Kustannuslaskenta hankintojen organisoinnin apuna

Isoimpia aikana mietittäviä asioita on hankintojen ja tilaamisen organisoiminen tulevaisuudessa. Nykyiset tilaamisen tavat ovat monesti työläitä koettuun hyötyyn nähden. Ostolaskujen tuottaman tarkan tiedon sijaan organisaation johtamisessa käytetään karkeamman tason dataa. Handin uudet toimintatavat ja järjestelmä mahdollistavat uudenlaisia ratkaisuja.

Mielestäni budjetoinnissa ja ostolaskujen kirjauksissa tehdään monesti turhan tarkkaa työtä. Syitä voi olla monia; ”näin on ennenkin tehty” tai ”joku voi joskus tätäkin asiaa kysyä”. Talouden käytännöt on kenties organisoitu yksikkökeskeisiksi. Onko olennaista, että jokaisen yksikön esimies päättää kaikista yksikköönsä liittyvistä menoista? Hänellä ei aina ole päätäntävaltaa asiassa: Työntekijällä pitää olla tietokone, joten esimies tilaa sellaisen joka tapauksessa.

STUKissa olemme ottaneet selkeäksi tavoitteeksi, että tuotetaan vain johtamisen kannalta olennaiset tiedot, niin tehokkaasti kuin mahdollista. Muun tekemisen karsimiseksi mietimme jatkuvasti koko prosessiketjua budjetoinnista tilaamiseen, kirjanpidon kirjauksiin sekä vaikutuksiin toiminnan kustannuksiin. Olennainen tieto tulee olla seurantakohteittain nähtävissä Kiekun raporteilla.

Muutokseen liittyen olen pohtinut mm. seuraavia kysymyksiä:

  • Tarvitaanko nykyistä tarkkuustasoa koko mainitussa prosessiketjussa?
    • Käsitelläänkö prosessin kohdassa A tietoja tarkemmalla tasolla kohdissa B ja C?
    • Jos käsitellään, niin mikä on hyöty johtamisen kannalta?
  • Miksi substanssiosaston kiireisen esimiehen pitäisi ottaa kantaa asiaan X? Tuoko hänen hyväksyntänsä asiaan jotain lisäarvoa?
  • Miten ja millä kustannuksilla tiedot nyt tuotetaan?

Mitä on tarpeellinen tieto?

Kustannuslaskennan kehittämisellä voidaan säästää työaikaa budjetoinnista sekä tilaamisessa ja ostolaskujen käsittelyssä. STUKin tulosyksiköissä tehtiin aikaisemmin huomattavan paljon alle 100 euron pienhankintoja. Myös yksittäisiä laskuja jaettiin Rondossa osiin, jotta kukin yksikkö maksaisi oman osuutensa. Laskujen summat olivat merkitykseltään olemattomia, ja useimmiten menot summattiin kustannuslaskennassa yhteen. Tarkemmasta budjetoinnista ja tiliöinnistä ei saatu mainittavaa hyötyä toiminnan johtamisessa.

Esimerkki menneiltä vuosilta: Jokainen yksikkö budjetoi vuosittaisen kehitysseminaarin menot. Osuus seminaarin laskusta tiliöitiin kullekin yksikölle. Kolme alkuperäistä riviä (majoitus, ruoat, tilavuokra) muuttui näin 21 riviksi. Kustannuslaskennassa yksiköiden menot kuitenkin käsiteltiin yhtenä könttäsummana, joten tarkemmasta tiliöinnistä ei ollut hyötyä. Osaston johto päättää seminaariin osallistumisesta, joten yksiköillä ei todellisuudessa ollut päätäntävaltaa seminaariin osallistumisesta. 

Aikaisempi tapamme seurata taloutta pääosin kirjanpidon avulla oli työlästä. Vaikka teimmekin kustannuslaskentaa vuosittain, emme juurikaan hyödyntäneet kustannuslaskennan keinoja kirjanpidon yksinkertaistamiseksi. Tilanteeseen havahduttuamme olemme järjestelmällisesti käyneet läpi laskudataa löytääksemme menot, joiden käsittelyä voidaan yksinkertaistaa. Keinoja ovat esimerkiksi laskujen yhdistäminen tai budjetointivastuun ja hankintojen teon keskittäminen.

Menojen kohdistaminen yksiköille ja toiminnoille vasta kustannuslaskennassa on helpottanut taloushallinnon ammattilaisten työtä; laskujen – ja varsinkin kirjausrivien määrää –  on saatu huomattavasti vähennettyä. Hankintoja keskittämällä taloushallintoon liittyvä työ – myös budjetointi – substanssityötä tekevissä yksiköissä on vähentynyt. Johtamiseen käytettävissä olevien kustannustietojen laadun ei ole koettu huononevan.

Tiedon tuottamisesta säästynyttä aikaa on voitu käyttää tietojen analysointiin.

Handi-palvelun käyttöönotto mahdollistaa myös sellaisten tiettyjen sopimus- ja tilaustietojen hyödyntämisen raportoinnissa, mitä nyt ei ole kohtuullisella työmäärällä käytettävissä.

Onnistunut muutos budjetoinnin ja tilaamisen tavoissa

Muutoksen onnistumisessa tärkeintä oli budjetoinnista, hankinnoista ja laskutuksesta, kustannuslaskennasta sekä projektiraportoinnista ymmärtävien asiantuntijoiden yhteiset keskustelut. Heillä on parhaat edellytykset tehdä muutosehdotuksia ja miettiä niiden vaikutuksia koko ketjussa budjetoinnista kustannusvastaavuuslaskelmaan ja projektiraportointiin asti. STUKin johto on ymmärtänyt ehdotusten hyödyn; Tarvittavat muutokset toimintatapoihin ja yksiköiden vastuisiin on johdon tuella saatu nopeasti tehtyä. Edelleen kesken oleva iso muutos on siirtyminen hallinto- ja projektimenoja sisältävistä tulosyksikköbudjeteista malliin, jossa STUKissa on erilliset substanssitoiminnan toiminto- ja projektibudjetit sekä hallinnollisia menoja sisältävät osastobudjetit.

Mikäli viraston tämänhetkinen kustannuslaskenta ei tue tilaamisen organisoimista parhaimmalla tavalla, tarjoaa Valtiokonttori käytännön tukea kustannuslaskennan kehittämiseen.

Valtiokonttori on toteuttanut muutaman pilottiviraston kanssa nopean kehitysprojektin, jossa kustannuslaskenta toteutetaan vakioidun Excel-taulukon ja Kiekun raportoinnin yhdistelmällä. Kustannuslaskennan kehittämistä pohtiessa kannattaakin olla yhteydessä osoitteeseen  ho.laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi. Viraston toimintaa helpottava ratkaisu voi olla tarpeista riippuen toteutettavissa hyvinkin nopeasti, vain muutamassa työpäivässä.

Esimerkkejä hankintojen organisoinnista

Olen listannut alle esimerkkejä asioista, mitkä on STUKissa ennen budjetoitu, tilattu ja maksettu yksiköiden toimesta. Nyt kustannukset jaetaan kerralla kustannuslaskennassa toteutuneiden työaikojen perusteella STUKin toiminnoille. Kukin työntekijä voi keskittyä paremmin omaan tehtäväänsä, eikä esimiehen rooli ole enää vähäisten menojen seuraaminen yksikkönsä talouden osalta.

  • Tietokoneet, puhelimet: Hallinto tilaa laitteet keskitetysti. Uusille henkilöille koneet tilataan hyväksytyn henkilöstösuunnitelman perusteella, vanhentuvat laitteet uusitaan hallinnon toimesta laiterekisterin perusteella.
  • Työpisteen kalusteet: Työpisteissä on vakiovarustus. Hallinto tilaa ja toimittaa kalusteet käyttäjälle. Keskittämisellä saatiin myös ennen hyvin laaja mallivalikoima karsittua.
  • Puhelinlaskut: Aikaisemmin puhelinlaskut olivat yksikkö-/esimieskohtaisia, ja niitä käsiteltiin noin 70 kpl kuussa. Nykyisiä osastokohtaisia laskuja tulee 5 kpl kuussa. Osaston assistentti tarkastaa laskun. Mikäli laskussa on huomioitavaa, lähettää hän tiedon yksikön esimiehelle, joka käy asian läpi puhelinliittymän käyttäjän kanssa. Yksikön esimies ei tarkasta tai hyväksy laskua, se pitää maksaa liittymän käytön epäselvyyksistä huolimatta.
  • ICT-piensälä: muistitikut, kuulokkeet, näytön suojakalvot jne: Ennen tilattiin yksittäisiä kappaleita käyttäjän tarpeen mukaan. Yksittäisen muistitikun laskun loppusumma oli pienimillään viisi euroa. Nykyään välineet haetaan tarpeen mukaan servicedeskistä tai tilataan koko STUKille tehdyn webropol-kyselyn perusteella. Tietohallinnolla on pieni lähivarasto, jonka tilannetta seurataan ja täydennyksiä tilataan tarvittaessa isompi erä kerrallaan. Arvokkaammista tavaroista tietohallinto pitää omaa seurantaa.
  • Laboratorioissa tarvittavat aineet ja tarvikkeet: Ennen esimerkiksi yhden tuoterivin sisältävä materiaalilasku jaettiin neljällä rivillä eri laboratorioprojekteille. Nykyään kaikki laboratorioiden yhteisesti käyttämien hankintojen menot kootaan vyörytettävälle projektille. Vyörytettävälle projektille kirjatut menot jaetaan kustannuslaskennassa laboratorioprojekteille toteutuneiden työaikojen suhteessa.
  • Tietojärjestelmää koskevat laskut: Ennen jokainen lasku tiliöitiin eri tulosyksiköiden vastuulla oleville tietojärjestelmän osaprojekteille. Yksiköt budjetoivat oman osuutensa järjestelmäkehityksestä. Osaston johto päätti kehitystyön priorisoinneista, joten yksiköillä ei ollut todellista päätäntä- ja budjetointivaltaa. Nyt tietojärjestelmä on kokonaisuudessaan sisällytetty osaston johdon budjettiin. Laskut kirjataan vyörytettävälle projektille, josta kustannus kohdistetaan kustannuslaskennassa tietojärjestelmäprojekteille.
  • Kaikenlainen piensälä, mitä kaikissa yksiköissä käytetään: käyntikortit, matkakortit, ruokailutilojen varusteet, hankintojen tekeminen keskitetty hallintoon.

Kustannuslaskennan keinoja voi käyttää myös työntekijöiden tuntikirjauksien yksinkertaistamisesta:

  • Kokous, missä käsiteltiin usean valvottavan toimijan asioita, jouduttiin aikaisemmin kirjaamaan jokaisen valvottavan toimijan projektille erikseen (esim. tunnin kokouksesta kirjattiin 15min per projekti). Kirjaustapaa haluttiin kehittää käyttäjäystävällisemmäksi. Perustettiin vyörytettävä projekti, johon kirjataan työajat, joita ei voi kohdistaa suoraan yksittäiselle projektille. Vyörytettävän projektin kustannus kohdistetaan valvottaville toimijoille heidän projektiensa työaikojen mukaisesti.
  • Vastaavanlaista koontiprojektia on käytetty esimerkiksi tietojärjestelmien ja laboratoriotyön kehittämishankkeissa, joissa kehittämistyöstä hyötyy vain rajallinen määrä projekteista.

Loppusanat

Handi-ohjelman hyötyjen maksimoiseksi kannattaa siis miettiä myös budjetoinnin ja kustannuslaskennan kehittämistä. Kun kaikki prosessiketjun osat tehdään sopivalla tarkkuudella, voidaan budjetointiin ja hankintoihin liittyviä toimintatapoja monesti yksinkertaistaa. Hyvä keino kustannuslaskennan kehittämiseen on toteuttaa laskenta Valtiokonttorin tuella Kiekuun, jolloin organisaation kaikki meno-, tulo- ja kustannustiedot ovat seurantakohteittain nähtävissä Kiekun raporteilta.

Näen valtion kustannuslaskennan tulevaisuuden nopeasti kehittyvänä ja valtion toimijoiden yhteisesti kehittämänä asiana.

Tarkoitukseni on pian julkaista vielä toinen kirjoitus ja video tässä kuvatun kustannuslaskennan käytännön toteutuksesta. Mikäli kirjoitus herätti ajatuksia, niin jätä kommentti tai tule Valtiokonttoriin kahville keskustelemaan lisää 😊


Ari Keinänen lyhyesti

Ari on Säteilyturvakeskuksen talouspäällikkö, joka on ollut mukana kehittämässä STUKin hankinnasta maksuun-prosessia sekä kustannuslaskennan ratkaisua. Tällä hetkellä  hän on tehtäväkierrossa Valtiokonttorissa. Kirjoituksessa esitetyt asiat ovat mielipiteitä ja vastuu ymmärtämisestä on savolaisittain siirretty lukijalle.

Tutustu Ariin LinkedInissä