Kuvassa mies tutkii tilastokuvia.

Hankintatoimen arviointi kirjanpitoyksiköissä

Hankintatoimen johtamisen tueksi tarvitaan tietoa oman organisaation hankintojen ja hankintatoimen tilasta. Riittävien ja oikeiden tietojen avulla varmistetaan hankintaprosessin tuloksellista, tehokasta ja asiantuntevaa toteutusta. Mahdollisten kehittämiskohteiden tunnistamiseksi vertailutiedot muista organisaatioista ovat tarpeellisia. Hankintojen tiedolla johtamisen edellytysten parantamiseksi on päätetty ryhtyä keräämään tietoa olennaisimmista kohteista oheisen hankintatoimen arvioinnin avulla. Arviointi on tarkoitettu vastattavaksi kaikissa kirjanpitoyksiköissä ja se tulee kohdistaa nykyhetkeen.

Kirjanpitoyksikkö vastaa jokaiseen kysymykseen omasta näkökulmastaan. Vastauksista julkaistaan yhteenvetotietoja valtiohallinnon tasolla ja kukin kirjanpitoyksikkö saa käyttöönsä omat vastauksensa. Vertailutietoja eri kirjanpitoyksiköiden välillä julkaistaan vain siinä tapauksessa, että siihen on kaikkien osapuolten suostumus.

Hankintatoimen arviointi ja arviointiin vastaaminen on aiheena Handi-työpajassa tiistaina 19.5.2020.

Lisätietoa arvioinnista ja siihen vastaamisesta saa osoitteesta hankintatoimi@valtiokonttori.fi.

thought_bild

Handi-työpajassa aiheena hankintatoimen tulevaisuus

Handi-ohjelma päättyi maaliskuun lopussa ja valtion hankintatoimen kehittämisen katseet on suunnattu pitkälle horisonttiin. Hankintatoimen seuraavien kehitysaskeleiden suuntaan haettiin inspiraatiota Espoon hankintatoimen uusista toimintamalleista. Huhtikuun Handi-työpajassa kuultiin myös Herkkä-palvelun käyttöönoton etenemisestä ja tutustuttiin Hätäkeskuslaitoksen käyttökokemuksiin Handi-palvelusta.

Kaikissa budjettivaltion kirjanpitoyksiköissä otetaan käyttöön Herkkä palvelujärjestelmä, joka tulee korvaamaan palkkaluetteloiden kierrätykseen aiemmin käytössä olleet järjestelmät ja tuotantoympäristöt. Uuden ratkaisun myötä palkkaluetteloiden kierrätys siirtyy vuonna 2020 omaan erilliseen sähköiseen tuotantoympäristöönsä, jossa kierrätetään palkkaluettelot ja arkistoidaan arkistovelvoitteen alla olevat muut tositteet. Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen kertoo haastattelussa tarkemmin siitä, miten Herkkä-ratkaisun käyttöönotto tulee vaikuttamaan Palkeiden palvelutuotantoon ja asiakaslaskutukseen.

Onnistunut hankintatoimi tärkein kilpailuntekijä

Handi-palveluun liittyy paljon kehittämistarpeita ja toiveita. Monissa virastoissa siirtyminen Rondosta Handiin on vaatinut omaa hankintatoimen prosessin kuntoon saattamista. Niin myös Hätäkeskuslaitoksessa, jossa ollaan parhaillaan siirtymässä hajautetusta hankintatoimesta kohti hankintojen keskitettyä johtamista. Kun Handi-palvelu kokoaa tiedon hankinnoista yhteen paikkaan, järjestelmän avulla pyritään automatisoimaan rutiinitöitä ja hankinnat voidaan keskittää ydinjoukon tehtäväksi.

Hankintojen vaikuttavuuden lisääminen edellyttää kykyä vastata toimialan tarpeisiin ja hyödyntää toimivia markkinoita talouden kannalta edullisesti ja kestävästi. Espoon kaupungissa hankintojen strateginen johtaminen on pyritty sisällyttämään osaksi kaupungin johtamisjärjestelmää. Strateginen hankinta on Espoon kaupungin hankintajohtaja Ari Erkinharjun mukaan ennen kaikkea muutosten hallintaa. Vaikka jollekin hankinnan alueelle olisi kehitetty merkittävää lisäarvoa tuottava hankintastrategia, ei sillä ole merkitystä, jos strategiaa ei kyetä toteuttamaan tehokkaasti.

Strategiasta kategorioihin ja parempaan tilannekuvaan

Espoon kaupungissa proaktiivinen ja suunnitelmallinen ote toimittajamarkkinaan pyritään saavuttamaan hankintojen kategorisoinnilla ja kategoriajohtamisella (Category Management). Miten hankinnat sitten määritellään kategorioiksi? Kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta. Pienessä virastossa hankintoja ei kannata jakaa kovin pieniin osiin, mutta suuressa organisaatiossa hankinnat on hyvä jakaa pienempiin kokonaisuuksiin, jotta niitä on helpompi ohjata. Hankintakategorioita laadittaessa on olennaista huomioida myös toimittajamarkkinoiden ominaisuudet.

Miten kategoriajohtamista on sovellettu valtion virastoissa – tutustu Tullin tarinaan.

Kati Siikonen, Palkeet

Herkkä – en ny produktionsmiljö för hantering och arkivering av HR-information

Förändringen berör alla budgetstatens bokföringsenheter, påminner Kati Siikonen från Palkeet.

Tjänsten Herkkä ska ersätta de system och produktionsmiljöer som tidigare använts för återvinning av löneförteckningar. Herkkä tas i bruk inom alla statens bokföringsenheter hösten 2020. Hur kommer ibruktagandet av Herkkä att påverka Palkeets serviceproduktion och kundfakturering?

Återvinningen av löneförteckningar överförs år 2020 till en separat digital produktionsmiljö, där löneförteckningarna återvinns och övriga verifikat som omfattas av arkiveringsskyldighet arkiveras. Namnet Herkkä lanserades ursprungligen av Palkeets teknologidirektör Juha Koljonen. Namnet utgick från talspråket, och alla talar nu om Herkkä.

– Staten har en del tjänsteuppdrag där befattningsbenämningen eller platsen för utförandet av uppdraget är sekretessbelagd. Vi konstaterade att dessa uppgifter inte kan behandlas i en molntjänst utanför Finlands gränser, säger Kati Siikonen, projektchef för tjänsten Handi inom Palkeet.

Känsligt HR-material får ett nytt hem

Statsförvaltningen använde tidigare systemet Rondo för återvinning och arkivering av dokument. Under Handi-programmet förnyades de digitala beställningarna och hanteringen av fakturor, varvid Rondo ersattes av tjänsten Handi. För närvarande hanteras alla ekonomiförvaltningens och upphandlingsväsendets dokument i Handi.

– Man beslöt att separera återvinningen av löneförteckningar från Handi-tjänstens lösningshelhet, och för detta ändamål byggs en gemensam produktionsmiljö för alla ämbetsverk i Valtori-tjänsten, preciserar Siikonen.

Budgetförordningen förutsätter att alla kostnader samt utgifter och arvoden som betalas till löntagarnas konton granskas och godkänns. Löneutbetalnings- och löneräkningsprocessen är en egen process inom personaladministrationen, och som en del av den skapas ett dokument över lönekörningarna som kallas löneförteckning. För att skyldigheten enligt budgetförordningen ska uppfyllas skickas löneförteckningarna från Palkeets serviceproduktion till ämbetsverkens ansvarspersoner för granskning och godkännande.

Hos löne- och personaladministrationen finns dokument som tolkas som en del av bokföringens verifikatmaterial. De omfattas därför av arkiveringsskyldighet på samma sätt som inköpsfakturor och bokföringsrapporter inom ekonomiförvaltningen. För dokumenten gäller dessutom olika förvaringstider beroende på dokumentklass, och de får endast hanteras av tjänstemän som utnämnts för uppgiften.

Genomförandet av Herkkä-lösningen påverkar ämbetsverkens vardag tillfälligt

Ibruktagandet av Herkkä har två skeden. Enligt Palkeet kommer processen inte att medföra någon stor arbetsbörda för ämbetsverken, eftersom byggandet av systemmiljön under våren 2020 i stort sett inte kommer att påverka ämbetsverkens vardag. Det kommer dock att ske ett driftsavbrott i det gamla Rondo-systemet när det gamla verifikatmaterialet för bokföringen konverteras för den nya lösningen.

– Det är bra om ämbetsverken är beredda på det här. När överföringen av data till det nya systemet börjar får de gamla systemen inte användas, för att arkiveringskonverteringen ska kunna genomföras. Rondo-användarna kommer också att få anvisningar för ett tillfälligt förfarande för återvinning av löneförteckningar.

Herkkä-servicemiljön förverkligas enligt samma principer som det tidigare ibruktagandet av Handi-tjänsten – i samarbete med ämbetsverken.

– Rollerna och användarbehörigheterna inom godkännandet och granskningen av löneförteckningar kommer att avtalas i samarbete med ämbetsverken. Samtidigt tilldelas en viss person rätten att bläddra i gammalt verifikatmaterial, berättar Siikonen.

Den tjänstemiljö som Herkkä-lösningen kräver ska skapas i Valtori inom april. Palkeet kommer under de närmaste veckorna att ge de ämbetsverk som använder Rondo anvisningar för ibruktagandet av det tillfälliga förfarandet.

Herkkä i korthet:

  • Det nya servicesystemet Herkkä och en gemensam produktionsmiljö för återvinning av löneförteckningar tas i bruk vid sidan av Handi-tjänsten
  • Förändringen berör alla budgetstatens bokföringsenheter
  • Rondo-användarna får en tillfällig modell för godkännandeåtervinning av löneförteckningar mellan Palkeet och ämbetsverken
  • Alla material ska bort ur det gamla systemet före slutet av augusti, då Rondo-servermiljön börjar köras ner och tas ut bruk.

Mer information:
Projektchef för Handi-tjänsten Kati Siikonen, tfn 029562192, kati.siikonen(at)palkeet.fi

Handi_Fimea

Ett litet ämbetsverks stora insikt ger effektivare upphandlingar

Fimeas huvudkontor finns i Kuopio. Fimea har också verksamhetsställen i Helsingfors, Åbo och Tammerfors. Esko Kiiski och Tiina Rosholm arbetar ofta via Skype.

Enligt Fimeas upphandlingsexperter är ämbetsverkens upphandlingar inte rätt ställe att syssla med vetenskap. Ämbetsverkets karaktär och verksamhetsfält bör i stället vara utgångspunkten för all utveckling. Vid sidan av centralisering av upphandlingarna skapar tydliga förfaranden för konkurrensutsättning och upphandlingar förutsättningar för att exempelvis förbättra ansvarsfullheten i upphandlingarna.

Innan ansvaret för ämbetsverkets upphandlingar på ett tydligt sätt hade tilldelats en upphandlingskoordinator, levde man inom Säkerhets – och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimeas upphandlingsverksamhet kortsiktigt och i stunden. Omorganiseringen av upphandlingsväsendet och ibruktagandet av Handi gav dem som arbetar med upphandlingar en smidigare vardag. Samtidigt lyftes effektiviteten och ekonomin i upphandlingarna till en ny nivå.

– Övergången till Handi var en teknisk förändring. Utvecklingen av upphandlingsväsendets organisation hade större betydelse. Inom Fimea betraktas upphandlingsväsendet som strategiskt viktigt – samarbetet mellan upphandlingsproffsen och den övriga organisationen möjliggör en modern och strategisk hantering av ämbetsverkets upphandlingar, berättar ekonomidirektör Esko Kiiski, som ansvarar för upphandlingsväsendets organisation, angående de förändringar som gjorts under det senaste året.

Rediga upphandlingar – nöjda kunder

Även om upphandlingsverksamheten inom den offentliga sektorn sker centraliserat, måste varje organisation själv fastställa de strategiska målen och kategoriseringarna för sina upphandlingar samt modellen för hur de ska ledas. Fimea har strävat efter att göra sin upphandlingsverksamhet så transparent som möjligt för både ämbetsverkets egna tjänstemän och andra berörda parter. Som ett relativt litet ämbetsverk har Fimea hittat sin egen väg genom att koncentrera upphandlingsuppgifterna till en upphandlingsdirektör, en upphandlingskoordinator och en jurist.

– Elementen i upphandlingsverksamheten fungerar bra hos oss. Vår upphandlingsstadga har utarbetats enligt Hanko-modellen. De ekonomiskt sett största upphandlingarna är IT-upphandlingar. Vi gör upphandlingar av material och tjänster för upprätthållandet av ämbetsverkets verksamhet, och därtill gör vårt laboratorium sina egna upphandlingar, berättar upphandlingskoordinator Tiina Rosholm .

Europeiskt samarbete och innovation

Säkerhets – och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea är i egenskap av nationell myndighet även en del av det Europeiska myndighetsnätverket för läkemedelstillsyn. 85 procent av Fimeas finansiering kommer direkt från läkemedelsindustrin och aktörer inom den medicinska sektorn, medan 15 procent består av budgetanslag. Finansieringsgrunden återspeglas i utvecklingen av upphandlingar bland annat via europeiskt samarbete.

– Innovativitet i upphandlingarna syns för oss genom skötseln av gemensamma ärenden. Vi kan exempelvis konsultera andra europeiska läkemedelsverk i olika datatekniska upphandlingar och på motsvarande sätt dela med oss av vårt eget kunnande till andra länder i Europa, berättar Kiiski.

Fimea är ett centralämbetsverk underställt social- och hälsovårdsministeriet, som övervakar säkerheten hos läkemedel avsedda för människor och djur samt blod- och vävnadsprodukter. Som tillstånds- och tillsynsmyndighet för aktörer inom läkemedelsbranschen är Fimeas uppgift att utveckla läkemedelsbranschen och främja befolkningens hälsa. Till Fimeas uppgifter hör också samordning av den nationella utvecklingen av läkemedelsbranschen, forskningsuppgifter och utvärdering av läkemedelsbehandlingar.

Det finns rum för förbättring i samarbetet med leverantörer

Fimeas upphandlingsavdelning har i ett par års tid arbetat för att göra ämbetsverkets nya modell för upphandlingar känd inom sin organisation. Modellen grundar sig på det digitala konkurrensutsättningssystemet Cloudia samt beställnings- och fakturahanteringssystemet Handi.

Enligt upphandlingskoordinator Rosholm har de största utmaningarna i fråga om upphandlingar och utveckling anknutit till administrationen av och samarbetet med leverantörer i Handi-tjänsten.

– Mycket arbete har gjorts inom ämbetsverket för att få till stånd automatisk allokering av fakturornas referenser och avtalsnummer, och arbetet har också gett resultat. Upphandlingarna inom vårt ämbetsverk går som tåget. Vårt nästa mål är att öka automationsgraden i behandlingen av fakturor från omkring 20 procent, så att 50 procent av våra fakturor går till betalning automatiskt, berättar Rosholm målmedvetet.

Ämbetsverkets upphandlingar är en del av statens upphandlingsväsende

Den offentliga sektorn i Finland gör årligen upphandlingar för omkring 35 miljarder euro. Genom offentliga upphandlingar kan man främja samhälleliga mål med hjälp av olika verksamhetsmodeller. Oberoende av om man talar om upphandlingar på statens eller ämbetsverkets nivå är riskhantering samt öppen, jämlik och väldokumenterad marknadsdialog centrala faktorer.

– Vi är nöjda med resultaten av vårt utvecklingsarbete, centraliseringen av upphandlingarna och förtydligandet av ansvaret inom upphandlingsprocessen. Vid sidan av ämbetsverket måste upphandlingsväsendet i framtiden utvecklas för ett tätare samband med budgetprocessen även på statsförvaltningens nivå, påminner Kiiski.

Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea tipsar om god praxis:

  • Man bör inte göra upphandlingarna till en vetenskap, utan anpassa anvisningarna för upphandlingsverksamheten enligt ämbetsverkets karaktär. På så sätt kan upphandlingsväsendet som helhet göras mer lättbegripligt för den tjänsteman som ska genomföra upphandlingarna.
  • En granskning av modellen för uppföljningsobjekt i förhållande till Handi-förfarandet gör det lättare att upprätthålla en lägesbild i fråga om upphandlingsväsendet. Samtidigt uppmuntrar det till mer omfattande användning av automatisering, när inköpsfakturor går direkt till betalning.
  • Centralisering av upphandlingarna enligt principen om alla tjänster på ett och samma ställe förbättrar effektiviteten. Några personer inom organisationen har gedigen expertis gällande upphandlingar, och konkurrensutsättningarna kan skötas centraliserat.

 

Text och bild: Henni Purtonen

Automation of business workflows and processes with businessman

Tilannekuva julkisten hankintojen nykytilasta on valmistunut

Julkisten hankintojen ammattilaiset ovat ensimmäistä kertaa laatineet kattavan tilannekuvan julkisten hankintojen nykytilasta ja kehittämiskohteista valtiovarainministeriö kertoo 14.4.2020 julkaistussa tiedotteessaan. Kuntaministeri Sirpa Paatero asetti yhteistyössä Kuntaliiton kanssa viime syksynä Hankinta-Suomi ohjelman, jonka yhtenä tavoitteena on laatia kansallinen hankintastrategia.

– Julkiset hankinnat ovat tärkeä väline hallituksen päätavoitteiden toteuttamisessa. Tämä kattava tilannekuva luo hyvän pohjan vastuullisempiin hankintoihin. Se osoittaa myös, että meidän ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Ympäri Suomea on jo käytössä toimintamalleja, joita pitää saada laajemmin käyttöön, Paatero sanoo tiedotteessa.

Tilannekuva sisältää konkreettisia suosituksia organisaatioille ja hankinta-ammattilaisille

Osana kansallisen hankintastrategian valmistelua ja verkostomaisen yhteistyön puitteissa hankintojen ammattilaiset ovat kartoittaneet Suomen julkisten hankintojen nykytilaa, työstäneet keskeisiä kehittämiskohteita ja laatineet toimenpide-ehdotuksia, jotka julkaistaan nyt kattavana tilannekuvana. Valtiovarainministeriö kertoo, että tilannekuva on lajissaan ensimmäinen.

Tilannekuva koostuu seitsemästä teemasta, joita ovat hankintojen strateginen johtaminen, hankintaosaamisen kehittäminen ja kyvykkyydet, taloudellinen kestävyys, sosiaalinen kestävyys, ekologinen kestävyys, innovaatiot sekä markkinoiden toimivuus julkisten hankintojen näkökulmasta. Kunkin teeman yhteyteen on laadittu ammattilaisten koostamat listat: ehdotukset kansallisiksi toimenpiteiksi, suositukset hankintayksiköille sekä suositukset yrityksille.

Valtiovarainministeriön mukaan tilannekuvan pohjalta on helppo tunnistaa valtakunnallisia hankintojen strategisia kehittämiskohteita. Lisäksi tilannekuva sisältää hyviä vinkkejä ja suosituksia, joita valtion, kuntien ja yritysten toimijat voivat ottaa heti käyttöönsä, myös ilman kansallisia kehittämistoimia, valmisteluryhmän puheenjohtajana toiminut Kuntaliiton johtava lakimies Katariina Huikko toteaa tiedotteessa.

– Tilannekuvan valmistelu on tapahtunut tiiviillä aikataululla ja hankinta-ammattilaiset ovat osallistuneet sen laatimiseen oman varsinaisen työnsä ohessa. Olen erittäin iloinen, että meillä on Suomessa näin asiaansa sitoutunut ja ammattitaitoinen joukko, Huikko kuvaa valmisteluprosessia.

Ohjelman tavoitteena on lisätä julkisten hankintojen vaikuttavuutta

Yleisen arvion mukaan julkisiin hankintoihin käytetään Suomessa noin 35 miljardia euroa vuosittain. Hankintoihin käytettävillä verovaroilla tulee saada kansalaisille laadukkaita palveluita, vaikuttaa ekologiseen ja sosiaaliseen kestävyyteen sekä edistää elinvoimaisia markkinoita ja julkisen talouden kestävyyttä. Hankinta-Suomi-toimenpideohjelma tähtää siihen, että julkiset hankinnat kehittyvät Suomessa entistä vaikuttavammiksi.

– Nyt julkaistu laaja tilannekuva antaa vakaan pohjan kehittämistyön suuntaamiseen ja verkostomaisen yhteistyön jatkamiseen, summaa Hankinta-Suomi ohjelmajohtaja, finanssineuvos Tarja Sinivuori-Boldt valtiovarainministeriöstä.

Kansallinen hankintastrategia valmistuu alkusyksystä 2020.

Suomen julkisten hankintojen tilannekuva

Lisätietoja:

Finanssineuvos, Tarja Sinivuori-Boldt, valtiovarainministeriö, puh. 02955 30433, tarja.sinivuori-boldt(at)vm.fi

Johtava lakimies Katariina Huikko, Kuntaliitto, puh. 050 566 4327, katariina.huikko(at)kuntaliitto.fi

koronavirus

Koronavirus ja julkiset hankinnat

Julkisten hankintojen neuvontayksikkö ohjeistaa koronaviruksen vaikutuksista julkisiin hankintoihin ja hankintayksiköiden tekemiin hankintasopimuksiin.

Julkisten hankintojen neuvontayksikölle on tullut useita yhteydenottoja liittyen koronaviruksen (COVID-19) vaikutuksista hankintasopimuksiin ja hankintaprosessiin yleisesti. Hankinnat.fi-sivuille on koottu julkisten hankintojen neuvontayksikön tulkintoja hankintalakiin liittyvistä kysymyksistä, suosituksia hankintayksiköille sekä vastauksia yleisimpiin asiasta esitettyihin kysymyksiin.

Lue lisää > 

Hankinta-Suomi

Vaikuta kansalliseen hankintastrategiaan – osallistu Hankinta-Suomen verkkoaivoriiheen!

Syksyllä 2020 valmistuu Suomen yhteinen julkisten hankintojen strategia. Osallistu verkkoaivoriiheen ja hyödynnä mahdollisuus vaikuttaa strategian tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Verkkoaivoriihi on avoinna 9. – 27.3.2020.

Julkisten hankintojen yhteiskunnallinen ja euromääräinen vaikutus on merkittävä. Suomessa on lukuisia erilaisia toimijoita toteuttamassa julkisia hankintoja – pieniä ja isoja hankintayksikköjä, hankintarenkaita ja yhteishankintayksikköjä. Toisaalta tarjoajapuolella on muun muassa monikansallisia yrityksiä, järjestöjä sekä pk- ja kasvuyrityksiä.

Kansallinen hankintastrategia luodaan yhdessä

Hankinta-Suomi -kehittämisohjelmassa työstetään kansallista hankintastrategiaa laaja-alaisessa yhteistyössä.  Toimenpiteet ja panostukset, joiden kautta yhteisiin tavoitteisiin päästään muodostavat merkittävän osan kansallisesta hankintastrategiasta. Tähän mennessä on tunnistettu muun muassa yhteisiä tahtotiloja ja tavoitteita.

Kehittämisohjelmassa tavoitellaan toimivia ja laadukkaita hankintoja, joita tehdään osallistavasti ja markkinoiden elinvoimaisuutta edistäen. Hankinnoilla voidaan edistää organisaation tavoitteiden toteutumista, kuten taloudellista, sosiaalista ja ekologista kestävyyttä sekä uudistumista. Tavoitteiden saavuttaminen vaatii strategista otetta, kyvykkyyttä julkisten hankintojen potentiaalin hyödyntämiseen vaikuttavasti sekä tiedolla johtamista.

Verkkoaivoriihen tarkoituksena on tuoda osallistujien ajatukset hyödynnettäväksi kansallisen hankintastrategian valmisteluun entistä vaikuttavampien julkisten hankintojen edistämiseksi.

Nyt on erinomainen hetki vaikuttaa ensimmäistä kertaa laadittavaan kansalliseen hankintastrategiaan. Verkkoaivoriihessä annetaan vastaukset anonyymisti ja sen täyttäminen kestää muutaman minuutin. Pääset verkkoaivoriiheen tästä.

Kati Siikonen, Palkeet

Herkkä – HR-tietojen käsittelyn ja arkistoinnin uusi tuotantoympäristö

Kati Siikonen
Muutos koskee kaikkia budjettivaltion kirjapitoyksiköitä, muistuttaa Kati Siikonen Palkeista.

Herkkä-palvelu tulee korvaamaan palkkaluetteloiden kierrätykseen aiemmin käytössä olleet järjestelmät ja tuotantoympäristöt. Herkkä-ratkaisu otetaan käyttöön valtion kaikissa kirjanpitoyksiköissä syksyllä 2020. Miten Herkkä-ratkaisun käyttöönotto tulee vaikuttamaan Palkeiden palvelutuotantoon ja asiakaslaskutukseen?

Palkkaluetteloiden kierrätys siirtyy vuonna 2020 omaan erilliseen sähköiseen tuotantoympäristöönsä, jossa kierrätetään palkkaluettelot ja arkistoidaan arkistovelvoitteen alla olevat muut tositteet. Herkkä-nimen lanseerasi alun perin Palkeiden teknologiajohtaja Juha Koljonen. Nimi lähti elämään puhekielessä ja kaikki puhuvat nyt Herkästä.

– Valtiolla on jonkin verran virkatehtäviä, joiden tehtävänimike tai virkatehtävän suorituspaikka ovat salassa pidettävä. Totesimme, ettei näitä tietoja voi käsitellä Suomen rajojen ulkopuolella sijaitsevassa pilvipalvelussa, Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen Palkeista sanoo.

Henkilöstöpuolen arkaluonteiset materiaalit saavat uuden kodin

Valtionhallinnossa on aikaisemmin ollut käytössä asiakirjojen kierrätys ja arkistointijärjestelmä Rondo. Handi-ohjelman aikana sähköinen tilaaminen ja laskujenkäsittely uudistettiin, jolloin Rondo korvattiin Handi-palvelulla. Tällä hetkellä kaikki taloushallinnon ja hankintatoimen dokumentit käsitellään Handi-palvelussa.

– Palkkaluetteloiden kierrätys päätettiin irrottaa Handi-palvelun ratkaisukokonaisuudesta ja sitä varten rakennetaan erillinen kaikille virastoille yhteinen tuotantoympäristö Valtorin käyttöpalveluun, Siikonen tarkentaa.

Talousarvioasetus edellyttää, että kaikki menot ja palkansaajien tileille maksettavat palkat ja palkkiot asiatarkastetaan ja hyväksytään. Palkanmaksu- ja laskentaprosessi on oma henkilöstöhallinnon prosessi, jonka osana palkka-ajoista muodostetaan dokumentti nimeltään palkkaluettelo. Jotta talousarvioasetuksen velvoite täyttyisi, palkkaluettelot lähetetään Palkeiden palvelutuotannosta virastojen vastuuhenkilöille tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi.

Palkka- ja henkilöstöhallinnon puolella on asiakirjoja, jotka tulkitaan osaksi kirjanpidon tositeaineistoa. Sen vuoksi niihin pätee arkistointivelvoite vastaavalla tavalla kuin taloushallinnon puolella ostolaskuihin ja kirjanpidon raportteihin. Dokumenteilla on lisäksi asiakirjaluokkakohtaiset säilytysajat ja niitä saavat käsitellä vain tehtävään nimetyt virkamiehet.

Herkkä-ratkaisun toteutus vaikuttaa virastojen arkeen hetkellisesti

Herkkä-ratkaisun käyttöönotossa on kaksi vaihetta. Isoa työkuormaa ei virastoille ole Palkeiden mukaan tulossa, sillä kevään 2020 aikana toteutettava järjestelmäympäristön rakentaminen ei juurikaan heijastu virastojen arkeen. Vanhaan Rondo-järjestelmään tulee kuitenkin käyttökatko siinä vaiheessa, kun vanhaa kirjanpidon tositearkistoa lähdetään konvertoimaan uuteen ratkaisuun.

– Tähän on hyvä varautua virastoissa. Kun tietojen siirto uuteen järjestelmään alkaa, vanhoissa järjestelmissä ei saa olla käyttöä, jotta arkistointikonversiota pystytään toteuttamaan. Lisäksi Rondo-käyttäjiä tullaan ohjeistamaan väliaikaisesta toimintamallista palkkaluetteloiden kierrätystä varten, Siikonen muistuttaa.

Herkkä-palveluympäristö toteutetaan samojen periaatteiden mukaisesti kuin aiempi käyttöönotto Handi-palvelun puolelle – yhteistyössä virastojen kanssa.

– Roolit palkkaluetteloiden hyväksyntään ja tarkastamiseen sekä käyttövaltuudet tullaan sopimaan virastojen kanssa yhdessä. Samalla määrittelemme myös vanhojen tositearkistojen selailuoikeuksien nimeämisestä tietyille henkilöille, Siikonen sanoo.

Herkkä-ratkaisun edellyttämä käyttöpalveluympäristö on määrä toteuttaa Valtorille huhtikuun loppuun mennessä. Palkeet tulee lähiviikkojen aikana ohjeistamaan Rondoa käyttäviä virastoja väliaikaisen toimintamallin käyttöönotosta.

 

Herkkä-ratkaisu lyhyesti:

  • Handi-palvelun rinnalle uusi Herkkä-palvelujärjestelmä ja yhteinen tuotantoympäristö palkkaluetteloiden kierrätykseen
  • Muutos kaikissa budjettivaltion kirjanpitoyksiköissä
  • Rondo-käyttäjille tulossa väliaikainen toimintamalli palkkaluetteloiden hyväksymiskierrätykseen Palkeiden ja virastojen välillä
  • Kaikki materiaalit pois vanhasta järjestelmästä elokuun loppuun mennessä, jolloin alkaa Rondo-palvelinympäristön alasajo ja Rondo poistuu käytöstä.

 

Lisätietoja:
Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen, puh. 029562192, kati.siikonen(at)palkeet.fi

Handi_Fimea

Pienen viraston suuri oivallus tehostaa hankintoja

Fimean päätoimipaikka sijaitsee Kuopiossa. Fimealla on työskentelypisteet myös Helsingissä, Turussa ja Tampereella. Esko Kiiski ja Tiina Rosholm työskentelevät usein Skypen välityksellä.

Virastojen hankinnat eivät Fimean hankinta-asiantuntijoiden mukaan ole oikea paikka tehdä tiedettä. Viraston luonne ja toimintakenttä sen sijaan tulisi asettaa kaiken kehittämisen lähtökohdaksi. Hankintojen keskittämisen lisäksi yksinkertaiset ja selkeät toimintamallit kilpailutukseen ja hankintoihin luovat edellytykset, joiden kautta esimerkiksi hankintojen vastuullisuutta voi kirittää.

Ennen kuin viraston hankinnat olivat selkeästi vastuutettu hankintakoordinaattorille, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean hankintatoimessa elettiin lyhytnäköisesti hetkestä toiseen. Viraston hankintatoimen uudelleenorganisointi ja Handi-palvelun käyttöönotto sujuvoittivat hankintojen parissa työskentelevien arkea. Samalla hankintojen tehokkuus ja taloudellisuus nousivat uudelle tasolle.

– Siirtymä Handi-palveluun oli tekninen muutos. Suurempi merkitys oli hankintatoimen organisoinnin kehittämisellä. Fimeassa hankintatoimi nähdään strategisesti tärkeänä – yhteistyö hankinnan ammattilaisten ja muun organisaation kesken mahdollistaa modernin strategisen otteen viraston hankintoihin, hankintatoimen organisoinnista vastaava talousjohtaja Esko Kiiski kuvailee kahden viime vuoden aikana tapahtuneita muutoksia.

Selkeät hankinnat – tyytyväiset asiakkaat

Vaikka julkisella sektorilla hankintatoimea ohjataan keskitetysti, jokaisen organisaation on itse määriteltävä hankintatoimensa strategiset tavoitteet, kategorisoinnit ja niiden johtamisen malli. Fimean hankintatoimesta on yritetty tehdä mahdollisimman läpinäkyvää niin viraston omille virkamiehille kuin sidosryhmillekin. Suhteellisen pienenä virastona Fimea on löytänyt oman polkunsa keskittämällä hankintatoimen tehtävät hankintajohtajan, hankintakoordinaattorin ja lakimiehen harteille.

– Hankintatoimen elementit meillä on hyvin kohdallaan. Hankintasääntömme on tehty Hanko-mallin mukaan. Rahallisesti suurimpia hankintoja ovat it-hankinnat. Teemme viraston toiminnan ylläpitämiseen liittyviä materiaali- ja palveluhankintoja, minkä lisäksi laboratoriomme tekee omat hankintansa, hankintakoordinaattori Tiina Rosholm kertoo.

Eurooppalaista yhteistyötä ja innovaatioita

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea on kansallisena viranomaisena myös osa Euroopan lääkevalvonnan viranomaisverkostoa. Fimean rahoituksesta 85 prosenttia tulee suoraan lääketeollisuudelta ja lääkealan toimijoilta, ja loput 15 prosenttia koostuvat budjetissa myönnetyistä määrärahoista. Rahoituspohja heijastuu hankintojen kehittämiseen muun muassa eurooppalaisen yhteistyön välityksellä.

– Hankintojen innovatiivisuus näyttäytyy meille yhteisten asioiden hoitamisen kautta. Voimme esimerkiksi konsultoida toisia eurooppalaisia lääkevirastoja erilaisissa tietoteknisissä hankinnoissa ja vastaavasti voimme levittää omaa osaamistamme muihin Euroopan maihin, Kiiski innostuu.

Fimea on sosiaali- ja terveysministeriön alainen keskusvirasto, joka valvoo ihmisille ja eläimille tarkoitettujen lääkkeiden sekä veri- ja kudosvalmisteiden turvallisuutta. Lääkealan toimijoiden lupa- ja valvontaviranomaisena Fimean tehtävänä on kehittää lääkealaa ja edistää väestön terveyttä. Fimean tehtäväksi on lisäksi määritelty lääkealan kansallisen kehittämisen koordinointi, tutkimustehtävät ja lääkehoitojen arviointi.

Toimittajayhteistyössä parannettavaa

Fimean hankintatiimi on parin vuoden ajan tehnyt organisaatiossaan tunnetuksi viraston uudistunutta hankintatoimen mallia, jonka tukipilareita ovat sähköisen kilpailutuksen järjestelmä, Cloudia, ja sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu. Hankintakoordinaattori Rosholmin mukaan suurimmat haasteet hankintojen kehittämisen polulla ovat liittyneet Handi-palvelun toimittajahallintaan ja toimittajayhteistyöhön.

– Laskujen viitteiden ja sopimusnumeroiden automaattiseen kohdistukseen virastossa on tehty paljon töitä ja työ on tuottanut tulosta. Hankinnat virastossamme kulkevat kuin juna raiteillaan. Seuraavaksi tavoitteenamme on kasvattaa laskujen käsittelyn automaatioastetta noin 20 prosentista, jolloin 50 prosenttia laskuistamme menisi automaattisesti maksuun, Rosholm sanoo määrätietoisesti.

Viraston hankinnat osa valtion hankintatoimen isoa kuvaa

Suomessa julkinen sektori tekee hankintoja vuosittain noin 35 miljardilla eurolla. Julkisilla hankinnoilla voidaan edistää yhteiskunnallisia tavoitteita eri toimintamalleja hyödyntäen. Puhuttiinpa hankintatoimesta valtionhallinnon tai viraston tasolla, menetelmissä keskeistä on riskin hallinta ja avoin, tasapuolinen sekä huolellisesti dokumentoitu markkinavuoropuhelu.

– Olemme tyytyväisiä kehitystyömme tuloksiin, hankintojen keskittämiseen ja hankintaprosessin vastuiden kirkastamiseen. Viraston lisäksi hankintatoimintaa pitää tulevaisuudessa kehittää entistä tiiviimmin budjetointiprosessin yhteyteen myös valtionhallinnon tasolla, Kiiski muistuttaa.

 

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Hankinnoista ei kannata tehdä tiedettä, vaan sopeuttaa hankintatoiminnan ohjeistus viraston luonteen mukaan. Näin hankintatoimen kokonaisuudesta voidaan tehdä helpommin ymmärrettävää hankintoja tekeville virkamiehille.
  • Seurantakohdemallin tarkastelu Handi-toimintamallia vasten auttaa hankintatoimen tilannekuvan ylläpitämisessä. Samalla se kannustaa automaation laajempaan hyödyntämiseen, kun ostolaskut menevät suoraan maksuun.
  • Hankintojen keskittäminen yhden luukun periaatteen keinoin lisää tehokkuutta. Organisaatiossa muutamalla ihmisellä on vankka asiantuntemus hankinnoista ja kilpailutukset voidaan hoitaa keskitetysti.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

Sirpa Reunanen-Alatalo

Ordning på upphandlingarna med kategorisk ledning

Sirpa Reunanen-Alatalo, upphandlingschef vid tullen, tror på strategisk utveckling av upphandlingsfunktionen.

Tullens organisation byggdes om och man gav sig målmedvetet in med metoder för kategorisk ledning för att utveckla upphandlingsfunktionen. När utvecklingen av upphandlingar bygger på tillräcklig information respektive hantering och analys av den, kan organisationens datamaterial och kompetens bättre tas i bruk. Inom Tullens upphandlingsfunktion tror man på att leda med kunskap.

Arbetsredskapen ändrades och cheferna byttes – framtiden  var oviss. Tullen förnyade organisationen medan hela upphandlingsfunktionens strukturer samtidigt formades om. Staten gemensamma elektroniska system för hantering av beställningar och fakturor, Handi, togs i bruk inom Tullen för ungefär ett år sedan. Även en ändring av modellen för godkännande av upphandlingar strödde en extra krydda över helheten. Reformen av allt detta skedde på en gång.

Förutsättningar för att leda med kunskap

Innan Handi togs i bruk hade Tullen använt systemet Tilha för orderhantering, vilket Tullens upphandlingschef Sirpa Reunanen-Alatalo kallade en välbekant fiende. Implementeringen av Handi ändrade tidigare praxis nu när samma datasystem hanterar såväl förfrågningar om upphandling som fakturor. Handi visar upp sådant om upphandlingarna som man tidigare inte visste.

– Det blir lättare att upprätthålla en lägesbild över upphandlingsfunktionen när alla de fakturor som irrar omkring för sig kan lokaliseras i ett enda system. När det gäller att använda Handi är vi dock alltjämt på väg och har ännu varken kunnat identifiera eller korrigera alla utvecklingsobjekt, säger Reunanen-Alatalo.

Kategorier strukturerar och förståelsen för helheten ökar

Under de senaste åren har en stor våg med förändringar reformerat praxis vid upphandlingar inom Tullen. Samtidigt som tjänsten Handi togs i bruk reformerades Tullens organisation så att gruppen för dataadministration respektive upphandling fusionerades till en upphandlingsfunktion. Tullen har under drygt halvtannat år även lanserat såväl en idé om upphandlingskategorier som kategoriskt ledning.

I stället för en organisationshierarki har upphandlingarna i Tullen delats in i tre kategorier: ICT-upphandlingar, lokalspecifika upphandlingar och verksamhetsupphandlingar. Respektive kategori har också egna underkategorier. Lösningen ger helheten av den omfattande och komplicerade upphandlingsfunktionen en struktur och då blir det lättare att planera den och upprätthålla en lägesbild.

– När alla upphandlingar, avtal och beställningar placeras i kategorier och deras undergrupper kan upphandlingsfunktionen värd 60 miljoner avgränsas till ett stycke mänsklig storlek. I fråga om kategoriskt ledning har vi bara kommit igång, men kursen känns rätt, säger Reunanen-Alatalo.

Cheferna stöder och alla deltar

Medan ändringen drar igenom hela organisationen måste arbetstagarna jobba under osäkra förhållanden i långa perioder. I projektet för att utveckla upphandlingsfunktionen hade ledningsgruppen, dit det hörde folk från Tullens olika avdelningar och funktioner, den viktiga uppgiften att kontrollera ändringens verkställighet. Även sakkunniga som utförde upphandlingar togs aktivt med i utvecklingen.

– Tulltjänstemännen kunde dock bättre ha tagits i beaktande. Fastän tjänsten Handi är gemensam inom statsförvaltningen var det dock verkets uppgift att organisera utbildningen. Där gick vi vilse. Vi rättar fortfarande till att vi inte ordnade mer omfattande utbildning före implementeringen, utan gav 1 900 tjänstemän endast instruktioner för hur en förfrågan om upphandling görs i Handi, berättar Reunanen-Alatalo.

Fördelar för samhället och kommunerna genom upphandlingar

Offentliga upphandlingar är ett betydelsefullt sätt att uppnå de strategiska målen för såväl regeringsprogrammet som kommunerna. Programmet Handi har bidragit till att göra upphandlingsfunktionen känd genom att göra de samhälleliga effekterna av, och samarbetet för offentliga upphandlingar mer synliga. Reunanen-Alatalo har arbetat med upphandlingar i tio år på Tullen och i hennes kristallkula ser framtiden ljus och arbetsdryg ut för upphandlingsfunktionen.

– Vi fortsätter att utveckla den kategoriska ledningen och har fått en god start. Det går inte ännu att mäta fördelarna med kategorisk ledning, men vi fortsätter målmedvetet att utveckla det, säger Reunanen-Alatalo.

Kontrollen av osäkerhet kräver strategisk ledning

Megatrender som påverkar framtiden och miljön förändrar verksamhetsmiljön för organisationer. Förändringarna i verksamhetsmiljön skapar behov och förutsättningar att utveckla upphandlingsfunktionen. Globaliseringen av verksamheten, tilltagande konkurrens och ökad användning av elektroniska verktyg kräver även att upphandlingsfunktionen kontrollerar verksamheten och dess miljö på ett nytt sätt.

Upphandlingsfunktionen förändras i god fart från operativ verksamhet mot mer strategiska utvecklingsuppgifter. Det krävs att anställda inom upphandlingsfunktionen har mångsidigare kompetens, ny verksamhetspraxis och kritisk blick när det gäller exempelvis ansvaret visavi upphandlingar.

– Vi här på Tullen har ett bra ramverk och utför saker och ting på ett professionellt sätt i fråga om såväl förfrågningar om upphandlingar som konkurrensutsättning. Tullens mångsidiga behov av upphandling, av allt från tjänstedräkter till datasystem eller till exempel apparater för genomlysning gör upphandlingarna komplicerade och intressanta, säger Reunanen-Alatalo entusiastiskt.

Ledning av helheten

Kloka upphandlingar sparar inte endast kostnader, utan ger även mervärde och resultat. När det gäller att utveckla statens upphandlingsväsende är det i grunden fråga om hur väl man lyckas på statsförvaltningens nivå med att leda helheten.

– Statsförvaltningens upphandlingsväsende och samfällda upphandlingar befinner sig i en övergångsperiod. Har parten som styr helheten av statsförvaltningens upphandlingsväsende tillräcklig förståelse för ämbetsverkens arbetsfält, frågar Reunanen-Alatalo.

Tullen tipsar om god praxis:

  • Tanken, att alla anställda på Tullens är användare av Handi. Ansvaret ökar när varje medarbetare kan hantera sina egna beställningar själv.
  • Upphandlingshelheten får stadga när det endast görs produktkataloger eller integrering i webbutiker om ett avtal tecknats med leverantören.
  • Samarbete ger styrka – undersök möjligheterna: I fråga om upphandlingar är syftet med PTR-samarbetet att identifiera de delområden av upphandlingar vid Polisen, Tullen och Gränsbevakningsväsendet som ger möjligheter till samarbete. Till exempel sådana gemensamma upphandlingar av varor som används för att skydda samhället där samma avtal kan tillämpas.

 

Text och bild: Henni Purtonen