisäksi oikeanlainen asennoituminen automaation tarjoamiin mahdollisuuksiin.

Parhaita automaation lähettiläitä ovat olleet ne tapaamamme asiakkaat, jotka silminnähden innostuvat, kun kuulevat tiettyjen työvaiheiden poistuvan automaation myötä.

Arvostan näitä sitoutuneita virkahenkilöitä, jotka muutoksen myllerryksestä huolimatta pitävät katseensa kiinni tulevassa, ymmärtävät laaja-alaisen yhteistyön tärkeyden käyttöönotoissa ja omilla toimillaan edesauttavat Handi-ohjelman tavoitteiden täyttymistä.

Mirke Turunen on SoftCo Suomen Customer Service Groupin ja Helsingin toimiston vetäjä. Mirke on ylpeä tiimistään, joka vastaa yhdestä valtion suurimmasta järjestelmän toimitus- ja käyttöönottoprojektin toteuttamisesta, sekä järjestelmän tuesta.

Mirkellä on usean vuoden tausta julkisista hankinnoista. Hankintoja tehdessään hänelle oli tärkeää kehittää hankintoja mm. parantamalla toimittajayhteistyötä ja hankintojen vaikuttavuutta. Järjestelmätoimittajana toimiminen on lisännyt hänen mielenkiintoaan hankintatoimen kehittämistä kohtaan. Mirke uskoo, että automaation ja tiedolla johtamisen merkitys hankinnoissa kasvaa lähitulevaisuudessa myös yksityisellä sektorilla.

Mirke Twitterissä: @miikkut
Mirke Linkedinissä

Julkaistu ryhmissä Blogi
kirsikoivusaari

Palkintoja satelee avoimuudelle

Hankintojen digitalisointi -toteutusohjelma, Handi-ohjelma, alkaa olla loppusuoralla, ja olen saanut kunnian toimia yhden osa-alueen vastuuhenkilönä. Alussa koin jonkinlaista hämmennystä asiasta, kun en ihan tarkkaan tiennyt, mitä ”Hankintojen tietopohjan hyödyntämisen parantaminen” osa-alueelta odotettiin.

Hetken pähkäilimme ja sitten tartuimme toimeen. Totesimme, että tämähän tarkoittaa hankintadataa ja sen analysointia asiaan sopivilla työvälineillä. Dataa taas totesimme parhaiten saavamme todellisista ostolaskuista.

Hankintadata yhdistää

Hanke oli todella mielenkiintoinen ja yhdisti vahvasti valtion eri toimijoita. Asiaa veivät eteenpäin yhteinen vahva tahtotila sekä valtiovarainministeriön tuki ja rohkeus alkaa tehdä jotain aivan uutta. Käärimme hihat ja aloimme rakentaa integraatioita ja sopia pelisääntöjä eri toimijoiden kesken.

Ensin syntyi valtion hankintadatapalvelu virkamiehille vuonna 2016 ja tämän innoittamana vuotta myöhemmin kansalaisille suunnattu Tutkihankintoja.fi -palvelu, jolle on jopa hieman yllättäen sadellut palkintoja ja kunniamainintoja.

Palkintokaappi alkoi täyttyä

Heti alkuun Open Knowledge Finland palkitsi Tutkihankintoja.fi-palvelun vuoden 2017 avoimuustekona myöntämällä sille Avoimuuden sydän -kunniamaininnan. Tämän jälkeen palvelu pääsi hopeahuipuksi Vuoden Huiput -kilpailussa, joka on graafisen suunnittelun ja mainonnan vuosittainen kilpailu.

Niin ikään hopeaa tuli kansainvälisessä The Communicator Awardsin ”Government Websites” -kategoriassa. Suomalaisen digitaalisen median Grand One -kilpailussa palvelu palkittiin kunniamaininnalla. Tuoreimpana ilonaiheena on finaalipaikka kansainvälisessä IxDAwards (Interaction Design Association) -kilpailussa, jonka voittaja ratkeaa helmikuussa 2019.

Palvelu kehittyy ja avoimuus lisääntyy

Onhan se mukava saada tällaista huomiota, mutta ennen kaikkea on hienoa saada tuottaa yleishyödyllistä palvelua kansalaisille ja edistää näin yhteiskunnan avoimuutta. Harras toiveeni on, että palvelua voitaisiin lähitulevaisuudessa laajentaa myös kuntapuolelle. Siitä tuskin saadaan samalla tavalla lähes reaaliajassa päivittyvää, mutta sekin olisi hyvä, jos avoimena datana oleva tieto olisi helposti kansalaisten käytettävissä.

Toiveiden tynnyrissä on myös palvelun laajentaminen siten, että koko hankintaketju olisi avoin ja seurattavissa aina hankintailmoituksesta hankintapäätökseen ja lopulta ostolaskuaineistoon saakka. Tulemme huomioimaan näitä asioita, kun kehitämme seuraavan sukupolven Hilma-palvelua eli sähköistä julkisten hankintojen ilmoituskanavaa.

Kansainvälistä huomiota

Avoimen hallinnon toteuttaminen on kansainvälisestikin kova juttu. Jo pelkkä Tutkihankintoja.fi -palvelu on saanut osakseen kansainvälistä huomiota, ja EU-piireissä sitä on esitelty useaan otteeseen. Myös yhdysvaltalainen avoimen datan organisaatio on ollut siitä kiinnostunut.

Kieltämättä erityistä mielihyvää koin, kun hiljattain kerroimme Tutkihankintoja.fi -palvelun syntyprosessista ruotsalaisille kollegoille heidän pyynnöstään. He vasta tekevät selvitystä siitä, että voisiko vastaava palvelu olla mahdollinen myös Ruotsissa!

Kirsi Koivusaari on Tutkihankintoja.fi-palvelun kehittäneen Hansel Oy:n talousjohtaja. Hän innostuu julkishallinnon kehittämisestä avoimempaan suuntaan ja korostaa vastuullisuuden merkitystä hankinnoissa. 

Twitter: @KirsiKoivusaari

LinkedIn: Kirsi Koivusaari

pauliina_lautiainen

Hankintatoimea palveluna, kiitos!

Jokaisen viraston toiminnan pyörittäminen edellyttää hankintojen tekemistä, mutta julkisia hankintoja ei hoideta helposti ja sujuvasti ilman riittävää osaamista. Pientä organisaatiota velvoittavat samat lait, menettelytavat ja määräpäivät kuin isompiakin toimijoita, mutta vastaavia resursseja ei ole.

Kartoitimme hankintayksiköitä, joiden ulkoiset hankinnat ovat euromääräisesti pieniä, alle 5 milj. euroa vuosittain. Niitä löytyi lähes 30 kpl pelkästään valtion sisällä, ns. budjettitalouden piirissä. Niin vähäiset hankinnat eivät työllistä kokoaikaisesti ketään. Miten ihmeessä näissä virastoissa riittää osaamista ja työaikaa perehtyä hankintojen moninaiseen lainsäädäntöön ja ohjeistuksiin, kaiken muun työn ohella?

Kokeilemalla voi tehdä löytöjä

Valtioneuvoston kanslian ja valtiovarainministeriön ohjaamassa Kokeilukiihdyttämössä työstimme puolen vuoden ajan pienen viraston tukitarpeita yhdessä konsernipalveluita tuottavien toimijoiden kanssa (ks. Kokeilunpaikka.fi ). Virasto kuvasi erilaisia tukitoimintoja ja tehtäviä, jotka eivät liittyneet suoraan viraston ydintoimintaan, mutta jotka oli pakko tehdä. Lista ei ollut lyhyt. Pian alkoi kirkastua kuva pienen organisaation arjesta. Syntyi ajatus siitä, voisiko pieni virasto ulkoistaa hallinnolliset tehtävänsä eli ostaa palveluina esim. hankintatoimen, tietohallinnon, taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja viestinnän tehtävät.

Tiedonkulku on helppo korjata

Konsernitoimijoiden palvelut on suunniteltu kohtaamaan isojen virastojen ja asiakkaiden tarpeet. Jos virastolla ei ole riittävää osaamista ja aikaa ottaa selvää palvelutarjoajien erilaisista tuotteista ja palveluista, ne jäävät käyttämättä. Tunnistimme tarjolla olevia palveluita, joista virasto ei ollut edes tietoinen.

Mikä onkaan se työmäärä, joka käytetään asioiden ratkaisemiseen ja hoitamiseen itsenäisesti, kun ei tiedetä, että apua olisi saatavilla?

Toinen tärkeä kokeilumme havainto oli se, että palvelut on yleensä suunniteltu suurille virastoille, joilla on omassa organisaatiossaan kyseisen tukitoiminnon palveluun perehtyneitä henkilöitä. Suurilla virastoilla löytyy vastinpari, kun pohditaan hankinnan kilpailutusta ja toinen henkilö, kun mietitään rekrytoinnin käynnistämistä. Pienessä virastossa tämä voi olla yksi ja sama henkilö, muun työnsä ohessa.

Kokonaispalvelu lähtee asiakkaan tarpeista

Kokeilun lopputuloksena päädyimme kehittämään kokonaispalvelua. Tässä kehitystyössä keskityimme hankintatoimen kokonaispalvelun kehittämiseen, mutta totesimme, että parhaimmillaan kokonaispalvelu ylittäisi palvelukeskusten rajat (katso Hankintatoimi palveluna).

Tavoitteena on tuoda hankintatoimen osaaminen mahdollisimman lähelle viraston toimintaa siten, että hankintatoimi tukee viraston perustehtävän tekemistä.

Kokonaispalvelun onnistuminen edellyttää viraston luottamusta palveluntarjoajan ammattitaitoon ja kykyyn esittää ratkaisuja, jotka huomioivat viraston edun. Hänen tulisi kyetä toimimaan kuten viraston työntekijä, joka tietää, mikä ratkaisu tukee virastoa tavoitteiden saavuttamista.

Voiko olla substanssivirastoa ilman hallintoa?

Kokeilun aikana pohdin jo isompaa remonttia hallintotehtävien järjestämiseen. Viranomaiset saavat herkästi moitteita byrokratian hitaista rattaista; käsittelyajat ovat pitkiä ja asiat tuntuvat hautautuvan isoihin organisaatioihin ja niiden useisiin päätöksentekoportaisiin. Sen sijaan, että rakennamme isoja virastofuusioita ja hallinnollisia jättiläisiä, voisiko vaihtoehtona olla myös useampi pieni ja ketterä virasto, joiden hallinnolliset tehtävät hoitaisi konsernitoimijoiden tukipooli?

Pienen viraston on mahdollista toimia ketterämmin, jos se saa keskittyä ydintehtäväänsä.

Yrityssektorilla on mahdollista aloittaa yrittäjän polku kevytyrittäjänä, joka ostaa esim. laskutuspalveluita vain niitä tarvitessaan. Me voisimme luoda julkisen sektorin vastineen – kevytviraston – joka käyttää osaavaa ja luotettavaa konsernitoimijoiden poolia tarvitsemiinsa hallinnollisiin tukipalveluihin. Näin virastot voisivat keskittyä omaan ydintehtäväänsä, eli siihen minkä osaavat parhaiten.


Pauliina Lautiainen lyhyesti:

Pauliina toimii Handi-ohjelmassa muutosjohtamisen verkosto-ohjaajana ja Hankintatoimi palveluna -projektipäällikkönä. Hänellä on kokemusta muutosprojektien iloista ja suruista, sekä johtajana että muutostaistelijana. Nyt hän innostuu hankintatoimen ja johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa.

LinkedIn