kirje

Handi-kirje virastojohdolle

Kaikkiin Handi-virastoihin on lähetetty perjantaina 16.2.2018 kirje, jossa kerrotaan Handin etenemisestä.

Jakelu:
Virastopäälliköt
Ministeriöt ja virastot

Tiedoksi:
Valtion hankintojen digitalisointi –toteutusohjelman ohjausryhmä, vastuuhenkilöt ja virastojen muutosjohtamisen vastuuhenkilöt

 Arvoisat kansliapäälliköt ja virastopäälliköt

Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelman (Handi) toimeenpano on lähtenyt hyvin liikkeelle. Toteutusohjelmassa koko hankintaprosessi yhtenäistetään hankintojen suunnittelusta aina raportointiin ja analysointiin. Ohjelmassa on aikaansaatu jo useita tuloksia. Merkittävimmät organisaatiotasolla näkyvät uudistukset ja muutokset tulevat vaikuttamaan tänä ja ensi vuonna.

Vuodenvaihteessa 2017 toteutettujen hallinnonalatapaamisten perusteella kaikki valtion virastot ja laitokset ovat sitoutuneita ohjelman toteutukseen. Jokaisessa organisaatiossa on parannettu hankintojen suunnitelmallisuutta, hankintatiedon käyttöä johtamisessa sekä aloitettu oma Handin toimintamallimuutoksen edellyttämä muutosprojekti, johon on nimetty vastuuhenkilöt. Useat organisaatiot ovat myös joko suunnitelleet tai suunnitelleet ja toteuttaneet erilaisia organisatorisia muutoksia, joissa sisäistä työnjakoa on keskitetty ja hankintatoimen resursointia vahvistettu.

Tämän vuoden aikana Handin uusi toimintamalli tulee näkymään valtion sisäisten toimijoiden lisäksi ulkopuolisille toimijoille. Tammikuussa pidettiin neljä erillistä toimittajainfoa, joissa lähes kolmellesadalle yritysedustajalle kerrottiin valtion uusista ja yhtenäisistä sähköisen kilpailuttamisen, tilaamisen ja menojenkäsittelyn toimintamalleista. Yritykset pitivät tilaisuuksia hyödyllisinä ja antoivat myönteistä palautetta valtion edelläkävijyydestä hankintatoimen digitalisoinnissa. Toimittajatilaisuudet on taltioitu osoitteessa ja ne löytyvät osoitteesta: handi.fi/toimittajille.

Sähköisen kilpailuttamisen Hanki-palvelu on otettava käyttöön lokakuuhun 2018 mennessä

Handi-ohjelmassa on jatkettu julkisten hankintojen sähköisen kilpailutuksen käyttöönottoa valtion hankintatoimessa. Sähköinen kilpailutusjärjestelmä on otettava käyttöön lokakuuhun 2018 mennessä EU-kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa. Järjestelmähankinnan vaihtoehtona virastoilla on mahdollisuus ostaa tämä myös palveluna Hansel Oy:ltä.

Niiden organisaatioiden, jotka eivät ole vielä sopineet ja vahvistaneet sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönottoajankohtaa tai sopineet sähköisen kilpailuttamisen palveluhankinnasta, tulee olla yhteydessä Hanselin (asiakaspalvelu@hansel.fi).

Julkisten hankintojen kilpailutuksiin liittyvä viranomaistietojen tarkastus automatisoitiin viime vuonna ja se otettiin käyttöön marraskuussa 2017. Automatisoinnin myötä julkisista kilpailutuksista tulee yksinkertaisempia ja sujuvampia sekä hankkijoiden että tarjoajien kannalta, sillä yritysten ei tarvitse liittää tarjouksiin viranomaisrekistereissä jo valmiina olevia tietoja. Sähköinen järjestelmä varmentaa toimittajan antamien tietojen oikeellisuuden kilpailutuksen päätteeksi. Tarkastusten piiriin kuuluvat mm. verojen ja sosiaaliturvamaksujen suorittaminen, ulosottomerkinnät ja runsaasti eri viranomaisrekistereissä olevaa tietoa, jota kilpailutuksessa tarvitaan.

Handi-palvelu toteuttaa valtion uuden tilaamisen ja laskunkäsittelyn toimintamallin

 Valtion uuden tilaamisen ja laskunkäsittelyn toimintamallin Handi-palvelu otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä. Se korvaa mm. nykyiset Tilha- ja Rondo-järjestelmät. Palkeet vastaa palvelusta ja sen käyttöönotosta. Virastojen on varauduttava siihen, että uusi Handi-palvelu toimii viraston tietojärjestelmäympäristössä.

Handi-palvelun käyttöönotto ja käyttöönoton kaikille kirjanpitoyksiköille yhteiset 8,1 miljoonan euron kustannukset (esim. yhteiset integraatiot, koulutukset) rahoitetaan keskitetysti. Sen sijaan kirjanpitoyksiköiden on varauduttava resursoimaan käyttöönotosta aiheutuvia organisaatiokohtaisia kustannuksia (esim. henkilöstön osaamisen kehittäminen, integraatiokulut substanssijärjestelmiin). Lisäksi on sovittu, että Palkeet ja puolustusvoimat tekevät erillisen kehittämissopimuksen toukokuuhun 2018 mennessä, jolla varmistetaan Handi-palvelun pv-Rondon korvaavan toteutuksen sujuva toteutus ja integroituminen pv-SAP:iin.

Handi-palvelun virastokohtaiset kustannusvaikutukset täsmentyvät kevään 2018 aikana. Handi-palvelun toimittajalle (SoftCo) maksettavan käyttömaksun perusteena on sopimuskaudella palvelussa käsiteltyjen suoritteiden määrä eli hyväksytty lasku tai muu menotosite. Veloitus alkaa, kun palvelujärjestelmä on otettu virastossa tuotantokäyttöön. Palkeiden tuen ja ylläpidon osalta laskutus tapahtuu htv-hinnalla. Työmääräarviot valmistuvat kevään aikana vuonna 2018 käyttöön ottaville virastoille.

Kirjanpitoyksiköiden on hyvä varautua siihen, että vuonna 2019 on jonkin verran päällekkäisiä tietojärjestelmäkustannuksia, sillä Rondo tulee pysymään käytössä vuoden 2020 alkupuolelle. Rondo toimii kirjanpitoaineistojen arkistoratkaisuna, jonka takia siitä voidaan luopua vasta vuoden 2020 keväällä.

Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on valmistunut. Kevään ja kesän 2018 pilottivaiheessa on mukana viisi kirjanpitoyksikköä. Pilottivaiheessa Handi-palvelua, järjestelmäratkaisua ja käyttöönottomallia hiotaan käytännön kokemusten perusteella.

Vuoden 2018 lopussa Handi-palvelua alkavat käyttää sellaiset 17 virastoa, joissa on käytetty aktiivisesti Tilhaa. Kevään 2019 aikana Handi-palvelun käytön aloittaa 13 kirjanpitoyksikköä ja syksyllä 2019 loput 26 kirjanpitoyksikköä. Katso tarkempi aikataulu. Monet tekijät saattavat vielä aiheuttaa muutoksia, ja aikataulua päivitetään sen mukaisesti.

Rondon järjestelmätoimittaja CGI on irtisanonut Rondon arkistokomponentin. CGI:n tuki arkistolle päättyy joulukuussa 2018. Palkeet sopii arkiston tuesta teknologiatoimittaja SoftCon kanssa. Kirjanpitoyksiköiltä ei vaadita toimenpiteitä asian suhteen.

Sopimushallinnan palveluratkaisun määrittely käynnistyy syksyllä 2018

Valtion uudessa toimintamallissa sopimustiedot ja niiden hallinta tulee korostumaan. Virastoilla on sopimushallinnan kehittämisessä kolme perusvaihtoehtoa.

Ensimmäinen vaihtoehto on jatkaa nykyisen tietojärjestelmäratkaisun (asianhallintaratkaisu tai erillinen sopimushallinnan ratkaisu) käyttöä, jos ratkaisu sisältää sopimustiedot rakenteisessa muodossa. Rakenteisessa muodossa olevat sopimustiedot pystytään siirtämään Handi-palveluun integraatioiden avulla.

Toinen vaihtoehto on se, että organisaatio on jo ottanut käyttöön sähköisen kilpailutusratkaisun (Hanki-palvelu, Cloudian tuote) sopimushallintamoduulin, niin myös tämän käyttöä on perusteltua jatkaa. Rajapinta Hanki-palveluun tullaan toteuttamaan kaikkien käyttöön keskitetysti.

Edellisten lisäksi Handi-palvelun toteuttamisessa käytettävä SoftCon tuote mahdollistaa monipuoliset sopimushallinnan toiminnallisuudet. Näitä toiminnallisuuksia ei ole vielä määritelty, eivätkä ne ole tämän takia käyttöönotettavissa. Ohjelmassa on päätetty, että Palkeet tulee määrittelemään yhdessä potentiaalisten käyttäjien kanssa sopimushallinnan palveluratkaisun ja sen käyttöönoton toteutuksen syksyllä 2018. Sopimustenhallinnan ratkaisu tulisi olemaan osa Handi-palvelua ja kaikki Handi-palvelun yleiset toiminnot olisivat yhteisiä. Sopimushallinnan on alustavasti suunniteltu sisältävän mm. seuraavat ominaisuudet: sopimusten elinkaarenhallinta, hyväksyntäkierrot, valvontatoimet (kuten hälytykset voimassaoloajoista), dashboard-raportointi sopimuskannasta, suojaukset ja luokittelut sopimustyypeittäin, arkistointi, sopimuksen työstö yhdessä toimittajan kanssa toimittajaportaalia hyödyntäen ja digitaalinen allekirjoitus.

Toteutusohjelma tehdään yhteistyönä

Laajapohjainen osallistuminen ohjelman suunnitteluun ja toteutukseen varmistetaan edelleen kuukausittaisilla tilaisuuksilla, joissa käsitellään ohjelman ja sen toimenpiteiden toteutustilannetta sekä työstetään toteutuksen kannalta merkityksellisiä asioita. Kevään 2018 seuraavat tilaisuudet ovat 16.2. klo 12-16, 27.3. klo 12-16, 20.4. klo 9-12, 22.5. klo 12-16, 11.6. klo 12-16. Tilaisuudet pidetään valtiovarainministeriön kokouskeskuksessa (Mariankatu 9, Helsinki). Tilaisuuksiin on mahdollista osallistua myös etäyhteydellä.

Hankintojen digitalisointi on merkittävä toimintatapamuutos, joka koskee tuhansia virkamiehiä valtionhallinnossa. Siksi uuden toimintatavan mukainen hankintaprosessi on valittu eOppiva-koulutuspilotiksi. Koko valtionhallinnolle ilmainen Hankinta 2020 -verkkokoulutusohjelma kattaa kaikki hankintaprosessin seitsemän osiota liki 30 kouluttajan voimin toteutettuna. Tämän lisäksi virastoille tuotetaan koulutuksia Handi-palvelusta (Palkeet), Hanki-palvelusta (Hansel) sekä pääosin maksullisia syventäviä koulutuksia (Haus). Hankinta 2020 -koulutus julkaistaan toukokuussa 2018.

Seuraavat hallinnonalatapaamiset on sovittu seuraavasti:

  • kevät 2018: LVM, OM, OKM, PLM
  • syksy 2018: TEM, UM, STM
  • vuoden 2018 loppu: Eduskunta, MMM, VM, SM, YM

Valtion hankintojen digitalisointi –toteutusohjelmasta Seija Friman (puh. 050 514 3960), Tero Meltti (puh. 02955 30770) ja Hani Olsson (puh. 0500 519 060) vastaavat mielellään kaikkiin koko ohjelmaa koskeviin kysymyksiin.

Tero Meltti
erityisasiantuntija, yksikön päällikkö

Pauliina Pekonen
neuvotteleva virkamies

Lisätietoja:

Handi-työtila virastojen käyttöön: https://tila.tiimeri.fi/sites/vk-Handi

Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelmasta: handi.fi ja vm.fi/hankintojen-digitalisaatio

Valtioneuvoston hankerekisteristä: http://vm.fi/hanke?tunnus=VM047:00/2016

Valtion hankintojen digitalisoinnin Yammer-ryhmä: kutsu ryhmään  marianne.savinen@vm.fi

ohrytuolit

Ohjausryhmässä kattava tilannekatsaus

Hankintojen digitalisoinnin ohjausryhmässä kokoontui perjantaina 19.1.2018 vuoden ensimmäiseen kokoukseensa. Asialistalla oli mm. edellisen vuoden palautteita sekä tämän vuoden suunnittelua.

Jokaisessa ohjausryhmässä käsitellään Handi-palvelun käyttöönottoa tietoturvan näkökulmasta. Erillinen tietoturvaryhmä raportoi työnsä etenemisestä ohjausryhmälle. Tulossa on mm. johdon työpaja ja tekninen työpaja Amazonin ja SoftCon edustajien kanssa.

Handilaisten kohtaamiset pidettyjä

Tyytyväisyyskyselyssä handilaiset arvioivat syksyn työpajojen toteutuksen hyväksi. Konkretiaa toivotaan edelleen erityisesti Handi-palvelun käyttöönoton suhteen. Seuraava askel konkretiassa otettiinkin jälleen eilen, kun Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu julkaistiin.

Loppuvuoden aikana toteutetut hallinnonalatilaisuudet olivat nekin erittäin tarpeellisia kohtaamisia. Niissä korostui virastojen erilaisuus: Toisille toimintamallimuutos on melko pieni, jolloin projekti näyttäytyy järjestelmän käyttöönottona. Toisessa ääripäässä on isoja johtamisen muutoksia, joita voi olla vaikea hahmottaa. Kaikissa organisaatioissa on kuitenkin lähdetty liikkeelle.

Uusia ja päättyneitä projekteja

Hilma.fi-hankintailmoituskanava uudistuu. Hilma 2.0 -hanke tulee osaksi Handin ohjelmaseurantaa. Tavoitteena on, että uusi palvelu on käytössä vuoden 2019 lopussa. Hilma-uudistus on yksi toimittajayhteistyöhön merkittävistä vaikuttavista projekteista.

Liikekirjanpidon tilikartan uudistus todettiin toteutetuksi tehtyjen raporttien perusteella. Ohjausryhmä halusi erityisesti kiittää valtiokonttorilaisia hyvin tehdystä työstä. Vaikka toimintakokonaisuus todettiin päätetyksi, esimerkiksi seurantakohdemallia kehitetään toki edelleen.

Hankinta 2020 -verkkokoulutuskokonaisuuden suunnitelma esiteltiin ohjausryhmälle. Ensimmäinen versio koulutuksesta julkaistaan maaliskuussa, ja sitä täydennetään kevään aikana.

Ohjausryhmälle esiteltiin myös päivitetyt viestintäaineistot: yleisesitys, diapohja sekä Handi-animaatio.

Seuraava ohjausryhmän kokous on 12. helmikuuta.

Two colored bowling balls of number 15 and 14

Kirjanpitoyksiköiden Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on julkaistu

Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on valmistunut. Kevään ja kesän 2018 pilottivaiheessa on mukana viisi kirjanpitoyksikköä. Pilottivaiheessa Handi-palvelua, järjestelmäratkaisua ja käyttöönottomallia hiotaan käytännön kokemusten perusteella.

Vuoden 2018 lopussa Handi-palvelua alkavat käyttää sellaiset 17 virastoa, joissa on käytetty aktiivisesti Tilhaa. Kevään 2019 aikana Handi-palvelun käytön aloittaa 13 kirjanpitoyksikköä ja syksyllä 2019 loput 26 kirjanpitoyksikköä. Tarkempi aikataulu on julkaistu Palkeiden www-sivuilla.

Monet tekijät saattavat vielä aiheuttaa muutoksia aikataulusuunnitelmaan ja sitä päivitetään sitä mukaa, jos muutoksia aikatauluun tulee.

Uusi Handi-palvelu korvaa nykyiset Tilha- ja Rondo-järjestelmät ja se otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä.

toimittaja_ilman_kuplia

Toimittajat äänessä työpajassa

Torstain Handi-työpajassa tarkasteltiin hankintaprosessia toimittajayhteistyön näkökulmasta. Katja Koskinen Hanselilta esitteli Handi-palvelun lanseerausta toimittajille, ja sen jälkeen aihetta tarkasteltiin pienryhmissä. Ydinkysymyksenä oli määritellä, miten luoda pohja onnistuneelle toimittajayhteistyölle hankintaprosessin vaiheissa. Tulosten yhteenveto on käsitelty työpajan lopussa.

Työpajaan alustettiin tällä kertaa paneelikeskustelulla, jossa oli mukana toimittajia eri sektoreilta sekä Hanselin edustaja. Toimittajayhteistyöstä keskustelivat ohjelmapäällikkö Seija Frimanin johdolla Kalle Pinni (Hansel), Tuomo Kouhia (Valtori), Ilkka Pirskanen (Tieto), Markus Kaihoniemi (Deloitte) ja Janne Jauhiainen (Fountain Park).

Työpajassa esiteltiin myös Handi-kyselyn tuloksia. Yleisesti ottaen virastojen handilaiset ovat tyytyväisiä ohjelmaan ja sen toimintoihin. Erityisesti Handi-palvelun osalta kaivataan kuitenkin jo konkreettisempia työkaluja oman projektin tueksi.

Työpajan aineisto ja tallenne julkaistaan materiaalipankissa 24.1.

Seuraava työpaja on 16.2. Tuolloin tarkoituksena on testata nykyistä toimivampia järjestelyjä etäosallistumiseen. Muista ilmoittautua työpajoihin Handin tapahtumakalenterin kautta.

animaatio_etusivu

Handi-animaatio ja yleisesitys julkaistu

Hankintojen digitalisointiin liittyvät toimenpiteet muuttava myös hankintaprosessia. Vuonna 2020 (Handi-ohjelman päätyttyä siis) hankintaprosessi on alusta loppuun ammattimainen, luotettava, yhtenäinen, tehokas ja avoin. Tarkempi kuvaus löytyy alla olevasta animaatiosta.

Valtionhallinnon työntekijöille sama animaatio ja siihen liittyvät aineistot (mm. diapohja) ovat ladattavissa Handin Tiimeristä.

Discussing project

Toimittajainfoja tammikuussa

Toimittajille järjestetään tammikuussa neljä samansisältöistä infotilaisuutta Handista. Kutsumme paikalle etenkin ne toimittajat, joita valtiolle kehitettävä uusi tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä (Handi-palvelu) sekä tähän liittyvät toimittajapalvelut koskevat hankkeen pilottivaiheessa. Toivomme jokaisesta organisaatiosta enintään kahta osallistujaa, jotka vastaavat tilauksista ja toimituksista valtionhallinnon yksiköille. Jokaiseen tilaisuuteen mahtuu sata osallistujaa ilmoittautumisjärjestyksessä.  Tilaisuudesta tuotetaan myös tallenne, joka julkaistaan osoitteessa handi.fi.

Lisätietoja:

Katja Koskinen, katja.koskinen@hansel.fi
projektipäällikkö, Handi-palvelun toimittajalanseeraus

Seija Friman, seija.friman@valtiokonttori.fi
ohjelmapäällikkö, Hankintojen digitalisointi

Toimittajatilaisuudet tammikuussa

Ilmoittaudu mukaan! (enintään kaksi osallistujaa per organisaatio)

tiedolla151217

Tiedolla johtaminen keskustelutti työpajassa

Handi-työpajassa 15. joulukuuta oli teemana tiedolla johtaminen. Aiheeseen herätteli Markus Siltanen valtiovarainministeriöstä ennen kuin Tuula Risikko Hanselilta esitteli dashboard-toteutuksia ennen Handi-palvelun käyttöönottoa. Työpajaosuudessa tiedolla johtamista tarkasteltiin jokaisen työssä neljästä näkökulmasta:

  • Tiedon hyödyntäminen johtamisessa
  • Tarvittava osaaminen
  • Edellytykset kulttuurille
  • Tiedon saatavuus

Työpajan aineistot ja tallenne ovat materiaalipankissa.

Seuraava Handi-työpaja on 18.1.2018 klo 9. Ilmoittaudu mukaan!

Linkkejä toisaalle

Ohjausryhmässä tarkennettiin tavoitteita

Handi-ohjelman ohjausryhmä kokoontui torstaina 14. joulukuuta. Asialistalla oli mm. ohjelman tavoitteiden tarkempi määrittely.

Ohjelman uusiksi määriteltiin, että:

  • Valtion hankintoja  johdetaan ja hoidetaan ammattimaisesti  ydintoimintaa tukien.
  • Digitaalinen hankintaprosessi on sujuva ja avoin päästä päähän.
  • Toimintatapaa uudistamalla hankintaprosessista saavutetaan 15 M€ vuotuiset säästöt vuodesta 2020 eteenpäin. Ostolaskujen käsittelyn automaatiotaso on 90 % vuoden 2020 lopussa.

Handi-ohjelma päättyy vuoden 2019 lopussa. Haastavien tavoitteiden saavuttaminen on mahdollista vain, mikäli juhlavuoden henki jatkuu ja työ tehdään jatkossakin #yhdessä.

Lisätietoja: Seija Friman, ohjelmapäällikkö (seija.friman@valtiokonttori.fi)

ohrytuolit

Ohjausryhmä 17.11.2017: Sopimushallintaa ja tavoitteita

Ohjausryhmä kokoontui viime perjantaina valtiovarainministeriössä. Tilannekatsauksessa keskusteltiin mm. uusien tehtäväkokonaisuuksien alkuaskelista sekä käynnistyvän Handi-palvelun käyttöönottoprojektin haasteista turvaverkkoympäristössä. Asiaa pidetään korkealla  prioriteetillä myös ohjausryhmän seurannassa.

Ohjelman tavoitteita on päätetty tiivistää helpommin muistettaviksi. Tavoitteet käsitellään uudelleen joulukuun ohjausryhmän kokouksessa.

Kati Siikonen esitteli kehitteillä olevia Palkeiden konsernipalveluita: toimittajahallintapalvelun ja sopimustenhallintapalvelun. Palkeiden uutta tuotantomallia aletaan pilotoida Handi-palvelun pilotoinnin yhteydessä.

Sopimustenhallintaa Handi-palvelussa?

Uuteen Handi-palveluun sisältyy myös toiminnallisuuksia, joita voidaan hyödyntää sopimustenhallinnassa. Päätös sopimustenhallinnan ratkaisusta on vielä tekemättä. Tuotetta, käyttöönoton mahdollisuuksia ja aikataulua selvitetään vielä, mutta Cloudian käyttöönoton jo aloittaneet virastot voivat jatkaa huoletta Cloudian ratkaisuin. Aikaisin mahdollinen aloitusaika sopimushallinnan ratkaisun määrittelylle olisi käyttöönoton pilotointivaiheen päättymisen jälkeen alkusyksystä 2018.

Seuraavassa ohjausryhmässä päätetään kolme tehtäväkokonaisuutta: maksuliikeratkaisu, Tutkihankintoja.fi ja viranomaistietojen automaattinen tarkastus.

Ohjausryhmän seuraava kokous on 14. joulukuuta.

151117

Handi-työpajassa kestäviä ja innovatiivisia hankintoja

Viime keskiviikon työpaja on nyt julkaistu myös tallenteena materiaalipankissa.

Huom! Kestävien ja innovatiivisten hankintojen verkostomaisen osaamiskeskuksen työpajaosuus ei sisälly tallenteeseen. Tämänkertaisen työpajan vetivät Katariina Huikko Julkisten hankintojen neuvontayksiköstä (JHNY) Kuntaliitosta, Isa-Maria Bergman Motivalta ja Eriika Autio Tekesiltä. Työpajasta on tulossa oma yhteenvetonsa, joka julkaistaan muiden työpaja-aineistojen kanssa, kunhan saamme sen.