hacker-1944688_640

Handi-palvelun tietoturvakysymyksiin vastauksia

Turvallisuusvirastojen, Palkeiden, valtiovarainministeriön ja Valtiokonttorin edustajia kokoontui keskiviikkona tutustumaan tietoturva-asioihin Handi-palveluun liittyen. Palvelun toimittaja SoftCo esitteli toimintamalliaan sekä kuinka sovellus vastaa valtion tietoturvavaatimuksiin.

Yhteinen järjestelmä tulee kaikille

Tilaisuuden aluksi Tero Meltti valtiovarainministeriöstä selvitti taustoja sille, miksi virastot ovat velvollisia ottamaan Handi-palvelun käyttöönsä. Ensisijaisena tavoitteena on kuitenkin tehdä yhteisesti tuotetuista palveluista niin hyviä ja luotettavia, että niitä halutaan käyttää.

Hankintatoimen ohjauksen taustalla olevia säädöksiä ovat mm. talousarviolaki ja -asetus sekä ns. TORI-laki (Laki valtion yhteisten tieto- ja viestintäteknisten palvelujen järjestämisestä). Valtiovarainministeriön ohjauskeinoina ovat säädösohjaus, konsernitoimijoiden tulosohjaus ja resurssiohjaus. 

Handin käyttöönotto on jatkumoa yhteisinä palveluina käyttöönotetuille ratkaisuille, kuten Kieku ja M2. Käytössä on yhteinen järjestelmä, jonka käyttöön ja siihen liittyvään toimintaprosesseihin Palkeet tuottaa keskitettyjä palveluja.

Valtionhallinnon edustajista Juha Koljonen kertoi vielä Palkeiden riskienhallintamenettelyistä ja Kati Siikonen Palkeiden jatkuvuus- ja valmiussuunnittelusta sekä häiriöhallinnasta. Valtionhallinnon edustajien aineistot ovat nähtävissä valtionhallinnon sisäisessä Handi-tiimerissä.

Luottavaisin mielin EU:n sisällä

SoftColta paikalla olivat toimitusjohtaja Anton Scott ja projektijohtaja Robert Hickey sekä tuotantopäällikkö Harri Salmela. Hickey avasi esittelemällä SoftCon tietoturvaratkaisujen eri ”kerroksia” kuulijoille. Tietoturvaratkaisut on rakennettu mm. asiakirjojen, prosessien, käyttäjien ja ympäristön hallintaan.

Kontrollit ulkopuolelta tulevien verkkohyökkäysten estämiseksi vaikuttivat erittäin tehokkailta ja uusinta teknologiaa hyödyntäviltä kuten kaikki muutkin tietoturvaratkaisut. Palomuuri on koko ympäristön ympärillä, mutta lisäksi jokaisen palvelimen ympärillä.

Esitysten yhteydessä tuli selvyyttä monia viranomaisia askarruttaneisiin kysymyksiin. Kaikki Suomen valtionhallinnon tieto tulee sijaitsemaan EU:n alueella (Dublinissa), Euroopan ulkopuolelle ei viedä tai monisteta mitään. Amazonilla ei ole pääsyä sisälle palvelimiin, vain SoftColla, joka käyttää Amazonin infrastruktuuria vain palveluna. Tuotekehitys tehdään kokonaisuudessaan Suomessa.

Voimme vähitellen siirtyä kesälomille luottavaisin mielin ja jatkaa käyttöönottoja jälleen heinäkuun jälkeen.

logonelio

Kirje virastojohdolle

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman etenemisestä on lähetetty tänään 4.6.2018 alla oleva kirje virastojohdolle. Kirje lähetettiin tiedoksi Valtion hankintojen digitalisointi –toteutusohjelman ohjausryhmälle, vastuuhenkilölle ja virastojen muutosjohtamisen vastuuhenkilöille.

Arvoisat kansliapäälliköt ja virastopäälliköt

Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelman (Handi) toimeenpano etenee hyvin. Kiitos tuloksista kuuluu kaikille ohjelman toteutukseen osallistuneille kaikissa valtion virastoissa.

Tähän kirjeeseen on koottu virastojen näkökulmasta kevään 2018 olennaisimmat kehitysaskeleet ja virastoilta odotettavat toimenpiteet. Lisätietoja kirjeen asioista osoitteesta handi.fi sekä valtionhallinnon sisäisestä Handi-työtilasta osoitteessa handi.fi/tiimeri.

Hanki-palvelu käyttöön lokakuuhun 2018 mennessä

Sähköinen kilpailutusjärjestelmä Hanki-palvelu on otettava käyttöön lokakuuhun 2018 mennessä EU-kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa. Hanki-palvelu on jo kattavasti käytössä valtion hankintatoimessa. Järjestelmähankinnan vaihtoehtona virastoilla on mahdollisuus ostaa sähköinen kilpailutus palveluna Hansel Oy:ltä.

Hankinta 2020 -verkkokoulutus on eOppivassa

Johtajille ja hankinta- ja talousammattilaisille on toteutettu laaja verkkokoulutuskokonaisuus. Seitsemän kurssin koulutusohjelma kattaa hankintaprosessin kaikki vaiheet.

Verkkokoulutuksen suorittaminen on edellytyksenä virastojen Handi-palvelun projektiryhmäläisille ja avoin kaikille valtionhallinnon työntekijöille.

Hankinta 2020 – esitelty osoitteessa handi.fi/hankinta2020. Verkkokoulutusta kehitetään saatavan palautteen mukaisesti.

Handi-palvelun pilotointi on alkanut

Valtion uuden tilaamisen ja laskunkäsittelyn toimintamallin Handi-palvelu otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä. Se korvaa mm. nykyiset Tilha- ja Rondo-järjestelmät. Palkeet vastaa palvelusta ja sen käyttöönotosta. Virastojen on varauduttava siihen, että uusi Handi-palvelu toimii viraston tietojärjestelmäympäristössä.

Handi-palvelun käyttöönotto etenee ja ensimmäiset pilotit ovat jo tuotantovaiheessa. Pilottien käyttökokemukset ovat olleet positiivisia, erityisesti palvelun helppokäyttöisyyden osalta. Samalla kun pilottiorganisaatiot antavat palautetta palvelun käytöstä, ne testaavat esimerkiksi ohjeistusta ja koulutusta mahdollisimman sujuvan käyttökokemuksen takaamiseksi. Handi-palvelua kehitetään käyttäjäpalautteen perusteella jo kesän aikana.

Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on kirjanpitoyksiköitä sitova

Seuraavat Handi-palvelun käyttöönottoerät käynnistyvät kesälomakauden jälkeen. Käyttöönottoaikataulu on suunniteltu harkiten. Tavoitteena on, että koko valtionhallinnon laajuinen käyttöönotto on tapahtunut vuoden 2019 loppuun mennessä. Tiivis käyttöönottoaikataulu mahdollistaa virastotasoisten hyötyjen nopean toteutumisen ja vähentää siirtymäkauden kustannuksia merkittävästi.

Ohjelman ohjausryhmä on 23.5.2018 päättänyt, että:

  • Käyttöönottoaikataulu on kirjanpitoyksiköitä sitova.
  • Mikäli kirjanpitoyksikön olosuhteet ovat siitä itsestään riippumattomasta syystä muuttuneet käyttöönottoaikataulua laadittaessa vallinneesta tilanteesta (esimerkiksi virastojen yhdistymisen siirtyminen) muutos käyttöönottoaikaan on mahdollinen.
  • Muutos on mahdollista toteuttaa vain, mikäli siirtoa esittävä kirjanpitoyksikkö nimeää toisen saman kokoluokan kirjanpitoyksikön, jonka kanssa käyttöönottoaikataulun vaihtaminen keskenään toistensa paikoille voidaan toteuttaa.
  • Vaihtamisesta sopiminen jää näiden kirjanpitoyksiköiden omalle vastuulle.
  • Vaihtoehdotus tulee esittää Palkeiden käyttöönottoprojektille hyväksyttäväksi 6 kk ennen suunnitellun käyttöönottoprojektin aloittamista.
  • Tietoturva-arvioinnin keskeneräisyys ei ole este käyttöönottoprojektin aloittamiselle.
  • Mikäli kirjanpitoyksikkö oma-aloitteisesti ja yksipuolisesti kieltäytyy noudattamasta voimassa olevaa käyttöönottoaikataulua, se siirretään käyttöönottoaikataulussa viimeiseksi. Tässä tapauksessa kirjanpitoyksikkö vastaa itse seuraamuksista ja kustannuksista.

Salassa pidettävien hankintojen työryhmä

Handi-palvelu on toteutettu täyttämään tietoturvan perustason eli siellä voidaan käsitellä julkisia ja suojaustaso IV tietoja sisältäviä asiakirjoja. Handi-ohjausryhmä on päättänyt asettaa työryhmän valmistelemaan tilauksesta maksuun -prosessissa käsiteltävien salassa pidettäviä tietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyprosessia.

Hilma uudistuu

Julkisten hankintojen ilmoituspalvelu Hilma.fi uudistetaan osana Handi-ohjelmaa. Yritysten ja hankintayksiköiden tarpeita on kartoitettu laajalla kyselyllä ja verkkopalvelun konseptia on testattu kehittämisryhmällä, johon kuuluu sekä hankintayksiköiden että toimittajien edustajia. Uuden verkkopalvelun toteutus kilpailutetaan alkusyksyllä. Lisätietoja projektista on saatavilla osoitteessa handi.fi/hilma.

Handi-palvelun käyttöönoton tukimateriaalia on saatavilla

Handi-palvelun käyttöönoton tueksi on tehty Tiimeriin (Handi.fi/tiimeri) paljon viestintämateriaalia, mm. sisäisen uutisen mallipohja ja toimittajakirje. Aineistoja tehdään eri tarpeisiin vielä lisää.

Aineistoja:

  • Hankinnasta maksuun -prosessikuvaukset
  • Handi-palvelukoulutusmateriaalia piloteille toteutetuista koulutuksista: ostolaskujen käsittelijöille, sopimusvastaaville, tilaajille, hankintavastaaville
  • Handi-palvelun järjestelmätoimittajan SoftCo:n customer manual
  • Nauhoitukset asiantuntijapalvelujen tilaamisesta ja konsernitoimijoiden palveluista (Senaatti ja Valtori)
  • Erilaisia ohjeita, mm. Toimittajille
  • Lähipäivien aikana tulee täydennystä Handi-palvelun käyttäjäroolikuvauksiin

Lisätietoja

Seija Friman (puh. 050 514 3960), Tero Meltti (puh. 02955 30770) ja Hani Olsson (puh. 0500 519 060) vastaavat mielellään kaikkiin Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmaa koskeviin kysymyksiin.

Handi-työtila virastojen käyttöön: https://tila.tiimeri.fi/sites/vk-Handi

Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelmasta: handi.fi ja vm.fi/hankintojen-digitalisaatio

Valtioneuvoston hankerekisteristä: http://vm.fi/hanke?tunnus=VM047:00/2016

Valtion hankintojen digitalisoinnin Yammer-ryhmä: kutsu ryhmään  marianne.savinen@vm.fi

Timo_HIlma-tyopaja

Uutta Hilmaa kehitetään työpajoissa

Uudistuvan Hilman kehitystyö on polkaistu käyntiin. Osallistavia menetelmiä hyödyntäneessä Hilma-työpajassa 17.5. kuultiin tulevia käyttäjiä ja kerättiin talteen uusia näkemyksiä palvelun kehityksen suunnaksi.

”Tulevaisuudessa emme halua kuulla, että Hilmaa on hankala käyttää. Tärkeimpään rooliin nousee loppukäyttäjä”, Hilma-uudistuksen projektipäällikkö Timo Rantanen totesi.

Hanselissa pidetyn työpajan tavoitteena oli valita palvelulle parhaat ratkaisut käyttäjien kannalta ja auttaa linjaamaan pidemmän tähtäimen tavoitteet. Uusi Hilma näkee päivänvalon vuonna 2020, mutta palvelun uudistunut versio ei jää viimeiseksi. Hilmasta tehdään jatkuvasti kehittyvä palvelu, joka tukee kokonaisvaltaisesti hankintojen tekemistä.

Reilun parinkymmenen osallistujan joukkoon kuului hankinta-ammattilaisia mm. valtion eri virastoista, korkeakouluista ja kuntasektorilta. Samaan tilaan oli koottuna melkoinen määrä kokemusvuosia nykyisen Hilman käytöstä, mikä näkyi vahvoina visioina ja runsaina ideoina.

Nykyisin lähinnä yhdensuuntaisena ilmoituskanava toimiva Hilma muuntuu palveluksi, jonka tukee hankinta- ja tarjousprosessissa sekä parantaa hankintojen avoimuutta.

”Tarjoamalla enemmän tietoa tulevista hankinnoista halutaan palvella erityisesti markkinoiden toimintaa. Haluamme uuden Hilman mahdollistavan helpon tarjoamisen, ja toivomme tämän johtavan suurempaan määrään hyviä tarjouksia esimerkiksi pk-sektorilta.”

Duunaa oma Hilma

Hilmaan rakennetaan tulevaisuudessa avoimet rajapinnat, jotka mahdollistavat datan monipuolisen hyödyntämisen. Hilmaan kertyvää tietovarantoa voisi avoimien rajapintojen myötä tuoda suoraan esimerkiksi organisaatioiden omiin järjestelmiin.

Palvelun kehitystyössä ei voida keskittyä vain käyttäjien toiveisiin, sillä EU-tasoiset kehityshankkeet kuten sähköisen hankinnan kehittyminen, ESPD-lomake ja Tenders Electronic Daily -tietokannan uudistuminen tuovat kehitystyölle omat ehtonsa.

Seuraava työpaja järjestetään 13. kesäkuuta, jolloin aiheina ovat erityisesti Hilman tukipalvelut ja tarjouksen jättäminen.

Lisätietoja Hilman kehitystyöstä:

Timo Rantanen
kehityspäällikkö
Hansel Oy
timo.rantanen(at)hansel.fi

 

eoppiva

Hankinta 2020 -verkkokoulutus käynnistyy

Tervetuloa tutustumaan Hankinta 2020 -verkkokoulutukseen. Valtionhallinnon hankinta- ja talousasiantuntijoille suunniteltu laaja koulutuskokonaisuus on tuotettu eOppivassa ja se on tähänastisista piloteista laajin.

Koulutus liittyy valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmaan eli ns. Handi-ohjelmaan (ks. Handi.fi), jonka puitteissa sähköistetään julkisia hankintoja. Handi-ohjelma on ensimmäinen näin laaja valtionhankintojen kehittämisohjelma, jossa hankintaprosessia tarkastellaan päästä päähän yhtenä kokonaisuutena.

Seitsemän verkkokurssia

Hankinta 2020 käsittää seitsemän verkkokurssia. Koulutuskokonaisuus on jaettu kursseihin hankintaprosessin vaiheiden mukaisesti.

1. Hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista

2. Hankintojen suunnittelu

3. Hankinnan valmistelu ja kilpailutus

4. Sopimushallinta

5. Tilaaminen

6. Menojenkäsittely ja maksaminen

7. Raportointi ja analysointi

Käyttäjiltä palautetta

Ensimmäinen versio sisältää lähinnä videoaineistoa, mutta koulutusmateriaalia täydennetään käyttäjiltä saadun palautteen mukaisesti. Jokaisen kurssin lopussa on lyhyt monivalintatesti sekä palauteosio, jotka edellytetään kurssisuorituksen saamista varten.

Verkkokoulutuksen suorittaminen on pakollinen Handi-ohjelmaan sisältyvän tilaamisen ja menojen käsittelyn ratkaisun eli Handi-palvelun projektitiimeille. Koulutusta hyödynnetään myös ennakkomateriaalina HAUS:in syventäville hankintakoulutuksille.

Lisätietoja:

Hani Olsson, koulutuspäällikkö, Handi-ohjelma, Valtiokonttori (hani.olsson@valtiokonttori.fi)

Carl-Johan Nordberg, koulutuspäällikkö, hankinnat, HAUS kehittämiskeskus Oy (carl-johan.nordberg@haus.fi)

tiimeri

Työpajojen aineistot löytyvät Tiimeristä

Kuukausittaiset Handi-työpajat keräävät yli sata hankinta-alan ammattilaista keskustelemaan ja kehittämään ajankohtaisia teemoja. Tallenteet julkaistaan julkisella Handi.fi-sivustolla. Työpajojen aineistot ovat saatavilla valtionhallinnon sisäisessä työtilassa Handi-tiimerissä.

Valtionhallinnon työntekijät voivat pyytää oikeudet Handi-tiimeriin osoitteessa handi.fi/tiimeri.

Ensi tiistain työpajan aiheena on Osaaminen. Ohjelma ja ilmoittautumislinkki löytyvät tuttuun tapaan Handi-sivuston kalenterin kautta.

Lisätietoja: Marianne Savinen (@vm.fi) tai Hani Olsson (@valtiokonttori.fi)

hilmalogo

Hilma uudistuu ensi vuoden loppuun mennessä

Hilma eli julkisten hankintojen hankintailmoitukset kokoava palvelu uudistetaan palvelemaan eri käyttäjäryhmiä entistä paremmin. Uusi Hilma on tarkoitus ottaa käyttöön vuoden 2020 alussa.

Sivuston rakentaminen nykypäivän tarpeita vastaavaksi tukee markkinoiden toimintaa ja helpottaa julkisten hankintojen parissa tehtävää työtä. Projektin vetovastuu on Hanselilla, ja uudistustyöhön osallistuvat myös työ- ja elinkeinoministeriö, valtiovarainministeriö, Julkisten hankintojen neuvontayksikkö ja useat muut toimijat.

Ohjenuorana uudistuksessa ovat avoimuuden lisääminen, käyttäjälähtöisyys sekä jatkuva kehitys. Nykyisellään lähinnä ilmoituskanavana toimiva Hilma tulee uudessa muodossaan huomioimaan tarjoajat, eri yhteistyökumppanit sekä palvelua satunnaisemmin tarvitsevat hankintojen ilmoittajat entistä kattavammin. Palvelu tulee tarjoamaan myös mahdollisuuden tilata ilmoituksia itseä kiinnostavista hankinnoista, ja esimerkiksi jälki-ilmoitusten teko sujuvoituu. Nykyisen palvelun tapaan uusi Hilma tulee olemaan veloitukseton ja avoimesti kaikkien hankintayksiköiden käytössä.

Käyttäjälähtöisesti rakennettavan palvelun toiminnallisuuksia määritellään tarkemmin uudistuksen aikana ilmenevien toiveiden ja tarpeiden perusteella, ja suunnittelun tueksi perustetaan kehitysryhmä. Ryhmää kootaan parhaillaan, ja siihen voivat hakea hankintayksiköt, yritykset ja muut asiasta kiinnostuneet.

Hansel on avannut kyselyn, jossa voit kertoa, miten Hilma palvelisi paremmin juuri sinua. Samalla kyselylomakkeella voit hakea myös Hilman kehitysryhmään. Ryhmään tulee hakea perjantaihin 27.4.2018 mennessä.

Hilma on sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan. Yritykset saavat Hilmasta reaaliaikaista tietoa käynnissä olevista hankintamenettelyistä ja ennakkotietoa tulevista hankinnoista. Hilmassa ilmoitetaan kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät sekä julkista rahoitusta saavat hankinnat. Hilmassa ilmoitettujen hankintojen arvo on n. 35 miljardia. 

Lisätiedot:

Timo Rantanen
kehityspäällikkö
Hansel Oy
timo.rantanen(at)hansel.fi

Arja Terho
neuvotteleva virkamies
valtiovarainministeriö
arja.terho(at)vm.fi

sanasto

Handi-sanasto on julkaistu

Tiedätkö, mikä on käyttäjäleima? Entäpä talousarviotapahtuma, punch out tai paperiton kirjanpito? Tai kuinka määritellään sopimus tai reklamaatio?

Tutustu Handi-ohjelmaan liittyvään sanastoon osoitteessa handi.fi/sanasto.

Lisätietoja ja muokkaukset Handin viestintäyhteyshenkilöiltä:

  • Hani Olsson (@valtiokonttori.fi)
  • Marja-Leena Laakso (@vm.fi)
  • Jaana Beversdorf (@palkeet.fi)
  • Laura Helle (@hansel.fi)
  • Eeva Penttilä (@valtiokonttori.fi)
  • Johanna Kaalikoski (@hansel.fi
handi_tyopaja_021017

Työpajassa demotaan Handi-palvelu

Tänään Pajassa pidettävässä työpajassa esitellään Handi-palvelua sekä näkymiä tulevaan tilaus- ja laskujenkäsittelyn ratkaisuumme. Etäosallistujiksi ilmoittautuneille on toimitettu striimauslinkki. Linkin on lähettänyt Marianne Savinen (@vm.fi).

Tallenne julkaistaan Tiimerissä

Koska demo sisältää sisäistä tietoa, julkaisemme tallenteen tällä kertaa vain valtionhallinnon sisäisessä Tiimerissä. Käyttöoikeudet sinne saat osoitteessa Handi.fi/tiimeri.

Palautetta työpajasta ja Handista ylipäänsä voi antaa milloin tahansa osoitteen handi.fi/palaute kautta. Lomakkeella ei ole pakollisia kenttiä eli voit myös täyttää vain terveiset-kohdan.

Lisätietoja: Marianne Savinen, valtiovarainministeriö, p. 0295 530 285

eoppiva

Hankinta 2020 -verkkokoulutus valmistuu kevään aikana

Handi-ohjelma on mukana valtion yhteisessä digitaalisen oppimisen verkkoalustassa. Hankinta 2020 -niminen verkkokoulutuskokonaisuus valmistuu vähitellen kevään aikana.

Koulutusohjelma sisältää seitsemän osa-aluetta hankintaprosessin osa-alueiden mukaisesti:

  • hankintojen johtaminen osana toiminnan johtamista
  • hankintojen suunnittelu
  • kilpailuttaminen
  • sopimus
  • tilaaminen
  • menojen käsittely ja maksaminen
  • raportointi ja arviointi

Ensimmäinen kurssi (Hankintojen suunnittelu) on jo julkaistu. Koulutus on avoin kaikille valtionhallinnon työntekijöille eOppivan oppimisalustalla.