thought_bild

Handi-työpajassa aiheena hankintatoimen tulevaisuus

Handi-ohjelma päättyi maaliskuun lopussa ja valtion hankintatoimen kehittämisen katseet on suunnattu pitkälle horisonttiin. Hankintatoimen seuraavien kehitysaskeleiden suuntaan haettiin inspiraatiota Espoon hankintatoimen uusista toimintamalleista. Huhtikuun Handi-työpajassa kuultiin myös Herkkä-palvelun käyttöönoton etenemisestä ja tutustuttiin Hätäkeskuslaitoksen käyttökokemuksiin Handi-palvelusta.

Kaikissa budjettivaltion kirjanpitoyksiköissä otetaan käyttöön Herkkä palvelujärjestelmä, joka tulee korvaamaan palkkaluetteloiden kierrätykseen aiemmin käytössä olleet järjestelmät ja tuotantoympäristöt. Uuden ratkaisun myötä palkkaluetteloiden kierrätys siirtyy vuonna 2020 omaan erilliseen sähköiseen tuotantoympäristöönsä, jossa kierrätetään palkkaluettelot ja arkistoidaan arkistovelvoitteen alla olevat muut tositteet. Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen kertoo haastattelussa tarkemmin siitä, miten Herkkä-ratkaisun käyttöönotto tulee vaikuttamaan Palkeiden palvelutuotantoon ja asiakaslaskutukseen.

Onnistunut hankintatoimi tärkein kilpailuntekijä

Handi-palveluun liittyy paljon kehittämistarpeita ja toiveita. Monissa virastoissa siirtyminen Rondosta Handiin on vaatinut omaa hankintatoimen prosessin kuntoon saattamista. Niin myös Hätäkeskuslaitoksessa, jossa ollaan parhaillaan siirtymässä hajautetusta hankintatoimesta kohti hankintojen keskitettyä johtamista. Kun Handi-palvelu kokoaa tiedon hankinnoista yhteen paikkaan, järjestelmän avulla pyritään automatisoimaan rutiinitöitä ja hankinnat voidaan keskittää ydinjoukon tehtäväksi.

Hankintojen vaikuttavuuden lisääminen edellyttää kykyä vastata toimialan tarpeisiin ja hyödyntää toimivia markkinoita talouden kannalta edullisesti ja kestävästi. Espoon kaupungissa hankintojen strateginen johtaminen on pyritty sisällyttämään osaksi kaupungin johtamisjärjestelmää. Strateginen hankinta on Espoon kaupungin hankintajohtaja Ari Erkinharjun mukaan ennen kaikkea muutosten hallintaa. Vaikka jollekin hankinnan alueelle olisi kehitetty merkittävää lisäarvoa tuottava hankintastrategia, ei sillä ole merkitystä, jos strategiaa ei kyetä toteuttamaan tehokkaasti.

Strategiasta kategorioihin ja parempaan tilannekuvaan

Espoon kaupungissa proaktiivinen ja suunnitelmallinen ote toimittajamarkkinaan pyritään saavuttamaan hankintojen kategorisoinnilla ja kategoriajohtamisella (Category Management). Miten hankinnat sitten määritellään kategorioiksi? Kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta. Pienessä virastossa hankintoja ei kannata jakaa kovin pieniin osiin, mutta suuressa organisaatiossa hankinnat on hyvä jakaa pienempiin kokonaisuuksiin, jotta niitä on helpompi ohjata. Hankintakategorioita laadittaessa on olennaista huomioida myös toimittajamarkkinoiden ominaisuudet.

Miten kategoriajohtamista on sovellettu valtion virastoissa – tutustu Tullin tarinaan.

Hankintaosaaminen uudelle vuosikymmenelle

Vuoden ensimmäisen Handi-työpajan aiheena oli koulutukset. HAUSin tulevaisuuden suunnitelmien lisäksi työpajassa tutustuttiin selvitykseen ostolaskujen tuottavuuden tasosta. Ryhmätöissä kartoitettiin hankintatoimen osaamisen kehittämisen tarpeita.

Maailman parhaan julkisen hallinnon kehittäminen on HAUSin uuden strategian tärkein tavoite ja tulevaisuuden visio. Julkishallinnon ilmiöt ohjaavat tulevaisuuden oppimista ja koulutustarpeita. Hankintatoimen osaamisen kehittäminen julkishallinnossa jatkuu ja keväällä 2020 järjestetään hankintatoimen perus- ja jatkokurssit. Monia hankintatoimeen liittyviä koulutuksia löytyy myös eOppivasta.

Tietoisuus, kyvykkyys ja tahto luovat onnistumisia ostoissa

Tilauksesta maksuun -prosessin tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa virastoille paremman kontrollin, läpinäkyvyyden, noudatettavuuden, luotettavuuden, säästöjen realisoinnin ja prosessitehokkuuden kautta. Prosessin onnistuminen riippuu pitkälti siitä, kuinka tarkasti virastoissa noudatetaan sisäisiä sääntöjä ja prosesseja. Tavoitteiden saavuttaminen toki vaatii myös sitä, että toimittajat seuraavat uuden toimintamallin käytäntöjä. Sen vuoksi toimittajille kohdennettu muutosviestintä lieneekin avain onnistuneeseen muutokseen.

Syksyllä 2019 toteutetun selvityksen mukaan tuottavuuden nousun kannalta ratkaisevia asioita ovat:

  • Tietoisuus uudesta ostopolitiikasta (eri sidosryhmät, kuten sisäiset käyttäjät, ostajat, toimittajat)
  • Kyvykkyys toimia uusien ohjeiden mukaan
  • Tahto toimia uusien toimintamallien ja prosessien mukaan

Vaikka automaatioasteen kasvattaminen onkin monen viraston tavoitteena, sen ei tulisi ohjata toimintaa. Tilauksesta maksuun -prosessin tulisi perustua tarkoituksenmukaisuuteen. Järkevästi suunnitellun toiminnan tulisi johtaa tehokkuuteen ja optimaaliseen automaatioasteeseen.

Ajankohtaiset kuulumiset Handi-palvelusta

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista. Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Joulukuun aikana Handi-palvelussa käsiteltiin ennätysmäärä, yhteensä 59 733 laskua.

Vuoden 2019 aikana Handi-palvelun käyttöönotto toteutettiin kaiken kaikkiaan 43 kirjanpitoyksikölle. Tuotannossa on nyt yhteensä 61 kirjanpitoyksikköä. Viimeinen käyttöönottoerä, johon kuuluu kolme virastoa, siirtyy Handi-palveluun helmikuun alussa. Vuodenvaihteessa ilmenneiden ongelmien taklaamiseksi palveluympäristön seurantaa jatketaan yhteistyössä Handi-järjestelmän toimittajan kanssa, jotta palvelun tuotantoympäristön vakaus ja suorituskyky voidaan varmistaa tulevaisuudessa.

 

Joulukuussa automaatioastettaan nostivat merkittävästi muun muassa Poliisiammattikorkeakoulu (26,22%), TEM (25,6%), Ulosottolaitos (24,35%) ja Museovirasto (15,4%).
thought_bild

Joulukuun Handi-työpaja 17.12.

Vuoden viimeinen Handi-työpaja pidetään ensi viikon tiistaina 17.12. Työpaja alkaa varsinaisella asiasisällöllä vasta klo 9.30. Ennen sitä on aika kokoontua nauttimaan yhteisestä joulupuurosta, jota tarjoillaan klo 9.00 lähtien.

Työpajan alussa käydään läpi Handi-palvelun tilannetta. Sen jälkeen ohjelmassa on esitys uudesta vuodenvaihteessa käyttöönotettavasta Hilmasta – mikä muuttuu vai muuttuuko mikään ja mitä suunnitelmia on jatkokehittämisen osalta? Työpajassa käydään läpi myös alkuvuodesta toteutettavien virastokierrosten suunnitelmia, agendaa, ennakkotehtäviä ja niihin valmistautumista.

Näiden lisäksi puretaan auki tuloksia tuoreesta hankintatoimen kyselystä, johon toivottavasti mahdollisimman moni teistä on jo vastannut. Valtiokonttorin on tärkeää saada tietoonsa teidän toiveitanne Handi-ohjelman jälkeisestä työskentelystä – mihin tulisi panostaa ja miten hankintatoimea kehitetään jatkossa?

Tervetuloa mukaan!

Ilmoittautuminen työpajaan viimeistään 13.12.2019

Työpajan ohjelma

9.00 – 9.30              Joulupuuroa tarjolla

9.30 – 10.00           Ajankohtaiset asiat ja Handi-palvelun katsaus

10.00 – 10.45         Hilma 2.0

10.45 – 11.00         Tulevat virastokierrokset

11.00 – 11.45         Hankkeen jälkeinen työskentely/Palautekysely työpajoista ja toiveet Handi-ohjelman jälkeiselle toiminnalle

Tilaisuus on tarkoitettu Handi-hankkeen asiantuntijoille osallistujavirastojen hankintatoimesta, taloushallinnosta ja johdosta. Työpaja pidetään tuttuun tapaan Pajassa (Mariankatu 9, Helsinki). Tilaisuus on työpaja, joten paikan päälle mahtuu enintään 60 henkilöä.

Osallistuminen on mahdollista myös etänä. Etäosallistujille lähetetään erillinen kalenterikutsu, jossa on etäosallistumisen linkki ja ohjeet. Edellisen työpajan tallenteet löytyvät materiaalipankista ja aineistot valtionhallinnon sisäisestä Handi-tiimeristä.

Lisätietoja:

ohjelmapäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori, seija.friman(at)valtiokonttori.fi

assistentti Marianne Savinen, valtiovarainministeriö, marianne.savinen(at)vm.fi

työpaja1

Handi-työpaja: Tukea yhteiseen Handi-toimintamalliin

Marraskuun Handi-työpajassa kuultiin Poliisihallituksen esimerkki hankintatoimen kehittämisestä ja keskittämispyrkimyksistä. Työpajassa saatiin myös nopea perehdytys uusiin Handi-palvelun keskeisten toimintojen prosessikuvauksiin. Lisäksi pohdittiin tarpeita sopimushallinnalle.

Työpajan alussa kuultiin Poliisihallituksen toteuttamasta hankintojen valtakunnallisesta keskittämisen selvittämishankkeesta. Sen tavoitteena on ollut tutkia ja arvioida poliisin hankintojen valtakunnallisen keskittämisen etuja ja tuottavuushyötyjä. Jo pelkästään laskuautomaatiota lisäämällä arvioidaan saavutettavan 800 000 euron vuosittaiset säästöt. Raportin on määrä valmistua joulukuussa 2019.

Prosessikuvausten käyttö laajenee

Handi-palvelun tilaamista ja sopimuskohdistusta sekä muita laskujen automaatiokeinoja kuvaavat alun perin ministeriöille laaditut prosessikuvaukset on nyt muokattu sellaiseen muotoon, että ne ovat käytettävissä muissakin kirjanpitoyksiköissä. Tutustu prosessikuvauksiin Handi-tiimerissä ja ota Hanselin laatima vinkkilista käytännön työkaluksi!

Sopimushallinnan käytännöt uudistuvat – tavoitteena yhteinen toimintamalli

Joulukuussa 2019 julkaistaan myös selvitys sopimushallinnan toimintamallista. Siinä päivitetään suositukset valtion sopimushallinnan kehittämiseksi. Sopimushallinnan yhteistä toimintamallia ja mahdollista yhteistä tietojärjestelmää on selvitetty jo Handi-ohjelman alkupuolella, mutta asian edistäminen päätettiin jättää odottamaan parempaa hetkeä Handi-palvelun käyttöönoton jälkeiseen aikaan. Tuo ajankohta on nyt käsillä.

Valtiokonttorin toteuttaman kaikille virastoille suunnatun kyselyn tulosten perusteella näyttää siltä, että virastoissa sopimushallinta on pääosin hyvin ohjeistettua ja keskitettyä. Se tarjoaa hyvät lähtökohdat yhteiselle kehittämistyölle. Erilaisten prosessien päällekkäisyys ja järjestelmien hajanaisuus kuitenkin vaikeuttaa valtion sopimushallinnan kokonaiskuvan hahmottumista. Tämä on yksi haasteista, jota jatkokehittämisen avulla pyritään taklaamaan.

Työpajan ryhmätyöskentelyosiossa pohdittiin muun muassa, millaisia toiminnallisuuksia tai ominaisuuksia tarvitaan sopimushallinnan prosessia tukevilta tietojärjestelmiltä. Erityisesti yhteisen tulevaisuustilannekuvan merkitys korostui eri ryhmien puheenvuoroissa.

Ryhmätöissä tuotiin esille toiveita avoimiin rajapintoihin ja tietoturvalliseen tiedonsiirtoon eri järjestelmien välillä. Tietojen raportoitavuus ja helppo käytettävyys nousivat myös esille vastauksissa. Kehityspolkua ohjaavana kysymyksenä tuleekin pohdittavaksi, kuinka pitkälle yhtenäisen toimintamallin laatimisessa voidaan kurottaa, sillä virastoilla on jo nyt käytössä eri sopimushallinnan tai asianhallinnan järjestelmiä.

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista

Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Virastoissa on jälleen tehty hyvää työtä automatisaatioasteen nostamisessa. Joulukuussa Handi-palvelun ottaa käyttöönsä suuri joukko virastoja, kun yhteensä 14 kirjanpitoyksikköä siirtyy käyttämään palvelua. Sen takia onkin tärkeää varmistaa, ettei laskuautomaatioon panostaminen hidasta hankintatoimen toimintamallin käyttöönottoa.

Lisätietoja:

ohjelmapäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori, puh. 0295 503 265, seija.friman(at)valtiokonttori.f

Laskujen automaatioaste: