Kati Siikonen, Palkeet

Herkkä – en ny produktionsmiljö för hantering och arkivering av HR-information

Förändringen berör alla budgetstatens bokföringsenheter, påminner Kati Siikonen från Palkeet.

Tjänsten Herkkä ska ersätta de system och produktionsmiljöer som tidigare använts för återvinning av löneförteckningar. Herkkä tas i bruk inom alla statens bokföringsenheter hösten 2020. Hur kommer ibruktagandet av Herkkä att påverka Palkeets serviceproduktion och kundfakturering?

Återvinningen av löneförteckningar överförs år 2020 till en separat digital produktionsmiljö, där löneförteckningarna återvinns och övriga verifikat som omfattas av arkiveringsskyldighet arkiveras. Namnet Herkkä lanserades ursprungligen av Palkeets teknologidirektör Juha Koljonen. Namnet utgick från talspråket, och alla talar nu om Herkkä.

– Staten har en del tjänsteuppdrag där befattningsbenämningen eller platsen för utförandet av uppdraget är sekretessbelagd. Vi konstaterade att dessa uppgifter inte kan behandlas i en molntjänst utanför Finlands gränser, säger Kati Siikonen, projektchef för tjänsten Handi inom Palkeet.

Känsligt HR-material får ett nytt hem

Statsförvaltningen använde tidigare systemet Rondo för återvinning och arkivering av dokument. Under Handi-programmet förnyades de digitala beställningarna och hanteringen av fakturor, varvid Rondo ersattes av tjänsten Handi. För närvarande hanteras alla ekonomiförvaltningens och upphandlingsväsendets dokument i Handi.

– Man beslöt att separera återvinningen av löneförteckningar från Handi-tjänstens lösningshelhet, och för detta ändamål byggs en gemensam produktionsmiljö för alla ämbetsverk i Valtori-tjänsten, preciserar Siikonen.

Budgetförordningen förutsätter att alla kostnader samt utgifter och arvoden som betalas till löntagarnas konton granskas och godkänns. Löneutbetalnings- och löneräkningsprocessen är en egen process inom personaladministrationen, och som en del av den skapas ett dokument över lönekörningarna som kallas löneförteckning. För att skyldigheten enligt budgetförordningen ska uppfyllas skickas löneförteckningarna från Palkeets serviceproduktion till ämbetsverkens ansvarspersoner för granskning och godkännande.

Hos löne- och personaladministrationen finns dokument som tolkas som en del av bokföringens verifikatmaterial. De omfattas därför av arkiveringsskyldighet på samma sätt som inköpsfakturor och bokföringsrapporter inom ekonomiförvaltningen. För dokumenten gäller dessutom olika förvaringstider beroende på dokumentklass, och de får endast hanteras av tjänstemän som utnämnts för uppgiften.

Genomförandet av Herkkä-lösningen påverkar ämbetsverkens vardag tillfälligt

Ibruktagandet av Herkkä har två skeden. Enligt Palkeet kommer processen inte att medföra någon stor arbetsbörda för ämbetsverken, eftersom byggandet av systemmiljön under våren 2020 i stort sett inte kommer att påverka ämbetsverkens vardag. Det kommer dock att ske ett driftsavbrott i det gamla Rondo-systemet när det gamla verifikatmaterialet för bokföringen konverteras för den nya lösningen.

– Det är bra om ämbetsverken är beredda på det här. När överföringen av data till det nya systemet börjar får de gamla systemen inte användas, för att arkiveringskonverteringen ska kunna genomföras. Rondo-användarna kommer också att få anvisningar för ett tillfälligt förfarande för återvinning av löneförteckningar.

Herkkä-servicemiljön förverkligas enligt samma principer som det tidigare ibruktagandet av Handi-tjänsten – i samarbete med ämbetsverken.

– Rollerna och användarbehörigheterna inom godkännandet och granskningen av löneförteckningar kommer att avtalas i samarbete med ämbetsverken. Samtidigt tilldelas en viss person rätten att bläddra i gammalt verifikatmaterial, berättar Siikonen.

Den tjänstemiljö som Herkkä-lösningen kräver ska skapas i Valtori inom april. Palkeet kommer under de närmaste veckorna att ge de ämbetsverk som använder Rondo anvisningar för ibruktagandet av det tillfälliga förfarandet.

Herkkä i korthet:

  • Det nya servicesystemet Herkkä och en gemensam produktionsmiljö för återvinning av löneförteckningar tas i bruk vid sidan av Handi-tjänsten
  • Förändringen berör alla budgetstatens bokföringsenheter
  • Rondo-användarna får en tillfällig modell för godkännandeåtervinning av löneförteckningar mellan Palkeet och ämbetsverken
  • Alla material ska bort ur det gamla systemet före slutet av augusti, då Rondo-servermiljön börjar köras ner och tas ut bruk.

Mer information:
Projektchef för Handi-tjänsten Kati Siikonen, tfn 029562192, kati.siikonen(at)palkeet.fi

Kati Siikonen, Palkeet

Herkkä – HR-tietojen käsittelyn ja arkistoinnin uusi tuotantoympäristö

Kati Siikonen
Muutos koskee kaikkia budjettivaltion kirjapitoyksiköitä, muistuttaa Kati Siikonen Palkeista.

Herkkä-palvelu tulee korvaamaan palkkaluetteloiden kierrätykseen aiemmin käytössä olleet järjestelmät ja tuotantoympäristöt. Herkkä-ratkaisu otetaan käyttöön valtion kaikissa kirjanpitoyksiköissä syksyllä 2020. Miten Herkkä-ratkaisun käyttöönotto tulee vaikuttamaan Palkeiden palvelutuotantoon ja asiakaslaskutukseen?

Palkkaluetteloiden kierrätys siirtyy vuonna 2020 omaan erilliseen sähköiseen tuotantoympäristöönsä, jossa kierrätetään palkkaluettelot ja arkistoidaan arkistovelvoitteen alla olevat muut tositteet. Herkkä-nimen lanseerasi alun perin Palkeiden teknologiajohtaja Juha Koljonen. Nimi lähti elämään puhekielessä ja kaikki puhuvat nyt Herkästä.

– Valtiolla on jonkin verran virkatehtäviä, joiden tehtävänimike tai virkatehtävän suorituspaikka ovat salassa pidettävä. Totesimme, ettei näitä tietoja voi käsitellä Suomen rajojen ulkopuolella sijaitsevassa pilvipalvelussa, Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen Palkeista sanoo.

Henkilöstöpuolen arkaluonteiset materiaalit saavat uuden kodin

Valtionhallinnossa on aikaisemmin ollut käytössä asiakirjojen kierrätys ja arkistointijärjestelmä Rondo. Handi-ohjelman aikana sähköinen tilaaminen ja laskujenkäsittely uudistettiin, jolloin Rondo korvattiin Handi-palvelulla. Tällä hetkellä kaikki taloushallinnon ja hankintatoimen dokumentit käsitellään Handi-palvelussa.

– Palkkaluetteloiden kierrätys päätettiin irrottaa Handi-palvelun ratkaisukokonaisuudesta ja sitä varten rakennetaan erillinen kaikille virastoille yhteinen tuotantoympäristö Valtorin käyttöpalveluun, Siikonen tarkentaa.

Talousarvioasetus edellyttää, että kaikki menot ja palkansaajien tileille maksettavat palkat ja palkkiot asiatarkastetaan ja hyväksytään. Palkanmaksu- ja laskentaprosessi on oma henkilöstöhallinnon prosessi, jonka osana palkka-ajoista muodostetaan dokumentti nimeltään palkkaluettelo. Jotta talousarvioasetuksen velvoite täyttyisi, palkkaluettelot lähetetään Palkeiden palvelutuotannosta virastojen vastuuhenkilöille tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi.

Palkka- ja henkilöstöhallinnon puolella on asiakirjoja, jotka tulkitaan osaksi kirjanpidon tositeaineistoa. Sen vuoksi niihin pätee arkistointivelvoite vastaavalla tavalla kuin taloushallinnon puolella ostolaskuihin ja kirjanpidon raportteihin. Dokumenteilla on lisäksi asiakirjaluokkakohtaiset säilytysajat ja niitä saavat käsitellä vain tehtävään nimetyt virkamiehet.

Herkkä-ratkaisun toteutus vaikuttaa virastojen arkeen hetkellisesti

Herkkä-ratkaisun käyttöönotossa on kaksi vaihetta. Isoa työkuormaa ei virastoille ole Palkeiden mukaan tulossa, sillä kevään 2020 aikana toteutettava järjestelmäympäristön rakentaminen ei juurikaan heijastu virastojen arkeen. Vanhaan Rondo-järjestelmään tulee kuitenkin käyttökatko siinä vaiheessa, kun vanhaa kirjanpidon tositearkistoa lähdetään konvertoimaan uuteen ratkaisuun.

– Tähän on hyvä varautua virastoissa. Kun tietojen siirto uuteen järjestelmään alkaa, vanhoissa järjestelmissä ei saa olla käyttöä, jotta arkistointikonversiota pystytään toteuttamaan. Lisäksi Rondo-käyttäjiä tullaan ohjeistamaan väliaikaisesta toimintamallista palkkaluetteloiden kierrätystä varten, Siikonen muistuttaa.

Herkkä-palveluympäristö toteutetaan samojen periaatteiden mukaisesti kuin aiempi käyttöönotto Handi-palvelun puolelle – yhteistyössä virastojen kanssa.

– Roolit palkkaluetteloiden hyväksyntään ja tarkastamiseen sekä käyttövaltuudet tullaan sopimaan virastojen kanssa yhdessä. Samalla määrittelemme myös vanhojen tositearkistojen selailuoikeuksien nimeämisestä tietyille henkilöille, Siikonen sanoo.

Herkkä-ratkaisun edellyttämä käyttöpalveluympäristö on määrä toteuttaa Valtorille huhtikuun loppuun mennessä. Palkeet tulee lähiviikkojen aikana ohjeistamaan Rondoa käyttäviä virastoja väliaikaisen toimintamallin käyttöönotosta.

 

Herkkä-ratkaisu lyhyesti:

  • Handi-palvelun rinnalle uusi Herkkä-palvelujärjestelmä ja yhteinen tuotantoympäristö palkkaluetteloiden kierrätykseen
  • Muutos kaikissa budjettivaltion kirjanpitoyksiköissä
  • Rondo-käyttäjille tulossa väliaikainen toimintamalli palkkaluetteloiden hyväksymiskierrätykseen Palkeiden ja virastojen välillä
  • Kaikki materiaalit pois vanhasta järjestelmästä elokuun loppuun mennessä, jolloin alkaa Rondo-palvelinympäristön alasajo ja Rondo poistuu käytöstä.

 

Lisätietoja:
Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen, puh. 029562192, kati.siikonen(at)palkeet.fi