Mistä valtionhankinnoissa puhutaan? En ymmärrä

Osallistuin eilen Celian järjestämään “Ymmärrän!”-seminaariin. Se kokosi lähinnä viestinnän ammattilaisia julkishallinnosta saavutettavuusdirektiivin esitupareihin. Direktiivi tulee voimaan syksyllä 2018 (1-3 vuoden siirtymäajalla) ja se on luonteva jatkumo keväällä voimaan tulleen tietosuoja-asetuksen synnyttämään keskusteluun. Ensin hiottiin verkkopalveluiden rekisterit läpinäkyviksi ja nyt raivataan esteet sisältöjen tieltä.

Saavutettavuus vai esteettömyys

Seminaarissa määriteltiin aluksi termejä ja suomenkielisiä vaihtoehtoja. Esimerkiksi sanoja esteettömyys ja saavutettavuus voidaan pitää synonyymeinä. Jälkimmäinen soi korvaan kauniimpana kahdesta syystä. Ensinnäkin se on lähtökohtaisesti positiivisempi. Toisekseen se sisältää sen oletusarvon, että sisältö tehdään alusta alkaen saavutettavaksi eikä niin, että ensin tehdään sisältö ja sen jälkeen poistetaan esteet sen edestä.

First time right! Eih?

Saavutettavuusdirektiivissä ohjeistetaan, että verkkopalvelussa pitäisi olla:

  • teknisesti virheetön toteutus,
  • selkeä ja hahmotettava käyttöliittymä ja
  • ymmärrettävä sisältö.

Vaatimukset ovat tuttuja verkkopalveluiden kanssa työskenteleville viestinnän ammattilaisille, mutta kuinka moni heistäkään voi todentaa palvelunsa kattavan kaikki kolme kohtaa? Käsi sydämelle.

Ymmärrettävät valtionhankinnat

Jäin miettimään näitä vaatimuksia hankintojen digitalisoinnin kannalta. Erityisesti mielessäni on hankintailmoituskanava Hilma. Sivutoimisena pienyrittäjänä kokeilin palvelua itsekin ensimmäistä kertaa ja kieltämättä ihmettelin, kuinka valtionhankintojen keltanokkatoimittaja “mies ja pakeetbiil” -mikroyrittäjä voi ikinä ymmärtää sisältöä.

Ennen siirtymistäni valtionhankintojen pariin en ikinä ollut tullut ajatelleeksi, kuinka kamalaa lakitekstihöttöä palvelut vilisevät. Olen kovin kiitollinen mahdollisuudesta päästä mukaan uudistamaan Hilmaa ja tulen varmasti nostamaan esille kaikki ne kohdat, joita en tajua. Lienee todennäköistä, että silloin joku toinenkin jää vaille ymmärrystä.

Seminaarissa oli useamman kerran puhetta myös nimeämisen merkityksestä. Me valtionhallinnossa rakastamme lyhenteitä ja uusia nimiä, mutta jos asiaa katsoo puhtaasti asiakkaan silmin, mikähän olisi hänelle mieleen? Mahtaako hän haluta siirtyä ESPD-lomakkeelle vai olla onnellisen tietämätön siitä, mikä on European single procurement document?

Handi-ohjelma, eiku Handi-palvelu

Handi-ohjelmassa on toki kosolti muitakin esimerkkejä huonosta nimeämisestä. Handi-palvelusta ja Handi-ohjelmasta puhuminen Handina on se tyypillisin ongelma. Ensimmäinen on valtion tilaus- ja laskujenkäsittelyn järjestelmä ja jälkimmäinen mm. Handi-palvelun ja Hilma-uudistuksen sisältävä sateenvarjo.

Ratkaisumme tähän itse tekemäämme ongelmaan on tällä hetkellä pyrkiä välttämään pelkän Handin käyttämistä. Puhumme siis joko Handi-palvelusta tai Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmasta eli Handi-ohjelmasta. Mitään järin suurta papukaijamerkkiä ei tällä virkamiesviestinnällä vielä saa, mutta nukumme yömme siitäkin huolimatta.

Vinkkejä virkamiehelle

Virkamiehet sortuvat keskivertoa useammin hankalaan kieleen. He lienevät ehkä itse tottuneita siihen, että sanat ovat pitkiä ja lauserakenteet vaikeita. Tokihan sille hieman sokeutuu.

Poimin seminaarissa muutamia yksinkertaisia harjoituksia jokaiselle sisällöntuottajalle:

  1. Hyödynnä viestinnän ammattilaisten palveluita. Anna raakile tai ehkä pelkkä aihio kommentoitavaksi. Älä jätä kommentointivaihetta liian myöhäiseksi, jolloin olet ehtinyt jo kiintyä sisältöön ja kommentoijakin joutuu miettimään hienovaraisuutta.
  2. Kerää tiimisi kanssa sanastoa sekä listaa rakkaista sanoista, jotka voisitte korvata yksinkertaisemmilla vaihtoehdoilla. Voisiko valtiolle tuotteita tai palveluita tarjoava toimittaja olla vain tarjoaja?
  3. Käytätkö täytesanoja? Mitkä sanat tuovat lisäarvoa? Tekstissä on tyypillisesti noin viidennes turhia sanoja. Poista ne.
  4. Anna tekstisi luettavaksi vaimolle, lapselle tai naapurille ja pyydä heitä merkitsemään kohdat, joissa joutui pysähtymään ja miettimään.
  5. Testaa sisältö käyttäjällä. Anna sisältösi luettavaksi asiakkaallesi ja pyydä häntä nostamaan esiin muutama kohta, joita voisi tarkentaa.

Kuten huomaat, tärkeintä saavutettavan sisällön tuottamisessa on aktiivinen palautteen pyytäminen.

Anele, vonkaa ja vingu palautetta sisällöntuotannon ihan jokaisessa vaiheessa. Suomalaisen on vaikea antaa palautetta, joten sitä pitää haluta.

Ehkä voisimmekin suhtautua verkkopalveluihimme ja niiden sisältöihin niin, että ne eivät ole koskaan valmiita, vaan niitä muokataan jatkuvasti käyttäjien palautteen perusteella?

Tätäkin saatan muokata vielä.

Ps. Seminaarin aineisto on tulossa katsottavaksi tallenteina osoitteeseen celia.fi/ymmarran. Suosittelen ymmärtämään.

Hani Olsson työskentelee Handi-ohjelmassa muutosjohtamisen kehittämispäällikkönä. Hänen tontilleen kuuluu mm. viestinnän ja verkkokoulutuksen suunnittelua ja toteutusta. Viestinnän ammattilaisena hän on ottanut itselleen erioikeuden käyttää toisinaan höpsöjä sanoja, eikä hän siten täytä kaikilta osin saavutettavuusdirektiivin vaatimuksia. Kuvassa hän päätti poistaa esteitä katseyhteyden väliltä ja ottaa silmälasit pois. Tavallisesti hän näyttää siis paljon viisaammalta.

Twitter: @HaniOlsson
LinkedIn: linkedin.com/in/haniolsson