poliisilogo

Poliisihallituksessa Handin hyödyt tulivat nopeasti näkyviksi

Odotukset Handi-palvelun hyödyistä olivat korkealla, kun Poliisihallitus aloitti kuuden kuukauden mittaisen käyttöönottoprojektinsa marraskuussa 2018. Poliisi ei ollut TILHA-käyttäjä, joten lähtötilanteessa automaatioaste oli hyvin alhainen. Muilta virastoilta kuultujen kokemusten perusteella osattiin odottaa, että automaatioaste ei välttämättä ole kovin korkea heti alussa.

Sitoutuneen henkilöstön ja hyvän suunnittelun ansiosta Handi-palvelun hyödyt näkyvät kuitenkin jo pari kuukautta käyttöönotosta: heinäkuussa automaattisesti kohdistuneiden laskujen osuus esimerkiksi Lounais-Suomen poliisilaitoksella oli jo lähes 27%. Myös muissa yksiköissä on päästy automaattisesti kohdistuneiden laskujen kanssa hyvin vauhtiin.

Oma pilottivirasto varmisti, että organisaation erityispiirteet huomioidaan

– Handi-palvelun käyttöönoton valmistelut aloitettiin Poliisihallituksessa vuonna 2017 perustamalla Handi-projektiorganisaatio, johon kutsuttiin mukaan muutamien poliisiyksiköiden talouden ja hankintojen avainhenkilöitä. Nämä poliisiyksiköt, erityisesti Lounais-Suomen poliisilaitos, toimivat sittemmin koko projektin ajan uudistuksen pilotteina ja sparraajina varmistaen, että käyttöönottoprojektin toteutuksessa otettiin mahdollisimman hyvin huomioon poliisiorganisaation tarpeet ja erityispiirteet, kertoo ylitarkastaja Risto Laine Poliisihallituksesta. Laine toimi muutoksen vastuuhenkilönä Handi-palvelun käyttöönottoprojektissa.

Organisaation sisäistä viestintää ei voi liikaa korostaa käyttöönottoprojektissa. Muutoksen vastuuhenkilön ja viestintää käytännössä toteuttavan virkamiehen täytyy toimia tiiviinä työparina koko käyttöönottoprojektin ajan. Avoin ja kiertelemätön tiedottaminen sekä jatkuva vuorovaikutus oman organisaation sisällä sekä vertaisverkostoissa ja valtakunnallista projektia vetävien tahojen kanssa on välttämätöntä.

– Omalle organisaatiolle täytyy jaksaa toistaa samoja asioita moneen kertaan ja yksiköiden avainhenkilöt pitää sitouttaa kutsumalla heitä työpajoihin, työryhmiin ja koulutuksiin, heidän asiantuntemustaan arvostaen, Risto summaa. Näin saadaan mahdolliset omaa organisaatiota koskevat erityiskysymykset nousemaan esiin hyvissä ajoin siten, että Palkeiden kanssa voidaan etsiä niihin ratkaisuja.

– Toiminnan muutos siirtää ostoprosessin painopistettä loppuvaiheen maksutoimenpiteistä kohti prosessin alkua: sopimuskohdistuksen hyödyntämiseen ja tilaamiseen. Tätä korostimme alusta lähtien, koska tähän meillä ei ennestään ollut yhtenäisiä käytäntöjä, toteaa Risto.

– Aikaisemmin yksiköt ovat tehneet tilauksia parhaaksi katsomallaan tavalla, esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostilla. Handin myötä toimintatavasta saadaan yhtenäinen, ja menoihin sitoudutaan viimeistään jo tilausvaiheessa.

Johdon sitouttaminen tärkeää toimintatavan muutoksessa

Risto kiittelee Poliisihallituksen johdon panosta käyttöönottoprojektiin. Poliisiylijohtajan tukemana poliisipäälliköt alaisineen sitoutettiin johtamaan tulevaa muutosta virastoissaan. Poliisiyksiköt nimesivät käyttöönottoprojektin edellyttämät yhteyshenkilöt, avainkäyttäjät, hankinta- eli ostotiimit ja sisäiset kouluttajat. Näin varmistettiin riittävät henkilöresurssit. Yksiköille lähetettiin tietoa tulossa olevista ennakkotehtävistä ja asiaan liittyvä tiedonkeruu käynnistettiin jo hyvissä ajoin.

Projektin aikana hankintatoimen ja taloushallinnon asiantuntijat Poliisihallituksessa ja poliisiyksiköissä tiivistivät yhteistyötään ja poliiseille tiedotettiin tulossa olevista muutoksista yksiköiden omissa infotilaisuuksissa sekä Poliisihallituksen ja yksiköiden intrassa. Poliisihallitus järjesti videoyhteydellä runsaasti infotilaisuuksia sekä avasi valtakunnalliseen intraansa Handi-sivut, jossa tulevat tapahtumat ja tärkeät aineistot jaettiin. Lisäksi yhteydenpito sekä Handi-hankkeen johtoon että projektin avainhenkilöihin Palkeissa oli tiivistä. Tuotantokäytön alettua jatkettiin viikoittaisia videotapaamisia valtakunnallisten Handi-klinikoiden muodossa. Näissä poliisiyksiköiden kohtaamat haasteet ja kysymykset käsiteltiin yhteisesti Palkeiden asettaman yhteyshenkilön asiantuntemusta hyödyntäen.

Erityispiirteenä Poliisihallituksella sekä muilla turvallisuusviranomaisilla on erityisen korkeat vaatimukset tietoturvan suhteen. Näitä erityistarpeita käsiteltiin monissa eri yhteyksissä mm. Palkeiden, Valtiokonttorin ja valtiovarainministeriön organisoimissa työryhmissä. Tämän lisäksi tiivistä yhteistyötä tehtiin muiden turvallisuusviranomaisten kanssa tietoturvan varmistamiseksi. Laine kertoo, että tietoturvakysymykset pohdituttavat turvaviranomaisia myös tehokkuuden näkökulmasta:

– Nähtäväksi jää, vaikuttavatko tietoturva-asiat pidemmällä aikavälillä digitalisaation täysimittaiseen hyödyntämiseen.

Handin ohella valtakunnallinen hankintatoimen selvitys käyntiin

-Samanaikaisesti Handi-palvelun käyttöönoton kanssa Hansel Oy toteutti Poliisihallituksen toimeksiannosta valtakunnallista poliisin hankintatoimen selvitystä, joka on edelleen käynnissä, kertoo Risto Laine. Analyysin tuloksia hyödynnetään hankintojen kehittämiseksi, esimerkiksi joitakin hankintoja keskittämällä ja tietenkin myös Handi-palvelua tehokkaasti hyödyntämällä.

– Handi-palvelun uusi toiminnallisuus, budjettiperusteinen sopimuskohdistus, näyttäisi tarjoavan merkittävää kehittämispotentiaalia tiettyihin poliisin runsaasti käyttämiin palveluhankintoihin, hän jatkaa.

– Nämä ovat aiheuttaneet huomattavan suuria määriä mediaanisummaltaan vähäisiä laskuja ja näiden palveluhankintojen kokonaisprosessissa, mukaan lukien poliisitoimen substanssin osuudet ja muita hallinnonaloja sivuavat osiot, havaittiin samalla kehittämisen ja sujuvoittamisen mahdollisuuksia.

Poliisihallitus-kirjanpitoyksikköön kuuluu Poliisihallituksen lisäksi tulosohjattuina virastoina yksitoista poliisilaitosta sekä Keskusrikospoliisi ja Poliisiammattikorkeakoulu. Henkilöstöä poliisissa on noin 10 000, josta poliiseja on noin 7 200.

 Jutun kuvat ovat 12.8. pidetystä poliisin hankintojen keskittämisen työpajasta. 

Teksti: Anna Kelho, Palkeet

Handi_pöytä

Handi-palvelu käyttöön suunnitellusti ja tukea vahvistaen

Handi-palvelu tarkoittaa uutta, aidosti yhtenäistä toimintatapaa valtion hallinnossa. Se on osa valtion hankintojen digitalisointia, jonka tavoitteena on, että hankintoja johdetaan ja hoidetaan ammattimaisesti ydintoimintaa tukien ja että digitaalinen hankintaprosessi on sujuva ja avoin päästä päähän.

Hyvinkin suunniteltu on vasta puoliksi tehty. Monet asiat konkretisoituvat nyt, kun Handi-palvelun käyttöönotot ovat täydellä teholla alkaneet. Matkaa on vielä myös näihin hankintojen digitalisaation kokonaistavoitteisiin: Hankintaprosessista saavutetaan 15 miljoonan euron vuotuiset säästöt vuodesta 2020 eteenpäin. Ostolaskujen käsittelyn automaatiotaso on 90 prosenttia vuoden 2020 lopussa.

Ensimmäisiltä käyttäjiltä saatu arvokkaita kehitysehdotuksia

Yksittäisiä Handi-palvelun käyttöönottoprojekteja toteutetaan puolentoista vuoden aikana yli 60 kappaletta. Nyt marraskuun alussa Handi-palvelu on käytössä jo kahdeksassa kirjanpitoyksikössä ja joulukuussa jo 11:ssä. Handi-palvelun pilottivaihe touko-syyskuussa oli tiivis ja sisälsi perinteisestä poiketen myös palvelujärjestelmän viimeistelyä.

Pilottivaiheen huomioista suurin osa kohdistui tilaamiseen: toimittajaportaalin käytettävyys, ostotiimien roolitukset, 24 h -virastojen erityistarpeet sekä valtion yhtenäiset toimintatavat puitejärjestely- ja konsernipalveluiden tilaamisessa keräsivät eniten kommentteja. Huomioita tuli myös osaamisen tukeen, projektin käyttöönottoon ja viestintään. Laskujen käsittelyn nähtiin toimivan paremmin.

Piloteissa ja käyttökokemuksen myötä kertyneiden muutosehdotusten lisäksi Handi-palvelun moduulien kehittämiseen paneudutaan useissa työpajoissa. Muutosehdotukset priorisoidaan yhdessä käyttäjien kanssa viikoittain muutosryhmässä ja viedään tuotantoon joko viikkosprinteissä tai versiopäivityksissä.

Pilottiorganisaatioiden ja ensimmäisen varsinaisen käyttäjän, Verohallinnon, yhteyshenkilöt ansaitsevatkin kiitoksen uudenlaisen toimintamallin omaksumisesta ja ohjaamisesta omassa organisaatiossa sekä samaan aikaan tekemästään arvokkaasta palvelun kehitystyöstä.

Käyttöönottovaiheessa tiivistetään keskustelua

Tie kohti uutta toimintatapaa edellyttää läpinäkyvyyttä, keskustelua ja asioiden kirkastamista, jopa uusista käsitteistä sopimista. Käyttöönottovaiheeseen siirtyminen tarkoittaa muutoksia myös ohjausmalliin ja tiedon jakamiseen.

Keskeisin foorumi yhteiselle keskustelulle tulevat olemaan käyttöönottoeräkohtaiset ohjausryhmät, jotka käynnistyvät marraskuussa. Tukea käyttöönottoihin valmistautumiseen ja Handi-palvelun käyttöön löytyy erityisesti kaikkien virastojen yhteisestä Tiimeri-työtilasta, minkä lisäksi Palkeet julkaisee Handi-palvelun oman uutiskirjeen kaksi kertaa kuussa.

Valtiokonttorin uusi T3 Talous, tieto ja työelämä -toimiala tulee antamaan ohjausta ja tukea niin hankintojen digitalisointiin kuin hankintaprosessin edelleen kehittämiseen. T3-toimialan uusi hankintatoimen palvelut -yksikkö ryhtyy tukemaan ja ohjaamaan virastoja valtion hankintatoimen kehittämisessä kohti yhdenmukaisempia, tehokkaampia ja laadukkaampia toimintatapoja osallistamalla, ylläpitämällä verkostoja ja julkaisemalla mm. linjauksia, suosituksia ja parhaita käytäntöjä. Palvelun koko perusajatus pohjautuu verkostoyhteistyöhön, jonka avulla varmistetaan asiantuntemus ja virastojen tarpeiden huomiointi.

Toimintatapamuutos takaa automaation edistymisen

Handi-palvelun käyttöönotot ja automaation edistäminen jatkuvat yhteisten linjausten mukaan:

1. Koko valtionhallinto käyttää Handi-palvelua ennen maaliskuuta 2020. Näin varmistetaan talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnan häiriötön jatkuvuus, kun nykyiset tietojärjestelmät, Tilha ja Rondo, poistuvat käytöstä. Ohjelman ohjausryhmä puolsi toukokuussa toimintatapalinjausta, joka määrittelee tarkemmin hyvin rajalliset muutosmahdollisuudet käyttöönottoaikatauluun.

2. Automaation edistäminen hankinnoissa ja tilaamisessa on virastojen keskeinen tehtävä, jota
konsernitoimijat tukevat. Handi-palvelun käyttöönoton jälkeen jatkuu automaation laajentaminen kohti jokaisen viraston automaatiotason tavoitteita. Tavoitteena on, että Handi-toimintamalli on valtionhallinnossa ja hankintayksiköissä täysimittaisesti käytössä vuoden 2020 loppuun mennessä.

Syksyn 2018 aikana keskitytään Handi-palvelun toiminnallisuuden parantamiseen, jatketaan virastojen käyttöönottoja parannetulla projektimallilla, käydään työpajoissa keskustelua yhteisistä toimintatavoista ja varmistetaan läpinäkyvä viestintä niin ohjelma- kuin käyttöönottotasolla. Virastot jatkavat aktiivisesti automaation lisäämistä vaiheittain myös projektien jälkeen.

Kirjoittajat:
Tero Meltti, ohjelmajohtaja, Handi-ohjelma, VM
Helena Lappalainen, kehitysjohtaja, Palkeet
Lasse Skog, toimialajohtaja, Valtiokonttori

Two colored bowling balls of number 15 and 14

Kirjanpitoyksiköiden Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on julkaistu

Handi-palvelun käyttöönottoaikataulu on valmistunut. Kevään ja kesän 2018 pilottivaiheessa on mukana viisi kirjanpitoyksikköä. Pilottivaiheessa Handi-palvelua, järjestelmäratkaisua ja käyttöönottomallia hiotaan käytännön kokemusten perusteella.

Vuoden 2018 lopussa Handi-palvelua alkavat käyttää sellaiset 17 virastoa, joissa on käytetty aktiivisesti Tilhaa. Kevään 2019 aikana Handi-palvelun käytön aloittaa 13 kirjanpitoyksikköä ja syksyllä 2019 loput 26 kirjanpitoyksikköä. Tarkempi aikataulu on julkaistu Palkeiden www-sivuilla.

Monet tekijät saattavat vielä aiheuttaa muutoksia aikataulusuunnitelmaan ja sitä päivitetään sitä mukaa, jos muutoksia aikatauluun tulee.

Uusi Handi-palvelu korvaa nykyiset Tilha- ja Rondo-järjestelmät ja se otetaan käyttöön kaikissa kirjanpitoyksiköissä.