Ohjausryhmässä päätettiin projekti

Handin ohjausryhmä kokoontui maanantaina 12.2. Vakioaiheiden (mm. tietoturva ja tilannetiedot) asialistalla oli mm. yhden Handi-projektin päättäminen ja hankintatoimeen kohdistuneet työtunnit.

Viranomaistiedot tarkastetaan nyt automaattisesti

Yksi viime loppuvuoden merkittävistä Handi-etapeista oli viranomaistietojen automaattisen tarkastuksen käyttöönotto. Toiminto on nyt käytössä Hanki-palvelussa eli sähköisen kilpailutuksen järjestelmässä projektin yhteydessä uusitulla ESPD-lomakkeella. Hanke on saanut EU-rahoitusta.

Ohjausryhmä kiittää projektiryhmää erinomaisesta työstä. Viranomaistietojen tarkastuksen automatisointi vähentää työtä, kun hankintayksiköiden ei tarvitse mennä erikseen hakemaan selvityksiä ja toimittajien ei tarvitse niitä lähettää. Esimerkiksi Hanselilla ei pyydetä enää verovelkatodistuksia, sillä järjestelmä näyttää automaattisesti, onko toimittajalla verovelkaa.

Tuntiseurantaa ja laskutusta

Ohjausryhmälle esiteltiin hankintatoimelle kirjatut työtunnit. Jo yksinkertainen analyysi voi osoittaa esimerkiksi, kuinka hankintatoimea on vaikkapa onnistuttu keskittämään eri virastoissa. Tuntiseurantaa hyödynnetään eri virastoissa hyvin eri tavoin, minkä vuoksi pikaisia tulkintoja ei datasta kannata tehdä. Ohjausryhmä antoi toimeksiannon tarkemman tason analyysistä Valtiokonttorin Tiedolla johtamisen tuen yksikölle.

Handi-palvelun laskutus on puhuttanut virastojen keskuudessa. Nykyisen suoriteperusteisen laskutuksen lisäksi Handi tulee mahdollistamaan myös työaikaperusteisen laskutuksen. Konsernitoimijoilta on toivottu yhdenmukaista laskutusta, josta Valtiokonttori tekee työsuunnitelman kevään ohjausryhmään. (Lisäys: Handi-palveluun liittyvistä kustannuksista on kerrottu tarkemmin virastoille perjantaina 16.2. lähetetyssä kirjeessä.)

Ohjausryhmälle tuotiin tiedoksi myös väärinymmärrys, jonka vuoksi osa virastoista on lykännyt Hanki-palvelun käyttöönottoa Handi-palvelun käyttöönoton vuoksi. Virastojen tulisi huomioida, että kaikki tarjoukset tulee voida jättää sähköisesti viimeistään 18.10.2018. Tämä tarkoittaa käytännössä sähköisen kilpailuttamisen järjestelmän eli ns. Hanki-palvelun käyttöönottoa tai sen ostamista palveluna Hanselin kautta.

Seuraava ohjausryhmän kokous on 14. maaliskuuta.