Handi-logo

Valtion hankintojen toteutusohjelman avulla sujuvoitettiin valtion hankintaprosesseja

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman ansiosta valtion hankintaprosessit ovat aiempaa yhdenmukaisempia ja sujuvampia. Tuloksena hankintoja hoidetaan ammattimaisemmin ja edellytykset tiedolla johtamiseen ovat parantuneet.

Hallituskausien yli jatkuneessa Handi-ohjelmassa uudistettiin merkittävästi valtion hankintatoimea. Ohjelman tulokset ja opit on nyt koottu loppuraporttiin, jota voidaan hyödyntää laajasti hankintojen kehittämisessä, finanssineuvos Tero Meltti valtiovarainministeriöstä kertoo.

Valtion hankintojen toteutusohjelma Handi oli käynnissä 23.5.2016–31.3.2020. Ohjelma kokosi yhteen valtion hankintojen ammattilaiset kehittämään hankintatoimea. Ohjelmassa hankintaprosessia kehitettiin kokonaisuudessaan hankintatarpeen tunnistamisesta aina tilaukseen, maksuun ja raportointiin saakka.

Ohjelman avulla valtion hankintaprosessia pystyttiin digitalisoimaan ja tehostamaan.

– Handi-ohjelmassa luotiin hyvä perusta ja toimivat yhteistyösuhteet valtionhallinnon hankintatoimen kehittämiselle myös vastaisuudessa, ohjelmapäällikkö Seija Friman Valtiokonttorista sanoo.

Sujuvampaa kilpailuttamista, tilaamista ja laskujenkäsittelyä

  1. Hanki-palvelu: Käyttöön otettiin yhteinen sähköinen kilpailutusjärjestelmä. Sähköinen kilpailutus on johtanut tehokkaampaan, virheettömämpään ja yksinkertaisempaan kilpailutusprosessiin. Työajassa mitattuna arvio prosessisäästöstä yksittäisessä kilpailutuksessa on 10–20 prosenttia.
  2. Viranomaistietojen automaattinen tarkastaminen: Automatisoinnin myötä julkiset kilpailutukset ovat aiempaa yksinkertaisempia ja sujuvampia. Suomi on ensimmäinen EU-maa, joka automatisoi viranomaistietojen tarkastamista hankintojen kilpailutuksessa.
  3. Handi-palvelu: Kaikissa kirjanpitoyksiköissä otettiin käyttöön sähköinen tilausten- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu.

Julkisten hankintojen kehitystyö jatkuu

Julkisiin hankintoihin käytetään arvion mukaan Suomessa noin 35 miljardia euroa vuosittain. Handi-ohjelman lopputulosten avulla tavoiteltiin 15 miljoonan euron vuosittaisia säästöjä valtiontaloudessa. Alustavien laskelmien mukaan tavoitteeseen päästiin muun muassa hankintamenettelyjen automatisoinnin ja keskittämisen avulla.

Julkisten hankintojen osalta kehitystyö jatkuu Hankinta-Suomi-toimenpideohjelmassa, jonka avulla edistetään julkisiin hankintoihin käytettävien varojen yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä julkisen talouden kestävyyttä. Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino sekä hallitusohjelman että kuntien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Kansallinen hankintastrategia julkaistaan syksyllä 2020.

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman loppuraportti >

Lisätietoja:

ohjelmapäällikkö Seija Friman, puh. 0295 50 3265, seija.friman(at)valtiokonttori.fi
finanssineuvos Tero Meltti, puh. 0295530770, tero.meltti(at)vm.fi

Hanna Hirsimäki

Hallitse sopimuksiasi, muuten sopimuksesi hallitsevat sinua

Julkinen sektori tekee vuosittain tavara- ja palveluhankintoja noin 35 miljardin euron edestä. Tästä kokonaisuudesta kuntasektori nappaa reilut 30 miljardia ja valtionhallinto loput – puhumme siis erittäin merkittävästä julkisten rahojen käyttökohteesta. Verovaroille saatu vastine riippuu hyvin pitkälti koko hankintaprosessista ja erityisesti sen aikana luoduista ja allekirjoitetuista hankintasopimuksista. Lähtökohta sopimushallinnalle on se, että kaikki sopimukset ja niiden liitteet on tuotettu hankintalain mukaisesti kirjallisessa muodossa ja dokumentteja säilytetään asianmukaisesti kyseiseen käyttöön soveltuvassa rekisterissä, kuten erilaisissa asiahallinta- tai arkistoratkaisussa. Pelkkä säilytys ei kuitenkaan riitä, sillä sopimushallinnassa on kyse paljon laajemmasta kokonaisuudesta.

Sopimushallinnan käsite pitää sisällään sopimuksen koko elinkaaren, eli kaiken sen toiminnan ja tekemisen, mitä sopimusluonnoksen valmistelun sekä sopimuskauden päättymisen ja jälkiarvioinnin välissä toteutetaan (kuvio alla). Sopimuksen elinkaari ei elä tyhjiössä, vaan kytkeytyy operatiivisen kauden aikana tiiviisti sekä organisaation talouteen että toimittajahallintaan. Sopimushallinta muodostuu kriittiseksi osa-alueeksi erityisesti pitkäaikaisissa ja strategisesti merkittävissä kumppanuussuhteissa.

Sopimushallinnan elinkaaren eri vaiheet

 

Jatkuva seuranta on kaiken A ja O

Olennaista sopimushallinnassa on se, että yksittäisiä sopimuksia ei työnnetä allekirjoituksen jälkeen suoraan arkiston, vaan niitä käytetään aktiivisesti koko sopimuskauden ajan toiminnan, talouden ja suorituskyvyn mittarina. Lisäksi jokaiselle sopimukselle olisi hyvä määritellä erilaiset poistumisstrategiat sekä toteuttaa myös jälkiarviointia kauden päätyttyä. Jälkiarvioinnilla saadaan arvokasta tietoa erityisesti tulevia kilpailutuksia varten.

Olennaista sopimushallinnassa on se, että yksittäisiä sopimuksia ei työnnetä allekirjoituksen jälkeen suoraan arkiston, vaan niitä käytetään aktiivisesti koko sopimuskauden ajan toiminnan, talouden ja suorituskyvyn mittarina.

Heikosti toteutettu sopimushallinta puolestaan kostautuu organisaatiolle monenlaisina ongelmina. Näitä ovat ainakin rahanmeno ja ajanhukka, huonot tilaaja-toimittajasuhteet, suurentuneet riskit, toiminnan kontrollin menettäminen, läpinäkyvyyden puute sekä erilaiset auditointiongelmat. Hälytyskellojen tulisi soida viimeistään siinä vaiheessa, kun alkuperäisiä sopimuksia sekä niiden liitteitä ei löydetä mistään tai pinnalle alkaa pulpahdella vanhoja sopimuksia, joiden parasta-ennen-päiväys on jo aikapäivää sitten ohitettu.

Yhtenäistä toimintamallia metsästämässä

Handi-ohjelman aikana tehdyn sopimus- ja toimittajahallinnan esiselvityksen (2016) mukaan valtionhallinnon sopimushallintaa toteutetaan hyvin monimuotoisilla tavoilla. Osalla sopimusrekisterin virkaa ajaa Excel-taulukko, toisilla sijoituspaikkana on asiahallinta- tai arkistoratkaisu, ja kourallinen käyttää erillistä sopimushallintajärjestelmää. Aktiivinen sopimusseuranta vaihtelee myös tilanteesta ja organisaatiosta riippuen. Esiselvitys kannustaakin kirjanpitoyksikköjä yhtenäisten hallintamallien kehittämiseen ja käyttöönottoon. Toukokuun 19. päivä pidetyssä Handi-työpajassa esiteltiin sopimushallinnan kehittämisen tulevia toimenpiteitä. Tavoitteenamme on muodostaa vuoden 2020 loppuun mennessä minimivaatimukset valtionhallinnon yhteiselle sopimushallinnalle sekä luoda vaatimusten pohjalta ohjeistusdokumentaatio. Tämän lisäksi kokoamme ja hyödynnämme eri organisaatioista jo löytyviä hyviä käytäntöjä.

Minimivaatimukset pyritään esittämään mahdollisuuksien mukaan selkeinä prosessikaavioina, jotta niitä pystytään hyödyntämään hyvin erityyppisissä organisaatioissa. Itse työstäminen tapahtuu erillisissä workshopeissa, joihin Handi-työpajassa jo tiedusteltiinkin halukkaita osallistujia. Työpajat tallennetaan, ja niihin liittyvä materiaali julkaistaan Tiimerin yhteisessä Handi-työtilassa, Konsernipalvelut-kansiossa.

Kehittämisiin!

 

Blogin kirjoittaja Hanna Hirsimäki on hankintatehtävien ammattilainen, joka on toiminut sekä yksityisellä että julkisella sektorilla laajoissa kehittämis-, muutos- ja järjestelmähankkeissa – myös kotimaan rajojen ulkopuolella. Hannalla on monipuolista kokemusta julkisten hankintojen käytännön toteuttamisesta sekä valtionhallinnon prosessien, toimintatapojen ja IT-järjestelmien kehittämisestä. Hanna työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoiminnan kehittämisen erityisasiantuntijana.

 

Handi_Fimea

Pienen viraston suuri oivallus tehostaa hankintoja

Fimean päätoimipaikka sijaitsee Kuopiossa. Fimealla on työskentelypisteet myös Helsingissä, Turussa ja Tampereella. Esko Kiiski ja Tiina Rosholm työskentelevät usein Skypen välityksellä.

Virastojen hankinnat eivät Fimean hankinta-asiantuntijoiden mukaan ole oikea paikka tehdä tiedettä. Viraston luonne ja toimintakenttä sen sijaan tulisi asettaa kaiken kehittämisen lähtökohdaksi. Hankintojen keskittämisen lisäksi yksinkertaiset ja selkeät toimintamallit kilpailutukseen ja hankintoihin luovat edellytykset, joiden kautta esimerkiksi hankintojen vastuullisuutta voi kirittää.

Ennen kuin viraston hankinnat olivat selkeästi vastuutettu hankintakoordinaattorille, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean hankintatoimessa elettiin lyhytnäköisesti hetkestä toiseen. Viraston hankintatoimen uudelleenorganisointi ja Handi-palvelun käyttöönotto sujuvoittivat hankintojen parissa työskentelevien arkea. Samalla hankintojen tehokkuus ja taloudellisuus nousivat uudelle tasolle.

– Siirtymä Handi-palveluun oli tekninen muutos. Suurempi merkitys oli hankintatoimen organisoinnin kehittämisellä. Fimeassa hankintatoimi nähdään strategisesti tärkeänä – yhteistyö hankinnan ammattilaisten ja muun organisaation kesken mahdollistaa modernin strategisen otteen viraston hankintoihin, hankintatoimen organisoinnista vastaava talousjohtaja Esko Kiiski kuvailee kahden viime vuoden aikana tapahtuneita muutoksia.

Selkeät hankinnat – tyytyväiset asiakkaat

Vaikka julkisella sektorilla hankintatoimea ohjataan keskitetysti, jokaisen organisaation on itse määriteltävä hankintatoimensa strategiset tavoitteet, kategorisoinnit ja niiden johtamisen malli. Fimean hankintatoimesta on yritetty tehdä mahdollisimman läpinäkyvää niin viraston omille virkamiehille kuin sidosryhmillekin. Suhteellisen pienenä virastona Fimea on löytänyt oman polkunsa keskittämällä hankintatoimen tehtävät hankintajohtajan, hankintakoordinaattorin ja lakimiehen harteille.

– Hankintatoimen elementit meillä on hyvin kohdallaan. Hankintasääntömme on tehty Hanko-mallin mukaan. Rahallisesti suurimpia hankintoja ovat it-hankinnat. Teemme viraston toiminnan ylläpitämiseen liittyviä materiaali- ja palveluhankintoja, minkä lisäksi laboratoriomme tekee omat hankintansa, hankintakoordinaattori Tiina Rosholm kertoo.

Eurooppalaista yhteistyötä ja innovaatioita

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea on kansallisena viranomaisena myös osa Euroopan lääkevalvonnan viranomaisverkostoa. Fimean rahoituksesta 85 prosenttia tulee suoraan lääketeollisuudelta ja lääkealan toimijoilta, ja loput 15 prosenttia koostuvat budjetissa myönnetyistä määrärahoista. Rahoituspohja heijastuu hankintojen kehittämiseen muun muassa eurooppalaisen yhteistyön välityksellä.

– Hankintojen innovatiivisuus näyttäytyy meille yhteisten asioiden hoitamisen kautta. Voimme esimerkiksi konsultoida toisia eurooppalaisia lääkevirastoja erilaisissa tietoteknisissä hankinnoissa ja vastaavasti voimme levittää omaa osaamistamme muihin Euroopan maihin, Kiiski innostuu.

Fimea on sosiaali- ja terveysministeriön alainen keskusvirasto, joka valvoo ihmisille ja eläimille tarkoitettujen lääkkeiden sekä veri- ja kudosvalmisteiden turvallisuutta. Lääkealan toimijoiden lupa- ja valvontaviranomaisena Fimean tehtävänä on kehittää lääkealaa ja edistää väestön terveyttä. Fimean tehtäväksi on lisäksi määritelty lääkealan kansallisen kehittämisen koordinointi, tutkimustehtävät ja lääkehoitojen arviointi.

Toimittajayhteistyössä parannettavaa

Fimean hankintatiimi on parin vuoden ajan tehnyt organisaatiossaan tunnetuksi viraston uudistunutta hankintatoimen mallia, jonka tukipilareita ovat sähköisen kilpailutuksen järjestelmä, Cloudia, ja sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu. Hankintakoordinaattori Rosholmin mukaan suurimmat haasteet hankintojen kehittämisen polulla ovat liittyneet Handi-palvelun toimittajahallintaan ja toimittajayhteistyöhön.

– Laskujen viitteiden ja sopimusnumeroiden automaattiseen kohdistukseen virastossa on tehty paljon töitä ja työ on tuottanut tulosta. Hankinnat virastossamme kulkevat kuin juna raiteillaan. Seuraavaksi tavoitteenamme on kasvattaa laskujen käsittelyn automaatioastetta noin 20 prosentista, jolloin 50 prosenttia laskuistamme menisi automaattisesti maksuun, Rosholm sanoo määrätietoisesti.

Viraston hankinnat osa valtion hankintatoimen isoa kuvaa

Suomessa julkinen sektori tekee hankintoja vuosittain noin 35 miljardilla eurolla. Julkisilla hankinnoilla voidaan edistää yhteiskunnallisia tavoitteita eri toimintamalleja hyödyntäen. Puhuttiinpa hankintatoimesta valtionhallinnon tai viraston tasolla, menetelmissä keskeistä on riskin hallinta ja avoin, tasapuolinen sekä huolellisesti dokumentoitu markkinavuoropuhelu.

– Olemme tyytyväisiä kehitystyömme tuloksiin, hankintojen keskittämiseen ja hankintaprosessin vastuiden kirkastamiseen. Viraston lisäksi hankintatoimintaa pitää tulevaisuudessa kehittää entistä tiiviimmin budjetointiprosessin yhteyteen myös valtionhallinnon tasolla, Kiiski muistuttaa.

 

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Hankinnoista ei kannata tehdä tiedettä, vaan sopeuttaa hankintatoiminnan ohjeistus viraston luonteen mukaan. Näin hankintatoimen kokonaisuudesta voidaan tehdä helpommin ymmärrettävää hankintoja tekeville virkamiehille.
  • Seurantakohdemallin tarkastelu Handi-toimintamallia vasten auttaa hankintatoimen tilannekuvan ylläpitämisessä. Samalla se kannustaa automaation laajempaan hyödyntämiseen, kun ostolaskut menevät suoraan maksuun.
  • Hankintojen keskittäminen yhden luukun periaatteen keinoin lisää tehokkuutta. Organisaatiossa muutamalla ihmisellä on vankka asiantuntemus hankinnoista ja kilpailutukset voidaan hoitaa keskitetysti.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

Sirpa Reunanen-Alatalo

Hankinnat järjestykseen kategoriajohtamisella

Tullin hankintapäällikkö Sirpa Reunanen-Alatalo uskoo hankintatoimen strategiseen kehittämiseen.

Tullin organisaatio uudistettiin ja hankintatoimea lähdettiin kehittämään määrätietoisesti kategoriajohtamisen keinoin. Kun hankintojen kehittäminen perustuu riittävään tietoon sekä sen käsittelyyn ja analysointiin, organisaation tietoaines ja osaaminen saadaan paremmin käyttöön. Tullin hankintatoimessa uskotaan tiedolla johtamiseen.

Työvälineet muuttuivat ja esimiehet vaihtuivat – tulevaisuus oli tuntematon. Tullissa toteutettiin organisaatiouudistus ja samaan aikaan koko hankintatoimen rakenteet muotoiltiin uudelleen. Valtion yhteinen sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä Handi-palvelu otettiin Tullissa käyttöön noin vuosi sitten. Oman mausteensa kokonaisuuteen on tuonut myös hankintojen hyväksyntämallin muutos. Kaikki tämä uudistettiin kerralla.

Edellytykset tiedolla johtamiselle

Ennen Handi-palvelun käyttöönottoa Tullissa oli käytössä tilausten hallinnan järjestelmä Tilha, joka Tullin hankintapäällikön, Sirpa Reunanen-Alatalon, mukaan oli tuttu vihollinen. Handi-palvelun käyttöönotto muutti aiempia käytäntöjä, sillä nyt samassa tietojärjestelmässä ovat sekä hankintapyynnöt että laskut. Se tuo näkyväksi asioita, joita hankinnoista ei aiemmin tiedetty.

– Hankintatoimen tilannekuvan ylläpitäminen helpottuu, kun tilauksista ja sopimuksista irrallaan seikkailevat laskut voidaan paikantaa yhdestä järjestelmästä. Handi-palvelun käytössä olemme kuitenkin vielä matkalla, eikä kaikkia kehittämiskohtia ole vielä pystytty tunnistamaan tai korjaamaan, Reunanen-Alatalo sanoo.

Kategoriat jäsentävät ja ymmärrys kokonaisuudesta kasvaa

Suuri muutoksen aalto on viime vuosien aikana uudistanut Tullin hankintakäytäntöjä. Samaan aikaan Handi-palvelun käyttöönoton kanssa Tullissa tehtiin organisaatiouudistus, jossa tietohallinnon ja materiaalihallinnon hankintaryhmistä yhdistettiin hankinnat-toiminto. Reilun puolentoista vuoden aikana Tullissa on lanseerattu myös hankintakategoria-ajattelua ja kategoriajohtamista.

Organisaatiohierarkian sijaan Tullissa hankinnat on jaettu kolmeen hankintakategoriaan; ICT-hankintoihin, toimitilasidonnaisiin hankintoihin ja toiminnan hankintoihin. Niistä jokaisella on vielä omat alakategoriansa. Ratkaisu jäsentää laajaa ja monimutkaista hankintatoimen kokonaisuutta, jolloin hankintatoimen suunnittelusta ja tilannekuvan ylläpitämisestä tulee helpompaa.

– Kun kaikki hankinnat, sopimukset ja tilaukset sijoitetaan kategorioihin ja niiden alaryhmiin, 60 miljoonan euron arvoisesta hankintatoimesta saadaan rajattua ihmisen kokoinen palanen. Kategoriajohtamisessa olemme alkumetreillä, mutta suunta tuntuu oikealta, Reunanen-Alatalo toteaa.

Esimiehet tukevat ja kaikki osallistuvat

Muutoksen pyyhkäistessä läpi koko organisaation, työntekijät joutuvat työskentelemään epävarmuuden tilassa pitkiäkin aikoja. Hankintatoimen kehittämisen projektissa ohjausryhmällä, johon kuului väkeä Tullin eri osastoilta ja toiminnoista, oli tärkeä tehtävä muutoksen läpiviemisen seurannassa. Myös hankintoja tekevät asiantuntijat otettiin aktiivisesti mukaan kehittämiseen.

– Tullivirkailijat olisi voinut kuitenkin huomioida paremmin. Vaikka Handi-palvelu on valtionhallinnon yhteinen, koulutuksen organisointi oli viraston tehtävä. Siinä menimme harhaan. Paikkaamme edelleen sitä, että emme järjestäneet laajempaa koulutusta ennen käyttöönottoa, vaan annoimme 1 900 virkailijalle vain ohjeet siitä, miten hankintapyyntö tehdään Handi-palveluun, Reunanen-Alatalo kertoo.

Hankinnoista hyötyjä yhteiskunnalle ja kunnille

Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino sekä hallitusohjelman että kuntien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Handi-ohjelma on osaltaan edistänyt hankintatoimen tunnettuutta tekemällä julkisten hankintojen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja yhteistyön aiempaa näkyvämmäksi. Hankintatoimen tulevaisuus näyttääkin 10 vuotta Tullin hankintojen parissa työskennelleen Reunanen-Alatalon kristallipallossa valoisalta ja työntäyteiseltä.

– Jatkamme kategoriajohtamisen kehittämistä, jossa olemme päässeet hyvään alkuun. Kategoriajohtamisesta saatavia hyötyjä ei vielä pystytä mittaamaan, mutta jatkamme määrätietoisesti kategoriajohtamisen kehittämistä, Reunanen-Alatalo sanoo.

Epävarmuuden hallinta edellyttää strategista johtamista

Tulevaisuuteen ja ympäristöön vaikuttavat megatrendit muuttavat organisaatioiden toimintaympäristöä. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset luovat tarpeita ja edellytyksiä hankintatoimen kehittämiselle. Toiminnan globalisoituminen, kilpailun kiristyminen ja sähköisten työvälineiden käytön lisääntyminen vaativat myös hankintatoimelta uudenlaista toimintaympäristön ja toiminnan hallintaa.

Hankintatoimi on muuttumassa kovaa vauhtia operatiivisesta toiminnasta kohti strategisempien kehitystehtävien suuntaa. Hankintatoimen ammattilaisilta vaaditaankin aiempaa monipuolisempaa osaamista, uudenlaisia toimintatapoja ja kriittistä silmää esimerkiksi hankintojen vastuullisuuteen.

– Meillä on Tullissa hyvät raamit ja ammattimainen tekemisen tapa sekä hankintapyyntöjen että kilpailutusten osalta. Tullin monipuoliset hankintatarpeet virkavaatteista tietojärjestelmiin tai esimerkiksi läpivalaisulaitteisiin tekevät hankinnoista monimutkaista ja mielekästä, Reunanen-Alatalo innostuu.

Kokonaisuuden johtaminen

Viisaat hankinnat eivät säästä ainoastaan kustannuksia, vaan luovat lisäarvoa ja tulosta. Valtion hankintatoimen kehittämisessä onkin pohjimmiltaan kysymys siitä, miten hyvin kokonaisuuden johtamisessa onnistutaan valtionhallinnon tasolla.

– Valtionhallinnon hankintatoimen kokonaisuus ja yhteishankinnat ovat murrosvaiheessa. Onko valtionhallinnon hankintatoimen kokonaisuutta ohjaavalla riittävä ymmärrys virastojen toimintakentästä, Reunanen-Alatalo kysyy.

 

Tulli vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Ajatus, jonka mukaan Handi-palvelun käyttäjiä ovat kaikki tullilaiset. Se lisää vastuunottoa, kun jokainen työntekijä pääsee itse hoitamaan oman tilauksensa.
  • Hankintakokonaisuus saa ryhtiä, kun tuotekatalogeja tai integraatioita verkkokauppoihin tehdään vain, jos toimittajan kanssa on tehty sopimus.
  • Yhteistyössä on voimaa – selvitä mahdollisuudet: Hankintojen osalta PTR-yhteistyön tavoitteena on tunnistaa Poliisin, Tullin ja Rajavartiolaitoksen hankintojen osa-alueet, joihin liittyy yhteistyön mahdollisuuksia. Esimerkiksi yhteiskunnan suojaamiseen liittyvien tavaroiden yhteishankinnat, joissa voi soveltaa samaa sopimusta.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen

Monivirastorakenne vaatii ja palkitsee

”Hyödyt, joita toimintatapamuutoksesta saadaan, ovat virastotasolla ansaittuja. Oikeusministeriö voi tukea, tiedottaa ja kouluttaa, mutta suurin työ tehdään käytännön tasolla”, Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen muistuttavat.

Sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu, otettiin käyttöön oikeusministeriön kirjanpitoyksikössä marraskuussa 2019. Ministeriön Handi-asiantuntijat kertovat muutoksen johtamisesta ja palvelun käyttöönoton kokemuksista. Millaisia hyviä käytäntöjä oikeusministeriön kirjanpitoyksiköstä vinkataan muille virastoille?

Suunnitteluvaiheessa oikeusministeriössä oltiin hiukan huolestuneita, ymmärtävätkö Palkeet ja Valtiokonttori oikeusministeriön kirjanpitoyksikön moniulotteisen virastorakenteen ja sen tuomat erityistarpeet. Handi-palvelun käyttöönotossa projektipäällikkönä työskentelevän Sanna Ryhäsen mukaan suurimpana haasteena on ollut löytää monenkirjavaa virastorakennetta tukevia ratkaisuja ja suunnitella virastojen kanssa kehittyvän järjestelmän käyttöönottoa.

– Handi-palvelun käyttöönotto on sujunut helpommin ja positiivisemmin kuin ajattelimme. Olen kuulostellut rasahtaako jossain jotakin, mutta mitään ei ole kuulunut. Se kertoo, että kaikki on sujunut toistaiseksi hyvin, osastopäällikkö Tapio Laamanen sanoo tyytyväisenä.

Handi-hankkeen aikana oikeusministeriön kirjanpitoyksikköön kuuluivat ministeriön lisäksi tuomioistuimet, oikeusapu- ja edunvalvontapiirit sekä ministeriön yhteydessä toimivat viranomaiset, yhteensä 50 itsenäistä virastoa. Oman mausteensa Handi-palvelun käyttöönottoon on tuonut vuodenvaihteessa tapahtunut muutos, jossa tuomioistuinlaitos irtautui omaksi kirjanpitoyksikökseen Tuomioistuinviraston perustamisen myötä.

– Tuomioistuinvirasto aloitti toimintansa vuoden 2020 alussa, ja toiseen Handi-organisaatioon siirtyminen on hidastanut Handi-toimintamallin siirtymistä käytäntöön, vaikka itse Handi-palvelu otettiinkin tuomioistuimissa käyttöön jo vuonna 2019, Ryhänen tarkentaa.

Muutos on kameleontti, jonka viestintä kesyttää

Monivirastomallissa tiedottaminen ja viestintä koetaan usein haastavana – miten saada välitettyä vastaanottajalle merkityksellistä tietoa oikea-aikaisesti. Handi-tilausjärjestelmään jatkuvasti tehtävä kehitystyö on lyhentänyt ohjeiden laatimisen ja suunnittelun aikajännettä. Oikeusministeriön kirjanpitoyksikössä jokaisesta virastosta koulutettiin yksi Handi-avainhenkilö, jonka tehtävänä oli jalkauttaa uusi toimintamalli omaan organisaatioonsa.

Lisäksi muutosjohtamisen avuksi otettiin Handin käyttöön siirryttäessä viikoittaiset VirastoSkype-kokoukset, joita voisikin kuvailla osallistavan muutosviestinnän käännekohdaksi.

– Viikoittaisissa kokouksissa hallinnonalan virastot voivat esittää kysymyksiä Handi-palvelun käytöstä ja toimintatavoista. Skype on perinteistä tiedotetta keskustelevampi kanava kertoa ministeriön tai Palkeiden esiin nostamista aiheista. Toimintamalli on todettu ministeriössä ja virastoissa erittäin toimivaksi, Ryhänen kertoo.

Laaja virastorakenne tarkoittaa erilaisia toimintamalleja, myös saman sektorin sisällä toimintatavat voivat erota paljonkin toisistaan. Onnistuneen muutoksen johtaminen on vaatinut hankintatoimen kokonaisuuden ja virastojen toimintatapojen ymmärtämistä, resurssien ja työn suunnittelua sekä virastojen toiminnan ennakkoluulotonta kehittämistä.

Ei pelkkä järjestelmämuutos, vaan muutos toimintatavoissa

Jotta oikeusministeriön hallinnonalan virastot saatiin sitoutettua muutokseen, Palkeet, Valtiokonttori ja Hansel järjestivät yhteistyössä oikeusministeriön kanssa tilaamisen työpajoja. Tilaamisen prosesseihin valmentava koulutus lisäsi virastojen ymmärrystä Handi-palvelussa tilaamisesta ja siitä, ettei Handi ole vain järjestelmän käyttöönotto, vaan se edellyttää toimintatapojen muutoksia virastoissa.

– Työpajoihin osallistui virastojen hankintatoimen kehittäjän lisäksi esimerkiksi ostolaskuja tai tilauksia työssään käsittelevä asiantuntija. Työpajoissa esiteltiin Handi-palvelun tilaustapoja. Kävimme myös läpi virastojen omia hankintoja, joiden kautta pohdimme, miten virastot voisivat valmistautua Handi-palvelun käyttöönottoon, Ryhänen kertoo.

Hankintatoimi matkalla reaaliaikatalouteen

Valtionhallintotasolla tavoitellaan yhdenmukaisempia hankintatoimen käytäntöjä ja korkeampaa hankintatoimen automaatioastetta. Automaatioaste kuvaa Handi-palvelusta kirjanpitoyksikkötasolla saatavaa tietoa automaattisesti käsitellyistä ostolaskuista ja menotositteista. Valtion konsernitason tavoitteena on saavuttaa 50 prosentin automaatioaste vuoden 2020 loppuun mennessä.

– Oikeusministeriössä hankintatoimen horisontissa häämöttävät toimintatapamuutoksen tuomat tuottavuushyödyt, jotka pyritään saavuttamaan tavoitteellisella toiminnalla. Työn konkreettisia vaikutuksia seurataan tarkalla otteella esimerkiksi automaatioasteen muodossa, Laamanen kuvailee.

Oikeusministeriössä ja hallinnonalalla on tunnistettu tarve ottaa hankintatoimen kehittäminen vahvemmin ohjaukseen. Kehittämisnäkökulman painottaminen yhdessä ministeriön ja hallinnonalan virastojen roolien kirkastamisen kanssa mahdollistanee tulevaisuudessa hankintatoimen reaaliaikaisen tulevaisuuden.

– Hankintatoimessa on tehty valtionhallintotasolla konkreettisia toimia, kuten toimittajamäärien vähentämistä ja maksukorttien laajemman käytön lisäämistä. Paljon täytyy töitä jatkossakin tehdä, jotta pääsemme lähemmäs yhteisiä toimintamalleja sekä yhtenäisiä budjetointi- ja kirjaamiskäytäntöjä, Ryhänen päättää.

 

Oikeusministeriö vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Viestintäkanavana ja uuden palvelun käyttöönoton tukena viikoittaiset VirastoSkype-kokoukset, joihin virastoilta kerätään kysymyksiä kyselytyökalulla etukäteen.
  • Hankkeen alussa pidettiin tilaamisen työpajoja, joihin osallistui viraston hankintatoimen kehittämisestä vastaava henkilö ja käytännöntasolla työtä tekevä, esimerkiksi tilauksia ja ostoja käsittelevä asiantuntija.
  • Käyttöönoton valmistelussa virastoille tuotettiin viraston kirjanpitoraportin avulla kokonaiskuva viraston tekemistä hankinnoista. Tilastotaulukkotiedon avulla virastot pystyivät helpommin arvioimaan kehitettäviä asioita ja suunnittelemaan siirtymää Handi-palveluun.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

achievement-3470201_1920

Reilu kaksi vuotta sitten ihmeteltiin – nyt osataan!

Puoli vuotta sitten pääsin tarkastelemaan Handi-ohjelmassa tapahtuneita muutoksia, ohjelman etenemistä ja sen kehittymistä tuorein silmin oltuani virkavapaalla Valtiokonttorista ja ohjelman tehtävistä kesästä 2017 kesään 2019.

Kesällä 2017 ohjelmaa oli takana vuosi, ja ohjelman suurimmat hankkeet ja projektit oli saatu hyvään vauhtiin. Alun perin ohjelmalle kirjatut tavoitteet olivat juuri konkretisoituneet ja kirkastuneet. Etenemisen suunta oli selkeä. Ilmapiiri Handi-ohjelman ympärillä oli innostunut ja odottava, edelleen myös hieman ihmettelevä.

Työpajojen teemat valikoitiin niin, että niistä saatiin tärkeää suoraa syötettä ja asiakasnäkökulmaa ohjelman projekteihin ja hankkeisiin.

Handi-työpajoihin osallistuttiin runsaslukuisin joukoin, ja työpajoissa työstetyt teemat tuntuivat kiinnostavan osallistujia. Osallistumalla Handi-työpajoihin pystyi vaikuttamaan. Työpajojen teemat valikoitiin niin, että niistä saatiin tärkeää suoraa syötettä ja asiakasnäkökulmaa ohjelman projekteihin ja hankkeisiin.

Tuleva oli kuitenkin vielä monilla tavoin avoin. Esimerkiksi Handi-palvelun kilpailutus oli vielä kesken. Samoihin aikoihin ohjelmajohtamisen vastuissa oli tapahtumassa muutoksia. Valtiokonttorin rooli oli vahvistumassa ja Seija Friman alkoi ottaa vastuulleen ohjelmajohtajan tehtäviä.

Osalle vakiintunut nykytila, toisille suunnannäyttäjä

Kaksi vuotta myöhemmin, kun palasin työhöni Handi-ohjelman pariin, moni asia oli muuttunut. Kesällä 2019 puhuttiin jo sujuvasti Handi-toimintamallista. Oli ilo huomata, että suunnitelmat ja potentiaali eivät olleet jääneet puheen tasolle. Handi-palvelun käyttöönottojen eteneminen oli osaltaan edesauttanut toimintamallin konkretisoitumista.

Melko pian huomasin, että ohjelman mukanaan tuoma toimintatapamuutos oli osalle virastoista jo vakiintunut nykytila, josta toimintatapaa vasta opettelevat virastot pystyivät ja pystyvät edelleen hyötymään. Epämääräisyys, jos sellaista oli ollut, on hälvennyt ja tilalle on tullut rauhallinen ja ammattimainen olotila. Hankintatoimen osaaminen on kehittynyt virastoissa valtavin harppauksin. Osaaminen ja omaan osaamiseen luottaminen on rautaista!

Hankintatoimen osaaminen on kehittynyt virastoissa valtavin harppauksin.

Erityisen ilolla huomioin kuitenkin erään asian, joka ei ollut muuttunut kahdessa vuodessa; ohjelman ympärillä on edelleen motivoitunut joukko innostuneita ihmisiä. Handi-työpajat houkuttelevat edelleen osallistujia aivan, kuten ohjelman alkutaipaleella. Työpajojen tarjoamaa mahdollisuutta vaikuttaa niin ohjelman lopputuloksiin kuin ohjelman jälkeiseen hankintatoimen kehittämiseen hyödynnetään ahkerasti.

Handi-ohjelman kuluessa hankintatoimen merkitys virastoissa on kasvanut. Hankintatoimea ei nähdä enää substanssitoiminnasta irrallisena ja pakollisena prosessina, vaan hankintatoimen kehittämisestä on tullut tavoitteellista ja uteliaasti eteenpäin katsovaa. Tästä on hyvä jatkaa.

Kirjoittaja: projektipäällikkö Heidi Jortama, Valtiokonttori