Hankinnoilla suuri merkitys julkishallinnon tuottavuudelle

Hankinnoilla on suurempi vaikutus organisaatioiden tuottavuuteen kuin osaamme ajatellakaan – myös julkishallinnossa, jossa hankintoja tehdään vuosittain 35 miljardilla eurolla. Valtionhallinnossa yli 50 % ja kunnissa yli 40 % toimintamenoista muodostuu hankintamenoista. Monissa organisaatioissa hankintamenot ylittävät henkilöstömenot. Hankintoihin liittyy paljon transaktioita ja usein iso osa henkilöstöstä osallistuu hankintojen tekemiseen.

Ammattimaista hankintatoimea tulee johtaa sekä strategisena että operatiivisena toimintona.

Jotta organisaation hankintatoimi voi olla ammattimaista, johdon tulee ymmärtää hankintojen merkitys organisaation tavoitteiden saavuttamisessa ja johtaa sitä strategisella otteella. Keskeisiä kysymyksiä tässä ovat esimerkiksi:

  • Tietääkö organisaation johto, mikä osa toimintamenoista on hankintamenoja, ketkä ovat sen suurimpia toimittajia ja miksi?
  • Millainen merkitys toimittajien suorituskyvyllä on oman organisaation suorituskykyyn? Miten sitä mitataan ja miten siihen liittyvää riskiä hallitaan?
  • Millaisilla toimittajamarkkinoilla organisaatio tekee hankintoja?
  • Miten markkinahäiriöihin varaudutaan?
  • Mihin organisaatio on sitoutunut sopimuksin, millaiset maksupostit tulevat hoidettavaksi tulevien vuosien aikana? Mitä tämä tarkoittaa organisaation rahoitusaseman kannalta?
  • Tietääkö johto, mitä hankintoja organisaatiossa tulee tehtäväksi tulevien vuosien aikana? Ja miksi juuri ne hankinnat?
  • Miten organisaatio varmistaa sopimusehtojen toteutumisen?

Eli: miten organisaation ulkoisia resursseja johdetaan?

Julkishallinnossa keskeisen johtamiskysymyksen edellisten lisäksi muodostaa velvoite huolehtia yhteiskunnalliset tavoitteiden saavuttamisesta hankintojen kautta, kuten vastuullisuuden edistäminen, innovaatioiden aikaansaaminen, työllistäminen, oman alueen elinvoimaisuuden edistäminen, PK-yritysten aseman parantaminen, yritysten hallinnollisen taakan keventäminen jne. Kunkin hankintayksikön tulisi miettiä ylätasolla, miten nämä toteutetaan hankintojen kautta – sen lisäksi, että varsinaiset hankinnat tehdään taloudellisesti ja tehokkaasti – ja oikein, välttäen turhat oikeudenkäynnit.

Koska hankinnat ovat merkittävä keino yhteiskunnallisten tavoitteiden saavuttamisessa sekä julkishallinnon tuottavuuden parantamisessa, hankinnan tulee olla ammattimaista sekä johtamisnäkökulmasta että operatiivisella tasolla.

Monissa julkishallinnon organisaatioissa hankintatointa ei johdeta päätoimisesti ja hankinnat harvoin nousevat johtoryhmän kokouksen esityslistalle. Johdetaanko hankintatoimea kokonaisuutena? Miten huolehditaan organisaation hankintatoimen tuloksentekokyvystä ja operatiivisen tason ammattimaisuudesta? Millä tasolla on hankintatoimen digitaalisuus? Entä hankintoja tekevien ihmisten ammattitaidon kehittäminen?

Monissa maissa julkisia hankintoja saa tehdä vain, jos on suorittanut tietyt sertifikaatit. Suomessa julkishallinnossa suuri osa hankintoja tekevistä tekevät niitä perustehtävänsä ohella. Miten heidän ammattilaisuudestaan huolehditaan?

Susanna NärvänenSusanna Närvänen on valtion yhteishankintayksikön Hansel Oy:n kategoriajohtaja. Hän on Suomen logistiikan ja hankintojen asiantuntijaverkoston LOGY ry:n hankintafoorumin johtoryhmän jäsen ja kokenut julkisten hankintojen ammattilainen, Työssään hän on elävä ilmentymä ammattimaista hankintatoimen johtamista ja kehittämistä.

Twitter: @SusannaNarvanen

Tutustu Susannaan LinkedInissä