DzH54XSWoAEc_BY[1]

[Tallenne] Handilaiset minimessuilla

Maanantainen kuukausityöpaja järjestettiin tänä vuonna hieman eri toteutustavalla, kun handilaisille järjestettiin minimessut. Handi-ohjelmassa aktiivisina toimivat konsernipalveluiden tuottajat esittelivät omia palveluitaan lyhyillä tietoiskuilla ja keskustelivat asiakkaidensa kanssa messuosastoiksi muuntuneiden pöytien äärellä. Arvontakin oli ohjelmassa, ja onnekkain virkamies voitti itselleen kotisiivouksen.

Tilaisuudesta tuotettiin tietoiskut omiksi tallenteiksi. PowerPoint-aineisto on saatavilla tuttuun tapaan valtionhallinnon hankintatoimen käyttöön osoitteessa handi.fi/tiimeri.

Tallenteet esityksistä on koottu Handi-sivustolla materiaalipankkiin – Työpajat ja tallenteet

 

parviainen rajattu

Hyvä valmistautuminen takasi ripeän Handi-aloituksen Maanmittauslaitoksessa

Maanmittauslaitos on yksi niistä kahdeksasta kirjanpitoyksiköstä, jotka aloittivat Handi-palvelun käytön vuoden vaihteessa. Noin kolmessa viikossa järjestelmään on tehty jo noin 80 tilausta ja käsitelty yli 500 laskua.

“Hankintatoimen perusteellinen läpikäynti ja aktiivinen sekä aiemmin Tilhaa käyttänyt projektiryhmä ovat nopeasti alkaneen käytön taustalla”, kertoo johtava asiantuntija ja hankintojen palveluvastaava Eila Parviainen. “Heti alussa näytti, että noin puolet laskuista kohdistui automaattisesti ja raportoinnissa näkyy, että vihreä pylväs kasvaa nopeasti.”

Vielä kattavamman laskuautomaation saavuttamiseksi Maanmittauslaitoksessa käydään parhaillaan läpi eri osa-alueiden suurimpia toimittajien laskuja ja niihin sopivaa Handi -prosessia, kuten esim. sopimuskohdistuksen hyödyntämistä. Sopimuskohdistus tuo mukaan uusia työvaiheita virastolle ja olemme aloittaneet jo sopimuskansilehtien tekemisen.

Alussa uuden järjestelmän ja palvelun toimivuus varmistettiin yhteistyössä Palkeiden kanssa päivittäin. Maanmittauslaitoksen projektivastaavana Palkeissa toimi Teija Huhtanen. “Hänen kanssa yhteistyö on sujunut erittäin hyvin ja olemme olleet onnekkaita saadessamme hyödyntää hänen asiantuntemustaan Handin käyttöönotossa”, kiittelee Parviainen.

Prosessista liikkeelle

Hankintatoimen uudistaminen oli Maanmittauslaitoksessa huomattavasti laajempi asia kuin pelkkä järjestelmän käyttöönotto.
“Kävimme vajaassa vuodessa Handi-palvelujärjestelmän käyttöönottoon valmistautumisen lisäksi koko hankintaprosessin ja sen organisoinnin läpi. Aloitimme hankintojen luokittelulla kategorioihin: MML:n tuotanto, kehityssalkku, ICT sekä sisäiset palvelut”,  Parviainen kertoo.

“Lisäksi uudelleenorganisoimme hankintatointa ja muodostamme hankintapalveluryhmän, joka koostuu ostotiimistä ja kategoriavastaavista. Noin 20 hengen hankintapalveluryhmä hoitaa mm. hankintojen koordinoinnin, hankintojen suunnittelun, kilpailutusten koordinoinnin, tilausten viennin Handi-palveluun sekä laskujen käsittelyn.”

Kiertämistä ja kertausta

Uutta toimintamallia on tehty ahkerasti tutuksi koko Maanmittauslaitoksessa. Parviainen itse on kiertänyt vastuualueita ja johtoryhmiä, ja hyväksyjäoikeudet saaneiden perehdyttämisessä hyödynnetään Handi-ohjeita. Intrassa on avattu useampaan kertaan, mitä muutos tarkoittaa jokaisen työntekijän kohdalla. “Kaikkien pitää tietää, miten lähteä liikkeelle, kun on tarve hankkia jotakin”, Parviainen muistuttaa.

Maanmittauslaitoksessa hankintojen keskittäminen on todettu jo aiemmin toimivaksi malliksi. Uusi hankintapalveluryhmä on sisäinen palvelu koko organisaatiolle. Vain hankintapalveluryhmällä on oikeudet tilausten tekemiseen Handi-palvelussa. Tilauksia ja laskuja voi sen sijaan hyväksyä noin sadan hengen joukko.

“Substanssiasiantuntijat toki määrittelevät tarpeet ja osallistuvat kilpailutukseen. Hankintapalveluryhmän tavoitteena on aikatauluttaa hankinnat ja kilpailutukset entistä paremmin, jakaa tietämystä ja vähentää riskejä laajentamalla osaamista. Näin Maanmittauslaitoksen johto voi luottaa siihen, että hankinnat toteutetaan lakien mukaan hallitusti ja tehokkaasti”, Parviainen kuvaa.

Tekniikoiden yhdistelmät haastavat

Hyvästä valmistautumisesta ja riskikartoituksesta huolimatta vuoden vaihteen h-hetki oli jännittävä. Windows 7 -käyttöjärjestelmä, InternetExplorer-selain sekä virtu-kirjautuminen aiheuttivat ongelman, joka väistettiin antamalla erilliset kirjautumistunnukset muutamille henkilöille. Sen jälkeen on pantu vauhtia Windows 10 -käyttöjärjestelmään siirtymiseen.

Muutamia kehityskohteita Handi-palvelujärjestelmään on tunnistettu ensimmäisten käyttöviikkojen aikana. “Toivomme useampirivisten tilausten helpompaa käsittelyä ja esimerkiksi automatisoitua alv-laskentaa joillekin lomakkeille”, Parviainen sanoo. “Tilausten seuranta voisi olla havainnollisempi, mutta raportointi on selkeä ja hyödyllinen.”

Jatkossa Parviainen toivoo valtion hankintatoimen kehittämistä niin, että valtiolla opitaan parempaa kilpailutusta. Tavoitteena tulisi olla, että kilpailutuksilla saadaan hankintoihin parempi kustannus-hyöty-vaikutus hankintojen vaikuttavuus huomioiden.

Hylkää nykytila

Muille kirjanpitoyksiköille Parviainen antaa muutaman vinkin Handi-palveluun valmistautumiseen:

  • Hyvä projektointi ja riskikartoitus vähentävät kiirettä ja yllätyksiä, mutta joustavuuttakin tarvitaan.
  • Hankintojen uudistamisessa on hyvä lähteä liikkeelle tarpeeksi laajasti. Nykytilaa ei kannata jäädä miettimään vaan katsoa rohkeasti, miten hankintojen halutaan tulevaisuudessa toimivan
  • Projekti vaatii tarpeeksi resursseja ja johdon sitoutumisen. Hyvä työnjako on, että johdolla, esimerkiksi ohjausryhmällä, on aktiivinen rooli organisoitumisen valmistelussa, silloin projektiryhmä pystyy keskittymään järjestelmän testaukseen ja itse käyttöönottoon.
  • Muiden kirjanpitoyksiköiden kokemuksista kannattaa pysyä kuulolla!
ohjelma

[Katseluvinkki] Tietoturvan lyhyt oppimäärä

Vuoden 2018 viimeisessä työpajassa käsiteltiin tietoturvaa. Pitkään ja huolella tuotettu tietoturva-arviointi Handi-palvelusta oli valmistunut, ja Kati Siikonen Palkeista esitteli sen tulokset. Tärkein päätelmä viestintäviraston tekemästä tietoturva-arvioinnista on, että Handi-palvelu täyttää suojaustaso IV:n mukaisten tietojen käsittelyn turvallisuusvaatimukset riittävällä tasolla.

Järjestelmän lisäksi tietoturvaa voidaan lisätä mm. tietojen käsittelyllä. Seija Friman Valtiokonttorista esitteli salassa pidettävien tietojen käsittelyyn paneutuneen työryhmän tuloksia. Ryhmässä on tuotettu käytännönläheisiä vinkkejä mm. tiedon karkeistamiseen ja ohjeistamiseen.

Työpajan tallenne ja esitysmateriaalit on saatavilla valtionhallinnon sisäiseen käyttöön Handi-tiimerissä osoitteessa handi.fi/tiimeri. Ne löytyvät Työpajat-nimisestä kansiosta.

Erityisen katseluvinkin ansaitsee työpajan päättänyt VAHTI-pääsihteerin Kimmo Rouskun esitys tietoturvasta yleisesti.

 

 

tilaaminen handissa

Verkkokoulutuksista tukea Handi-palvelun käyttöön

eOppivassa on julkaistu 18.12.Tilaaminen Handissa -verkkokoulutus. Kanavassa on aiemmin julkaistu yleinen Hankinta 2020 -verkkokoulutus. Molemmat kurssit on hyvä suorittaa ennen Handi-palvelun käyttöönottoa. Hankinta 2020 -koulutus sopii kaikille virkamiehille. Hyödynnä vaikka vuoden vaihteen hiljaisemmat päivät tutustumalla verkkokoulutuksiin!
Tilaaminen Handissa -verkkokoulutukseen pääset tästä. Kirjoita hakukenttään kurssin nimi.

Handi-palvelun käyttöä tukevia koulutusmateriaaleja ja ohjeita löytyy myös Handi-Tiimeristä (vaatii kirjautumisen).

Automation of business workflows and processes with businessman

Tammikuu tuo paljon lisää Handi-palvelun käyttäjiä

Handi-palvelu on käytössä jo 11 kirjanpitoyksikössä. Vuoden vaihde lähes tuplaa palvelua käyttävien organisaatioiden määrän, kun se tulee käyttöön sisäministeriössä, Maanmittauslaitoksella, Rajavartiolaitoksella, Rikosseuraamuslaitoksella, Valtiontalouden tarkastusvirastossa, Ruokavirastossa, Traficomissa sekä Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksessa.

Eri rooleissa palvelua käyttää yhteensä jo lähes 6 000 henkilöä: virastoissa esimerkiksi tilausesitysten tekijöinä, hankintavastaavina tai talousvastaavina noin 5 400 ja toimittajan roolissa portaalia noin 500 . Vuoden vaihteen jälkeen rekisteröityjä käyttäjiä tulee lisää noin 2 000.

Käyttöönottoprojektien tarkan aikataulun löydät täältä. Etenemistä seurataan myös Handi-palvelun uutiskirjeessä sekä Tiimeri-työtilassa. Uutiskirje on suunnattu palvelua jo käyttäville tai käytön pian aloittaville, mutta myös tulevat Handi-palvelun käyttäjät voivat tilata sen osoitteesta viestinta@palkeet.fi

Ari_Elo

Tilastokeskuksessa Handi käyttöön rennolla otteella

Tilastokeskus otti Handi-palvelun käyttöön ensimmäisten joukossa marraskuun alussa. Tätä edelsi useiden kuukausien valmistelutyö, johon kuitenkin suhtauduttiin rennolla otteella. Tilastokeskuksen suunnittelija Ari Elo toimi Tilastokeskuksen käyttöönoton projektipäällikkönä. Ari kertoo, että pitkä kokemus erilaisista taloushallinnon tehtävistä sekä järjestelmien käyttöönotoista oli hyvänä pohjana, kun hän otti vastuulleen Handin käyttöönoton valmistelun.

Tilausten tekemistä ja sopimusten käsittelyä keskitettiin lisää

Kaikki alkoi loppukevään kick off -tilaisuudesta, jonka jälkeen työ aloitettiin käymällä läpi kaikki viraston Rondo-käyttäjät sekä heidän käyttöoikeudet. Kaikki tilausten kanssa tekemisissä olevat saivat hankintavastaavan oikeudet. Tämä helpottaa asioiden hoitoa, kun kaikki voivat tehdä kaikkea. Taloushallintopalvelut saivat uutta vahvistusta, kun eri tilastoyksiköiden sihteerit yhdistettiin samaan sihteeritiimiin. Näin tilausten käsittelyä ja tiliöintiosaamista saatiin keskitettyä yhteen paikkaan, kun sihteeritiimi tekee keskitetysti tilauksia yksiköiden pyynnöstä. Tällä säästetään asiantuntijoiden aikaa, kun harvakseltaan tilauksia tekevien ei tarvitse opetalla systeemiä. Tilastokeskuksen tietohallintoyksikkö, tila- ja toimistopalvelut sekä kirjasto tekevät kuitenkin edelleen omat tilauksensa keskitetysti, Handin kautta totta kai. “Sitten meillä on tietysti myös maksuaikakortit käytössä yksittäisiä pieniä hankintoja, kuten kokoustarjoiluja varten”, kertoo Ari.

Tilastokeskuksen tavoite laskujen automaatiokäsittelylle lähivuosina on sama kuin valtiovarainministeriön asettama, eli 89%. “Se on kova tavoite, mutta siihen pyritään. Jos se ei onnistu, niin sitten mietitään toimintatapoja uudelleen”, toteaa Ari ja rientää seuraavaan tapaamiseen, joka sattuukin olemaan sihteeritiimin tiliöintikoulutus laskujen käsittelyä varten.

Pitkä projekti  mutta sujuva käyttöönotto

Kaiken kaikkiaan Handi-palvelun käyttöönotto on sujunut Tilastokeskuksessa hyvin. Käyttöönottoprojektin aloituksen (keväinen kick off -tilaisuus) ja varsinaisen käyttöönoton (1.11.) välinen aika oli Arin mielestä ehkä hieman pitkä. Toisaalta siinä oli hyvin aikaa käydä läpi sopimukset ja käyttöoikeudet. “Handi-palvelu on selkeä ja looginen, raportointi hieman erilaista, kuin Rondossa, mutta eiköhän tässä senkin opi”, toteaa Ari. “Tietysti jonkin verran on jouduttu pohtimaan eri toimintoja, mutta sekin on opettanut.”

“Jos kaikki sujuisi kuin rasvattu, oppiminenkin olisi vähäisempää. Samanlainen järjestelmä se on kuin kaikki muutkin, maalaisjärjellä pärjää jo pitkälle”, hän lisää. Ari kiittelee Palkeiden projektivastaava Heli Pitkäseltä sekä koko palveluryhmältä saatua apua sekä käyttöönoton valmistelussa että käyttöönoton jälkeen. Mukavaa lisä oli myös Palkeiden Hämeenlinnan toimipaikassa pidetyt käyttöönottokoulutukset. “Näki samalla vanhoja tuttujakin.”

Hyvä tilaisuus tarkentaa hankintaprosessia

Ari vinkkaa virastoille, joilla Handin käyttöönotto on vielä edessä, että valmistelu kannattaa hoitaa pala kerrallaan, alkaen käyttöoikeuksien miettimisestä Handissa tarvittavan osaamisen varmistamiseen. Käyttöönotto on hyvä tilaisuus katsoa viraston hankintaprosessia läpi muutenkin, esimerkiksi toiminnan keskittämisen kannalta. Positiivinen asenne muutoksen edessä auttaa pitkälle.

kati työpajassa

Handi-palvelun muutosehdotukset käsitellään läpinäkyvästi

Handi-palvelua koskevia kehittämisehdotuksia on saatu runsaasti pilottivaiheessa ja ensimmäisiltä palvelun käyttäjiltä. Muutoksia tehdään palvelujärjestelmään viikkosprinteissä tai versiopäivityksissä noin kuuden viikon välein. Esimerkiksi lokakuussa toteutettiin yhteensä noin 30 muutoskohdetta.

Kaikki muutosehdotukset käsitellään samalla mallilla. Muutospyynnön voi tehdä Tiimeri-työtilasta löytyvällä lomakkeella. Muutoshallinnan ryhmä käsittelee kaikki pyynnöt kerran viikossa. Ryhmässä on edustajat Palkeista ja järjestelmätoimittajalta. Muutoshallinnan ohjausryhmänä toimii muutoshallinnan seurantaryhmä, jossa on mukana kirjanpitoyksiköiden edustus. Tällä hetkellä kirjanpitoyksiköitä edustavat Verohallinto ja THL.

”Kun kaikki muutospyynnöt käsitellään saman mallin mukaan, voidaan varmistaa, että ne toteutetaan hallitusti ja Handi-palvelu toimii koko ajan laadukkaasti. Handi-palvelu on kaikille yhteinen ns. konsernitoteutus ja tällä mallilla varmistetaan, että muutokset palvelevat kaikkia käyttäjiä tasapuolisesti”, Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen sanoo.

tyopaja25102018

Handi-palvelu esittelyssä

Hankintoja digitalisoivat virastot kokoontuivat jälleen suurella joukolla kuulemaan ja keskustelemaan Handi-palvelun tilanteesta. Yhteensä osallistujia oli paikalla ja etäyhteyksien päässä 175 .

Seija Friman esitteli ensin Valtiokonttorin roolin hankintaprosessin omistajana. Uusi Hankintatoimen palvelut -yksikkö tuottaa mm.  linjauksia hankintatoimen ja Handi-palvelun käyttöönoton tueksi.

Handi-palvelun pilotoinnista rutkasti palautetta

Kati Siikonen Palkeista esitteli tilaamisen ja laskujenkäsittelyn ratkaisun eli Handi-palvelun käyttöönoton tilannetta valtiohallinnossa. Pilotit ovat tuotannossa ja tuottaneet huomattavan määrän korjaus- ja kehitysehdotuksia. Kiitos siitä.

Matti Pihlava esitteli innokkaille handilaisille Palkeiden omaa Handi-ympäristöä. Tämä selkiytti monia asioita erityisesti virastoissa, joissa käyttöönottoprojekti ei ole vielä käynnistynyt.

Tukimateriaalia Handi-tiimerissä

Valtionhallinnon sisäiseen Handi-tiimeriin on tuotettu runsaasti ohje-, koulutus- ja tukimateriaalia Handi-palvelun taustaksi ja käyttöönoton avuksi.

Myös 25.10.2018 pidetyn työpajan tallenne julkaistaan lähipäivinä Tiimerissä. Työpajat-kansiosta löytyy työpajojen esitysmateriaalit sekä tilaisuuden videotallenne.

Handi-tiimeri on avoin valtionhallinnon sisällä osoitteessa Handi.fi/tiimeri. Pääkäyttäjät (Jaana Beversdorf, Seija Friman, Hani Olsson ja Marianne Savinen) auttavat Tiimerin käytössä ja antavat käyttöoikeuksia työtilaan.

Handi.fi/tiimeri

logonelio

Uudelle Hilmalle etsitään ketterää tekijää

Uuden Hilman rakentaminen on edennyt jo teknisen toteuttajan hakuun.

Pilvipalvelut taitavaa toimittajaa etsitään Hilmassa julkaistulla tarjouspyynnöllä. Uuden Hilman toteuttaja voi rakentaa tiiminsä suhteellisen vapaasti, kunhan kyseessä ovat huipputyypit.

Tarjousten vertailussa Hansel käyttää hintaa (40 %) ja laatua (60 %). Laatukriteereinä ovat henkilöiden osaaminen ja kokemus (20 %), ehdotettu ratkaisu (25 %) ja projektin sujuva läpivienti (15 %). Valmiiksi uusi Hilma tulee saada 1.1.2020 mennessä.

Tutustu tarjouspyyntöön täällä. Tarjousaika päättyy 15.10.2018.

Lisätietoja

Timo Rantanen

kehityspäällikkö

timo.rantanen@hansel.fi

Time Planning Suunnittelu

Hankintojen suunnittelu ja kilpailutuskalenteri valtionhallinnossa vuonna 2019

Valtiolla hankintatoiminnan tulee pohjautua huolelliseen suunnitteluun. Hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 § 2).

Osana Valtion hankintojen digitalisointi -ohjelmaa toteutetaan nyt kolmatta kertaa valtion hankintayksiköiden hankintasuunnitelmien kerääminen ja näiden pohjalta julkaistaan valtion kilpailutuskalenteri 2019. Hankintojen suunnittelun avulla virastot voivat priorisoida hankintojaan sekä harkita vaihtoehtoisia hankintojen toteuttamistapoja. Ajoissa tehty, talouden ja toiminnan vuosisuunnitteluun kytketty, hankintasuunnittelu mahdollistaa myös hankintatoimelle asetettujen tavoitteiden, kuten innovaatioiden edistämisen, paremman huomioimisen.

Valtion konsernitasolla hankintasuunnitelmien kokoamisen avulla voidaan tunnistaa virastojen ja laitosten samankaltaisia hankintatarpeita yhdessä toteutettavaksi. Hankintojen suunnittelu ja mahdollinen yhdistäminen johtaa parempien ostoehtojen ja tarjousten saamiseen sekä päällekkäisen kilpailutus- ja tilaamistyön vähenemiseen. Lisäksi voidaan yhtenäistää ja yhdenmukaistaa hankittavia tuotteita ja palveluita, hyödyntää kilpailutuksiin ao. tuoteryhmän parasta asiantuntijaosaamista ja tehostaa sopimushallintaa.

Hankintojen suunnittelun tarkoituksena on:

  • kartoittaa ja ennakoida, millaisia harkinnanvaraisia menoja eli erikseen suunniteltavia hankintoja toiminta ja sille asetetut tulostavoitteet edellyttävät pakollisten menojen eli toiminnan ylläpitoon ja ydintoimintaan tarvittavien hankintojen lisäksi
  • selvittää pakollisten menojen osuus eli huomioida mitä, minkä suuruisia ja miten pitkäksi kaudeksi tehtyjä sitoumuksia on (vuokra-, huolto-, leasing- ja muut pitkäkestoiset sopimukset ja substanssitoiminnan pakolliset tarpeet)
  • priorisoida hankintatarpeet kiireellisyyden ja kriittisyyden perusteella annettujen määräkehysten puitteissa siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat sovittujen tulostavoitteiden ja tehtävien toteuttamista
  • määritellä hankintatarpeiden toteutustapavaihtoehdot
  • määritellä kilpailutuksista tai muusta toteutuksesta vastaavat tahot
  • antaa tarvittaessa muut hankintojen toteutusta koskevat toimintaohjeet
  • tukea sisäistä budjetointia eli hankintoihin liittyvien määrärahojen jakoa priorisoinnin perustella sovittuihin käyttökohteisiin ja sovituille toimintayksiköille vuositasolla
  • laatia hankintojen toteutusaikataulu (esimerkiksi kilpailutusten kilpailutuskalenteri) resurssien allokoimiseksi

Vuoden 2019 hankintojen suunnittelu ja kilpailutuskalenteri

Vuoden 2018 hankintasuunnitelmien keräämisen ja saadun palautteen johdosta toimintatapoja on edelleen muokattu käyttäjäystävällisempään suuntaan. Vuoden 2019 osalta pyydettävät tiedot vastaavat kuitenkin pitkälle sitä, mitä vuoden 2018 osalta pyydettiin eikä suuria muutoksia ole tehty.

Virastojen toivotaan tallentavan tiedossa olevat hankintasuunnitelmat suoraan tietokantaan 31.12.2018 mennessä. Tallennetuista hankintasuunnitelmista muodostetaan tammikuussa 2019 julkaistava valtion kilpailutuskalenteri kuitenkin siten, että virastojen vastuuhenkilöille jää mahdollisuus muokata ja täydentää hankintasuunnitelmaa sekä päättää mitkä hankinnat ja niitä koskeva tieto julkaistaan.

Lisätietoja

Hankintasuunnitelmataulukkoon sekä suunnitteluohjeisiin liittyviin kysymyksiin vastaa Hannu Koivurinta p.02955 30117 tai etunimi.sukunimi@vm.fi

Teknisissä kysymyksissä auttaa Kalle Pinni p. 0294 444 252 etunimi.sukunimi@hansel.fi

Ohje hankintojen suunnitteluun 31.8.2018 (pdf)