Handi-kirje virastojohdolle

Kaikkiin Handi-virastoihin on lähetetty perjantaina 16.2.2018 kirje, jossa kerrotaan Handin etenemisestä.

Jakelu:
Virastopäälliköt
Ministeriöt ja virastot

Tiedoksi:
Valtion hankintojen digitalisointi –toteutusohjelman ohjausryhmä, vastuuhenkilöt ja virastojen muutosjohtamisen vastuuhenkilöt

 Arvoisat kansliapäälliköt ja virastopäälliköt

Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelman (Handi) toimeenpano on lähtenyt hyvin liikkeelle. Toteutusohjelmassa koko hankintaprosessi yhtenäistetään hankintojen suunnittelusta aina raportointiin ja analysointiin. Ohjelmassa on aikaansaatu jo useita tuloksia. Merkittävimmät organisaatiotasolla näkyvät uudistukset ja muutokset tulevat vaikuttamaan tänä ja ensi vuonna.

Vuodenvaihteessa 2017 toteutettujen hallinnonalatapaamisten perusteella kaikki valtion virastot ja laitokset ovat sitoutuneita ohjelman toteutukseen. Jokaisessa organisaatiossa on parannettu hankintojen suunnitelmallisuutta, hankintatiedon käyttöä johtamisessa sekä aloitettu oma Handin toimintamallimuutoksen edellyttämä muutosprojekti, johon on nimetty vastuuhenkilöt. Useat organisaatiot ovat myös joko suunnitelleet tai suunnitelleet ja toteuttaneet erilaisia organisatorisia muutoksia, joissa sisäistä työnjakoa on keskitetty ja hankintatoimen resursointia vahvistettu.

Tämän vuoden aikana Handin uusi toimintamalli tulee näkymään valtion sisäisten toimijoiden lisäksi ulkopuolisille toimijoille. Tammikuussa pidettiin neljä erillistä toimittajainfoa, joissa lähes kolmellesadalle yritysedustajalle kerrottiin valtion uusista ja yhtenäisistä sähköisen kilpailuttamisen, tilaamisen ja menojenkäsittelyn toimintamalleista. Yritykset pitivät tilaisuuksia hyödyllisinä ja antoivat myönteistä palautetta valtion edelläkävijyydestä hankintatoimen digitalisoinnissa. Toimittajatilaisuudet on taltioitu osoitteessa ja ne löytyvät osoitteesta: handi.fi/toimittajille.

Sähköisen kilpailuttamisen Hanki-palvelu on otettava käyttöön lokakuuhun 2018 mennessä

Handi-ohjelmassa on jatkettu julkisten hankintojen sähköisen kilpailutuksen käyttöönottoa valtion hankintatoimessa. Sähköinen kilpailutusjärjestelmä on otettava käyttöön lokakuuhun 2018 mennessä EU-kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa. Järjestelmähankinnan vaihtoehtona virastoilla on mahdollisuus ostaa tämä myös palveluna Hansel Oy:ltä.

Niiden organisaatioiden, jotka eivät ole vielä sopineet ja vahvistaneet sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönottoajankohtaa tai sopineet sähköisen kilpailuttamisen palveluhankinnasta, tulee olla yhteydessä Hanselin (asiakaspalvelu@hansel.fi).

Julkisten hankintojen kilpailutuksiin liittyvä viranomaistietojen tarkastus automatisoitiin viime vuonna ja se otettiin käyttöön marraskuussa 2017. Automatisoinnin myötä julkisista kilpailutuksista tulee yksinkertaisempia ja sujuvampia sekä hankkijoiden että tarjoajien kannalta, sillä yritysten ei tarvitse liittää tarjouksiin viranomaisrekistereissä jo valmiina olevia tietoja. Sähköinen järjestelmä varmentaa toimittajan antamien tietojen oikeellisuuden kilpailutuksen päätteeksi. Tarkastusten piiriin kuuluvat mm. verojen ja sosiaaliturvamaksujen suorittaminen, ulosottomerkinnät ja runsaasti eri viranomaisrekistereissä olevaa tietoa, jota kilpailutuksessa tarvitaan.

Handi-palvelu toteuttaa valtion uuden tilaamisen ja laskunkäsittelyn toimintamallin

 Valtion uuden tilaamisen ja laskunkäsittelyn toimintamallin Handi-palvelu otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä. Se korvaa mm. nykyiset Tilha- ja Rondo-järjestelmät. Palkeet vastaa palvelusta ja sen käyttöönotosta. Virastojen on varauduttava siihen, että uusi Handi-palvelu toimii viraston tietojärjestelmäympäristössä.

Handi-palvelun käyttöönotto ja käyttöönoton kaikille kirjanpitoyksiköille yhteiset 8,1 miljoonan euron kustannukset (esim. yhteiset integraatiot, koulutukset) rahoitetaan keskitetysti. Sen sijaan kirjanpitoyksiköiden on varauduttava resursoimaan käyttöönotosta aiheutuvia organisaatiokohtaisia kustannuksia (esim. henkilöstön osaamisen kehittäminen, integraatiokulut substanssijärjestelmiin). Lisäksi on sovittu, että Palkeet ja puolustusvoimat tekevät erillisen kehittämissopimuksen toukokuuhun 2018 mennessä, jolla varmistetaan Handi-palvelun pv-Rondon korvaavan toteutuksen sujuva toteutus ja integroituminen pv-SAP:iin.

Handi-palvelun virastokohtaiset kustannusvaikutukset täsmentyvät kevään 2018 aikana. Handi-palvelun toimittajalle (SoftCo) maksettavan käyttömaksun perusteena on sopimuskaudella palvelussa käsiteltyjen suoritteiden määrä eli hyväksytty lasku tai muu menotosite. Veloitus alkaa, kun palvelujärjestelmä on otettu virastossa tuotantokäyttöön. Palkeiden tuen ja ylläpidon osalta laskutus tapahtuu htv-hinnalla. Työmääräarviot valmistuvat kevään aikana vuonna 2018 käyttöön ottaville virastoille.

Kirjanpitoyksiköiden on hyvä varautua siihen, että vuonna 2019 on jonkin verran päällekkäisiä tietojärjestelmäkustannuksia, sillä Rondo tulee pysymään käytössä vuoden 2020 alkupuolelle. Rondo toimii kirjanpitoaineistojen arkistoratkaisuna, jonka takia siitä voidaan luopua vasta vuoden 2020 keväällä.

Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on valmistunut. Kevään ja kesän 2018 pilottivaiheessa on mukana viisi kirjanpitoyksikköä. Pilottivaiheessa Handi-palvelua, järjestelmäratkaisua ja käyttöönottomallia hiotaan käytännön kokemusten perusteella.

Vuoden 2018 lopussa Handi-palvelua alkavat käyttää sellaiset 17 virastoa, joissa on käytetty aktiivisesti Tilhaa. Kevään 2019 aikana Handi-palvelun käytön aloittaa 13 kirjanpitoyksikköä ja syksyllä 2019 loput 26 kirjanpitoyksikköä. Katso tarkempi aikataulu. Monet tekijät saattavat vielä aiheuttaa muutoksia, ja aikataulua päivitetään sen mukaisesti.

Rondon järjestelmätoimittaja CGI on irtisanonut Rondon arkistokomponentin. CGI:n tuki arkistolle päättyy joulukuussa 2018. Palkeet sopii arkiston tuesta teknologiatoimittaja SoftCon kanssa. Kirjanpitoyksiköiltä ei vaadita toimenpiteitä asian suhteen.

Sopimushallinnan palveluratkaisun määrittely käynnistyy syksyllä 2018

Valtion uudessa toimintamallissa sopimustiedot ja niiden hallinta tulee korostumaan. Virastoilla on sopimushallinnan kehittämisessä kolme perusvaihtoehtoa.

Ensimmäinen vaihtoehto on jatkaa nykyisen tietojärjestelmäratkaisun (asianhallintaratkaisu tai erillinen sopimushallinnan ratkaisu) käyttöä, jos ratkaisu sisältää sopimustiedot rakenteisessa muodossa. Rakenteisessa muodossa olevat sopimustiedot pystytään siirtämään Handi-palveluun integraatioiden avulla.

Toinen vaihtoehto on se, että organisaatio on jo ottanut käyttöön sähköisen kilpailutusratkaisun (Hanki-palvelu, Cloudian tuote) sopimushallintamoduulin, niin myös tämän käyttöä on perusteltua jatkaa. Rajapinta Hanki-palveluun tullaan toteuttamaan kaikkien käyttöön keskitetysti.

Edellisten lisäksi Handi-palvelun toteuttamisessa käytettävä SoftCon tuote mahdollistaa monipuoliset sopimushallinnan toiminnallisuudet. Näitä toiminnallisuuksia ei ole vielä määritelty, eivätkä ne ole tämän takia käyttöönotettavissa. Ohjelmassa on päätetty, että Palkeet tulee määrittelemään yhdessä potentiaalisten käyttäjien kanssa sopimushallinnan palveluratkaisun ja sen käyttöönoton toteutuksen syksyllä 2018. Sopimustenhallinnan ratkaisu tulisi olemaan osa Handi-palvelua ja kaikki Handi-palvelun yleiset toiminnot olisivat yhteisiä. Sopimushallinnan on alustavasti suunniteltu sisältävän mm. seuraavat ominaisuudet: sopimusten elinkaarenhallinta, hyväksyntäkierrot, valvontatoimet (kuten hälytykset voimassaoloajoista), dashboard-raportointi sopimuskannasta, suojaukset ja luokittelut sopimustyypeittäin, arkistointi, sopimuksen työstö yhdessä toimittajan kanssa toimittajaportaalia hyödyntäen ja digitaalinen allekirjoitus.

Toteutusohjelma tehdään yhteistyönä

Laajapohjainen osallistuminen ohjelman suunnitteluun ja toteutukseen varmistetaan edelleen kuukausittaisilla tilaisuuksilla, joissa käsitellään ohjelman ja sen toimenpiteiden toteutustilannetta sekä työstetään toteutuksen kannalta merkityksellisiä asioita. Kevään 2018 seuraavat tilaisuudet ovat 16.2. klo 12-16, 27.3. klo 12-16, 20.4. klo 9-12, 22.5. klo 12-16, 11.6. klo 12-16. Tilaisuudet pidetään valtiovarainministeriön kokouskeskuksessa (Mariankatu 9, Helsinki). Tilaisuuksiin on mahdollista osallistua myös etäyhteydellä.

Hankintojen digitalisointi on merkittävä toimintatapamuutos, joka koskee tuhansia virkamiehiä valtionhallinnossa. Siksi uuden toimintatavan mukainen hankintaprosessi on valittu eOppiva-koulutuspilotiksi. Koko valtionhallinnolle ilmainen Hankinta 2020 -verkkokoulutusohjelma kattaa kaikki hankintaprosessin seitsemän osiota liki 30 kouluttajan voimin toteutettuna. Tämän lisäksi virastoille tuotetaan koulutuksia Handi-palvelusta (Palkeet), Hanki-palvelusta (Hansel) sekä pääosin maksullisia syventäviä koulutuksia (Haus). Hankinta 2020 -koulutus julkaistaan toukokuussa 2018.

Seuraavat hallinnonalatapaamiset on sovittu seuraavasti:

  • kevät 2018: LVM, OM, OKM, PLM
  • syksy 2018: TEM, UM, STM
  • vuoden 2018 loppu: Eduskunta, MMM, VM, SM, YM

Valtion hankintojen digitalisointi –toteutusohjelmasta Seija Friman (puh. 050 514 3960), Tero Meltti (puh. 02955 30770) ja Hani Olsson (puh. 0500 519 060) vastaavat mielellään kaikkiin koko ohjelmaa koskeviin kysymyksiin.

Tero Meltti
erityisasiantuntija, yksikön päällikkö

Pauliina Pekonen
neuvotteleva virkamies

Lisätietoja:

Handi-työtila virastojen käyttöön: https://tila.tiimeri.fi/sites/vk-Handi

Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelmasta: handi.fi ja vm.fi/hankintojen-digitalisaatio

Valtioneuvoston hankerekisteristä: http://vm.fi/hanke?tunnus=VM047:00/2016

Valtion hankintojen digitalisoinnin Yammer-ryhmä: kutsu ryhmään  marianne.savinen@vm.fi