Senaatti logo

Senaatti halusi Handi-palvelun

Senaatti-kiinteistöt on päättänyt ottaa käyttöön valtionhallinnon yhteisen tilaamisen ja laskujenkäsittelyn järjestelmän, Handi-palvelun. Senaatti on jo nyt palveluntarjoajana mukana Handi-palvelussa, jonne Senaatti tuottaa jatkossa kaikki virastojen kanssa tehdyt vuokrasopimukset. Niihin liittyvät laskut kohdistetaan sopimuksiin automaattisesti.

Handi-palvelun odotetaan tehostavan Senaatin jo ennestään hyvää automaatioastetta minimoimalla manuaaliset työvaiheet. Tavoitteena on myös saada tilaajien ja laskujen käsittelijöiden käyttöön entistä helppokäyttöisemmät työvälineet. Senaatti käsittelee vuosittain noin 110 000 omaa ostolaskua. Näistä jo yli 90 prosenttia kohdistuu automaattisesti tilaukseen tai sopimukseen. Senaatissa tehdään noin 20 000 sähköistä tilausta vuodessa ja laskuihin kohdistettavia sopimuksia on yli 5000. Nämä kaikki käsitellään Handi-palvelussa maaliskuusta 2020 alkaen.

”Handi-palvelun myötä saamme parempaa tietoa toiminnan tueksi, varmistamme valtion kokonaisedun toteutumisen ja parannamme hankintojen ohjausta”, käyttöönotosta vastaava talousjohtaja Mikko Ahola sanoo.
”Senaatin mukaantulo tukee myös Handi-palvelun jatkokehittämistä. Senaatilla on monia edistyksellisiä hankintatoimen ratkaisuja, joista muu valtionhallinto voi ottaa mallia”, Palkeiden hankepäällikkö Kati Siikonen toteaa. ”Senaatti puolestaan saa yhteistyön myötä käyttöönsä sen osaamisen, jota virastoverkostoon on kertynyt Handi-toteutusohjelman aikana.”

Senaatin Handi-palvelun määrittelyt on aloitettu maaliskuussa ja hyväksyntätestaus alkaa lokakuussa. Senaatin ostolaskujen käsittely Handi-palvelussa tulee kasvattamaan palvelun suoritemääriä noin 10 prosenttia.

parviainen rajattu

Hyvä valmistautuminen takasi ripeän Handi-aloituksen Maanmittauslaitoksessa

Maanmittauslaitos on yksi niistä kahdeksasta kirjanpitoyksiköstä, jotka aloittivat Handi-palvelun käytön vuoden vaihteessa. Noin kolmessa viikossa järjestelmään on tehty jo noin 80 tilausta ja käsitelty yli 500 laskua.

“Hankintatoimen perusteellinen läpikäynti ja aktiivinen sekä aiemmin Tilhaa käyttänyt projektiryhmä ovat nopeasti alkaneen käytön taustalla”, kertoo johtava asiantuntija ja hankintojen palveluvastaava Eila Parviainen. “Heti alussa näytti, että noin puolet laskuista kohdistui automaattisesti ja raportoinnissa näkyy, että vihreä pylväs kasvaa nopeasti.”

Vielä kattavamman laskuautomaation saavuttamiseksi Maanmittauslaitoksessa käydään parhaillaan läpi eri osa-alueiden suurimpia toimittajien laskuja ja niihin sopivaa Handi -prosessia, kuten esim. sopimuskohdistuksen hyödyntämistä. Sopimuskohdistus tuo mukaan uusia työvaiheita virastolle ja olemme aloittaneet jo sopimuskansilehtien tekemisen.

Alussa uuden järjestelmän ja palvelun toimivuus varmistettiin yhteistyössä Palkeiden kanssa päivittäin. Maanmittauslaitoksen projektivastaavana Palkeissa toimi Teija Huhtanen. “Hänen kanssa yhteistyö on sujunut erittäin hyvin ja olemme olleet onnekkaita saadessamme hyödyntää hänen asiantuntemustaan Handin käyttöönotossa”, kiittelee Parviainen.

Prosessista liikkeelle

Hankintatoimen uudistaminen oli Maanmittauslaitoksessa huomattavasti laajempi asia kuin pelkkä järjestelmän käyttöönotto.
“Kävimme vajaassa vuodessa Handi-palvelujärjestelmän käyttöönottoon valmistautumisen lisäksi koko hankintaprosessin ja sen organisoinnin läpi. Aloitimme hankintojen luokittelulla kategorioihin: MML:n tuotanto, kehityssalkku, ICT sekä sisäiset palvelut”,  Parviainen kertoo.

“Lisäksi uudelleenorganisoimme hankintatointa ja muodostamme hankintapalveluryhmän, joka koostuu ostotiimistä ja kategoriavastaavista. Noin 20 hengen hankintapalveluryhmä hoitaa mm. hankintojen koordinoinnin, hankintojen suunnittelun, kilpailutusten koordinoinnin, tilausten viennin Handi-palveluun sekä laskujen käsittelyn.”

Kiertämistä ja kertausta

Uutta toimintamallia on tehty ahkerasti tutuksi koko Maanmittauslaitoksessa. Parviainen itse on kiertänyt vastuualueita ja johtoryhmiä, ja hyväksyjäoikeudet saaneiden perehdyttämisessä hyödynnetään Handi-ohjeita. Intrassa on avattu useampaan kertaan, mitä muutos tarkoittaa jokaisen työntekijän kohdalla. “Kaikkien pitää tietää, miten lähteä liikkeelle, kun on tarve hankkia jotakin”, Parviainen muistuttaa.

Maanmittauslaitoksessa hankintojen keskittäminen on todettu jo aiemmin toimivaksi malliksi. Uusi hankintapalveluryhmä on sisäinen palvelu koko organisaatiolle. Vain hankintapalveluryhmällä on oikeudet tilausten tekemiseen Handi-palvelussa. Tilauksia ja laskuja voi sen sijaan hyväksyä noin sadan hengen joukko.

“Substanssiasiantuntijat toki määrittelevät tarpeet ja osallistuvat kilpailutukseen. Hankintapalveluryhmän tavoitteena on aikatauluttaa hankinnat ja kilpailutukset entistä paremmin, jakaa tietämystä ja vähentää riskejä laajentamalla osaamista. Näin Maanmittauslaitoksen johto voi luottaa siihen, että hankinnat toteutetaan lakien mukaan hallitusti ja tehokkaasti”, Parviainen kuvaa.

Tekniikoiden yhdistelmät haastavat

Hyvästä valmistautumisesta ja riskikartoituksesta huolimatta vuoden vaihteen h-hetki oli jännittävä. Windows 7 -käyttöjärjestelmä, InternetExplorer-selain sekä virtu-kirjautuminen aiheuttivat ongelman, joka väistettiin antamalla erilliset kirjautumistunnukset muutamille henkilöille. Sen jälkeen on pantu vauhtia Windows 10 -käyttöjärjestelmään siirtymiseen.

Muutamia kehityskohteita Handi-palvelujärjestelmään on tunnistettu ensimmäisten käyttöviikkojen aikana. “Toivomme useampirivisten tilausten helpompaa käsittelyä ja esimerkiksi automatisoitua alv-laskentaa joillekin lomakkeille”, Parviainen sanoo. “Tilausten seuranta voisi olla havainnollisempi, mutta raportointi on selkeä ja hyödyllinen.”

Jatkossa Parviainen toivoo valtion hankintatoimen kehittämistä niin, että valtiolla opitaan parempaa kilpailutusta. Tavoitteena tulisi olla, että kilpailutuksilla saadaan hankintoihin parempi kustannus-hyöty-vaikutus hankintojen vaikuttavuus huomioiden.

Hylkää nykytila

Muille kirjanpitoyksiköille Parviainen antaa muutaman vinkin Handi-palveluun valmistautumiseen:

  • Hyvä projektointi ja riskikartoitus vähentävät kiirettä ja yllätyksiä, mutta joustavuuttakin tarvitaan.
  • Hankintojen uudistamisessa on hyvä lähteä liikkeelle tarpeeksi laajasti. Nykytilaa ei kannata jäädä miettimään vaan katsoa rohkeasti, miten hankintojen halutaan tulevaisuudessa toimivan
  • Projekti vaatii tarpeeksi resursseja ja johdon sitoutumisen. Hyvä työnjako on, että johdolla, esimerkiksi ohjausryhmällä, on aktiivinen rooli organisoitumisen valmistelussa, silloin projektiryhmä pystyy keskittymään järjestelmän testaukseen ja itse käyttöönottoon.
  • Muiden kirjanpitoyksiköiden kokemuksista kannattaa pysyä kuulolla!
Handi_pöytä

Handi-palvelu käyttöön suunnitellusti ja tukea vahvistaen

Handi-palvelu tarkoittaa uutta, aidosti yhtenäistä toimintatapaa valtion hallinnossa. Se on osa valtion hankintojen digitalisointia, jonka tavoitteena on, että hankintoja johdetaan ja hoidetaan ammattimaisesti ydintoimintaa tukien ja että digitaalinen hankintaprosessi on sujuva ja avoin päästä päähän.

Hyvinkin suunniteltu on vasta puoliksi tehty. Monet asiat konkretisoituvat nyt, kun Handi-palvelun käyttöönotot ovat täydellä teholla alkaneet. Matkaa on vielä myös näihin hankintojen digitalisaation kokonaistavoitteisiin: Hankintaprosessista saavutetaan 15 miljoonan euron vuotuiset säästöt vuodesta 2020 eteenpäin. Ostolaskujen käsittelyn automaatiotaso on 90 prosenttia vuoden 2020 lopussa.

Ensimmäisiltä käyttäjiltä saatu arvokkaita kehitysehdotuksia

Yksittäisiä Handi-palvelun käyttöönottoprojekteja toteutetaan puolentoista vuoden aikana yli 60 kappaletta. Nyt marraskuun alussa Handi-palvelu on käytössä jo kahdeksassa kirjanpitoyksikössä ja joulukuussa jo 11:ssä. Handi-palvelun pilottivaihe touko-syyskuussa oli tiivis ja sisälsi perinteisestä poiketen myös palvelujärjestelmän viimeistelyä.

Pilottivaiheen huomioista suurin osa kohdistui tilaamiseen: toimittajaportaalin käytettävyys, ostotiimien roolitukset, 24 h -virastojen erityistarpeet sekä valtion yhtenäiset toimintatavat puitejärjestely- ja konsernipalveluiden tilaamisessa keräsivät eniten kommentteja. Huomioita tuli myös osaamisen tukeen, projektin käyttöönottoon ja viestintään. Laskujen käsittelyn nähtiin toimivan paremmin.

Piloteissa ja käyttökokemuksen myötä kertyneiden muutosehdotusten lisäksi Handi-palvelun moduulien kehittämiseen paneudutaan useissa työpajoissa. Muutosehdotukset priorisoidaan yhdessä käyttäjien kanssa viikoittain muutosryhmässä ja viedään tuotantoon joko viikkosprinteissä tai versiopäivityksissä.

Pilottiorganisaatioiden ja ensimmäisen varsinaisen käyttäjän, Verohallinnon, yhteyshenkilöt ansaitsevatkin kiitoksen uudenlaisen toimintamallin omaksumisesta ja ohjaamisesta omassa organisaatiossa sekä samaan aikaan tekemästään arvokkaasta palvelun kehitystyöstä.

Käyttöönottovaiheessa tiivistetään keskustelua

Tie kohti uutta toimintatapaa edellyttää läpinäkyvyyttä, keskustelua ja asioiden kirkastamista, jopa uusista käsitteistä sopimista. Käyttöönottovaiheeseen siirtyminen tarkoittaa muutoksia myös ohjausmalliin ja tiedon jakamiseen.

Keskeisin foorumi yhteiselle keskustelulle tulevat olemaan käyttöönottoeräkohtaiset ohjausryhmät, jotka käynnistyvät marraskuussa. Tukea käyttöönottoihin valmistautumiseen ja Handi-palvelun käyttöön löytyy erityisesti kaikkien virastojen yhteisestä Tiimeri-työtilasta, minkä lisäksi Palkeet julkaisee Handi-palvelun oman uutiskirjeen kaksi kertaa kuussa.

Valtiokonttorin uusi T3 Talous, tieto ja työelämä -toimiala tulee antamaan ohjausta ja tukea niin hankintojen digitalisointiin kuin hankintaprosessin edelleen kehittämiseen. T3-toimialan uusi hankintatoimen palvelut -yksikkö ryhtyy tukemaan ja ohjaamaan virastoja valtion hankintatoimen kehittämisessä kohti yhdenmukaisempia, tehokkaampia ja laadukkaampia toimintatapoja osallistamalla, ylläpitämällä verkostoja ja julkaisemalla mm. linjauksia, suosituksia ja parhaita käytäntöjä. Palvelun koko perusajatus pohjautuu verkostoyhteistyöhön, jonka avulla varmistetaan asiantuntemus ja virastojen tarpeiden huomiointi.

Toimintatapamuutos takaa automaation edistymisen

Handi-palvelun käyttöönotot ja automaation edistäminen jatkuvat yhteisten linjausten mukaan:

1. Koko valtionhallinto käyttää Handi-palvelua ennen maaliskuuta 2020. Näin varmistetaan talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnan häiriötön jatkuvuus, kun nykyiset tietojärjestelmät, Tilha ja Rondo, poistuvat käytöstä. Ohjelman ohjausryhmä puolsi toukokuussa toimintatapalinjausta, joka määrittelee tarkemmin hyvin rajalliset muutosmahdollisuudet käyttöönottoaikatauluun.

2. Automaation edistäminen hankinnoissa ja tilaamisessa on virastojen keskeinen tehtävä, jota
konsernitoimijat tukevat. Handi-palvelun käyttöönoton jälkeen jatkuu automaation laajentaminen kohti jokaisen viraston automaatiotason tavoitteita. Tavoitteena on, että Handi-toimintamalli on valtionhallinnossa ja hankintayksiköissä täysimittaisesti käytössä vuoden 2020 loppuun mennessä.

Syksyn 2018 aikana keskitytään Handi-palvelun toiminnallisuuden parantamiseen, jatketaan virastojen käyttöönottoja parannetulla projektimallilla, käydään työpajoissa keskustelua yhteisistä toimintatavoista ja varmistetaan läpinäkyvä viestintä niin ohjelma- kuin käyttöönottotasolla. Virastot jatkavat aktiivisesti automaation lisäämistä vaiheittain myös projektien jälkeen.

Kirjoittajat:
Tero Meltti, ohjelmajohtaja, Handi-ohjelma, VM
Helena Lappalainen, kehitysjohtaja, Palkeet
Lasse Skog, toimialajohtaja, Valtiokonttori

tyopaja25102018

Handi-palvelu esittelyssä

Hankintoja digitalisoivat virastot kokoontuivat jälleen suurella joukolla kuulemaan ja keskustelemaan Handi-palvelun tilanteesta. Yhteensä osallistujia oli paikalla ja etäyhteyksien päässä 175 .

Seija Friman esitteli ensin Valtiokonttorin roolin hankintaprosessin omistajana. Uusi Hankintatoimen palvelut -yksikkö tuottaa mm.  linjauksia hankintatoimen ja Handi-palvelun käyttöönoton tueksi.

Handi-palvelun pilotoinnista rutkasti palautetta

Kati Siikonen Palkeista esitteli tilaamisen ja laskujenkäsittelyn ratkaisun eli Handi-palvelun käyttöönoton tilannetta valtiohallinnossa. Pilotit ovat tuotannossa ja tuottaneet huomattavan määrän korjaus- ja kehitysehdotuksia. Kiitos siitä.

Matti Pihlava esitteli innokkaille handilaisille Palkeiden omaa Handi-ympäristöä. Tämä selkiytti monia asioita erityisesti virastoissa, joissa käyttöönottoprojekti ei ole vielä käynnistynyt.

Tukimateriaalia Handi-tiimerissä

Valtionhallinnon sisäiseen Handi-tiimeriin on tuotettu runsaasti ohje-, koulutus- ja tukimateriaalia Handi-palvelun taustaksi ja käyttöönoton avuksi.

Myös 25.10.2018 pidetyn työpajan tallenne julkaistaan lähipäivinä Tiimerissä. Työpajat-kansiosta löytyy työpajojen esitysmateriaalit sekä tilaisuuden videotallenne.

Handi-tiimeri on avoin valtionhallinnon sisällä osoitteessa Handi.fi/tiimeri. Pääkäyttäjät (Jaana Beversdorf, Seija Friman, Hani Olsson ja Marianne Savinen) auttavat Tiimerin käytössä ja antavat käyttöoikeuksia työtilaan.

Handi.fi/tiimeri

MinnaMadsen

Työkalu haltuun: Kolme keinoa automaattiseen laskujen käsittelyyn

Handi-palvelun käyttöönotto lähestyy monilla virastoilla ja samalla saattaa herätä kysymys, mitä toiminnallisuuksia uusi järjestelmä tarjoaa laskujen käsittelyn automatisointiin ja kuinka niitä sovelletaan omien toimittajien kanssa. Tätä ollaan pohdittu ainakin meillä Valtiokonttorissa, jossa Handi on tarkoitus ottaa käyttöön 1.11.2018 alkaen.

Valtiokonttorin osalta Handi-palvelun käyttöönotto lähti käyntiin nykytilakartoituksella, jossa käytiin läpi viraston aktiiviset toimittajat ja sopimukset. Kartoituksen perusteella pohdittiin, miten kyseisten toimittajien laskut tultaisiin jatkossa käsittelemään Handi-palvelussa. Tehtävää auttoi huomattavasti, kun kartoitti ensin, minkä tyyppisiä laskuja Valtiokonttorille tulee tällä hetkellä.

Automatisoi sopimuskohdistuksella tai tilauksella

Käyn tässä lyhyesti läpi Handi-palvelun tarjoamia eri mahdollisuuksia, sekä niiden potentiaalista käyttöä Valtiokonttorissa. Laskujen käsittelyn automatisointiin on Handissa kolme eri keinoa. Toisinaan mainitaan myös tiliöintikoodi, mutta se ei varsinaisesti edistä automatisaatiota laskujen käsittelyssä.

1. Sopimuskohdistus – Maksuerät

Tämä malli vastaa nykyistä Rondon sopimuskohdistusta. Handin sopimus-moduulissa voi sopimukselle luoda maksueriä. Sopimukselle annetaan sopimusnumero/ tunniste ja kun se löytyy laskun viitetiedoista, kohdistuu lasku automaattisesti kyseisen sopimuksen maksuerään. Sopimus maksuerineen tiliöidään, asiatarkastetaan ja hyväksytään Handissa etukäteen, joten kun toimittaja laskuttaa oikealla summalla, ei laskua tarvitse enää asiatarkastaa tai hyväksyä erikseen. Tämä on laskujen käsittelyn näkökulmasta kaikkein helpoin vaihtoehto, sillä oikein kohdistuessaan laskuja ei tarvitse käytännössä käsitellä lainkaan. Koska maksuerien täytyy olla etukäteen tiedossa, sopii tämä vaihtoehto käytännössä vuokriin, lisensseihin, tai muihin toistuviin, ennalta määrättyihin maksuihin.

2. Sopimuskohdistus – Budjetti

Toinen vaihtoehto viedä sopimusmoduuliin sopimus, on luoda budjetti. Budjetti sopii tilanteisiin, joissa toimittaja lähettää useamman laskun vuodessa, mutta laskun summa saattaa vaihdella. Budjetti on aina toimittajakohtainen, mutta yhdelle toimittajalle voi tehdä useamman budjetin. Toimittajalle ilmoitetaan tällöin budjetin koodi, jonka tulee näkyä laskulla viite-kentässä, jotta lasku kohdistuu budjettiin. Tiliöinti määritellään budjetin laatimisvaiheessa. Budjetin hyväksymisen jälkeen sille voi kohdistua laskuja. Laskut tulee asiatarkastaa, minkä jälkeen ne menevät maksuun. Tämä malli sopii mm. käytön mukaan generoituville laskuille, kuten puhelinkulut, tietyt pankkipalvelumaksut tai esimerkiksi projektityö.

3. Tilaaminen Handi-palvelussa

Tilaamista voi toteuttaa Handissa joko tekemällä toimittajalle yksittäisen tilauksen tai kohdistamalla tilauksen tilaussuunnitelmaan. Yksittäiset tilaukset tulee hyväksyä aina erikseen, mutta hyväksyttyyn tilaussuunnitelmaan tehtävässä tilauksessa erillistä tilauksen hyväksyntää ei tarvita. Tilauspuoli Handissa vastaa toiminnallisuuksiltaan pitkälti Tilhaa.

Tilausvaihtoehtoja on kolme:
– Punch out,
– Katalogi ja
– Vapaatekstitilaus.

Punch out -tilauksessa siirryt Handista toimittajan verkkokauppaan, jossa teet tilauksen ikään kuin normaalissa verkkokaupassa. Ostoskorista siirryt takaisin Handi-palveluun, josta tilaus lähtee toimittajalle.

Katalogitilausta varten Handi-palveluun viedään toimittajalle katalogi. Katalogi saadaan joko toimittajalta tai virasto voi luoda sen itse perustuen sopimushintoihin.

Kolmas tilaamisen vaihtoehto on vapaatekstitilaus. Tilauksen yksityiskohdista ja sisällöstä voidaan sopia etukäteen toimittajan kanssa ja tilausvahvistus, sekä kuvaus tilauksen sisällöstä lähetetään toimittajalle Handi-palvelusta.

Kun toimittaja laittaa laskun viitetietoihin tilausnumeron, kohdistuu lasku suoraan kyseiseen tilaukseen, ja laskua ei tarvitse erikseen hyväksyä.

Katso video: Kolme keinoa automatisoida laskujen käsittely


Minna Madsen työskentelee Valtiokonttorissa controllerina sekä Valtiokonttorin Handi-palvelun käyttöönoton projektipäällikkönä. Hänen tapansa selittää asiat ystävällisesti ja yksinkertaisesti on kerännyt kiitosta valtiokonttorilaisten keskuudessa. Uuden palvelun käyttöönottoon ollaankin siirtymässä Valtiokonttorissa turvallisin mielin.

Ari Keinänen

Kustannuslaskenta hankintojen organisoinnin apuna

Isoimpia aikana mietittäviä asioita on hankintojen ja tilaamisen organisoiminen tulevaisuudessa. Nykyiset tilaamisen tavat ovat monesti työläitä koettuun hyötyyn nähden. Ostolaskujen tuottaman tarkan tiedon sijaan organisaation johtamisessa käytetään karkeamman tason dataa. Handin uudet toimintatavat ja järjestelmä mahdollistavat uudenlaisia ratkaisuja.

Mielestäni budjetoinnissa ja ostolaskujen kirjauksissa tehdään monesti turhan tarkkaa työtä. Syitä voi olla monia; ”näin on ennenkin tehty” tai ”joku voi joskus tätäkin asiaa kysyä”. Talouden käytännöt on kenties organisoitu yksikkökeskeisiksi. Onko olennaista, että jokaisen yksikön esimies päättää kaikista yksikköönsä liittyvistä menoista? Hänellä ei aina ole päätäntävaltaa asiassa: Työntekijällä pitää olla tietokone, joten esimies tilaa sellaisen joka tapauksessa.

STUKissa olemme ottaneet selkeäksi tavoitteeksi, että tuotetaan vain johtamisen kannalta olennaiset tiedot, niin tehokkaasti kuin mahdollista. Muun tekemisen karsimiseksi mietimme jatkuvasti koko prosessiketjua budjetoinnista tilaamiseen, kirjanpidon kirjauksiin sekä vaikutuksiin toiminnan kustannuksiin. Olennainen tieto tulee olla seurantakohteittain nähtävissä Kiekun raporteilla.

Muutokseen liittyen olen pohtinut mm. seuraavia kysymyksiä:

  • Tarvitaanko nykyistä tarkkuustasoa koko mainitussa prosessiketjussa?
    • Käsitelläänkö prosessin kohdassa A tietoja tarkemmalla tasolla kohdissa B ja C?
    • Jos käsitellään, niin mikä on hyöty johtamisen kannalta?
  • Miksi substanssiosaston kiireisen esimiehen pitäisi ottaa kantaa asiaan X? Tuoko hänen hyväksyntänsä asiaan jotain lisäarvoa?
  • Miten ja millä kustannuksilla tiedot nyt tuotetaan?

Mitä on tarpeellinen tieto?

Kustannuslaskennan kehittämisellä voidaan säästää työaikaa budjetoinnista sekä tilaamisessa ja ostolaskujen käsittelyssä. STUKin tulosyksiköissä tehtiin aikaisemmin huomattavan paljon alle 100 euron pienhankintoja. Myös yksittäisiä laskuja jaettiin Rondossa osiin, jotta kukin yksikkö maksaisi oman osuutensa. Laskujen summat olivat merkitykseltään olemattomia, ja useimmiten menot summattiin kustannuslaskennassa yhteen. Tarkemmasta budjetoinnista ja tiliöinnistä ei saatu mainittavaa hyötyä toiminnan johtamisessa.

Esimerkki menneiltä vuosilta: Jokainen yksikkö budjetoi vuosittaisen kehitysseminaarin menot. Osuus seminaarin laskusta tiliöitiin kullekin yksikölle. Kolme alkuperäistä riviä (majoitus, ruoat, tilavuokra) muuttui näin 21 riviksi. Kustannuslaskennassa yksiköiden menot kuitenkin käsiteltiin yhtenä könttäsummana, joten tarkemmasta tiliöinnistä ei ollut hyötyä. Osaston johto päättää seminaariin osallistumisesta, joten yksiköillä ei todellisuudessa ollut päätäntävaltaa seminaariin osallistumisesta. 

Aikaisempi tapamme seurata taloutta pääosin kirjanpidon avulla oli työlästä. Vaikka teimmekin kustannuslaskentaa vuosittain, emme juurikaan hyödyntäneet kustannuslaskennan keinoja kirjanpidon yksinkertaistamiseksi. Tilanteeseen havahduttuamme olemme järjestelmällisesti käyneet läpi laskudataa löytääksemme menot, joiden käsittelyä voidaan yksinkertaistaa. Keinoja ovat esimerkiksi laskujen yhdistäminen tai budjetointivastuun ja hankintojen teon keskittäminen.

Menojen kohdistaminen yksiköille ja toiminnoille vasta kustannuslaskennassa on helpottanut taloushallinnon ammattilaisten työtä; laskujen – ja varsinkin kirjausrivien määrää –  on saatu huomattavasti vähennettyä. Hankintoja keskittämällä taloushallintoon liittyvä työ – myös budjetointi – substanssityötä tekevissä yksiköissä on vähentynyt. Johtamiseen käytettävissä olevien kustannustietojen laadun ei ole koettu huononevan.

Tiedon tuottamisesta säästynyttä aikaa on voitu käyttää tietojen analysointiin.

Handi-palvelun käyttöönotto mahdollistaa myös sellaisten tiettyjen sopimus- ja tilaustietojen hyödyntämisen raportoinnissa, mitä nyt ei ole kohtuullisella työmäärällä käytettävissä.

Onnistunut muutos budjetoinnin ja tilaamisen tavoissa

Muutoksen onnistumisessa tärkeintä oli budjetoinnista, hankinnoista ja laskutuksesta, kustannuslaskennasta sekä projektiraportoinnista ymmärtävien asiantuntijoiden yhteiset keskustelut. Heillä on parhaat edellytykset tehdä muutosehdotuksia ja miettiä niiden vaikutuksia koko ketjussa budjetoinnista kustannusvastaavuuslaskelmaan ja projektiraportointiin asti. STUKin johto on ymmärtänyt ehdotusten hyödyn; Tarvittavat muutokset toimintatapoihin ja yksiköiden vastuisiin on johdon tuella saatu nopeasti tehtyä. Edelleen kesken oleva iso muutos on siirtyminen hallinto- ja projektimenoja sisältävistä tulosyksikköbudjeteista malliin, jossa STUKissa on erilliset substanssitoiminnan toiminto- ja projektibudjetit sekä hallinnollisia menoja sisältävät osastobudjetit.

Mikäli viraston tämänhetkinen kustannuslaskenta ei tue tilaamisen organisoimista parhaimmalla tavalla, tarjoaa Valtiokonttori käytännön tukea kustannuslaskennan kehittämiseen.

Valtiokonttori on toteuttanut muutaman pilottiviraston kanssa nopean kehitysprojektin, jossa kustannuslaskenta toteutetaan vakioidun Excel-taulukon ja Kiekun raportoinnin yhdistelmällä. Kustannuslaskennan kehittämistä pohtiessa kannattaakin olla yhteydessä osoitteeseen  ho.laskentatoimi(at)valtiokonttori.fi. Viraston toimintaa helpottava ratkaisu voi olla tarpeista riippuen toteutettavissa hyvinkin nopeasti, vain muutamassa työpäivässä.

Esimerkkejä hankintojen organisoinnista

Olen listannut alle esimerkkejä asioista, mitkä on STUKissa ennen budjetoitu, tilattu ja maksettu yksiköiden toimesta. Nyt kustannukset jaetaan kerralla kustannuslaskennassa toteutuneiden työaikojen perusteella STUKin toiminnoille. Kukin työntekijä voi keskittyä paremmin omaan tehtäväänsä, eikä esimiehen rooli ole enää vähäisten menojen seuraaminen yksikkönsä talouden osalta.

  • Tietokoneet, puhelimet: Hallinto tilaa laitteet keskitetysti. Uusille henkilöille koneet tilataan hyväksytyn henkilöstösuunnitelman perusteella, vanhentuvat laitteet uusitaan hallinnon toimesta laiterekisterin perusteella.
  • Työpisteen kalusteet: Työpisteissä on vakiovarustus. Hallinto tilaa ja toimittaa kalusteet käyttäjälle. Keskittämisellä saatiin myös ennen hyvin laaja mallivalikoima karsittua.
  • Puhelinlaskut: Aikaisemmin puhelinlaskut olivat yksikkö-/esimieskohtaisia, ja niitä käsiteltiin noin 70 kpl kuussa. Nykyisiä osastokohtaisia laskuja tulee 5 kpl kuussa. Osaston assistentti tarkastaa laskun. Mikäli laskussa on huomioitavaa, lähettää hän tiedon yksikön esimiehelle, joka käy asian läpi puhelinliittymän käyttäjän kanssa. Yksikön esimies ei tarkasta tai hyväksy laskua, se pitää maksaa liittymän käytön epäselvyyksistä huolimatta.
  • ICT-piensälä: muistitikut, kuulokkeet, näytön suojakalvot jne: Ennen tilattiin yksittäisiä kappaleita käyttäjän tarpeen mukaan. Yksittäisen muistitikun laskun loppusumma oli pienimillään viisi euroa. Nykyään välineet haetaan tarpeen mukaan servicedeskistä tai tilataan koko STUKille tehdyn webropol-kyselyn perusteella. Tietohallinnolla on pieni lähivarasto, jonka tilannetta seurataan ja täydennyksiä tilataan tarvittaessa isompi erä kerrallaan. Arvokkaammista tavaroista tietohallinto pitää omaa seurantaa.
  • Laboratorioissa tarvittavat aineet ja tarvikkeet: Ennen esimerkiksi yhden tuoterivin sisältävä materiaalilasku jaettiin neljällä rivillä eri laboratorioprojekteille. Nykyään kaikki laboratorioiden yhteisesti käyttämien hankintojen menot kootaan vyörytettävälle projektille. Vyörytettävälle projektille kirjatut menot jaetaan kustannuslaskennassa laboratorioprojekteille toteutuneiden työaikojen suhteessa.
  • Tietojärjestelmää koskevat laskut: Ennen jokainen lasku tiliöitiin eri tulosyksiköiden vastuulla oleville tietojärjestelmän osaprojekteille. Yksiköt budjetoivat oman osuutensa järjestelmäkehityksestä. Osaston johto päätti kehitystyön priorisoinneista, joten yksiköillä ei ollut todellista päätäntä- ja budjetointivaltaa. Nyt tietojärjestelmä on kokonaisuudessaan sisällytetty osaston johdon budjettiin. Laskut kirjataan vyörytettävälle projektille, josta kustannus kohdistetaan kustannuslaskennassa tietojärjestelmäprojekteille.
  • Kaikenlainen piensälä, mitä kaikissa yksiköissä käytetään: käyntikortit, matkakortit, ruokailutilojen varusteet, hankintojen tekeminen keskitetty hallintoon.

Kustannuslaskennan keinoja voi käyttää myös työntekijöiden tuntikirjauksien yksinkertaistamisesta:

  • Kokous, missä käsiteltiin usean valvottavan toimijan asioita, jouduttiin aikaisemmin kirjaamaan jokaisen valvottavan toimijan projektille erikseen (esim. tunnin kokouksesta kirjattiin 15min per projekti). Kirjaustapaa haluttiin kehittää käyttäjäystävällisemmäksi. Perustettiin vyörytettävä projekti, johon kirjataan työajat, joita ei voi kohdistaa suoraan yksittäiselle projektille. Vyörytettävän projektin kustannus kohdistetaan valvottaville toimijoille heidän projektiensa työaikojen mukaisesti.
  • Vastaavanlaista koontiprojektia on käytetty esimerkiksi tietojärjestelmien ja laboratoriotyön kehittämishankkeissa, joissa kehittämistyöstä hyötyy vain rajallinen määrä projekteista.

Loppusanat

Handi-ohjelman hyötyjen maksimoiseksi kannattaa siis miettiä myös budjetoinnin ja kustannuslaskennan kehittämistä. Kun kaikki prosessiketjun osat tehdään sopivalla tarkkuudella, voidaan budjetointiin ja hankintoihin liittyviä toimintatapoja monesti yksinkertaistaa. Hyvä keino kustannuslaskennan kehittämiseen on toteuttaa laskenta Valtiokonttorin tuella Kiekuun, jolloin organisaation kaikki meno-, tulo- ja kustannustiedot ovat seurantakohteittain nähtävissä Kiekun raporteilta.

Näen valtion kustannuslaskennan tulevaisuuden nopeasti kehittyvänä ja valtion toimijoiden yhteisesti kehittämänä asiana.

Tarkoitukseni on pian julkaista vielä toinen kirjoitus ja video tässä kuvatun kustannuslaskennan käytännön toteutuksesta. Mikäli kirjoitus herätti ajatuksia, niin jätä kommentti tai tule Valtiokonttoriin kahville keskustelemaan lisää 😊


Ari Keinänen lyhyesti

Ari on Säteilyturvakeskuksen talouspäällikkö, joka on ollut mukana kehittämässä STUKin hankinnasta maksuun-prosessia sekä kustannuslaskennan ratkaisua. Tällä hetkellä  hän on tehtäväkierrossa Valtiokonttorissa. Kirjoituksessa esitetyt asiat ovat mielipiteitä ja vastuu ymmärtämisestä on savolaisittain siirretty lukijalle.

Tutustu Ariin LinkedInissä

Two colored bowling balls of number 15 and 14

Kirjanpitoyksiköiden Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on julkaistu

Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on valmistunut. Kevään ja kesän 2018 pilottivaiheessa on mukana viisi kirjanpitoyksikköä. Pilottivaiheessa Handi-palvelua, järjestelmäratkaisua ja käyttöönottomallia hiotaan käytännön kokemusten perusteella.

Vuoden 2018 lopussa Handi-palvelua alkavat käyttää sellaiset 17 virastoa, joissa on käytetty aktiivisesti Tilhaa. Kevään 2019 aikana Handi-palvelun käytön aloittaa 13 kirjanpitoyksikköä ja syksyllä 2019 loput 26 kirjanpitoyksikköä. Tarkempi aikataulu on julkaistu Palkeiden www-sivuilla.

Monet tekijät saattavat vielä aiheuttaa muutoksia aikataulusuunnitelmaan ja sitä päivitetään sitä mukaa, jos muutoksia aikatauluun tulee.

Uusi Handi-palvelu korvaa nykyiset Tilha- ja Rondo-järjestelmät ja se otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä.