Handi-työpaja: Tukea yhteiseen Handi-toimintamalliin

Marraskuun Handi-työpajassa kuultiin Poliisihallituksen esimerkki hankintatoimen kehittämisestä ja keskittämispyrkimyksistä. Työpajassa saatiin myös nopea perehdytys uusiin Handi-palvelun keskeisten toimintojen prosessikuvauksiin. Lisäksi pohdittiin tarpeita sopimushallinnalle.

Työpajan alussa kuultiin Poliisihallituksen toteuttamasta hankintojen valtakunnallisesta keskittämisen selvittämishankkeesta. Sen tavoitteena on ollut tutkia ja arvioida poliisin hankintojen valtakunnallisen keskittämisen etuja ja tuottavuushyötyjä. Jo pelkästään laskuautomaatiota lisäämällä arvioidaan saavutettavan 800 000 euron vuosittaiset säästöt. Raportin on määrä valmistua joulukuussa 2019.

Prosessikuvausten käyttö laajenee

Handi-palvelun tilaamista ja sopimuskohdistusta sekä muita laskujen automaatiokeinoja kuvaavat alun perin ministeriöille laaditut prosessikuvaukset on nyt muokattu sellaiseen muotoon, että ne ovat käytettävissä muissakin kirjanpitoyksiköissä. Tutustu prosessikuvauksiin Handi-tiimerissä ja ota Hanselin laatima vinkkilista käytännön työkaluksi!

Sopimushallinnan käytännöt uudistuvat – tavoitteena yhteinen toimintamalli

Joulukuussa 2019 julkaistaan myös selvitys sopimushallinnan toimintamallista. Siinä päivitetään suositukset valtion sopimushallinnan kehittämiseksi. Sopimushallinnan yhteistä toimintamallia ja mahdollista yhteistä tietojärjestelmää on selvitetty jo Handi-ohjelman alkupuolella, mutta asian edistäminen päätettiin jättää odottamaan parempaa hetkeä Handi-palvelun käyttöönoton jälkeiseen aikaan. Tuo ajankohta on nyt käsillä.

Valtiokonttorin toteuttaman kaikille virastoille suunnatun kyselyn tulosten perusteella näyttää siltä, että virastoissa sopimushallinta on pääosin hyvin ohjeistettua ja keskitettyä. Se tarjoaa hyvät lähtökohdat yhteiselle kehittämistyölle. Erilaisten prosessien päällekkäisyys ja järjestelmien hajanaisuus kuitenkin vaikeuttaa valtion sopimushallinnan kokonaiskuvan hahmottumista. Tämä on yksi haasteista, jota jatkokehittämisen avulla pyritään taklaamaan.

Työpajan ryhmätyöskentelyosiossa pohdittiin muun muassa, millaisia toiminnallisuuksia tai ominaisuuksia tarvitaan sopimushallinnan prosessia tukevilta tietojärjestelmiltä. Erityisesti yhteisen tulevaisuustilannekuvan merkitys korostui eri ryhmien puheenvuoroissa.

Ryhmätöissä tuotiin esille toiveita avoimiin rajapintoihin ja tietoturvalliseen tiedonsiirtoon eri järjestelmien välillä. Tietojen raportoitavuus ja helppo käytettävyys nousivat myös esille vastauksissa. Kehityspolkua ohjaavana kysymyksenä tuleekin pohdittavaksi, kuinka pitkälle yhtenäisen toimintamallin laatimisessa voidaan kurottaa, sillä virastoilla on jo nyt käytössä eri sopimushallinnan tai asianhallinnan järjestelmiä.

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista

Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Virastoissa on jälleen tehty hyvää työtä automatisaatioasteen nostamisessa. Joulukuussa Handi-palvelun ottaa käyttöönsä suuri joukko virastoja, kun yhteensä 14 kirjanpitoyksikköä siirtyy käyttämään palvelua. Sen takia onkin tärkeää varmistaa, ettei laskuautomaatioon panostaminen hidasta hankintatoimen toimintamallin käyttöönottoa.

Lisätietoja:

ohjelmapäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori, puh. 0295 503 265, seija.friman(at)valtiokonttori.f

Laskujen automaatioaste: