Järjestelmätoimittajan näkökulma laskuautomaatiosta

Valtion hankintojen digitalisointiohjelma Handi vetelee viimeistä vuottaan. Valtio on uudistanut ohjelman aikana kiitettävän paljon toimintoja ja järjestelmiä. Kokonaistavoitteet ovat niin kunnianhimoiset, että on suorastaan harmi, että hanke on jäänyt suuressa mediassa näinkin vähälle huomiolle. Hankkeen myötä valtio tavoittelee mm. 90 % laskujen käsittelyn automaatioastetta sekä merkittäviä kustannussäästöjä.

Edustamani yritys SoftCo on mukana ohjelmassa tilauksesta maksuun- järjestelmän eli ns. Handi-palvelun toimittajan, siis automaation mahdollistajan, roolissa. Käytännössä tiimini on mukana jokaisen viraston Handi-palvelun käyttöönotossa.

Mitä laskuautomaatio on?

Olen käyttöönottoprojektin aikana havainnut, että laskuautomaatiosta tuntuu olevan useita eri tulkintoja ja mielipiteitä. Valtion hankkeessa laskuautomaatiolla tarkoitetaan sitä, että virastoon saapuvat laskut sujahtavat maksuun ilman manuaalisia työvaiheita. Tässä kohtaa kuuliainen virka- tai kansanmies saattaa säikähtää.

Miten laskuautomaatio huomioi talousarvioasetuksen ja muut vastaavat velvollisuudet? Vastaus on: paremmin kuin ennen.

Valtion ostajat tekevät tilaukset sähköisesti järjestelmän kautta. Tulevaan rahanmenoon sitoudutaan jo tilausvaiheessa, joten asiatarkastus ja hyväksyntä menolle tehdään jo tilauksen käsittelyn yhteydessä.  Järjestelmä kohdistaa saapuvat laskut järjestelmässä käsitellyille tilauksille tai sopimuksille. Kohdistamisen yhteydessä järjestelmän automaatio tuo laskuille mm. tiliöintitiedot. Jos tilauksella tai sopimuksella annetut tiedot ovat linjassa laskun tietojen kanssa, manuaalista käsittelyä ei tarvita. Laskun erillisestä käsittelystä koituisi vain turhaa ja päällekkäistä työtä.

Automaation myötä päällekkäiset työvaiheet poistuvat, ja hankintojen keskittäminen kilpailutetuille sopimustoimittajille on helpompaa. Näin läpinäkyvyys, hallinnointi ja seuranta paranevat, samalla kun riskit ja mahdollisuudet väärinkäytöksiin pienenevät.

Laskuautomaation edellytykset luodaan hankintavaiheessa

Elämme aikakautta, jolloin tekoälyn, robotiikan ja automaation termidroppailulla saadaan alkeellisimmatkin järjestelmien perustoiminnallisuudet kuulostamaan älyttömän upeilta ja uljailta. On helppo tuudittautua ajatukseen, että uuden järjestelmän käyttöönotto ratkaisee automaagisesti kaiken. Tämä myytti ei koske pelkästään hankinnasta maksuun -järjestelmiä, vaan järjestelmien käyttöönottoa yleensä.

Joudun toteamaan, että pelkkä ATK ei auta. Emme nimittäin vielä ole teknologian kehityksen osalta siinä pisteessä, että koneet korvaisivat ihmiset ilman ihmisten vuorovaikutusta. Automaatio ei ole tästä poikkeus.

Teknologia mahdollistaa automaation, mutta yksikään järjestelmä ei pysty automaatiokäsittelyyn ilman dataa. Hankinnasta maksuun -prosessissa dataa tarvitaan esimerkiksi toimittajilta, laskuoperaattoreilta ja tilaajalta.

Järjestelmän käyttöönottoa tärkeämmiksi nousevat toimintamallit ja -prosessit, hankintasopimukset sekä julkishallinnossa lopulta kilpailutus ja hankintojen suunnitelmallisuus.

Hallituksen kärkihanke kattaakin koko hankintaprosessin uudistamisen suunnittelusta seurantaan. Tämä on hyvä, sillä näin laajassa muutoksessa ei ole kyse pelkästään järjestelmän päivityksestä.

Järjestelmän muutos vaatii johtamista

Uuden järjestelmän käyttöönotto ilman muita muutoksia voisi kai teoriassa olla mahdollista, jos järjestelmä rakennettaisiin tyhjästä olemassa olevia prosesseja tukevaksi. Tämä ei aina ole järkevää, saati taloudellista. Onpa kyseessä sitten prosessien digitalisointi tai olemassa olevan järjestelmän korvaaminen, viilausta prosesseihin tulee tehdä.

Järjestelmäntoimittaja vastaa siitä, että järjestelmän tekniset ominaisuudet ja toiminnollisuudet ylipäätään mahdollistavat automaation. Itse automaatioasteen kohoaminen raketin lailla vaatii muitakin toimia, kuten edellä on mainittu. Järjestelmäntoimittaja mieluusti toimii tässä tukena, mutta luonnollisesti se ei vastaa sisäisten prosessien ja toimintamallien toimivuudesta.

Prosessit on hyvä hioa kuntoon ennen kuin tekninen toteutus järjestelmän käyttöönotossa alkaa.

Teknologian osuus muutoksessa ei suinkaan ole aina se suurin, vaan prosessien muuttaminen. Tämä vaatii selkeää, hyvin suunniteltua ja toteutettua muutosjohtamista.

Muutoksen mahdollistajat

Kaikilla valtion virastoilla on ollut laskujenkäsittelyjärjestelmä saatavilla parisenkymmentä vuotta. Osalla virastoilla on ollut käytössään tilausjärjestelmä, osalla ei. Kaikilla uuden järjestelmän käyttöönottavilla virastoilla on edessä vanhasta pois oppimista ja uuteen tottumista, pelkästään jo siksi, että jatkossa edellä mainitut järjestelmät korvataan yhdellä yhtenäisellä järjestelmällä.

Prosessien uudelleen järjestely ja siihen liittyvä muutosjohtaminen ovatkin Handi-ohjelman tärkein osa, jonka onnistumista voidaan tarkastella vasta sitten, kun kaikki virastot ovat ottaneet SoftCo10 -järjestelmän käyttöönsä.

Valtiolle saapuu vuosittain noin miljoona ostolaskua käsiteltäväksi. Tehtävien tilausten määrää ja niihin käytettävää aikaa ei varmuudella tiedetä. Selvää on, että laskujen ja tilauksien käsittelyyn liittyy paljon toistuvia rutiininomaisia tehtäviä. Manuaalisten työtehtävien korvaaminen automaatiolla vapauttaa aikaa vaativampiin tehtäviin. Oletettavasti tämä tekee työtehtävistä entistä mielekkäämpiä.

Vaikka vanhasta pois oppiminen ja uuden sisäistäminen ei aina ole käyttäjille mieluisaa, käyttöönottoa, sekä automaatioasteen kasvua jouduttaa hyvien valmistelujen lisäksi oikeanlainen asennoituminen automaation tarjoamiin mahdollisuuksiin.

Parhaita automaation lähettiläitä ovat olleet ne tapaamamme asiakkaat, jotka silminnähden innostuvat, kun kuulevat tiettyjen työvaiheiden poistuvan automaation myötä.

Arvostan näitä sitoutuneita virkahenkilöitä, jotka muutoksen myllerryksestä huolimatta pitävät katseensa kiinni tulevassa, ymmärtävät laaja-alaisen yhteistyön tärkeyden käyttöönotoissa ja omilla toimillaan edesauttavat Handi-ohjelman tavoitteiden täyttymistä.

Mirke Turunen on SoftCo Suomen Customer Service Groupin ja Helsingin toimiston vetäjä. Mirke on ylpeä tiimistään, joka vastaa yhdestä valtion suurimmasta järjestelmän toimitus- ja käyttöönottoprojektin toteuttamisesta, sekä järjestelmän tuesta.

Mirkellä on usean vuoden tausta julkisista hankinnoista. Hankintoja tehdessään hänelle oli tärkeää kehittää hankintoja mm. parantamalla toimittajayhteistyötä ja hankintojen vaikuttavuutta. Järjestelmätoimittajana toimiminen on lisännyt hänen mielenkiintoaan hankintatoimen kehittämistä kohtaan. Mirke uskoo, että automaation ja tiedolla johtamisen merkitys hankinnoissa kasvaa lähitulevaisuudessa myös yksityisellä sektorilla.

Mirke Twitterissä: @miikkut
Mirke Linkedinissä