Kati Siikonen, Palkeet

Herkkä – HR-tietojen käsittelyn ja arkistoinnin uusi tuotantoympäristö

Kati Siikonen
Muutos koskee kaikkia budjettivaltion kirjapitoyksiköitä, muistuttaa Kati Siikonen Palkeista.

Herkkä-palvelu tulee korvaamaan palkkaluetteloiden kierrätykseen aiemmin käytössä olleet järjestelmät ja tuotantoympäristöt. Herkkä-ratkaisu otetaan käyttöön valtion kaikissa kirjanpitoyksiköissä syksyllä 2020. Miten Herkkä-ratkaisun käyttöönotto tulee vaikuttamaan Palkeiden palvelutuotantoon ja asiakaslaskutukseen?

Palkkaluetteloiden kierrätys siirtyy vuonna 2020 omaan erilliseen sähköiseen tuotantoympäristöönsä, jossa kierrätetään palkkaluettelot ja arkistoidaan arkistovelvoitteen alla olevat muut tositteet. Herkkä-nimen lanseerasi alun perin Palkeiden teknologiajohtaja Juha Koljonen. Nimi lähti elämään puhekielessä ja kaikki puhuvat nyt Herkästä.

– Valtiolla on jonkin verran virkatehtäviä, joiden tehtävänimike tai virkatehtävän suorituspaikka ovat salassa pidettävä. Totesimme, ettei näitä tietoja voi käsitellä Suomen rajojen ulkopuolella sijaitsevassa pilvipalvelussa, Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen Palkeista sanoo.

Henkilöstöpuolen arkaluonteiset materiaalit saavat uuden kodin

Valtionhallinnossa on aikaisemmin ollut käytössä asiakirjojen kierrätys ja arkistointijärjestelmä Rondo. Handi-ohjelman aikana sähköinen tilaaminen ja laskujenkäsittely uudistettiin, jolloin Rondo korvattiin Handi-palvelulla. Tällä hetkellä kaikki taloushallinnon ja hankintatoimen dokumentit käsitellään Handi-palvelussa.

– Palkkaluetteloiden kierrätys päätettiin irrottaa Handi-palvelun ratkaisukokonaisuudesta ja sitä varten rakennetaan erillinen kaikille virastoille yhteinen tuotantoympäristö Valtorin käyttöpalveluun, Siikonen tarkentaa.

Talousarvioasetus edellyttää, että kaikki menot ja palkansaajien tileille maksettavat palkat ja palkkiot asiatarkastetaan ja hyväksytään. Palkanmaksu- ja laskentaprosessi on oma henkilöstöhallinnon prosessi, jonka osana palkka-ajoista muodostetaan dokumentti nimeltään palkkaluettelo. Jotta talousarvioasetuksen velvoite täyttyisi, palkkaluettelot lähetetään Palkeiden palvelutuotannosta virastojen vastuuhenkilöille tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi.

Palkka- ja henkilöstöhallinnon puolella on asiakirjoja, jotka tulkitaan osaksi kirjanpidon tositeaineistoa. Sen vuoksi niihin pätee arkistointivelvoite vastaavalla tavalla kuin taloushallinnon puolella ostolaskuihin ja kirjanpidon raportteihin. Dokumenteilla on lisäksi asiakirjaluokkakohtaiset säilytysajat ja niitä saavat käsitellä vain tehtävään nimetyt virkamiehet.

Herkkä-ratkaisun toteutus vaikuttaa virastojen arkeen hetkellisesti

Herkkä-ratkaisun käyttöönotossa on kaksi vaihetta. Isoa työkuormaa ei virastoille ole Palkeiden mukaan tulossa, sillä kevään 2020 aikana toteutettava järjestelmäympäristön rakentaminen ei juurikaan heijastu virastojen arkeen. Vanhaan Rondo-järjestelmään tulee kuitenkin käyttökatko siinä vaiheessa, kun vanhaa kirjanpidon tositearkistoa lähdetään konvertoimaan uuteen ratkaisuun.

– Tähän on hyvä varautua virastoissa. Kun tietojen siirto uuteen järjestelmään alkaa, vanhoissa järjestelmissä ei saa olla käyttöä, jotta arkistointikonversiota pystytään toteuttamaan. Lisäksi Rondo-käyttäjiä tullaan ohjeistamaan väliaikaisesta toimintamallista palkkaluetteloiden kierrätystä varten, Siikonen muistuttaa.

Herkkä-palveluympäristö toteutetaan samojen periaatteiden mukaisesti kuin aiempi käyttöönotto Handi-palvelun puolelle – yhteistyössä virastojen kanssa.

– Roolit palkkaluetteloiden hyväksyntään ja tarkastamiseen sekä käyttövaltuudet tullaan sopimaan virastojen kanssa yhdessä. Samalla määrittelemme myös vanhojen tositearkistojen selailuoikeuksien nimeämisestä tietyille henkilöille, Siikonen sanoo.

Herkkä-ratkaisun edellyttämä käyttöpalveluympäristö on määrä toteuttaa Valtorille huhtikuun loppuun mennessä. Palkeet tulee lähiviikkojen aikana ohjeistamaan Rondoa käyttäviä virastoja väliaikaisen toimintamallin käyttöönotosta.

 

Herkkä-ratkaisu lyhyesti:

  • Handi-palvelun rinnalle uusi Herkkä-palvelujärjestelmä ja yhteinen tuotantoympäristö palkkaluetteloiden kierrätykseen
  • Muutos kaikissa budjettivaltion kirjanpitoyksiköissä
  • Rondo-käyttäjille tulossa väliaikainen toimintamalli palkkaluetteloiden hyväksymiskierrätykseen Palkeiden ja virastojen välillä
  • Kaikki materiaalit pois vanhasta järjestelmästä elokuun loppuun mennessä, jolloin alkaa Rondo-palvelinympäristön alasajo ja Rondo poistuu käytöstä.

 

Lisätietoja:
Handi-palvelun hankepäällikkö Kati Siikonen, puh. 029562192, kati.siikonen(at)palkeet.fi