Keskittääkö vai ei – siinäpä pulma

Hankintatoimen tarkoitus on varmistaa, että hankinnat tehdään ammattitaitoisesti, oikea-aikaisesti ja siten, että ne tukevat organisaation ydintehtävää ja sille asetettuja tavoitteita. Siksi on tärkeää, että tehtävät on jaettu osaaville henkilöille ja toimintatavoista on sovittu niin, että jokainen tietää miten meillä toimitaan.

Hankintojen työnjakoa kannattaa pohtia juuri nyt.

Työvälineet, työnkulut ja osaamisvaatimukset muuttuvat ja on löydettävä uusi, sujuva tapa työn tekemiseen. Uusien tietojärjestelmien, myös Hanki-palvelun tai Handi-palvelun, mahdollisuudet jäävät hyödyntämättä, jos toimintatapoja ei muuteta. Rutiinitehtävien vähentäminen ja automatisointi vapauttavat työaikaa mielekkäämpiin tehtäviin. Lisäksi johtamisen ja päätöksenteon tueksi saadaan tuoretta tietoa.

Hankintaosaaminen on oma taitolajinsa

Jokaisella meillä on osaamista kodin hankinnoista, ja moni tekee ostoksia verkkokaupasta. Julkinen hankintatoimi on vallan muuta. Se on yhteisten verovarojemme käyttöä ja siksi niin tarkoin säädeltyä. Kymmenessä vuodessa julkisten hankintojen tekeminen on muuttunut erityisosaamista vaativaksi asiantuntijatyöksi. Hankintalainsäädäntö on tiukentunut ja tarkentunut vuosi vuodelta.

Julkisille hankinnoille on määritelty kunnianhimoisia tavoitteita, joilla halutaan edistää innovaatioiden syntyä ja suojella ympäristöä.

Mistä siis osaaminen tähän kaikkeen?

Aloitetaan pohtimalla mitä osaamista tarvitsemme jatkuvasti, mitä osaamista voisimme hankkia aina tarpeen mukaan.

Hankintaosaaminen, joka edellyttää jatkuvaa ylläpitoa ja päivittämistä, kannattaa keskittää tai ostaa alan osaajilta. Hankintojen kilpailutustyö on menettelytapoihin ja lainsäädäntöön liittyvien yksityiskohtaisten tietojen hallitsemista, juuri sellaista osaamista, jota ei kannata jokaisen asiantuntijan ylläpitää.

Organisaatiossa tulisi olla vähintään kaksi henkilöä, jotka hallitsevat kilpailutusjärjestelmän käytön ja menettelytavat. Lisäksi heidän tulisi päästä tekemään useampia kilpailutuksia vuosittain, jotta osaaminen säilyisi ja sähköisten järjestelmien käyttö olisi sujuvaa. Jos näin ei ole, hankitaan kilpailutustyö palveluna.

Tilaamiseen liittyvien tehtävien osalta tilanne ei ole näin yksiselitteinen. Organisaation koko, hankintojen luonne ja volyymit määrittävät tilaamisen organisointia. Myös tilaamista kannattaa keskittää, mutta varmista, että toiminta säilyy sujuvana. Yleisesti käytettyjen tuotteiden tilaaminen on usein järkevintä hoitaa keskitetysti. Tuotteet ja palvelut, joita työstetään tiiviissä yhteistyössä toimittajan kanssa ja käyttäjiä on rajattu määrä, on yleensä tarkoituksenmukaista hoitaa siellä, missä hankintatarvekin on. Haastavin tehtävä on pohtia, miten toiminta saadaan kaikkein sujuvimmaksi, vältetään turhat työvaiheet ja hyödynnetään digitalisaation mahdollisuudet. Toiminnan sujuvuus motivoi tekijöitä.

Viraston sisäinen työnjako vaikuttaa myös tilaamisen organisointiin. Pohdinnassa auttaa hankintojen kategorisointi viraston ydintehtävien mukaisesti.

Myös hankintojen johtamisvastuista pitää sopia. Jokaisessa organisaatiossa on henkilö, joka vastaa hankintojen koordinoinnista ja raportoinnista johtoryhmälle. Hankintojen määrä voi olla iso tai pieni, mutta jokaisella virastolla on hankintasopimuksia ulkopuolisten yritysten ja konsernin muiden organisaatioiden kanssa. Jokaisessa sopimuksessa on nimetty henkilö, sopimusvastaava, joka tehtävänä on seurata sopimuksen toteutumista ja puuttua poikkeamiin. Olemmeko tietoisia kaikista sopimuksista, joihin olemme sitoutuneet ja tunnistavatko sopimusvastaavat oman roolinsa?

Ajoita päätöksenteko oikein

Tärkeimmät päätökset tehdään jo paljon ennen hankintapäätöksen allekirjoitusta. Strategiassa linjataan organisaation tavoitteet yleisellä tasolla. Strategisten tavoitteiden ja kehyspäätösten jalkauttaminen näkyvät hankintojen toteutuksessa. Tämän vuoksi ydintoiminnan hankintoja tulee linjata ja seurata johtoryhmissä. Hankintasuunnitelman laatiminen riittävän tarkalla tasolla on johtoryhmälle oiva keino päättää, mihin eurot käytetään ja evästää hankinnan valmistelijoita tekemään viraston linjausten mukaisia hankintoja. Pohdinnan paikka on, muistammeko seurata suunnitelman toteutumista ja osaammeko siirtää organisaation tavoitteita käytännön työksi hankintoja tekevien työpöydille?

Hankintojen tekeminen on aina ihmisten välistä vuorovaikutusta.

Hankintojen prosessit ovat pitkiä, ja onnistuneeseen hankintaan tarvitaan monenlaista osaamista. Oleellista ei ole se, mihin järjestykseen piirrämme organisaatiokaavion laatikot, vaan se mitä niiden laatikoiden välillä tapahtuu. Ei anneta hierarkioiden ja osastosiilojen estää järkevää työntekoa, sillä onhan meillä yhteinen tavoite:

Kootaan osaajat yhteen, varmistetaan yhteistyön sujuminen ja pidetään huoli siitä, että tieto kulkee kaikkialle, missä sitä tarvitaan.

Pauliina Lautiainen lyhyesti:

Pauliina toimii Handi-ohjelmassa muutosjohtamisen verkosto-ohjaajana ja Hankintatoimi palveluna -projektipäällikkönä. Hänellä on kokemusta muutosprojektien iloista ja suruista, sekä johtajana että muutostaistelijana. Nyt hän innostuu hankintatoimen ja johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa.

LinkedIn