Handi-työpaja: Hankintatoimen kehittäminen jatkuu vuonna 2020

Joulukuun Handi-työpajassa tutustuttiin Hilma-uudistukseen ja käsiteltiin tammikuun puolivälissä alkavia muutosjohtamisen tapaamisia. Virastokierroksenakin tunnettujen tapaamisten tarkoituksena on varmistaa toimintamallimuutoksen jatkuvuus valtion virastoissa ja hankintatoimen ammattilaisten työtavoissa. Työpajan lopussa hankintatoimen asiantuntijat ideoivat suuntaviivoja ohjelman jälkeisille yhteisille työtavoille.

Ryhmätöissä pohdittiin, miten hankintatoimea tulisi kehittää Handi-ohjelman päättymisen jälkeen. Ryhmän pohdintojen perusteella hankintatoimen kehittämisestä halutaan tehdä entistä tavoitteellisempaa ja eri kohderyhmille paremmin suunnattua. Esimerkiksi hankintatoimen johdolle ja käytännön työtä tekeville hankintasiantuntijoille toivottiin erillisiä työpajoja.

Vahvempia verkostoja ja parempaa viestintää

Hankintatoimen kokonaiskuvan hahmottaminen konsernitasolla on hankalaa, sillä virastojen hankintatoimi on erilaista. Sen vuoksi erilaisissa verkostoissa ja muissa ryhmissä esiin nousevat asiat ja ratkaisuehdotukset olisi tärkeää jakaa käyttöön kaikille valtionhallinnon hankintayksiköille. Viestinnän terävöittäminen lieneekin selkeä kehittämiskohde.

Osallistujen näkemyksissä esiin noussut yhteinen toive on helppo löytää keskustelun virrasta. Verkostomaista yhteistyötä samoja tehtävien tekevien välillä halutaan lisätä. Esimerkiksi tilauksia paljon tekevät voisivat miettiä yhdessä keinoja, joilla tilaamista ja sen automaatiota voisi viedä eteenpäin. Näissä pienryhmissä saatuja ajatuksia taas voisi jakaa laajempaan keskusteluun, vaikkapa tulevissa Handi-työpajoissa.

Pienillä muutoksilla kokonaisuus sujuvammaksi

Uusi HILMA otetaan käyttöön 2.1.2020. Uuden visuaalisen ilmeen lisäksi palvelussa on tehty useita pieniä ilmoittamista helpottavia muutoksia. Jatkossa ilmoituksen voi tehdä edellisen ilmoituksen pohjalta lisäämällä tietoa vaiheiden edetessä (ennakkoilmoitus -> hankintailmoitus -> jälki-ilmoitus). Jo tehtyä ilmoitusta pääsee myös korjaamaan muuttamalla ilmoitusta, jolloin muutoksista ei tarvitse enää tehdä erillistä ilmoitusta. Tarjoajat näkevät aina viimeisimmän version, eivät vain korjattuja kohtia.

Lisäksi kansallisissa ilmoituksissa ryhdytään käyttämään samaa tietomallia kuin EU-ilmoituksissa, mikä yhdenmukaistaa käytäntöjä. Kielivalikoima laajentuu, ja hankinnat voi jatkossa ilmoittaa suomen ja ruotsin lisäksi myös englanniksi. Nyt tulevat käyttöön myös hakuvahdit ja kunnolliset raportointivälineet.

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista

Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Pelkästään marraskuun aikana Handi-palvelussa käsiteltiin yhteensä 44 319 laskua. Lokakuuhun verrattuna konsernitason automatisaatioasteen keskiarvoa onnistuttiin myös nostamaan 1,4 prosenttiyksiköllä.

Joulukuussa Handi-palvelun otti käyttöönsä suuri joukko virastoja, kun yhteensä 14 kirjanpitoyksikköä siirtyi käyttämään palvelua. Oikeusministeriön kirjanpitoyksikköön kuuluvat virastot tekivät hankepäällikkö Kati Siikosen mukaan erinomaisen aloituksen käyttöönottokuukautensa aikana.

 

Marraskuussa merkittävästi automaatioastettaan nostivat mm. Valtiovarainministeriö (59,5%), Helsingin poliisilaitos (16,2%), Valtioneuvoston kanslia (16,1%) ja Luonnonvarakeskus (13,8%).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Joulukuun Handi-työpajaan osallistuneet äänestivät, mihin hankintatoimen kehittämisessä tulisi panostaa ohjelman päättymisen jälkeen. Hankintatoimen ajankohtaispäivät tai seminaarit saivat eniten kannatusta. Myös Handi.fi-sivujen kehittämistä pidettiin tärkeänä.