man-791049_1920

Hankintatoimen kehittäminen siirtyy valtiolla.fi-sivustolle

Hankintatoimen digitalisoinnin toteutusohjelman aikainen handi.fi-sivusto poistuu käytöstä vuoden 2020 lopussa. Julkisten hankintojen kehitystyö jatkuu ja hankintatoimen ajankohtaisia kuulumisia pääsee jatkossa seuraamaan valtiolla.fi-sivustolla. Siellä tullaan julkaisemaan artikkeleita ja blogeja hankintatoimen kehittämisen teemoista.

Julkisiin hankintoihin käytettävät rahamäärät ovat suuria ja vastuu rahan käytöstä on painava. Lokakuussa alkaa Vastuulliset hankinnat -blogisarja, joka pitää sisällään juttuja hankintatoimen näkymistä, haasteista ja visiosta. Lisäksi Handi-työpajat tunnetaan jatkossa nimellä Sujuvat hankinnattyöpajoja hankintatoimen kehittämisestä.

Syksyn ensimmäisessä työpajassa aiheena oli tilausten vastaanottaminen. Lokakuussa katseet suunnataan Suomen kansalliseen julkisten hankintojen strategiaan ja työstetään yhdessä suunnitelmia, joiden kautta strategia saadaan jalkautettua hankintatoimen kentälle. Loppuvuoden aikana tullaan tutustumaan muun muassa hankintojen tiedolla johtamiseen. Työpajoissa on puheenvuorojen lisäksi myös yhteistä työskentelyä aihealueen teemaan liittyen.

Työpajojen tarkemmat sisällöt julkaistaan lähempänä tapahtumia ja sisältöihin pääset tutustumaan osoitteessa valtiolla.fi/teema/hankinnat. Mikäli sinulla on toiveita käsiteltäviksi teemoiksi tai haluat lisätietoa jostain hankintoihin liittyvästä asiasta, niin vinkkaa siitä meille. Katsotaan yhdessä, miten voisimme asiaa käsitellä työpajojen yhteydessä.

Tiimerin Handi-työtila kaikkien virastojen käyttöön jatkaa toimintaansa konsernitoimijoiden yhteistyön alustana. Jos sinulta puuttuu käyttöoikeudet työtilaan, voit pyytää niitä Palkeista.

Mikä muuttuu?

  • Hankintatoimen kehittämisen julkisten sisältöjen uusi kotipaikka on valtiolla.fi/teema/hankinnat
  • Handi-työpajat tunnetaan jatkossa nimellä Sujuvat hankinnat 
  • Handi-ohjelman Twitter jatkaa toimintaansa tunnuksella @valtiohankkii

Tavoitteena lisätä julkisten hankintojen vaikuttavuutta

Handi-ohjelman lopputulosten avulla tavoiteltiin 15 miljoonan euron vuosittaisia säästöjä valtiontaloudessa. Alustavien laskelmien mukaan merkittävä määrä säästöjä saatiin aikaiseksi hankintaprosessin eri osa-alueiden automatisoinneilla, ja toimintojen keskittämisellä.

Julkisten hankintojen osalta kehitystyö jatkuu Hankinta-Suomi-toimenpideohjelmassa, jonka tavoitteena on edistää julkisiin hankintoihin käytettävien varojen yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä julkisen talouden kestävyyttä. Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino sekä hallitusohjelman että kuntien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Tavoitteet liittyvät muun muassa ekologiseen, sosiaaliseen ja taloudelliseen vastuullisuuteen, innovaatioiden edistämiseen, strategisen johtamisen ja tietojohtamisen kehittämiseen, hankintaosaamisen ja -kyvykkyyksien kehittämiseen, markkinoiden toimivuuden parantamiseen.

Julkiset hankinnat ovat merkittävä keino sekä hallitusohjelman että kuntien strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Kansallinen julkisten hankintojen strategia 2020 julkaistiin syyskuussa.

Hannkintatoimen kehittäminen valtiolla.fi-sivustolla >

seija_friman-1.1

Vielä on vähän Handia jäljellä

Hankejohtaja Seija Friman uskoo yhteistyön voimaan julkisten hankintojen kehittämisessä.

Syksyn aikana tulee kuluneeksi kolme ja puolivuotta siitä, kun valtiovarainministeriö asetti Handi-ohjelman. Sen tarkoituksena on ollut toimeenpanna Juha Sipilän hallituksen linjausta, jolla on tavoiteltu 15 miljoonan euron säästöjä hankinnasta maksuun -prosessialueella. Digitalisaatio on ollut avain kunnianhimoisen tavoitteen saavuttamiseksi.

Asettamisasiakirjassa todettiin, että hankintojen digitalisointi edellyttää hankintatoimen yhtenäistämistä eli yhteisiä toimintamalleja ja tietojärjestelmäpalveluita sekä prosessien kokonaiskehittämistä. Asettamisen yhteydessä päätettiin siitä, että Handi-ohjelmaa toteutetaan ohjelmajohtamisen keinoin. Ohjelmajohtaminen on omanlaisensa hankejohtamisen tapa, joka sopii hyvin strategisten muutosten johtamiseen.

Ohjelman alussa tavoiteltavat hyödyt sanoitettiin sujuvasti, mutta kaikkia tarvittavia projekteja tavoitteiden saavuttamiseksi ei vielä silloin pystytty määrittämään. Ohjelmajohtamisen keinoin toiminnassa syntyviä yhteyksiä, riippuvuuksia ja päällekkäisyyksiä on kyetty tunnistamaan.

Handi-ohjelmassa keskeiset sidosryhmät on haluttu sitouttaa osallistamalla. Uskon sen olevan tärkeä osa muutoksen läpiviennin onnistumista. Mielestäni on helppo todeta, että olemme saaneet tuloksia aikaiseksi koko ohjelman ajan. Käynnissä on ollut useita projekteja ja tehtäväkokonaisuuksia, joita monet eri osapuolet ovat olleet yhtäaikaisesti toteuttamassa. Yhteistyö on ollut tiivistä konsernitoimijoiden kesken, ja virastojen edustajia on pyritty ottamaan mukaan kommentoimaan toteutusehdotuksia, ideoimaan uusia ratkaisuja sekä kokeilemaan lopputuloksia.

Vielä on paljon tekemistä ennen kuin ohjelma voidaan päättää ensi vuoden maaliskuun lopussa. Päätös jatkoajasta alkuperäiseen vuoden vaihteeseen suunniteltuun päättämisaikatauluun on juuri saatu. Ohjelmalle halutaan pieni jatkoaika erityisesti sen vuoksi, että vuoden alussa Handi-palvelun käyttöönottaa suuri määrä virastoja ja pari käyttöönottoa on vielä helmikuussa. Rondo-konversiot ajoittuvat maaliskuulle. Näiden käyttöönottojen ja tuotantokäytön sujuvuuden varmistamiseksi haluamme pitää ohjelman rakenteet ja organisaation pystyssä ja tukena niin virastoille kuin Palkeillekin.

Tulevaisuuden hankintatoimi – millaisen siitä rakennamme?

Tällä hetkellä pohdimme, miten voimme jatkaa sitä antoisaa yhteistyötä konsernitoimijoiden kesken, mitä ohjelman aikana olemme saavuttaneet. Miten voimme säilyttää hyvän ja mutkattoman yhteistyön konsernitoimijoiden ja virastojen välillä myös jatkossa? Entä miten voisimme kehittää sitä vieläkin paremmaksi? Pohtimamme kysymykset tiivistyvät ohjelmajohtamisen ydinajatukseen eri osapuolten välisestä avoimesta ja välittömästä vuorovaikutuksesta.

Vuorovaikutusta konsernitoimijoiden ja virastojen välillä pyritään turvaamaan eri keinoin myös Handi-ohjelman jälkeen.

Konsernitoimijoilla, eli Hanselilla, HAUSilla, Palkeilla, Senaatilla, Valtorilla ja Valtiokonttorilla on tarkoitus perustaa yhteinen hankintatoimen koordinaatioryhmä. Se tulee kokoontumaan säännöllisesti, päivittämään tilannekuvaa sekä arvioimaan kehittämistarpeita ja riskejä. Ryhmä tulee myös laatimaan yhteisen kehittämisen road-mapin ja raportoimaan työn etenemisestä niin valtiovarainministeriötä kuin virastojakin. Valtiokonttori tulee vastaamaan tämän ryhmän toiminnan aloittamisesta ja koordinoinnista.

Vuorovaikutusta konsernitoimijoiden ja virastojen välillä pyritään turvaamaan eri keinoin myös Handi-ohjelman jälkeen. Handi-työpajat jatkuvat ja tuttuja vuorovaikutusalustoja, Handi.fi-sivustoa ja Handi-tiimeriä, ylläpidetään myös jatkossa. Ajatuksia vertailukehittämisryhmien perustamisesta on myös pohdittu – ne tukisivat kunkin toimijan hankintatoimen kehittämistä. Monia muitakin ideoita on ollut ilmassa, mutta palataan näihin hieman myöhäisemmässä vaiheessa. Mielelläni kuulisin myös teidän toiveitanne ja ideoitanne kehittämisen tueksi. Miten jatkamme menestykkääseen vauhtiin päässyttä työtä julkisten hankintojen kehittämisen parissa?

Kirjoittaja: hankejohtaja Seija Friman, Valtiokonttori