Ville Hänninen

Yhdenmukaisempi sopimustenhallinta tukee riskienhallintaa ja parantaa sopimusten laatua

Sanapilvi sopimushallinnan tukena käytettävistä järjestelmistä.
Sanapilvi sopimushallinnan tukena käytettävistä järjestelmistä.

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmassa laadittiin vuoden 2016 lopulla esiselvitys sopimushallinnan ja toimittajahallinnan kehittämiseksi. Esiselvityksessä kuvattiin sopimushallinnan ja toimittajahallinnan prosessia erilaisten käyttötapauksien pohjalta, jotta tietojärjestelmää voitiin kehittää.

Esiselvityksen perusteella suositeltiin, että:

  • Valtionhallinnossa yhtenäistetään sopimushallinnan toimintamalleja ja käytäntöjä.
  • Lyhyellä aikavälillä sopimushallinta hankitaan osana tilausten- ja laskujen käsittelyjärjestelmää.
  • Pitkällä aikavälillä sopimushallinta toteutetaan osana asianhallintajärjestelmää ja otetaan käyttöön valtion yhteinen asianhallintajärjestelmä ja sopimushallinta.

Syksyllä 2019 laadittiin selvitys nykytilanteesta, jotta nähtäisiin, miten tavoitteissa on edetty. Valtion sopimushallinnan kehittämisen tarpeeseen on kiinnitetty huomiota myös Valtiontarkastusviraston (VTV) tarkastuskertomuksessa Yhteentoimivuus valtion ICT-sopimuksissa (7/2015).

Mitä tavoitteita saavutettiin?

Esiselvityksen tavoitteet ovat osin toteutuneet ja osin eivät. Sopimushallinnan toimintamallien yhtenäistämisessä keskeinen kehitysaskel oli Valtion hankintakäsikirjan viimeinen päivitys, jossa ohjeistetaan ensimmäistä kertaa sopimushallinnan perusasioista valtion tasolla. Lisäksi sopimus- ja toimittajahallinnan käytäntöjä on harjoiteltu Handi-palvelua käyttöönotettaessa, jolloin kirjanpitoyksiköt ovat päivittäneet sopimustietonsa ajan tasalle ja kommunikoineet toimittajille entistä yhdenmukaisemmin muun muassa valtion ostolaskujen käsittelyssä vaadittavia asioita. Vaatimuksia pyritään huomioimaan vahvemmin myös Hanselin sopimusehdoissa.

Tietojärjestelmien hajanaisuus hidastaa

Tietojärjestelmäratkaisuissa ei edetty suunnitellusti, mikä nousee esiin syksyn selvityksessä. Käytössä olevat tietojärjestelmät ovat hajanaisia ja monilla kirjanpitoyksiköillä sopimushallinnan prosessia toteutetaan tavanomaisten toimisto-ohjelmistojen ja asianhallintajärjestelmien avulla. Toimiva malli ei toki ole järjestelmästä kiinni, mutta parhaimmillaan sopimushallinnan tietojärjestelmät pakottavat toimimaan oikein. Tällöin ohjeiden mukaisen toiminnan valvonta voidaan järjestää luotettavasti ja sopimusten mallipohjien ja tyyppiehtojen ajantasainen ylläpito helpottuu. Järjestelmät tarjoavat myös kattavan näkymän kirjanpitoyksikön sopimustilanteeseen – tehdäänkö tulosyksiköissä päällekkäisiä sopimuksia, ja milloin on esimerkiksi syytä lähteä suunnittelemaan päättyvien sopimusten kilpailutuksia.

Sopimushallinnan tietojärjestelmät ja yhdenmukaisemmat käytännöt

Yksi johtopäätös on selvityksen pohjalta helppo tehdä. Kirjanpitoyksikköjä on syytä kannustaa sopimushallinnan tietojärjestelmien käyttöönottoon, erityisesti niissä yksiköissä, joissa sopimustransaktioita kertyy vuositasolla paljon. Vuoden 2016 tilanteeseen verrattuna tarjolla on yhteisesti hankittuja palveluita kuten Cloudia ja Virasto-Vahva.

Sopimus- ja toimittajahallinnan toimintamallia lienee perusteltua yhdenmukaistaa jatkossakin, sillä ohjelmassa tehdyn selvitystyön perusteella voidaan sanoa, että isossa osassa valtionhallintoa ollaan päästy vasta minimitasolle. Hyvin hoidetulla sopimus- ja toimittajahallinnalla voidaan parantaa palvelun laatua virastojen toiminnan kannalta merkittävissä sopimuksissa, ja toisaalta saada kustannushyötyä suurivolyymisissä tuote- ja palvelusopimuksissa.

Kirjoittaja: Ville Hänninen

Ville Hänninen työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoimen asiantuntijana ja hankintojen kehittämistehtävissä. ”Ohjaan ja ohjeistan virastoja sujuvaan hankintaprosessiin ja vastaan valtion ostolaskujen automatisoinnin edistämisestä ja raportoinnista”, Hänninen kuvailee työtehtäviään.
työpaja1

Handi-työpaja: Tukea yhteiseen Handi-toimintamalliin

Marraskuun Handi-työpajassa kuultiin Poliisihallituksen esimerkki hankintatoimen kehittämisestä ja keskittämispyrkimyksistä. Työpajassa saatiin myös nopea perehdytys uusiin Handi-palvelun keskeisten toimintojen prosessikuvauksiin. Lisäksi pohdittiin tarpeita sopimushallinnalle.

Työpajan alussa kuultiin Poliisihallituksen toteuttamasta hankintojen valtakunnallisesta keskittämisen selvittämishankkeesta. Sen tavoitteena on ollut tutkia ja arvioida poliisin hankintojen valtakunnallisen keskittämisen etuja ja tuottavuushyötyjä. Jo pelkästään laskuautomaatiota lisäämällä arvioidaan saavutettavan 800 000 euron vuosittaiset säästöt. Raportin on määrä valmistua joulukuussa 2019.

Prosessikuvausten käyttö laajenee

Handi-palvelun tilaamista ja sopimuskohdistusta sekä muita laskujen automaatiokeinoja kuvaavat alun perin ministeriöille laaditut prosessikuvaukset on nyt muokattu sellaiseen muotoon, että ne ovat käytettävissä muissakin kirjanpitoyksiköissä. Tutustu prosessikuvauksiin Handi-tiimerissä ja ota Hanselin laatima vinkkilista käytännön työkaluksi!

Sopimushallinnan käytännöt uudistuvat – tavoitteena yhteinen toimintamalli

Joulukuussa 2019 julkaistaan myös selvitys sopimushallinnan toimintamallista. Siinä päivitetään suositukset valtion sopimushallinnan kehittämiseksi. Sopimushallinnan yhteistä toimintamallia ja mahdollista yhteistä tietojärjestelmää on selvitetty jo Handi-ohjelman alkupuolella, mutta asian edistäminen päätettiin jättää odottamaan parempaa hetkeä Handi-palvelun käyttöönoton jälkeiseen aikaan. Tuo ajankohta on nyt käsillä.

Valtiokonttorin toteuttaman kaikille virastoille suunnatun kyselyn tulosten perusteella näyttää siltä, että virastoissa sopimushallinta on pääosin hyvin ohjeistettua ja keskitettyä. Se tarjoaa hyvät lähtökohdat yhteiselle kehittämistyölle. Erilaisten prosessien päällekkäisyys ja järjestelmien hajanaisuus kuitenkin vaikeuttaa valtion sopimushallinnan kokonaiskuvan hahmottumista. Tämä on yksi haasteista, jota jatkokehittämisen avulla pyritään taklaamaan.

Työpajan ryhmätyöskentelyosiossa pohdittiin muun muassa, millaisia toiminnallisuuksia tai ominaisuuksia tarvitaan sopimushallinnan prosessia tukevilta tietojärjestelmiltä. Erityisesti yhteisen tulevaisuustilannekuvan merkitys korostui eri ryhmien puheenvuoroissa.

Ryhmätöissä tuotiin esille toiveita avoimiin rajapintoihin ja tietoturvalliseen tiedonsiirtoon eri järjestelmien välillä. Tietojen raportoitavuus ja helppo käytettävyys nousivat myös esille vastauksissa. Kehityspolkua ohjaavana kysymyksenä tuleekin pohdittavaksi, kuinka pitkälle yhtenäisen toimintamallin laatimisessa voidaan kurottaa, sillä virastoilla on jo nyt käytössä eri sopimushallinnan tai asianhallinnan järjestelmiä.

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista

Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Virastoissa on jälleen tehty hyvää työtä automatisaatioasteen nostamisessa. Joulukuussa Handi-palvelun ottaa käyttöönsä suuri joukko virastoja, kun yhteensä 14 kirjanpitoyksikköä siirtyy käyttämään palvelua. Sen takia onkin tärkeää varmistaa, ettei laskuautomaatioon panostaminen hidasta hankintatoimen toimintamallin käyttöönottoa.

Lisätietoja:

ohjelmapäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori, puh. 0295 503 265, seija.friman(at)valtiokonttori.f

Laskujen automaatioaste: