Kuvassa mies tutkii tilastokuvia.

Hankintatoimen arviointi kirjanpitoyksiköissä

Hankintatoimen johtamisen tueksi tarvitaan tietoa oman organisaation hankintojen ja hankintatoimen tilasta. Riittävien ja oikeiden tietojen avulla varmistetaan hankintaprosessin tuloksellista, tehokasta ja asiantuntevaa toteutusta. Mahdollisten kehittämiskohteiden tunnistamiseksi vertailutiedot muista organisaatioista ovat tarpeellisia. Hankintojen tiedolla johtamisen edellytysten parantamiseksi on päätetty ryhtyä keräämään tietoa olennaisimmista kohteista oheisen hankintatoimen arvioinnin avulla. Arviointi on tarkoitettu vastattavaksi kaikissa kirjanpitoyksiköissä ja se tulee kohdistaa nykyhetkeen.

Kirjanpitoyksikkö vastaa jokaiseen kysymykseen omasta näkökulmastaan. Vastauksista julkaistaan yhteenvetotietoja valtiohallinnon tasolla ja kukin kirjanpitoyksikkö saa käyttöönsä omat vastauksensa. Vertailutietoja eri kirjanpitoyksiköiden välillä julkaistaan vain siinä tapauksessa, että siihen on kaikkien osapuolten suostumus.

Hankintatoimen arviointi ja arviointiin vastaaminen on aiheena Handi-työpajassa tiistaina 19.5.2020.

Lisätietoa arvioinnista ja siihen vastaamisesta saa osoitteesta hankintatoimi@valtiokonttori.fi.

Hanna Hirsimäki

Suorituskyvyn seuranta vauhdittaa hankintatoiminnan kehittämistä

Julkisen sektorin toteuttamilla hankinnoilla on huomattava taloudellinen merkitys sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Esimerkiksi McKinseyn vuonna 2017 tekemän tutkimuksen mukaan 3,5 biljoonan dollarin globaali rahoitusvaje olisi mahdollista korjata noin neljässä vuodessa, mikäli hankintojen ohjauksessa ja johtamisessa noudatettaisiin parhaiten suoriutuvien maiden toimintatapoja. OECD on puolestaan esittänyt tuoreessa tutkimuksessaan, että jo 1 prosentin parannus hankintakustannuksissa saattaisi merkitä jäsenmaille peräti 43 miljardin euron vuosittaisia säästöjä. Näiden valtavien lukujen pohjalta voidaan todeta, että hankintojen sisäisen potentiaalin löytämisen eteen on syytä tehdä edelleen ahkeraa kehitystyötä.

Kotimaamme näyttäytyy OECD:n tutkimuksessa varsin poikkeuksellisena valtiona, sillä julkiset hankinnat muodostavat Suomen valtion kokonaiskustannuksista peräti kolmasosan. Bruttokansantuotteeseen suhteutettuna tämä osuus haukkaa noin 17,5 prosenttia, ja OECD:n muihin jäsenmaihin verrattuna ainoastaan Alankomaat kipuaa Suomen edelle reilun 20 prosentin BKT-osuudellaan. Hankintojen suuri vaikutus valtiontalouden tasapainoon on kiistaton, ja hankintojen tehostamiseksi onkin toteutettu jo useita toimenpiteitä erilaisten hankkeiden, kuten HANKOn ja Handin muodossa.

Kaikki alkaa strategiasta

Hankintatoiminta on nähty perinteisesti reaktiivisena rutiinityönä, jossa strategiselle suunnittelulle tai jatkuvalle parantamiselle ei ole ollut juurikaan tarvetta. Rooli on kuitenkin alkanut hiljalleen muuttua, ja hankintatoimen merkitys koko organisaatiota läpileikkaavana ydintoimintona on saanut entistä enemmän ansaitsemaansa jalansijaa. Myös valtionhallinto on herännyt hankintatoiminnan strategiseen merkitykseen, sillä hankinnat saattavat muodostaa jopa 50 – 80 prosenttia yksittäisen organisaation toimintamenoista. Harva virasto tai laitos pystyisi enää toteuttamaan omaa ydintehtäväänsä ilman ulkopuolelta ostettuja tavaroita tai palveluita.

Roolin muutos välittyy myös valtionvarainministeriön julkaisemasta Suomen julkisten hankintojen tilannekuvasta, joka tulee toimimaan lähtökohtana Suomen uuden kansallisen hankintastrategian laatimisessa. Julkaisu nostaa esille muun muassa hankintojen strategisen merkittävyyden, vaikuttavuuden johtamisen murroksen sekä erityisesti tarpeen hankintadatan säännöllisen arviointiin. Hankintadatan arviointi tullee käytännössä tarkoittamaan erilaisten mittareiden kehittämistä ja käyttöönottoa koko valtionhallinnon alalla.

Sitä saat mitä mittaat

Suorituskyvyn mittaaminen ja analysointi on ainoa käytännön keino havainnollistaa organisaation toimintaa sekä tuottaa objektiivista tietoa päätöksenteon tueksi. Mittareilla voidaan kartoittaa niin hankintatoimen kuin -järjestelmienkin sujuvaa toimintaa, toteutetun hankinnan välittömiä vaikutuksia sekä myös pidemmän aikavälin vaikuttavuutta. Mittaamisen lähtökohtana on aina kriittisten menestystekijöiden tunnistaminen ja soveltuvien tavoitteiden (mittareiden) asettaminen organisaation yksilöllisen strategian mukaisesti.

Kehittämisprosessissa on huomioitava myös se, että sidosryhmien tarpeet, optimaaliset suoritteet ja niihin vaikuttavat tekijät sekä itse suorituskykyä kuvaavat mittarit ja jopa organisaation strategia ovat jatkuvassa muutoksessa. Suorituskyvyn arviointi ei siis ole millään muotoa kertaluontoinen keikka, vaan organisaation on panostettava siihen pitkäjänteisesti ja tosissaan.

Vuoden 2019 lopulla Handissa pilotoitiin jo ensimmäisiä hankintatoiminnan maturiteettiin kohdistuvia suorituskykymittareita, joiden kehittämistä jatketaan myös kuluvan vuoden aikana. Mittaamisessa on päästy nyt hyvään alkuun, vaikkakin pidemmältä aikaväliltä hankittua vertailudataa sekä sen pohjalta muodostettuja uusia kehityskohteita saataneen odotella vielä jonkin aikaa.

Toiminnan parantaminen jatkuu myös Handi-ohjelman jälkeisessä maailmassa

Hankintatoiminnan kehittäminen ei tule pysähtymään Handi-toteutusohjelman päättymiseen. Palkeiden Handi-hankkeessa paneudutaan seuraavaksi neljännen vaiheen kehittämistoimiin ja järjestelmää parannetaan edelleen. Lisäksi konsernitasolla on tarkoitus saavuttaa valtionhallinnon hankintakehittämisen yhteinen tavoitetila ja muodostaa selkeä roadmap tulevaisuuden toimenpiteille.

Sopimus- ja toimittajahallintaan sekä hankintaprosessin manuaalisiin kontrolleihin on luvassa erilaisia toimenpiteitä ja ohjeistuksia, ja valmisteilla oleva yhteinen hankintastrategia poikinee myös paljon uusia kehityskohteita eri puolille valtionhallintoa. Pysytään siis kuulolla ja katsotaan tulevaisuuteen avoimin mielin – vallitsevasta poikkeustilasta huolimatta!

Blogin kirjoittaja Hanna Hirsimäki on hankintatehtävien ammattilainen, joka on toiminut sekä yksityisellä että julkisella sektorilla laajoissa kehittämis-, muutos- ja järjestelmähankkeissa – myös kotimaan rajojen ulkopuolella. Hannalla on monipuolista kokemusta julkisten hankintojen käytännön toteuttamisesta sekä valtionhallinnon prosessien, toimintatapojen ja IT-järjestelmien kehittämisestä. Hanna työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoiminnan kehittämisen erityisasiantuntijana.

thought_bild

Handi-työpajassa aiheena hankintatoimen tulevaisuus

Handi-ohjelma päättyi maaliskuun lopussa ja valtion hankintatoimen kehittämisen katseet on suunnattu pitkälle horisonttiin. Hankintatoimen seuraavien kehitysaskeleiden suuntaan haettiin inspiraatiota Espoon hankintatoimen uusista toimintamalleista. Huhtikuun Handi-työpajassa kuultiin myös Herkkä-palvelun käyttöönoton etenemisestä ja tutustuttiin Hätäkeskuslaitoksen käyttökokemuksiin Handi-palvelusta.

Kaikissa budjettivaltion kirjanpitoyksiköissä otetaan käyttöön Herkkä palvelujärjestelmä, joka tulee korvaamaan palkkaluetteloiden kierrätykseen aiemmin käytössä olleet järjestelmät ja tuotantoympäristöt. Uuden ratkaisun myötä palkkaluetteloiden kierrätys siirtyy vuonna 2020 omaan erilliseen sähköiseen tuotantoympäristöönsä, jossa kierrätetään palkkaluettelot ja arkistoidaan arkistovelvoitteen alla olevat muut tositteet. Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen kertoo haastattelussa tarkemmin siitä, miten Herkkä-ratkaisun käyttöönotto tulee vaikuttamaan Palkeiden palvelutuotantoon ja asiakaslaskutukseen.

Onnistunut hankintatoimi tärkein kilpailuntekijä

Handi-palveluun liittyy paljon kehittämistarpeita ja toiveita. Monissa virastoissa siirtyminen Rondosta Handiin on vaatinut omaa hankintatoimen prosessin kuntoon saattamista. Niin myös Hätäkeskuslaitoksessa, jossa ollaan parhaillaan siirtymässä hajautetusta hankintatoimesta kohti hankintojen keskitettyä johtamista. Kun Handi-palvelu kokoaa tiedon hankinnoista yhteen paikkaan, järjestelmän avulla pyritään automatisoimaan rutiinitöitä ja hankinnat voidaan keskittää ydinjoukon tehtäväksi.

Hankintojen vaikuttavuuden lisääminen edellyttää kykyä vastata toimialan tarpeisiin ja hyödyntää toimivia markkinoita talouden kannalta edullisesti ja kestävästi. Espoon kaupungissa hankintojen strateginen johtaminen on pyritty sisällyttämään osaksi kaupungin johtamisjärjestelmää. Strateginen hankinta on Espoon kaupungin hankintajohtaja Ari Erkinharjun mukaan ennen kaikkea muutosten hallintaa. Vaikka jollekin hankinnan alueelle olisi kehitetty merkittävää lisäarvoa tuottava hankintastrategia, ei sillä ole merkitystä, jos strategiaa ei kyetä toteuttamaan tehokkaasti.

Strategiasta kategorioihin ja parempaan tilannekuvaan

Espoon kaupungissa proaktiivinen ja suunnitelmallinen ote toimittajamarkkinaan pyritään saavuttamaan hankintojen kategorisoinnilla ja kategoriajohtamisella (Category Management). Miten hankinnat sitten määritellään kategorioiksi? Kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta. Pienessä virastossa hankintoja ei kannata jakaa kovin pieniin osiin, mutta suuressa organisaatiossa hankinnat on hyvä jakaa pienempiin kokonaisuuksiin, jotta niitä on helpompi ohjata. Hankintakategorioita laadittaessa on olennaista huomioida myös toimittajamarkkinoiden ominaisuudet.

Miten kategoriajohtamista on sovellettu valtion virastoissa – tutustu Tullin tarinaan.

Automation of business workflows and processes with businessman

Tilannekuva julkisten hankintojen nykytilasta on valmistunut

Julkisten hankintojen ammattilaiset ovat ensimmäistä kertaa laatineet kattavan tilannekuvan julkisten hankintojen nykytilasta ja kehittämiskohteista valtiovarainministeriö kertoo 14.4.2020 julkaistussa tiedotteessaan. Kuntaministeri Sirpa Paatero asetti yhteistyössä Kuntaliiton kanssa viime syksynä Hankinta-Suomi ohjelman, jonka yhtenä tavoitteena on laatia kansallinen hankintastrategia.

– Julkiset hankinnat ovat tärkeä väline hallituksen päätavoitteiden toteuttamisessa. Tämä kattava tilannekuva luo hyvän pohjan vastuullisempiin hankintoihin. Se osoittaa myös, että meidän ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Ympäri Suomea on jo käytössä toimintamalleja, joita pitää saada laajemmin käyttöön, Paatero sanoo tiedotteessa.

Tilannekuva sisältää konkreettisia suosituksia organisaatioille ja hankinta-ammattilaisille

Osana kansallisen hankintastrategian valmistelua ja verkostomaisen yhteistyön puitteissa hankintojen ammattilaiset ovat kartoittaneet Suomen julkisten hankintojen nykytilaa, työstäneet keskeisiä kehittämiskohteita ja laatineet toimenpide-ehdotuksia, jotka julkaistaan nyt kattavana tilannekuvana. Valtiovarainministeriö kertoo, että tilannekuva on lajissaan ensimmäinen.

Tilannekuva koostuu seitsemästä teemasta, joita ovat hankintojen strateginen johtaminen, hankintaosaamisen kehittäminen ja kyvykkyydet, taloudellinen kestävyys, sosiaalinen kestävyys, ekologinen kestävyys, innovaatiot sekä markkinoiden toimivuus julkisten hankintojen näkökulmasta. Kunkin teeman yhteyteen on laadittu ammattilaisten koostamat listat: ehdotukset kansallisiksi toimenpiteiksi, suositukset hankintayksiköille sekä suositukset yrityksille.

Valtiovarainministeriön mukaan tilannekuvan pohjalta on helppo tunnistaa valtakunnallisia hankintojen strategisia kehittämiskohteita. Lisäksi tilannekuva sisältää hyviä vinkkejä ja suosituksia, joita valtion, kuntien ja yritysten toimijat voivat ottaa heti käyttöönsä, myös ilman kansallisia kehittämistoimia, valmisteluryhmän puheenjohtajana toiminut Kuntaliiton johtava lakimies Katariina Huikko toteaa tiedotteessa.

– Tilannekuvan valmistelu on tapahtunut tiiviillä aikataululla ja hankinta-ammattilaiset ovat osallistuneet sen laatimiseen oman varsinaisen työnsä ohessa. Olen erittäin iloinen, että meillä on Suomessa näin asiaansa sitoutunut ja ammattitaitoinen joukko, Huikko kuvaa valmisteluprosessia.

Ohjelman tavoitteena on lisätä julkisten hankintojen vaikuttavuutta

Yleisen arvion mukaan julkisiin hankintoihin käytetään Suomessa noin 35 miljardia euroa vuosittain. Hankintoihin käytettävillä verovaroilla tulee saada kansalaisille laadukkaita palveluita, vaikuttaa ekologiseen ja sosiaaliseen kestävyyteen sekä edistää elinvoimaisia markkinoita ja julkisen talouden kestävyyttä. Hankinta-Suomi-toimenpideohjelma tähtää siihen, että julkiset hankinnat kehittyvät Suomessa entistä vaikuttavammiksi.

– Nyt julkaistu laaja tilannekuva antaa vakaan pohjan kehittämistyön suuntaamiseen ja verkostomaisen yhteistyön jatkamiseen, summaa Hankinta-Suomi ohjelmajohtaja, finanssineuvos Tarja Sinivuori-Boldt valtiovarainministeriöstä.

Kansallinen hankintastrategia valmistuu alkusyksystä 2020.

Suomen julkisten hankintojen tilannekuva

Lisätietoja:

Finanssineuvos, Tarja Sinivuori-Boldt, valtiovarainministeriö, puh. 02955 30433, tarja.sinivuori-boldt(at)vm.fi

Johtava lakimies Katariina Huikko, Kuntaliitto, puh. 050 566 4327, katariina.huikko(at)kuntaliitto.fi

Hankinta-Suomi

Vaikuta kansalliseen hankintastrategiaan – osallistu Hankinta-Suomen verkkoaivoriiheen!

Syksyllä 2020 valmistuu Suomen yhteinen julkisten hankintojen strategia. Osallistu verkkoaivoriiheen ja hyödynnä mahdollisuus vaikuttaa strategian tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Verkkoaivoriihi on avoinna 9. – 27.3.2020.

Julkisten hankintojen yhteiskunnallinen ja euromääräinen vaikutus on merkittävä. Suomessa on lukuisia erilaisia toimijoita toteuttamassa julkisia hankintoja – pieniä ja isoja hankintayksikköjä, hankintarenkaita ja yhteishankintayksikköjä. Toisaalta tarjoajapuolella on muun muassa monikansallisia yrityksiä, järjestöjä sekä pk- ja kasvuyrityksiä.

Kansallinen hankintastrategia luodaan yhdessä

Hankinta-Suomi -kehittämisohjelmassa työstetään kansallista hankintastrategiaa laaja-alaisessa yhteistyössä.  Toimenpiteet ja panostukset, joiden kautta yhteisiin tavoitteisiin päästään muodostavat merkittävän osan kansallisesta hankintastrategiasta. Tähän mennessä on tunnistettu muun muassa yhteisiä tahtotiloja ja tavoitteita.

Kehittämisohjelmassa tavoitellaan toimivia ja laadukkaita hankintoja, joita tehdään osallistavasti ja markkinoiden elinvoimaisuutta edistäen. Hankinnoilla voidaan edistää organisaation tavoitteiden toteutumista, kuten taloudellista, sosiaalista ja ekologista kestävyyttä sekä uudistumista. Tavoitteiden saavuttaminen vaatii strategista otetta, kyvykkyyttä julkisten hankintojen potentiaalin hyödyntämiseen vaikuttavasti sekä tiedolla johtamista.

Verkkoaivoriihen tarkoituksena on tuoda osallistujien ajatukset hyödynnettäväksi kansallisen hankintastrategian valmisteluun entistä vaikuttavampien julkisten hankintojen edistämiseksi.

Nyt on erinomainen hetki vaikuttaa ensimmäistä kertaa laadittavaan kansalliseen hankintastrategiaan. Verkkoaivoriihessä annetaan vastaukset anonyymisti ja sen täyttäminen kestää muutaman minuutin. Pääset verkkoaivoriiheen tästä.

Handi_Fimea

Pienen viraston suuri oivallus tehostaa hankintoja

Fimean päätoimipaikka sijaitsee Kuopiossa. Fimealla on työskentelypisteet myös Helsingissä, Turussa ja Tampereella. Esko Kiiski ja Tiina Rosholm työskentelevät usein Skypen välityksellä.

Virastojen hankinnat eivät Fimean hankinta-asiantuntijoiden mukaan ole oikea paikka tehdä tiedettä. Viraston luonne ja toimintakenttä sen sijaan tulisi asettaa kaiken kehittämisen lähtökohdaksi. Hankintojen keskittämisen lisäksi yksinkertaiset ja selkeät toimintamallit kilpailutukseen ja hankintoihin luovat edellytykset, joiden kautta esimerkiksi hankintojen vastuullisuutta voi kirittää.

Ennen kuin viraston hankinnat olivat selkeästi vastuutettu hankintakoordinaattorille, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean hankintatoimessa elettiin lyhytnäköisesti hetkestä toiseen. Viraston hankintatoimen uudelleenorganisointi ja Handi-palvelun käyttöönotto sujuvoittivat hankintojen parissa työskentelevien arkea. Samalla hankintojen tehokkuus ja taloudellisuus nousivat uudelle tasolle.

– Siirtymä Handi-palveluun oli tekninen muutos. Suurempi merkitys oli hankintatoimen organisoinnin kehittämisellä. Fimeassa hankintatoimi nähdään strategisesti tärkeänä – yhteistyö hankinnan ammattilaisten ja muun organisaation kesken mahdollistaa modernin strategisen otteen viraston hankintoihin, hankintatoimen organisoinnista vastaava talousjohtaja Esko Kiiski kuvailee kahden viime vuoden aikana tapahtuneita muutoksia.

Selkeät hankinnat – tyytyväiset asiakkaat

Vaikka julkisella sektorilla hankintatoimea ohjataan keskitetysti, jokaisen organisaation on itse määriteltävä hankintatoimensa strategiset tavoitteet, kategorisoinnit ja niiden johtamisen malli. Fimean hankintatoimesta on yritetty tehdä mahdollisimman läpinäkyvää niin viraston omille virkamiehille kuin sidosryhmillekin. Suhteellisen pienenä virastona Fimea on löytänyt oman polkunsa keskittämällä hankintatoimen tehtävät hankintajohtajan, hankintakoordinaattorin ja lakimiehen harteille.

– Hankintatoimen elementit meillä on hyvin kohdallaan. Hankintasääntömme on tehty Hanko-mallin mukaan. Rahallisesti suurimpia hankintoja ovat it-hankinnat. Teemme viraston toiminnan ylläpitämiseen liittyviä materiaali- ja palveluhankintoja, minkä lisäksi laboratoriomme tekee omat hankintansa, hankintakoordinaattori Tiina Rosholm kertoo.

Eurooppalaista yhteistyötä ja innovaatioita

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea on kansallisena viranomaisena myös osa Euroopan lääkevalvonnan viranomaisverkostoa. Fimean rahoituksesta 85 prosenttia tulee suoraan lääketeollisuudelta ja lääkealan toimijoilta, ja loput 15 prosenttia koostuvat budjetissa myönnetyistä määrärahoista. Rahoituspohja heijastuu hankintojen kehittämiseen muun muassa eurooppalaisen yhteistyön välityksellä.

– Hankintojen innovatiivisuus näyttäytyy meille yhteisten asioiden hoitamisen kautta. Voimme esimerkiksi konsultoida toisia eurooppalaisia lääkevirastoja erilaisissa tietoteknisissä hankinnoissa ja vastaavasti voimme levittää omaa osaamistamme muihin Euroopan maihin, Kiiski innostuu.

Fimea on sosiaali- ja terveysministeriön alainen keskusvirasto, joka valvoo ihmisille ja eläimille tarkoitettujen lääkkeiden sekä veri- ja kudosvalmisteiden turvallisuutta. Lääkealan toimijoiden lupa- ja valvontaviranomaisena Fimean tehtävänä on kehittää lääkealaa ja edistää väestön terveyttä. Fimean tehtäväksi on lisäksi määritelty lääkealan kansallisen kehittämisen koordinointi, tutkimustehtävät ja lääkehoitojen arviointi.

Toimittajayhteistyössä parannettavaa

Fimean hankintatiimi on parin vuoden ajan tehnyt organisaatiossaan tunnetuksi viraston uudistunutta hankintatoimen mallia, jonka tukipilareita ovat sähköisen kilpailutuksen järjestelmä, Cloudia, ja sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu. Hankintakoordinaattori Rosholmin mukaan suurimmat haasteet hankintojen kehittämisen polulla ovat liittyneet Handi-palvelun toimittajahallintaan ja toimittajayhteistyöhön.

– Laskujen viitteiden ja sopimusnumeroiden automaattiseen kohdistukseen virastossa on tehty paljon töitä ja työ on tuottanut tulosta. Hankinnat virastossamme kulkevat kuin juna raiteillaan. Seuraavaksi tavoitteenamme on kasvattaa laskujen käsittelyn automaatioastetta noin 20 prosentista, jolloin 50 prosenttia laskuistamme menisi automaattisesti maksuun, Rosholm sanoo määrätietoisesti.

Viraston hankinnat osa valtion hankintatoimen isoa kuvaa

Suomessa julkinen sektori tekee hankintoja vuosittain noin 35 miljardilla eurolla. Julkisilla hankinnoilla voidaan edistää yhteiskunnallisia tavoitteita eri toimintamalleja hyödyntäen. Puhuttiinpa hankintatoimesta valtionhallinnon tai viraston tasolla, menetelmissä keskeistä on riskin hallinta ja avoin, tasapuolinen sekä huolellisesti dokumentoitu markkinavuoropuhelu.

– Olemme tyytyväisiä kehitystyömme tuloksiin, hankintojen keskittämiseen ja hankintaprosessin vastuiden kirkastamiseen. Viraston lisäksi hankintatoimintaa pitää tulevaisuudessa kehittää entistä tiiviimmin budjetointiprosessin yhteyteen myös valtionhallinnon tasolla, Kiiski muistuttaa.

 

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Hankinnoista ei kannata tehdä tiedettä, vaan sopeuttaa hankintatoiminnan ohjeistus viraston luonteen mukaan. Näin hankintatoimen kokonaisuudesta voidaan tehdä helpommin ymmärrettävää hankintoja tekeville virkamiehille.
  • Seurantakohdemallin tarkastelu Handi-toimintamallia vasten auttaa hankintatoimen tilannekuvan ylläpitämisessä. Samalla se kannustaa automaation laajempaan hyödyntämiseen, kun ostolaskut menevät suoraan maksuun.
  • Hankintojen keskittäminen yhden luukun periaatteen keinoin lisää tehokkuutta. Organisaatiossa muutamalla ihmisellä on vankka asiantuntemus hankinnoista ja kilpailutukset voidaan hoitaa keskitetysti.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

Hankintaosaaminen uudelle vuosikymmenelle

Vuoden ensimmäisen Handi-työpajan aiheena oli koulutukset. HAUSin tulevaisuuden suunnitelmien lisäksi työpajassa tutustuttiin selvitykseen ostolaskujen tuottavuuden tasosta. Ryhmätöissä kartoitettiin hankintatoimen osaamisen kehittämisen tarpeita.

Maailman parhaan julkisen hallinnon kehittäminen on HAUSin uuden strategian tärkein tavoite ja tulevaisuuden visio. Julkishallinnon ilmiöt ohjaavat tulevaisuuden oppimista ja koulutustarpeita. Hankintatoimen osaamisen kehittäminen julkishallinnossa jatkuu ja keväällä 2020 järjestetään hankintatoimen perus- ja jatkokurssit. Monia hankintatoimeen liittyviä koulutuksia löytyy myös eOppivasta.

Tietoisuus, kyvykkyys ja tahto luovat onnistumisia ostoissa

Tilauksesta maksuun -prosessin tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa virastoille paremman kontrollin, läpinäkyvyyden, noudatettavuuden, luotettavuuden, säästöjen realisoinnin ja prosessitehokkuuden kautta. Prosessin onnistuminen riippuu pitkälti siitä, kuinka tarkasti virastoissa noudatetaan sisäisiä sääntöjä ja prosesseja. Tavoitteiden saavuttaminen toki vaatii myös sitä, että toimittajat seuraavat uuden toimintamallin käytäntöjä. Sen vuoksi toimittajille kohdennettu muutosviestintä lieneekin avain onnistuneeseen muutokseen.

Syksyllä 2019 toteutetun selvityksen mukaan tuottavuuden nousun kannalta ratkaisevia asioita ovat:

  • Tietoisuus uudesta ostopolitiikasta (eri sidosryhmät, kuten sisäiset käyttäjät, ostajat, toimittajat)
  • Kyvykkyys toimia uusien ohjeiden mukaan
  • Tahto toimia uusien toimintamallien ja prosessien mukaan

Vaikka automaatioasteen kasvattaminen onkin monen viraston tavoitteena, sen ei tulisi ohjata toimintaa. Tilauksesta maksuun -prosessin tulisi perustua tarkoituksenmukaisuuteen. Järkevästi suunnitellun toiminnan tulisi johtaa tehokkuuteen ja optimaaliseen automaatioasteeseen.

Ajankohtaiset kuulumiset Handi-palvelusta

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista. Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Joulukuun aikana Handi-palvelussa käsiteltiin ennätysmäärä, yhteensä 59 733 laskua.

Vuoden 2019 aikana Handi-palvelun käyttöönotto toteutettiin kaiken kaikkiaan 43 kirjanpitoyksikölle. Tuotannossa on nyt yhteensä 61 kirjanpitoyksikköä. Viimeinen käyttöönottoerä, johon kuuluu kolme virastoa, siirtyy Handi-palveluun helmikuun alussa. Vuodenvaihteessa ilmenneiden ongelmien taklaamiseksi palveluympäristön seurantaa jatketaan yhteistyössä Handi-järjestelmän toimittajan kanssa, jotta palvelun tuotantoympäristön vakaus ja suorituskyky voidaan varmistaa tulevaisuudessa.

 

Joulukuussa automaatioastettaan nostivat merkittävästi muun muassa Poliisiammattikorkeakoulu (26,22%), TEM (25,6%), Ulosottolaitos (24,35%) ja Museovirasto (15,4%).
Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen

Monivirastorakenne vaatii ja palkitsee

”Hyödyt, joita toimintatapamuutoksesta saadaan, ovat virastotasolla ansaittuja. Oikeusministeriö voi tukea, tiedottaa ja kouluttaa, mutta suurin työ tehdään käytännön tasolla”, Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen muistuttavat.

Sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu, otettiin käyttöön oikeusministeriön kirjanpitoyksikössä marraskuussa 2019. Ministeriön Handi-asiantuntijat kertovat muutoksen johtamisesta ja palvelun käyttöönoton kokemuksista. Millaisia hyviä käytäntöjä oikeusministeriön kirjanpitoyksiköstä vinkataan muille virastoille?

Suunnitteluvaiheessa oikeusministeriössä oltiin hiukan huolestuneita, ymmärtävätkö Palkeet ja Valtiokonttori oikeusministeriön kirjanpitoyksikön moniulotteisen virastorakenteen ja sen tuomat erityistarpeet. Handi-palvelun käyttöönotossa projektipäällikkönä työskentelevän Sanna Ryhäsen mukaan suurimpana haasteena on ollut löytää monenkirjavaa virastorakennetta tukevia ratkaisuja ja suunnitella virastojen kanssa kehittyvän järjestelmän käyttöönottoa.

– Handi-palvelun käyttöönotto on sujunut helpommin ja positiivisemmin kuin ajattelimme. Olen kuulostellut rasahtaako jossain jotakin, mutta mitään ei ole kuulunut. Se kertoo, että kaikki on sujunut toistaiseksi hyvin, osastopäällikkö Tapio Laamanen sanoo tyytyväisenä.

Handi-hankkeen aikana oikeusministeriön kirjanpitoyksikköön kuuluivat ministeriön lisäksi tuomioistuimet, oikeusapu- ja edunvalvontapiirit sekä ministeriön yhteydessä toimivat viranomaiset, yhteensä 50 itsenäistä virastoa. Oman mausteensa Handi-palvelun käyttöönottoon on tuonut vuodenvaihteessa tapahtunut muutos, jossa tuomioistuinlaitos irtautui omaksi kirjanpitoyksikökseen Tuomioistuinviraston perustamisen myötä.

– Tuomioistuinvirasto aloitti toimintansa vuoden 2020 alussa, ja toiseen Handi-organisaatioon siirtyminen on hidastanut Handi-toimintamallin siirtymistä käytäntöön, vaikka itse Handi-palvelu otettiinkin tuomioistuimissa käyttöön jo vuonna 2019, Ryhänen tarkentaa.

Muutos on kameleontti, jonka viestintä kesyttää

Monivirastomallissa tiedottaminen ja viestintä koetaan usein haastavana – miten saada välitettyä vastaanottajalle merkityksellistä tietoa oikea-aikaisesti. Handi-tilausjärjestelmään jatkuvasti tehtävä kehitystyö on lyhentänyt ohjeiden laatimisen ja suunnittelun aikajännettä. Oikeusministeriön kirjanpitoyksikössä jokaisesta virastosta koulutettiin yksi Handi-avainhenkilö, jonka tehtävänä oli jalkauttaa uusi toimintamalli omaan organisaatioonsa.

Lisäksi muutosjohtamisen avuksi otettiin Handin käyttöön siirryttäessä viikoittaiset VirastoSkype-kokoukset, joita voisikin kuvailla osallistavan muutosviestinnän käännekohdaksi.

– Viikoittaisissa kokouksissa hallinnonalan virastot voivat esittää kysymyksiä Handi-palvelun käytöstä ja toimintatavoista. Skype on perinteistä tiedotetta keskustelevampi kanava kertoa ministeriön tai Palkeiden esiin nostamista aiheista. Toimintamalli on todettu ministeriössä ja virastoissa erittäin toimivaksi, Ryhänen kertoo.

Laaja virastorakenne tarkoittaa erilaisia toimintamalleja, myös saman sektorin sisällä toimintatavat voivat erota paljonkin toisistaan. Onnistuneen muutoksen johtaminen on vaatinut hankintatoimen kokonaisuuden ja virastojen toimintatapojen ymmärtämistä, resurssien ja työn suunnittelua sekä virastojen toiminnan ennakkoluulotonta kehittämistä.

Ei pelkkä järjestelmämuutos, vaan muutos toimintatavoissa

Jotta oikeusministeriön hallinnonalan virastot saatiin sitoutettua muutokseen, Palkeet, Valtiokonttori ja Hansel järjestivät yhteistyössä oikeusministeriön kanssa tilaamisen työpajoja. Tilaamisen prosesseihin valmentava koulutus lisäsi virastojen ymmärrystä Handi-palvelussa tilaamisesta ja siitä, ettei Handi ole vain järjestelmän käyttöönotto, vaan se edellyttää toimintatapojen muutoksia virastoissa.

– Työpajoihin osallistui virastojen hankintatoimen kehittäjän lisäksi esimerkiksi ostolaskuja tai tilauksia työssään käsittelevä asiantuntija. Työpajoissa esiteltiin Handi-palvelun tilaustapoja. Kävimme myös läpi virastojen omia hankintoja, joiden kautta pohdimme, miten virastot voisivat valmistautua Handi-palvelun käyttöönottoon, Ryhänen kertoo.

Hankintatoimi matkalla reaaliaikatalouteen

Valtionhallintotasolla tavoitellaan yhdenmukaisempia hankintatoimen käytäntöjä ja korkeampaa hankintatoimen automaatioastetta. Automaatioaste kuvaa Handi-palvelusta kirjanpitoyksikkötasolla saatavaa tietoa automaattisesti käsitellyistä ostolaskuista ja menotositteista. Valtion konsernitason tavoitteena on saavuttaa 50 prosentin automaatioaste vuoden 2020 loppuun mennessä.

– Oikeusministeriössä hankintatoimen horisontissa häämöttävät toimintatapamuutoksen tuomat tuottavuushyödyt, jotka pyritään saavuttamaan tavoitteellisella toiminnalla. Työn konkreettisia vaikutuksia seurataan tarkalla otteella esimerkiksi automaatioasteen muodossa, Laamanen kuvailee.

Oikeusministeriössä ja hallinnonalalla on tunnistettu tarve ottaa hankintatoimen kehittäminen vahvemmin ohjaukseen. Kehittämisnäkökulman painottaminen yhdessä ministeriön ja hallinnonalan virastojen roolien kirkastamisen kanssa mahdollistanee tulevaisuudessa hankintatoimen reaaliaikaisen tulevaisuuden.

– Hankintatoimessa on tehty valtionhallintotasolla konkreettisia toimia, kuten toimittajamäärien vähentämistä ja maksukorttien laajemman käytön lisäämistä. Paljon täytyy töitä jatkossakin tehdä, jotta pääsemme lähemmäs yhteisiä toimintamalleja sekä yhtenäisiä budjetointi- ja kirjaamiskäytäntöjä, Ryhänen päättää.

 

Oikeusministeriö vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Viestintäkanavana ja uuden palvelun käyttöönoton tukena viikoittaiset VirastoSkype-kokoukset, joihin virastoilta kerätään kysymyksiä kyselytyökalulla etukäteen.
  • Hankkeen alussa pidettiin tilaamisen työpajoja, joihin osallistui viraston hankintatoimen kehittämisestä vastaava henkilö ja käytännöntasolla työtä tekevä, esimerkiksi tilauksia ja ostoja käsittelevä asiantuntija.
  • Käyttöönoton valmistelussa virastoille tuotettiin viraston kirjanpitoraportin avulla kokonaiskuva viraston tekemistä hankinnoista. Tilastotaulukkotiedon avulla virastot pystyivät helpommin arvioimaan kehitettäviä asioita ja suunnittelemaan siirtymää Handi-palveluun.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

Tero Meltti

Kiitos sinulle ja leppoisaa joulua!

Ohjelmajohtaja Tero Meltin mukaan Handi-ohjelmassa on onnistuttu luomaan hyvä, kannustava ja toisia tukeva ilmapiiri.

Handissa on ollut tavoitteena laaja toimintatapamuutos, jossa koko hankintojen prosessi uudistetaan päästä päähän ja käyttöön otetaan uusia toimintaa tukevia tietojärjestelmiä. Työntäyteisen vuoden jälkeen on hyvä päästä rauhoittumaan jouluksi.

Tämän viikon tiistaiaamuna oli vuoden viimeinen Handi-työpaja. Tarjolla oli perinteistä joulupuuroa banaaninlehtilautasilta. Tuttu puheensorina oli valloillaan.

Joulupuurokeskusteluissa toistuivat samankaltaiset teemat. Keneltä voisi saada vinkkiä johonkin itseä askarruttavaan asiaan, entä miten omassa organisaatiossa on onnistuttu ratkaisemaan jokin ongelma? Puuron äärellä tutustutettiin myös vasta mukaan hypänneitä ihmisiä vanhoihin tuttuihin.

Havahduin huomaamaan jälleen sen, miten tärkeitä olemme ihmisinä toisillemme. Toisaalta hyvätkin tavoitteet jäävät toteutumatta ilman tekoja.

Oman kokemukseni mukaan Handi-ohjelmassa on onnistuttu luomaan hyvä, kannustava ja toisia tukeva ilmapiiri, jossa erilaisista taustoista ja rooleista tulevat ihmiset toimivat yhdessä ja katsovat samaan suuntaan. Matkan varrella on ollut myös vaikeaa. Eteen on tullut oikean elämän ongelmia, joita rikkain mielikuvituskaan ei olisi pystynyt keksimään. Kaikesta on kuitenkin selvitty ja olemme onnistuneet löytämään aina ratkaisuja.

Tulemme alkuvuodesta tapaamaan vielä kaikki ohjelman toteutukseen osallistuneet ihmiset valtion organisaatioissa. Pääpaino tapaamisissa on ohjelman toteutuksen arvioinnissa. Luonnollisesti haluamme varmistaa myös Handi-ohjelman myötä alkaneen toimintamallimuutoksen jatkumisen.

Kiitos sinulle tästäkin vuodesta ja vuonna 2020 nähdään!

Kirjoittaja: ohjelmajohtaja Tero Meltti, valtiovarainministeriö

Tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä

Julkisen hallinnon digitalisaatiolla yhteinen suunta Euroopassa

Tanskan hanke digitaalisesta hankintaprosessista sai aikaan vilkasta keskustelua osallistujien kesken.

Hankintaprosesseista halutaan tehdä digitaalisia. Pohjoismaiden ja Baltian maiden yhteisen verkoston tarkoituksena on luoda edellytyksiä rajat ylittäville digitaalisille markkinoille ja muodostaa yhteisiä kehittämislinjauksia kansallisen päätöksenteon tueksi. Pohjoismaiden neuvoston alainen hankintaverkosto kokoontui tällä kertaa Tallinnassa 26.-27.11.

Euroopan unionin (EU) tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki julkiset hankinnat voidaan hoitaa sähköisesti tarjouspyynnöistä laskutukseen yhtenäisten menettelytapojen mukaisesti. Hankintaprosessin digitalisointiin pureuduttiinkin ensimmäisenä kokouspäivänä Tanskan esimerkin kautta.

Tanskassa on käynnistynyt hanke tilauksien ja katalogien sähköistämiseksi. Hankkeen tavoitteena on edistää ostolaskujen käsittelyn automatisointia ja saavuttaa sitä kautta merkittäviä kustannushyötyjä. Tietyissä hankintakategorioissa laki tulee jatkossa edellyttämään, että julkisiin hankintoihin liittyvät tilaukset ja katalogit laaditaan sähköisessä PEPPOL-formaatissa.

Samalla Tanska siirtyy vaiheittain PEPPOL-formaatin käyttöön myös verkkolaskuissa. PEPPOL (Pan European Public eProcurement On-Line) on eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien välittämiseen. Muissa maissa lakisääteistä velvoitetta standardimuotoisten tilaus- ja katalogisanomien toimittamiseen julkisissa hankinnoissa ei ole vielä suunniteltu.

Tieto tehokkaammin käyttöön

Kokouksen toisena päivänä aiheena oli yhden kerran -periaate (once only). Se tarkoittaa, ettei kansalaiselta kysytä samaa tietoa kuin kerran, jos se on jo jossain julkisen hallinnon rekisterissä. Yhden kerran -periaate on Suomessakin yksi digitalisoinnin perusteista. Eri rekistereitä hyödynnetäänkin Suomessa sujuvasti yli organisaatiorajojen.

Työpajaa pohjusti Viron esimerkki kansallisesta hankinta-alustasta, jonka kautta tehdään 96 prosenttia koko julkisen sektorin hankinnoista. Virossa yhden kerran -periaatetta hyödynnetään muun muassa hankintoihin osallistuvien tarjoajien rikosrekisteri- ja verotietojen tarkastamisessa, jolloin kansallisista rekistereistä siirtyy automaattisesti tietoa hankinta-alustaan. Suomessa ja monissa muissa maissa tarjoajat joutuvat vielä hankkimaan ja toimittamaan rikosrekisteritiedot itse.

Toisena päivänä keskusteltiin myös Open PEPPOLin käynnistämästä projektista, jonka tavoitteena on laatia yhteinen katalogimalli. Sitä voitaisiin jatkossa hyödyntää standardoinnin pohjana. Kokouksessa sovittiinkin, että verkoston jäsenet voivat toimia viiteryhmänä ja tukea ryhmän työskentelyä.

Seuraavan kerran hankintaverkosto kokoontuu virtuaalisesti joulukuun puolivälissä, jolloin päätetään muun muassa ensi vuoden toimintasuunnitelmasta.

Lisätietoja:
Ville Hänninen, puh. 050 464 9517, ville.hanninen(at)valtiokonttori.fi

Seitsemän painopistettä ruotsalaisen hankintatoimen kehittämisessä.
Ruotsalaisen hankintatoimen kehittämisessä on seitsemän painopistettä.