Hyvä valmistautuminen takasi ripeän Handi-aloituksen Maanmittauslaitoksessa

Maanmittauslaitos on yksi niistä kahdeksasta kirjanpitoyksiköstä, jotka aloittivat Handi-palvelun käytön vuoden vaihteessa. Noin kolmessa viikossa järjestelmään on tehty jo noin 80 tilausta ja käsitelty yli 500 laskua.

“Hankintatoimen perusteellinen läpikäynti ja aktiivinen sekä aiemmin Tilhaa käyttänyt projektiryhmä ovat nopeasti alkaneen käytön taustalla”, kertoo johtava asiantuntija ja hankintojen palveluvastaava Eila Parviainen. “Heti alussa näytti, että noin puolet laskuista kohdistui automaattisesti ja raportoinnissa näkyy, että vihreä pylväs kasvaa nopeasti.”

Vielä kattavamman laskuautomaation saavuttamiseksi Maanmittauslaitoksessa käydään parhaillaan läpi eri osa-alueiden suurimpia toimittajien laskuja ja niihin sopivaa Handi -prosessia, kuten esim. sopimuskohdistuksen hyödyntämistä. Sopimuskohdistus tuo mukaan uusia työvaiheita virastolle ja olemme aloittaneet jo sopimuskansilehtien tekemisen.

Alussa uuden järjestelmän ja palvelun toimivuus varmistettiin yhteistyössä Palkeiden kanssa päivittäin. Maanmittauslaitoksen projektivastaavana Palkeissa toimi Teija Huhtanen. “Hänen kanssa yhteistyö on sujunut erittäin hyvin ja olemme olleet onnekkaita saadessamme hyödyntää hänen asiantuntemustaan Handin käyttöönotossa”, kiittelee Parviainen.

Prosessista liikkeelle

Hankintatoimen uudistaminen oli Maanmittauslaitoksessa huomattavasti laajempi asia kuin pelkkä järjestelmän käyttöönotto.
“Kävimme vajaassa vuodessa Handi-palvelujärjestelmän käyttöönottoon valmistautumisen lisäksi koko hankintaprosessin ja sen organisoinnin läpi. Aloitimme hankintojen luokittelulla kategorioihin: MML:n tuotanto, kehityssalkku, ICT sekä sisäiset palvelut”,  Parviainen kertoo.

“Lisäksi uudelleenorganisoimme hankintatointa ja muodostamme hankintapalveluryhmän, joka koostuu ostotiimistä ja kategoriavastaavista. Noin 20 hengen hankintapalveluryhmä hoitaa mm. hankintojen koordinoinnin, hankintojen suunnittelun, kilpailutusten koordinoinnin, tilausten viennin Handi-palveluun sekä laskujen käsittelyn.”

Kiertämistä ja kertausta

Uutta toimintamallia on tehty ahkerasti tutuksi koko Maanmittauslaitoksessa. Parviainen itse on kiertänyt vastuualueita ja johtoryhmiä, ja hyväksyjäoikeudet saaneiden perehdyttämisessä hyödynnetään Handi-ohjeita. Intrassa on avattu useampaan kertaan, mitä muutos tarkoittaa jokaisen työntekijän kohdalla. “Kaikkien pitää tietää, miten lähteä liikkeelle, kun on tarve hankkia jotakin”, Parviainen muistuttaa.

Maanmittauslaitoksessa hankintojen keskittäminen on todettu jo aiemmin toimivaksi malliksi. Uusi hankintapalveluryhmä on sisäinen palvelu koko organisaatiolle. Vain hankintapalveluryhmällä on oikeudet tilausten tekemiseen Handi-palvelussa. Tilauksia ja laskuja voi sen sijaan hyväksyä noin sadan hengen joukko.

“Substanssiasiantuntijat toki määrittelevät tarpeet ja osallistuvat kilpailutukseen. Hankintapalveluryhmän tavoitteena on aikatauluttaa hankinnat ja kilpailutukset entistä paremmin, jakaa tietämystä ja vähentää riskejä laajentamalla osaamista. Näin Maanmittauslaitoksen johto voi luottaa siihen, että hankinnat toteutetaan lakien mukaan hallitusti ja tehokkaasti”, Parviainen kuvaa.

Tekniikoiden yhdistelmät haastavat

Hyvästä valmistautumisesta ja riskikartoituksesta huolimatta vuoden vaihteen h-hetki oli jännittävä. Windows 7 -käyttöjärjestelmä, InternetExplorer-selain sekä virtu-kirjautuminen aiheuttivat ongelman, joka väistettiin antamalla erilliset kirjautumistunnukset muutamille henkilöille. Sen jälkeen on pantu vauhtia Windows 10 -käyttöjärjestelmään siirtymiseen.

Muutamia kehityskohteita Handi-palvelujärjestelmään on tunnistettu ensimmäisten käyttöviikkojen aikana. “Toivomme useampirivisten tilausten helpompaa käsittelyä ja esimerkiksi automatisoitua alv-laskentaa joillekin lomakkeille”, Parviainen sanoo. “Tilausten seuranta voisi olla havainnollisempi, mutta raportointi on selkeä ja hyödyllinen.”

Jatkossa Parviainen toivoo valtion hankintatoimen kehittämistä niin, että valtiolla opitaan parempaa kilpailutusta. Tavoitteena tulisi olla, että kilpailutuksilla saadaan hankintoihin parempi kustannus-hyöty-vaikutus hankintojen vaikuttavuus huomioiden.

Hylkää nykytila

Muille kirjanpitoyksiköille Parviainen antaa muutaman vinkin Handi-palveluun valmistautumiseen:

  • Hyvä projektointi ja riskikartoitus vähentävät kiirettä ja yllätyksiä, mutta joustavuuttakin tarvitaan.
  • Hankintojen uudistamisessa on hyvä lähteä liikkeelle tarpeeksi laajasti. Nykytilaa ei kannata jäädä miettimään vaan katsoa rohkeasti, miten hankintojen halutaan tulevaisuudessa toimivan
  • Projekti vaatii tarpeeksi resursseja ja johdon sitoutumisen. Hyvä työnjako on, että johdolla, esimerkiksi ohjausryhmällä, on aktiivinen rooli organisoitumisen valmistelussa, silloin projektiryhmä pystyy keskittymään järjestelmän testaukseen ja itse käyttöönottoon.
  • Muiden kirjanpitoyksiköiden kokemuksista kannattaa pysyä kuulolla!