Hankintaosaaminen uudelle vuosikymmenelle

Vuoden ensimmäisen Handi-työpajan aiheena oli koulutukset. HAUSin tulevaisuuden suunnitelmien lisäksi työpajassa tutustuttiin selvitykseen ostolaskujen tuottavuuden tasosta. Ryhmätöissä kartoitettiin hankintatoimen osaamisen kehittämisen tarpeita.

Maailman parhaan julkisen hallinnon kehittäminen on HAUSin uuden strategian tärkein tavoite ja tulevaisuuden visio. Julkishallinnon ilmiöt ohjaavat tulevaisuuden oppimista ja koulutustarpeita. Hankintatoimen osaamisen kehittäminen julkishallinnossa jatkuu ja keväällä 2020 järjestetään hankintatoimen perus- ja jatkokurssit. Monia hankintatoimeen liittyviä koulutuksia löytyy myös eOppivasta.

Tietoisuus, kyvykkyys ja tahto luovat onnistumisia ostoissa

Tilauksesta maksuun -prosessin tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa virastoille paremman kontrollin, läpinäkyvyyden, noudatettavuuden, luotettavuuden, säästöjen realisoinnin ja prosessitehokkuuden kautta. Prosessin onnistuminen riippuu pitkälti siitä, kuinka tarkasti virastoissa noudatetaan sisäisiä sääntöjä ja prosesseja. Tavoitteiden saavuttaminen toki vaatii myös sitä, että toimittajat seuraavat uuden toimintamallin käytäntöjä. Sen vuoksi toimittajille kohdennettu muutosviestintä lieneekin avain onnistuneeseen muutokseen.

Syksyllä 2019 toteutetun selvityksen mukaan tuottavuuden nousun kannalta ratkaisevia asioita ovat:

  • Tietoisuus uudesta ostopolitiikasta (eri sidosryhmät, kuten sisäiset käyttäjät, ostajat, toimittajat)
  • Kyvykkyys toimia uusien ohjeiden mukaan
  • Tahto toimia uusien toimintamallien ja prosessien mukaan

Vaikka automaatioasteen kasvattaminen onkin monen viraston tavoitteena, sen ei tulisi ohjata toimintaa. Tilauksesta maksuun -prosessin tulisi perustua tarkoituksenmukaisuuteen. Järkevästi suunnitellun toiminnan tulisi johtaa tehokkuuteen ja optimaaliseen automaatioasteeseen.

Ajankohtaiset kuulumiset Handi-palvelusta

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista. Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Joulukuun aikana Handi-palvelussa käsiteltiin ennätysmäärä, yhteensä 59 733 laskua.

Vuoden 2019 aikana Handi-palvelun käyttöönotto toteutettiin kaiken kaikkiaan 43 kirjanpitoyksikölle. Tuotannossa on nyt yhteensä 61 kirjanpitoyksikköä. Viimeinen käyttöönottoerä, johon kuuluu kolme virastoa, siirtyy Handi-palveluun helmikuun alussa. Vuodenvaihteessa ilmenneiden ongelmien taklaamiseksi palveluympäristön seurantaa jatketaan yhteistyössä Handi-järjestelmän toimittajan kanssa, jotta palvelun tuotantoympäristön vakaus ja suorituskyky voidaan varmistaa tulevaisuudessa.

 

Joulukuussa automaatioastettaan nostivat merkittävästi muun muassa Poliisiammattikorkeakoulu (26,22%), TEM (25,6%), Ulosottolaitos (24,35%) ja Museovirasto (15,4%).
thought_bild

Joulukuun Handi-työpaja 17.12.

Vuoden viimeinen Handi-työpaja pidetään ensi viikon tiistaina 17.12. Työpaja alkaa varsinaisella asiasisällöllä vasta klo 9.30. Ennen sitä on aika kokoontua nauttimaan yhteisestä joulupuurosta, jota tarjoillaan klo 9.00 lähtien.

Työpajan alussa käydään läpi Handi-palvelun tilannetta. Sen jälkeen ohjelmassa on esitys uudesta vuodenvaihteessa käyttöönotettavasta Hilmasta – mikä muuttuu vai muuttuuko mikään ja mitä suunnitelmia on jatkokehittämisen osalta? Työpajassa käydään läpi myös alkuvuodesta toteutettavien virastokierrosten suunnitelmia, agendaa, ennakkotehtäviä ja niihin valmistautumista.

Näiden lisäksi puretaan auki tuloksia tuoreesta hankintatoimen kyselystä, johon toivottavasti mahdollisimman moni teistä on jo vastannut. Valtiokonttorin on tärkeää saada tietoonsa teidän toiveitanne Handi-ohjelman jälkeisestä työskentelystä – mihin tulisi panostaa ja miten hankintatoimea kehitetään jatkossa?

Tervetuloa mukaan!

Ilmoittautuminen työpajaan viimeistään 13.12.2019

Työpajan ohjelma

9.00 – 9.30              Joulupuuroa tarjolla

9.30 – 10.00           Ajankohtaiset asiat ja Handi-palvelun katsaus

10.00 – 10.45         Hilma 2.0

10.45 – 11.00         Tulevat virastokierrokset

11.00 – 11.45         Hankkeen jälkeinen työskentely/Palautekysely työpajoista ja toiveet Handi-ohjelman jälkeiselle toiminnalle

Tilaisuus on tarkoitettu Handi-hankkeen asiantuntijoille osallistujavirastojen hankintatoimesta, taloushallinnosta ja johdosta. Työpaja pidetään tuttuun tapaan Pajassa (Mariankatu 9, Helsinki). Tilaisuus on työpaja, joten paikan päälle mahtuu enintään 60 henkilöä.

Osallistuminen on mahdollista myös etänä. Etäosallistujille lähetetään erillinen kalenterikutsu, jossa on etäosallistumisen linkki ja ohjeet. Edellisen työpajan tallenteet löytyvät materiaalipankista ja aineistot valtionhallinnon sisäisestä Handi-tiimeristä.

Lisätietoja:

ohjelmapäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori, seija.friman(at)valtiokonttori.fi

assistentti Marianne Savinen, valtiovarainministeriö, marianne.savinen(at)vm.fi

thought_bild

Marraskuun Handi-työpaja lähestyy

Reilu viikon päästä on jälleen aika kokoontua Handi-työpajaan kuulemaan, mitä hankintatoimen kehittämisessä tapahtuu. Maraskuun työpaja järjestetään maanantaina 25.11.2019 klo 13-16. Työpajassa tutustutaan poliisin hankintojen keskittämisen selvityshankkeeseen, keskustellaan prosessikuvauksista ja tehdään ryhmätyötä sopimushallintaan liittyen.

Mitä Poliisihallituksessa on tehty hankintatoimen kehittämisen osalta? Poliisin materiaalikeskuksen materiaalipäällikkö Heli Rajaniemi kertoo poliisin hankintojen keskittämisen selvityshankkeesta. Poliisilla on saatu sen myötä aikaiseksi hienoja tuloksia, joista työpajassa on mahdollista päästä kuulemaan tarkemmin.

Toinen mielenkiintoinen ja ihan käytännössä hyödynnettävä esillä oleva asia on prosessikuvaukset. Alun perin ministeriöille laaditut Handi-palvelun tilaamista ja sopimuskohdistusta sekä muita laskujen automaatiokeinoja kuvaavat prosessikuvaukset on nyt laadittu sellaiseen muotoon, että ne ovat käytettävissä myös muissa kirjanpitoyksiköissä. Muokkaukset on tehnyt Tuula Risikko Hanselilta, ja esittelemään ne tulee Sanna Viljamaa Hanselilta. Tässä yhteydessä on hyvä keskustella eri keinoista ja kysyä kaikki mahdolliset mieltä askarruttavat asiat, jotta jokainen voi prosessikuvausten perusteella edetä oman virastonsa ostolaskujen ja tilausten kanssa.

Kolmas aihe on puolestaan sopimushallinta. Ville Hänninen Valtiokonttorista avaa sopimuksenhallinnasta toteutetun kyselyn tuloksia. Työpajan lopuksi käydään käsiksi sopimushallinnan toimintamalliin ryhmätöiden avulla. Olisi erittäin suotavaa ja tärkeää, että mahdollisimman moni voisi osallistua tähän ryhmätyöhön ja antaa oman panoksensa toimintamalliin ja samalla viitoittaa tietä eteenpäin.

Näiden aiheiden lisäksi vakioasiana tietysti Kati Siikosen Handi-palvelun tilannekatsaus.

Tervetuloa mukaan!

Ilmoittautuminen työpajaan viimeistään 20.11.2019

Työpajan alustava ohjelma:

13.00 – 13.10    Tervetuloa ja tilaisuuden ohjelma, Seija Friman, Valtiokonttori

13.10 – 13.40    Case: Hankintojen valtakunnallisen keskittämisen selvittämishanke,  materiaalipäällikkö Heli Rajaniemi, POHA/Poliisin materiaalikeskus

13.40 – 14.10    Tilaaminen ja sopimuskohdistus -prosessikuvaukset, kehittämispäällikkö Sanna Viljamaa, Hansel

14.10 – 14.30    Handi-palvelun tilannekatsaus, Kati Siikonen, Palkeet

14.30 – 14.50    Kahvitauko

14.50 – 15.10    Selvitys sopimushallinnan toimintamallista, Ville Hänninen, Valtiokonttori

15.10 – 15.30    Ryhmätyö sopimushallinnasta – ohjeistus, Ville Hänninen

15.30 – 15.45    Ryhmätyön purku

Tilaisuus on tarkoitettu Handi-hankkeen asiantuntijoille osallistujavirastojen hankintatoimesta, taloushallinnosta ja johdosta. Työpaja pidetään tuttuun tapaan Pajassa (Mariankatu 9, Helsinki). Tilaisuus on työpaja, joten paikan päälle mahtuu enintään 60 henkilöä.

Osallistuminen on mahdollista myös etänä. Etäosallistujille lähetetään erillinen kalenterikutsu, jossa on etäosallistumisen linkki ja ohjeet. Edellisen työpajan tallenteet löytyvät materiaalipankista ja aineistot valtionhallinnon sisäisestä Handi-tiimeristä.

Lisätietoja:

Marianne Savinen, marianne.savinen(at)vm.fi