Mistä puhumme kun puhumme hankinnoista

Hankinta on mielenkiintoinen asia, ja erityisesti näin on julkisella sektorilla. Toisinaan löydän itseni kertomasta yksityisellä puolella työskentelevälle, asiaa tarkemmin tuntemattomalle kollegalle työn luonteesta: ”No kato meillä on julkisella nää direktiivit ja sit on nää lait. Niin ja on sit vielä kaupungin omia sääntöjä ja ohjeita.

Et on sillai tiukka kehikko.

Joo ei me voida oikeestaan varsinaisesti niitä toimittajia sillä lailla valita, me laitetaan tarjouspyyntöön ne speksit millä kisataan ja sit ne, jotka parhaiten täyttää ne tulee valituiksi. Niin se toimittajahallinta, no meillä se on vähän erilaista…”.

Itse lähestyn hankintoja suurehkon kaupungin näkökulmasta. Helsingin kaupungilla on töissä osapuilleen 40.000 ihmistä. Rahaa hankintoihin kuluu huomattavan paljon. Kaupunki on jakanut tekemisensä neljään toimialaan ja keskushallintoon. Toimialoista suuremmat ovat pienten kaupunkien kokoisia, niin väeltään kuin taloudeltaankin. Tällaisessa kaupungissa on perusteltua keskittää hankintoja. Toisaalta tällaisessa kaupungissa on hyvä pitää hankintaosaamista lähellä palvelujen tuottamista.

Tasapaino keskittämisen ja hajauttamisen välillä on tässä se laji, jossa on hyvä hankkia vähintään piirimestaruustason kyvyt.

Ketterän kaupungin hajakeskittynyt hankinta

Helsingissä olemme ratkaisseet hankintojen järjestämisen tekemällä molemmat, keskittämisen ja hajauttamisen. Yhteishankinnat eli kaikkien käyttöön tulevat hankinnat on keskitetty keskushallintoon. Toimialat taas vastaavat omaan käyttöönsä tarkoitetuista hankinnoista. Hankintoja on siis hajautettu. Koko kaupungin hankintojen ohjaamista hoidetaan keskushallinnosta käsin. Helsinki on näin hajakeskittänyt hankintansa.

Sanakirja tuntee tällaiset tapaukset nimellä oksymoron, suomeksi itseristiriita. Kauniin määritelmänsä mukaan kyseessä on ”Retorinen kuvio, joka sisältää kaksi ainakin näennäisesti ristiriitaista käsitettä tai mielikuvaa”. Ollaan yhtä aikaa hajallaan ja keskitettyinä. Kun kaupungin hankinnat on tällaiseen retoriseen kuvioon järjestetty, on paikallaan kysyä retorinen kysymys: Helsingin hankintojen johtaminen lienee selkeää ja sujuvaa?

Vaikka hajakeskittäminen kuulostaa toiminnan mallina suossa juoksemiselta, ovat johtamisen eväät Helsingissä hyvät. Hankintojen tekemistä ohjaavat ne jämäkät direktiivit ja lait. Työn raameja tosiaan jäntevöittävät monenlaiset kaupungin omat ohjeet ja säännöt. Meillä on hyvät strategiat ja isosta koostaan huolimatta ketterä organisaatio. Johtamisen oppeja on saatu alan kuumimmilta asiantuntijoilta. On verkostoiduttu muodollisiin johto- ja ohjausryhmiin ja epämuodollisiin task forceihin. Hankintaosaamista on oikeanlaisesti ja sopivissa paikoissa. Helsingin hankinnan kone murahtaakin käyntiin joka aamu ja jyrää kohti parempia sopimuksia kuin hyvin öljytty, vihreällä sähköllä käyvä veturi.

Avara mieli johtaa onnistumisiin

Helsingin toimialat ovat varsin erilaisia tehtäviensä, palvelujensa ja rakenteensa suhteen. Kaupungilla hankitaan aika tavalla kaikkea, mitä elämisen kaareen modernissa maailmassa kuuluu. Ihan yhtenäisiä tapoja ja tekniikoita ei aina voi hankinnoissa käyttää, on sovellettava.

Kaupungin iso koko hieman hidastaa, mutta samalla asioiden ja tekemisen monimuotoisuus pakottaa kekseliäisyyteen.

Helsingissä on toimittu nykyisessä toimialamallissa kaksi vuotta. Vaikkei retoriseen kysymykseen vastata pidäkään, on Helsingin hankintojen johtaminen riittävän selkeää ja sujuvaa. Täydellisyydestä ollaan toki kaukana, asiat voi aina tehdä vielä paremmin, ja se pidetään mielessä. Työn jälki on kuitenkin hyvää ja onnistumisia on yhteisen ilon aiheina. Hajakeskitetyssä hankinnassa on johtamisen kannalta keskeisintä kokonaiskuvan luominen ja tuoreena säilyttäminen. Ohjauksen ja yhteisen näkemyksen perustana olevan kaupungin sisäisen yhteistyön on oltava hyvin toimivaa ja tehokasta.

Johtamista ja yhdessä tekemistä auttaa se, että porukka on hyvä ja avaralla mielellä varustettu. Ja meillä Helsingissä se on.

Jorma Lamminmäki lyhyesti:

Jorma Lamminmäki työskentelee hankintajohtajana Helsingin kaupunginkansliassa eli keskushallinnossa. Helsinki on Suomen suurimpia julkisia hankkijoita, hankintavolyymi on noin kolme miljardia euroa vuosittain. Maailman toimivimman kaupungin organisaatio muodostuu neljästä toimialasta ja keskushallinnosta. Työtä kaupunkilaisten, yritysten ja muun maailman hyväksi tehdään keskushallinnon lisäksi kasvatuksen ja koulutuksen, kaupunkiympäristön sekä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialoilla sekä sosiaali- ja terveystoimialalla.

Tutustu Joppeen LinkedInissä

Seuraa Joppea Twitterissä