Hankintatoimea palveluna, kiitos!

Jokaisen viraston toiminnan pyörittäminen edellyttää hankintojen tekemistä, mutta julkisia hankintoja ei hoideta helposti ja sujuvasti ilman riittävää osaamista. Pientä organisaatiota velvoittavat samat lait, menettelytavat ja määräpäivät kuin isompiakin toimijoita, mutta vastaavia resursseja ei ole.

Kartoitimme hankintayksiköitä, joiden ulkoiset hankinnat ovat euromääräisesti pieniä, alle 5 milj. euroa vuosittain. Niitä löytyi lähes 30 kpl pelkästään valtion sisällä, ns. budjettitalouden piirissä. Niin vähäiset hankinnat eivät työllistä kokoaikaisesti ketään. Miten ihmeessä näissä virastoissa riittää osaamista ja työaikaa perehtyä hankintojen moninaiseen lainsäädäntöön ja ohjeistuksiin, kaiken muun työn ohella?

Kokeilemalla voi tehdä löytöjä

Valtioneuvoston kanslian ja valtiovarainministeriön ohjaamassa Kokeilukiihdyttämössä työstimme puolen vuoden ajan pienen viraston tukitarpeita yhdessä konsernipalveluita tuottavien toimijoiden kanssa (ks. Kokeilunpaikka.fi ). Virasto kuvasi erilaisia tukitoimintoja ja tehtäviä, jotka eivät liittyneet suoraan viraston ydintoimintaan, mutta jotka oli pakko tehdä. Lista ei ollut lyhyt. Pian alkoi kirkastua kuva pienen organisaation arjesta. Syntyi ajatus siitä, voisiko pieni virasto ulkoistaa hallinnolliset tehtävänsä eli ostaa palveluina esim. hankintatoimen, tietohallinnon, taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja viestinnän tehtävät.

Tiedonkulku on helppo korjata

Konsernitoimijoiden palvelut on suunniteltu kohtaamaan isojen virastojen ja asiakkaiden tarpeet. Jos virastolla ei ole riittävää osaamista ja aikaa ottaa selvää palvelutarjoajien erilaisista tuotteista ja palveluista, ne jäävät käyttämättä. Tunnistimme tarjolla olevia palveluita, joista virasto ei ollut edes tietoinen.

Mikä onkaan se työmäärä, joka käytetään asioiden ratkaisemiseen ja hoitamiseen itsenäisesti, kun ei tiedetä, että apua olisi saatavilla?

Toinen tärkeä kokeilumme havainto oli se, että palvelut on yleensä suunniteltu suurille virastoille, joilla on omassa organisaatiossaan kyseisen tukitoiminnon palveluun perehtyneitä henkilöitä. Suurilla virastoilla löytyy vastinpari, kun pohditaan hankinnan kilpailutusta ja toinen henkilö, kun mietitään rekrytoinnin käynnistämistä. Pienessä virastossa tämä voi olla yksi ja sama henkilö, muun työnsä ohessa.

Kokonaispalvelu lähtee asiakkaan tarpeista

Kokeilun lopputuloksena päädyimme kehittämään kokonaispalvelua. Tässä kehitystyössä keskityimme hankintatoimen kokonaispalvelun kehittämiseen, mutta totesimme, että parhaimmillaan kokonaispalvelu ylittäisi palvelukeskusten rajat (katso Hankintatoimi palveluna).

Tavoitteena on tuoda hankintatoimen osaaminen mahdollisimman lähelle viraston toimintaa siten, että hankintatoimi tukee viraston perustehtävän tekemistä.

Kokonaispalvelun onnistuminen edellyttää viraston luottamusta palveluntarjoajan ammattitaitoon ja kykyyn esittää ratkaisuja, jotka huomioivat viraston edun. Hänen tulisi kyetä toimimaan kuten viraston työntekijä, joka tietää, mikä ratkaisu tukee virastoa tavoitteiden saavuttamista.

Voiko olla substanssivirastoa ilman hallintoa?

Kokeilun aikana pohdin jo isompaa remonttia hallintotehtävien järjestämiseen. Viranomaiset saavat herkästi moitteita byrokratian hitaista rattaista; käsittelyajat ovat pitkiä ja asiat tuntuvat hautautuvan isoihin organisaatioihin ja niiden useisiin päätöksentekoportaisiin. Sen sijaan, että rakennamme isoja virastofuusioita ja hallinnollisia jättiläisiä, voisiko vaihtoehtona olla myös useampi pieni ja ketterä virasto, joiden hallinnolliset tehtävät hoitaisi konsernitoimijoiden tukipooli?

Pienen viraston on mahdollista toimia ketterämmin, jos se saa keskittyä ydintehtäväänsä.

Yrityssektorilla on mahdollista aloittaa yrittäjän polku kevytyrittäjänä, joka ostaa esim. laskutuspalveluita vain niitä tarvitessaan. Me voisimme luoda julkisen sektorin vastineen – kevytviraston – joka käyttää osaavaa ja luotettavaa konsernitoimijoiden poolia tarvitsemiinsa hallinnollisiin tukipalveluihin. Näin virastot voisivat keskittyä omaan ydintehtäväänsä, eli siihen minkä osaavat parhaiten.


Pauliina Lautiainen lyhyesti:

Pauliina toimii Handi-ohjelmassa muutosjohtamisen verkosto-ohjaajana ja Hankintatoimi palveluna -projektipäällikkönä. Hänellä on kokemusta muutosprojektien iloista ja suruista, sekä johtajana että muutostaistelijana. Nyt hän innostuu hankintatoimen ja johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa.

LinkedIn

Vastaa