Ordning på upphandlingarna med kategorisk ledning

Sirpa Reunanen-Alatalo, upphandlingschef vid tullen, tror på strategisk utveckling av upphandlingsfunktionen.

Tullens organisation byggdes om och man gav sig målmedvetet in med metoder för kategorisk ledning för att utveckla upphandlingsfunktionen. När utvecklingen av upphandlingar bygger på tillräcklig information respektive hantering och analys av den, kan organisationens datamaterial och kompetens bättre tas i bruk. Inom Tullens upphandlingsfunktion tror man på att leda med kunskap.

Arbetsredskapen ändrades och cheferna byttes – framtiden  var oviss. Tullen förnyade organisationen medan hela upphandlingsfunktionens strukturer samtidigt formades om. Staten gemensamma elektroniska system för hantering av beställningar och fakturor, Handi, togs i bruk inom Tullen för ungefär ett år sedan. Även en ändring av modellen för godkännande av upphandlingar strödde en extra krydda över helheten. Reformen av allt detta skedde på en gång.

Förutsättningar för att leda med kunskap

Innan Handi togs i bruk hade Tullen använt systemet Tilha för orderhantering, vilket Tullens upphandlingschef Sirpa Reunanen-Alatalo kallade en välbekant fiende. Implementeringen av Handi ändrade tidigare praxis nu när samma datasystem hanterar såväl förfrågningar om upphandling som fakturor. Handi visar upp sådant om upphandlingarna som man tidigare inte visste.

– Det blir lättare att upprätthålla en lägesbild över upphandlingsfunktionen när alla de fakturor som irrar omkring för sig kan lokaliseras i ett enda system. När det gäller att använda Handi är vi dock alltjämt på väg och har ännu varken kunnat identifiera eller korrigera alla utvecklingsobjekt, säger Reunanen-Alatalo.

Kategorier strukturerar och förståelsen för helheten ökar

Under de senaste åren har en stor våg med förändringar reformerat praxis vid upphandlingar inom Tullen. Samtidigt som tjänsten Handi togs i bruk reformerades Tullens organisation så att gruppen för dataadministration respektive upphandling fusionerades till en upphandlingsfunktion. Tullen har under drygt halvtannat år även lanserat såväl en idé om upphandlingskategorier som kategoriskt ledning.

I stället för en organisationshierarki har upphandlingarna i Tullen delats in i tre kategorier: ICT-upphandlingar, lokalspecifika upphandlingar och verksamhetsupphandlingar. Respektive kategori har också egna underkategorier. Lösningen ger helheten av den omfattande och komplicerade upphandlingsfunktionen en struktur och då blir det lättare att planera den och upprätthålla en lägesbild.

– När alla upphandlingar, avtal och beställningar placeras i kategorier och deras undergrupper kan upphandlingsfunktionen värd 60 miljoner avgränsas till ett stycke mänsklig storlek. I fråga om kategoriskt ledning har vi bara kommit igång, men kursen känns rätt, säger Reunanen-Alatalo.

Cheferna stöder och alla deltar

Medan ändringen drar igenom hela organisationen måste arbetstagarna jobba under osäkra förhållanden i långa perioder. I projektet för att utveckla upphandlingsfunktionen hade ledningsgruppen, dit det hörde folk från Tullens olika avdelningar och funktioner, den viktiga uppgiften att kontrollera ändringens verkställighet. Även sakkunniga som utförde upphandlingar togs aktivt med i utvecklingen.

– Tulltjänstemännen kunde dock bättre ha tagits i beaktande. Fastän tjänsten Handi är gemensam inom statsförvaltningen var det dock verkets uppgift att organisera utbildningen. Där gick vi vilse. Vi rättar fortfarande till att vi inte ordnade mer omfattande utbildning före implementeringen, utan gav 1 900 tjänstemän endast instruktioner för hur en förfrågan om upphandling görs i Handi, berättar Reunanen-Alatalo.

Fördelar för samhället och kommunerna genom upphandlingar

Offentliga upphandlingar är ett betydelsefullt sätt att uppnå de strategiska målen för såväl regeringsprogrammet som kommunerna. Programmet Handi har bidragit till att göra upphandlingsfunktionen känd genom att göra de samhälleliga effekterna av, och samarbetet för offentliga upphandlingar mer synliga. Reunanen-Alatalo har arbetat med upphandlingar i tio år på Tullen och i hennes kristallkula ser framtiden ljus och arbetsdryg ut för upphandlingsfunktionen.

– Vi fortsätter att utveckla den kategoriska ledningen och har fått en god start. Det går inte ännu att mäta fördelarna med kategorisk ledning, men vi fortsätter målmedvetet att utveckla det, säger Reunanen-Alatalo.

Kontrollen av osäkerhet kräver strategisk ledning

Megatrender som påverkar framtiden och miljön förändrar verksamhetsmiljön för organisationer. Förändringarna i verksamhetsmiljön skapar behov och förutsättningar att utveckla upphandlingsfunktionen. Globaliseringen av verksamheten, tilltagande konkurrens och ökad användning av elektroniska verktyg kräver även att upphandlingsfunktionen kontrollerar verksamheten och dess miljö på ett nytt sätt.

Upphandlingsfunktionen förändras i god fart från operativ verksamhet mot mer strategiska utvecklingsuppgifter. Det krävs att anställda inom upphandlingsfunktionen har mångsidigare kompetens, ny verksamhetspraxis och kritisk blick när det gäller exempelvis ansvaret visavi upphandlingar.

– Vi här på Tullen har ett bra ramverk och utför saker och ting på ett professionellt sätt i fråga om såväl förfrågningar om upphandlingar som konkurrensutsättning. Tullens mångsidiga behov av upphandling, av allt från tjänstedräkter till datasystem eller till exempel apparater för genomlysning gör upphandlingarna komplicerade och intressanta, säger Reunanen-Alatalo entusiastiskt.

Ledning av helheten

Kloka upphandlingar sparar inte endast kostnader, utan ger även mervärde och resultat. När det gäller att utveckla statens upphandlingsväsende är det i grunden fråga om hur väl man lyckas på statsförvaltningens nivå med att leda helheten.

– Statsförvaltningens upphandlingsväsende och samfällda upphandlingar befinner sig i en övergångsperiod. Har parten som styr helheten av statsförvaltningens upphandlingsväsende tillräcklig förståelse för ämbetsverkens arbetsfält, frågar Reunanen-Alatalo.

Tullen tipsar om god praxis:

  • Tanken, att alla anställda på Tullens är användare av Handi. Ansvaret ökar när varje medarbetare kan hantera sina egna beställningar själv.
  • Upphandlingshelheten får stadga när det endast görs produktkataloger eller integrering i webbutiker om ett avtal tecknats med leverantören.
  • Samarbete ger styrka – undersök möjligheterna: I fråga om upphandlingar är syftet med PTR-samarbetet att identifiera de delområden av upphandlingar vid Polisen, Tullen och Gränsbevakningsväsendet som ger möjligheter till samarbete. Till exempel sådana gemensamma upphandlingar av varor som används för att skydda samhället där samma avtal kan tillämpas.

 

Text och bild: Henni Purtonen