Kirje virastojohdolle

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman etenemisestä on lähetetty tänään 4.6.2018 alla oleva kirje virastojohdolle. Kirje lähetettiin tiedoksi Valtion hankintojen digitalisointi –toteutusohjelman ohjausryhmälle, vastuuhenkilölle ja virastojen muutosjohtamisen vastuuhenkilöille.

Arvoisat kansliapäälliköt ja virastopäälliköt

Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelman (Handi) toimeenpano etenee hyvin. Kiitos tuloksista kuuluu kaikille ohjelman toteutukseen osallistuneille kaikissa valtion virastoissa.

Tähän kirjeeseen on koottu virastojen näkökulmasta kevään 2018 olennaisimmat kehitysaskeleet ja virastoilta odotettavat toimenpiteet. Lisätietoja kirjeen asioista osoitteesta handi.fi sekä valtionhallinnon sisäisestä Handi-työtilasta osoitteessa handi.fi/tiimeri.

Hanki-palvelu käyttöön lokakuuhun 2018 mennessä

Sähköinen kilpailutusjärjestelmä Hanki-palvelu on otettava käyttöön lokakuuhun 2018 mennessä EU-kynnysarvon ylittävissä kilpailutuksissa. Hanki-palvelu on jo kattavasti käytössä valtion hankintatoimessa. Järjestelmähankinnan vaihtoehtona virastoilla on mahdollisuus ostaa sähköinen kilpailutus palveluna Hansel Oy:ltä.

Hankinta 2020 -verkkokoulutus on eOppivassa

Johtajille ja hankinta- ja talousammattilaisille on toteutettu laaja verkkokoulutuskokonaisuus. Seitsemän kurssin koulutusohjelma kattaa hankintaprosessin kaikki vaiheet.

Verkkokoulutuksen suorittaminen on edellytyksenä virastojen Handi-palvelun projektiryhmäläisille ja avoin kaikille valtionhallinnon työntekijöille.

Hankinta 2020 – esitelty osoitteessa handi.fi/hankinta2020. Verkkokoulutusta kehitetään saatavan palautteen mukaisesti.

Handi-palvelun pilotointi on alkanut

Valtion uuden tilaamisen ja laskunkäsittelyn toimintamallin Handi-palvelu otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä. Se korvaa mm. nykyiset Tilha- ja Rondo-järjestelmät. Palkeet vastaa palvelusta ja sen käyttöönotosta. Virastojen on varauduttava siihen, että uusi Handi-palvelu toimii viraston tietojärjestelmäympäristössä.

Handi-palvelun käyttöönotto etenee ja ensimmäiset pilotit ovat jo tuotantovaiheessa. Pilottien käyttökokemukset ovat olleet positiivisia, erityisesti palvelun helppokäyttöisyyden osalta. Samalla kun pilottiorganisaatiot antavat palautetta palvelun käytöstä, ne testaavat esimerkiksi ohjeistusta ja koulutusta mahdollisimman sujuvan käyttökokemuksen takaamiseksi. Handi-palvelua kehitetään käyttäjäpalautteen perusteella jo kesän aikana.

Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on kirjanpitoyksiköitä sitova

Seuraavat Handi-palvelun käyttöönottoerät käynnistyvät kesälomakauden jälkeen. Käyttöönottoaikataulu on suunniteltu harkiten. Tavoitteena on, että koko valtionhallinnon laajuinen käyttöönotto on tapahtunut vuoden 2019 loppuun mennessä. Tiivis käyttöönottoaikataulu mahdollistaa virastotasoisten hyötyjen nopean toteutumisen ja vähentää siirtymäkauden kustannuksia merkittävästi.

Ohjelman ohjausryhmä on 23.5.2018 päättänyt, että:

  • Käyttöönottoaikataulu on kirjanpitoyksiköitä sitova.
  • Mikäli kirjanpitoyksikön olosuhteet ovat siitä itsestään riippumattomasta syystä muuttuneet käyttöönottoaikataulua laadittaessa vallinneesta tilanteesta (esimerkiksi virastojen yhdistymisen siirtyminen) muutos käyttöönottoaikaan on mahdollinen.
  • Muutos on mahdollista toteuttaa vain, mikäli siirtoa esittävä kirjanpitoyksikkö nimeää toisen saman kokoluokan kirjanpitoyksikön, jonka kanssa käyttöönottoaikataulun vaihtaminen keskenään toistensa paikoille voidaan toteuttaa.
  • Vaihtamisesta sopiminen jää näiden kirjanpitoyksiköiden omalle vastuulle.
  • Vaihtoehdotus tulee esittää Palkeiden käyttöönottoprojektille hyväksyttäväksi 6 kk ennen suunnitellun käyttöönottoprojektin aloittamista.
  • Tietoturva-arvioinnin keskeneräisyys ei ole este käyttöönottoprojektin aloittamiselle.
  • Mikäli kirjanpitoyksikkö oma-aloitteisesti ja yksipuolisesti kieltäytyy noudattamasta voimassa olevaa käyttöönottoaikataulua, se siirretään käyttöönottoaikataulussa viimeiseksi. Tässä tapauksessa kirjanpitoyksikkö vastaa itse seuraamuksista ja kustannuksista.

Salassa pidettävien hankintojen työryhmä

Handi-palvelu on toteutettu täyttämään tietoturvan perustason eli siellä voidaan käsitellä julkisia ja suojaustaso IV tietoja sisältäviä asiakirjoja. Handi-ohjausryhmä on päättänyt asettaa työryhmän valmistelemaan tilauksesta maksuun -prosessissa käsiteltävien salassa pidettäviä tietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyprosessia.

Hilma uudistuu

Julkisten hankintojen ilmoituspalvelu Hilma.fi uudistetaan osana Handi-ohjelmaa. Yritysten ja hankintayksiköiden tarpeita on kartoitettu laajalla kyselyllä ja verkkopalvelun konseptia on testattu kehittämisryhmällä, johon kuuluu sekä hankintayksiköiden että toimittajien edustajia. Uuden verkkopalvelun toteutus kilpailutetaan alkusyksyllä. Lisätietoja projektista on saatavilla osoitteessa handi.fi/hilma.

Handi-palvelun käyttöönoton tukimateriaalia on saatavilla

Handi-palvelun käyttöönoton tueksi on tehty Tiimeriin (Handi.fi/tiimeri) paljon viestintämateriaalia, mm. sisäisen uutisen mallipohja ja toimittajakirje. Aineistoja tehdään eri tarpeisiin vielä lisää.

Aineistoja:

  • Hankinnasta maksuun -prosessikuvaukset
  • Handi-palvelukoulutusmateriaalia piloteille toteutetuista koulutuksista: ostolaskujen käsittelijöille, sopimusvastaaville, tilaajille, hankintavastaaville
  • Handi-palvelun järjestelmätoimittajan SoftCo:n customer manual
  • Nauhoitukset asiantuntijapalvelujen tilaamisesta ja konsernitoimijoiden palveluista (Senaatti ja Valtori)
  • Erilaisia ohjeita, mm. Toimittajille
  • Lähipäivien aikana tulee täydennystä Handi-palvelun käyttäjäroolikuvauksiin

Lisätietoja

Seija Friman (puh. 050 514 3960), Tero Meltti (puh. 02955 30770) ja Hani Olsson (puh. 0500 519 060) vastaavat mielellään kaikkiin Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmaa koskeviin kysymyksiin.

Handi-työtila virastojen käyttöön: https://tila.tiimeri.fi/sites/vk-Handi

Valtion hankintojen digitalisointi -toteutusohjelmasta: handi.fi ja vm.fi/hankintojen-digitalisaatio

Valtioneuvoston hankerekisteristä: http://vm.fi/hanke?tunnus=VM047:00/2016

Valtion hankintojen digitalisoinnin Yammer-ryhmä: kutsu ryhmään  marianne.savinen@vm.fi