Kuvassa mies tutkii tilastokuvia.

Hankintatoimen arviointi kirjanpitoyksiköissä

Hankintatoimen johtamisen tueksi tarvitaan tietoa oman organisaation hankintojen ja hankintatoimen tilasta. Riittävien ja oikeiden tietojen avulla varmistetaan hankintaprosessin tuloksellista, tehokasta ja asiantuntevaa toteutusta. Mahdollisten kehittämiskohteiden tunnistamiseksi vertailutiedot muista organisaatioista ovat tarpeellisia. Hankintojen tiedolla johtamisen edellytysten parantamiseksi on päätetty ryhtyä keräämään tietoa olennaisimmista kohteista oheisen hankintatoimen arvioinnin avulla. Arviointi on tarkoitettu vastattavaksi kaikissa kirjanpitoyksiköissä ja se tulee kohdistaa nykyhetkeen.

Kirjanpitoyksikkö vastaa jokaiseen kysymykseen omasta näkökulmastaan. Vastauksista julkaistaan yhteenvetotietoja valtiohallinnon tasolla ja kukin kirjanpitoyksikkö saa käyttöönsä omat vastauksensa. Vertailutietoja eri kirjanpitoyksiköiden välillä julkaistaan vain siinä tapauksessa, että siihen on kaikkien osapuolten suostumus.

Hankintatoimen arviointi ja arviointiin vastaaminen on aiheena Handi-työpajassa tiistaina 19.5.2020.

Lisätietoa arvioinnista ja siihen vastaamisesta saa osoitteesta hankintatoimi@valtiokonttori.fi.

ecommerce-3530785_1920 (1)

Hankintatoimen mittareiden pilotoinnin tulosten arviointi käynnistynyt

Hankintatoimen mittareiden pilotointi on päättynyt ja pilotointiin osallistuneet virastot ovat kertoneet ensimmäiset havaintonsa pilotoinnista. Havainnot koskivat mittareiden soveltuvuutta hankintatoimen mittaamiseen ja arviointiin. Samalla arvioitiin myös pilotoinnissa käytetyn kyselytavan ja -välineen (Webropol) soveltuvuutta.

Pilotointiin osallistuivat mittarityössä jo aikaisemmassa vaiheessa mukana olleet Säteilyturvakeskus, Tulli, Valtiokonttori ja Verohallinto. Lisäksi pilotoinnissa olivat mukana Ruokavirasto ja Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos, jotka antoivat myös palautetta mittareiden ja kyselytoteutuksen soveltuvuudesta hankintatoimen kehittämiseen.

Hankintatoimen nykytilan arviointi koostui teemoista, jotka olivat:

  • Teema 1: Hankintojen johtaminen osana toiminnan ja talouden johtamista
  • Teema 2: Hankintatoimea kehittäminen suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti
  • Teema 3: Kategoriahallinnan kehittäminen
  • Teema 4: Hankintaosaamisen kehittäminen
  • Teema 5: Toiminnan tehokkuus

Virastot täyttivät osana arviointia myös hankintatoimen kypsyysasteen arviointiin tukea antavan Hankintatutkan pitkän kyselyn. Lisätietoja Hankintatutkasta löytyy osoitteesta www.hansel.fi/hankintatutka/

Pilotoinnin tulosten analysointia ja huomioiden läpikäyntiä jatketaan vielä marraskuun aikana, mutta päällimmäisinä havaintoina voidaan jo tässä kohden nostaa esille seuraavat asiat:

  • Pilotoiduissa mittareissa ja Hankintatutkan sisällössä on joitakin päällekkäisyyksiä. Niitä on mielekästä tutkia tarkemmin, jotta päällekkäisyydet voidaan poistaa.
  • Mittareiden kysymyksiin vastattiin pilottivaiheessa asteikolla kyllä/ei. Palautteen perusteella arvioidaan laajemman vastausskaalan tarpeellisuutta ainakin osassa kysymyksiä.
  • Samalla tarkastellaan myös avovastausmahdollisuuden ottamista käyttöön joidenkin mittareiden osalta.
  • Lisäksi tarkastellaan mahdollisuutta vaihtaa kyselyyn käytettävää työvälinettä, jos toiveet toiminnallisuuksista laajentuvat nykyisin käytössä olevan kyselyvälineen toiminnallisuuksien tavoittamattomiin.

Pilotoinnin lopulliset tulokset valmistuvat viimeistään heti vuoden 2020 alussa. Tavoitteena on, että hankintatoimen arviointiin tarkoitetut mittarit otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä helmi-maaliskuussa 2020. Pilotoinnin tuloksista ja hankintatoimen mittareiden käyttöönotosta kaikissa kirjanpitoyksiköissä tiedotetaan Handi-työpajoissa ja Handi.fi-sivustolla.

Lisätietoja:
projektipäällikkö Heidi Jortama, puh. 0295 502 130, heidi.jortama(at)valtiokonttori.fi