Hanna Hirsimäki

Suorituskyvyn seuranta vauhdittaa hankintatoiminnan kehittämistä

Julkisen sektorin toteuttamilla hankinnoilla on huomattava taloudellinen merkitys sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Esimerkiksi McKinseyn vuonna 2017 tekemän tutkimuksen mukaan 3,5 biljoonan dollarin globaali rahoitusvaje olisi mahdollista korjata noin neljässä vuodessa, mikäli hankintojen ohjauksessa ja johtamisessa noudatettaisiin parhaiten suoriutuvien maiden toimintatapoja. OECD on puolestaan esittänyt tuoreessa tutkimuksessaan, että jo 1 prosentin parannus hankintakustannuksissa saattaisi merkitä jäsenmaille peräti 43 miljardin euron vuosittaisia säästöjä. Näiden valtavien lukujen pohjalta voidaan todeta, että hankintojen sisäisen potentiaalin löytämisen eteen on syytä tehdä edelleen ahkeraa kehitystyötä.

Kotimaamme näyttäytyy OECD:n tutkimuksessa varsin poikkeuksellisena valtiona, sillä julkiset hankinnat muodostavat Suomen valtion kokonaiskustannuksista peräti kolmasosan. Bruttokansantuotteeseen suhteutettuna tämä osuus haukkaa noin 17,5 prosenttia, ja OECD:n muihin jäsenmaihin verrattuna ainoastaan Alankomaat kipuaa Suomen edelle reilun 20 prosentin BKT-osuudellaan. Hankintojen suuri vaikutus valtiontalouden tasapainoon on kiistaton, ja hankintojen tehostamiseksi onkin toteutettu jo useita toimenpiteitä erilaisten hankkeiden, kuten HANKOn ja Handin muodossa.

Kaikki alkaa strategiasta

Hankintatoiminta on nähty perinteisesti reaktiivisena rutiinityönä, jossa strategiselle suunnittelulle tai jatkuvalle parantamiselle ei ole ollut juurikaan tarvetta. Rooli on kuitenkin alkanut hiljalleen muuttua, ja hankintatoimen merkitys koko organisaatiota läpileikkaavana ydintoimintona on saanut entistä enemmän ansaitsemaansa jalansijaa. Myös valtionhallinto on herännyt hankintatoiminnan strategiseen merkitykseen, sillä hankinnat saattavat muodostaa jopa 50 – 80 prosenttia yksittäisen organisaation toimintamenoista. Harva virasto tai laitos pystyisi enää toteuttamaan omaa ydintehtäväänsä ilman ulkopuolelta ostettuja tavaroita tai palveluita.

Roolin muutos välittyy myös valtionvarainministeriön julkaisemasta Suomen julkisten hankintojen tilannekuvasta, joka tulee toimimaan lähtökohtana Suomen uuden kansallisen hankintastrategian laatimisessa. Julkaisu nostaa esille muun muassa hankintojen strategisen merkittävyyden, vaikuttavuuden johtamisen murroksen sekä erityisesti tarpeen hankintadatan säännöllisen arviointiin. Hankintadatan arviointi tullee käytännössä tarkoittamaan erilaisten mittareiden kehittämistä ja käyttöönottoa koko valtionhallinnon alalla.

Sitä saat mitä mittaat

Suorituskyvyn mittaaminen ja analysointi on ainoa käytännön keino havainnollistaa organisaation toimintaa sekä tuottaa objektiivista tietoa päätöksenteon tueksi. Mittareilla voidaan kartoittaa niin hankintatoimen kuin -järjestelmienkin sujuvaa toimintaa, toteutetun hankinnan välittömiä vaikutuksia sekä myös pidemmän aikavälin vaikuttavuutta. Mittaamisen lähtökohtana on aina kriittisten menestystekijöiden tunnistaminen ja soveltuvien tavoitteiden (mittareiden) asettaminen organisaation yksilöllisen strategian mukaisesti.

Kehittämisprosessissa on huomioitava myös se, että sidosryhmien tarpeet, optimaaliset suoritteet ja niihin vaikuttavat tekijät sekä itse suorituskykyä kuvaavat mittarit ja jopa organisaation strategia ovat jatkuvassa muutoksessa. Suorituskyvyn arviointi ei siis ole millään muotoa kertaluontoinen keikka, vaan organisaation on panostettava siihen pitkäjänteisesti ja tosissaan.

Vuoden 2019 lopulla Handissa pilotoitiin jo ensimmäisiä hankintatoiminnan maturiteettiin kohdistuvia suorituskykymittareita, joiden kehittämistä jatketaan myös kuluvan vuoden aikana. Mittaamisessa on päästy nyt hyvään alkuun, vaikkakin pidemmältä aikaväliltä hankittua vertailudataa sekä sen pohjalta muodostettuja uusia kehityskohteita saataneen odotella vielä jonkin aikaa.

Toiminnan parantaminen jatkuu myös Handi-ohjelman jälkeisessä maailmassa

Hankintatoiminnan kehittäminen ei tule pysähtymään Handi-toteutusohjelman päättymiseen. Palkeiden Handi-hankkeessa paneudutaan seuraavaksi neljännen vaiheen kehittämistoimiin ja järjestelmää parannetaan edelleen. Lisäksi konsernitasolla on tarkoitus saavuttaa valtionhallinnon hankintakehittämisen yhteinen tavoitetila ja muodostaa selkeä roadmap tulevaisuuden toimenpiteille.

Sopimus- ja toimittajahallintaan sekä hankintaprosessin manuaalisiin kontrolleihin on luvassa erilaisia toimenpiteitä ja ohjeistuksia, ja valmisteilla oleva yhteinen hankintastrategia poikinee myös paljon uusia kehityskohteita eri puolille valtionhallintoa. Pysytään siis kuulolla ja katsotaan tulevaisuuteen avoimin mielin – vallitsevasta poikkeustilasta huolimatta!

Blogin kirjoittaja Hanna Hirsimäki on hankintatehtävien ammattilainen, joka on toiminut sekä yksityisellä että julkisella sektorilla laajoissa kehittämis-, muutos- ja järjestelmähankkeissa – myös kotimaan rajojen ulkopuolella. Hannalla on monipuolista kokemusta julkisten hankintojen käytännön toteuttamisesta sekä valtionhallinnon prosessien, toimintatapojen ja IT-järjestelmien kehittämisestä. Hanna työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoiminnan kehittämisen erityisasiantuntijana.

Tero Meltti

Kiitos sinulle ja leppoisaa joulua!

Ohjelmajohtaja Tero Meltin mukaan Handi-ohjelmassa on onnistuttu luomaan hyvä, kannustava ja toisia tukeva ilmapiiri.

Handissa on ollut tavoitteena laaja toimintatapamuutos, jossa koko hankintojen prosessi uudistetaan päästä päähän ja käyttöön otetaan uusia toimintaa tukevia tietojärjestelmiä. Työntäyteisen vuoden jälkeen on hyvä päästä rauhoittumaan jouluksi.

Tämän viikon tiistaiaamuna oli vuoden viimeinen Handi-työpaja. Tarjolla oli perinteistä joulupuuroa banaaninlehtilautasilta. Tuttu puheensorina oli valloillaan.

Joulupuurokeskusteluissa toistuivat samankaltaiset teemat. Keneltä voisi saada vinkkiä johonkin itseä askarruttavaan asiaan, entä miten omassa organisaatiossa on onnistuttu ratkaisemaan jokin ongelma? Puuron äärellä tutustutettiin myös vasta mukaan hypänneitä ihmisiä vanhoihin tuttuihin.

Havahduin huomaamaan jälleen sen, miten tärkeitä olemme ihmisinä toisillemme. Toisaalta hyvätkin tavoitteet jäävät toteutumatta ilman tekoja.

Oman kokemukseni mukaan Handi-ohjelmassa on onnistuttu luomaan hyvä, kannustava ja toisia tukeva ilmapiiri, jossa erilaisista taustoista ja rooleista tulevat ihmiset toimivat yhdessä ja katsovat samaan suuntaan. Matkan varrella on ollut myös vaikeaa. Eteen on tullut oikean elämän ongelmia, joita rikkain mielikuvituskaan ei olisi pystynyt keksimään. Kaikesta on kuitenkin selvitty ja olemme onnistuneet löytämään aina ratkaisuja.

Tulemme alkuvuodesta tapaamaan vielä kaikki ohjelman toteutukseen osallistuneet ihmiset valtion organisaatioissa. Pääpaino tapaamisissa on ohjelman toteutuksen arvioinnissa. Luonnollisesti haluamme varmistaa myös Handi-ohjelman myötä alkaneen toimintamallimuutoksen jatkumisen.

Kiitos sinulle tästäkin vuodesta ja vuonna 2020 nähdään!

Kirjoittaja: ohjelmajohtaja Tero Meltti, valtiovarainministeriö

thought_bild

Marraskuun Handi-työpaja lähestyy

Reilu viikon päästä on jälleen aika kokoontua Handi-työpajaan kuulemaan, mitä hankintatoimen kehittämisessä tapahtuu. Maraskuun työpaja järjestetään maanantaina 25.11.2019 klo 13-16. Työpajassa tutustutaan poliisin hankintojen keskittämisen selvityshankkeeseen, keskustellaan prosessikuvauksista ja tehdään ryhmätyötä sopimushallintaan liittyen.

Mitä Poliisihallituksessa on tehty hankintatoimen kehittämisen osalta? Poliisin materiaalikeskuksen materiaalipäällikkö Heli Rajaniemi kertoo poliisin hankintojen keskittämisen selvityshankkeesta. Poliisilla on saatu sen myötä aikaiseksi hienoja tuloksia, joista työpajassa on mahdollista päästä kuulemaan tarkemmin.

Toinen mielenkiintoinen ja ihan käytännössä hyödynnettävä esillä oleva asia on prosessikuvaukset. Alun perin ministeriöille laaditut Handi-palvelun tilaamista ja sopimuskohdistusta sekä muita laskujen automaatiokeinoja kuvaavat prosessikuvaukset on nyt laadittu sellaiseen muotoon, että ne ovat käytettävissä myös muissa kirjanpitoyksiköissä. Muokkaukset on tehnyt Tuula Risikko Hanselilta, ja esittelemään ne tulee Sanna Viljamaa Hanselilta. Tässä yhteydessä on hyvä keskustella eri keinoista ja kysyä kaikki mahdolliset mieltä askarruttavat asiat, jotta jokainen voi prosessikuvausten perusteella edetä oman virastonsa ostolaskujen ja tilausten kanssa.

Kolmas aihe on puolestaan sopimushallinta. Ville Hänninen Valtiokonttorista avaa sopimuksenhallinnasta toteutetun kyselyn tuloksia. Työpajan lopuksi käydään käsiksi sopimushallinnan toimintamalliin ryhmätöiden avulla. Olisi erittäin suotavaa ja tärkeää, että mahdollisimman moni voisi osallistua tähän ryhmätyöhön ja antaa oman panoksensa toimintamalliin ja samalla viitoittaa tietä eteenpäin.

Näiden aiheiden lisäksi vakioasiana tietysti Kati Siikosen Handi-palvelun tilannekatsaus.

Tervetuloa mukaan!

Ilmoittautuminen työpajaan viimeistään 20.11.2019

Työpajan alustava ohjelma:

13.00 – 13.10    Tervetuloa ja tilaisuuden ohjelma, Seija Friman, Valtiokonttori

13.10 – 13.40    Case: Hankintojen valtakunnallisen keskittämisen selvittämishanke,  materiaalipäällikkö Heli Rajaniemi, POHA/Poliisin materiaalikeskus

13.40 – 14.10    Tilaaminen ja sopimuskohdistus -prosessikuvaukset, kehittämispäällikkö Sanna Viljamaa, Hansel

14.10 – 14.30    Handi-palvelun tilannekatsaus, Kati Siikonen, Palkeet

14.30 – 14.50    Kahvitauko

14.50 – 15.10    Selvitys sopimushallinnan toimintamallista, Ville Hänninen, Valtiokonttori

15.10 – 15.30    Ryhmätyö sopimushallinnasta – ohjeistus, Ville Hänninen

15.30 – 15.45    Ryhmätyön purku

Tilaisuus on tarkoitettu Handi-hankkeen asiantuntijoille osallistujavirastojen hankintatoimesta, taloushallinnosta ja johdosta. Työpaja pidetään tuttuun tapaan Pajassa (Mariankatu 9, Helsinki). Tilaisuus on työpaja, joten paikan päälle mahtuu enintään 60 henkilöä.

Osallistuminen on mahdollista myös etänä. Etäosallistujille lähetetään erillinen kalenterikutsu, jossa on etäosallistumisen linkki ja ohjeet. Edellisen työpajan tallenteet löytyvät materiaalipankista ja aineistot valtionhallinnon sisäisestä Handi-tiimeristä.

Lisätietoja:

Marianne Savinen, marianne.savinen(at)vm.fi

achievement-3470201_1920

Reilu kaksi vuotta sitten ihmeteltiin – nyt osataan!

Puoli vuotta sitten pääsin tarkastelemaan Handi-ohjelmassa tapahtuneita muutoksia, ohjelman etenemistä ja sen kehittymistä tuorein silmin oltuani virkavapaalla Valtiokonttorista ja ohjelman tehtävistä kesästä 2017 kesään 2019.

Kesällä 2017 ohjelmaa oli takana vuosi, ja ohjelman suurimmat hankkeet ja projektit oli saatu hyvään vauhtiin. Alun perin ohjelmalle kirjatut tavoitteet olivat juuri konkretisoituneet ja kirkastuneet. Etenemisen suunta oli selkeä. Ilmapiiri Handi-ohjelman ympärillä oli innostunut ja odottava, edelleen myös hieman ihmettelevä.

Työpajojen teemat valikoitiin niin, että niistä saatiin tärkeää suoraa syötettä ja asiakasnäkökulmaa ohjelman projekteihin ja hankkeisiin.

Handi-työpajoihin osallistuttiin runsaslukuisin joukoin, ja työpajoissa työstetyt teemat tuntuivat kiinnostavan osallistujia. Osallistumalla Handi-työpajoihin pystyi vaikuttamaan. Työpajojen teemat valikoitiin niin, että niistä saatiin tärkeää suoraa syötettä ja asiakasnäkökulmaa ohjelman projekteihin ja hankkeisiin.

Tuleva oli kuitenkin vielä monilla tavoin avoin. Esimerkiksi Handi-palvelun kilpailutus oli vielä kesken. Samoihin aikoihin ohjelmajohtamisen vastuissa oli tapahtumassa muutoksia. Valtiokonttorin rooli oli vahvistumassa ja Seija Friman alkoi ottaa vastuulleen ohjelmajohtajan tehtäviä.

Osalle vakiintunut nykytila, toisille suunnannäyttäjä

Kaksi vuotta myöhemmin, kun palasin työhöni Handi-ohjelman pariin, moni asia oli muuttunut. Kesällä 2019 puhuttiin jo sujuvasti Handi-toimintamallista. Oli ilo huomata, että suunnitelmat ja potentiaali eivät olleet jääneet puheen tasolle. Handi-palvelun käyttöönottojen eteneminen oli osaltaan edesauttanut toimintamallin konkretisoitumista.

Melko pian huomasin, että ohjelman mukanaan tuoma toimintatapamuutos oli osalle virastoista jo vakiintunut nykytila, josta toimintatapaa vasta opettelevat virastot pystyivät ja pystyvät edelleen hyötymään. Epämääräisyys, jos sellaista oli ollut, on hälvennyt ja tilalle on tullut rauhallinen ja ammattimainen olotila. Hankintatoimen osaaminen on kehittynyt virastoissa valtavin harppauksin. Osaaminen ja omaan osaamiseen luottaminen on rautaista!

Hankintatoimen osaaminen on kehittynyt virastoissa valtavin harppauksin.

Erityisen ilolla huomioin kuitenkin erään asian, joka ei ollut muuttunut kahdessa vuodessa; ohjelman ympärillä on edelleen motivoitunut joukko innostuneita ihmisiä. Handi-työpajat houkuttelevat edelleen osallistujia aivan, kuten ohjelman alkutaipaleella. Työpajojen tarjoamaa mahdollisuutta vaikuttaa niin ohjelman lopputuloksiin kuin ohjelman jälkeiseen hankintatoimen kehittämiseen hyödynnetään ahkerasti.

Handi-ohjelman kuluessa hankintatoimen merkitys virastoissa on kasvanut. Hankintatoimea ei nähdä enää substanssitoiminnasta irrallisena ja pakollisena prosessina, vaan hankintatoimen kehittämisestä on tullut tavoitteellista ja uteliaasti eteenpäin katsovaa. Tästä on hyvä jatkaa.

Kirjoittaja: projektipäällikkö Heidi Jortama, Valtiokonttori