Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen

Monivirastorakenne vaatii ja palkitsee

”Hyödyt, joita toimintatapamuutoksesta saadaan, ovat virastotasolla ansaittuja. Oikeusministeriö voi tukea, tiedottaa ja kouluttaa, mutta suurin työ tehdään käytännön tasolla”, Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen muistuttavat.

Sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu, otettiin käyttöön oikeusministeriön kirjanpitoyksikössä marraskuussa 2019. Ministeriön Handi-asiantuntijat kertovat muutoksen johtamisesta ja palvelun käyttöönoton kokemuksista. Millaisia hyviä käytäntöjä oikeusministeriön kirjanpitoyksiköstä vinkataan muille virastoille?

Suunnitteluvaiheessa oikeusministeriössä oltiin hiukan huolestuneita, ymmärtävätkö Palkeet ja Valtiokonttori oikeusministeriön kirjanpitoyksikön moniulotteisen virastorakenteen ja sen tuomat erityistarpeet. Handi-palvelun käyttöönotossa projektipäällikkönä työskentelevän Sanna Ryhäsen mukaan suurimpana haasteena on ollut löytää monenkirjavaa virastorakennetta tukevia ratkaisuja ja suunnitella virastojen kanssa kehittyvän järjestelmän käyttöönottoa.

– Handi-palvelun käyttöönotto on sujunut helpommin ja positiivisemmin kuin ajattelimme. Olen kuulostellut rasahtaako jossain jotakin, mutta mitään ei ole kuulunut. Se kertoo, että kaikki on sujunut toistaiseksi hyvin, osastopäällikkö Tapio Laamanen sanoo tyytyväisenä.

Handi-hankkeen aikana oikeusministeriön kirjanpitoyksikköön kuuluivat ministeriön lisäksi tuomioistuimet, oikeusapu- ja edunvalvontapiirit sekä ministeriön yhteydessä toimivat viranomaiset, yhteensä 50 itsenäistä virastoa. Oman mausteensa Handi-palvelun käyttöönottoon on tuonut vuodenvaihteessa tapahtunut muutos, jossa tuomioistuinlaitos irtautui omaksi kirjanpitoyksikökseen Tuomioistuinviraston perustamisen myötä.

– Tuomioistuinvirasto aloitti toimintansa vuoden 2020 alussa, ja toiseen Handi-organisaatioon siirtyminen on hidastanut Handi-toimintamallin siirtymistä käytäntöön, vaikka itse Handi-palvelu otettiinkin tuomioistuimissa käyttöön jo vuonna 2019, Ryhänen tarkentaa.

Muutos on kameleontti, jonka viestintä kesyttää

Monivirastomallissa tiedottaminen ja viestintä koetaan usein haastavana – miten saada välitettyä vastaanottajalle merkityksellistä tietoa oikea-aikaisesti. Handi-tilausjärjestelmään jatkuvasti tehtävä kehitystyö on lyhentänyt ohjeiden laatimisen ja suunnittelun aikajännettä. Oikeusministeriön kirjanpitoyksikössä jokaisesta virastosta koulutettiin yksi Handi-avainhenkilö, jonka tehtävänä oli jalkauttaa uusi toimintamalli omaan organisaatioonsa.

Lisäksi muutosjohtamisen avuksi otettiin Handin käyttöön siirryttäessä viikoittaiset VirastoSkype-kokoukset, joita voisikin kuvailla osallistavan muutosviestinnän käännekohdaksi.

– Viikoittaisissa kokouksissa hallinnonalan virastot voivat esittää kysymyksiä Handi-palvelun käytöstä ja toimintatavoista. Skype on perinteistä tiedotetta keskustelevampi kanava kertoa ministeriön tai Palkeiden esiin nostamista aiheista. Toimintamalli on todettu ministeriössä ja virastoissa erittäin toimivaksi, Ryhänen kertoo.

Laaja virastorakenne tarkoittaa erilaisia toimintamalleja, myös saman sektorin sisällä toimintatavat voivat erota paljonkin toisistaan. Onnistuneen muutoksen johtaminen on vaatinut hankintatoimen kokonaisuuden ja virastojen toimintatapojen ymmärtämistä, resurssien ja työn suunnittelua sekä virastojen toiminnan ennakkoluulotonta kehittämistä.

Ei pelkkä järjestelmämuutos, vaan muutos toimintatavoissa

Jotta oikeusministeriön hallinnonalan virastot saatiin sitoutettua muutokseen, Palkeet, Valtiokonttori ja Hansel järjestivät yhteistyössä oikeusministeriön kanssa tilaamisen työpajoja. Tilaamisen prosesseihin valmentava koulutus lisäsi virastojen ymmärrystä Handi-palvelussa tilaamisesta ja siitä, ettei Handi ole vain järjestelmän käyttöönotto, vaan se edellyttää toimintatapojen muutoksia virastoissa.

– Työpajoihin osallistui virastojen hankintatoimen kehittäjän lisäksi esimerkiksi ostolaskuja tai tilauksia työssään käsittelevä asiantuntija. Työpajoissa esiteltiin Handi-palvelun tilaustapoja. Kävimme myös läpi virastojen omia hankintoja, joiden kautta pohdimme, miten virastot voisivat valmistautua Handi-palvelun käyttöönottoon, Ryhänen kertoo.

Hankintatoimi matkalla reaaliaikatalouteen

Valtionhallintotasolla tavoitellaan yhdenmukaisempia hankintatoimen käytäntöjä ja korkeampaa hankintatoimen automaatioastetta. Automaatioaste kuvaa Handi-palvelusta kirjanpitoyksikkötasolla saatavaa tietoa automaattisesti käsitellyistä ostolaskuista ja menotositteista. Valtion konsernitason tavoitteena on saavuttaa 50 prosentin automaatioaste vuoden 2020 loppuun mennessä.

– Oikeusministeriössä hankintatoimen horisontissa häämöttävät toimintatapamuutoksen tuomat tuottavuushyödyt, jotka pyritään saavuttamaan tavoitteellisella toiminnalla. Työn konkreettisia vaikutuksia seurataan tarkalla otteella esimerkiksi automaatioasteen muodossa, Laamanen kuvailee.

Oikeusministeriössä ja hallinnonalalla on tunnistettu tarve ottaa hankintatoimen kehittäminen vahvemmin ohjaukseen. Kehittämisnäkökulman painottaminen yhdessä ministeriön ja hallinnonalan virastojen roolien kirkastamisen kanssa mahdollistanee tulevaisuudessa hankintatoimen reaaliaikaisen tulevaisuuden.

– Hankintatoimessa on tehty valtionhallintotasolla konkreettisia toimia, kuten toimittajamäärien vähentämistä ja maksukorttien laajemman käytön lisäämistä. Paljon täytyy töitä jatkossakin tehdä, jotta pääsemme lähemmäs yhteisiä toimintamalleja sekä yhtenäisiä budjetointi- ja kirjaamiskäytäntöjä, Ryhänen päättää.

 

Oikeusministeriö vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Viestintäkanavana ja uuden palvelun käyttöönoton tukena viikoittaiset VirastoSkype-kokoukset, joihin virastoilta kerätään kysymyksiä kyselytyökalulla etukäteen.
  • Hankkeen alussa pidettiin tilaamisen työpajoja, joihin osallistui viraston hankintatoimen kehittämisestä vastaava henkilö ja käytännöntasolla työtä tekevä, esimerkiksi tilauksia ja ostoja käsittelevä asiantuntija.
  • Käyttöönoton valmistelussa virastoille tuotettiin viraston kirjanpitoraportin avulla kokonaiskuva viraston tekemistä hankinnoista. Tilastotaulukkotiedon avulla virastot pystyivät helpommin arvioimaan kehitettäviä asioita ja suunnittelemaan siirtymää Handi-palveluun.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

Tero Meltti

Kiitos sinulle ja leppoisaa joulua!

Ohjelmajohtaja Tero Meltin mukaan Handi-ohjelmassa on onnistuttu luomaan hyvä, kannustava ja toisia tukeva ilmapiiri.

Handissa on ollut tavoitteena laaja toimintatapamuutos, jossa koko hankintojen prosessi uudistetaan päästä päähän ja käyttöön otetaan uusia toimintaa tukevia tietojärjestelmiä. Työntäyteisen vuoden jälkeen on hyvä päästä rauhoittumaan jouluksi.

Tämän viikon tiistaiaamuna oli vuoden viimeinen Handi-työpaja. Tarjolla oli perinteistä joulupuuroa banaaninlehtilautasilta. Tuttu puheensorina oli valloillaan.

Joulupuurokeskusteluissa toistuivat samankaltaiset teemat. Keneltä voisi saada vinkkiä johonkin itseä askarruttavaan asiaan, entä miten omassa organisaatiossa on onnistuttu ratkaisemaan jokin ongelma? Puuron äärellä tutustutettiin myös vasta mukaan hypänneitä ihmisiä vanhoihin tuttuihin.

Havahduin huomaamaan jälleen sen, miten tärkeitä olemme ihmisinä toisillemme. Toisaalta hyvätkin tavoitteet jäävät toteutumatta ilman tekoja.

Oman kokemukseni mukaan Handi-ohjelmassa on onnistuttu luomaan hyvä, kannustava ja toisia tukeva ilmapiiri, jossa erilaisista taustoista ja rooleista tulevat ihmiset toimivat yhdessä ja katsovat samaan suuntaan. Matkan varrella on ollut myös vaikeaa. Eteen on tullut oikean elämän ongelmia, joita rikkain mielikuvituskaan ei olisi pystynyt keksimään. Kaikesta on kuitenkin selvitty ja olemme onnistuneet löytämään aina ratkaisuja.

Tulemme alkuvuodesta tapaamaan vielä kaikki ohjelman toteutukseen osallistuneet ihmiset valtion organisaatioissa. Pääpaino tapaamisissa on ohjelman toteutuksen arvioinnissa. Luonnollisesti haluamme varmistaa myös Handi-ohjelman myötä alkaneen toimintamallimuutoksen jatkumisen.

Kiitos sinulle tästäkin vuodesta ja vuonna 2020 nähdään!

Kirjoittaja: ohjelmajohtaja Tero Meltti, valtiovarainministeriö

Tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä

Julkisen hallinnon digitalisaatiolla yhteinen suunta Euroopassa

Tanskan hanke digitaalisesta hankintaprosessista sai aikaan vilkasta keskustelua osallistujien kesken.

Hankintaprosesseista halutaan tehdä digitaalisia. Pohjoismaiden ja Baltian maiden yhteisen verkoston tarkoituksena on luoda edellytyksiä rajat ylittäville digitaalisille markkinoille ja muodostaa yhteisiä kehittämislinjauksia kansallisen päätöksenteon tueksi. Pohjoismaiden neuvoston alainen hankintaverkosto kokoontui tällä kertaa Tallinnassa 26.-27.11.

Euroopan unionin (EU) tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki julkiset hankinnat voidaan hoitaa sähköisesti tarjouspyynnöistä laskutukseen yhtenäisten menettelytapojen mukaisesti. Hankintaprosessin digitalisointiin pureuduttiinkin ensimmäisenä kokouspäivänä Tanskan esimerkin kautta.

Tanskassa on käynnistynyt hanke tilauksien ja katalogien sähköistämiseksi. Hankkeen tavoitteena on edistää ostolaskujen käsittelyn automatisointia ja saavuttaa sitä kautta merkittäviä kustannushyötyjä. Tietyissä hankintakategorioissa laki tulee jatkossa edellyttämään, että julkisiin hankintoihin liittyvät tilaukset ja katalogit laaditaan sähköisessä PEPPOL-formaatissa.

Samalla Tanska siirtyy vaiheittain PEPPOL-formaatin käyttöön myös verkkolaskuissa. PEPPOL (Pan European Public eProcurement On-Line) on eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien välittämiseen. Muissa maissa lakisääteistä velvoitetta standardimuotoisten tilaus- ja katalogisanomien toimittamiseen julkisissa hankinnoissa ei ole vielä suunniteltu.

Tieto tehokkaammin käyttöön

Kokouksen toisena päivänä aiheena oli yhden kerran -periaate (once only). Se tarkoittaa, ettei kansalaiselta kysytä samaa tietoa kuin kerran, jos se on jo jossain julkisen hallinnon rekisterissä. Yhden kerran -periaate on Suomessakin yksi digitalisoinnin perusteista. Eri rekistereitä hyödynnetäänkin Suomessa sujuvasti yli organisaatiorajojen.

Työpajaa pohjusti Viron esimerkki kansallisesta hankinta-alustasta, jonka kautta tehdään 96 prosenttia koko julkisen sektorin hankinnoista. Virossa yhden kerran -periaatetta hyödynnetään muun muassa hankintoihin osallistuvien tarjoajien rikosrekisteri- ja verotietojen tarkastamisessa, jolloin kansallisista rekistereistä siirtyy automaattisesti tietoa hankinta-alustaan. Suomessa ja monissa muissa maissa tarjoajat joutuvat vielä hankkimaan ja toimittamaan rikosrekisteritiedot itse.

Toisena päivänä keskusteltiin myös Open PEPPOLin käynnistämästä projektista, jonka tavoitteena on laatia yhteinen katalogimalli. Sitä voitaisiin jatkossa hyödyntää standardoinnin pohjana. Kokouksessa sovittiinkin, että verkoston jäsenet voivat toimia viiteryhmänä ja tukea ryhmän työskentelyä.

Seuraavan kerran hankintaverkosto kokoontuu virtuaalisesti joulukuun puolivälissä, jolloin päätetään muun muassa ensi vuoden toimintasuunnitelmasta.

Lisätietoja:
Ville Hänninen, puh. 050 464 9517, ville.hanninen(at)valtiokonttori.fi

Seitsemän painopistettä ruotsalaisen hankintatoimen kehittämisessä.
Ruotsalaisen hankintatoimen kehittämisessä on seitsemän painopistettä.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ecommerce-3530785_1920 (1)

Hankintatoimen mittareiden pilotoinnin tulosten arviointi käynnistynyt

Hankintatoimen mittareiden pilotointi on päättynyt ja pilotointiin osallistuneet virastot ovat kertoneet ensimmäiset havaintonsa pilotoinnista. Havainnot koskivat mittareiden soveltuvuutta hankintatoimen mittaamiseen ja arviointiin. Samalla arvioitiin myös pilotoinnissa käytetyn kyselytavan ja -välineen (Webropol) soveltuvuutta.

Pilotointiin osallistuivat mittarityössä jo aikaisemmassa vaiheessa mukana olleet Säteilyturvakeskus, Tulli, Valtiokonttori ja Verohallinto. Lisäksi pilotoinnissa olivat mukana Ruokavirasto ja Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos, jotka antoivat myös palautetta mittareiden ja kyselytoteutuksen soveltuvuudesta hankintatoimen kehittämiseen.

Hankintatoimen nykytilan arviointi koostui teemoista, jotka olivat:

  • Teema 1: Hankintojen johtaminen osana toiminnan ja talouden johtamista
  • Teema 2: Hankintatoimea kehittäminen suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti
  • Teema 3: Kategoriahallinnan kehittäminen
  • Teema 4: Hankintaosaamisen kehittäminen
  • Teema 5: Toiminnan tehokkuus

Virastot täyttivät osana arviointia myös hankintatoimen kypsyysasteen arviointiin tukea antavan Hankintatutkan pitkän kyselyn. Lisätietoja Hankintatutkasta löytyy osoitteesta www.hansel.fi/hankintatutka/

Pilotoinnin tulosten analysointia ja huomioiden läpikäyntiä jatketaan vielä marraskuun aikana, mutta päällimmäisinä havaintoina voidaan jo tässä kohden nostaa esille seuraavat asiat:

  • Pilotoiduissa mittareissa ja Hankintatutkan sisällössä on joitakin päällekkäisyyksiä. Niitä on mielekästä tutkia tarkemmin, jotta päällekkäisyydet voidaan poistaa.
  • Mittareiden kysymyksiin vastattiin pilottivaiheessa asteikolla kyllä/ei. Palautteen perusteella arvioidaan laajemman vastausskaalan tarpeellisuutta ainakin osassa kysymyksiä.
  • Samalla tarkastellaan myös avovastausmahdollisuuden ottamista käyttöön joidenkin mittareiden osalta.
  • Lisäksi tarkastellaan mahdollisuutta vaihtaa kyselyyn käytettävää työvälinettä, jos toiveet toiminnallisuuksista laajentuvat nykyisin käytössä olevan kyselyvälineen toiminnallisuuksien tavoittamattomiin.

Pilotoinnin lopulliset tulokset valmistuvat viimeistään heti vuoden 2020 alussa. Tavoitteena on, että hankintatoimen arviointiin tarkoitetut mittarit otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä helmi-maaliskuussa 2020. Pilotoinnin tuloksista ja hankintatoimen mittareiden käyttöönotosta kaikissa kirjanpitoyksiköissä tiedotetaan Handi-työpajoissa ja Handi.fi-sivustolla.

Lisätietoja:
projektipäällikkö Heidi Jortama, puh. 0295 502 130, heidi.jortama(at)valtiokonttori.fi

Kati Siikonen, Palkeet

Handi-palvelun käyttöönottojen maali häämöttää

Kati Siikonen
”Tilaamisen yhtenäistämisessä ja sujuvoittamisessa meillä on vielä paljon tehtävää”, Kati Siikonen muistuttaa.

Yksi Handi-toteutusohjelman näkyvimmistä hankkeista on ollut Sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn uudistaminen. Marraskuun alussa palvelun käyttöönotto on tehty jo 50 kirjanpitoyksikössä ja rahastossa. Kokonaisuudessaan käyttöönotot saadaan toteutettua helmikuun 2020 alkuun mennessä.

Tähänastinen matka hankkeessa on ollut värikäs ja monivivahteinen. Yllätykset ja muutokset on saatu ratkottua matkan varrella ja projektinhallinnollisesta näkökulmasta katsottuna olemme toteuttaneet hanketta, joka on edennyt suunnitellun aikataulun mukaisesti ja suunnitellussa budjetissa. Kiitos siitä kuuluu kaikille avainhenkilöille sekä virastoissa että konsernitoimijoissa unohtamatta luonnollisesti palveluratkaisumme toimittajaa.

Sähköinen tilaaminen ja laskujen käsittelyn uudistaminen -hankkeen viimeinen vaihe alkaa maaliskuussa 2020.

Handi-toteutusohjelman ja Handi-palvelun käyttöönottovaiheen päättyminen ei kuitenkaan vielä päätä Sähköinen tilaaminen ja laskujen käsittelyn uudistaminen -hanketta. Maaliskuussa aloitetaan uudistushankkeen viimeinen vaihe, jossa toteutetaan arkistomigraatiot sekä ajetaan alas viimeinenkin tällä osa-alueella käytössä olleista vanhoista järjestelmistä. Töitä siis vielä riittää runsaasti käyttöönottojen jälkeenkin.

Kehittäminen jatkuu tiiviisti vuonna 2020

Uudistettu teknologia tai uuden ratkaisun käyttöönotto ei itsessään vielä riitä täyttämään kaikkia tavoitteita, joita tarpeesta maksuun-prosessin kehittämiselle on toteutusohjelmassa asetettu. Tilaamisen yhtenäistämisessä ja sujuvoittamisessa meillä on vielä paljon tehtävää. Samoin koko prosessin loppupään automatisoinnissa, johon meille on asetettu korkeat tavoitteet.

Keskeisinä kehittämiskohteina ensi vuonna ovatkin muun muassa konsernin sisäisiin toimittajiin ja toimintamalliin kohdistuvat yhtenäistämistarpeet, yhteistyön ja prosessin sujuvoittaminen ulkoisten toimittajien kanssa, sopimushallinnan toimintamallin kehittäminen sekä laskuautomaatioasteen merkittävä parantaminen konsernitasolla.

Tavoitteisiin pääseminen edellyttää yhteistyötä konsernitoimijoiden kesken sekä tiivistä keskustelua hankintayksiköiden kanssa. Yhteistyömallia pohditaan ja ideoidaan parasta aikaa ja siitä kuullaan hiukan tuonnempana.

Kirjoittaja: prosessipäällikkö Kati Siikonen, Palkeet

achievement-3470201_1920

Reilu kaksi vuotta sitten ihmeteltiin – nyt osataan!

Puoli vuotta sitten pääsin tarkastelemaan Handi-ohjelmassa tapahtuneita muutoksia, ohjelman etenemistä ja sen kehittymistä tuorein silmin oltuani virkavapaalla Valtiokonttorista ja ohjelman tehtävistä kesästä 2017 kesään 2019.

Kesällä 2017 ohjelmaa oli takana vuosi, ja ohjelman suurimmat hankkeet ja projektit oli saatu hyvään vauhtiin. Alun perin ohjelmalle kirjatut tavoitteet olivat juuri konkretisoituneet ja kirkastuneet. Etenemisen suunta oli selkeä. Ilmapiiri Handi-ohjelman ympärillä oli innostunut ja odottava, edelleen myös hieman ihmettelevä.

Työpajojen teemat valikoitiin niin, että niistä saatiin tärkeää suoraa syötettä ja asiakasnäkökulmaa ohjelman projekteihin ja hankkeisiin.

Handi-työpajoihin osallistuttiin runsaslukuisin joukoin, ja työpajoissa työstetyt teemat tuntuivat kiinnostavan osallistujia. Osallistumalla Handi-työpajoihin pystyi vaikuttamaan. Työpajojen teemat valikoitiin niin, että niistä saatiin tärkeää suoraa syötettä ja asiakasnäkökulmaa ohjelman projekteihin ja hankkeisiin.

Tuleva oli kuitenkin vielä monilla tavoin avoin. Esimerkiksi Handi-palvelun kilpailutus oli vielä kesken. Samoihin aikoihin ohjelmajohtamisen vastuissa oli tapahtumassa muutoksia. Valtiokonttorin rooli oli vahvistumassa ja Seija Friman alkoi ottaa vastuulleen ohjelmajohtajan tehtäviä.

Osalle vakiintunut nykytila, toisille suunnannäyttäjä

Kaksi vuotta myöhemmin, kun palasin työhöni Handi-ohjelman pariin, moni asia oli muuttunut. Kesällä 2019 puhuttiin jo sujuvasti Handi-toimintamallista. Oli ilo huomata, että suunnitelmat ja potentiaali eivät olleet jääneet puheen tasolle. Handi-palvelun käyttöönottojen eteneminen oli osaltaan edesauttanut toimintamallin konkretisoitumista.

Melko pian huomasin, että ohjelman mukanaan tuoma toimintatapamuutos oli osalle virastoista jo vakiintunut nykytila, josta toimintatapaa vasta opettelevat virastot pystyivät ja pystyvät edelleen hyötymään. Epämääräisyys, jos sellaista oli ollut, on hälvennyt ja tilalle on tullut rauhallinen ja ammattimainen olotila. Hankintatoimen osaaminen on kehittynyt virastoissa valtavin harppauksin. Osaaminen ja omaan osaamiseen luottaminen on rautaista!

Hankintatoimen osaaminen on kehittynyt virastoissa valtavin harppauksin.

Erityisen ilolla huomioin kuitenkin erään asian, joka ei ollut muuttunut kahdessa vuodessa; ohjelman ympärillä on edelleen motivoitunut joukko innostuneita ihmisiä. Handi-työpajat houkuttelevat edelleen osallistujia aivan, kuten ohjelman alkutaipaleella. Työpajojen tarjoamaa mahdollisuutta vaikuttaa niin ohjelman lopputuloksiin kuin ohjelman jälkeiseen hankintatoimen kehittämiseen hyödynnetään ahkerasti.

Handi-ohjelman kuluessa hankintatoimen merkitys virastoissa on kasvanut. Hankintatoimea ei nähdä enää substanssitoiminnasta irrallisena ja pakollisena prosessina, vaan hankintatoimen kehittämisestä on tullut tavoitteellista ja uteliaasti eteenpäin katsovaa. Tästä on hyvä jatkaa.

Kirjoittaja: projektipäällikkö Heidi Jortama, Valtiokonttori

seija_friman-1.1

Vielä on vähän Handia jäljellä

Hankejohtaja Seija Friman uskoo yhteistyön voimaan julkisten hankintojen kehittämisessä.

Syksyn aikana tulee kuluneeksi kolme ja puolivuotta siitä, kun valtiovarainministeriö asetti Handi-ohjelman. Sen tarkoituksena on ollut toimeenpanna Juha Sipilän hallituksen linjausta, jolla on tavoiteltu 15 miljoonan euron säästöjä hankinnasta maksuun -prosessialueella. Digitalisaatio on ollut avain kunnianhimoisen tavoitteen saavuttamiseksi.

Asettamisasiakirjassa todettiin, että hankintojen digitalisointi edellyttää hankintatoimen yhtenäistämistä eli yhteisiä toimintamalleja ja tietojärjestelmäpalveluita sekä prosessien kokonaiskehittämistä. Asettamisen yhteydessä päätettiin siitä, että Handi-ohjelmaa toteutetaan ohjelmajohtamisen keinoin. Ohjelmajohtaminen on omanlaisensa hankejohtamisen tapa, joka sopii hyvin strategisten muutosten johtamiseen.

Ohjelman alussa tavoiteltavat hyödyt sanoitettiin sujuvasti, mutta kaikkia tarvittavia projekteja tavoitteiden saavuttamiseksi ei vielä silloin pystytty määrittämään. Ohjelmajohtamisen keinoin toiminnassa syntyviä yhteyksiä, riippuvuuksia ja päällekkäisyyksiä on kyetty tunnistamaan.

Handi-ohjelmassa keskeiset sidosryhmät on haluttu sitouttaa osallistamalla. Uskon sen olevan tärkeä osa muutoksen läpiviennin onnistumista. Mielestäni on helppo todeta, että olemme saaneet tuloksia aikaiseksi koko ohjelman ajan. Käynnissä on ollut useita projekteja ja tehtäväkokonaisuuksia, joita monet eri osapuolet ovat olleet yhtäaikaisesti toteuttamassa. Yhteistyö on ollut tiivistä konsernitoimijoiden kesken, ja virastojen edustajia on pyritty ottamaan mukaan kommentoimaan toteutusehdotuksia, ideoimaan uusia ratkaisuja sekä kokeilemaan lopputuloksia.

Vielä on paljon tekemistä ennen kuin ohjelma voidaan päättää ensi vuoden maaliskuun lopussa. Päätös jatkoajasta alkuperäiseen vuoden vaihteeseen suunniteltuun päättämisaikatauluun on juuri saatu. Ohjelmalle halutaan pieni jatkoaika erityisesti sen vuoksi, että vuoden alussa Handi-palvelun käyttöönottaa suuri määrä virastoja ja pari käyttöönottoa on vielä helmikuussa. Rondo-konversiot ajoittuvat maaliskuulle. Näiden käyttöönottojen ja tuotantokäytön sujuvuuden varmistamiseksi haluamme pitää ohjelman rakenteet ja organisaation pystyssä ja tukena niin virastoille kuin Palkeillekin.

Tulevaisuuden hankintatoimi – millaisen siitä rakennamme?

Tällä hetkellä pohdimme, miten voimme jatkaa sitä antoisaa yhteistyötä konsernitoimijoiden kesken, mitä ohjelman aikana olemme saavuttaneet. Miten voimme säilyttää hyvän ja mutkattoman yhteistyön konsernitoimijoiden ja virastojen välillä myös jatkossa? Entä miten voisimme kehittää sitä vieläkin paremmaksi? Pohtimamme kysymykset tiivistyvät ohjelmajohtamisen ydinajatukseen eri osapuolten välisestä avoimesta ja välittömästä vuorovaikutuksesta.

Vuorovaikutusta konsernitoimijoiden ja virastojen välillä pyritään turvaamaan eri keinoin myös Handi-ohjelman jälkeen.

Konsernitoimijoilla, eli Hanselilla, HAUSilla, Palkeilla, Senaatilla, Valtorilla ja Valtiokonttorilla on tarkoitus perustaa yhteinen hankintatoimen koordinaatioryhmä. Se tulee kokoontumaan säännöllisesti, päivittämään tilannekuvaa sekä arvioimaan kehittämistarpeita ja riskejä. Ryhmä tulee myös laatimaan yhteisen kehittämisen road-mapin ja raportoimaan työn etenemisestä niin valtiovarainministeriötä kuin virastojakin. Valtiokonttori tulee vastaamaan tämän ryhmän toiminnan aloittamisesta ja koordinoinnista.

Vuorovaikutusta konsernitoimijoiden ja virastojen välillä pyritään turvaamaan eri keinoin myös Handi-ohjelman jälkeen. Handi-työpajat jatkuvat ja tuttuja vuorovaikutusalustoja, Handi.fi-sivustoa ja Handi-tiimeriä, ylläpidetään myös jatkossa. Ajatuksia vertailukehittämisryhmien perustamisesta on myös pohdittu – ne tukisivat kunkin toimijan hankintatoimen kehittämistä. Monia muitakin ideoita on ollut ilmassa, mutta palataan näihin hieman myöhäisemmässä vaiheessa. Mielelläni kuulisin myös teidän toiveitanne ja ideoitanne kehittämisen tueksi. Miten jatkamme menestykkääseen vauhtiin päässyttä työtä julkisten hankintojen kehittämisen parissa?

Kirjoittaja: hankejohtaja Seija Friman, Valtiokonttori