Tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä

Julkisen hallinnon digitalisaatiolla yhteinen suunta Euroopassa

Tanskan hanke digitaalisesta hankintaprosessista sai aikaan vilkasta keskustelua osallistujien kesken.

Hankintaprosesseista halutaan tehdä digitaalisia. Pohjoismaiden ja Baltian maiden yhteisen verkoston tarkoituksena on luoda edellytyksiä rajat ylittäville digitaalisille markkinoille ja muodostaa yhteisiä kehittämislinjauksia kansallisen päätöksenteon tueksi. Pohjoismaiden neuvoston alainen hankintaverkosto kokoontui tällä kertaa Tallinnassa 26.-27.11.

Euroopan unionin (EU) tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki julkiset hankinnat voidaan hoitaa sähköisesti tarjouspyynnöistä laskutukseen yhtenäisten menettelytapojen mukaisesti. Hankintaprosessin digitalisointiin pureuduttiinkin ensimmäisenä kokouspäivänä Tanskan esimerkin kautta.

Tanskassa on käynnistynyt hanke tilauksien ja katalogien sähköistämiseksi. Hankkeen tavoitteena on edistää ostolaskujen käsittelyn automatisointia ja saavuttaa sitä kautta merkittäviä kustannushyötyjä. Tietyissä hankintakategorioissa laki tulee jatkossa edellyttämään, että julkisiin hankintoihin liittyvät tilaukset ja katalogit laaditaan sähköisessä PEPPOL-formaatissa.

Samalla Tanska siirtyy vaiheittain PEPPOL-formaatin käyttöön myös verkkolaskuissa. PEPPOL (Pan European Public eProcurement On-Line) on eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien välittämiseen. Muissa maissa lakisääteistä velvoitetta standardimuotoisten tilaus- ja katalogisanomien toimittamiseen julkisissa hankinnoissa ei ole vielä suunniteltu.

Tieto tehokkaammin käyttöön

Kokouksen toisena päivänä aiheena oli yhden kerran -periaate (once only). Se tarkoittaa, ettei kansalaiselta kysytä samaa tietoa kuin kerran, jos se on jo jossain julkisen hallinnon rekisterissä. Yhden kerran -periaate on Suomessakin yksi digitalisoinnin perusteista. Eri rekistereitä hyödynnetäänkin Suomessa sujuvasti yli organisaatiorajojen.

Työpajaa pohjusti Viron esimerkki kansallisesta hankinta-alustasta, jonka kautta tehdään 96 prosenttia koko julkisen sektorin hankinnoista. Virossa yhden kerran -periaatetta hyödynnetään muun muassa hankintoihin osallistuvien tarjoajien rikosrekisteri- ja verotietojen tarkastamisessa, jolloin kansallisista rekistereistä siirtyy automaattisesti tietoa hankinta-alustaan. Suomessa ja monissa muissa maissa tarjoajat joutuvat vielä hankkimaan ja toimittamaan rikosrekisteritiedot itse.

Toisena päivänä keskusteltiin myös Open PEPPOLin käynnistämästä projektista, jonka tavoitteena on laatia yhteinen katalogimalli. Sitä voitaisiin jatkossa hyödyntää standardoinnin pohjana. Kokouksessa sovittiinkin, että verkoston jäsenet voivat toimia viiteryhmänä ja tukea ryhmän työskentelyä.

Seuraavan kerran hankintaverkosto kokoontuu virtuaalisesti joulukuun puolivälissä, jolloin päätetään muun muassa ensi vuoden toimintasuunnitelmasta.

Lisätietoja:
Ville Hänninen, puh. 050 464 9517, ville.hanninen(at)valtiokonttori.fi

Seitsemän painopistettä ruotsalaisen hankintatoimen kehittämisessä.
Ruotsalaisen hankintatoimen kehittämisessä on seitsemän painopistettä.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ecommerce-3530785_1920 (1)

Hankintatoimen mittareiden pilotoinnin tulosten arviointi käynnistynyt

Hankintatoimen mittareiden pilotointi on päättynyt ja pilotointiin osallistuneet virastot ovat kertoneet ensimmäiset havaintonsa pilotoinnista. Havainnot koskivat mittareiden soveltuvuutta hankintatoimen mittaamiseen ja arviointiin. Samalla arvioitiin myös pilotoinnissa käytetyn kyselytavan ja -välineen (Webropol) soveltuvuutta.

Pilotointiin osallistuivat mittarityössä jo aikaisemmassa vaiheessa mukana olleet Säteilyturvakeskus, Tulli, Valtiokonttori ja Verohallinto. Lisäksi pilotoinnissa olivat mukana Ruokavirasto ja Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos, jotka antoivat myös palautetta mittareiden ja kyselytoteutuksen soveltuvuudesta hankintatoimen kehittämiseen.

Hankintatoimen nykytilan arviointi koostui teemoista, jotka olivat:

  • Teema 1: Hankintojen johtaminen osana toiminnan ja talouden johtamista
  • Teema 2: Hankintatoimea kehittäminen suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti
  • Teema 3: Kategoriahallinnan kehittäminen
  • Teema 4: Hankintaosaamisen kehittäminen
  • Teema 5: Toiminnan tehokkuus

Virastot täyttivät osana arviointia myös hankintatoimen kypsyysasteen arviointiin tukea antavan Hankintatutkan pitkän kyselyn. Lisätietoja Hankintatutkasta löytyy osoitteesta www.hansel.fi/hankintatutka/

Pilotoinnin tulosten analysointia ja huomioiden läpikäyntiä jatketaan vielä marraskuun aikana, mutta päällimmäisinä havaintoina voidaan jo tässä kohden nostaa esille seuraavat asiat:

  • Pilotoiduissa mittareissa ja Hankintatutkan sisällössä on joitakin päällekkäisyyksiä. Niitä on mielekästä tutkia tarkemmin, jotta päällekkäisyydet voidaan poistaa.
  • Mittareiden kysymyksiin vastattiin pilottivaiheessa asteikolla kyllä/ei. Palautteen perusteella arvioidaan laajemman vastausskaalan tarpeellisuutta ainakin osassa kysymyksiä.
  • Samalla tarkastellaan myös avovastausmahdollisuuden ottamista käyttöön joidenkin mittareiden osalta.
  • Lisäksi tarkastellaan mahdollisuutta vaihtaa kyselyyn käytettävää työvälinettä, jos toiveet toiminnallisuuksista laajentuvat nykyisin käytössä olevan kyselyvälineen toiminnallisuuksien tavoittamattomiin.

Pilotoinnin lopulliset tulokset valmistuvat viimeistään heti vuoden 2020 alussa. Tavoitteena on, että hankintatoimen arviointiin tarkoitetut mittarit otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä helmi-maaliskuussa 2020. Pilotoinnin tuloksista ja hankintatoimen mittareiden käyttöönotosta kaikissa kirjanpitoyksiköissä tiedotetaan Handi-työpajoissa ja Handi.fi-sivustolla.

Lisätietoja:
projektipäällikkö Heidi Jortama, puh. 0295 502 130, heidi.jortama(at)valtiokonttori.fi

Kati Siikonen, Palkeet

Handi-palvelun käyttöönottojen maali häämöttää

Kati Siikonen
“Tilaamisen yhtenäistämisessä ja sujuvoittamisessa meillä on vielä paljon tehtävää”, Kati Siikonen muistuttaa.

Yksi Handi-toteutusohjelman näkyvimmistä hankkeista on ollut Sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn uudistaminen. Marraskuun alussa palvelun käyttöönotto on tehty jo 50 kirjanpitoyksikössä ja rahastossa. Kokonaisuudessaan käyttöönotot saadaan toteutettua helmikuun 2020 alkuun mennessä.

Tähänastinen matka hankkeessa on ollut värikäs ja monivivahteinen. Yllätykset ja muutokset on saatu ratkottua matkan varrella ja projektinhallinnollisesta näkökulmasta katsottuna olemme toteuttaneet hanketta, joka on edennyt suunnitellun aikataulun mukaisesti ja suunnitellussa budjetissa. Kiitos siitä kuuluu kaikille avainhenkilöille sekä virastoissa että konsernitoimijoissa unohtamatta luonnollisesti palveluratkaisumme toimittajaa.

Sähköinen tilaaminen ja laskujen käsittelyn uudistaminen -hankkeen viimeinen vaihe alkaa maaliskuussa 2020.

Handi-toteutusohjelman ja Handi-palvelun käyttöönottovaiheen päättyminen ei kuitenkaan vielä päätä Sähköinen tilaaminen ja laskujen käsittelyn uudistaminen -hanketta. Maaliskuussa aloitetaan uudistushankkeen viimeinen vaihe, jossa toteutetaan arkistomigraatiot sekä ajetaan alas viimeinenkin tällä osa-alueella käytössä olleista vanhoista järjestelmistä. Töitä siis vielä riittää runsaasti käyttöönottojen jälkeenkin.

Kehittäminen jatkuu tiiviisti vuonna 2020

Uudistettu teknologia tai uuden ratkaisun käyttöönotto ei itsessään vielä riitä täyttämään kaikkia tavoitteita, joita tarpeesta maksuun-prosessin kehittämiselle on toteutusohjelmassa asetettu. Tilaamisen yhtenäistämisessä ja sujuvoittamisessa meillä on vielä paljon tehtävää. Samoin koko prosessin loppupään automatisoinnissa, johon meille on asetettu korkeat tavoitteet.

Keskeisinä kehittämiskohteina ensi vuonna ovatkin muun muassa konsernin sisäisiin toimittajiin ja toimintamalliin kohdistuvat yhtenäistämistarpeet, yhteistyön ja prosessin sujuvoittaminen ulkoisten toimittajien kanssa, sopimushallinnan toimintamallin kehittäminen sekä laskuautomaatioasteen merkittävä parantaminen konsernitasolla.

Tavoitteisiin pääseminen edellyttää yhteistyötä konsernitoimijoiden kesken sekä tiivistä keskustelua hankintayksiköiden kanssa. Yhteistyömallia pohditaan ja ideoidaan parasta aikaa ja siitä kuullaan hiukan tuonnempana.

Kirjoittaja: prosessipäällikkö Kati Siikonen, Palkeet

achievement-3470201_1920

Reilu kaksi vuotta sitten ihmeteltiin – nyt osataan!

Puoli vuotta sitten pääsin tarkastelemaan Handi-ohjelmassa tapahtuneita muutoksia, ohjelman etenemistä ja sen kehittymistä tuorein silmin oltuani virkavapaalla Valtiokonttorista ja ohjelman tehtävistä kesästä 2017 kesään 2019.

Kesällä 2017 ohjelmaa oli takana vuosi, ja ohjelman suurimmat hankkeet ja projektit oli saatu hyvään vauhtiin. Alun perin ohjelmalle kirjatut tavoitteet olivat juuri konkretisoituneet ja kirkastuneet. Etenemisen suunta oli selkeä. Ilmapiiri Handi-ohjelman ympärillä oli innostunut ja odottava, edelleen myös hieman ihmettelevä.

Työpajojen teemat valikoitiin niin, että niistä saatiin tärkeää suoraa syötettä ja asiakasnäkökulmaa ohjelman projekteihin ja hankkeisiin.

Handi-työpajoihin osallistuttiin runsaslukuisin joukoin, ja työpajoissa työstetyt teemat tuntuivat kiinnostavan osallistujia. Osallistumalla Handi-työpajoihin pystyi vaikuttamaan. Työpajojen teemat valikoitiin niin, että niistä saatiin tärkeää suoraa syötettä ja asiakasnäkökulmaa ohjelman projekteihin ja hankkeisiin.

Tuleva oli kuitenkin vielä monilla tavoin avoin. Esimerkiksi Handi-palvelun kilpailutus oli vielä kesken. Samoihin aikoihin ohjelmajohtamisen vastuissa oli tapahtumassa muutoksia. Valtiokonttorin rooli oli vahvistumassa ja Seija Friman alkoi ottaa vastuulleen ohjelmajohtajan tehtäviä.

Osalle vakiintunut nykytila, toisille suunnannäyttäjä

Kaksi vuotta myöhemmin, kun palasin työhöni Handi-ohjelman pariin, moni asia oli muuttunut. Kesällä 2019 puhuttiin jo sujuvasti Handi-toimintamallista. Oli ilo huomata, että suunnitelmat ja potentiaali eivät olleet jääneet puheen tasolle. Handi-palvelun käyttöönottojen eteneminen oli osaltaan edesauttanut toimintamallin konkretisoitumista.

Melko pian huomasin, että ohjelman mukanaan tuoma toimintatapamuutos oli osalle virastoista jo vakiintunut nykytila, josta toimintatapaa vasta opettelevat virastot pystyivät ja pystyvät edelleen hyötymään. Epämääräisyys, jos sellaista oli ollut, on hälvennyt ja tilalle on tullut rauhallinen ja ammattimainen olotila. Hankintatoimen osaaminen on kehittynyt virastoissa valtavin harppauksin. Osaaminen ja omaan osaamiseen luottaminen on rautaista!

Hankintatoimen osaaminen on kehittynyt virastoissa valtavin harppauksin.

Erityisen ilolla huomioin kuitenkin erään asian, joka ei ollut muuttunut kahdessa vuodessa; ohjelman ympärillä on edelleen motivoitunut joukko innostuneita ihmisiä. Handi-työpajat houkuttelevat edelleen osallistujia aivan, kuten ohjelman alkutaipaleella. Työpajojen tarjoamaa mahdollisuutta vaikuttaa niin ohjelman lopputuloksiin kuin ohjelman jälkeiseen hankintatoimen kehittämiseen hyödynnetään ahkerasti.

Handi-ohjelman kuluessa hankintatoimen merkitys virastoissa on kasvanut. Hankintatoimea ei nähdä enää substanssitoiminnasta irrallisena ja pakollisena prosessina, vaan hankintatoimen kehittämisestä on tullut tavoitteellista ja uteliaasti eteenpäin katsovaa. Tästä on hyvä jatkaa.

Kirjoittaja: projektipäällikkö Heidi Jortama, Valtiokonttori

seija_friman-1.1

Vielä on vähän Handia jäljellä

Hankejohtaja Seija Friman uskoo yhteistyön voimaan julkisten hankintojen kehittämisessä.

Syksyn aikana tulee kuluneeksi kolme ja puolivuotta siitä, kun valtiovarainministeriö asetti Handi-ohjelman. Sen tarkoituksena on ollut toimeenpanna Juha Sipilän hallituksen linjausta, jolla on tavoiteltu 15 miljoonan euron säästöjä hankinnasta maksuun -prosessialueella. Digitalisaatio on ollut avain kunnianhimoisen tavoitteen saavuttamiseksi.

Asettamisasiakirjassa todettiin, että hankintojen digitalisointi edellyttää hankintatoimen yhtenäistämistä eli yhteisiä toimintamalleja ja tietojärjestelmäpalveluita sekä prosessien kokonaiskehittämistä. Asettamisen yhteydessä päätettiin siitä, että Handi-ohjelmaa toteutetaan ohjelmajohtamisen keinoin. Ohjelmajohtaminen on omanlaisensa hankejohtamisen tapa, joka sopii hyvin strategisten muutosten johtamiseen.

Ohjelman alussa tavoiteltavat hyödyt sanoitettiin sujuvasti, mutta kaikkia tarvittavia projekteja tavoitteiden saavuttamiseksi ei vielä silloin pystytty määrittämään. Ohjelmajohtamisen keinoin toiminnassa syntyviä yhteyksiä, riippuvuuksia ja päällekkäisyyksiä on kyetty tunnistamaan.

Handi-ohjelmassa keskeiset sidosryhmät on haluttu sitouttaa osallistamalla. Uskon sen olevan tärkeä osa muutoksen läpiviennin onnistumista. Mielestäni on helppo todeta, että olemme saaneet tuloksia aikaiseksi koko ohjelman ajan. Käynnissä on ollut useita projekteja ja tehtäväkokonaisuuksia, joita monet eri osapuolet ovat olleet yhtäaikaisesti toteuttamassa. Yhteistyö on ollut tiivistä konsernitoimijoiden kesken, ja virastojen edustajia on pyritty ottamaan mukaan kommentoimaan toteutusehdotuksia, ideoimaan uusia ratkaisuja sekä kokeilemaan lopputuloksia.

Vielä on paljon tekemistä ennen kuin ohjelma voidaan päättää ensi vuoden maaliskuun lopussa. Päätös jatkoajasta alkuperäiseen vuoden vaihteeseen suunniteltuun päättämisaikatauluun on juuri saatu. Ohjelmalle halutaan pieni jatkoaika erityisesti sen vuoksi, että vuoden alussa Handi-palvelun käyttöönottaa suuri määrä virastoja ja pari käyttöönottoa on vielä helmikuussa. Rondo-konversiot ajoittuvat maaliskuulle. Näiden käyttöönottojen ja tuotantokäytön sujuvuuden varmistamiseksi haluamme pitää ohjelman rakenteet ja organisaation pystyssä ja tukena niin virastoille kuin Palkeillekin.

Tulevaisuuden hankintatoimi – millaisen siitä rakennamme?

Tällä hetkellä pohdimme, miten voimme jatkaa sitä antoisaa yhteistyötä konsernitoimijoiden kesken, mitä ohjelman aikana olemme saavuttaneet. Miten voimme säilyttää hyvän ja mutkattoman yhteistyön konsernitoimijoiden ja virastojen välillä myös jatkossa? Entä miten voisimme kehittää sitä vieläkin paremmaksi? Pohtimamme kysymykset tiivistyvät ohjelmajohtamisen ydinajatukseen eri osapuolten välisestä avoimesta ja välittömästä vuorovaikutuksesta.

Vuorovaikutusta konsernitoimijoiden ja virastojen välillä pyritään turvaamaan eri keinoin myös Handi-ohjelman jälkeen.

Konsernitoimijoilla, eli Hanselilla, HAUSilla, Palkeilla, Senaatilla, Valtorilla ja Valtiokonttorilla on tarkoitus perustaa yhteinen hankintatoimen koordinaatioryhmä. Se tulee kokoontumaan säännöllisesti, päivittämään tilannekuvaa sekä arvioimaan kehittämistarpeita ja riskejä. Ryhmä tulee myös laatimaan yhteisen kehittämisen road-mapin ja raportoimaan työn etenemisestä niin valtiovarainministeriötä kuin virastojakin. Valtiokonttori tulee vastaamaan tämän ryhmän toiminnan aloittamisesta ja koordinoinnista.

Vuorovaikutusta konsernitoimijoiden ja virastojen välillä pyritään turvaamaan eri keinoin myös Handi-ohjelman jälkeen. Handi-työpajat jatkuvat ja tuttuja vuorovaikutusalustoja, Handi.fi-sivustoa ja Handi-tiimeriä, ylläpidetään myös jatkossa. Ajatuksia vertailukehittämisryhmien perustamisesta on myös pohdittu – ne tukisivat kunkin toimijan hankintatoimen kehittämistä. Monia muitakin ideoita on ollut ilmassa, mutta palataan näihin hieman myöhäisemmässä vaiheessa. Mielelläni kuulisin myös teidän toiveitanne ja ideoitanne kehittämisen tueksi. Miten jatkamme menestykkääseen vauhtiin päässyttä työtä julkisten hankintojen kehittämisen parissa?

Kirjoittaja: hankejohtaja Seija Friman, Valtiokonttori