Handi_Fimea

Ett litet ämbetsverks stora insikt ger effektivare upphandlingar

Fimeas huvudkontor finns i Kuopio. Fimea har också verksamhetsställen i Helsingfors, Åbo och Tammerfors. Esko Kiiski och Tiina Rosholm arbetar ofta via Skype.

Enligt Fimeas upphandlingsexperter är ämbetsverkens upphandlingar inte rätt ställe att syssla med vetenskap. Ämbetsverkets karaktär och verksamhetsfält bör i stället vara utgångspunkten för all utveckling. Vid sidan av centralisering av upphandlingarna skapar tydliga förfaranden för konkurrensutsättning och upphandlingar förutsättningar för att exempelvis förbättra ansvarsfullheten i upphandlingarna.

Innan ansvaret för ämbetsverkets upphandlingar på ett tydligt sätt hade tilldelats en upphandlingskoordinator, levde man inom Säkerhets – och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimeas upphandlingsverksamhet kortsiktigt och i stunden. Omorganiseringen av upphandlingsväsendet och ibruktagandet av Handi gav dem som arbetar med upphandlingar en smidigare vardag. Samtidigt lyftes effektiviteten och ekonomin i upphandlingarna till en ny nivå.

– Övergången till Handi var en teknisk förändring. Utvecklingen av upphandlingsväsendets organisation hade större betydelse. Inom Fimea betraktas upphandlingsväsendet som strategiskt viktigt – samarbetet mellan upphandlingsproffsen och den övriga organisationen möjliggör en modern och strategisk hantering av ämbetsverkets upphandlingar, berättar ekonomidirektör Esko Kiiski, som ansvarar för upphandlingsväsendets organisation, angående de förändringar som gjorts under det senaste året.

Rediga upphandlingar – nöjda kunder

Även om upphandlingsverksamheten inom den offentliga sektorn sker centraliserat, måste varje organisation själv fastställa de strategiska målen och kategoriseringarna för sina upphandlingar samt modellen för hur de ska ledas. Fimea har strävat efter att göra sin upphandlingsverksamhet så transparent som möjligt för både ämbetsverkets egna tjänstemän och andra berörda parter. Som ett relativt litet ämbetsverk har Fimea hittat sin egen väg genom att koncentrera upphandlingsuppgifterna till en upphandlingsdirektör, en upphandlingskoordinator och en jurist.

– Elementen i upphandlingsverksamheten fungerar bra hos oss. Vår upphandlingsstadga har utarbetats enligt Hanko-modellen. De ekonomiskt sett största upphandlingarna är IT-upphandlingar. Vi gör upphandlingar av material och tjänster för upprätthållandet av ämbetsverkets verksamhet, och därtill gör vårt laboratorium sina egna upphandlingar, berättar upphandlingskoordinator Tiina Rosholm .

Europeiskt samarbete och innovation

Säkerhets – och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea är i egenskap av nationell myndighet även en del av det Europeiska myndighetsnätverket för läkemedelstillsyn. 85 procent av Fimeas finansiering kommer direkt från läkemedelsindustrin och aktörer inom den medicinska sektorn, medan 15 procent består av budgetanslag. Finansieringsgrunden återspeglas i utvecklingen av upphandlingar bland annat via europeiskt samarbete.

– Innovativitet i upphandlingarna syns för oss genom skötseln av gemensamma ärenden. Vi kan exempelvis konsultera andra europeiska läkemedelsverk i olika datatekniska upphandlingar och på motsvarande sätt dela med oss av vårt eget kunnande till andra länder i Europa, berättar Kiiski.

Fimea är ett centralämbetsverk underställt social- och hälsovårdsministeriet, som övervakar säkerheten hos läkemedel avsedda för människor och djur samt blod- och vävnadsprodukter. Som tillstånds- och tillsynsmyndighet för aktörer inom läkemedelsbranschen är Fimeas uppgift att utveckla läkemedelsbranschen och främja befolkningens hälsa. Till Fimeas uppgifter hör också samordning av den nationella utvecklingen av läkemedelsbranschen, forskningsuppgifter och utvärdering av läkemedelsbehandlingar.

Det finns rum för förbättring i samarbetet med leverantörer

Fimeas upphandlingsavdelning har i ett par års tid arbetat för att göra ämbetsverkets nya modell för upphandlingar känd inom sin organisation. Modellen grundar sig på det digitala konkurrensutsättningssystemet Cloudia samt beställnings- och fakturahanteringssystemet Handi.

Enligt upphandlingskoordinator Rosholm har de största utmaningarna i fråga om upphandlingar och utveckling anknutit till administrationen av och samarbetet med leverantörer i Handi-tjänsten.

– Mycket arbete har gjorts inom ämbetsverket för att få till stånd automatisk allokering av fakturornas referenser och avtalsnummer, och arbetet har också gett resultat. Upphandlingarna inom vårt ämbetsverk går som tåget. Vårt nästa mål är att öka automationsgraden i behandlingen av fakturor från omkring 20 procent, så att 50 procent av våra fakturor går till betalning automatiskt, berättar Rosholm målmedvetet.

Ämbetsverkets upphandlingar är en del av statens upphandlingsväsende

Den offentliga sektorn i Finland gör årligen upphandlingar för omkring 35 miljarder euro. Genom offentliga upphandlingar kan man främja samhälleliga mål med hjälp av olika verksamhetsmodeller. Oberoende av om man talar om upphandlingar på statens eller ämbetsverkets nivå är riskhantering samt öppen, jämlik och väldokumenterad marknadsdialog centrala faktorer.

– Vi är nöjda med resultaten av vårt utvecklingsarbete, centraliseringen av upphandlingarna och förtydligandet av ansvaret inom upphandlingsprocessen. Vid sidan av ämbetsverket måste upphandlingsväsendet i framtiden utvecklas för ett tätare samband med budgetprocessen även på statsförvaltningens nivå, påminner Kiiski.

Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea tipsar om god praxis:

  • Man bör inte göra upphandlingarna till en vetenskap, utan anpassa anvisningarna för upphandlingsverksamheten enligt ämbetsverkets karaktär. På så sätt kan upphandlingsväsendet som helhet göras mer lättbegripligt för den tjänsteman som ska genomföra upphandlingarna.
  • En granskning av modellen för uppföljningsobjekt i förhållande till Handi-förfarandet gör det lättare att upprätthålla en lägesbild i fråga om upphandlingsväsendet. Samtidigt uppmuntrar det till mer omfattande användning av automatisering, när inköpsfakturor går direkt till betalning.
  • Centralisering av upphandlingarna enligt principen om alla tjänster på ett och samma ställe förbättrar effektiviteten. Några personer inom organisationen har gedigen expertis gällande upphandlingar, och konkurrensutsättningarna kan skötas centraliserat.

 

Text och bild: Henni Purtonen

Handi_Fimea

Pienen viraston suuri oivallus tehostaa hankintoja

Fimean päätoimipaikka sijaitsee Kuopiossa. Fimealla on työskentelypisteet myös Helsingissä, Turussa ja Tampereella. Esko Kiiski ja Tiina Rosholm työskentelevät usein Skypen välityksellä.

Virastojen hankinnat eivät Fimean hankinta-asiantuntijoiden mukaan ole oikea paikka tehdä tiedettä. Viraston luonne ja toimintakenttä sen sijaan tulisi asettaa kaiken kehittämisen lähtökohdaksi. Hankintojen keskittämisen lisäksi yksinkertaiset ja selkeät toimintamallit kilpailutukseen ja hankintoihin luovat edellytykset, joiden kautta esimerkiksi hankintojen vastuullisuutta voi kirittää.

Ennen kuin viraston hankinnat olivat selkeästi vastuutettu hankintakoordinaattorille, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean hankintatoimessa elettiin lyhytnäköisesti hetkestä toiseen. Viraston hankintatoimen uudelleenorganisointi ja Handi-palvelun käyttöönotto sujuvoittivat hankintojen parissa työskentelevien arkea. Samalla hankintojen tehokkuus ja taloudellisuus nousivat uudelle tasolle.

– Siirtymä Handi-palveluun oli tekninen muutos. Suurempi merkitys oli hankintatoimen organisoinnin kehittämisellä. Fimeassa hankintatoimi nähdään strategisesti tärkeänä – yhteistyö hankinnan ammattilaisten ja muun organisaation kesken mahdollistaa modernin strategisen otteen viraston hankintoihin, hankintatoimen organisoinnista vastaava talousjohtaja Esko Kiiski kuvailee kahden viime vuoden aikana tapahtuneita muutoksia.

Selkeät hankinnat – tyytyväiset asiakkaat

Vaikka julkisella sektorilla hankintatoimea ohjataan keskitetysti, jokaisen organisaation on itse määriteltävä hankintatoimensa strategiset tavoitteet, kategorisoinnit ja niiden johtamisen malli. Fimean hankintatoimesta on yritetty tehdä mahdollisimman läpinäkyvää niin viraston omille virkamiehille kuin sidosryhmillekin. Suhteellisen pienenä virastona Fimea on löytänyt oman polkunsa keskittämällä hankintatoimen tehtävät hankintajohtajan, hankintakoordinaattorin ja lakimiehen harteille.

– Hankintatoimen elementit meillä on hyvin kohdallaan. Hankintasääntömme on tehty Hanko-mallin mukaan. Rahallisesti suurimpia hankintoja ovat it-hankinnat. Teemme viraston toiminnan ylläpitämiseen liittyviä materiaali- ja palveluhankintoja, minkä lisäksi laboratoriomme tekee omat hankintansa, hankintakoordinaattori Tiina Rosholm kertoo.

Eurooppalaista yhteistyötä ja innovaatioita

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea on kansallisena viranomaisena myös osa Euroopan lääkevalvonnan viranomaisverkostoa. Fimean rahoituksesta 85 prosenttia tulee suoraan lääketeollisuudelta ja lääkealan toimijoilta, ja loput 15 prosenttia koostuvat budjetissa myönnetyistä määrärahoista. Rahoituspohja heijastuu hankintojen kehittämiseen muun muassa eurooppalaisen yhteistyön välityksellä.

– Hankintojen innovatiivisuus näyttäytyy meille yhteisten asioiden hoitamisen kautta. Voimme esimerkiksi konsultoida toisia eurooppalaisia lääkevirastoja erilaisissa tietoteknisissä hankinnoissa ja vastaavasti voimme levittää omaa osaamistamme muihin Euroopan maihin, Kiiski innostuu.

Fimea on sosiaali- ja terveysministeriön alainen keskusvirasto, joka valvoo ihmisille ja eläimille tarkoitettujen lääkkeiden sekä veri- ja kudosvalmisteiden turvallisuutta. Lääkealan toimijoiden lupa- ja valvontaviranomaisena Fimean tehtävänä on kehittää lääkealaa ja edistää väestön terveyttä. Fimean tehtäväksi on lisäksi määritelty lääkealan kansallisen kehittämisen koordinointi, tutkimustehtävät ja lääkehoitojen arviointi.

Toimittajayhteistyössä parannettavaa

Fimean hankintatiimi on parin vuoden ajan tehnyt organisaatiossaan tunnetuksi viraston uudistunutta hankintatoimen mallia, jonka tukipilareita ovat sähköisen kilpailutuksen järjestelmä, Cloudia, ja sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu. Hankintakoordinaattori Rosholmin mukaan suurimmat haasteet hankintojen kehittämisen polulla ovat liittyneet Handi-palvelun toimittajahallintaan ja toimittajayhteistyöhön.

– Laskujen viitteiden ja sopimusnumeroiden automaattiseen kohdistukseen virastossa on tehty paljon töitä ja työ on tuottanut tulosta. Hankinnat virastossamme kulkevat kuin juna raiteillaan. Seuraavaksi tavoitteenamme on kasvattaa laskujen käsittelyn automaatioastetta noin 20 prosentista, jolloin 50 prosenttia laskuistamme menisi automaattisesti maksuun, Rosholm sanoo määrätietoisesti.

Viraston hankinnat osa valtion hankintatoimen isoa kuvaa

Suomessa julkinen sektori tekee hankintoja vuosittain noin 35 miljardilla eurolla. Julkisilla hankinnoilla voidaan edistää yhteiskunnallisia tavoitteita eri toimintamalleja hyödyntäen. Puhuttiinpa hankintatoimesta valtionhallinnon tai viraston tasolla, menetelmissä keskeistä on riskin hallinta ja avoin, tasapuolinen sekä huolellisesti dokumentoitu markkinavuoropuhelu.

– Olemme tyytyväisiä kehitystyömme tuloksiin, hankintojen keskittämiseen ja hankintaprosessin vastuiden kirkastamiseen. Viraston lisäksi hankintatoimintaa pitää tulevaisuudessa kehittää entistä tiiviimmin budjetointiprosessin yhteyteen myös valtionhallinnon tasolla, Kiiski muistuttaa.

 

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Hankinnoista ei kannata tehdä tiedettä, vaan sopeuttaa hankintatoiminnan ohjeistus viraston luonteen mukaan. Näin hankintatoimen kokonaisuudesta voidaan tehdä helpommin ymmärrettävää hankintoja tekeville virkamiehille.
  • Seurantakohdemallin tarkastelu Handi-toimintamallia vasten auttaa hankintatoimen tilannekuvan ylläpitämisessä. Samalla se kannustaa automaation laajempaan hyödyntämiseen, kun ostolaskut menevät suoraan maksuun.
  • Hankintojen keskittäminen yhden luukun periaatteen keinoin lisää tehokkuutta. Organisaatiossa muutamalla ihmisellä on vankka asiantuntemus hankinnoista ja kilpailutukset voidaan hoitaa keskitetysti.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen