Automation of business workflows and processes with businessman

Tilannekuva julkisten hankintojen nykytilasta on valmistunut

Julkisten hankintojen ammattilaiset ovat ensimmäistä kertaa laatineet kattavan tilannekuvan julkisten hankintojen nykytilasta ja kehittämiskohteista valtiovarainministeriö kertoo 14.4.2020 julkaistussa tiedotteessaan. Kuntaministeri Sirpa Paatero asetti yhteistyössä Kuntaliiton kanssa viime syksynä Hankinta-Suomi ohjelman, jonka yhtenä tavoitteena on laatia kansallinen hankintastrategia.

– Julkiset hankinnat ovat tärkeä väline hallituksen päätavoitteiden toteuttamisessa. Tämä kattava tilannekuva luo hyvän pohjan vastuullisempiin hankintoihin. Se osoittaa myös, että meidän ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Ympäri Suomea on jo käytössä toimintamalleja, joita pitää saada laajemmin käyttöön, Paatero sanoo tiedotteessa.

Tilannekuva sisältää konkreettisia suosituksia organisaatioille ja hankinta-ammattilaisille

Osana kansallisen hankintastrategian valmistelua ja verkostomaisen yhteistyön puitteissa hankintojen ammattilaiset ovat kartoittaneet Suomen julkisten hankintojen nykytilaa, työstäneet keskeisiä kehittämiskohteita ja laatineet toimenpide-ehdotuksia, jotka julkaistaan nyt kattavana tilannekuvana. Valtiovarainministeriö kertoo, että tilannekuva on lajissaan ensimmäinen.

Tilannekuva koostuu seitsemästä teemasta, joita ovat hankintojen strateginen johtaminen, hankintaosaamisen kehittäminen ja kyvykkyydet, taloudellinen kestävyys, sosiaalinen kestävyys, ekologinen kestävyys, innovaatiot sekä markkinoiden toimivuus julkisten hankintojen näkökulmasta. Kunkin teeman yhteyteen on laadittu ammattilaisten koostamat listat: ehdotukset kansallisiksi toimenpiteiksi, suositukset hankintayksiköille sekä suositukset yrityksille.

Valtiovarainministeriön mukaan tilannekuvan pohjalta on helppo tunnistaa valtakunnallisia hankintojen strategisia kehittämiskohteita. Lisäksi tilannekuva sisältää hyviä vinkkejä ja suosituksia, joita valtion, kuntien ja yritysten toimijat voivat ottaa heti käyttöönsä, myös ilman kansallisia kehittämistoimia, valmisteluryhmän puheenjohtajana toiminut Kuntaliiton johtava lakimies Katariina Huikko toteaa tiedotteessa.

– Tilannekuvan valmistelu on tapahtunut tiiviillä aikataululla ja hankinta-ammattilaiset ovat osallistuneet sen laatimiseen oman varsinaisen työnsä ohessa. Olen erittäin iloinen, että meillä on Suomessa näin asiaansa sitoutunut ja ammattitaitoinen joukko, Huikko kuvaa valmisteluprosessia.

Ohjelman tavoitteena on lisätä julkisten hankintojen vaikuttavuutta

Yleisen arvion mukaan julkisiin hankintoihin käytetään Suomessa noin 35 miljardia euroa vuosittain. Hankintoihin käytettävillä verovaroilla tulee saada kansalaisille laadukkaita palveluita, vaikuttaa ekologiseen ja sosiaaliseen kestävyyteen sekä edistää elinvoimaisia markkinoita ja julkisen talouden kestävyyttä. Hankinta-Suomi-toimenpideohjelma tähtää siihen, että julkiset hankinnat kehittyvät Suomessa entistä vaikuttavammiksi.

– Nyt julkaistu laaja tilannekuva antaa vakaan pohjan kehittämistyön suuntaamiseen ja verkostomaisen yhteistyön jatkamiseen, summaa Hankinta-Suomi ohjelmajohtaja, finanssineuvos Tarja Sinivuori-Boldt valtiovarainministeriöstä.

Kansallinen hankintastrategia valmistuu alkusyksystä 2020.

Suomen julkisten hankintojen tilannekuva

Lisätietoja:

Finanssineuvos, Tarja Sinivuori-Boldt, valtiovarainministeriö, puh. 02955 30433, tarja.sinivuori-boldt(at)vm.fi

Johtava lakimies Katariina Huikko, Kuntaliitto, puh. 050 566 4327, katariina.huikko(at)kuntaliitto.fi

koronavirus

Koronavirus ja julkiset hankinnat

Julkisten hankintojen neuvontayksikkö ohjeistaa koronaviruksen vaikutuksista julkisiin hankintoihin ja hankintayksiköiden tekemiin hankintasopimuksiin.

Julkisten hankintojen neuvontayksikölle on tullut useita yhteydenottoja liittyen koronaviruksen (COVID-19) vaikutuksista hankintasopimuksiin ja hankintaprosessiin yleisesti. Hankinnat.fi-sivuille on koottu julkisten hankintojen neuvontayksikön tulkintoja hankintalakiin liittyvistä kysymyksistä, suosituksia hankintayksiköille sekä vastauksia yleisimpiin asiasta esitettyihin kysymyksiin.

Lue lisää > 

Hankinta-Suomi

Vaikuta kansalliseen hankintastrategiaan – osallistu Hankinta-Suomen verkkoaivoriiheen!

Syksyllä 2020 valmistuu Suomen yhteinen julkisten hankintojen strategia. Osallistu verkkoaivoriiheen ja hyödynnä mahdollisuus vaikuttaa strategian tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Verkkoaivoriihi on avoinna 9. – 27.3.2020.

Julkisten hankintojen yhteiskunnallinen ja euromääräinen vaikutus on merkittävä. Suomessa on lukuisia erilaisia toimijoita toteuttamassa julkisia hankintoja – pieniä ja isoja hankintayksikköjä, hankintarenkaita ja yhteishankintayksikköjä. Toisaalta tarjoajapuolella on muun muassa monikansallisia yrityksiä, järjestöjä sekä pk- ja kasvuyrityksiä.

Kansallinen hankintastrategia luodaan yhdessä

Hankinta-Suomi -kehittämisohjelmassa työstetään kansallista hankintastrategiaa laaja-alaisessa yhteistyössä.  Toimenpiteet ja panostukset, joiden kautta yhteisiin tavoitteisiin päästään muodostavat merkittävän osan kansallisesta hankintastrategiasta. Tähän mennessä on tunnistettu muun muassa yhteisiä tahtotiloja ja tavoitteita.

Kehittämisohjelmassa tavoitellaan toimivia ja laadukkaita hankintoja, joita tehdään osallistavasti ja markkinoiden elinvoimaisuutta edistäen. Hankinnoilla voidaan edistää organisaation tavoitteiden toteutumista, kuten taloudellista, sosiaalista ja ekologista kestävyyttä sekä uudistumista. Tavoitteiden saavuttaminen vaatii strategista otetta, kyvykkyyttä julkisten hankintojen potentiaalin hyödyntämiseen vaikuttavasti sekä tiedolla johtamista.

Verkkoaivoriihen tarkoituksena on tuoda osallistujien ajatukset hyödynnettäväksi kansallisen hankintastrategian valmisteluun entistä vaikuttavampien julkisten hankintojen edistämiseksi.

Nyt on erinomainen hetki vaikuttaa ensimmäistä kertaa laadittavaan kansalliseen hankintastrategiaan. Verkkoaivoriihessä annetaan vastaukset anonyymisti ja sen täyttäminen kestää muutaman minuutin. Pääset verkkoaivoriiheen tästä.

Kati Siikonen, Palkeet

Herkkä – HR-tietojen käsittelyn ja arkistoinnin uusi tuotantoympäristö

Kati Siikonen
Muutos koskee kaikkia budjettivaltion kirjapitoyksiköitä, muistuttaa Kati Siikonen Palkeista.

Herkkä-palvelu tulee korvaamaan palkkaluetteloiden kierrätykseen aiemmin käytössä olleet järjestelmät ja tuotantoympäristöt. Herkkä-ratkaisu otetaan käyttöön valtion kaikissa kirjanpitoyksiköissä syksyllä 2020. Miten Herkkä-ratkaisun käyttöönotto tulee vaikuttamaan Palkeiden palvelutuotantoon ja asiakaslaskutukseen?

Palkkaluetteloiden kierrätys siirtyy vuonna 2020 omaan erilliseen sähköiseen tuotantoympäristöönsä, jossa kierrätetään palkkaluettelot ja arkistoidaan arkistovelvoitteen alla olevat muut tositteet. Herkkä-nimen lanseerasi alun perin Palkeiden teknologiajohtaja Juha Koljonen. Nimi lähti elämään puhekielessä ja kaikki puhuvat nyt Herkästä.

– Valtiolla on jonkin verran virkatehtäviä, joiden tehtävänimike tai virkatehtävän suorituspaikka ovat salassa pidettävä. Totesimme, ettei näitä tietoja voi käsitellä Suomen rajojen ulkopuolella sijaitsevassa pilvipalvelussa, Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen Palkeista sanoo.

Henkilöstöpuolen arkaluonteiset materiaalit saavat uuden kodin

Valtionhallinnossa on aikaisemmin ollut käytössä asiakirjojen kierrätys ja arkistointijärjestelmä Rondo. Handi-ohjelman aikana sähköinen tilaaminen ja laskujenkäsittely uudistettiin, jolloin Rondo korvattiin Handi-palvelulla. Tällä hetkellä kaikki taloushallinnon ja hankintatoimen dokumentit käsitellään Handi-palvelussa.

– Palkkaluetteloiden kierrätys päätettiin irrottaa Handi-palvelun ratkaisukokonaisuudesta ja sitä varten rakennetaan erillinen kaikille virastoille yhteinen tuotantoympäristö Valtorin käyttöpalveluun, Siikonen tarkentaa.

Talousarvioasetus edellyttää, että kaikki menot ja palkansaajien tileille maksettavat palkat ja palkkiot asiatarkastetaan ja hyväksytään. Palkanmaksu- ja laskentaprosessi on oma henkilöstöhallinnon prosessi, jonka osana palkka-ajoista muodostetaan dokumentti nimeltään palkkaluettelo. Jotta talousarvioasetuksen velvoite täyttyisi, palkkaluettelot lähetetään Palkeiden palvelutuotannosta virastojen vastuuhenkilöille tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi.

Palkka- ja henkilöstöhallinnon puolella on asiakirjoja, jotka tulkitaan osaksi kirjanpidon tositeaineistoa. Sen vuoksi niihin pätee arkistointivelvoite vastaavalla tavalla kuin taloushallinnon puolella ostolaskuihin ja kirjanpidon raportteihin. Dokumenteilla on lisäksi asiakirjaluokkakohtaiset säilytysajat ja niitä saavat käsitellä vain tehtävään nimetyt virkamiehet.

Herkkä-ratkaisun toteutus vaikuttaa virastojen arkeen hetkellisesti

Herkkä-ratkaisun käyttöönotossa on kaksi vaihetta. Isoa työkuormaa ei virastoille ole Palkeiden mukaan tulossa, sillä kevään 2020 aikana toteutettava järjestelmäympäristön rakentaminen ei juurikaan heijastu virastojen arkeen. Vanhaan Rondo-järjestelmään tulee kuitenkin käyttökatko siinä vaiheessa, kun vanhaa kirjanpidon tositearkistoa lähdetään konvertoimaan uuteen ratkaisuun.

– Tähän on hyvä varautua virastoissa. Kun tietojen siirto uuteen järjestelmään alkaa, vanhoissa järjestelmissä ei saa olla käyttöä, jotta arkistointikonversiota pystytään toteuttamaan. Lisäksi Rondo-käyttäjiä tullaan ohjeistamaan väliaikaisesta toimintamallista palkkaluetteloiden kierrätystä varten, Siikonen muistuttaa.

Herkkä-palveluympäristö toteutetaan samojen periaatteiden mukaisesti kuin aiempi käyttöönotto Handi-palvelun puolelle – yhteistyössä virastojen kanssa.

– Roolit palkkaluetteloiden hyväksyntään ja tarkastamiseen sekä käyttövaltuudet tullaan sopimaan virastojen kanssa yhdessä. Samalla määrittelemme myös vanhojen tositearkistojen selailuoikeuksien nimeämisestä tietyille henkilöille, Siikonen sanoo.

Herkkä-ratkaisun edellyttämä käyttöpalveluympäristö on määrä toteuttaa Valtorille huhtikuun loppuun mennessä. Palkeet tulee lähiviikkojen aikana ohjeistamaan Rondoa käyttäviä virastoja väliaikaisen toimintamallin käyttöönotosta.

 

Herkkä-ratkaisu lyhyesti:

  • Handi-palvelun rinnalle uusi Herkkä-palvelujärjestelmä ja yhteinen tuotantoympäristö palkkaluetteloiden kierrätykseen
  • Muutos kaikissa budjettivaltion kirjanpitoyksiköissä
  • Rondo-käyttäjille tulossa väliaikainen toimintamalli palkkaluetteloiden hyväksymiskierrätykseen Palkeiden ja virastojen välillä
  • Kaikki materiaalit pois vanhasta järjestelmästä elokuun loppuun mennessä, jolloin alkaa Rondo-palvelinympäristön alasajo ja Rondo poistuu käytöstä.

 

Lisätietoja:
Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen, puh. 029562192, kati.siikonen(at)palkeet.fi

Handi_Fimea

Pienen viraston suuri oivallus tehostaa hankintoja

Fimean päätoimipaikka sijaitsee Kuopiossa. Fimealla on työskentelypisteet myös Helsingissä, Turussa ja Tampereella. Esko Kiiski ja Tiina Rosholm työskentelevät usein Skypen välityksellä.

Virastojen hankinnat eivät Fimean hankinta-asiantuntijoiden mukaan ole oikea paikka tehdä tiedettä. Viraston luonne ja toimintakenttä sen sijaan tulisi asettaa kaiken kehittämisen lähtökohdaksi. Hankintojen keskittämisen lisäksi yksinkertaiset ja selkeät toimintamallit kilpailutukseen ja hankintoihin luovat edellytykset, joiden kautta esimerkiksi hankintojen vastuullisuutta voi kirittää.

Ennen kuin viraston hankinnat olivat selkeästi vastuutettu hankintakoordinaattorille, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean hankintatoimessa elettiin lyhytnäköisesti hetkestä toiseen. Viraston hankintatoimen uudelleenorganisointi ja Handi-palvelun käyttöönotto sujuvoittivat hankintojen parissa työskentelevien arkea. Samalla hankintojen tehokkuus ja taloudellisuus nousivat uudelle tasolle.

– Siirtymä Handi-palveluun oli tekninen muutos. Suurempi merkitys oli hankintatoimen organisoinnin kehittämisellä. Fimeassa hankintatoimi nähdään strategisesti tärkeänä – yhteistyö hankinnan ammattilaisten ja muun organisaation kesken mahdollistaa modernin strategisen otteen viraston hankintoihin, hankintatoimen organisoinnista vastaava talousjohtaja Esko Kiiski kuvailee kahden viime vuoden aikana tapahtuneita muutoksia.

Selkeät hankinnat – tyytyväiset asiakkaat

Vaikka julkisella sektorilla hankintatoimea ohjataan keskitetysti, jokaisen organisaation on itse määriteltävä hankintatoimensa strategiset tavoitteet, kategorisoinnit ja niiden johtamisen malli. Fimean hankintatoimesta on yritetty tehdä mahdollisimman läpinäkyvää niin viraston omille virkamiehille kuin sidosryhmillekin. Suhteellisen pienenä virastona Fimea on löytänyt oman polkunsa keskittämällä hankintatoimen tehtävät hankintajohtajan, hankintakoordinaattorin ja lakimiehen harteille.

– Hankintatoimen elementit meillä on hyvin kohdallaan. Hankintasääntömme on tehty Hanko-mallin mukaan. Rahallisesti suurimpia hankintoja ovat it-hankinnat. Teemme viraston toiminnan ylläpitämiseen liittyviä materiaali- ja palveluhankintoja, minkä lisäksi laboratoriomme tekee omat hankintansa, hankintakoordinaattori Tiina Rosholm kertoo.

Eurooppalaista yhteistyötä ja innovaatioita

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea on kansallisena viranomaisena myös osa Euroopan lääkevalvonnan viranomaisverkostoa. Fimean rahoituksesta 85 prosenttia tulee suoraan lääketeollisuudelta ja lääkealan toimijoilta, ja loput 15 prosenttia koostuvat budjetissa myönnetyistä määrärahoista. Rahoituspohja heijastuu hankintojen kehittämiseen muun muassa eurooppalaisen yhteistyön välityksellä.

– Hankintojen innovatiivisuus näyttäytyy meille yhteisten asioiden hoitamisen kautta. Voimme esimerkiksi konsultoida toisia eurooppalaisia lääkevirastoja erilaisissa tietoteknisissä hankinnoissa ja vastaavasti voimme levittää omaa osaamistamme muihin Euroopan maihin, Kiiski innostuu.

Fimea on sosiaali- ja terveysministeriön alainen keskusvirasto, joka valvoo ihmisille ja eläimille tarkoitettujen lääkkeiden sekä veri- ja kudosvalmisteiden turvallisuutta. Lääkealan toimijoiden lupa- ja valvontaviranomaisena Fimean tehtävänä on kehittää lääkealaa ja edistää väestön terveyttä. Fimean tehtäväksi on lisäksi määritelty lääkealan kansallisen kehittämisen koordinointi, tutkimustehtävät ja lääkehoitojen arviointi.

Toimittajayhteistyössä parannettavaa

Fimean hankintatiimi on parin vuoden ajan tehnyt organisaatiossaan tunnetuksi viraston uudistunutta hankintatoimen mallia, jonka tukipilareita ovat sähköisen kilpailutuksen järjestelmä, Cloudia, ja sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu. Hankintakoordinaattori Rosholmin mukaan suurimmat haasteet hankintojen kehittämisen polulla ovat liittyneet Handi-palvelun toimittajahallintaan ja toimittajayhteistyöhön.

– Laskujen viitteiden ja sopimusnumeroiden automaattiseen kohdistukseen virastossa on tehty paljon töitä ja työ on tuottanut tulosta. Hankinnat virastossamme kulkevat kuin juna raiteillaan. Seuraavaksi tavoitteenamme on kasvattaa laskujen käsittelyn automaatioastetta noin 20 prosentista, jolloin 50 prosenttia laskuistamme menisi automaattisesti maksuun, Rosholm sanoo määrätietoisesti.

Viraston hankinnat osa valtion hankintatoimen isoa kuvaa

Suomessa julkinen sektori tekee hankintoja vuosittain noin 35 miljardilla eurolla. Julkisilla hankinnoilla voidaan edistää yhteiskunnallisia tavoitteita eri toimintamalleja hyödyntäen. Puhuttiinpa hankintatoimesta valtionhallinnon tai viraston tasolla, menetelmissä keskeistä on riskin hallinta ja avoin, tasapuolinen sekä huolellisesti dokumentoitu markkinavuoropuhelu.

– Olemme tyytyväisiä kehitystyömme tuloksiin, hankintojen keskittämiseen ja hankintaprosessin vastuiden kirkastamiseen. Viraston lisäksi hankintatoimintaa pitää tulevaisuudessa kehittää entistä tiiviimmin budjetointiprosessin yhteyteen myös valtionhallinnon tasolla, Kiiski muistuttaa.

 

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Hankinnoista ei kannata tehdä tiedettä, vaan sopeuttaa hankintatoiminnan ohjeistus viraston luonteen mukaan. Näin hankintatoimen kokonaisuudesta voidaan tehdä helpommin ymmärrettävää hankintoja tekeville virkamiehille.
  • Seurantakohdemallin tarkastelu Handi-toimintamallia vasten auttaa hankintatoimen tilannekuvan ylläpitämisessä. Samalla se kannustaa automaation laajempaan hyödyntämiseen, kun ostolaskut menevät suoraan maksuun.
  • Hankintojen keskittäminen yhden luukun periaatteen keinoin lisää tehokkuutta. Organisaatiossa muutamalla ihmisellä on vankka asiantuntemus hankinnoista ja kilpailutukset voidaan hoitaa keskitetysti.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

Sirpa Reunanen-Alatalo

Ordning på upphandlingarna med kategorisk ledning

Sirpa Reunanen-Alatalo, upphandlingschef vid tullen, tror på strategisk utveckling av upphandlingsfunktionen.

Tullens organisation byggdes om och man gav sig målmedvetet in med metoder för kategorisk ledning för att utveckla upphandlingsfunktionen. När utvecklingen av upphandlingar bygger på tillräcklig information respektive hantering och analys av den, kan organisationens datamaterial och kompetens bättre tas i bruk. Inom Tullens upphandlingsfunktion tror man på att leda med kunskap.

Arbetsredskapen ändrades och cheferna byttes – framtiden  var oviss. Tullen förnyade organisationen medan hela upphandlingsfunktionens strukturer samtidigt formades om. Staten gemensamma elektroniska system för hantering av beställningar och fakturor, Handi, togs i bruk inom Tullen för ungefär ett år sedan. Även en ändring av modellen för godkännande av upphandlingar strödde en extra krydda över helheten. Reformen av allt detta skedde på en gång.

Förutsättningar för att leda med kunskap

Innan Handi togs i bruk hade Tullen använt systemet Tilha för orderhantering, vilket Tullens upphandlingschef Sirpa Reunanen-Alatalo kallade en välbekant fiende. Implementeringen av Handi ändrade tidigare praxis nu när samma datasystem hanterar såväl förfrågningar om upphandling som fakturor. Handi visar upp sådant om upphandlingarna som man tidigare inte visste.

– Det blir lättare att upprätthålla en lägesbild över upphandlingsfunktionen när alla de fakturor som irrar omkring för sig kan lokaliseras i ett enda system. När det gäller att använda Handi är vi dock alltjämt på väg och har ännu varken kunnat identifiera eller korrigera alla utvecklingsobjekt, säger Reunanen-Alatalo.

Kategorier strukturerar och förståelsen för helheten ökar

Under de senaste åren har en stor våg med förändringar reformerat praxis vid upphandlingar inom Tullen. Samtidigt som tjänsten Handi togs i bruk reformerades Tullens organisation så att gruppen för dataadministration respektive upphandling fusionerades till en upphandlingsfunktion. Tullen har under drygt halvtannat år även lanserat såväl en idé om upphandlingskategorier som kategoriskt ledning.

I stället för en organisationshierarki har upphandlingarna i Tullen delats in i tre kategorier: ICT-upphandlingar, lokalspecifika upphandlingar och verksamhetsupphandlingar. Respektive kategori har också egna underkategorier. Lösningen ger helheten av den omfattande och komplicerade upphandlingsfunktionen en struktur och då blir det lättare att planera den och upprätthålla en lägesbild.

– När alla upphandlingar, avtal och beställningar placeras i kategorier och deras undergrupper kan upphandlingsfunktionen värd 60 miljoner avgränsas till ett stycke mänsklig storlek. I fråga om kategoriskt ledning har vi bara kommit igång, men kursen känns rätt, säger Reunanen-Alatalo.

Cheferna stöder och alla deltar

Medan ändringen drar igenom hela organisationen måste arbetstagarna jobba under osäkra förhållanden i långa perioder. I projektet för att utveckla upphandlingsfunktionen hade ledningsgruppen, dit det hörde folk från Tullens olika avdelningar och funktioner, den viktiga uppgiften att kontrollera ändringens verkställighet. Även sakkunniga som utförde upphandlingar togs aktivt med i utvecklingen.

– Tulltjänstemännen kunde dock bättre ha tagits i beaktande. Fastän tjänsten Handi är gemensam inom statsförvaltningen var det dock verkets uppgift att organisera utbildningen. Där gick vi vilse. Vi rättar fortfarande till att vi inte ordnade mer omfattande utbildning före implementeringen, utan gav 1 900 tjänstemän endast instruktioner för hur en förfrågan om upphandling görs i Handi, berättar Reunanen-Alatalo.

Fördelar för samhället och kommunerna genom upphandlingar

Offentliga upphandlingar är ett betydelsefullt sätt att uppnå de strategiska målen för såväl regeringsprogrammet som kommunerna. Programmet Handi har bidragit till att göra upphandlingsfunktionen känd genom att göra de samhälleliga effekterna av, och samarbetet för offentliga upphandlingar mer synliga. Reunanen-Alatalo har arbetat med upphandlingar i tio år på Tullen och i hennes kristallkula ser framtiden ljus och arbetsdryg ut för upphandlingsfunktionen.

– Vi fortsätter att utveckla den kategoriska ledningen och har fått en god start. Det går inte ännu att mäta fördelarna med kategorisk ledning, men vi fortsätter målmedvetet att utveckla det, säger Reunanen-Alatalo.

Kontrollen av osäkerhet kräver strategisk ledning

Megatrender som påverkar framtiden och miljön förändrar verksamhetsmiljön för organisationer. Förändringarna i verksamhetsmiljön skapar behov och förutsättningar att utveckla upphandlingsfunktionen. Globaliseringen av verksamheten, tilltagande konkurrens och ökad användning av elektroniska verktyg kräver även att upphandlingsfunktionen kontrollerar verksamheten och dess miljö på ett nytt sätt.

Upphandlingsfunktionen förändras i god fart från operativ verksamhet mot mer strategiska utvecklingsuppgifter. Det krävs att anställda inom upphandlingsfunktionen har mångsidigare kompetens, ny verksamhetspraxis och kritisk blick när det gäller exempelvis ansvaret visavi upphandlingar.

– Vi här på Tullen har ett bra ramverk och utför saker och ting på ett professionellt sätt i fråga om såväl förfrågningar om upphandlingar som konkurrensutsättning. Tullens mångsidiga behov av upphandling, av allt från tjänstedräkter till datasystem eller till exempel apparater för genomlysning gör upphandlingarna komplicerade och intressanta, säger Reunanen-Alatalo entusiastiskt.

Ledning av helheten

Kloka upphandlingar sparar inte endast kostnader, utan ger även mervärde och resultat. När det gäller att utveckla statens upphandlingsväsende är det i grunden fråga om hur väl man lyckas på statsförvaltningens nivå med att leda helheten.

– Statsförvaltningens upphandlingsväsende och samfällda upphandlingar befinner sig i en övergångsperiod. Har parten som styr helheten av statsförvaltningens upphandlingsväsende tillräcklig förståelse för ämbetsverkens arbetsfält, frågar Reunanen-Alatalo.

Tullen tipsar om god praxis:

  • Tanken, att alla anställda på Tullens är användare av Handi. Ansvaret ökar när varje medarbetare kan hantera sina egna beställningar själv.
  • Upphandlingshelheten får stadga när det endast görs produktkataloger eller integrering i webbutiker om ett avtal tecknats med leverantören.
  • Samarbete ger styrka – undersök möjligheterna: I fråga om upphandlingar är syftet med PTR-samarbetet att identifiera de delområden av upphandlingar vid Polisen, Tullen och Gränsbevakningsväsendet som ger möjligheter till samarbete. Till exempel sådana gemensamma upphandlingar av varor som används för att skydda samhället där samma avtal kan tillämpas.

 

Text och bild: Henni Purtonen

Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen

Multiverksstrukturen kräver och belönar

”Fördelarna från ändring av praxis är väl förtjänade på ämbetsverksnivå. Justitieministeriet kan ge stöd, information och utbildning, men det stora jobbet utförs på praktisk nivå”, påminner Sanna Ryhänen och Tapio Laamanen.

Handi, det elektroniska systemet för hantering av fakturor, togs i bruk av bokföringsenheten på justitieministeriet i november 2019. Ministeriets Handi-experter berättar om att leda ändringen och om erfarenheterna av att implementera tjänsten. Hurudan god praxis tipsar justitieministeriets bokföringsenhet för de övriga ämbetsverken?

I planeringsskedet var justitieministeriet en aning bekymrad över om Palkeet och Statskontoret skulle förstå den flerdimensionella verksstrukturen för bokföringsenheten vid justitieministeriet och de fördelar den medförde. Sanna Ryhänen, projektchef när Handi togs i bruk, säger att den största utmaningen var att hitta lösningar till stöd för en brokig ämbetsverksstruktur och tillsammans med ämbetsverken planera implementeringen av ett system under utveckling.

– Implementeringen av Handi har löpt lättare och positivare än vad vi trodde. Jag har lyssnat efter om det rasslar någonstans, men inget har hörts. Det visar att allt har än så länge gått bra, säger avdelningschef Tapio Laamanen förnöjt.

Under projektet Handi omfattade justitieminsteriets bokföringsenhet utöver ministeriet även domstolarna, rättshjälps- och intressebevakningsdistrikten samt myndigheter i anknytning till ministeriet, totalt 50 självständiga ämbetsverk.  En särskild krydda vid implementeringen av Handi kom från en ändring i årsskiftet då domstolsväsendet avskiljdes till en separat bokföringsenhet när Domstolsverket inrättades.

– Domstolsverket inledde verksamheten i börjar av 2020. Övergången till en annan Handi-organisation har fördröjt övergången för verksamhetsmodellen Handi till praxis, fastän Handi i sig togs i bruk vid domstolarna redan år 2019, preciserar Ryhänen.

Ändring är en kamelont som tämjs av kommunikation

Informering och kommunikation i modellen med flera ämbetsverk upplevs ofta som utmanande – hur man rättidigt kan förmedla väsentlig information till mottagaren. Det ständiga utvecklingsarbetet inom ordersystemet Handi har förkortat tidsspannet för att planera och ta fram anvisningar. Vid justitieministeriets bokföringsenhet utbildades en nyckelperson för Handi från varje ämbetsverk som hade till uppgift att etablera den nya verksamhetsmodellen i sin organisation.

Vid implementeringen av Handi tog man veckovis dessutom i bruk VirastoSkype möten, vilka kunde uttryckas som en vändpunkt i fråga om deltagande kommunikation om ändringar.

– På veckomötena kan förvaltningsområdets ämbetsverk ställa frågor om användningen av och praxis visavi Handi. Skype är en bättre kanal för diskussioner än traditionella bulletiner för att berätta om de teman som ministeriet eller Palkeet lyfter upp. Ministeriet och ämbetsverken har funnit att verksamhetsmodellen fungerar perfekt, berättar Ryhänen.

Den omfattande ämbetsverkstrukturen innebär olika verksamhetsmodeller, som även inom samma sektor kan skilja sig mycket från varandra. För att framgångsrikt leda förändringen har det varit nödvändigt att förstå såväl helheten av upphandlingsfunktionen som praxis hos ämbetsverken, att planera resurser och arbetet samt att fördomsfritt utveckla verksamheten hos ämbetsverken.

Inte enbart en systemändring, men en ändring av praxis.

För att binda ämbetsverken inom förvaltningsområdet för justitieministeriet till ändringen ordnade Palkeet, Statskontoret och Hansel tillsammans med justitieministeriet verkstäder om beställningsfunktioner.  Utbildningen med introduktion till processer för beställningar gav ämbetsverken en större förståelse för hur detta sker i Handi och för att systemet inte är bara äHandir är en implementering utan att det kräver att praxis hos ämbetsverken ändras.

– Utöver utvecklaren av ämbetsverkens upphandlingsfunktioner deltog till exempel även en sakkunnig som i arbetet hanterar inköpsfakturor eller beställningar. Metoder för beställningar i Handi presenterades i verkstäderna. Vi gick också igenom ämbetsverkens egna upphandlingar och funderade då på hur verken kunde förbereda sig för att ta Handi i bruk, berättar Ryhänen.

Upphandlingsväsendet på väg till realtidsekonomi

Inom statsförvaltningen strävar vi efter mer enhetliga förfaranden för upphandlingsväsendet och efter högre grad av automation.  Automationsgraden beskriver den information om automatiskt hanterade inköpsfakturor och utgiftsverifikat som på bokföringsenhetsnivå fås från Handi. Staten strävar på koncernnivå efter att före slutet av 2020 uppnå en automationsgrad på 50 procent.

– Vid justitieministeriet skymtar vid horisonten för upphandlingsväsendet produktionsfördelar från ändrad praxis och man strävar efter att uppnå dem genom målinriktad verksamhet. Arbetets konkreta effekter kontrolleras med preciöst grepp i form av till exempel automationsgraden, beskriver Laamanen.

Behovet av att ställa utvecklingen av upphandlingsväsendet under kraftigare styrning har identifierats i justitieministeriet och förvaltningsområdet. Det att utvecklingsperspektivet ställs i fokus tillsammans med ministeriet och klareringen av rollen för förvaltningsområdets ämbetsverk torde framdeles möjliggöra en framtid i realtid för upphandlingsväsendet.

– Inom upphandlingsväsendet har man på statsförvaltnngsnivå vidtagit konkreta åtgärder, bland annat minskat antalet leverantörer och ökat användningen av betalkort. Vi måste även i fortsättningen arbeta mycket för att komma såväl gemensamma verksamhetsmodeller som enhetliga förfaranden vid budgetering och registrering närmare, avslutar Ryhänen.

Justitieministeriet tipsar om god praxis:

  • Veckomöten som kommunikationskanal och till stöd för implementeringen av tjänsten, för vilka frågor via enkäter inhämtas i förväg från ämbetsverken.
  • I början av projektet hölls det verkstäder där en person med ansvar för utvecklingen av verkets upphandlingsväsende samt en sakkunnig som utförde praktiskt arbete med exempelvis beställningar och inköp deltog.
  • Under förberedelsen för ibruktagningen togs det med hjälp av ämbetsverkets bokföringsrapport fram en helhetsbild av verkets upphandlingar. Med hjälp av statistiska tabelldata kunde ämbetsverken lättare bedöma frågor för utvveckling och planera tjänsten Handi.

 

Text och bild: Henni Purtonen

 

Julkiset hankinnat

Tutkimus: Julkiset kilpailutukset eivät houkuttele yrityksiä

Kilpailuttamisen tavoite julkisten varojen mahdollisimman tehokkaasta käytöstä ei näytä tällä hetkellä toteutuvan. VATT:n ja Aalto-yliopiston vuonna 2019 julkaistun tutkimuksen mukaan oikeaa kilpailua ei käytännössä ole lainkaan, sillä yli puoleen kilpailutuksista tulee vain 0-2 tarjousta.

Julkisten hankintojen kilpailutus perustuu tavoitteeseen käyttää julkisia varoja tehokkaasti ja hankkia  laadukkaita tavaroita tai palveluita kohtuullisin kustannuksin. Poikkeuksellisen laajalla suomalaisella aineistolla tehdyn tutkimuksen mukaan tämä ei kuitenkaan toteudu parhaalla tavalla, sillä julkisia kilpailutuksia vaivaa vakava kilpailun puute. Tutkimuksen mukaan kilpailusta oli puutetta kaikilla toimialoilla ja niin kuntien kuin valtion tai muiden julkisen sektorin toimijoiden hankinnoissa.

Lue lisää tutkimuksesta VATT:n julkaisemasta uutisesta >

Tutustu tutkimukseen: Jan Jääskeläinen ja Janne Tukiainen (2019): Anatomy of Public Procurement, VATT Working papers 118

Tutkimuksen aineistona käytettiin Cloudia Oy:n tietokantaa Suomessa kesäkuun 2010 ja syyskuun 2017 välillä toteutetuista julkisista hankinnoista sekä Tilastokeskuksen aineistoja suomessa toimivista yrityksistä.  

 

 

Sirpa Reunanen-Alatalo

Hankinnat järjestykseen kategoriajohtamisella

Tullin hankintapäällikkö Sirpa Reunanen-Alatalo uskoo hankintatoimen strategiseen kehittämiseen.

Tullin organisaatio uudistettiin ja hankintatoimea lähdettiin kehittämään määrätietoisesti kategoriajohtamisen keinoin. Kun hankintojen kehittäminen perustuu riittävään tietoon sekä sen käsittelyyn ja analysointiin, organisaation tietoaines ja osaaminen saadaan paremmin käyttöön. Tullin hankintatoimessa uskotaan tiedolla johtamiseen.

Työvälineet muuttuivat ja esimiehet vaihtuivat – tulevaisuus oli tuntematon. Tullissa toteutettiin organisaatiouudistus ja samaan aikaan koko hankintatoimen rakenteet muotoiltiin uudelleen. Valtion yhteinen sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä Handi-palvelu otettiin Tullissa käyttöön noin vuosi sitten. Oman mausteensa kokonaisuuteen on tuonut myös hankintojen hyväksyntämallin muutos. Kaikki tämä uudistettiin kerralla.

Edellytykset tiedolla johtamiselle

Ennen Handi-palvelun käyttöönottoa Tullissa oli käytössä tilausten hallinnan järjestelmä Tilha, joka Tullin hankintapäällikön, Sirpa Reunanen-Alatalon, mukaan oli tuttu vihollinen. Handi-palvelun käyttöönotto muutti aiempia käytäntöjä, sillä nyt samassa tietojärjestelmässä ovat sekä hankintapyynnöt että laskut. Se tuo näkyväksi asioita, joita hankinnoista ei aiemmin tiedetty.

– Hankintatoimen tilannekuvan ylläpitäminen helpottuu, kun tilauksista ja sopimuksista irrallaan seikkailevat laskut voidaan paikantaa yhdestä järjestelmästä. Handi-palvelun käytössä olemme kuitenkin vielä matkalla, eikä kaikkia kehittämiskohtia ole vielä pystytty tunnistamaan tai korjaamaan, Reunanen-Alatalo sanoo.

Kategoriat jäsentävät ja ymmärrys kokonaisuudesta kasvaa

Suuri muutoksen aalto on viime vuosien aikana uudistanut Tullin hankintakäytäntöjä. Samaan aikaan Handi-palvelun käyttöönoton kanssa Tullissa tehtiin organisaatiouudistus, jossa tietohallinnon ja materiaalihallinnon hankintaryhmistä yhdistettiin hankinnat-toiminto. Reilun puolentoista vuoden aikana Tullissa on lanseerattu myös hankintakategoria-ajattelua ja kategoriajohtamista.

Organisaatiohierarkian sijaan Tullissa hankinnat on jaettu kolmeen hankintakategoriaan; ICT-hankintoihin, toimitilasidonnaisiin hankintoihin ja toiminnan hankintoihin. Niistä jokaisella on vielä omat alakategoriansa. Ratkaisu jäsentää laajaa ja monimutkaista hankintatoimen kokonaisuutta, jolloin hankintatoimen suunnittelusta ja tilannekuvan ylläpitämisestä tulee helpompaa.

– Kun kaikki hankinnat, sopimukset ja tilaukset sijoitetaan kategorioihin ja niiden alaryhmiin, 60 miljoonan euron arvoisesta hankintatoimesta saadaan rajattua ihmisen kokoinen palanen. Kategoriajohtamisessa olemme alkumetreillä, mutta suunta tuntuu oikealta, Reunanen-Alatalo toteaa.

Esimiehet tukevat ja kaikki osallistuvat

Muutoksen pyyhkäistessä läpi koko organisaation, työntekijät joutuvat työskentelemään epävarmuuden tilassa pitkiäkin aikoja. Hankintatoimen kehittämisen projektissa ohjausryhmällä, johon kuului väkeä Tullin eri osastoilta ja toiminnoista, oli tärkeä tehtävä muutoksen läpiviemisen seurannassa. Myös hankintoja tekevät asiantuntijat otettiin aktiivisesti mukaan kehittämiseen.

– Tullivirkailijat olisi voinut kuitenkin huomioida paremmin. Vaikka Handi-palvelu on valtionhallinnon yhteinen, koulutuksen organisointi oli viraston tehtävä. Siinä menimme harhaan. Paikkaamme edelleen sitä, että emme järjestäneet laajempaa koulutusta ennen käyttöönottoa, vaan annoimme 1 900 virkailijalle vain ohjeet siitä, miten hankintapyyntö tehdään Handi-palveluun, Reunanen-Alatalo kertoo.

Hankinnoista hyötyjä yhteiskunnalle ja kunnille

Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino sekä hallitusohjelman että kuntien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Handi-ohjelma on osaltaan edistänyt hankintatoimen tunnettuutta tekemällä julkisten hankintojen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja yhteistyön aiempaa näkyvämmäksi. Hankintatoimen tulevaisuus näyttääkin 10 vuotta Tullin hankintojen parissa työskennelleen Reunanen-Alatalon kristallipallossa valoisalta ja työntäyteiseltä.

– Jatkamme kategoriajohtamisen kehittämistä, jossa olemme päässeet hyvään alkuun. Kategoriajohtamisesta saatavia hyötyjä ei vielä pystytä mittaamaan, mutta jatkamme määrätietoisesti kategoriajohtamisen kehittämistä, Reunanen-Alatalo sanoo.

Epävarmuuden hallinta edellyttää strategista johtamista

Tulevaisuuteen ja ympäristöön vaikuttavat megatrendit muuttavat organisaatioiden toimintaympäristöä. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset luovat tarpeita ja edellytyksiä hankintatoimen kehittämiselle. Toiminnan globalisoituminen, kilpailun kiristyminen ja sähköisten työvälineiden käytön lisääntyminen vaativat myös hankintatoimelta uudenlaista toimintaympäristön ja toiminnan hallintaa.

Hankintatoimi on muuttumassa kovaa vauhtia operatiivisesta toiminnasta kohti strategisempien kehitystehtävien suuntaa. Hankintatoimen ammattilaisilta vaaditaankin aiempaa monipuolisempaa osaamista, uudenlaisia toimintatapoja ja kriittistä silmää esimerkiksi hankintojen vastuullisuuteen.

– Meillä on Tullissa hyvät raamit ja ammattimainen tekemisen tapa sekä hankintapyyntöjen että kilpailutusten osalta. Tullin monipuoliset hankintatarpeet virkavaatteista tietojärjestelmiin tai esimerkiksi läpivalaisulaitteisiin tekevät hankinnoista monimutkaista ja mielekästä, Reunanen-Alatalo innostuu.

Kokonaisuuden johtaminen

Viisaat hankinnat eivät säästä ainoastaan kustannuksia, vaan luovat lisäarvoa ja tulosta. Valtion hankintatoimen kehittämisessä onkin pohjimmiltaan kysymys siitä, miten hyvin kokonaisuuden johtamisessa onnistutaan valtionhallinnon tasolla.

– Valtionhallinnon hankintatoimen kokonaisuus ja yhteishankinnat ovat murrosvaiheessa. Onko valtionhallinnon hankintatoimen kokonaisuutta ohjaavalla riittävä ymmärrys virastojen toimintakentästä, Reunanen-Alatalo kysyy.

 

Tulli vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Ajatus, jonka mukaan Handi-palvelun käyttäjiä ovat kaikki tullilaiset. Se lisää vastuunottoa, kun jokainen työntekijä pääsee itse hoitamaan oman tilauksensa.
  • Hankintakokonaisuus saa ryhtiä, kun tuotekatalogeja tai integraatioita verkkokauppoihin tehdään vain, jos toimittajan kanssa on tehty sopimus.
  • Yhteistyössä on voimaa – selvitä mahdollisuudet: Hankintojen osalta PTR-yhteistyön tavoitteena on tunnistaa Poliisin, Tullin ja Rajavartiolaitoksen hankintojen osa-alueet, joihin liittyy yhteistyön mahdollisuuksia. Esimerkiksi yhteiskunnan suojaamiseen liittyvien tavaroiden yhteishankinnat, joissa voi soveltaa samaa sopimusta.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

Hankintaosaaminen uudelle vuosikymmenelle

Vuoden ensimmäisen Handi-työpajan aiheena oli koulutukset. HAUSin tulevaisuuden suunnitelmien lisäksi työpajassa tutustuttiin selvitykseen ostolaskujen tuottavuuden tasosta. Ryhmätöissä kartoitettiin hankintatoimen osaamisen kehittämisen tarpeita.

Maailman parhaan julkisen hallinnon kehittäminen on HAUSin uuden strategian tärkein tavoite ja tulevaisuuden visio. Julkishallinnon ilmiöt ohjaavat tulevaisuuden oppimista ja koulutustarpeita. Hankintatoimen osaamisen kehittäminen julkishallinnossa jatkuu ja keväällä 2020 järjestetään hankintatoimen perus- ja jatkokurssit. Monia hankintatoimeen liittyviä koulutuksia löytyy myös eOppivasta.

Tietoisuus, kyvykkyys ja tahto luovat onnistumisia ostoissa

Tilauksesta maksuun -prosessin tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa virastoille paremman kontrollin, läpinäkyvyyden, noudatettavuuden, luotettavuuden, säästöjen realisoinnin ja prosessitehokkuuden kautta. Prosessin onnistuminen riippuu pitkälti siitä, kuinka tarkasti virastoissa noudatetaan sisäisiä sääntöjä ja prosesseja. Tavoitteiden saavuttaminen toki vaatii myös sitä, että toimittajat seuraavat uuden toimintamallin käytäntöjä. Sen vuoksi toimittajille kohdennettu muutosviestintä lieneekin avain onnistuneeseen muutokseen.

Syksyllä 2019 toteutetun selvityksen mukaan tuottavuuden nousun kannalta ratkaisevia asioita ovat:

  • Tietoisuus uudesta ostopolitiikasta (eri sidosryhmät, kuten sisäiset käyttäjät, ostajat, toimittajat)
  • Kyvykkyys toimia uusien ohjeiden mukaan
  • Tahto toimia uusien toimintamallien ja prosessien mukaan

Vaikka automaatioasteen kasvattaminen onkin monen viraston tavoitteena, sen ei tulisi ohjata toimintaa. Tilauksesta maksuun -prosessin tulisi perustua tarkoituksenmukaisuuteen. Järkevästi suunnitellun toiminnan tulisi johtaa tehokkuuteen ja optimaaliseen automaatioasteeseen.

Ajankohtaiset kuulumiset Handi-palvelusta

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista. Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Joulukuun aikana Handi-palvelussa käsiteltiin ennätysmäärä, yhteensä 59 733 laskua.

Vuoden 2019 aikana Handi-palvelun käyttöönotto toteutettiin kaiken kaikkiaan 43 kirjanpitoyksikölle. Tuotannossa on nyt yhteensä 61 kirjanpitoyksikköä. Viimeinen käyttöönottoerä, johon kuuluu kolme virastoa, siirtyy Handi-palveluun helmikuun alussa. Vuodenvaihteessa ilmenneiden ongelmien taklaamiseksi palveluympäristön seurantaa jatketaan yhteistyössä Handi-järjestelmän toimittajan kanssa, jotta palvelun tuotantoympäristön vakaus ja suorituskyky voidaan varmistaa tulevaisuudessa.

 

Joulukuussa automaatioastettaan nostivat merkittävästi muun muassa Poliisiammattikorkeakoulu (26,22%), TEM (25,6%), Ulosottolaitos (24,35%) ja Museovirasto (15,4%).