Hanna Hirsimäki

Hallitse sopimuksiasi, muuten sopimuksesi hallitsevat sinua

Julkinen sektori tekee vuosittain tavara- ja palveluhankintoja noin 35 miljardin euron edestä. Tästä kokonaisuudesta kuntasektori nappaa reilut 30 miljardia ja valtionhallinto loput – puhumme siis erittäin merkittävästä julkisten rahojen käyttökohteesta. Verovaroille saatu vastine riippuu hyvin pitkälti koko hankintaprosessista ja erityisesti sen aikana luoduista ja allekirjoitetuista hankintasopimuksista. Lähtökohta sopimushallinnalle on se, että kaikki sopimukset ja niiden liitteet on tuotettu hankintalain mukaisesti kirjallisessa muodossa ja dokumentteja säilytetään asianmukaisesti kyseiseen käyttöön soveltuvassa rekisterissä, kuten erilaisissa asiahallinta- tai arkistoratkaisussa. Pelkkä säilytys ei kuitenkaan riitä, sillä sopimushallinnassa on kyse paljon laajemmasta kokonaisuudesta.

Sopimushallinnan käsite pitää sisällään sopimuksen koko elinkaaren, eli kaiken sen toiminnan ja tekemisen, mitä sopimusluonnoksen valmistelun sekä sopimuskauden päättymisen ja jälkiarvioinnin välissä toteutetaan (kuvio alla). Sopimuksen elinkaari ei elä tyhjiössä, vaan kytkeytyy operatiivisen kauden aikana tiiviisti sekä organisaation talouteen että toimittajahallintaan. Sopimushallinta muodostuu kriittiseksi osa-alueeksi erityisesti pitkäaikaisissa ja strategisesti merkittävissä kumppanuussuhteissa.

Sopimushallinnan elinkaaren eri vaiheet

 

Jatkuva seuranta on kaiken A ja O

Olennaista sopimushallinnassa on se, että yksittäisiä sopimuksia ei työnnetä allekirjoituksen jälkeen suoraan arkiston, vaan niitä käytetään aktiivisesti koko sopimuskauden ajan toiminnan, talouden ja suorituskyvyn mittarina. Lisäksi jokaiselle sopimukselle olisi hyvä määritellä erilaiset poistumisstrategiat sekä toteuttaa myös jälkiarviointia kauden päätyttyä. Jälkiarvioinnilla saadaan arvokasta tietoa erityisesti tulevia kilpailutuksia varten.

Olennaista sopimushallinnassa on se, että yksittäisiä sopimuksia ei työnnetä allekirjoituksen jälkeen suoraan arkiston, vaan niitä käytetään aktiivisesti koko sopimuskauden ajan toiminnan, talouden ja suorituskyvyn mittarina.

Heikosti toteutettu sopimushallinta puolestaan kostautuu organisaatiolle monenlaisina ongelmina. Näitä ovat ainakin rahanmeno ja ajanhukka, huonot tilaaja-toimittajasuhteet, suurentuneet riskit, toiminnan kontrollin menettäminen, läpinäkyvyyden puute sekä erilaiset auditointiongelmat. Hälytyskellojen tulisi soida viimeistään siinä vaiheessa, kun alkuperäisiä sopimuksia sekä niiden liitteitä ei löydetä mistään tai pinnalle alkaa pulpahdella vanhoja sopimuksia, joiden parasta-ennen-päiväys on jo aikapäivää sitten ohitettu.

Yhtenäistä toimintamallia metsästämässä

Handi-ohjelman aikana tehdyn sopimus- ja toimittajahallinnan esiselvityksen (2016) mukaan valtionhallinnon sopimushallintaa toteutetaan hyvin monimuotoisilla tavoilla. Osalla sopimusrekisterin virkaa ajaa Excel-taulukko, toisilla sijoituspaikkana on asiahallinta- tai arkistoratkaisu, ja kourallinen käyttää erillistä sopimushallintajärjestelmää. Aktiivinen sopimusseuranta vaihtelee myös tilanteesta ja organisaatiosta riippuen. Esiselvitys kannustaakin kirjanpitoyksikköjä yhtenäisten hallintamallien kehittämiseen ja käyttöönottoon. Toukokuun 19. päivä pidetyssä Handi-työpajassa esiteltiin sopimushallinnan kehittämisen tulevia toimenpiteitä. Tavoitteenamme on muodostaa vuoden 2020 loppuun mennessä minimivaatimukset valtionhallinnon yhteiselle sopimushallinnalle sekä luoda vaatimusten pohjalta ohjeistusdokumentaatio. Tämän lisäksi kokoamme ja hyödynnämme eri organisaatioista jo löytyviä hyviä käytäntöjä.

Minimivaatimukset pyritään esittämään mahdollisuuksien mukaan selkeinä prosessikaavioina, jotta niitä pystytään hyödyntämään hyvin erityyppisissä organisaatioissa. Itse työstäminen tapahtuu erillisissä workshopeissa, joihin Handi-työpajassa jo tiedusteltiinkin halukkaita osallistujia. Työpajat tallennetaan, ja niihin liittyvä materiaali julkaistaan Tiimerin yhteisessä Handi-työtilassa, Konsernipalvelut-kansiossa.

Kehittämisiin!

 

Blogin kirjoittaja Hanna Hirsimäki on hankintatehtävien ammattilainen, joka on toiminut sekä yksityisellä että julkisella sektorilla laajoissa kehittämis-, muutos- ja järjestelmähankkeissa – myös kotimaan rajojen ulkopuolella. Hannalla on monipuolista kokemusta julkisten hankintojen käytännön toteuttamisesta sekä valtionhallinnon prosessien, toimintatapojen ja IT-järjestelmien kehittämisestä. Hanna työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoiminnan kehittämisen erityisasiantuntijana.

 

Kuvassa mies tutkii tilastokuvia.

Hankintatoimen arviointi kirjanpitoyksiköissä

Hankintatoimen johtamisen tueksi tarvitaan tietoa oman organisaation hankintojen ja hankintatoimen tilasta. Riittävien ja oikeiden tietojen avulla varmistetaan hankintaprosessin tuloksellista, tehokasta ja asiantuntevaa toteutusta. Mahdollisten kehittämiskohteiden tunnistamiseksi vertailutiedot muista organisaatioista ovat tarpeellisia. Hankintojen tiedolla johtamisen edellytysten parantamiseksi on päätetty ryhtyä keräämään tietoa olennaisimmista kohteista oheisen hankintatoimen arvioinnin avulla. Arviointi on tarkoitettu vastattavaksi kaikissa kirjanpitoyksiköissä ja se tulee kohdistaa nykyhetkeen.

Kirjanpitoyksikkö vastaa jokaiseen kysymykseen omasta näkökulmastaan. Vastauksista julkaistaan yhteenvetotietoja valtiohallinnon tasolla ja kukin kirjanpitoyksikkö saa käyttöönsä omat vastauksensa. Vertailutietoja eri kirjanpitoyksiköiden välillä julkaistaan vain siinä tapauksessa, että siihen on kaikkien osapuolten suostumus.

Hankintatoimen arviointi ja arviointiin vastaaminen on aiheena Handi-työpajassa tiistaina 19.5.2020.

Lisätietoa arvioinnista ja siihen vastaamisesta saa osoitteesta hankintatoimi@valtiokonttori.fi.

Hanna Hirsimäki

Suorituskyvyn seuranta vauhdittaa hankintatoiminnan kehittämistä

Julkisen sektorin toteuttamilla hankinnoilla on huomattava taloudellinen merkitys sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Esimerkiksi McKinseyn vuonna 2017 tekemän tutkimuksen mukaan 3,5 biljoonan dollarin globaali rahoitusvaje olisi mahdollista korjata noin neljässä vuodessa, mikäli hankintojen ohjauksessa ja johtamisessa noudatettaisiin parhaiten suoriutuvien maiden toimintatapoja. OECD on puolestaan esittänyt tuoreessa tutkimuksessaan, että jo 1 prosentin parannus hankintakustannuksissa saattaisi merkitä jäsenmaille peräti 43 miljardin euron vuosittaisia säästöjä. Näiden valtavien lukujen pohjalta voidaan todeta, että hankintojen sisäisen potentiaalin löytämisen eteen on syytä tehdä edelleen ahkeraa kehitystyötä.

Kotimaamme näyttäytyy OECD:n tutkimuksessa varsin poikkeuksellisena valtiona, sillä julkiset hankinnat muodostavat Suomen valtion kokonaiskustannuksista peräti kolmasosan. Bruttokansantuotteeseen suhteutettuna tämä osuus haukkaa noin 17,5 prosenttia, ja OECD:n muihin jäsenmaihin verrattuna ainoastaan Alankomaat kipuaa Suomen edelle reilun 20 prosentin BKT-osuudellaan. Hankintojen suuri vaikutus valtiontalouden tasapainoon on kiistaton, ja hankintojen tehostamiseksi onkin toteutettu jo useita toimenpiteitä erilaisten hankkeiden, kuten HANKOn ja Handin muodossa.

Kaikki alkaa strategiasta

Hankintatoiminta on nähty perinteisesti reaktiivisena rutiinityönä, jossa strategiselle suunnittelulle tai jatkuvalle parantamiselle ei ole ollut juurikaan tarvetta. Rooli on kuitenkin alkanut hiljalleen muuttua, ja hankintatoimen merkitys koko organisaatiota läpileikkaavana ydintoimintona on saanut entistä enemmän ansaitsemaansa jalansijaa. Myös valtionhallinto on herännyt hankintatoiminnan strategiseen merkitykseen, sillä hankinnat saattavat muodostaa jopa 50 – 80 prosenttia yksittäisen organisaation toimintamenoista. Harva virasto tai laitos pystyisi enää toteuttamaan omaa ydintehtäväänsä ilman ulkopuolelta ostettuja tavaroita tai palveluita.

Roolin muutos välittyy myös valtionvarainministeriön julkaisemasta Suomen julkisten hankintojen tilannekuvasta, joka tulee toimimaan lähtökohtana Suomen uuden kansallisen hankintastrategian laatimisessa. Julkaisu nostaa esille muun muassa hankintojen strategisen merkittävyyden, vaikuttavuuden johtamisen murroksen sekä erityisesti tarpeen hankintadatan säännöllisen arviointiin. Hankintadatan arviointi tullee käytännössä tarkoittamaan erilaisten mittareiden kehittämistä ja käyttöönottoa koko valtionhallinnon alalla.

Sitä saat mitä mittaat

Suorituskyvyn mittaaminen ja analysointi on ainoa käytännön keino havainnollistaa organisaation toimintaa sekä tuottaa objektiivista tietoa päätöksenteon tueksi. Mittareilla voidaan kartoittaa niin hankintatoimen kuin -järjestelmienkin sujuvaa toimintaa, toteutetun hankinnan välittömiä vaikutuksia sekä myös pidemmän aikavälin vaikuttavuutta. Mittaamisen lähtökohtana on aina kriittisten menestystekijöiden tunnistaminen ja soveltuvien tavoitteiden (mittareiden) asettaminen organisaation yksilöllisen strategian mukaisesti.

Kehittämisprosessissa on huomioitava myös se, että sidosryhmien tarpeet, optimaaliset suoritteet ja niihin vaikuttavat tekijät sekä itse suorituskykyä kuvaavat mittarit ja jopa organisaation strategia ovat jatkuvassa muutoksessa. Suorituskyvyn arviointi ei siis ole millään muotoa kertaluontoinen keikka, vaan organisaation on panostettava siihen pitkäjänteisesti ja tosissaan.

Vuoden 2019 lopulla Handissa pilotoitiin jo ensimmäisiä hankintatoiminnan maturiteettiin kohdistuvia suorituskykymittareita, joiden kehittämistä jatketaan myös kuluvan vuoden aikana. Mittaamisessa on päästy nyt hyvään alkuun, vaikkakin pidemmältä aikaväliltä hankittua vertailudataa sekä sen pohjalta muodostettuja uusia kehityskohteita saataneen odotella vielä jonkin aikaa.

Toiminnan parantaminen jatkuu myös Handi-ohjelman jälkeisessä maailmassa

Hankintatoiminnan kehittäminen ei tule pysähtymään Handi-toteutusohjelman päättymiseen. Palkeiden Handi-hankkeessa paneudutaan seuraavaksi neljännen vaiheen kehittämistoimiin ja järjestelmää parannetaan edelleen. Lisäksi konsernitasolla on tarkoitus saavuttaa valtionhallinnon hankintakehittämisen yhteinen tavoitetila ja muodostaa selkeä roadmap tulevaisuuden toimenpiteille.

Sopimus- ja toimittajahallintaan sekä hankintaprosessin manuaalisiin kontrolleihin on luvassa erilaisia toimenpiteitä ja ohjeistuksia, ja valmisteilla oleva yhteinen hankintastrategia poikinee myös paljon uusia kehityskohteita eri puolille valtionhallintoa. Pysytään siis kuulolla ja katsotaan tulevaisuuteen avoimin mielin – vallitsevasta poikkeustilasta huolimatta!

Blogin kirjoittaja Hanna Hirsimäki on hankintatehtävien ammattilainen, joka on toiminut sekä yksityisellä että julkisella sektorilla laajoissa kehittämis-, muutos- ja järjestelmähankkeissa – myös kotimaan rajojen ulkopuolella. Hannalla on monipuolista kokemusta julkisten hankintojen käytännön toteuttamisesta sekä valtionhallinnon prosessien, toimintatapojen ja IT-järjestelmien kehittämisestä. Hanna työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoiminnan kehittämisen erityisasiantuntijana.

thought_bild

Handi-työpajassa aiheena hankintatoimen tulevaisuus

Handi-ohjelma päättyi maaliskuun lopussa ja valtion hankintatoimen kehittämisen katseet on suunnattu pitkälle horisonttiin. Hankintatoimen seuraavien kehitysaskeleiden suuntaan haettiin inspiraatiota Espoon hankintatoimen uusista toimintamalleista. Huhtikuun Handi-työpajassa kuultiin myös Herkkä-palvelun käyttöönoton etenemisestä ja tutustuttiin Hätäkeskuslaitoksen käyttökokemuksiin Handi-palvelusta.

Kaikissa budjettivaltion kirjanpitoyksiköissä otetaan käyttöön Herkkä palvelujärjestelmä, joka tulee korvaamaan palkkaluetteloiden kierrätykseen aiemmin käytössä olleet järjestelmät ja tuotantoympäristöt. Uuden ratkaisun myötä palkkaluetteloiden kierrätys siirtyy vuonna 2020 omaan erilliseen sähköiseen tuotantoympäristöönsä, jossa kierrätetään palkkaluettelot ja arkistoidaan arkistovelvoitteen alla olevat muut tositteet. Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen kertoo haastattelussa tarkemmin siitä, miten Herkkä-ratkaisun käyttöönotto tulee vaikuttamaan Palkeiden palvelutuotantoon ja asiakaslaskutukseen.

Onnistunut hankintatoimi tärkein kilpailuntekijä

Handi-palveluun liittyy paljon kehittämistarpeita ja toiveita. Monissa virastoissa siirtyminen Rondosta Handiin on vaatinut omaa hankintatoimen prosessin kuntoon saattamista. Niin myös Hätäkeskuslaitoksessa, jossa ollaan parhaillaan siirtymässä hajautetusta hankintatoimesta kohti hankintojen keskitettyä johtamista. Kun Handi-palvelu kokoaa tiedon hankinnoista yhteen paikkaan, järjestelmän avulla pyritään automatisoimaan rutiinitöitä ja hankinnat voidaan keskittää ydinjoukon tehtäväksi.

Hankintojen vaikuttavuuden lisääminen edellyttää kykyä vastata toimialan tarpeisiin ja hyödyntää toimivia markkinoita talouden kannalta edullisesti ja kestävästi. Espoon kaupungissa hankintojen strateginen johtaminen on pyritty sisällyttämään osaksi kaupungin johtamisjärjestelmää. Strateginen hankinta on Espoon kaupungin hankintajohtaja Ari Erkinharjun mukaan ennen kaikkea muutosten hallintaa. Vaikka jollekin hankinnan alueelle olisi kehitetty merkittävää lisäarvoa tuottava hankintastrategia, ei sillä ole merkitystä, jos strategiaa ei kyetä toteuttamaan tehokkaasti.

Strategiasta kategorioihin ja parempaan tilannekuvaan

Espoon kaupungissa proaktiivinen ja suunnitelmallinen ote toimittajamarkkinaan pyritään saavuttamaan hankintojen kategorisoinnilla ja kategoriajohtamisella (Category Management). Miten hankinnat sitten määritellään kategorioiksi? Kysymykseen ei ole yhtä oikeaa vastausta. Pienessä virastossa hankintoja ei kannata jakaa kovin pieniin osiin, mutta suuressa organisaatiossa hankinnat on hyvä jakaa pienempiin kokonaisuuksiin, jotta niitä on helpompi ohjata. Hankintakategorioita laadittaessa on olennaista huomioida myös toimittajamarkkinoiden ominaisuudet.

Miten kategoriajohtamista on sovellettu valtion virastoissa – tutustu Tullin tarinaan.

Automation of business workflows and processes with businessman

Tilannekuva julkisten hankintojen nykytilasta on valmistunut

Julkisten hankintojen ammattilaiset ovat ensimmäistä kertaa laatineet kattavan tilannekuvan julkisten hankintojen nykytilasta ja kehittämiskohteista valtiovarainministeriö kertoo 14.4.2020 julkaistussa tiedotteessaan. Kuntaministeri Sirpa Paatero asetti yhteistyössä Kuntaliiton kanssa viime syksynä Hankinta-Suomi ohjelman, jonka yhtenä tavoitteena on laatia kansallinen hankintastrategia.

– Julkiset hankinnat ovat tärkeä väline hallituksen päätavoitteiden toteuttamisessa. Tämä kattava tilannekuva luo hyvän pohjan vastuullisempiin hankintoihin. Se osoittaa myös, että meidän ei tarvitse aloittaa tyhjästä. Ympäri Suomea on jo käytössä toimintamalleja, joita pitää saada laajemmin käyttöön, Paatero sanoo tiedotteessa.

Tilannekuva sisältää konkreettisia suosituksia organisaatioille ja hankinta-ammattilaisille

Osana kansallisen hankintastrategian valmistelua ja verkostomaisen yhteistyön puitteissa hankintojen ammattilaiset ovat kartoittaneet Suomen julkisten hankintojen nykytilaa, työstäneet keskeisiä kehittämiskohteita ja laatineet toimenpide-ehdotuksia, jotka julkaistaan nyt kattavana tilannekuvana. Valtiovarainministeriö kertoo, että tilannekuva on lajissaan ensimmäinen.

Tilannekuva koostuu seitsemästä teemasta, joita ovat hankintojen strateginen johtaminen, hankintaosaamisen kehittäminen ja kyvykkyydet, taloudellinen kestävyys, sosiaalinen kestävyys, ekologinen kestävyys, innovaatiot sekä markkinoiden toimivuus julkisten hankintojen näkökulmasta. Kunkin teeman yhteyteen on laadittu ammattilaisten koostamat listat: ehdotukset kansallisiksi toimenpiteiksi, suositukset hankintayksiköille sekä suositukset yrityksille.

Valtiovarainministeriön mukaan tilannekuvan pohjalta on helppo tunnistaa valtakunnallisia hankintojen strategisia kehittämiskohteita. Lisäksi tilannekuva sisältää hyviä vinkkejä ja suosituksia, joita valtion, kuntien ja yritysten toimijat voivat ottaa heti käyttöönsä, myös ilman kansallisia kehittämistoimia, valmisteluryhmän puheenjohtajana toiminut Kuntaliiton johtava lakimies Katariina Huikko toteaa tiedotteessa.

– Tilannekuvan valmistelu on tapahtunut tiiviillä aikataululla ja hankinta-ammattilaiset ovat osallistuneet sen laatimiseen oman varsinaisen työnsä ohessa. Olen erittäin iloinen, että meillä on Suomessa näin asiaansa sitoutunut ja ammattitaitoinen joukko, Huikko kuvaa valmisteluprosessia.

Ohjelman tavoitteena on lisätä julkisten hankintojen vaikuttavuutta

Yleisen arvion mukaan julkisiin hankintoihin käytetään Suomessa noin 35 miljardia euroa vuosittain. Hankintoihin käytettävillä verovaroilla tulee saada kansalaisille laadukkaita palveluita, vaikuttaa ekologiseen ja sosiaaliseen kestävyyteen sekä edistää elinvoimaisia markkinoita ja julkisen talouden kestävyyttä. Hankinta-Suomi-toimenpideohjelma tähtää siihen, että julkiset hankinnat kehittyvät Suomessa entistä vaikuttavammiksi.

– Nyt julkaistu laaja tilannekuva antaa vakaan pohjan kehittämistyön suuntaamiseen ja verkostomaisen yhteistyön jatkamiseen, summaa Hankinta-Suomi ohjelmajohtaja, finanssineuvos Tarja Sinivuori-Boldt valtiovarainministeriöstä.

Kansallinen hankintastrategia valmistuu alkusyksystä 2020.

Suomen julkisten hankintojen tilannekuva

Lisätietoja:

Finanssineuvos, Tarja Sinivuori-Boldt, valtiovarainministeriö, puh. 02955 30433, tarja.sinivuori-boldt(at)vm.fi

Johtava lakimies Katariina Huikko, Kuntaliitto, puh. 050 566 4327, katariina.huikko(at)kuntaliitto.fi

koronavirus

Koronavirus ja julkiset hankinnat

Julkisten hankintojen neuvontayksikkö ohjeistaa koronaviruksen vaikutuksista julkisiin hankintoihin ja hankintayksiköiden tekemiin hankintasopimuksiin.

Julkisten hankintojen neuvontayksikölle on tullut useita yhteydenottoja liittyen koronaviruksen (COVID-19) vaikutuksista hankintasopimuksiin ja hankintaprosessiin yleisesti. Hankinnat.fi-sivuille on koottu julkisten hankintojen neuvontayksikön tulkintoja hankintalakiin liittyvistä kysymyksistä, suosituksia hankintayksiköille sekä vastauksia yleisimpiin asiasta esitettyihin kysymyksiin.

Lue lisää > 

Hankinta-Suomi

Vaikuta kansalliseen hankintastrategiaan – osallistu Hankinta-Suomen verkkoaivoriiheen!

Syksyllä 2020 valmistuu Suomen yhteinen julkisten hankintojen strategia. Osallistu verkkoaivoriiheen ja hyödynnä mahdollisuus vaikuttaa strategian tavoitteisiin ja toimenpiteisiin. Verkkoaivoriihi on avoinna 9. – 27.3.2020.

Julkisten hankintojen yhteiskunnallinen ja euromääräinen vaikutus on merkittävä. Suomessa on lukuisia erilaisia toimijoita toteuttamassa julkisia hankintoja – pieniä ja isoja hankintayksikköjä, hankintarenkaita ja yhteishankintayksikköjä. Toisaalta tarjoajapuolella on muun muassa monikansallisia yrityksiä, järjestöjä sekä pk- ja kasvuyrityksiä.

Kansallinen hankintastrategia luodaan yhdessä

Hankinta-Suomi -kehittämisohjelmassa työstetään kansallista hankintastrategiaa laaja-alaisessa yhteistyössä.  Toimenpiteet ja panostukset, joiden kautta yhteisiin tavoitteisiin päästään muodostavat merkittävän osan kansallisesta hankintastrategiasta. Tähän mennessä on tunnistettu muun muassa yhteisiä tahtotiloja ja tavoitteita.

Kehittämisohjelmassa tavoitellaan toimivia ja laadukkaita hankintoja, joita tehdään osallistavasti ja markkinoiden elinvoimaisuutta edistäen. Hankinnoilla voidaan edistää organisaation tavoitteiden toteutumista, kuten taloudellista, sosiaalista ja ekologista kestävyyttä sekä uudistumista. Tavoitteiden saavuttaminen vaatii strategista otetta, kyvykkyyttä julkisten hankintojen potentiaalin hyödyntämiseen vaikuttavasti sekä tiedolla johtamista.

Verkkoaivoriihen tarkoituksena on tuoda osallistujien ajatukset hyödynnettäväksi kansallisen hankintastrategian valmisteluun entistä vaikuttavampien julkisten hankintojen edistämiseksi.

Nyt on erinomainen hetki vaikuttaa ensimmäistä kertaa laadittavaan kansalliseen hankintastrategiaan. Verkkoaivoriihessä annetaan vastaukset anonyymisti ja sen täyttäminen kestää muutaman minuutin. Pääset verkkoaivoriiheen tästä.

Handi_Fimea

Pienen viraston suuri oivallus tehostaa hankintoja

Fimean päätoimipaikka sijaitsee Kuopiossa. Fimealla on työskentelypisteet myös Helsingissä, Turussa ja Tampereella. Esko Kiiski ja Tiina Rosholm työskentelevät usein Skypen välityksellä.

Virastojen hankinnat eivät Fimean hankinta-asiantuntijoiden mukaan ole oikea paikka tehdä tiedettä. Viraston luonne ja toimintakenttä sen sijaan tulisi asettaa kaiken kehittämisen lähtökohdaksi. Hankintojen keskittämisen lisäksi yksinkertaiset ja selkeät toimintamallit kilpailutukseen ja hankintoihin luovat edellytykset, joiden kautta esimerkiksi hankintojen vastuullisuutta voi kirittää.

Ennen kuin viraston hankinnat olivat selkeästi vastuutettu hankintakoordinaattorille, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimean hankintatoimessa elettiin lyhytnäköisesti hetkestä toiseen. Viraston hankintatoimen uudelleenorganisointi ja Handi-palvelun käyttöönotto sujuvoittivat hankintojen parissa työskentelevien arkea. Samalla hankintojen tehokkuus ja taloudellisuus nousivat uudelle tasolle.

– Siirtymä Handi-palveluun oli tekninen muutos. Suurempi merkitys oli hankintatoimen organisoinnin kehittämisellä. Fimeassa hankintatoimi nähdään strategisesti tärkeänä – yhteistyö hankinnan ammattilaisten ja muun organisaation kesken mahdollistaa modernin strategisen otteen viraston hankintoihin, hankintatoimen organisoinnista vastaava talousjohtaja Esko Kiiski kuvailee kahden viime vuoden aikana tapahtuneita muutoksia.

Selkeät hankinnat – tyytyväiset asiakkaat

Vaikka julkisella sektorilla hankintatoimea ohjataan keskitetysti, jokaisen organisaation on itse määriteltävä hankintatoimensa strategiset tavoitteet, kategorisoinnit ja niiden johtamisen malli. Fimean hankintatoimesta on yritetty tehdä mahdollisimman läpinäkyvää niin viraston omille virkamiehille kuin sidosryhmillekin. Suhteellisen pienenä virastona Fimea on löytänyt oman polkunsa keskittämällä hankintatoimen tehtävät hankintajohtajan, hankintakoordinaattorin ja lakimiehen harteille.

– Hankintatoimen elementit meillä on hyvin kohdallaan. Hankintasääntömme on tehty Hanko-mallin mukaan. Rahallisesti suurimpia hankintoja ovat it-hankinnat. Teemme viraston toiminnan ylläpitämiseen liittyviä materiaali- ja palveluhankintoja, minkä lisäksi laboratoriomme tekee omat hankintansa, hankintakoordinaattori Tiina Rosholm kertoo.

Eurooppalaista yhteistyötä ja innovaatioita

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea on kansallisena viranomaisena myös osa Euroopan lääkevalvonnan viranomaisverkostoa. Fimean rahoituksesta 85 prosenttia tulee suoraan lääketeollisuudelta ja lääkealan toimijoilta, ja loput 15 prosenttia koostuvat budjetissa myönnetyistä määrärahoista. Rahoituspohja heijastuu hankintojen kehittämiseen muun muassa eurooppalaisen yhteistyön välityksellä.

– Hankintojen innovatiivisuus näyttäytyy meille yhteisten asioiden hoitamisen kautta. Voimme esimerkiksi konsultoida toisia eurooppalaisia lääkevirastoja erilaisissa tietoteknisissä hankinnoissa ja vastaavasti voimme levittää omaa osaamistamme muihin Euroopan maihin, Kiiski innostuu.

Fimea on sosiaali- ja terveysministeriön alainen keskusvirasto, joka valvoo ihmisille ja eläimille tarkoitettujen lääkkeiden sekä veri- ja kudosvalmisteiden turvallisuutta. Lääkealan toimijoiden lupa- ja valvontaviranomaisena Fimean tehtävänä on kehittää lääkealaa ja edistää väestön terveyttä. Fimean tehtäväksi on lisäksi määritelty lääkealan kansallisen kehittämisen koordinointi, tutkimustehtävät ja lääkehoitojen arviointi.

Toimittajayhteistyössä parannettavaa

Fimean hankintatiimi on parin vuoden ajan tehnyt organisaatiossaan tunnetuksi viraston uudistunutta hankintatoimen mallia, jonka tukipilareita ovat sähköisen kilpailutuksen järjestelmä, Cloudia, ja sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä, Handi-palvelu. Hankintakoordinaattori Rosholmin mukaan suurimmat haasteet hankintojen kehittämisen polulla ovat liittyneet Handi-palvelun toimittajahallintaan ja toimittajayhteistyöhön.

– Laskujen viitteiden ja sopimusnumeroiden automaattiseen kohdistukseen virastossa on tehty paljon töitä ja työ on tuottanut tulosta. Hankinnat virastossamme kulkevat kuin juna raiteillaan. Seuraavaksi tavoitteenamme on kasvattaa laskujen käsittelyn automaatioastetta noin 20 prosentista, jolloin 50 prosenttia laskuistamme menisi automaattisesti maksuun, Rosholm sanoo määrätietoisesti.

Viraston hankinnat osa valtion hankintatoimen isoa kuvaa

Suomessa julkinen sektori tekee hankintoja vuosittain noin 35 miljardilla eurolla. Julkisilla hankinnoilla voidaan edistää yhteiskunnallisia tavoitteita eri toimintamalleja hyödyntäen. Puhuttiinpa hankintatoimesta valtionhallinnon tai viraston tasolla, menetelmissä keskeistä on riskin hallinta ja avoin, tasapuolinen sekä huolellisesti dokumentoitu markkinavuoropuhelu.

– Olemme tyytyväisiä kehitystyömme tuloksiin, hankintojen keskittämiseen ja hankintaprosessin vastuiden kirkastamiseen. Viraston lisäksi hankintatoimintaa pitää tulevaisuudessa kehittää entistä tiiviimmin budjetointiprosessin yhteyteen myös valtionhallinnon tasolla, Kiiski muistuttaa.

 

Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Hankinnoista ei kannata tehdä tiedettä, vaan sopeuttaa hankintatoiminnan ohjeistus viraston luonteen mukaan. Näin hankintatoimen kokonaisuudesta voidaan tehdä helpommin ymmärrettävää hankintoja tekeville virkamiehille.
  • Seurantakohdemallin tarkastelu Handi-toimintamallia vasten auttaa hankintatoimen tilannekuvan ylläpitämisessä. Samalla se kannustaa automaation laajempaan hyödyntämiseen, kun ostolaskut menevät suoraan maksuun.
  • Hankintojen keskittäminen yhden luukun periaatteen keinoin lisää tehokkuutta. Organisaatiossa muutamalla ihmisellä on vankka asiantuntemus hankinnoista ja kilpailutukset voidaan hoitaa keskitetysti.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen

Julkiset hankinnat

Tutkimus: Julkiset kilpailutukset eivät houkuttele yrityksiä

Kilpailuttamisen tavoite julkisten varojen mahdollisimman tehokkaasta käytöstä ei näytä tällä hetkellä toteutuvan. VATT:n ja Aalto-yliopiston vuonna 2019 julkaistun tutkimuksen mukaan oikeaa kilpailua ei käytännössä ole lainkaan, sillä yli puoleen kilpailutuksista tulee vain 0-2 tarjousta.

Julkisten hankintojen kilpailutus perustuu tavoitteeseen käyttää julkisia varoja tehokkaasti ja hankkia  laadukkaita tavaroita tai palveluita kohtuullisin kustannuksin. Poikkeuksellisen laajalla suomalaisella aineistolla tehdyn tutkimuksen mukaan tämä ei kuitenkaan toteudu parhaalla tavalla, sillä julkisia kilpailutuksia vaivaa vakava kilpailun puute. Tutkimuksen mukaan kilpailusta oli puutetta kaikilla toimialoilla ja niin kuntien kuin valtion tai muiden julkisen sektorin toimijoiden hankinnoissa.

Lue lisää tutkimuksesta VATT:n julkaisemasta uutisesta >

Tutustu tutkimukseen: Jan Jääskeläinen ja Janne Tukiainen (2019): Anatomy of Public Procurement, VATT Working papers 118

Tutkimuksen aineistona käytettiin Cloudia Oy:n tietokantaa Suomessa kesäkuun 2010 ja syyskuun 2017 välillä toteutetuista julkisista hankinnoista sekä Tilastokeskuksen aineistoja suomessa toimivista yrityksistä.  

 

 

Sirpa Reunanen-Alatalo

Hankinnat järjestykseen kategoriajohtamisella

Tullin hankintapäällikkö Sirpa Reunanen-Alatalo uskoo hankintatoimen strategiseen kehittämiseen.

Tullin organisaatio uudistettiin ja hankintatoimea lähdettiin kehittämään määrätietoisesti kategoriajohtamisen keinoin. Kun hankintojen kehittäminen perustuu riittävään tietoon sekä sen käsittelyyn ja analysointiin, organisaation tietoaines ja osaaminen saadaan paremmin käyttöön. Tullin hankintatoimessa uskotaan tiedolla johtamiseen.

Työvälineet muuttuivat ja esimiehet vaihtuivat – tulevaisuus oli tuntematon. Tullissa toteutettiin organisaatiouudistus ja samaan aikaan koko hankintatoimen rakenteet muotoiltiin uudelleen. Valtion yhteinen sähköinen tilaus- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä Handi-palvelu otettiin Tullissa käyttöön noin vuosi sitten. Oman mausteensa kokonaisuuteen on tuonut myös hankintojen hyväksyntämallin muutos. Kaikki tämä uudistettiin kerralla.

Edellytykset tiedolla johtamiselle

Ennen Handi-palvelun käyttöönottoa Tullissa oli käytössä tilausten hallinnan järjestelmä Tilha, joka Tullin hankintapäällikön, Sirpa Reunanen-Alatalon, mukaan oli tuttu vihollinen. Handi-palvelun käyttöönotto muutti aiempia käytäntöjä, sillä nyt samassa tietojärjestelmässä ovat sekä hankintapyynnöt että laskut. Se tuo näkyväksi asioita, joita hankinnoista ei aiemmin tiedetty.

– Hankintatoimen tilannekuvan ylläpitäminen helpottuu, kun tilauksista ja sopimuksista irrallaan seikkailevat laskut voidaan paikantaa yhdestä järjestelmästä. Handi-palvelun käytössä olemme kuitenkin vielä matkalla, eikä kaikkia kehittämiskohtia ole vielä pystytty tunnistamaan tai korjaamaan, Reunanen-Alatalo sanoo.

Kategoriat jäsentävät ja ymmärrys kokonaisuudesta kasvaa

Suuri muutoksen aalto on viime vuosien aikana uudistanut Tullin hankintakäytäntöjä. Samaan aikaan Handi-palvelun käyttöönoton kanssa Tullissa tehtiin organisaatiouudistus, jossa tietohallinnon ja materiaalihallinnon hankintaryhmistä yhdistettiin hankinnat-toiminto. Reilun puolentoista vuoden aikana Tullissa on lanseerattu myös hankintakategoria-ajattelua ja kategoriajohtamista.

Organisaatiohierarkian sijaan Tullissa hankinnat on jaettu kolmeen hankintakategoriaan; ICT-hankintoihin, toimitilasidonnaisiin hankintoihin ja toiminnan hankintoihin. Niistä jokaisella on vielä omat alakategoriansa. Ratkaisu jäsentää laajaa ja monimutkaista hankintatoimen kokonaisuutta, jolloin hankintatoimen suunnittelusta ja tilannekuvan ylläpitämisestä tulee helpompaa.

– Kun kaikki hankinnat, sopimukset ja tilaukset sijoitetaan kategorioihin ja niiden alaryhmiin, 60 miljoonan euron arvoisesta hankintatoimesta saadaan rajattua ihmisen kokoinen palanen. Kategoriajohtamisessa olemme alkumetreillä, mutta suunta tuntuu oikealta, Reunanen-Alatalo toteaa.

Esimiehet tukevat ja kaikki osallistuvat

Muutoksen pyyhkäistessä läpi koko organisaation, työntekijät joutuvat työskentelemään epävarmuuden tilassa pitkiäkin aikoja. Hankintatoimen kehittämisen projektissa ohjausryhmällä, johon kuului väkeä Tullin eri osastoilta ja toiminnoista, oli tärkeä tehtävä muutoksen läpiviemisen seurannassa. Myös hankintoja tekevät asiantuntijat otettiin aktiivisesti mukaan kehittämiseen.

– Tullivirkailijat olisi voinut kuitenkin huomioida paremmin. Vaikka Handi-palvelu on valtionhallinnon yhteinen, koulutuksen organisointi oli viraston tehtävä. Siinä menimme harhaan. Paikkaamme edelleen sitä, että emme järjestäneet laajempaa koulutusta ennen käyttöönottoa, vaan annoimme 1 900 virkailijalle vain ohjeet siitä, miten hankintapyyntö tehdään Handi-palveluun, Reunanen-Alatalo kertoo.

Hankinnoista hyötyjä yhteiskunnalle ja kunnille

Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino sekä hallitusohjelman että kuntien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Handi-ohjelma on osaltaan edistänyt hankintatoimen tunnettuutta tekemällä julkisten hankintojen yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja yhteistyön aiempaa näkyvämmäksi. Hankintatoimen tulevaisuus näyttääkin 10 vuotta Tullin hankintojen parissa työskennelleen Reunanen-Alatalon kristallipallossa valoisalta ja työntäyteiseltä.

– Jatkamme kategoriajohtamisen kehittämistä, jossa olemme päässeet hyvään alkuun. Kategoriajohtamisesta saatavia hyötyjä ei vielä pystytä mittaamaan, mutta jatkamme määrätietoisesti kategoriajohtamisen kehittämistä, Reunanen-Alatalo sanoo.

Epävarmuuden hallinta edellyttää strategista johtamista

Tulevaisuuteen ja ympäristöön vaikuttavat megatrendit muuttavat organisaatioiden toimintaympäristöä. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset luovat tarpeita ja edellytyksiä hankintatoimen kehittämiselle. Toiminnan globalisoituminen, kilpailun kiristyminen ja sähköisten työvälineiden käytön lisääntyminen vaativat myös hankintatoimelta uudenlaista toimintaympäristön ja toiminnan hallintaa.

Hankintatoimi on muuttumassa kovaa vauhtia operatiivisesta toiminnasta kohti strategisempien kehitystehtävien suuntaa. Hankintatoimen ammattilaisilta vaaditaankin aiempaa monipuolisempaa osaamista, uudenlaisia toimintatapoja ja kriittistä silmää esimerkiksi hankintojen vastuullisuuteen.

– Meillä on Tullissa hyvät raamit ja ammattimainen tekemisen tapa sekä hankintapyyntöjen että kilpailutusten osalta. Tullin monipuoliset hankintatarpeet virkavaatteista tietojärjestelmiin tai esimerkiksi läpivalaisulaitteisiin tekevät hankinnoista monimutkaista ja mielekästä, Reunanen-Alatalo innostuu.

Kokonaisuuden johtaminen

Viisaat hankinnat eivät säästä ainoastaan kustannuksia, vaan luovat lisäarvoa ja tulosta. Valtion hankintatoimen kehittämisessä onkin pohjimmiltaan kysymys siitä, miten hyvin kokonaisuuden johtamisessa onnistutaan valtionhallinnon tasolla.

– Valtionhallinnon hankintatoimen kokonaisuus ja yhteishankinnat ovat murrosvaiheessa. Onko valtionhallinnon hankintatoimen kokonaisuutta ohjaavalla riittävä ymmärrys virastojen toimintakentästä, Reunanen-Alatalo kysyy.

 

Tulli vinkkaa hyviä käytäntöjä:

  • Ajatus, jonka mukaan Handi-palvelun käyttäjiä ovat kaikki tullilaiset. Se lisää vastuunottoa, kun jokainen työntekijä pääsee itse hoitamaan oman tilauksensa.
  • Hankintakokonaisuus saa ryhtiä, kun tuotekatalogeja tai integraatioita verkkokauppoihin tehdään vain, jos toimittajan kanssa on tehty sopimus.
  • Yhteistyössä on voimaa – selvitä mahdollisuudet: Hankintojen osalta PTR-yhteistyön tavoitteena on tunnistaa Poliisin, Tullin ja Rajavartiolaitoksen hankintojen osa-alueet, joihin liittyy yhteistyön mahdollisuuksia. Esimerkiksi yhteiskunnan suojaamiseen liittyvien tavaroiden yhteishankinnat, joissa voi soveltaa samaa sopimusta.

 

Teksti ja kuva: Henni Purtonen