Hallitse sopimuksiasi, muuten sopimuksesi hallitsevat sinua

Julkinen sektori tekee vuosittain tavara- ja palveluhankintoja noin 35 miljardin euron edestä. Tästä kokonaisuudesta kuntasektori nappaa reilut 30 miljardia ja valtionhallinto loput – puhumme siis erittäin merkittävästä julkisten rahojen käyttökohteesta. Verovaroille saatu vastine riippuu hyvin pitkälti koko hankintaprosessista ja erityisesti sen aikana luoduista ja allekirjoitetuista hankintasopimuksista. Lähtökohta sopimushallinnalle on se, että kaikki sopimukset ja niiden liitteet on tuotettu hankintalain mukaisesti kirjallisessa muodossa ja dokumentteja säilytetään asianmukaisesti kyseiseen käyttöön soveltuvassa rekisterissä, kuten erilaisissa asiahallinta- tai arkistoratkaisussa. Pelkkä säilytys ei kuitenkaan riitä, sillä sopimushallinnassa on kyse paljon laajemmasta kokonaisuudesta.

Sopimushallinnan käsite pitää sisällään sopimuksen koko elinkaaren, eli kaiken sen toiminnan ja tekemisen, mitä sopimusluonnoksen valmistelun sekä sopimuskauden päättymisen ja jälkiarvioinnin välissä toteutetaan (kuvio alla). Sopimuksen elinkaari ei elä tyhjiössä, vaan kytkeytyy operatiivisen kauden aikana tiiviisti sekä organisaation talouteen että toimittajahallintaan. Sopimushallinta muodostuu kriittiseksi osa-alueeksi erityisesti pitkäaikaisissa ja strategisesti merkittävissä kumppanuussuhteissa.

Sopimushallinnan elinkaaren eri vaiheet

 

Jatkuva seuranta on kaiken A ja O

Olennaista sopimushallinnassa on se, että yksittäisiä sopimuksia ei työnnetä allekirjoituksen jälkeen suoraan arkiston, vaan niitä käytetään aktiivisesti koko sopimuskauden ajan toiminnan, talouden ja suorituskyvyn mittarina. Lisäksi jokaiselle sopimukselle olisi hyvä määritellä erilaiset poistumisstrategiat sekä toteuttaa myös jälkiarviointia kauden päätyttyä. Jälkiarvioinnilla saadaan arvokasta tietoa erityisesti tulevia kilpailutuksia varten.

Olennaista sopimushallinnassa on se, että yksittäisiä sopimuksia ei työnnetä allekirjoituksen jälkeen suoraan arkiston, vaan niitä käytetään aktiivisesti koko sopimuskauden ajan toiminnan, talouden ja suorituskyvyn mittarina.

Heikosti toteutettu sopimushallinta puolestaan kostautuu organisaatiolle monenlaisina ongelmina. Näitä ovat ainakin rahanmeno ja ajanhukka, huonot tilaaja-toimittajasuhteet, suurentuneet riskit, toiminnan kontrollin menettäminen, läpinäkyvyyden puute sekä erilaiset auditointiongelmat. Hälytyskellojen tulisi soida viimeistään siinä vaiheessa, kun alkuperäisiä sopimuksia sekä niiden liitteitä ei löydetä mistään tai pinnalle alkaa pulpahdella vanhoja sopimuksia, joiden parasta-ennen-päiväys on jo aikapäivää sitten ohitettu.

Yhtenäistä toimintamallia metsästämässä

Handi-ohjelman aikana tehdyn sopimus- ja toimittajahallinnan esiselvityksen (2016) mukaan valtionhallinnon sopimushallintaa toteutetaan hyvin monimuotoisilla tavoilla. Osalla sopimusrekisterin virkaa ajaa Excel-taulukko, toisilla sijoituspaikkana on asiahallinta- tai arkistoratkaisu, ja kourallinen käyttää erillistä sopimushallintajärjestelmää. Aktiivinen sopimusseuranta vaihtelee myös tilanteesta ja organisaatiosta riippuen. Esiselvitys kannustaakin kirjanpitoyksikköjä yhtenäisten hallintamallien kehittämiseen ja käyttöönottoon. Toukokuun 19. päivä pidetyssä Handi-työpajassa esiteltiin sopimushallinnan kehittämisen tulevia toimenpiteitä. Tavoitteenamme on muodostaa vuoden 2020 loppuun mennessä minimivaatimukset valtionhallinnon yhteiselle sopimushallinnalle sekä luoda vaatimusten pohjalta ohjeistusdokumentaatio. Tämän lisäksi kokoamme ja hyödynnämme eri organisaatioista jo löytyviä hyviä käytäntöjä.

Minimivaatimukset pyritään esittämään mahdollisuuksien mukaan selkeinä prosessikaavioina, jotta niitä pystytään hyödyntämään hyvin erityyppisissä organisaatioissa. Itse työstäminen tapahtuu erillisissä workshopeissa, joihin Handi-työpajassa jo tiedusteltiinkin halukkaita osallistujia. Työpajat tallennetaan, ja niihin liittyvä materiaali julkaistaan Tiimerin yhteisessä Handi-työtilassa, Konsernipalvelut-kansiossa.

Kehittämisiin!

 

Blogin kirjoittaja Hanna Hirsimäki on hankintatehtävien ammattilainen, joka on toiminut sekä yksityisellä että julkisella sektorilla laajoissa kehittämis-, muutos- ja järjestelmähankkeissa – myös kotimaan rajojen ulkopuolella. Hannalla on monipuolista kokemusta julkisten hankintojen käytännön toteuttamisesta sekä valtionhallinnon prosessien, toimintatapojen ja IT-järjestelmien kehittämisestä. Hanna työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoiminnan kehittämisen erityisasiantuntijana.