Sirpa Reunanen-Alatalo

Hankinnat järjestykseen kategoriajohtamisella

Tullin hankintapäällikkö Sirpa Reunanen-Alatalo uskoo hankintatoimen strategiseen kehittämiseen.

Tullin organisaatio uudistettiin ja hankintatoimea lähdettiin kehittämään määrätietoisesti kategoriajohtamisen keinoin. Kun hankintojen kehittäminen perustuu riittävään tietoon sekä sen käsittelyyn ja analysointiin, organisaation tietoaines ja osaaminen saadaan paremmin käyttöön. Tullin hankintatoimessa uskotaan tiedolla johtamiseen.

Työvälineet muuttuivat ja esimiehet vaihtuivat – tulevaisuus oli tuntematon. Tullissa toteutettiin organisaatiouudistus ja samaan aikaan koko hankintatoimen rakenteet muotoiltiin uudelleen. Valtion yhteinen sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä Handi-palvelu otettiin Tullissa käyttöön noin vuosi sitten. Oman mausteensa kokonaisuuteen on tuonut myös hankintojen hyväksyntämallin muutos. Kaikki tämä uudistettiin kerralla.

Edellytykset tiedolla johtamiselle

Ennen Handi-palvelun käyttöönottoa Tullissa oli käytössä tilausten hallinnan järjestelmä Tilha, joka Tullin hankintapäällikön, Sirpa Reunanen-Alatalon, mukaan oli tuttu vihollinen. Handi-palvelun käyttöönotto muutti aiempia käytäntöjä, sillä nyt samassa tietojärjestelmässä ovat sekä hankintapyynnöt että laskut. Se tuo näkyväksi asioita, joita hankinnoista ei aiemmin tiedetty.

– Hankintatoimen tilannekuvan ylläpitäminen helpottuu, kun tilauksista ja sopimuksista irrallaan seikkailevat laskut voidaan paikantaa yhdestä järjestelmästä. Handi-palvelun käytössä olemme kuitenkin vielä matkalla, eikä kaikkia kehittämiskohtia ole vielä pystytty tunnistamaan tai korjaamaan, Reunanen-Alatalo sanoo.

Kategoriat jäsentävät ja ymmärrys kokonaisuudesta kasvaa

Suuri muutoksen aalto on viime vuosien aikana uudistanut Tullin hankintakäytäntöjä. Samaan aikaan Handi-palvelun käyttöönoton kanssa Tullissa tehtiin organisaatiouudistus, jossa tietohallinnon ja materiaalihallinnon hankintaryhmistä yhdistettiin hankinnat-toiminto. Reilun puolentoista vuoden aikana Tullissa on lanseerattu myös hankintakategoria-ajattelua ja kategoriajohtamista.

Organisaatiohierarkian sijaan Tullissa hankinnat on jaettu kolmeen hankintakategoriaan; ICT-hankintoihin, toimitilasidonnaisiin hankintoihin ja toiminnan hankintoihin. Niistä jokaisella on vielä omat alakategoriansa. Ratkaisu jäsentää laajaa ja monimutkaista hankintatoimen kokonaisuutta, jolloin hankintatoimen suunnittelusta ja tilannekuvan ylläpitämisestä tulee helpompaa.

– Kun kaikki hankinnat, sopimukset ja tilaukset sijoitetaan kategorioihin ja niiden alaryhmiin, 60 miljoonan euron arvoisesta hankintatoimesta saadaan rajattua ihmisen kokoinen palanen. Kategoriajohtamisessa olemme alkumetreillä, mutta suunta tuntuu oikealta, Reunanen-Alatalo toteaa.

Esimiehet tukevat ja kaikki osallistuvat

Muutoksen pyyhkäistessä läpi koko organisaation, työntekijät joutuvat työskentelemään epävarmuuden tilassa pitkiäkin aikoja. Hankintatoimen kehittämisen projektissa ohjausryhmällä, johon kuului väkeä Tullin eri osastoilta ja toiminnoista, oli tärkeä tehtävä muutoksen läpiviemisen seurannassa. Myös hankintoja tekevät asiantuntijat otettiin aktiivisesti mukaan kehittämiseen.

– Tullivirkailijat olisi voinut kuitenkin huomioida paremmin. Vaikka Handi-palvelu on valtionhallinnon yhteinen, koulutuksen organisointi oli viraston tehtävä. Siinä menimme harhaan. Paikkaamme edelleen sitä, että emme järjestäneet laajempaa koulutusta ennen käyttöönottoa, vaan annoimme 1 900 virkailijalle vain ohjeet siitä, miten hankintapyyntö tehdään Handi-palveluun, Reunanen-Alatalo kertoo.

Hankinnoista hyötyjä yhteiskunnalle ja kunnille

Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino sekä hallitusohjelman että kuntien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Handi-ohjelma on osaltaan edistänyt hankintatoimen tunnettuutta tekemällä julkisten hankintojen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja yhteistyön aiempaa näkyvämmäksi. Hankintatoimen tulevaisuus näyttääkin 10 vuotta Tullin hankintojen parissa työskennelleen Reunanen-Alatalon kristallipallossa valoisalta ja työntäyteiseltä.

– Jatkamme kategoriajohtamisen kehittämistä, jossa olemme päässeet hyvään alkuun. Kategoriajohtamisesta saatavia hyötyjä ei vielä pystytä mittaamaan, mutta jatkamme määrätietoisesti kategoriajohtamisen kehittämistä, Reunanen-Alatalo sanoo.

Epävarmuuden hallinta edellyttää strategista johtamista

Tulevaisuuteen ja ympäristöön vaikuttavat megatrendit muuttavat organisaatioiden toimintaympäristöä. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset luovat tarpeita ja edellytyksiä hankintatoimen kehittämiselle. Toiminnan globalisoituminen, kilpailun kiristyminen ja sähköisten työvälineiden käytön lisääntyminen vaativat myös hankintatoimelta uudenlaista toimintaympäristön ja toiminnan hallintaa.

Hankintatoimi on muuttumassa kovaa vauhtia operatiivisesta toiminnasta kohti strategisempien kehitystehtävien suuntaa. Hankintatoimen ammattilaisilta vaaditaankin aiempaa monipuolisempaa osaamista, uudenlaisia toimintatapoja ja kriittistä silmää esimerkiksi hankintojen vastuullisuuteen.

– Meillä on Tullissa hyvät raamit ja ammattimainen tekemisen tapa sekä hankintapyyntöjen että kilpailutusten osalta. Tullin monipuoliset hankintatarpeet virkavaatteista tietojärjestelmiin tai esimerkiksi läpivalaisulaitteisiin tekevät hankinnoista monimutkaista ja mielekästä, Reunanen-Alatalo innostuu.

Kokonaisuuden johtaminen

Viisaat hankinnat eivät säästä ainoastaan kustannuksia, vaan luovat lisäarvoa ja tulosta. Valtion hankintatoimen kehittämisessä onkin pohjimmiltaan kysymys siitä, miten hyvin kokonaisuuden johtamisessa onnistutaan valtionhallinnon tasolla.

– Valtionhallinnon hankintatoimen kokonaisuus ja yhteishankinnat ovat murrosvaiheessa. Onko valtionhallinnon hankintatoimen kokonaisuutta ohjaavalla riittävä ymmärrys virastojen toimintakentästä, Reunanen-Alatalo kysyy.

 

Tulli vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Ajatus, jonka mukaan Handi-palvelun käyttäjiä ovat kaikki tullilaiset. Se lisää vastuunottoa, kun jokainen työntekijä pääsee itse hoitamaan oman tilauksensa.
  • Hankintakokonaisuus saa ryhtiä, kun tuotekatalogeja tai integraatioita verkkokauppoihin tehdään vain, jos toimittajan kanssa on tehty sopimus.
  • Yhteistyössä on voimaa – selvitä mahdollisuudet: Hankintojen osalta PTR-yhteistyön tavoitteena on tunnistaa Poliisin, Tullin ja Rajavartiolaitoksen hankintojen osa-alueet, joihin liittyy yhteistyön mahdollisuuksia. Esimerkiksi yhteiskunnan suojaamiseen liittyvien tavaroiden yhteishankinnat, joissa voi soveltaa samaa sopimusta.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

Tero Meltti

Kiitos sinulle ja leppoisaa joulua!

Ohjelmajohtaja Tero Meltin mukaan Handi-ohjelmassa on onnistuttu luomaan hyvä, kannustava ja toisia tukeva ilmapiiri.

Handissa on ollut tavoitteena laaja toimintatapamuutos, jossa koko hankintojen prosessi uudistetaan päästä päähän ja käyttöön otetaan uusia toimintaa tukevia tietojärjestelmiä. Työntäyteisen vuoden jälkeen on hyvä päästä rauhoittumaan jouluksi.

Tämän viikon tiistaiaamuna oli vuoden viimeinen Handi-työpaja. Tarjolla oli perinteistä joulupuuroa banaaninlehtilautasilta. Tuttu puheensorina oli valloillaan.

Joulupuurokeskusteluissa toistuivat samankaltaiset teemat. Keneltä voisi saada vinkkiä johonkin itseä askarruttavaan asiaan, entä miten omassa organisaatiossa on onnistuttu ratkaisemaan jokin ongelma? Puuron äärellä tutustutettiin myös vasta mukaan hypänneitä ihmisiä vanhoihin tuttuihin.

Havahduin huomaamaan jälleen sen, miten tärkeitä olemme ihmisinä toisillemme. Toisaalta hyvätkin tavoitteet jäävät toteutumatta ilman tekoja.

Oman kokemukseni mukaan Handi-ohjelmassa on onnistuttu luomaan hyvä, kannustava ja toisia tukeva ilmapiiri, jossa erilaisista taustoista ja rooleista tulevat ihmiset toimivat yhdessä ja katsovat samaan suuntaan. Matkan varrella on ollut myös vaikeaa. Eteen on tullut oikean elämän ongelmia, joita rikkain mielikuvituskaan ei olisi pystynyt keksimään. Kaikesta on kuitenkin selvitty ja olemme onnistuneet löytämään aina ratkaisuja.

Tulemme alkuvuodesta tapaamaan vielä kaikki ohjelman toteutukseen osallistuneet ihmiset valtion organisaatioissa. Pääpaino tapaamisissa on ohjelman toteutuksen arvioinnissa. Luonnollisesti haluamme varmistaa myös Handi-ohjelman myötä alkaneen toimintamallimuutoksen jatkumisen.

Kiitos sinulle tästäkin vuodesta ja vuonna 2020 nähdään!

Kirjoittaja: ohjelmajohtaja Tero Meltti, valtiovarainministeriö

Tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä

Julkisen hallinnon digitalisaatiolla yhteinen suunta Euroopassa

Tanskan hanke digitaalisesta hankintaprosessista sai aikaan vilkasta keskustelua osallistujien kesken.

Hankintaprosesseista halutaan tehdä digitaalisia. Pohjoismaiden ja Baltian maiden yhteisen verkoston tarkoituksena on luoda edellytyksiä rajat ylittäville digitaalisille markkinoille ja muodostaa yhteisiä kehittämislinjauksia kansallisen päätöksenteon tueksi. Pohjoismaiden neuvoston alainen hankintaverkosto kokoontui tällä kertaa Tallinnassa 26.-27.11.

Euroopan unionin (EU) tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki julkiset hankinnat voidaan hoitaa sähköisesti tarjouspyynnöistä laskutukseen yhtenäisten menettelytapojen mukaisesti. Hankintaprosessin digitalisointiin pureuduttiinkin ensimmäisenä kokouspäivänä Tanskan esimerkin kautta.

Tanskassa on käynnistynyt hanke tilauksien ja katalogien sähköistämiseksi. Hankkeen tavoitteena on edistää ostolaskujen käsittelyn automatisointia ja saavuttaa sitä kautta merkittäviä kustannushyötyjä. Tietyissä hankintakategorioissa laki tulee jatkossa edellyttämään, että julkisiin hankintoihin liittyvät tilaukset ja katalogit laaditaan sähköisessä PEPPOL-formaatissa.

Samalla Tanska siirtyy vaiheittain PEPPOL-formaatin käyttöön myös verkkolaskuissa. PEPPOL (Pan European Public eProcurement On-Line) on eurooppalainen verkosto sähköisten dokumenttien välittämiseen. Muissa maissa lakisääteistä velvoitetta standardimuotoisten tilaus- ja katalogisanomien toimittamiseen julkisissa hankinnoissa ei ole vielä suunniteltu.

Tieto tehokkaammin käyttöön

Kokouksen toisena päivänä aiheena oli yhden kerran -periaate (once only). Se tarkoittaa, ettei kansalaiselta kysytä samaa tietoa kuin kerran, jos se on jo jossain julkisen hallinnon rekisterissä. Yhden kerran -periaate on Suomessakin yksi digitalisoinnin perusteista. Eri rekistereitä hyödynnetäänkin Suomessa sujuvasti yli organisaatiorajojen.

Työpajaa pohjusti Viron esimerkki kansallisesta hankinta-alustasta, jonka kautta tehdään 96 prosenttia koko julkisen sektorin hankinnoista. Virossa yhden kerran -periaatetta hyödynnetään muun muassa hankintoihin osallistuvien tarjoajien rikosrekisteri- ja verotietojen tarkastamisessa, jolloin kansallisista rekistereistä siirtyy automaattisesti tietoa hankinta-alustaan. Suomessa ja monissa muissa maissa tarjoajat joutuvat vielä hankkimaan ja toimittamaan rikosrekisteritiedot itse.

Toisena päivänä keskusteltiin myös Open PEPPOLin käynnistämästä projektista, jonka tavoitteena on laatia yhteinen katalogimalli. Sitä voitaisiin jatkossa hyödyntää standardoinnin pohjana. Kokouksessa sovittiinkin, että verkoston jäsenet voivat toimia viiteryhmänä ja tukea ryhmän työskentelyä.

Seuraavan kerran hankintaverkosto kokoontuu virtuaalisesti joulukuun puolivälissä, jolloin päätetään muun muassa ensi vuoden toimintasuunnitelmasta.

Lisätietoja:
Ville Hänninen, puh. 050 464 9517, ville.hanninen(at)valtiokonttori.fi

Seitsemän painopistettä ruotsalaisen hankintatoimen kehittämisessä.
Ruotsalaisen hankintatoimen kehittämisessä on seitsemän painopistettä.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kati Siikonen, Palkeet

Handi-palvelun käyttöönottojen maali häämöttää

Kati Siikonen
”Tilaamisen yhtenäistämisessä ja sujuvoittamisessa meillä on vielä paljon tehtävää”, Kati Siikonen muistuttaa.

Yksi Handi-toteutusohjelman näkyvimmistä hankkeista on ollut Sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn uudistaminen. Marraskuun alussa palvelun käyttöönotto on tehty jo 50 kirjanpitoyksikössä ja rahastossa. Kokonaisuudessaan käyttöönotot saadaan toteutettua helmikuun 2020 alkuun mennessä.

Tähänastinen matka hankkeessa on ollut värikäs ja monivivahteinen. Yllätykset ja muutokset on saatu ratkottua matkan varrella ja projektinhallinnollisesta näkökulmasta katsottuna olemme toteuttaneet hanketta, joka on edennyt suunnitellun aikataulun mukaisesti ja suunnitellussa budjetissa. Kiitos siitä kuuluu kaikille avainhenkilöille sekä virastoissa että konsernitoimijoissa unohtamatta luonnollisesti palveluratkaisumme toimittajaa.

Sähköinen tilaaminen ja laskujen käsittelyn uudistaminen -hankkeen viimeinen vaihe alkaa maaliskuussa 2020.

Handi-toteutusohjelman ja Handi-palvelun käyttöönottovaiheen päättyminen ei kuitenkaan vielä päätä Sähköinen tilaaminen ja laskujen käsittelyn uudistaminen -hanketta. Maaliskuussa aloitetaan uudistushankkeen viimeinen vaihe, jossa toteutetaan arkistomigraatiot sekä ajetaan alas viimeinenkin tällä osa-alueella käytössä olleista vanhoista järjestelmistä. Töitä siis vielä riittää runsaasti käyttöönottojen jälkeenkin.

Kehittäminen jatkuu tiiviisti vuonna 2020

Uudistettu teknologia tai uuden ratkaisun käyttöönotto ei itsessään vielä riitä täyttämään kaikkia tavoitteita, joita tarpeesta maksuun-prosessin kehittämiselle on toteutusohjelmassa asetettu. Tilaamisen yhtenäistämisessä ja sujuvoittamisessa meillä on vielä paljon tehtävää. Samoin koko prosessin loppupään automatisoinnissa, johon meille on asetettu korkeat tavoitteet.

Keskeisinä kehittämiskohteina ensi vuonna ovatkin muun muassa konsernin sisäisiin toimittajiin ja toimintamalliin kohdistuvat yhtenäistämistarpeet, yhteistyön ja prosessin sujuvoittaminen ulkoisten toimittajien kanssa, sopimushallinnan toimintamallin kehittäminen sekä laskuautomaatioasteen merkittävä parantaminen konsernitasolla.

Tavoitteisiin pääseminen edellyttää yhteistyötä konsernitoimijoiden kesken sekä tiivistä keskustelua hankintayksiköiden kanssa. Yhteistyömallia pohditaan ja ideoidaan parasta aikaa ja siitä kuullaan hiukan tuonnempana.

Kirjoittaja: prosessipäällikkö Kati Siikonen, Palkeet