Mitä mitataan, kun mitataan ostolaskujen automaatiota?

Menojen käsittely on ollut valtion taloushallinnon strategiassa keskeisenä kehittämiskohteena jo useiden vuosien ajan. Menojen käsittelyn kehittämisen painopisteinä ovat:

  • käsiteltävien ostolaskujen määrän vähentäminen,
  • laskujenkäsittelyn automatisointi ja
  • tehtävien tehokas organisointi.

Menotositteiden automatisoinnille on asetettu tavoitteeksi, että vähintään 82 % menotositteista käsitellään automaattisesti vuoteen 2020 mennessä. Tässä seurannassa automaattisesti käsitellyiksi menotositteiksi on laskettu niin tilaukselliset ja sopimukselliset laskut kuin tiliöintiviitteen käyttökin.

Handi-palvelun käyttöönoton ansiosta on alettu saamaan ns. automaatiotietoja suoraan Handi-palvelusta. Tiedot saadaan kirjanpitoyksikkötasolla kuukausittain. Toistaiseksi tiedot tuotetaan Palkeiden toimesta, mutta raportoinnin kehittyessä kukin kirjanpitoyksikkö tulee saamaan raportointioikeudet omiin tietoihinsa tältäkin osin.

Tavoitteena jopa 90 % automaatioaste

Handi-ohjelmassa on lähdetty tavoittelemaan vielä haasteellisempaa automaation tasoa. Tässä tarkastelussa automaattisesti käsitellyksi ostolaskuksi tulkitaan kaikki tilaukseen automaattisesti kohdistuneet laskut sekä kaikki sopimuksen tekniseen kansilehteen automaattisesti kohdistuneet laskut, mukaan lukien ne laskut, jotka on vahvistettu automaattisen kohdistuksen jälkeen. Automaattisesti käsitellyksi laskuksi ei tulkita laskua, joka on pystytty kohdistamaan tilaukseen tai sopimuksen tekniseen kansilehteen käyttäjäavusteisesti. Tässä seurannassa ei siis myöskään huomioida tiliöintiviitteellisiä laskuja vaan automaation piiriin lasketaan ne laskut, joihin ei tarvitse tehdä minkäänlaista manuaalista työtä virastossa eikä Palkeissa.

Näin toteutettuna tavoittelemme 90 % automaatioastetta vuoden 2020 loppuun mennessä.

Useissa eri yhteyksissä on päädytty siihen, että yhden laskun käsittelyprosessiin kuluva aika ylittävää kaikkine vaiheineen puoli tuntia ja maksaa noin 22 €. Virastossa onkin helppo laskea likimäärinen htv- ja euromäärinen kustannusarvio siitä, paljonko laskujen käsittely manuaaliprosessina vie aikaa ja rahaa. Siihen kuluvalle työajalle ja rahalle on varmasti parempaakin käyttöä. Kannattaa siis jonkin verran uhrata aikaa ja vaivaa niiden keinojen pohdintaan, joiden avulla laskuautomaatiota voidaan lisätä.

Tätä pohdintaa tulisi tehdä monesta näkökulmasta

  • Budjetoinnin keskittämisen näkökulma: mikä yksinkertaistaa (ja halventaa) tiliöintiä ja tukee automaation lisäämismahdollisuuksia laskujen käsittelyssä
  • Sisäisen laskennan kehittäminen: kerätään vain tarpeellista tietoa, eikä rakenneta sisäisen laskennan seurakohteista liian yksityiskohtaisia, jos tietoja ei käytetä seurannan ja suunnittelun tukena
  • Laskujen määrän vähentäminen
  • Toimittajien lukumäärän vähentäminen
  • Toimintojen keskittäminen virastossa – myös virtuaalimahdollisuudet huomioiden
  • Yhtenäiset toimintatavat; tukevat johtamista, läpinäkyvyyttä ja osaamisen hallintaa
  • Handi-palvelun toiminnallisuuksien täysimääräinen hyödyntäminen

Handi-palvelun toiminnallisuuksia hyödyntämällä on mahdollista saavuttaa korkea automaatiotaso helpommin kuin vanhoilla järjestelmillä.

 

Monta keinoa automatisoida laskujen käsittelyä Handi-palvelussa

Sopimuskohdistuksen käyttö tehostaa merkittävästi ostolaskujen käsittelyä, koska se vähentää tiliöintiin, asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen kuluvaa henkilötyötä. Sopimuskohdistukseen voidaan viedä toistuvat laskut, jolloin laskuja voidaan kohdistaa joko kiinteään maksuerään, esim. vuokra, sovittuihin maksuposteihin kuten projektin laskutus tai budjettipohjaiseen summaan, esim. sähkö- ja puhelinlasku.

Handi-palveluun tallennetaan tiedot asiantuntijapalvelusopimuksesta. Kun toimittaja laskuttaa palveluistaan, lasku kohdistetaan sopimukselle automaattisesti. Lasku saa sopimuksen pohjalta tiedot tiliöinnistä ja hyväksymisestä. Budjettipohjaista sopimuskohdistusta käytettäessä lasku pysäytetään vahvistukseen ennen maksamista. Silloin se ohjataan sovitulle henkilölle, esim. projektipäällikölle, joka kuittaa Handi-palveluun tiedon siitä, saako sen maksaa vai keskeytetäänkö maksatus.

Tilaussuunnitelma soveltuu tilanteeseen, jolloin on olemassa sopimus ja tiedetään, kuinka paljon tietyn kauden aikana tullaan arviolta tilauksia tekemään. Tilaussuunnitelmaa voidaan käyttää silloin, kun tilaukset perustuvat ennalta budjetoituihin tiedossa oleviin hankintoihin, joiden kohdentaminen seurantakohteille eli tiliöinti on tiedossa. Tilaussuunnitelma syötetään Handi-palveluun, merkitään käyttäjät, sallitut toimittajat, kokonaisbudjetti eli tilaussuunnitelman arvo, tiliöinnit ja voimassaolo. Tilaussuunnitelma hyväksymiskierrätetään. Sen hyväksyy henkilö, jolla on oikeus tehdä tilaussuunnitelman arvon kokoinen menopäätös organisaatiossa. Kun tilaussuunnitelma on hyväksytty, tekee käyttäjä tilausehdotuksen tilaussuunnitelman kautta ilman uutta hyväksyntää ts. saa tehtyä tilausehdotuksesta suoraan tilauksen. Kun lasku saapuu, se täsmäytyy automaattisesti. Tilaussuunnitelma soveltuu käytettäväksi, esimerkiksi projektille myönnettyyn rahoitukseen, koulutusbudjettiin tai käännöstöihin.

Automaatioseuranta Handi-tiimerissä

Handia käyttävien kirjanpitoyksiköiden ostolaskujen automaattisen käsittelyn tilannetta seurataan nyt kuukausitasolla Handi-palvelusta tuotettavan raportin avulla. Raportti löytyy Handi-Tiimeristä. Kuukausittain julkaistavat tilastot löytyvät tiedostokirjastosta Handi-palvelun tukimateriaali kansiosta Automaatioraportit. Raportin tietoja tarkastelemalla on mahdollista löytää myös vertailukumppaneita muista virastoista. Helmikuun 2019 raportin tiedot osoittavat, että korkeimmat automaatioasteet on tavoitettu seuraavissa kirjanpitoyksiköissä:

  • Palkeet 51%
  • RVV 42%
  • Vero 23%
  • MML 22%
  • VRK 21%
  • Fimea 10%

Automaatioasteen parantamiseksi on tarpeen selvittää niitä syitä, miksi sopimukselliset tai tilaukselliset laskut ovat kuitenkin päätyneet ”kiertoon” eli miksi ne eivät ole kohdistuneet automaattisesti. Palkeet tuottaa raportin syykoodeista neljännesvuosittain sekä pyydettäessä.

Lue lisää: