Monivirastorakenne vaatii ja palkitsee

”Hyödyt, joita toimintatapamuutoksesta saadaan, ovat virastotasolla ansaittuja. Oikeusministeriö voi tukea, tiedottaa ja kouluttaa, mutta suurin työ tehdään käytännön tasolla”, Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen muistuttavat.

Sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu, otettiin käyttöön oikeusministeriön kirjanpitoyksikössä marraskuussa 2019. Ministeriön Handi-asiantuntijat kertovat muutoksen johtamisesta ja palvelun käyttöönoton kokemuksista. Millaisia hyviä käytäntöjä oikeusministeriön kirjanpitoyksiköstä vinkataan muille virastoille?

Suunnitteluvaiheessa oikeusministeriössä oltiin hiukan huolestuneita, ymmärtävätkö Palkeet ja Valtiokonttori oikeusministeriön kirjanpitoyksikön moniulotteisen virastorakenteen ja sen tuomat erityistarpeet. Handi-palvelun käyttöönotossa projektipäällikkönä työskentelevän Sanna Ryhäsen mukaan suurimpana haasteena on ollut löytää monenkirjavaa virastorakennetta tukevia ratkaisuja ja suunnitella virastojen kanssa kehittyvän järjestelmän käyttöönottoa.

– Handi-palvelun käyttöönotto on sujunut helpommin ja positiivisemmin kuin ajattelimme. Olen kuulostellut rasahtaako jossain jotakin, mutta mitään ei ole kuulunut. Se kertoo, että kaikki on sujunut toistaiseksi hyvin, osastopäällikkö Tapio Laamanen sanoo tyytyväisenä.

Handi-hankkeen aikana oikeusministeriön kirjanpitoyksikköön kuuluivat ministeriön lisäksi tuomioistuimet, oikeusapu- ja edunvalvontapiirit sekä ministeriön yhteydessä toimivat viranomaiset, yhteensä 50 itsenäistä virastoa. Oman mausteensa Handi-palvelun käyttöönottoon on tuonut vuodenvaihteessa tapahtunut muutos, jossa tuomioistuinlaitos irtautui omaksi kirjanpitoyksikökseen Tuomioistuinviraston perustamisen myötä.

– Tuomioistuinvirasto aloitti toimintansa vuoden 2020 alussa, ja toiseen Handi-organisaatioon siirtyminen on hidastanut Handi-toimintamallin siirtymistä käytäntöön, vaikka itse Handi-palvelu otettiinkin tuomioistuimissa käyttöön jo vuonna 2019, Ryhänen tarkentaa.

Muutos on kameleontti, jonka viestintä kesyttää

Monivirastomallissa tiedottaminen ja viestintä koetaan usein haastavana – miten saada välitettyä vastaanottajalle merkityksellistä tietoa oikea-aikaisesti. Handi-tilausjärjestelmään jatkuvasti tehtävä kehitystyö on lyhentänyt ohjeiden laatimisen ja suunnittelun aikajännettä. Oikeusministeriön kirjanpitoyksikössä jokaisesta virastosta koulutettiin yksi Handi-avainhenkilö, jonka tehtävänä oli jalkauttaa uusi toimintamalli omaan organisaatioonsa.

Lisäksi muutosjohtamisen avuksi otettiin Handin käyttöön siirryttäessä viikoittaiset VirastoSkype-kokoukset, joita voisikin kuvailla osallistavan muutosviestinnän käännekohdaksi.

– Viikoittaisissa kokouksissa hallinnonalan virastot voivat esittää kysymyksiä Handi-palvelun käytöstä ja toimintatavoista. Skype on perinteistä tiedotetta keskustelevampi kanava kertoa ministeriön tai Palkeiden esiin nostamista aiheista. Toimintamalli on todettu ministeriössä ja virastoissa erittäin toimivaksi, Ryhänen kertoo.

Laaja virastorakenne tarkoittaa erilaisia toimintamalleja, myös saman sektorin sisällä toimintatavat voivat erota paljonkin toisistaan. Onnistuneen muutoksen johtaminen on vaatinut hankintatoimen kokonaisuuden ja virastojen toimintatapojen ymmärtämistä, resurssien ja työn suunnittelua sekä virastojen toiminnan ennakkoluulotonta kehittämistä.

Ei pelkkä järjestelmämuutos, vaan muutos toimintatavoissa

Jotta oikeusministeriön hallinnonalan virastot saatiin sitoutettua muutokseen, Palkeet, Valtiokonttori ja Hansel järjestivät yhteistyössä oikeusministeriön kanssa tilaamisen työpajoja. Tilaamisen prosesseihin valmentava koulutus lisäsi virastojen ymmärrystä Handi-palvelussa tilaamisesta ja siitä, ettei Handi ole vain järjestelmän käyttöönotto, vaan se edellyttää toimintatapojen muutoksia virastoissa.

– Työpajoihin osallistui virastojen hankintatoimen kehittäjän lisäksi esimerkiksi ostolaskuja tai tilauksia työssään käsittelevä asiantuntija. Työpajoissa esiteltiin Handi-palvelun tilaustapoja. Kävimme myös läpi virastojen omia hankintoja, joiden kautta pohdimme, miten virastot voisivat valmistautua Handi-palvelun käyttöönottoon, Ryhänen kertoo.

Hankintatoimi matkalla reaaliaikatalouteen

Valtionhallintotasolla tavoitellaan yhdenmukaisempia hankintatoimen käytäntöjä ja korkeampaa hankintatoimen automaatioastetta. Automaatioaste kuvaa Handi-palvelusta kirjanpitoyksikkötasolla saatavaa tietoa automaattisesti käsitellyistä ostolaskuista ja menotositteista. Valtion konsernitason tavoitteena on saavuttaa 50 prosentin automaatioaste vuoden 2020 loppuun mennessä.

– Oikeusministeriössä hankintatoimen horisontissa häämöttävät toimintatapamuutoksen tuomat tuottavuushyödyt, jotka pyritään saavuttamaan tavoitteellisella toiminnalla. Työn konkreettisia vaikutuksia seurataan tarkalla otteella esimerkiksi automaatioasteen muodossa, Laamanen kuvailee.

Oikeusministeriössä ja hallinnonalalla on tunnistettu tarve ottaa hankintatoimen kehittäminen vahvemmin ohjaukseen. Kehittämisnäkökulman painottaminen yhdessä ministeriön ja hallinnonalan virastojen roolien kirkastamisen kanssa mahdollistanee tulevaisuudessa hankintatoimen reaaliaikaisen tulevaisuuden.

– Hankintatoimessa on tehty valtionhallintotasolla konkreettisia toimia, kuten toimittajamäärien vähentämistä ja maksukorttien laajemman käytön lisäämistä. Paljon täytyy töitä jatkossakin tehdä, jotta pääsemme lähemmäs yhteisiä toimintamalleja sekä yhtenäisiä budjetointi- ja kirjaamiskäytäntöjä, Ryhänen päättää.

 

Oikeusministeriö vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Viestintäkanavana ja uuden palvelun käyttöönoton tukena viikoittaiset VirastoSkype-kokoukset, joihin virastoilta kerätään kysymyksiä kyselytyökalulla etukäteen.
  • Hankkeen alussa pidettiin tilaamisen työpajoja, joihin osallistui viraston hankintatoimen kehittämisestä vastaava henkilö ja käytännöntasolla työtä tekevä, esimerkiksi tilauksia ja ostoja käsittelevä asiantuntija.
  • Käyttöönoton valmistelussa virastoille tuotettiin viraston kirjanpitoraportin avulla kokonaiskuva viraston tekemistä hankinnoista. Tilastotaulukkotiedon avulla virastot pystyivät helpommin arvioimaan kehitettäviä asioita ja suunnittelemaan siirtymää Handi-palveluun.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen