Poliisihallituksessa Handin hyödyt tulivat nopeasti näkyviksi

Odotukset Handi-palvelun hyödyistä olivat korkealla, kun Poliisihallitus aloitti kuuden kuukauden mittaisen käyttöönottoprojektinsa marraskuussa 2018. Poliisi ei ollut TILHA-käyttäjä, joten lähtötilanteessa automaatioaste oli hyvin alhainen. Muilta virastoilta kuultujen kokemusten perusteella osattiin odottaa, että automaatioaste ei välttämättä ole kovin korkea heti alussa.

Sitoutuneen henkilöstön ja hyvän suunnittelun ansiosta Handi-palvelun hyödyt näkyvät kuitenkin jo pari kuukautta käyttöönotosta: heinäkuussa automaattisesti kohdistuneiden laskujen osuus esimerkiksi Lounais-Suomen poliisilaitoksella oli jo lähes 27%. Myös muissa yksiköissä on päästy automaattisesti kohdistuneiden laskujen kanssa hyvin vauhtiin.

Oma pilottivirasto varmisti, että organisaation erityispiirteet huomioidaan

– Handi-palvelun käyttöönoton valmistelut aloitettiin Poliisihallituksessa vuonna 2017 perustamalla Handi-projektiorganisaatio, johon kutsuttiin mukaan muutamien poliisiyksiköiden talouden ja hankintojen avainhenkilöitä. Nämä poliisiyksiköt, erityisesti Lounais-Suomen poliisilaitos, toimivat sittemmin koko projektin ajan uudistuksen pilotteina ja sparraajina varmistaen, että käyttöönottoprojektin toteutuksessa otettiin mahdollisimman hyvin huomioon poliisiorganisaation tarpeet ja erityispiirteet, kertoo ylitarkastaja Risto Laine Poliisihallituksesta. Laine toimi muutoksen vastuuhenkilönä Handi-palvelun käyttöönottoprojektissa.

Organisaation sisäistä viestintää ei voi liikaa korostaa käyttöönottoprojektissa. Muutoksen vastuuhenkilön ja viestintää käytännössä toteuttavan virkamiehen täytyy toimia tiiviinä työparina koko käyttöönottoprojektin ajan. Avoin ja kiertelemätön tiedottaminen sekä jatkuva vuorovaikutus oman organisaation sisällä sekä vertaisverkostoissa ja valtakunnallista projektia vetävien tahojen kanssa on välttämätöntä.

– Omalle organisaatiolle täytyy jaksaa toistaa samoja asioita moneen kertaan ja yksiköiden avainhenkilöt pitää sitouttaa kutsumalla heitä työpajoihin, työryhmiin ja koulutuksiin, heidän asiantuntemustaan arvostaen, Risto summaa. Näin saadaan mahdolliset omaa organisaatiota koskevat erityiskysymykset nousemaan esiin hyvissä ajoin siten, että Palkeiden kanssa voidaan etsiä niihin ratkaisuja.

– Toiminnan muutos siirtää ostoprosessin painopistettä loppuvaiheen maksutoimenpiteistä kohti prosessin alkua: sopimuskohdistuksen hyödyntämiseen ja tilaamiseen. Tätä korostimme alusta lähtien, koska tähän meillä ei ennestään ollut yhtenäisiä käytäntöjä, toteaa Risto.

– Aikaisemmin yksiköt ovat tehneet tilauksia parhaaksi katsomallaan tavalla, esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostilla. Handin myötä toimintatavasta saadaan yhtenäinen, ja menoihin sitoudutaan viimeistään jo tilausvaiheessa.

Johdon sitouttaminen tärkeää toimintatavan muutoksessa

Risto kiittelee Poliisihallituksen johdon panosta käyttöönottoprojektiin. Poliisiylijohtajan tukemana poliisipäälliköt alaisineen sitoutettiin johtamaan tulevaa muutosta virastoissaan. Poliisiyksiköt nimesivät käyttöönottoprojektin edellyttämät yhteyshenkilöt, avainkäyttäjät, hankinta- eli ostotiimit ja sisäiset kouluttajat. Näin varmistettiin riittävät henkilöresurssit. Yksiköille lähetettiin tietoa tulossa olevista ennakkotehtävistä ja asiaan liittyvä tiedonkeruu käynnistettiin jo hyvissä ajoin.

Projektin aikana hankintatoimen ja taloushallinnon asiantuntijat Poliisihallituksessa ja poliisiyksiköissä tiivistivät yhteistyötään ja poliiseille tiedotettiin tulossa olevista muutoksista yksiköiden omissa infotilaisuuksissa sekä Poliisihallituksen ja yksiköiden intrassa. Poliisihallitus järjesti videoyhteydellä runsaasti infotilaisuuksia sekä avasi valtakunnalliseen intraansa Handi-sivut, jossa tulevat tapahtumat ja tärkeät aineistot jaettiin. Lisäksi yhteydenpito sekä Handi-hankkeen johtoon että projektin avainhenkilöihin Palkeissa oli tiivistä. Tuotantokäytön alettua jatkettiin viikoittaisia videotapaamisia valtakunnallisten Handi-klinikoiden muodossa. Näissä poliisiyksiköiden kohtaamat haasteet ja kysymykset käsiteltiin yhteisesti Palkeiden asettaman yhteyshenkilön asiantuntemusta hyödyntäen.

Erityispiirteenä Poliisihallituksella sekä muilla turvallisuusviranomaisilla on erityisen korkeat vaatimukset tietoturvan suhteen. Näitä erityistarpeita käsiteltiin monissa eri yhteyksissä mm. Palkeiden, Valtiokonttorin ja valtiovarainministeriön organisoimissa työryhmissä. Tämän lisäksi tiivistä yhteistyötä tehtiin muiden turvallisuusviranomaisten kanssa tietoturvan varmistamiseksi. Laine kertoo, että tietoturvakysymykset pohdituttavat turvaviranomaisia myös tehokkuuden näkökulmasta:

– Nähtäväksi jää, vaikuttavatko tietoturva-asiat pidemmällä aikavälillä digitalisaation täysimittaiseen hyödyntämiseen.

Handin ohella valtakunnallinen hankintatoimen selvitys käyntiin

-Samanaikaisesti Handi-palvelun käyttöönoton kanssa Hansel Oy toteutti Poliisihallituksen toimeksiannosta valtakunnallista poliisin hankintatoimen selvitystä, joka on edelleen käynnissä, kertoo Risto Laine. Analyysin tuloksia hyödynnetään hankintojen kehittämiseksi, esimerkiksi joitakin hankintoja keskittämällä ja tietenkin myös Handi-palvelua tehokkaasti hyödyntämällä.

– Handi-palvelun uusi toiminnallisuus, budjettiperusteinen sopimuskohdistus, näyttäisi tarjoavan merkittävää kehittämispotentiaalia tiettyihin poliisin runsaasti käyttämiin palveluhankintoihin, hän jatkaa.

– Nämä ovat aiheuttaneet huomattavan suuria määriä mediaanisummaltaan vähäisiä laskuja ja näiden palveluhankintojen kokonaisprosessissa, mukaan lukien poliisitoimen substanssin osuudet ja muita hallinnonaloja sivuavat osiot, havaittiin samalla kehittämisen ja sujuvoittamisen mahdollisuuksia.

Poliisihallitus-kirjanpitoyksikköön kuuluu Poliisihallituksen lisäksi tulosohjattuina virastoina yksitoista poliisilaitosta sekä Keskusrikospoliisi ja Poliisiammattikorkeakoulu. Henkilöstöä poliisissa on noin 10 000, josta poliiseja on noin 7 200.

 Jutun kuvat ovat 12.8. pidetystä poliisin hankintojen keskittämisen työpajasta.