Sähköistä huutokauppaa Valtorissa

Elokuun puolivälissä Valtorissa kilpailutettiin päätelaitteet sähköisellä huutokaupalla. Kilpailutus tehtiin Hanselin minikisana valmiilla Cloudian minikisa-pohjalla. Sähköiseen huutokauppaan toi oman lisäjännityksensä se, ettei huutokauppaa pystytty testaamaan tarjoajien kanssa testiympäristössä ennen varsinaista koitosta.

Kilpailutusta ja huutokauppaa suunniteltaessa mietittiin miten huutokaupataan eri tuotteita. Yksittäisen, pienivolyymisen laitteen ei haluttu vaikuttavan liikaa huutokaupan lopputulokseen. Tämän seurauksena päädyttiin jakamaan kilpailutus useaan kohderyhmään, jotka huutokaupattiin erikseen. Kilpailutuksissa oli siis mahdollista saada useampi voittaja. Tuotteiden jakaminen useampaan huutokaupattavaan kohderyhmään pakotti miettimään myös huutokaupan aikataulutusta. Halutaanko jatkaa päivittäin tiettyinä aikoina vai jatketaanko huutokauppaa kunnes tarjouspyynnön kaikki huudettavat kohderyhmät on käyty läpi.

30 min + 5 min

Valtorissa päädyttiin jakamaan tuotteet kuuteen kohderyhmään kolmelle eri tarjouspyynnölle. Sähköiset huutokaupat toteutettiin peräkkäisinä päivinä niin, että yksi tarjouspyyntö huutokaupattiin loppuun saakka yhden päivän aikana. Huutokaupat haluttiin pitää nopeatempoisina, joten huutokaupan kestoksi määritettiin 30 minuuttia + 5 minuuttia viimeisen tarjouksen jälkeen. Seuraava vaihe aloitettiin pian edellisen vaiheen päätyttyä.

Alustavien tarjousten perusteella kaikki tarjoajat kutsuttiin mukaan huutokauppaan. Ennen huutokaupan aloitusta saatiin vielä lisää jännityksen hetkiä, koska huutokaupat eivät näkyneet etukäteen tarjoajille Hanki-palvelussa.  Cloudian ripeällä toiminnalla asia saatiin kuntoon. Ennen ensimmäisen huutokaupan alkua jännitimme, lähteekö huutokauppa käyntiin ongelmitta.

Mykistävä tarjous hiljensi kilpailun

Helpottuneena huomasimme, että kaikki tarjoajat olivat paikalla sähköisen huutokaupan alkaessa ja sähköisen huutokaupan seurantanäkymässä näkyi ensimmäiset tarjoukset ennen puolen tunnin määräajan umpeutumista. Ensimmäisten tarjousten jälkeen huutokauppa eteni sujuvasti. Välillä kilpailu näytti hyytyvän ja odotimme huutokaupan päättyvän. Mutta kyseessä olikin vain suvantovaihe, jonka jälkeen alkoi kiihkeä kamppailu, kunnes yksi tarjoaja antoi mykistävän tarjouksen, johon kukaan ei enää vastannut. Sama toistui myös muissa kohderyhmissä.

Huutokaupasta Valtorille jäi käteen päätelaitteille merkittävästi edullisemmat hankintahinnat. Esimerkiksi perustyöaseman hinta laski huutokaupan aikana 50 %. Sähköinen huutokauppa sujui ongelmitta, vaikka vielä edellisenä päivänä ei siltä näyttänyt. Kokemus rohkaisi käyttämään sähköistä huutokauppaa myös muissakin hankinnoissa, joihin se menettelynä soveltuu, ja joissa sähköisellä huutokaupalla voidaan saavuttaa säästöjä.

Kirjoittaja on Valtorin hankinta-asiantuntija Kati Tiainen.