Hankintojen suunnittelu ja kilpailutuskalenteri valtionhallinnossa vuonna 2019

Valtiolla hankintatoiminnan tulee pohjautua huolelliseen suunnitteluun. Hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016 § 2).

Osana Valtion hankintojen digitalisointi -ohjelmaa toteutetaan nyt kolmatta kertaa valtion hankintayksiköiden hankintasuunnitelmien kerääminen ja näiden pohjalta julkaistaan valtion kilpailutuskalenteri 2019. Hankintojen suunnittelun avulla virastot voivat priorisoida hankintojaan sekä harkita vaihtoehtoisia hankintojen toteuttamistapoja. Ajoissa tehty, talouden ja toiminnan vuosisuunnitteluun kytketty, hankintasuunnittelu mahdollistaa myös hankintatoimelle asetettujen tavoitteiden, kuten innovaatioiden edistämisen, paremman huomioimisen.

Valtion konsernitasolla hankintasuunnitelmien kokoamisen avulla voidaan tunnistaa virastojen ja laitosten samankaltaisia hankintatarpeita yhdessä toteutettavaksi. Hankintojen suunnittelu ja mahdollinen yhdistäminen johtaa parempien ostoehtojen ja tarjousten saamiseen sekä päällekkäisen kilpailutus- ja tilaamistyön vähenemiseen. Lisäksi voidaan yhtenäistää ja yhdenmukaistaa hankittavia tuotteita ja palveluita, hyödyntää kilpailutuksiin ao. tuoteryhmän parasta asiantuntijaosaamista ja tehostaa sopimushallintaa.

Hankintojen suunnittelun tarkoituksena on:

  • kartoittaa ja ennakoida, millaisia harkinnanvaraisia menoja eli erikseen suunniteltavia hankintoja toiminta ja sille asetetut tulostavoitteet edellyttävät pakollisten menojen eli toiminnan ylläpitoon ja ydintoimintaan tarvittavien hankintojen lisäksi
  • selvittää pakollisten menojen osuus eli huomioida mitä, minkä suuruisia ja miten pitkäksi kaudeksi tehtyjä sitoumuksia on (vuokra-, huolto-, leasing- ja muut pitkäkestoiset sopimukset ja substanssitoiminnan pakolliset tarpeet)
  • priorisoida hankintatarpeet kiireellisyyden ja kriittisyyden perusteella annettujen määräkehysten puitteissa siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat sovittujen tulostavoitteiden ja tehtävien toteuttamista
  • määritellä hankintatarpeiden toteutustapavaihtoehdot
  • määritellä kilpailutuksista tai muusta toteutuksesta vastaavat tahot
  • antaa tarvittaessa muut hankintojen toteutusta koskevat toimintaohjeet
  • tukea sisäistä budjetointia eli hankintoihin liittyvien määrärahojen jakoa priorisoinnin perustella sovittuihin käyttökohteisiin ja sovituille toimintayksiköille vuositasolla
  • laatia hankintojen toteutusaikataulu (esimerkiksi kilpailutusten kilpailutuskalenteri) resurssien allokoimiseksi

Vuoden 2019 hankintojen suunnittelu ja kilpailutuskalenteri

Vuoden 2018 hankintasuunnitelmien keräämisen ja saadun palautteen johdosta toimintatapoja on edelleen muokattu käyttäjäystävällisempään suuntaan. Vuoden 2019 osalta pyydettävät tiedot vastaavat kuitenkin pitkälle sitä, mitä vuoden 2018 osalta pyydettiin eikä suuria muutoksia ole tehty.

Virastojen toivotaan tallentavan tiedossa olevat hankintasuunnitelmat suoraan tietokantaan 31.12.2018 mennessä. Tallennetuista hankintasuunnitelmista muodostetaan tammikuussa 2019 julkaistava valtion kilpailutuskalenteri kuitenkin siten, että virastojen vastuuhenkilöille jää mahdollisuus muokata ja täydentää hankintasuunnitelmaa sekä päättää mitkä hankinnat ja niitä koskeva tieto julkaistaan.

Lisätietoja

Hankintasuunnitelmataulukkoon sekä suunnitteluohjeisiin liittyviin kysymyksiin vastaa Hannu Koivurinta p.02955 30117 tai etunimi.sukunimi@vm.fi

Teknisissä kysymyksissä auttaa Kalle Pinni p. 0294 444 252 etunimi.sukunimi@hansel.fi

Ohje hankintojen suunnitteluun 31.8.2018 (pdf)