hilmatesti

[Työpaja] Näkymiä uuteen Hilma-palveluun

Työpajassa päästiin kurkistamaan kahden viikon sprinteissä valmistuvaan Hilma-palveluun. Uusi Hilma julkaisee edelleen hankintailmoitukset, mutta tekee sen reilusti nykyaikaisemmassa käyttöliittymässä ja sisältää mm. edistyksellisemmän hakutoiminnon. Valtaosin on kuitenkin nykyisen Hilman uudistamisesta. Tämä ei kuitenkaan estänyt handilaisia kokoontumasta kurkistamaan, miltä uusi Hilma näyttää ja millaisia toiminnallisuuksia siihen voisi jatkossa mahdollisesti kehittää.

Tämänkin työpajan tallenne on julkaistu Handi.fi-sivuston materiaalipankissa. Työpajan aikana oli paljon teknisiä ongelmia, joten tallenteelle muodostui pari lyhyttä katkoa. Esitysmateriaalit on tallennettu valtionhallinnon sisäiseen Handi-tiimeriin osoitteessa handi.fi/tiimeriin. Löydät ne kansiosta Työpajat.

Katso tallenne.

Tutustu Hilman testiversioon osoitteessa handi.fi/hilmatesti.

robot-312566_640

Mitä mitataan, kun mitataan ostolaskujen automaatiota?

Menojen käsittely on ollut valtion taloushallinnon strategiassa keskeisenä kehittämiskohteena jo useiden vuosien ajan. Menojen käsittelyn kehittämisen painopisteinä ovat:

  • käsiteltävien ostolaskujen määrän vähentäminen,
  • laskujenkäsittelyn automatisointi ja
  • tehtävien tehokas organisointi.

Menotositteiden automatisoinnille on asetettu tavoitteeksi, että vähintään 82 % menotositteista käsitellään automaattisesti vuoteen 2020 mennessä. Tässä seurannassa automaattisesti käsitellyiksi menotositteiksi on laskettu niin tilaukselliset ja sopimukselliset laskut kuin tiliöintiviitteen käyttökin.

Handi-palvelun käyttöönoton ansiosta on alettu saamaan ns. automaatiotietoja suoraan Handi-palvelusta. Tiedot saadaan kirjanpitoyksikkötasolla kuukausittain. Toistaiseksi tiedot tuotetaan Palkeiden toimesta, mutta raportoinnin kehittyessä kukin kirjanpitoyksikkö tulee saamaan raportointioikeudet omiin tietoihinsa tältäkin osin.

Tavoitteena jopa 90 % automaatioaste

Handi-ohjelmassa on lähdetty tavoittelemaan vielä haasteellisempaa automaation tasoa. Tässä tarkastelussa automaattisesti käsitellyksi ostolaskuksi tulkitaan kaikki tilaukseen automaattisesti kohdistuneet laskut sekä kaikki sopimuksen tekniseen kansilehteen automaattisesti kohdistuneet laskut, mukaan lukien ne laskut, jotka on vahvistettu automaattisen kohdistuksen jälkeen. Automaattisesti käsitellyksi laskuksi ei tulkita laskua, joka on pystytty kohdistamaan tilaukseen tai sopimuksen tekniseen kansilehteen käyttäjäavusteisesti. Tässä seurannassa ei siis myöskään huomioida tiliöintiviitteellisiä laskuja vaan automaation piiriin lasketaan ne laskut, joihin ei tarvitse tehdä minkäänlaista manuaalista työtä virastossa eikä Palkeissa.

Näin toteutettuna tavoittelemme 90 % automaatioastetta vuoden 2020 loppuun mennessä.

Useissa eri yhteyksissä on päädytty siihen, että yhden laskun käsittelyprosessiin kuluva aika ylittävää kaikkine vaiheineen puoli tuntia ja maksaa noin 22 €. Virastossa onkin helppo laskea likimäärinen htv- ja euromäärinen kustannusarvio siitä, paljonko laskujen käsittely manuaaliprosessina vie aikaa ja rahaa. Siihen kuluvalle työajalle ja rahalle on varmasti parempaakin käyttöä. Kannattaa siis jonkin verran uhrata aikaa ja vaivaa niiden keinojen pohdintaan, joiden avulla laskuautomaatiota voidaan lisätä.

Tätä pohdintaa tulisi tehdä monesta näkökulmasta

  • Budjetoinnin keskittämisen näkökulma: mikä yksinkertaistaa (ja halventaa) tiliöintiä ja tukee automaation lisäämismahdollisuuksia laskujen käsittelyssä
  • Sisäisen laskennan kehittäminen: kerätään vain tarpeellista tietoa, eikä rakenneta sisäisen laskennan seurakohteista liian yksityiskohtaisia, jos tietoja ei käytetä seurannan ja suunnittelun tukena
  • Laskujen määrän vähentäminen
  • Toimittajien lukumäärän vähentäminen
  • Toimintojen keskittäminen virastossa – myös virtuaalimahdollisuudet huomioiden
  • Yhtenäiset toimintatavat; tukevat johtamista, läpinäkyvyyttä ja osaamisen hallintaa
  • Handi-palvelun toiminnallisuuksien täysimääräinen hyödyntäminen

Handi-palvelun toiminnallisuuksia hyödyntämällä on mahdollista saavuttaa korkea automaatiotaso helpommin kuin vanhoilla järjestelmillä.

 

Monta keinoa automatisoida laskujen käsittelyä Handi-palvelussa

Sopimuskohdistuksen käyttö tehostaa merkittävästi ostolaskujen käsittelyä, koska se vähentää tiliöintiin, asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen kuluvaa henkilötyötä. Sopimuskohdistukseen voidaan viedä toistuvat laskut, jolloin laskuja voidaan kohdistaa joko kiinteään maksuerään, esim. vuokra, sovittuihin maksuposteihin kuten projektin laskutus tai budjettipohjaiseen summaan, esim. sähkö- ja puhelinlasku.

Handi-palveluun tallennetaan tiedot asiantuntijapalvelusopimuksesta. Kun toimittaja laskuttaa palveluistaan, lasku kohdistetaan sopimukselle automaattisesti. Lasku saa sopimuksen pohjalta tiedot tiliöinnistä ja hyväksymisestä. Budjettipohjaista sopimuskohdistusta käytettäessä lasku pysäytetään vahvistukseen ennen maksamista. Silloin se ohjataan sovitulle henkilölle, esim. projektipäällikölle, joka kuittaa Handi-palveluun tiedon siitä, saako sen maksaa vai keskeytetäänkö maksatus.

Tilaussuunnitelma soveltuu tilanteeseen, jolloin on olemassa sopimus ja tiedetään, kuinka paljon tietyn kauden aikana tullaan arviolta tilauksia tekemään. Tilaussuunnitelmaa voidaan käyttää silloin, kun tilaukset perustuvat ennalta budjetoituihin tiedossa oleviin hankintoihin, joiden kohdentaminen seurantakohteille eli tiliöinti on tiedossa. Tilaussuunnitelma syötetään Handi-palveluun, merkitään käyttäjät, sallitut toimittajat, kokonaisbudjetti eli tilaussuunnitelman arvo, tiliöinnit ja voimassaolo. Tilaussuunnitelma hyväksymiskierrätetään. Sen hyväksyy henkilö, jolla on oikeus tehdä tilaussuunnitelman arvon kokoinen menopäätös organisaatiossa. Kun tilaussuunnitelma on hyväksytty, tekee käyttäjä tilausehdotuksen tilaussuunnitelman kautta ilman uutta hyväksyntää ts. saa tehtyä tilausehdotuksesta suoraan tilauksen. Kun lasku saapuu, se täsmäytyy automaattisesti. Tilaussuunnitelma soveltuu käytettäväksi, esimerkiksi projektille myönnettyyn rahoitukseen, koulutusbudjettiin tai käännöstöihin.

Automaatioseuranta Handi-tiimerissä

Handia käyttävien kirjanpitoyksiköiden ostolaskujen automaattisen käsittelyn tilannetta seurataan nyt kuukausitasolla Handi-palvelusta tuotettavan raportin avulla. Raportti löytyy Handi-Tiimeristä. Kuukausittain julkaistavat tilastot löytyvät tiedostokirjastosta Handi-palvelun tukimateriaali kansiosta Automaatioraportit. Raportin tietoja tarkastelemalla on mahdollista löytää myös vertailukumppaneita muista virastoista. Helmikuun 2019 raportin tiedot osoittavat, että korkeimmat automaatioasteet on tavoitettu seuraavissa kirjanpitoyksiköissä:

  • Palkeet 51%
  • RVV 42%
  • Vero 23%
  • MML 22%
  • VRK 21%
  • Fimea 10%

Automaatioasteen parantamiseksi on tarpeen selvittää niitä syitä, miksi sopimukselliset tai tilaukselliset laskut ovat kuitenkin päätyneet ”kiertoon” eli miksi ne eivät ole kohdistuneet automaattisesti. Palkeet tuottaa raportin syykoodeista neljännesvuosittain sekä pyydettäessä.

Lue lisää:

mml_handi

100 päivää Handia

Maanmittauslaitoksessa otettiin Handi käyttöön tammikuun alussa. Vaikka uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyykin aina haasteita ja toiminnallisia puutteita, on arjen tekemisessä päästy jo hyvään vauhtiin. Apua alkutaipaleen vaikeuksiin on saatu Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeilta. Helmikuussa ostolaskujen käsittelyn automaatioaste oli reilu 22 %.

­– Ostolaskujen käsittelyn automaatioasteen kehityssuunta osoittaa, että olemme päässeet hyvään vauhtiin ja meillä on säästetty niin laskujen asiatarkastajien kuin myös hyväksyjien työaikaa. Toki osa toiminnoista on vielä opettelua, toteaa Handin käyttöönottoprojektin projektipäällikkönä toiminut Eila H Parviainen.

Ammattitaitoinen porukka on Eilan kertoman mukaan omaksunut nopeasti uuden toimintamallin. Sisäisellä perehdytyksellä osaamista on laajennettu ja osaajien määrää lisätty. Tavoite on saada entistä suurempi joukko tekemään sekä tilauksia että muita prosessiin liittyviä tehtäviä. Tavaran toimittajilta toivotaan vielä vahvempaa sitoutumista laskulle tuotavien tietojen osalta.

– Miettimistä riittää edelleen siinä, miten hankintoihin ja tilauksiin saadaan kattavasti toteutettua Handi-prosessi ja miten manuaalinen käsittely saadaan mahdollisimman vähäiseksi.

Tekijät äänessä

Sinikka Taskinen on käsitellyt Handissa ostolaskuja ja muistioita sekä tehnyt kiinteistöhallinnon sopimusten kansilehtiä.

Sinikan mielestä käyttöönotto onnistui hyvin ja yhteiselo Handin kanssa sujuu päivä päivältä paremmin.

– Yhteistyö uudessa hankintapalveluryhmässä on käynnistynyt hyvin. Vaikka meillä on hyvä yhteyshenkilö Palkeissa, on silti Rondosta siirtyvien sopimusten tallennus Handiin sujunut hitaasti. Tänä aamuna kuulin, että Senaatin vuokrasopimusten päivitys alkaisi viimein toimia suoraan Senaatilta linjoja pitkin. Muut Senaatin sopimukset päivitämme Maanmittauslaitoksessa edelleen manuaalisesti, kertoo Sinikka.

Eila Parviainen kertoo alkutaipaleen Handin kanssa sujuneen hyvin. Työkalut, joita hän Handissa pääasiassa käyttää ovat laskut, sopimukset, muistiot ja vastikkeettomat -moduulit. Eila kertoo tehneensä vasta yhden vapaatekstitilauksen Hankinnat moduulissa, joten sen puolen kokemus on vielä vähäistä.

– Sopimuskohdistukseen olemme tehneet sekä maksueräperusteisia että budjettiperusteisia sopimuskansilehtiä. Yhteistyö Maanmittauslaitoksen tulosyksiköiden kanssa on sujunut hyvin. Olemme pitäneet yhteisiä palavereita, joissa olemme käyneet asioita läpi ja opastaneet heitä, miten laskuja saadaan lisää automatisaation piiriin, sanoo Eila.

Eilan mielestä uuden toimintamallin vahvuus on se, että järjestelmään tulee laskuja pitkin päivää.  Hyvää on myös se, että automatisaation käyttömahdollisuudet ovat Handissa laajat.

Haasteena hän kokee sen, että esimerkiksi sellaiset laskut, joissa on kahta eri arvonlisäkantaa, eivät sovellu automatisaation piiriin.

– Haastetta on myös saada palvelun/tuotteen tilaaja jo tilausvaiheessa toimimaan niin, että automatisaatio tulevalla laskulla toteutuu. Ei riitä, että tätä mietitään vasta sitten, kun lasku on tullut järjestelmään.

Merja Keränen, tekee Handissa tilauksia ja käsittelee laskuja, jotka eivät ole kohdistuneet tilauksiin. Hän sai tutustua testaajan ominaisuudessa järjestelmään. Ohjelman toimittaja ei ole saanut vielä kaikkia testausvaiheessa tehtyjä muutospyyntöjä korjattua, joten ohjelman käytettävyys ei Merjan mielestä ole vielä kaikilta osin sujuvaa.

– Kun on hakenut kaiken saatavilla olevan ohjeistuksen, on päässyt alkuun. Jonkin verran on tilauksia tehdessä tullut vastaan ongelmia, joita ohjelman toimittaja ei ole ilmeisesti osannut ennakoida. Tilauspyyntöjä olen silti käsitellyt sitä mukaa kun niitä on tullut. Toiset asiat menevät sujuvammin kuin Tilhan aikana, mutta toisissa on enemmän tekemistä kuten esimerkiksi useiden tuotteiden tiliöinneissä. Toimintaa on sujuvoittanut se, että niiden toimittajien määrä, joilla on yhteys verkkokauppaan, on lisääntynyt, toteaa Merja

Prosessia nopeuttavana asiana Merja näkee sen, että tilausten hyväksyjät voivat hyväksyä tilauksen sähköpostissa.

– Kun alamme käyttää tilaussuunnitelmia, niin se nopeuttaa koko prosessia. Eilen tein ensimmäisen tilauksen tilaussuunnitelmaa vasten ja se näytti menevän läpi toimittajalle asti.

Työ jatkuu

Pääjohtaja Arvo Kokkosen päätöksellä on Maanmittauslaitokseen perustettu hankintapalveluryhmä. Ryhmä koostuu kategoriavastaavista ja ostotiimistä. Palveluvastaavana toimii Eila H Parviainen.

– Ryhmän sisällä olemme lähteneet opettelemaan aktiivisesti uuden toimintamallin käyttöönottoa. Olemme jakaneet tehtävät ja vastuut. Toimintamme on avointa ja jaamme tietoa tiimikokouksissa.  Olemme myös viestineet henkilöstölle, miten teemme tilauksia ja hankintoja sekä miten heidän tulisi esittää hankintapyyntönsä. Tähän liittyvää ohjeistusta olemme koonneet Maanmittauslaitoksen intranettiin. Kuvauksia itse tilaus- ja hankintaprosessista teemme vielä lisää, kertoo Eila.

Maanmittauslaitoksen hankintaporukka on sparrannut muun muassa Valtiontalouden tarkastusvirastoa ja Ruokavirastoa Handin käyttöönotossa

– Olemme saaneet kovasti kiitosta naapurivirastoilta ja autamme myös jatkossa mielellämme muita virastoja käyttöönottoon liittyvissä asioissa, toteaa Eila.

Hankintaryhmän toiminnan käynnisti yhteinen kick off -tilaisuus, jossa käsiteltiin yleisesti Handi -ohjelmaa ja hankintatoimen kehittämisen tavoitteita.

Teksti ja kuva: viestintäasiantuntija Marjut Partanen, Maanmittauslaitoksen viestintäpalvelut

hilmatesti

Hankintayksikkö: Ilmoittaudu huhtikuun Hilma-työpajaan

Toivotamme valtion hankintayksiköiden talous- ja hankinta-ammattilaiset jälleen Hankintojen digitalisoinnin huhtikuun työpajaan. Aiheena tällä kertaa on hankintailmoituspalvelu Hilma, jota uudistetaan nyt vauhdilla. Pääsemme kurkistamaan ensimmäisiä näkymiä uuteen palveluun ja osallistumaan sen suunnitteluun. Ilmoittautuneiden on mahdollista osallistua lyhyttä työpajaosuutta lukuun ottamatta tuttuun tapaan myös Skypellä.

Tallenne julkaistaan osoitteessa Handi.fi.

Paikka: valtiovarainministeriö, Mariankatu 9, Paja

Aika: torstai 25.4. klo 13-16

Ilmoittautuminen: viimeistään 18.4. osoitteessa https://www.webropolsurveys.com/S/7D8E34E91FDA71C7.par

Ohjelma

13.00 Tilaisuus alkaa

Tervetuloa ja Handin yleiskatsaus – Seija Friman, Valtiokonttori

Muutokset hankinnoista ilmoittamiseen – Timo Rantanen, Hansel Oy

    • muutokset komission vakiolomakeasetukseen
    • miten vakiolomakkeet muuttuvat
    • suunniteltu aikataulu

13.45 – 14.15 Kahvi

Uusi Hilma – mikä muuttuu ja miksi? – Timo Rantanen ja Tiina Luoma, Hansel Oy

Uuden Hilman esittely: Mitä ensiversioon sisältyy?

Demo uudessa Hilmassa: Markkinakartoituksen tekeminen

Pieni työpaja uudesta Hilmasta

16.00 Tilaisuus on päättynyt

peukutylos

Välitilinpäätös Handi-ohjelmalle

Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman viimeinen vuosi on jo hyvässä vauhdissa. Handi-ohjelma päättyy vuoden 2019 lopussa, ja lähdimmekin listaamaan, mitä kaikkea vuonna 2018 saatiin valmiiksi.

Ajatus aidosta automaatiosta

Handi-palvelu eli tilausten ja ostolaskujen käsittelyn uusi palvelujärjestelmä otettiin käyttöön ensimmäisissä pilottivirastoissa toukokuussa 2018. Loppuvuoden aikana pilottien kokemuksia hyödynnettiin laajasti muiden virastojen hyväksi ja käyttöönottoja laajennettiin muihin kirjanpitoyksiköihin. Vuoden 2019 loppuun mennessä Handi-palvelu on käytössä koko valtionhallinnossa. Vuodenvaihteessa 19 virastoa eli vajaa kolmannes kaikista tulevista käyttäjäorganisaatiosta oli Handi-palvelun käyttäjiä. . Vuoden 2020 helmikuun alussa tulee vielä muutama käyttäjävirasto lisää.

Uusi maksuliikejärjestelmäpalveluratkaisu otettiin viime keväänä käyttöön Palkeissa. Samassa yhteydessä automatisoitiin maksuliikenteen prosessit, otettiin käyttöön palvelu- ja tuotantomallit ja uusi yhtenäinen toimintamalli. Maksuliikeprosessin 20%:n tehostamistavoite saavutettiin. Lopputuloksena valtionhallinnossa on käytössä vain yksi yhteinen maksuliikennejärjestelmä (pl. PV) entisen kolmen sijaan.

Tilauksesta maksuun –prosessissa salassa pidettävien tietojen käsittelyä pohtineessa tuve-viranomaisista kootussa työryhmässä kartoitettiin salassa pidettäviä tietoja ja tuotettiin käyttäjäoheistusta.

Kilpailuttaminen sähköistyy

Määräaika sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönotolle kaikissa EU-kilpailutuksissa täyttyi 18.10.2018. Kaikilla halukkailla virastoilla on ollut mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen kilpailutusjärjestelmä. Alkuvuoteen 2019 mennessä kilpailutuksia on tehty järjestelmässä yli 3 800 kpl. Tarjouksia on jätetty yli 24 000 kpl. Dynaamisia hankintajärjestelmiä on perustettu 18 kpl. Järjestelmä on EU-kisojen lisäksi otettu aktiiviseen käyttöön myös kansallisissa ja ns. minikilpailutuksissa.

Hanselin puitejärjestelyt siirrettiin Hanki-palveluun asiakkaiden käytettäväksi.

Hankintailmoitusjärjestelmän eli Hilma-palvelun uudistaminen aloitettiin ja toteutusvaihe kilpailutettiin. Uusi Hilma tulee käyttöön alkuvuonna 2020. Hilman uusien toiminnallisuuksien kehittäminen jatkuu vielä sen jälkeen.

Sähköisen huutokaupan käytön aktivoimiseksi laadittiin toimenpidesuunnitelma. Sähköisen huutokaupan hyödyntämiseen on todettu liittyvän paljon säästöpotentiaalia, ja tähänastiset käyttökokemukset ovat olleet positiivisia.

Hankintatoimea palveluna

Hansel tuotteisti virastoille tarjottavan ja kovasti odotetun hankintatoimen kokonaispalvelun. Voit lukea palvelusta Pauliina Lautiaisen blogikirjoituksessa Hankintatoimea palveluna, kiitos. Hansel tuotteisti Spend-analyysi-palvelun, jota tuotetaan hankintayksikön tilauksesta.

Valtioneuvoston hankintatoimesta laadittiin nykytilaselvitys, jossa kartoitettiin kaikkien ministeriöiden erityispiirteet ja kehittämistarpeet. Selvitys hyödyttää suuresti monen ns. toimistoviraston kehittämistä.

Huhtikuussa julkaistiin Hankintapulssi -niminen visualisoitu palvelu, mikä kertoo mitä on hankittu, miltä toimittajalta ja milloin hankinnat on tehty. Kirjanpitoyksikkö näkee nopeasti omat lukunsa palvelusta, joka sisältää paljon tunnuslukuja. Erityistä huomiota on kiinnitetty palvelun visualiseen ilmeeseen ja käytettävyyteen.

Osaamista ja ymmärrystä

Handi-ohjelma oli pilottina, kun valtionhallinnossa lanseerattiin eOppiva.fi verkko-oppimisen tueksi. Hankinta 2020 -nimellä kulkenut laaja seitsemän kurssin koulutusohjelma kattaa koko hankintaprosessin kaikki vaiheet. Tutustu osa-alueisiin osoitteessa handi.fi/hankinta2020.

Laajasti ympäri valtionhallintoa käytössä olevaan eOppivaan tuotettiin vuoden 2018 myös toinen hankitatoimeen liittyvä koulutus. Tilaaminen Handi-palvelussa keskittyy erityisesti järjestelmän käyttöön selkein ruudunkaappausvideoin.

Osaamisen kehittäminen on ollut laajasti keskustelun alla hankintatoimessa. Valtionhallinnon oman hankintaosaamisen lisäksi on tärkeää lisätä ymmärrystä valtiolle tuotteita ja palveluita tarjoavista tahoista. Sen vuoksi Handi-ohjelman puitteissa käynnistettiin Julkinen hankkija asiakkaana eli ns. Juhana-projekti, joka ensitöikseen selvitti, kuinka julkisista hankinnoista keskustellaan sosiaalisessa ja perinteisessä mediassa. Lue lisää Hani Olssoni blogikirjoituksesta Juhana kuunteli mediakeskusteluja hankinnoista.

Viestinnän tueksi tuotettiin myös äänetön ja tekstitetty Handi-animaatiovideo ja kieliversiot TutkiHankintoja.fi-esittelyvideosta.

Hyvää palautetta tapahtumista

Handi-ohjelma on kiitelty erityisesti lisääntyneestä verkostoitumisesta hankintatoimen asiantuntijoiden kesken. Talous- ja hankinta-alan ammattilaiset ympäri valtionhallintoa kokoontuvat kuukausittaisiin työpajoihin varsin aktiivisesti. Samoin hallinnonalakohtaisia ja muutosjohtajien välisiä verkostoja on pyritty vahvistamaan säännöllisin tapaamisin.

Handi-ohjelman on todettu onnistuneen erinomaisen hyvin useimmilla osa-alueilla. Suurin kiitos tästä kuuluukin aktiivisille osallistujille.

demo

[video] Handi-palvelusta julkaistu demo

Toivottu demovideo Handi-palvelun käytöstä on julkaistu virastojen käyttöön valtionhallinnon sisäisessä työtilassa osoitteessa Handi.fi/tiimeri. Demo löytyy keskivalikossa tiedostokirjastossa “Handi-palvelun tukimateriaali” kohdassa Ohjeet > Ohjevideot.

Handi-tiimeriin myönnetään käyttöoikeudet kaikille valtionhallinnon työntekijöille.

Handi.fi/tiimeri

Senaatti logo

Senaatti halusi Handi-palvelun

Senaatti-kiinteistöt on päättänyt ottaa käyttöön valtionhallinnon yhteisen tilaamisen ja laskujenkäsittelyn järjestelmän, Handi-palvelun. Senaatti on jo nyt palveluntarjoajana mukana Handi-palvelussa, jonne Senaatti tuottaa jatkossa kaikki virastojen kanssa tehdyt vuokrasopimukset. Niihin liittyvät laskut kohdistetaan sopimuksiin automaattisesti.

Handi-palvelun odotetaan tehostavan Senaatin jo ennestään hyvää automaatioastetta minimoimalla manuaaliset työvaiheet. Tavoitteena on myös saada tilaajien ja laskujen käsittelijöiden käyttöön entistä helppokäyttöisemmät työvälineet. Senaatti käsittelee vuosittain noin 110 000 omaa ostolaskua. Näistä jo yli 90 prosenttia kohdistuu automaattisesti tilaukseen tai sopimukseen. Senaatissa tehdään noin 20 000 sähköistä tilausta vuodessa ja laskuihin kohdistettavia sopimuksia on yli 5000. Nämä kaikki käsitellään Handi-palvelussa maaliskuusta 2020 alkaen.

”Handi-palvelun myötä saamme parempaa tietoa toiminnan tueksi, varmistamme valtion kokonaisedun toteutumisen ja parannamme hankintojen ohjausta”, käyttöönotosta vastaava talousjohtaja Mikko Ahola sanoo.
”Senaatin mukaantulo tukee myös Handi-palvelun jatkokehittämistä. Senaatilla on monia edistyksellisiä hankintatoimen ratkaisuja, joista muu valtionhallinto voi ottaa mallia”, Palkeiden hankepäällikkö Kati Siikonen toteaa. ”Senaatti puolestaan saa yhteistyön myötä käyttöönsä sen osaamisen, jota virastoverkostoon on kertynyt Handi-toteutusohjelman aikana.”

Senaatin Handi-palvelun määrittelyt on aloitettu maaliskuussa ja hyväksyntätestaus alkaa lokakuussa. Senaatin ostolaskujen käsittely Handi-palvelussa tulee kasvattamaan palvelun suoritemääriä noin 10 prosenttia.

DzH54XSWoAEc_BY[1]

[Tallenne] Handilaiset minimessuilla

Maanantainen kuukausityöpaja järjestettiin tänä vuonna hieman eri toteutustavalla, kun handilaisille järjestettiin minimessut. Handi-ohjelmassa aktiivisina toimivat konsernipalveluiden tuottajat esittelivät omia palveluitaan lyhyillä tietoiskuilla ja keskustelivat asiakkaidensa kanssa messuosastoiksi muuntuneiden pöytien äärellä. Arvontakin oli ohjelmassa, ja onnekkain virkamies voitti itselleen kotisiivouksen.

Tilaisuudesta tuotettiin tietoiskut omiksi tallenteiksi. PowerPoint-aineisto on saatavilla tuttuun tapaan valtionhallinnon hankintatoimen käyttöön osoitteessa handi.fi/tiimeri.

Tallenteet esityksistä on koottu Handi-sivustolla materiaalipankkiin – Työpajat ja tallenteet

 

parviainen rajattu

Hyvä valmistautuminen takasi ripeän Handi-aloituksen Maanmittauslaitoksessa

Maanmittauslaitos on yksi niistä kahdeksasta kirjanpitoyksiköstä, jotka aloittivat Handi-palvelun käytön vuoden vaihteessa. Noin kolmessa viikossa järjestelmään on tehty jo noin 80 tilausta ja käsitelty yli 500 laskua.

“Hankintatoimen perusteellinen läpikäynti ja aktiivinen sekä aiemmin Tilhaa käyttänyt projektiryhmä ovat nopeasti alkaneen käytön taustalla”, kertoo johtava asiantuntija ja hankintojen palveluvastaava Eila Parviainen. “Heti alussa näytti, että noin puolet laskuista kohdistui automaattisesti ja raportoinnissa näkyy, että vihreä pylväs kasvaa nopeasti.”

Vielä kattavamman laskuautomaation saavuttamiseksi Maanmittauslaitoksessa käydään parhaillaan läpi eri osa-alueiden suurimpia toimittajien laskuja ja niihin sopivaa Handi -prosessia, kuten esim. sopimuskohdistuksen hyödyntämistä. Sopimuskohdistus tuo mukaan uusia työvaiheita virastolle ja olemme aloittaneet jo sopimuskansilehtien tekemisen.

Alussa uuden järjestelmän ja palvelun toimivuus varmistettiin yhteistyössä Palkeiden kanssa päivittäin. Maanmittauslaitoksen projektivastaavana Palkeissa toimi Teija Huhtanen. “Hänen kanssa yhteistyö on sujunut erittäin hyvin ja olemme olleet onnekkaita saadessamme hyödyntää hänen asiantuntemustaan Handin käyttöönotossa”, kiittelee Parviainen.

Prosessista liikkeelle

Hankintatoimen uudistaminen oli Maanmittauslaitoksessa huomattavasti laajempi asia kuin pelkkä järjestelmän käyttöönotto.
“Kävimme vajaassa vuodessa Handi-palvelujärjestelmän käyttöönottoon valmistautumisen lisäksi koko hankintaprosessin ja sen organisoinnin läpi. Aloitimme hankintojen luokittelulla kategorioihin: MML:n tuotanto, kehityssalkku, ICT sekä sisäiset palvelut”,  Parviainen kertoo.

“Lisäksi uudelleenorganisoimme hankintatointa ja muodostamme hankintapalveluryhmän, joka koostuu ostotiimistä ja kategoriavastaavista. Noin 20 hengen hankintapalveluryhmä hoitaa mm. hankintojen koordinoinnin, hankintojen suunnittelun, kilpailutusten koordinoinnin, tilausten viennin Handi-palveluun sekä laskujen käsittelyn.”

Kiertämistä ja kertausta

Uutta toimintamallia on tehty ahkerasti tutuksi koko Maanmittauslaitoksessa. Parviainen itse on kiertänyt vastuualueita ja johtoryhmiä, ja hyväksyjäoikeudet saaneiden perehdyttämisessä hyödynnetään Handi-ohjeita. Intrassa on avattu useampaan kertaan, mitä muutos tarkoittaa jokaisen työntekijän kohdalla. “Kaikkien pitää tietää, miten lähteä liikkeelle, kun on tarve hankkia jotakin”, Parviainen muistuttaa.

Maanmittauslaitoksessa hankintojen keskittäminen on todettu jo aiemmin toimivaksi malliksi. Uusi hankintapalveluryhmä on sisäinen palvelu koko organisaatiolle. Vain hankintapalveluryhmällä on oikeudet tilausten tekemiseen Handi-palvelussa. Tilauksia ja laskuja voi sen sijaan hyväksyä noin sadan hengen joukko.

“Substanssiasiantuntijat toki määrittelevät tarpeet ja osallistuvat kilpailutukseen. Hankintapalveluryhmän tavoitteena on aikatauluttaa hankinnat ja kilpailutukset entistä paremmin, jakaa tietämystä ja vähentää riskejä laajentamalla osaamista. Näin Maanmittauslaitoksen johto voi luottaa siihen, että hankinnat toteutetaan lakien mukaan hallitusti ja tehokkaasti”, Parviainen kuvaa.

Tekniikoiden yhdistelmät haastavat

Hyvästä valmistautumisesta ja riskikartoituksesta huolimatta vuoden vaihteen h-hetki oli jännittävä. Windows 7 -käyttöjärjestelmä, InternetExplorer-selain sekä virtu-kirjautuminen aiheuttivat ongelman, joka väistettiin antamalla erilliset kirjautumistunnukset muutamille henkilöille. Sen jälkeen on pantu vauhtia Windows 10 -käyttöjärjestelmään siirtymiseen.

Muutamia kehityskohteita Handi-palvelujärjestelmään on tunnistettu ensimmäisten käyttöviikkojen aikana. “Toivomme useampirivisten tilausten helpompaa käsittelyä ja esimerkiksi automatisoitua alv-laskentaa joillekin lomakkeille”, Parviainen sanoo. “Tilausten seuranta voisi olla havainnollisempi, mutta raportointi on selkeä ja hyödyllinen.”

Jatkossa Parviainen toivoo valtion hankintatoimen kehittämistä niin, että valtiolla opitaan parempaa kilpailutusta. Tavoitteena tulisi olla, että kilpailutuksilla saadaan hankintoihin parempi kustannus-hyöty-vaikutus hankintojen vaikuttavuus huomioiden.

Hylkää nykytila

Muille kirjanpitoyksiköille Parviainen antaa muutaman vinkin Handi-palveluun valmistautumiseen:

  • Hyvä projektointi ja riskikartoitus vähentävät kiirettä ja yllätyksiä, mutta joustavuuttakin tarvitaan.
  • Hankintojen uudistamisessa on hyvä lähteä liikkeelle tarpeeksi laajasti. Nykytilaa ei kannata jäädä miettimään vaan katsoa rohkeasti, miten hankintojen halutaan tulevaisuudessa toimivan
  • Projekti vaatii tarpeeksi resursseja ja johdon sitoutumisen. Hyvä työnjako on, että johdolla, esimerkiksi ohjausryhmällä, on aktiivinen rooli organisoitumisen valmistelussa, silloin projektiryhmä pystyy keskittymään järjestelmän testaukseen ja itse käyttöönottoon.
  • Muiden kirjanpitoyksiköiden kokemuksista kannattaa pysyä kuulolla!
ohjelma

[Katseluvinkki] Tietoturvan lyhyt oppimäärä

Vuoden 2018 viimeisessä työpajassa käsiteltiin tietoturvaa. Pitkään ja huolella tuotettu tietoturva-arviointi Handi-palvelusta oli valmistunut, ja Kati Siikonen Palkeista esitteli sen tulokset. Tärkein päätelmä viestintäviraston tekemästä tietoturva-arvioinnista on, että Handi-palvelu täyttää suojaustaso IV:n mukaisten tietojen käsittelyn turvallisuusvaatimukset riittävällä tasolla.

Järjestelmän lisäksi tietoturvaa voidaan lisätä mm. tietojen käsittelyllä. Seija Friman Valtiokonttorista esitteli salassa pidettävien tietojen käsittelyyn paneutuneen työryhmän tuloksia. Ryhmässä on tuotettu käytännönläheisiä vinkkejä mm. tiedon karkeistamiseen ja ohjeistamiseen.

Työpajan tallenne ja esitysmateriaalit on saatavilla valtionhallinnon sisäiseen käyttöön Handi-tiimerissä osoitteessa handi.fi/tiimeri. Ne löytyvät Työpajat-nimisestä kansiosta.

Erityisen katseluvinkin ansaitsee työpajan päättänyt VAHTI-pääsihteerin Kimmo Rouskun esitys tietoturvasta yleisesti.