Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen

Multiverksstrukturen kräver och belönar

”Fördelarna från ändring av praxis är väl förtjänade på ämbetsverksnivå. Justitieministeriet kan ge stöd, information och utbildning, men det stora jobbet utförs på praktisk nivå”, påminner Sanna Ryhänen och Tapio Laamanen.

Handi, det elektroniska systemet för hantering av fakturor, togs i bruk av bokföringsenheten på justitieministeriet i november 2019. Ministeriets Handi-experter berättar om att leda ändringen och om erfarenheterna av att implementera tjänsten. Hurudan god praxis tipsar justitieministeriets bokföringsenhet för de övriga ämbetsverken?

I planeringsskedet var justitieministeriet en aning bekymrad över om Palkeet och Statskontoret skulle förstå den flerdimensionella verksstrukturen för bokföringsenheten vid justitieministeriet och de fördelar den medförde. Sanna Ryhänen, projektchef när Handi togs i bruk, säger att den största utmaningen var att hitta lösningar till stöd för en brokig ämbetsverksstruktur och tillsammans med ämbetsverken planera implementeringen av ett system under utveckling.

– Implementeringen av Handi har löpt lättare och positivare än vad vi trodde. Jag har lyssnat efter om det rasslar någonstans, men inget har hörts. Det visar att allt har än så länge gått bra, säger avdelningschef Tapio Laamanen förnöjt.

Under projektet Handi omfattade justitieminsteriets bokföringsenhet utöver ministeriet även domstolarna, rättshjälps- och intressebevakningsdistrikten samt myndigheter i anknytning till ministeriet, totalt 50 självständiga ämbetsverk.  En särskild krydda vid implementeringen av Handi kom från en ändring i årsskiftet då domstolsväsendet avskiljdes till en separat bokföringsenhet när Domstolsverket inrättades.

– Domstolsverket inledde verksamheten i börjar av 2020. Övergången till en annan Handi-organisation har fördröjt övergången för verksamhetsmodellen Handi till praxis, fastän Handi i sig togs i bruk vid domstolarna redan år 2019, preciserar Ryhänen.

Ändring är en kamelont som tämjs av kommunikation

Informering och kommunikation i modellen med flera ämbetsverk upplevs ofta som utmanande – hur man rättidigt kan förmedla väsentlig information till mottagaren. Det ständiga utvecklingsarbetet inom ordersystemet Handi har förkortat tidsspannet för att planera och ta fram anvisningar. Vid justitieministeriets bokföringsenhet utbildades en nyckelperson för Handi från varje ämbetsverk som hade till uppgift att etablera den nya verksamhetsmodellen i sin organisation.

Vid implementeringen av Handi tog man veckovis dessutom i bruk VirastoSkype möten, vilka kunde uttryckas som en vändpunkt i fråga om deltagande kommunikation om ändringar.

– På veckomötena kan förvaltningsområdets ämbetsverk ställa frågor om användningen av och praxis visavi Handi. Skype är en bättre kanal för diskussioner än traditionella bulletiner för att berätta om de teman som ministeriet eller Palkeet lyfter upp. Ministeriet och ämbetsverken har funnit att verksamhetsmodellen fungerar perfekt, berättar Ryhänen.

Den omfattande ämbetsverkstrukturen innebär olika verksamhetsmodeller, som även inom samma sektor kan skilja sig mycket från varandra. För att framgångsrikt leda förändringen har det varit nödvändigt att förstå såväl helheten av upphandlingsfunktionen som praxis hos ämbetsverken, att planera resurser och arbetet samt att fördomsfritt utveckla verksamheten hos ämbetsverken.

Inte enbart en systemändring, men en ändring av praxis.

För att binda ämbetsverken inom förvaltningsområdet för justitieministeriet till ändringen ordnade Palkeet, Statskontoret och Hansel tillsammans med justitieministeriet verkstäder om beställningsfunktioner.  Utbildningen med introduktion till processer för beställningar gav ämbetsverken en större förståelse för hur detta sker i Handi och för att systemet inte är bara äHandir är en implementering utan att det kräver att praxis hos ämbetsverken ändras.

– Utöver utvecklaren av ämbetsverkens upphandlingsfunktioner deltog till exempel även en sakkunnig som i arbetet hanterar inköpsfakturor eller beställningar. Metoder för beställningar i Handi presenterades i verkstäderna. Vi gick också igenom ämbetsverkens egna upphandlingar och funderade då på hur verken kunde förbereda sig för att ta Handi i bruk, berättar Ryhänen.

Upphandlingsväsendet på väg till realtidsekonomi

Inom statsförvaltningen strävar vi efter mer enhetliga förfaranden för upphandlingsväsendet och efter högre grad av automation.  Automationsgraden beskriver den information om automatiskt hanterade inköpsfakturor och utgiftsverifikat som på bokföringsenhetsnivå fås från Handi. Staten strävar på koncernnivå efter att före slutet av 2020 uppnå en automationsgrad på 50 procent.

– Vid justitieministeriet skymtar vid horisonten för upphandlingsväsendet produktionsfördelar från ändrad praxis och man strävar efter att uppnå dem genom målinriktad verksamhet. Arbetets konkreta effekter kontrolleras med preciöst grepp i form av till exempel automationsgraden, beskriver Laamanen.

Behovet av att ställa utvecklingen av upphandlingsväsendet under kraftigare styrning har identifierats i justitieministeriet och förvaltningsområdet. Det att utvecklingsperspektivet ställs i fokus tillsammans med ministeriet och klareringen av rollen för förvaltningsområdets ämbetsverk torde framdeles möjliggöra en framtid i realtid för upphandlingsväsendet.

– Inom upphandlingsväsendet har man på statsförvaltnngsnivå vidtagit konkreta åtgärder, bland annat minskat antalet leverantörer och ökat användningen av betalkort. Vi måste även i fortsättningen arbeta mycket för att komma såväl gemensamma verksamhetsmodeller som enhetliga förfaranden vid budgetering och registrering närmare, avslutar Ryhänen.

Justitieministeriet tipsar om god praxis:

  • Veckomöten som kommunikationskanal och till stöd för implementeringen av tjänsten, för vilka frågor via enkäter inhämtas i förväg från ämbetsverken.
  • I början av projektet hölls det verkstäder där en person med ansvar för utvecklingen av verkets upphandlingsväsende samt en sakkunnig som utförde praktiskt arbete med exempelvis beställningar och inköp deltog.
  • Under förberedelsen för ibruktagningen togs det med hjälp av ämbetsverkets bokföringsrapport fram en helhetsbild av verkets upphandlingar. Med hjälp av statistiska tabelldata kunde ämbetsverken lättare bedöma frågor för utvveckling och planera tjänsten Handi.

 

Text och bild: Henni Purtonen