Miksi emme nähneet metsää puilta?

Kaikkihan me tiedämme, että järjestelmämuutoksia ei juurikaan ole. Kyse on lähes aina toimintatapamuutoksesta, jota järjestelmämuutos tukee.

Miksi toimintatapamuutoksen tunnistaminen ja siihen tarttuminen on kuitenkin niin vaikeaa?

Handi-palvelun kirjanpitoyksikkökohtainen käyttöönottoaikataulu julkaistiin osaltamme jo noin vuosi sitten. Handi-palvelun määrityksiä tehtiin viime syksynä, jolloin myös järjestelmän ominaisuuksien ja teknisten ratkaisujen kuvauksia odoteltiin innolla.

Itsekin kyselin ahkeraan, milloin saamme konkreettisia tehtävälistoja siitä, miten valmistautua Handi-palvelun käyttöönottoon. Keväällä sitten aloimme odottaa ensimmäisten pilottien käyttöönottoja ja kokemuksia Handi-palvelusta.

Odottavan aika on pitkä.

Kevään kuluessa näimme myös itse järjestelmää. Saimme kuulla, että sen käyttö on helppoa kuin heinänteko, varsinkin, kun Palkeet tekee käyttöönoton tueksi hienoja videoita.

Odotellessamme talven ja kevään ajan Handi-palvelun määrittelyjä ja infoja järjestelmästä olisimme voineet virastossani tehdä paljon. Noina hämärinä talvipäivinä olisimme voineet lähteä tutkiskelemaan nykyistä tapaamme tilata: ketkä tilaavat, kuinka usein, miltä toimittajilta ja niin edelleen.

Vasta kevään tullen havahduimme käärimään hihamme ja teimme nykytilakartoituksen.

Miksi olimmekaan käyttäneet aikaa järjestelmän toiminnallisuuksien odotteluun sen sijaan, että olisimme jo aiemmin tarttuneet härkää sarvista ja lähteneet porautumaan kysymyksiin mistä, mitä ja kuka?

Datan puutetta ei voi syyttää. Hanselin virastotasoista hankintadataa tarjoava Hankintapulssi on mahtava tietopankki ja Palkeet tarjoaa hyviä listauksia toimittajista ja laskuista.

Jostain syystä emme nähneet metsää puilta ennen kuin kevätaurinko puiden lomasta pilkahteli.

Nyt olemmekin jo kartoituksen tehneet ja kesätöinä pääsemme analysoimaan tuloksia, minkä jälkeen pääsemme innokkaina aloittelemaan sitä muutosta, toimintatapamuutosta. Hyvä tästä tulee!

Tarja Laine lyhyesti:

Apulaisjohtaja Tarja Laineen johtama Talous-yksikkö toteuttaa Valtiokonttorin Handi-käyttöönottoprojektin. Tarja on omaksunut aktiivisen roolin Handi-palvelun käyttöönotossa ja hän jakaa mielellään tietoa ja kokemuksia Valtiokonttorin käyttöönotosta. Esimerkiksi Tiimerissä jaettava sisäisen uutisviestin mallipohja on saanut alkunsa Tarjan hoksottimista.