Sirpa Reunanen-Alatalo

Hankinnat järjestykseen kategoriajohtamisella

Tullin hankintapäällikkö Sirpa Reunanen-Alatalo uskoo hankintatoimen strategiseen kehittämiseen.

Tullin organisaatio uudistettiin ja hankintatoimea lähdettiin kehittämään määrätietoisesti kategoriajohtamisen keinoin. Kun hankintojen kehittäminen perustuu riittävään tietoon sekä sen käsittelyyn ja analysointiin, organisaation tietoaines ja osaaminen saadaan paremmin käyttöön. Tullin hankintatoimessa uskotaan tiedolla johtamiseen.

Työvälineet muuttuivat ja esimiehet vaihtuivat – tulevaisuus oli tuntematon. Tullissa toteutettiin organisaatiouudistus ja samaan aikaan koko hankintatoimen rakenteet muotoiltiin uudelleen. Valtion yhteinen sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä Handi-palvelu otettiin Tullissa käyttöön noin vuosi sitten. Oman mausteensa kokonaisuuteen on tuonut myös hankintojen hyväksyntämallin muutos. Kaikki tämä uudistettiin kerralla.

Edellytykset tiedolla johtamiselle

Ennen Handi-palvelun käyttöönottoa Tullissa oli käytössä tilausten hallinnan järjestelmä Tilha, joka Tullin hankintapäällikön, Sirpa Reunanen-Alatalon, mukaan oli tuttu vihollinen. Handi-palvelun käyttöönotto muutti aiempia käytäntöjä, sillä nyt samassa tietojärjestelmässä ovat sekä hankintapyynnöt että laskut. Se tuo näkyväksi asioita, joita hankinnoista ei aiemmin tiedetty.

– Hankintatoimen tilannekuvan ylläpitäminen helpottuu, kun tilauksista ja sopimuksista irrallaan seikkailevat laskut voidaan paikantaa yhdestä järjestelmästä. Handi-palvelun käytössä olemme kuitenkin vielä matkalla, eikä kaikkia kehittämiskohtia ole vielä pystytty tunnistamaan tai korjaamaan, Reunanen-Alatalo sanoo.

Kategoriat jäsentävät ja ymmärrys kokonaisuudesta kasvaa

Suuri muutoksen aalto on viime vuosien aikana uudistanut Tullin hankintakäytäntöjä. Samaan aikaan Handi-palvelun käyttöönoton kanssa Tullissa tehtiin organisaatiouudistus, jossa tietohallinnon ja materiaalihallinnon hankintaryhmistä yhdistettiin hankinnat-toiminto. Reilun puolentoista vuoden aikana Tullissa on lanseerattu myös hankintakategoria-ajattelua ja kategoriajohtamista.

Organisaatiohierarkian sijaan Tullissa hankinnat on jaettu kolmeen hankintakategoriaan; ICT-hankintoihin, toimitilasidonnaisiin hankintoihin ja toiminnan hankintoihin. Niistä jokaisella on vielä omat alakategoriansa. Ratkaisu jäsentää laajaa ja monimutkaista hankintatoimen kokonaisuutta, jolloin hankintatoimen suunnittelusta ja tilannekuvan ylläpitämisestä tulee helpompaa.

– Kun kaikki hankinnat, sopimukset ja tilaukset sijoitetaan kategorioihin ja niiden alaryhmiin, 60 miljoonan euron arvoisesta hankintatoimesta saadaan rajattua ihmisen kokoinen palanen. Kategoriajohtamisessa olemme alkumetreillä, mutta suunta tuntuu oikealta, Reunanen-Alatalo toteaa.

Esimiehet tukevat ja kaikki osallistuvat

Muutoksen pyyhkäistessä läpi koko organisaation, työntekijät joutuvat työskentelemään epävarmuuden tilassa pitkiäkin aikoja. Hankintatoimen kehittämisen projektissa ohjausryhmällä, johon kuului väkeä Tullin eri osastoilta ja toiminnoista, oli tärkeä tehtävä muutoksen läpiviemisen seurannassa. Myös hankintoja tekevät asiantuntijat otettiin aktiivisesti mukaan kehittämiseen.

– Tullivirkailijat olisi voinut kuitenkin huomioida paremmin. Vaikka Handi-palvelu on valtionhallinnon yhteinen, koulutuksen organisointi oli viraston tehtävä. Siinä menimme harhaan. Paikkaamme edelleen sitä, että emme järjestäneet laajempaa koulutusta ennen käyttöönottoa, vaan annoimme 1 900 virkailijalle vain ohjeet siitä, miten hankintapyyntö tehdään Handi-palveluun, Reunanen-Alatalo kertoo.

Hankinnoista hyötyjä yhteiskunnalle ja kunnille

Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino sekä hallitusohjelman että kuntien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Handi-ohjelma on osaltaan edistänyt hankintatoimen tunnettuutta tekemällä julkisten hankintojen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja yhteistyön aiempaa näkyvämmäksi. Hankintatoimen tulevaisuus näyttääkin 10 vuotta Tullin hankintojen parissa työskennelleen Reunanen-Alatalon kristallipallossa valoisalta ja työntäyteiseltä.

– Jatkamme kategoriajohtamisen kehittämistä, jossa olemme päässeet hyvään alkuun. Kategoriajohtamisesta saatavia hyötyjä ei vielä pystytä mittaamaan, mutta jatkamme määrätietoisesti kategoriajohtamisen kehittämistä, Reunanen-Alatalo sanoo.

Epävarmuuden hallinta edellyttää strategista johtamista

Tulevaisuuteen ja ympäristöön vaikuttavat megatrendit muuttavat organisaatioiden toimintaympäristöä. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset luovat tarpeita ja edellytyksiä hankintatoimen kehittämiselle. Toiminnan globalisoituminen, kilpailun kiristyminen ja sähköisten työvälineiden käytön lisääntyminen vaativat myös hankintatoimelta uudenlaista toimintaympäristön ja toiminnan hallintaa.

Hankintatoimi on muuttumassa kovaa vauhtia operatiivisesta toiminnasta kohti strategisempien kehitystehtävien suuntaa. Hankintatoimen ammattilaisilta vaaditaankin aiempaa monipuolisempaa osaamista, uudenlaisia toimintatapoja ja kriittistä silmää esimerkiksi hankintojen vastuullisuuteen.

– Meillä on Tullissa hyvät raamit ja ammattimainen tekemisen tapa sekä hankintapyyntöjen että kilpailutusten osalta. Tullin monipuoliset hankintatarpeet virkavaatteista tietojärjestelmiin tai esimerkiksi läpivalaisulaitteisiin tekevät hankinnoista monimutkaista ja mielekästä, Reunanen-Alatalo innostuu.

Kokonaisuuden johtaminen

Viisaat hankinnat eivät säästä ainoastaan kustannuksia, vaan luovat lisäarvoa ja tulosta. Valtion hankintatoimen kehittämisessä onkin pohjimmiltaan kysymys siitä, miten hyvin kokonaisuuden johtamisessa onnistutaan valtionhallinnon tasolla.

– Valtionhallinnon hankintatoimen kokonaisuus ja yhteishankinnat ovat murrosvaiheessa. Onko valtionhallinnon hankintatoimen kokonaisuutta ohjaavalla riittävä ymmärrys virastojen toimintakentästä, Reunanen-Alatalo kysyy.

 

Tulli vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Ajatus, jonka mukaan Handi-palvelun käyttäjiä ovat kaikki tullilaiset. Se lisää vastuunottoa, kun jokainen työntekijä pääsee itse hoitamaan oman tilauksensa.
  • Hankintakokonaisuus saa ryhtiä, kun tuotekatalogeja tai integraatioita verkkokauppoihin tehdään vain, jos toimittajan kanssa on tehty sopimus.
  • Yhteistyössä on voimaa – selvitä mahdollisuudet: Hankintojen osalta PTR-yhteistyön tavoitteena on tunnistaa Poliisin, Tullin ja Rajavartiolaitoksen hankintojen osa-alueet, joihin liittyy yhteistyön mahdollisuuksia. Esimerkiksi yhteiskunnan suojaamiseen liittyvien tavaroiden yhteishankinnat, joissa voi soveltaa samaa sopimusta.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

Hankintaosaaminen uudelle vuosikymmenelle

Vuoden ensimmäisen Handi-työpajan aiheena oli koulutukset. HAUSin tulevaisuuden suunnitelmien lisäksi työpajassa tutustuttiin selvitykseen ostolaskujen tuottavuuden tasosta. Ryhmätöissä kartoitettiin hankintatoimen osaamisen kehittämisen tarpeita.

Maailman parhaan julkisen hallinnon kehittäminen on HAUSin uuden strategian tärkein tavoite ja tulevaisuuden visio. Julkishallinnon ilmiöt ohjaavat tulevaisuuden oppimista ja koulutustarpeita. Hankintatoimen osaamisen kehittäminen julkishallinnossa jatkuu ja keväällä 2020 järjestetään hankintatoimen perus- ja jatkokurssit. Monia hankintatoimeen liittyviä koulutuksia löytyy myös eOppivasta.

Tietoisuus, kyvykkyys ja tahto luovat onnistumisia ostoissa

Tilauksesta maksuun -prosessin tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa virastoille paremman kontrollin, läpinäkyvyyden, noudatettavuuden, luotettavuuden, säästöjen realisoinnin ja prosessitehokkuuden kautta. Prosessin onnistuminen riippuu pitkälti siitä, kuinka tarkasti virastoissa noudatetaan sisäisiä sääntöjä ja prosesseja. Tavoitteiden saavuttaminen toki vaatii myös sitä, että toimittajat seuraavat uuden toimintamallin käytäntöjä. Sen vuoksi toimittajille kohdennettu muutosviestintä lieneekin avain onnistuneeseen muutokseen.

Syksyllä 2019 toteutetun selvityksen mukaan tuottavuuden nousun kannalta ratkaisevia asioita ovat:

  • Tietoisuus uudesta ostopolitiikasta (eri sidosryhmät, kuten sisäiset käyttäjät, ostajat, toimittajat)
  • Kyvykkyys toimia uusien ohjeiden mukaan
  • Tahto toimia uusien toimintamallien ja prosessien mukaan

Vaikka automaatioasteen kasvattaminen onkin monen viraston tavoitteena, sen ei tulisi ohjata toimintaa. Tilauksesta maksuun -prosessin tulisi perustua tarkoituksenmukaisuuteen. Järkevästi suunnitellun toiminnan tulisi johtaa tehokkuuteen ja optimaaliseen automaatioasteeseen.

Ajankohtaiset kuulumiset Handi-palvelusta

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista. Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Joulukuun aikana Handi-palvelussa käsiteltiin ennätysmäärä, yhteensä 59 733 laskua.

Vuoden 2019 aikana Handi-palvelun käyttöönotto toteutettiin kaiken kaikkiaan 43 kirjanpitoyksikölle. Tuotannossa on nyt yhteensä 61 kirjanpitoyksikköä. Viimeinen käyttöönottoerä, johon kuuluu kolme virastoa, siirtyy Handi-palveluun helmikuun alussa. Vuodenvaihteessa ilmenneiden ongelmien taklaamiseksi palveluympäristön seurantaa jatketaan yhteistyössä Handi-järjestelmän toimittajan kanssa, jotta palvelun tuotantoympäristön vakaus ja suorituskyky voidaan varmistaa tulevaisuudessa.

 

Joulukuussa automaatioastettaan nostivat merkittävästi muun muassa Poliisiammattikorkeakoulu (26,22%), TEM (25,6%), Ulosottolaitos (24,35%) ja Museovirasto (15,4%).
Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen

Monivirastorakenne vaatii ja palkitsee

”Hyödyt, joita toimintatapamuutoksesta saadaan, ovat virastotasolla ansaittuja. Oikeusministeriö voi tukea, tiedottaa ja kouluttaa, mutta suurin työ tehdään käytännön tasolla”, Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen muistuttavat.

Sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu, otettiin käyttöön oikeusministeriön kirjanpitoyksikössä marraskuussa 2019. Ministeriön Handi-asiantuntijat kertovat muutoksen johtamisesta ja palvelun käyttöönoton kokemuksista. Millaisia hyviä käytäntöjä oikeusministeriön kirjanpitoyksiköstä vinkataan muille virastoille?

Suunnitteluvaiheessa oikeusministeriössä oltiin hiukan huolestuneita, ymmärtävätkö Palkeet ja Valtiokonttori oikeusministeriön kirjanpitoyksikön moniulotteisen virastorakenteen ja sen tuomat erityistarpeet. Handi-palvelun käyttöönotossa projektipäällikkönä työskentelevän Sanna Ryhäsen mukaan suurimpana haasteena on ollut löytää monenkirjavaa virastorakennetta tukevia ratkaisuja ja suunnitella virastojen kanssa kehittyvän järjestelmän käyttöönottoa.

– Handi-palvelun käyttöönotto on sujunut helpommin ja positiivisemmin kuin ajattelimme. Olen kuulostellut rasahtaako jossain jotakin, mutta mitään ei ole kuulunut. Se kertoo, että kaikki on sujunut toistaiseksi hyvin, osastopäällikkö Tapio Laamanen sanoo tyytyväisenä.

Handi-hankkeen aikana oikeusministeriön kirjanpitoyksikköön kuuluivat ministeriön lisäksi tuomioistuimet, oikeusapu- ja edunvalvontapiirit sekä ministeriön yhteydessä toimivat viranomaiset, yhteensä 50 itsenäistä virastoa. Oman mausteensa Handi-palvelun käyttöönottoon on tuonut vuodenvaihteessa tapahtunut muutos, jossa tuomioistuinlaitos irtautui omaksi kirjanpitoyksikökseen Tuomioistuinviraston perustamisen myötä.

– Tuomioistuinvirasto aloitti toimintansa vuoden 2020 alussa, ja toiseen Handi-organisaatioon siirtyminen on hidastanut Handi-toimintamallin siirtymistä käytäntöön, vaikka itse Handi-palvelu otettiinkin tuomioistuimissa käyttöön jo vuonna 2019, Ryhänen tarkentaa.

Muutos on kameleontti, jonka viestintä kesyttää

Monivirastomallissa tiedottaminen ja viestintä koetaan usein haastavana – miten saada välitettyä vastaanottajalle merkityksellistä tietoa oikea-aikaisesti. Handi-tilausjärjestelmään jatkuvasti tehtävä kehitystyö on lyhentänyt ohjeiden laatimisen ja suunnittelun aikajännettä. Oikeusministeriön kirjanpitoyksikössä jokaisesta virastosta koulutettiin yksi Handi-avainhenkilö, jonka tehtävänä oli jalkauttaa uusi toimintamalli omaan organisaatioonsa.

Lisäksi muutosjohtamisen avuksi otettiin Handin käyttöön siirryttäessä viikoittaiset VirastoSkype-kokoukset, joita voisikin kuvailla osallistavan muutosviestinnän käännekohdaksi.

– Viikoittaisissa kokouksissa hallinnonalan virastot voivat esittää kysymyksiä Handi-palvelun käytöstä ja toimintatavoista. Skype on perinteistä tiedotetta keskustelevampi kanava kertoa ministeriön tai Palkeiden esiin nostamista aiheista. Toimintamalli on todettu ministeriössä ja virastoissa erittäin toimivaksi, Ryhänen kertoo.

Laaja virastorakenne tarkoittaa erilaisia toimintamalleja, myös saman sektorin sisällä toimintatavat voivat erota paljonkin toisistaan. Onnistuneen muutoksen johtaminen on vaatinut hankintatoimen kokonaisuuden ja virastojen toimintatapojen ymmärtämistä, resurssien ja työn suunnittelua sekä virastojen toiminnan ennakkoluulotonta kehittämistä.

Ei pelkkä järjestelmämuutos, vaan muutos toimintatavoissa

Jotta oikeusministeriön hallinnonalan virastot saatiin sitoutettua muutokseen, Palkeet, Valtiokonttori ja Hansel järjestivät yhteistyössä oikeusministeriön kanssa tilaamisen työpajoja. Tilaamisen prosesseihin valmentava koulutus lisäsi virastojen ymmärrystä Handi-palvelussa tilaamisesta ja siitä, ettei Handi ole vain järjestelmän käyttöönotto, vaan se edellyttää toimintatapojen muutoksia virastoissa.

– Työpajoihin osallistui virastojen hankintatoimen kehittäjän lisäksi esimerkiksi ostolaskuja tai tilauksia työssään käsittelevä asiantuntija. Työpajoissa esiteltiin Handi-palvelun tilaustapoja. Kävimme myös läpi virastojen omia hankintoja, joiden kautta pohdimme, miten virastot voisivat valmistautua Handi-palvelun käyttöönottoon, Ryhänen kertoo.

Hankintatoimi matkalla reaaliaikatalouteen

Valtionhallintotasolla tavoitellaan yhdenmukaisempia hankintatoimen käytäntöjä ja korkeampaa hankintatoimen automaatioastetta. Automaatioaste kuvaa Handi-palvelusta kirjanpitoyksikkötasolla saatavaa tietoa automaattisesti käsitellyistä ostolaskuista ja menotositteista. Valtion konsernitason tavoitteena on saavuttaa 50 prosentin automaatioaste vuoden 2020 loppuun mennessä.

– Oikeusministeriössä hankintatoimen horisontissa häämöttävät toimintatapamuutoksen tuomat tuottavuushyödyt, jotka pyritään saavuttamaan tavoitteellisella toiminnalla. Työn konkreettisia vaikutuksia seurataan tarkalla otteella esimerkiksi automaatioasteen muodossa, Laamanen kuvailee.

Oikeusministeriössä ja hallinnonalalla on tunnistettu tarve ottaa hankintatoimen kehittäminen vahvemmin ohjaukseen. Kehittämisnäkökulman painottaminen yhdessä ministeriön ja hallinnonalan virastojen roolien kirkastamisen kanssa mahdollistanee tulevaisuudessa hankintatoimen reaaliaikaisen tulevaisuuden.

– Hankintatoimessa on tehty valtionhallintotasolla konkreettisia toimia, kuten toimittajamäärien vähentämistä ja maksukorttien laajemman käytön lisäämistä. Paljon täytyy töitä jatkossakin tehdä, jotta pääsemme lähemmäs yhteisiä toimintamalleja sekä yhtenäisiä budjetointi- ja kirjaamiskäytäntöjä, Ryhänen päättää.

 

Oikeusministeriö vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Viestintäkanavana ja uuden palvelun käyttöönoton tukena viikoittaiset VirastoSkype-kokoukset, joihin virastoilta kerätään kysymyksiä kyselytyökalulla etukäteen.
  • Hankkeen alussa pidettiin tilaamisen työpajoja, joihin osallistui viraston hankintatoimen kehittämisestä vastaava henkilö ja käytännöntasolla työtä tekevä, esimerkiksi tilauksia ja ostoja käsittelevä asiantuntija.
  • Käyttöönoton valmistelussa virastoille tuotettiin viraston kirjanpitoraportin avulla kokonaiskuva viraston tekemistä hankinnoista. Tilastotaulukkotiedon avulla virastot pystyivät helpommin arvioimaan kehitettäviä asioita ja suunnittelemaan siirtymää Handi-palveluun.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

hilma_logo-

Uusittu Hilma palvelee entistä paremmin

Kokonaisvaltaisesti uudistettu hankintailmoitukset.fi eli Hilma ottaa tänään ensiaskeleensa. Aiemmin lähinnä ilmoituskanavana toiminut palvelu auttaa nyt tarjoajia löytämään julkisen sektorin kaupalliset mahdollisuudet ja helpottaa hankintoihin liittyvää työtä.

Hilmassa ilmoitettujen hankintojen arvo on n. 35 miljardia. Hilma eli hankintailmoitukset.fi uudistettiin tiiviissä yhteistyössä sen käyttäjien kanssa. Ohjenuorana uudistuksessa ovat olleet avoimuuden lisääminen, käyttäjälähtöisyys sekä jatkuva kehitys. Palvelu on veloitukseton ja avoimesti kaikkien käytössä.

Palvelu tukee tarjoajien työtä

Uusi hankintailmoitukset.fi palvelee tarjoajia tehokkaalla hakutoiminnolla ja hakuvahdeilla. Ilmoituksia voi tilata itseä kiinnostavista hankinnoista ja merkitä ilmoituksia suosikeiksi, jolloin käyttäjä saa tiedon niihin mahdollisesti tehtävistä muutoksista.

Palvelu tukee myös hankintailmoituksen tekijöitä sekä satunnaisesti palvelua käyttäviä aiempaa kattavammin. Esimerkiksi valinta-apuri auttaa oikean lomakkeen löytämisessä. Väärät valinnat vähenevät, eikä palvelu salli väärin täytetyn ilmoituksen julkaisemista.

”Julkisten hankintojen hallinnollisen taakan kevenemisen lisäksi olen iloinen siitä, että tiedot ovat entistä paremmin hyödynnettävissä. Avoimien rajapintojen ansiosta tietoja voi käyttää tilastointiin ja analyysiin aiempaa helpommin, Arja Terho, Hilman uudistamisen ohjausryhmän puheenjohtaja kertoo.

Uusien toiminnallisuuksien hyödyntäminen ja hankintailmoituksen jättäminen vaativat rekisteröitymisen uudistettuun palveluun. Kaikki syyskuun 2018 jälkeen julkaistut ilmoitukset on siirretty automaattisesti palvelun uuteen versioon.

Anna palautetta!

Palautetta uudesta Hilmasta eli hankintailmoitukset.fi:stä voit antaa sivustolta löytyvällä palautelomakkeella tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen palaute@hankintailmoitukset.fi.

Hilma eli hankintailmoitukset.fi on sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan. Yritykset saavat Hilmasta tietoa käynnissä olevista ja tulevista kilpailutuksista. Palvelun uudistaminen nykypäivän tarpeita vastaavaksi tukee markkinoiden toimintaa ja helpottaa julkisten hankintojen parissa tehtävää työtä. Projektin vetovastuu on Hanselilla, ja uudistustyöhön osallistuvat myös työ- ja elinkeinoministeriö, valtiovarainministeriö, Julkisten hankintojen neuvontayksikkö ja useat muut toimijat.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Handi-työpajan ryhmätyöskentelyä

Handi-työpaja: Hankintatoimen kehittäminen jatkuu vuonna 2020

Joulukuun Handi-työpajassa tutustuttiin Hilma-uudistukseen ja käsiteltiin tammikuun puolivälissä alkavia muutosjohtamisen tapaamisia. Virastokierroksenakin tunnettujen tapaamisten tarkoituksena on varmistaa toimintamallimuutoksen jatkuvuus valtion virastoissa ja hankintatoimen ammattilaisten työtavoissa. Työpajan lopussa hankintatoimen asiantuntijat ideoivat suuntaviivoja ohjelman jälkeisille yhteisille työtavoille.

Ryhmätöissä pohdittiin, miten hankintatoimea tulisi kehittää Handi-ohjelman päättymisen jälkeen. Ryhmän pohdintojen perusteella hankintatoimen kehittämisestä halutaan tehdä entistä tavoitteellisempaa ja eri kohderyhmille paremmin suunnattua. Esimerkiksi hankintatoimen johdolle ja käytännön työtä tekeville hankintasiantuntijoille toivottiin erillisiä työpajoja.

Vahvempia verkostoja ja parempaa viestintää

Hankintatoimen kokonaiskuvan hahmottaminen konsernitasolla on hankalaa, sillä virastojen hankintatoimi on erilaista. Sen vuoksi erilaisissa verkostoissa ja muissa ryhmissä esiin nousevat asiat ja ratkaisuehdotukset olisi tärkeää jakaa käyttöön kaikille valtionhallinnon hankintayksiköille. Viestinnän terävöittäminen lieneekin selkeä kehittämiskohde.

Osallistujen näkemyksissä esiin noussut yhteinen toive on helppo löytää keskustelun virrasta. Verkostomaista yhteistyötä samoja tehtävien tekevien välillä halutaan lisätä. Esimerkiksi tilauksia paljon tekevät voisivat miettiä yhdessä keinoja, joilla tilaamista ja sen automaatiota voisi viedä eteenpäin. Näissä pienryhmissä saatuja ajatuksia taas voisi jakaa laajempaan keskusteluun, vaikkapa tulevissa Handi-työpajoissa.

Pienillä muutoksilla kokonaisuus sujuvammaksi

Uusi HILMA otetaan käyttöön 2.1.2020. Uuden visuaalisen ilmeen lisäksi palvelussa on tehty useita pieniä ilmoittamista helpottavia muutoksia. Jatkossa ilmoituksen voi tehdä edellisen ilmoituksen pohjalta lisäämällä tietoa vaiheiden edetessä (ennakkoilmoitus -> hankintailmoitus -> jälki-ilmoitus). Jo tehtyä ilmoitusta pääsee myös korjaamaan muuttamalla ilmoitusta, jolloin muutoksista ei tarvitse enää tehdä erillistä ilmoitusta. Tarjoajat näkevät aina viimeisimmän version, eivät vain korjattuja kohtia.

Lisäksi kansallisissa ilmoituksissa ryhdytään käyttämään samaa tietomallia kuin EU-ilmoituksissa, mikä yhdenmukaistaa käytäntöjä. Kielivalikoima laajentuu, ja hankinnat voi jatkossa ilmoittaa suomen ja ruotsin lisäksi myös englanniksi. Nyt tulevat käyttöön myös hakuvahdit ja kunnolliset raportointivälineet.

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista

Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Pelkästään marraskuun aikana Handi-palvelussa käsiteltiin yhteensä 44 319 laskua. Lokakuuhun verrattuna konsernitason automatisaatioasteen keskiarvoa onnistuttiin myös nostamaan 1,4 prosenttiyksiköllä.

Joulukuussa Handi-palvelun otti käyttöönsä suuri joukko virastoja, kun yhteensä 14 kirjanpitoyksikköä siirtyi käyttämään palvelua. Oikeusministeriön kirjanpitoyksikköön kuuluvat virastot tekivät hankepäällikkö Kati Siikosen mukaan erinomaisen aloituksen käyttöönottokuukautensa aikana.

 

Marraskuussa merkittävästi automaatioastettaan nostivat mm. Valtiovarainministeriö (59,5%), Helsingin poliisilaitos (16,2%), Valtioneuvoston kanslia (16,1%) ja Luonnonvarakeskus (13,8%).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Joulukuun Handi-työpajaan osallistuneet äänestivät, mihin hankintatoimen kehittämisessä tulisi panostaa ohjelman päättymisen jälkeen. Hankintatoimen ajankohtaispäivät tai seminaarit saivat eniten kannatusta. Myös Handi.fi-sivujen kehittämistä pidettiin tärkeänä.

 

thought_bild

Joulukuun Handi-työpaja 17.12.

Vuoden viimeinen Handi-työpaja pidetään ensi viikon tiistaina 17.12. Työpaja alkaa varsinaisella asiasisällöllä vasta klo 9.30. Ennen sitä on aika kokoontua nauttimaan yhteisestä joulupuurosta, jota tarjoillaan klo 9.00 lähtien.

Työpajan alussa käydään läpi Handi-palvelun tilannetta. Sen jälkeen ohjelmassa on esitys uudesta vuodenvaihteessa käyttöönotettavasta Hilmasta – mikä muuttuu vai muuttuuko mikään ja mitä suunnitelmia on jatkokehittämisen osalta? Työpajassa käydään läpi myös alkuvuodesta toteutettavien virastokierrosten suunnitelmia, agendaa, ennakkotehtäviä ja niihin valmistautumista.

Näiden lisäksi puretaan auki tuloksia tuoreesta hankintatoimen kyselystä, johon toivottavasti mahdollisimman moni teistä on jo vastannut. Valtiokonttorin on tärkeää saada tietoonsa teidän toiveitanne Handi-ohjelman jälkeisestä työskentelystä – mihin tulisi panostaa ja miten hankintatoimea kehitetään jatkossa?

Tervetuloa mukaan!

Ilmoittautuminen työpajaan viimeistään 13.12.2019

Työpajan ohjelma

9.00 – 9.30              Joulupuuroa tarjolla

9.30 – 10.00           Ajankohtaiset asiat ja Handi-palvelun katsaus

10.00 – 10.45         Hilma 2.0

10.45 – 11.00         Tulevat virastokierrokset

11.00 – 11.45         Hankkeen jälkeinen työskentely/Palautekysely työpajoista ja toiveet Handi-ohjelman jälkeiselle toiminnalle

Tilaisuus on tarkoitettu Handi-hankkeen asiantuntijoille osallistujavirastojen hankintatoimesta, taloushallinnosta ja johdosta. Työpaja pidetään tuttuun tapaan Pajassa (Mariankatu 9, Helsinki). Tilaisuus on työpaja, joten paikan päälle mahtuu enintään 60 henkilöä.

Osallistuminen on mahdollista myös etänä. Etäosallistujille lähetetään erillinen kalenterikutsu, jossa on etäosallistumisen linkki ja ohjeet. Edellisen työpajan tallenteet löytyvät materiaalipankista ja aineistot valtionhallinnon sisäisestä Handi-tiimeristä.

Lisätietoja:

ohjelmapäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori, seija.friman(at)valtiokonttori.fi

assistentti Marianne Savinen, valtiovarainministeriö, marianne.savinen(at)vm.fi

Tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä

Julkisen hallinnon digitalisaatiolla yhteinen suunta Euroopassa

Tanskan hanke digitaalisesta hankintaprosessista sai aikaan vilkasta keskustelua osallistujien kesken.

Hankintaprosesseista halutaan tehdä digitaalisia. Pohjoismaiden ja Baltian maiden yhteisen verkoston tarkoituksena on luoda edellytyksiä rajat ylittäville digitaalisille markkinoille ja muodostaa yhteisiä kehittämislinjauksia kansallisen päätöksenteon tueksi. Pohjoismaiden neuvoston alainen hankintaverkosto kokoontui tällä kertaa Tallinnassa 26.-27.11.

Euroopan unionin (EU) tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki julkiset hankinnat voidaan hoitaa sähköisesti tarjouspyynnöistä laskutukseen yhtenäisten menettelytapojen mukaisesti. Hankintaprosessin digitalisointiin pureuduttiinkin ensimmäisenä kokouspäivänä Tanskan esimerkin kautta.

Tanskassa on käynnistynyt hanke tilauksien ja katalogien sähköistämiseksi. Hankkeen tavoitteena on edistää ostolaskujen käsittelyn automatisointia ja saavuttaa sitä kautta merkittäviä kustannushyötyjä. Tietyissä hankintakategorioissa laki tulee jatkossa edellyttämään, että julkisiin hankintoihin liittyvät tilaukset ja katalogit laaditaan sähköisessä PEPPOL-formaatissa.

Samalla Tanska siirtyy vaiheittain PEPPOL-formaatin käyttöön myös verkkolaskuissa. PEPPOL (Pan European Public eProcurement On-Line) on eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien välittämiseen. Muissa maissa lakisääteistä velvoitetta standardimuotoisten tilaus- ja katalogisanomien toimittamiseen julkisissa hankinnoissa ei ole vielä suunniteltu.

Tieto tehokkaammin käyttöön

Kokouksen toisena päivänä aiheena oli yhden kerran -periaate (once only). Se tarkoittaa, ettei kansalaiselta kysytä samaa tietoa kuin kerran, jos se on jo jossain julkisen hallinnon rekisterissä. Yhden kerran -periaate on Suomessakin yksi digitalisoinnin perusteista. Eri rekistereitä hyödynnetäänkin Suomessa sujuvasti yli organisaatiorajojen.

Työpajaa pohjusti Viron esimerkki kansallisesta hankinta-alustasta, jonka kautta tehdään 96 prosenttia koko julkisen sektorin hankinnoista. Virossa yhden kerran -periaatetta hyödynnetään muun muassa hankintoihin osallistuvien tarjoajien rikosrekisteri- ja verotietojen tarkastamisessa, jolloin kansallisista rekistereistä siirtyy automaattisesti tietoa hankinta-alustaan. Suomessa ja monissa muissa maissa tarjoajat joutuvat vielä hankkimaan ja toimittamaan rikosrekisteritiedot itse.

Toisena päivänä keskusteltiin myös Open PEPPOLin käynnistämästä projektista, jonka tavoitteena on laatia yhteinen katalogimalli. Sitä voitaisiin jatkossa hyödyntää standardoinnin pohjana. Kokouksessa sovittiinkin, että verkoston jäsenet voivat toimia viiteryhmänä ja tukea ryhmän työskentelyä.

Seuraavan kerran hankintaverkosto kokoontuu virtuaalisesti joulukuun puolivälissä, jolloin päätetään muun muassa ensi vuoden toimintasuunnitelmasta.

Lisätietoja:
Ville Hänninen, puh. 050 464 9517, ville.hanninen(at)valtiokonttori.fi

Seitsemän painopistettä ruotsalaisen hankintatoimen kehittämisessä.
Ruotsalaisen hankintatoimen kehittämisessä on seitsemän painopistettä.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ecommerce-3530785_1920 (1)

Hankintatoimen mittareiden pilotoinnin tulosten arviointi käynnistynyt

Hankintatoimen mittareiden pilotointi on päättynyt ja pilotointiin osallistuneet virastot ovat kertoneet ensimmäiset havaintonsa pilotoinnista. Havainnot koskivat mittareiden soveltuvuutta hankintatoimen mittaamiseen ja arviointiin. Samalla arvioitiin myös pilotoinnissa käytetyn kyselytavan ja -välineen (Webropol) soveltuvuutta.

Pilotointiin osallistuivat mittarityössä jo aikaisemmassa vaiheessa mukana olleet Säteilyturvakeskus, Tulli, Valtiokonttori ja Verohallinto. Lisäksi pilotoinnissa olivat mukana Ruokavirasto ja Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos, jotka antoivat myös palautetta mittareiden ja kyselytoteutuksen soveltuvuudesta hankintatoimen kehittämiseen.

Hankintatoimen nykytilan arviointi koostui teemoista, jotka olivat:

  • Teema 1: Hankintojen johtaminen osana toiminnan ja talouden johtamista
  • Teema 2: Hankintatoimea kehittäminen suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti
  • Teema 3: Kategoriahallinnan kehittäminen
  • Teema 4: Hankintaosaamisen kehittäminen
  • Teema 5: Toiminnan tehokkuus

Virastot täyttivät osana arviointia myös hankintatoimen kypsyysasteen arviointiin tukea antavan Hankintatutkan pitkän kyselyn. Lisätietoja Hankintatutkasta löytyy osoitteesta www.hansel.fi/hankintatutka/

Pilotoinnin tulosten analysointia ja huomioiden läpikäyntiä jatketaan vielä marraskuun aikana, mutta päällimmäisinä havaintoina voidaan jo tässä kohden nostaa esille seuraavat asiat:

  • Pilotoiduissa mittareissa ja Hankintatutkan sisällössä on joitakin päällekkäisyyksiä. Niitä on mielekästä tutkia tarkemmin, jotta päällekkäisyydet voidaan poistaa.
  • Mittareiden kysymyksiin vastattiin pilottivaiheessa asteikolla kyllä/ei. Palautteen perusteella arvioidaan laajemman vastausskaalan tarpeellisuutta ainakin osassa kysymyksiä.
  • Samalla tarkastellaan myös avovastausmahdollisuuden ottamista käyttöön joidenkin mittareiden osalta.
  • Lisäksi tarkastellaan mahdollisuutta vaihtaa kyselyyn käytettävää työvälinettä, jos toiveet toiminnallisuuksista laajentuvat nykyisin käytössä olevan kyselyvälineen toiminnallisuuksien tavoittamattomiin.

Pilotoinnin lopulliset tulokset valmistuvat viimeistään heti vuoden 2020 alussa. Tavoitteena on, että hankintatoimen arviointiin tarkoitetut mittarit otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä helmi-maaliskuussa 2020. Pilotoinnin tuloksista ja hankintatoimen mittareiden käyttöönotosta kaikissa kirjanpitoyksiköissä tiedotetaan Handi-työpajoissa ja Handi.fi-sivustolla.

Lisätietoja:
projektipäällikkö Heidi Jortama, puh. 0295 502 130, heidi.jortama(at)valtiokonttori.fi

työpaja1

Handi-työpaja: Tukea yhteiseen Handi-toimintamalliin

Marraskuun Handi-työpajassa kuultiin Poliisihallituksen esimerkki hankintatoimen kehittämisestä ja keskittämispyrkimyksistä. Työpajassa saatiin myös nopea perehdytys uusiin Handi-palvelun keskeisten toimintojen prosessikuvauksiin. Lisäksi pohdittiin tarpeita sopimushallinnalle.

Työpajan alussa kuultiin Poliisihallituksen toteuttamasta hankintojen valtakunnallisesta keskittämisen selvittämishankkeesta. Sen tavoitteena on ollut tutkia ja arvioida poliisin hankintojen valtakunnallisen keskittämisen etuja ja tuottavuushyötyjä. Jo pelkästään laskuautomaatiota lisäämällä arvioidaan saavutettavan 800 000 euron vuosittaiset säästöt. Raportin on määrä valmistua joulukuussa 2019.

Prosessikuvausten käyttö laajenee

Handi-palvelun tilaamista ja sopimuskohdistusta sekä muita laskujen automaatiokeinoja kuvaavat alun perin ministeriöille laaditut prosessikuvaukset on nyt muokattu sellaiseen muotoon, että ne ovat käytettävissä muissakin kirjanpitoyksiköissä. Tutustu prosessikuvauksiin Handi-tiimerissä ja ota Hanselin laatima vinkkilista käytännön työkaluksi!

Sopimushallinnan käytännöt uudistuvat – tavoitteena yhteinen toimintamalli

Joulukuussa 2019 julkaistaan myös selvitys sopimushallinnan toimintamallista. Siinä päivitetään suositukset valtion sopimushallinnan kehittämiseksi. Sopimushallinnan yhteistä toimintamallia ja mahdollista yhteistä tietojärjestelmää on selvitetty jo Handi-ohjelman alkupuolella, mutta asian edistäminen päätettiin jättää odottamaan parempaa hetkeä Handi-palvelun käyttöönoton jälkeiseen aikaan. Tuo ajankohta on nyt käsillä.

Valtiokonttorin toteuttaman kaikille virastoille suunnatun kyselyn tulosten perusteella näyttää siltä, että virastoissa sopimushallinta on pääosin hyvin ohjeistettua ja keskitettyä. Se tarjoaa hyvät lähtökohdat yhteiselle kehittämistyölle. Erilaisten prosessien päällekkäisyys ja järjestelmien hajanaisuus kuitenkin vaikeuttaa valtion sopimushallinnan kokonaiskuvan hahmottumista. Tämä on yksi haasteista, jota jatkokehittämisen avulla pyritään taklaamaan.

Työpajan ryhmätyöskentelyosiossa pohdittiin muun muassa, millaisia toiminnallisuuksia tai ominaisuuksia tarvitaan sopimushallinnan prosessia tukevilta tietojärjestelmiltä. Erityisesti yhteisen tulevaisuustilannekuvan merkitys korostui eri ryhmien puheenvuoroissa.

Ryhmätöissä tuotiin esille toiveita avoimiin rajapintoihin ja tietoturvalliseen tiedonsiirtoon eri järjestelmien välillä. Tietojen raportoitavuus ja helppo käytettävyys nousivat myös esille vastauksissa. Kehityspolkua ohjaavana kysymyksenä tuleekin pohdittavaksi, kuinka pitkälle yhtenäisen toimintamallin laatimisessa voidaan kurottaa, sillä virastoilla on jo nyt käytössä eri sopimushallinnan tai asianhallinnan järjestelmiä.

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista

Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Virastoissa on jälleen tehty hyvää työtä automatisaatioasteen nostamisessa. Joulukuussa Handi-palvelun ottaa käyttöönsä suuri joukko virastoja, kun yhteensä 14 kirjanpitoyksikköä siirtyy käyttämään palvelua. Sen takia onkin tärkeää varmistaa, ettei laskuautomaatioon panostaminen hidasta hankintatoimen toimintamallin käyttöönottoa.

Lisätietoja:

ohjelmapäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori, puh. 0295 503 265, seija.friman(at)valtiokonttori.f

Laskujen automaatioaste:

thought_bild

Marraskuun Handi-työpaja lähestyy

Reilu viikon päästä on jälleen aika kokoontua Handi-työpajaan kuulemaan, mitä hankintatoimen kehittämisessä tapahtuu. Maraskuun työpaja järjestetään maanantaina 25.11.2019 klo 13-16. Työpajassa tutustutaan poliisin hankintojen keskittämisen selvityshankkeeseen, keskustellaan prosessikuvauksista ja tehdään ryhmätyötä sopimushallintaan liittyen.

Mitä Poliisihallituksessa on tehty hankintatoimen kehittämisen osalta? Poliisin materiaalikeskuksen materiaalipäällikkö Heli Rajaniemi kertoo poliisin hankintojen keskittämisen selvityshankkeesta. Poliisilla on saatu sen myötä aikaiseksi hienoja tuloksia, joista työpajassa on mahdollista päästä kuulemaan tarkemmin.

Toinen mielenkiintoinen ja ihan käytännössä hyödynnettävä esillä oleva asia on prosessikuvaukset. Alun perin ministeriöille laaditut Handi-palvelun tilaamista ja sopimuskohdistusta sekä muita laskujen automaatiokeinoja kuvaavat prosessikuvaukset on nyt laadittu sellaiseen muotoon, että ne ovat käytettävissä myös muissa kirjanpitoyksiköissä. Muokkaukset on tehnyt Tuula Risikko Hanselilta, ja esittelemään ne tulee Sanna Viljamaa Hanselilta. Tässä yhteydessä on hyvä keskustella eri keinoista ja kysyä kaikki mahdolliset mieltä askarruttavat asiat, jotta jokainen voi prosessikuvausten perusteella edetä oman virastonsa ostolaskujen ja tilausten kanssa.

Kolmas aihe on puolestaan sopimushallinta. Ville Hänninen Valtiokonttorista avaa sopimuksenhallinnasta toteutetun kyselyn tuloksia. Työpajan lopuksi käydään käsiksi sopimushallinnan toimintamalliin ryhmätöiden avulla. Olisi erittäin suotavaa ja tärkeää, että mahdollisimman moni voisi osallistua tähän ryhmätyöhön ja antaa oman panoksensa toimintamalliin ja samalla viitoittaa tietä eteenpäin.

Näiden aiheiden lisäksi vakioasiana tietysti Kati Siikosen Handi-palvelun tilannekatsaus.

Tervetuloa mukaan!

Ilmoittautuminen työpajaan viimeistään 20.11.2019

Työpajan alustava ohjelma:

13.00 – 13.10    Tervetuloa ja tilaisuuden ohjelma, Seija Friman, Valtiokonttori

13.10 – 13.40    Case: Hankintojen valtakunnallisen keskittämisen selvittämishanke,  materiaalipäällikkö Heli Rajaniemi, POHA/Poliisin materiaalikeskus

13.40 – 14.10    Tilaaminen ja sopimuskohdistus -prosessikuvaukset, kehittämispäällikkö Sanna Viljamaa, Hansel

14.10 – 14.30    Handi-palvelun tilannekatsaus, Kati Siikonen, Palkeet

14.30 – 14.50    Kahvitauko

14.50 – 15.10    Selvitys sopimushallinnan toimintamallista, Ville Hänninen, Valtiokonttori

15.10 – 15.30    Ryhmätyö sopimushallinnasta – ohjeistus, Ville Hänninen

15.30 – 15.45    Ryhmätyön purku

Tilaisuus on tarkoitettu Handi-hankkeen asiantuntijoille osallistujavirastojen hankintatoimesta, taloushallinnosta ja johdosta. Työpaja pidetään tuttuun tapaan Pajassa (Mariankatu 9, Helsinki). Tilaisuus on työpaja, joten paikan päälle mahtuu enintään 60 henkilöä.

Osallistuminen on mahdollista myös etänä. Etäosallistujille lähetetään erillinen kalenterikutsu, jossa on etäosallistumisen linkki ja ohjeet. Edellisen työpajan tallenteet löytyvät materiaalipankista ja aineistot valtionhallinnon sisäisestä Handi-tiimeristä.

Lisätietoja:

Marianne Savinen, marianne.savinen(at)vm.fi