Hanna Hirsimäki

Suorituskyvyn seuranta vauhdittaa hankintatoiminnan kehittämistä

Julkisen sektorin toteuttamilla hankinnoilla on huomattava taloudellinen merkitys sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Esimerkiksi McKinseyn vuonna 2017 tekemän tutkimuksen mukaan 3,5 biljoonan dollarin globaali rahoitusvaje olisi mahdollista korjata noin neljässä vuodessa, mikäli hankintojen ohjauksessa ja johtamisessa noudatettaisiin parhaiten suoriutuvien maiden toimintatapoja. OECD on puolestaan esittänyt tuoreessa tutkimuksessaan, että jo 1 prosentin parannus hankintakustannuksissa saattaisi merkitä jäsenmaille peräti 43 miljardin euron vuosittaisia säästöjä. Näiden valtavien lukujen pohjalta voidaan todeta, että hankintojen sisäisen potentiaalin löytämisen eteen on syytä tehdä edelleen ahkeraa kehitystyötä.

Kotimaamme näyttäytyy OECD:n tutkimuksessa varsin poikkeuksellisena valtiona, sillä julkiset hankinnat muodostavat Suomen valtion kokonaiskustannuksista peräti kolmasosan. Bruttokansantuotteeseen suhteutettuna tämä osuus haukkaa noin 17,5 prosenttia, ja OECD:n muihin jäsenmaihin verrattuna ainoastaan Alankomaat kipuaa Suomen edelle reilun 20 prosentin BKT-osuudellaan. Hankintojen suuri vaikutus valtiontalouden tasapainoon on kiistaton, ja hankintojen tehostamiseksi onkin toteutettu jo useita toimenpiteitä erilaisten hankkeiden, kuten HANKOn ja Handin muodossa.

Kaikki alkaa strategiasta

Hankintatoiminta on nähty perinteisesti reaktiivisena rutiinityönä, jossa strategiselle suunnittelulle tai jatkuvalle parantamiselle ei ole ollut juurikaan tarvetta. Rooli on kuitenkin alkanut hiljalleen muuttua, ja hankintatoimen merkitys koko organisaatiota läpileikkaavana ydintoimintona on saanut entistä enemmän ansaitsemaansa jalansijaa. Myös valtionhallinto on herännyt hankintatoiminnan strategiseen merkitykseen, sillä hankinnat saattavat muodostaa jopa 50 – 80 prosenttia yksittäisen organisaation toimintamenoista. Harva virasto tai laitos pystyisi enää toteuttamaan omaa ydintehtäväänsä ilman ulkopuolelta ostettuja tavaroita tai palveluita.

Roolin muutos välittyy myös valtionvarainministeriön julkaisemasta Suomen julkisten hankintojen tilannekuvasta, joka tulee toimimaan lähtökohtana Suomen uuden kansallisen hankintastrategian laatimisessa. Julkaisu nostaa esille muun muassa hankintojen strategisen merkittävyyden, vaikuttavuuden johtamisen murroksen sekä erityisesti tarpeen hankintadatan säännöllisen arviointiin. Hankintadatan arviointi tullee käytännössä tarkoittamaan erilaisten mittareiden kehittämistä ja käyttöönottoa koko valtionhallinnon alalla.

Sitä saat mitä mittaat

Suorituskyvyn mittaaminen ja analysointi on ainoa käytännön keino havainnollistaa organisaation toimintaa sekä tuottaa objektiivista tietoa päätöksenteon tueksi. Mittareilla voidaan kartoittaa niin hankintatoimen kuin -järjestelmienkin sujuvaa toimintaa, toteutetun hankinnan välittömiä vaikutuksia sekä myös pidemmän aikavälin vaikuttavuutta. Mittaamisen lähtökohtana on aina kriittisten menestystekijöiden tunnistaminen ja soveltuvien tavoitteiden (mittareiden) asettaminen organisaation yksilöllisen strategian mukaisesti.

Kehittämisprosessissa on huomioitava myös se, että sidosryhmien tarpeet, optimaaliset suoritteet ja niihin vaikuttavat tekijät sekä itse suorituskykyä kuvaavat mittarit ja jopa organisaation strategia ovat jatkuvassa muutoksessa. Suorituskyvyn arviointi ei siis ole millään muotoa kertaluontoinen keikka, vaan organisaation on panostettava siihen pitkäjänteisesti ja tosissaan.

Vuoden 2019 lopulla Handissa pilotoitiin jo ensimmäisiä hankintatoiminnan maturiteettiin kohdistuvia suorituskykymittareita, joiden kehittämistä jatketaan myös kuluvan vuoden aikana. Mittaamisessa on päästy nyt hyvään alkuun, vaikkakin pidemmältä aikaväliltä hankittua vertailudataa sekä sen pohjalta muodostettuja uusia kehityskohteita saataneen odotella vielä jonkin aikaa.

Toiminnan parantaminen jatkuu myös Handi-ohjelman jälkeisessä maailmassa

Hankintatoiminnan kehittäminen ei tule pysähtymään Handi-toteutusohjelman päättymiseen. Palkeiden Handi-hankkeessa paneudutaan seuraavaksi neljännen vaiheen kehittämistoimiin ja järjestelmää parannetaan edelleen. Lisäksi konsernitasolla on tarkoitus saavuttaa valtionhallinnon hankintakehittämisen yhteinen tavoitetila ja muodostaa selkeä roadmap tulevaisuuden toimenpiteille.

Sopimus- ja toimittajahallintaan sekä hankintaprosessin manuaalisiin kontrolleihin on luvassa erilaisia toimenpiteitä ja ohjeistuksia, ja valmisteilla oleva yhteinen hankintastrategia poikinee myös paljon uusia kehityskohteita eri puolille valtionhallintoa. Pysytään siis kuulolla ja katsotaan tulevaisuuteen avoimin mielin – vallitsevasta poikkeustilasta huolimatta!

Blogin kirjoittaja Hanna Hirsimäki on hankintatehtävien ammattilainen, joka on toiminut sekä yksityisellä että julkisella sektorilla laajoissa kehittämis-, muutos- ja järjestelmähankkeissa – myös kotimaan rajojen ulkopuolella. Hannalla on monipuolista kokemusta julkisten hankintojen käytännön toteuttamisesta sekä valtionhallinnon prosessien, toimintatapojen ja IT-järjestelmien kehittämisestä. Hanna työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoiminnan kehittämisen erityisasiantuntijana.

Tero Meltti

Valtion hankinnat digitalisoitiin – mitä seuraavaksi?

Finanssineuvos Tero Meltti muistuttaa, että julkisten hankintojen kehittäminen jatkuu myös Handi-ohjelman päättymisen jälkeen.

Valtion hankintojen digitalisoinnin -toteutusohjelma (Handi) kokosi yhteen julkisten hankintojen ammattilaiset kehittämään valtion hankintatoimea. Virstanpylväitä on saavutettu, mutta työ julkisten hankintojen kehittämiseksi jatkuu.

Handi-ohjelman tavoitteena oli uudistaa valtion hankintatoimi vuoden 2019 loppuun mennessä. Handi-ohjelmassa koko hankintaprosessi oli määrä yhtenäistää hankintojen suunnittelusta maksatukseen asti. Myös valtionhallinnon sisäisiä prosesseja haluttiin vähentää ja automatisoida merkittävästi.

Tavoitteet olivat kunnianhimoiset, ja kalenteriaikaa oli käytössä vain vajaa neljä vuotta. Mikä on muuttunut valtion hankintatoimessa vuodesta 2016? Saimmeko aikaiseksi tavoiteltuja muutoksia? Finanssineuvos Tero Meltti tiivistää valtiovarainministeriön julkaisemassa kolumnissa Handi-ohjelman tärkeimpiä saavutuksia.

Lue kolumni valtiovarainministeriön verkkosivuilta.

 

Handi_pöytä

Handi-palvelu käyttöön suunnitellusti ja tukea vahvistaen

Handi-palvelu tarkoittaa uutta, aidosti yhtenäistä toimintatapaa valtion hallinnossa. Se on osa valtion hankintojen digitalisointia, jonka tavoitteena on, että hankintoja johdetaan ja hoidetaan ammattimaisesti ydintoimintaa tukien ja että digitaalinen hankintaprosessi on sujuva ja avoin päästä päähän.

Hyvinkin suunniteltu on vasta puoliksi tehty. Monet asiat konkretisoituvat nyt, kun Handi-palvelun käyttöönotot ovat täydellä teholla alkaneet. Matkaa on vielä myös näihin hankintojen digitalisaation kokonaistavoitteisiin: Hankintaprosessista saavutetaan 15 miljoonan euron vuotuiset säästöt vuodesta 2020 eteenpäin. Ostolaskujen käsittelyn automaatiotaso on 90 prosenttia vuoden 2020 lopussa.

Ensimmäisiltä käyttäjiltä saatu arvokkaita kehitysehdotuksia

Yksittäisiä Handi-palvelun käyttöönottoprojekteja toteutetaan puolentoista vuoden aikana yli 60 kappaletta. Nyt marraskuun alussa Handi-palvelu on käytössä jo kahdeksassa kirjanpitoyksikössä ja joulukuussa jo 11:ssä. Handi-palvelun pilottivaihe touko-syyskuussa oli tiivis ja sisälsi perinteisestä poiketen myös palvelujärjestelmän viimeistelyä.

Pilottivaiheen huomioista suurin osa kohdistui tilaamiseen: toimittajaportaalin käytettävyys, ostotiimien roolitukset, 24 h -virastojen erityistarpeet sekä valtion yhtenäiset toimintatavat puitejärjestely- ja konsernipalveluiden tilaamisessa keräsivät eniten kommentteja. Huomioita tuli myös osaamisen tukeen, projektin käyttöönottoon ja viestintään. Laskujen käsittelyn nähtiin toimivan paremmin.

Piloteissa ja käyttökokemuksen myötä kertyneiden muutosehdotusten lisäksi Handi-palvelun moduulien kehittämiseen paneudutaan useissa työpajoissa. Muutosehdotukset priorisoidaan yhdessä käyttäjien kanssa viikoittain muutosryhmässä ja viedään tuotantoon joko viikkosprinteissä tai versiopäivityksissä.

Pilottiorganisaatioiden ja ensimmäisen varsinaisen käyttäjän, Verohallinnon, yhteyshenkilöt ansaitsevatkin kiitoksen uudenlaisen toimintamallin omaksumisesta ja ohjaamisesta omassa organisaatiossa sekä samaan aikaan tekemästään arvokkaasta palvelun kehitystyöstä.

Käyttöönottovaiheessa tiivistetään keskustelua

Tie kohti uutta toimintatapaa edellyttää läpinäkyvyyttä, keskustelua ja asioiden kirkastamista, jopa uusista käsitteistä sopimista. Käyttöönottovaiheeseen siirtyminen tarkoittaa muutoksia myös ohjausmalliin ja tiedon jakamiseen.

Keskeisin foorumi yhteiselle keskustelulle tulevat olemaan käyttöönottoeräkohtaiset ohjausryhmät, jotka käynnistyvät marraskuussa. Tukea käyttöönottoihin valmistautumiseen ja Handi-palvelun käyttöön löytyy erityisesti kaikkien virastojen yhteisestä Tiimeri-työtilasta, minkä lisäksi Palkeet julkaisee Handi-palvelun oman uutiskirjeen kaksi kertaa kuussa.

Valtiokonttorin uusi T3 Talous, tieto ja työelämä -toimiala tulee antamaan ohjausta ja tukea niin hankintojen digitalisointiin kuin hankintaprosessin edelleen kehittämiseen. T3-toimialan uusi hankintatoimen palvelut -yksikkö ryhtyy tukemaan ja ohjaamaan virastoja valtion hankintatoimen kehittämisessä kohti yhdenmukaisempia, tehokkaampia ja laadukkaampia toimintatapoja osallistamalla, ylläpitämällä verkostoja ja julkaisemalla mm. linjauksia, suosituksia ja parhaita käytäntöjä. Palvelun koko perusajatus pohjautuu verkostoyhteistyöhön, jonka avulla varmistetaan asiantuntemus ja virastojen tarpeiden huomiointi.

Toimintatapamuutos takaa automaation edistymisen

Handi-palvelun käyttöönotot ja automaation edistäminen jatkuvat yhteisten linjausten mukaan:

1. Koko valtionhallinto käyttää Handi-palvelua ennen maaliskuuta 2020. Näin varmistetaan talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnan häiriötön jatkuvuus, kun nykyiset tietojärjestelmät, Tilha ja Rondo, poistuvat käytöstä. Ohjelman ohjausryhmä puolsi toukokuussa toimintatapalinjausta, joka määrittelee tarkemmin hyvin rajalliset muutosmahdollisuudet käyttöönottoaikatauluun.

2. Automaation edistäminen hankinnoissa ja tilaamisessa on virastojen keskeinen tehtävä, jota
konsernitoimijat tukevat. Handi-palvelun käyttöönoton jälkeen jatkuu automaation laajentaminen kohti jokaisen viraston automaatiotason tavoitteita. Tavoitteena on, että Handi-toimintamalli on valtionhallinnossa ja hankintayksiköissä täysimittaisesti käytössä vuoden 2020 loppuun mennessä.

Syksyn 2018 aikana keskitytään Handi-palvelun toiminnallisuuden parantamiseen, jatketaan virastojen käyttöönottoja parannetulla projektimallilla, käydään työpajoissa keskustelua yhteisistä toimintatavoista ja varmistetaan läpinäkyvä viestintä niin ohjelma- kuin käyttöönottotasolla. Virastot jatkavat aktiivisesti automaation lisäämistä vaiheittain myös projektien jälkeen.

Kirjoittajat:
Tero Meltti, ohjelmajohtaja, Handi-ohjelma, VM
Helena Lappalainen, kehitysjohtaja, Palkeet
Lasse Skog, toimialajohtaja, Valtiokonttori