Handi_Fimea

Ett litet ämbetsverks stora insikt ger effektivare upphandlingar

Fimeas huvudkontor finns i Kuopio. Fimea har också verksamhetsställen i Helsingfors, Åbo och Tammerfors. Esko Kiiski och Tiina Rosholm arbetar ofta via Skype.

Enligt Fimeas upphandlingsexperter är ämbetsverkens upphandlingar inte rätt ställe att syssla med vetenskap. Ämbetsverkets karaktär och verksamhetsfält bör i stället vara utgångspunkten för all utveckling. Vid sidan av centralisering av upphandlingarna skapar tydliga förfaranden för konkurrensutsättning och upphandlingar förutsättningar för att exempelvis förbättra ansvarsfullheten i upphandlingarna.

Innan ansvaret för ämbetsverkets upphandlingar på ett tydligt sätt hade tilldelats en upphandlingskoordinator, levde man inom Säkerhets – och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimeas upphandlingsverksamhet kortsiktigt och i stunden. Omorganiseringen av upphandlingsväsendet och ibruktagandet av Handi gav dem som arbetar med upphandlingar en smidigare vardag. Samtidigt lyftes effektiviteten och ekonomin i upphandlingarna till en ny nivå.

– Övergången till Handi var en teknisk förändring. Utvecklingen av upphandlingsväsendets organisation hade större betydelse. Inom Fimea betraktas upphandlingsväsendet som strategiskt viktigt – samarbetet mellan upphandlingsproffsen och den övriga organisationen möjliggör en modern och strategisk hantering av ämbetsverkets upphandlingar, berättar ekonomidirektör Esko Kiiski, som ansvarar för upphandlingsväsendets organisation, angående de förändringar som gjorts under det senaste året.

Rediga upphandlingar – nöjda kunder

Även om upphandlingsverksamheten inom den offentliga sektorn sker centraliserat, måste varje organisation själv fastställa de strategiska målen och kategoriseringarna för sina upphandlingar samt modellen för hur de ska ledas. Fimea har strävat efter att göra sin upphandlingsverksamhet så transparent som möjligt för både ämbetsverkets egna tjänstemän och andra berörda parter. Som ett relativt litet ämbetsverk har Fimea hittat sin egen väg genom att koncentrera upphandlingsuppgifterna till en upphandlingsdirektör, en upphandlingskoordinator och en jurist.

– Elementen i upphandlingsverksamheten fungerar bra hos oss. Vår upphandlingsstadga har utarbetats enligt Hanko-modellen. De ekonomiskt sett största upphandlingarna är IT-upphandlingar. Vi gör upphandlingar av material och tjänster för upprätthållandet av ämbetsverkets verksamhet, och därtill gör vårt laboratorium sina egna upphandlingar, berättar upphandlingskoordinator Tiina Rosholm .

Europeiskt samarbete och innovation

Säkerhets – och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea är i egenskap av nationell myndighet även en del av det Europeiska myndighetsnätverket för läkemedelstillsyn. 85 procent av Fimeas finansiering kommer direkt från läkemedelsindustrin och aktörer inom den medicinska sektorn, medan 15 procent består av budgetanslag. Finansieringsgrunden återspeglas i utvecklingen av upphandlingar bland annat via europeiskt samarbete.

– Innovativitet i upphandlingarna syns för oss genom skötseln av gemensamma ärenden. Vi kan exempelvis konsultera andra europeiska läkemedelsverk i olika datatekniska upphandlingar och på motsvarande sätt dela med oss av vårt eget kunnande till andra länder i Europa, berättar Kiiski.

Fimea är ett centralämbetsverk underställt social- och hälsovårdsministeriet, som övervakar säkerheten hos läkemedel avsedda för människor och djur samt blod- och vävnadsprodukter. Som tillstånds- och tillsynsmyndighet för aktörer inom läkemedelsbranschen är Fimeas uppgift att utveckla läkemedelsbranschen och främja befolkningens hälsa. Till Fimeas uppgifter hör också samordning av den nationella utvecklingen av läkemedelsbranschen, forskningsuppgifter och utvärdering av läkemedelsbehandlingar.

Det finns rum för förbättring i samarbetet med leverantörer

Fimeas upphandlingsavdelning har i ett par års tid arbetat för att göra ämbetsverkets nya modell för upphandlingar känd inom sin organisation. Modellen grundar sig på det digitala konkurrensutsättningssystemet Cloudia samt beställnings- och fakturahanteringssystemet Handi.

Enligt upphandlingskoordinator Rosholm har de största utmaningarna i fråga om upphandlingar och utveckling anknutit till administrationen av och samarbetet med leverantörer i Handi-tjänsten.

– Mycket arbete har gjorts inom ämbetsverket för att få till stånd automatisk allokering av fakturornas referenser och avtalsnummer, och arbetet har också gett resultat. Upphandlingarna inom vårt ämbetsverk går som tåget. Vårt nästa mål är att öka automationsgraden i behandlingen av fakturor från omkring 20 procent, så att 50 procent av våra fakturor går till betalning automatiskt, berättar Rosholm målmedvetet.

Ämbetsverkets upphandlingar är en del av statens upphandlingsväsende

Den offentliga sektorn i Finland gör årligen upphandlingar för omkring 35 miljarder euro. Genom offentliga upphandlingar kan man främja samhälleliga mål med hjälp av olika verksamhetsmodeller. Oberoende av om man talar om upphandlingar på statens eller ämbetsverkets nivå är riskhantering samt öppen, jämlik och väldokumenterad marknadsdialog centrala faktorer.

– Vi är nöjda med resultaten av vårt utvecklingsarbete, centraliseringen av upphandlingarna och förtydligandet av ansvaret inom upphandlingsprocessen. Vid sidan av ämbetsverket måste upphandlingsväsendet i framtiden utvecklas för ett tätare samband med budgetprocessen även på statsförvaltningens nivå, påminner Kiiski.

Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea tipsar om god praxis:

  • Man bör inte göra upphandlingarna till en vetenskap, utan anpassa anvisningarna för upphandlingsverksamheten enligt ämbetsverkets karaktär. På så sätt kan upphandlingsväsendet som helhet göras mer lättbegripligt för den tjänsteman som ska genomföra upphandlingarna.
  • En granskning av modellen för uppföljningsobjekt i förhållande till Handi-förfarandet gör det lättare att upprätthålla en lägesbild i fråga om upphandlingsväsendet. Samtidigt uppmuntrar det till mer omfattande användning av automatisering, när inköpsfakturor går direkt till betalning.
  • Centralisering av upphandlingarna enligt principen om alla tjänster på ett och samma ställe förbättrar effektiviteten. Några personer inom organisationen har gedigen expertis gällande upphandlingar, och konkurrensutsättningarna kan skötas centraliserat.

 

Text och bild: Henni Purtonen