Hanna Hirsimäki

Hallitse sopimuksiasi, muuten sopimuksesi hallitsevat sinua

Julkinen sektori tekee vuosittain tavara- ja palveluhankintoja noin 35 miljardin euron edestä. Tästä kokonaisuudesta kuntasektori nappaa reilut 30 miljardia ja valtionhallinto loput – puhumme siis erittäin merkittävästä julkisten rahojen käyttökohteesta. Verovaroille saatu vastine riippuu hyvin pitkälti koko hankintaprosessista ja erityisesti sen aikana luoduista ja allekirjoitetuista hankintasopimuksista. Lähtökohta sopimushallinnalle on se, että kaikki sopimukset ja niiden liitteet on tuotettu hankintalain mukaisesti kirjallisessa muodossa ja dokumentteja säilytetään asianmukaisesti kyseiseen käyttöön soveltuvassa rekisterissä, kuten erilaisissa asiahallinta- tai arkistoratkaisussa. Pelkkä säilytys ei kuitenkaan riitä, sillä sopimushallinnassa on kyse paljon laajemmasta kokonaisuudesta.

Sopimushallinnan käsite pitää sisällään sopimuksen koko elinkaaren, eli kaiken sen toiminnan ja tekemisen, mitä sopimusluonnoksen valmistelun sekä sopimuskauden päättymisen ja jälkiarvioinnin välissä toteutetaan (kuvio alla). Sopimuksen elinkaari ei elä tyhjiössä, vaan kytkeytyy operatiivisen kauden aikana tiiviisti sekä organisaation talouteen että toimittajahallintaan. Sopimushallinta muodostuu kriittiseksi osa-alueeksi erityisesti pitkäaikaisissa ja strategisesti merkittävissä kumppanuussuhteissa.

Sopimushallinnan elinkaaren eri vaiheet

 

Jatkuva seuranta on kaiken A ja O

Olennaista sopimushallinnassa on se, että yksittäisiä sopimuksia ei työnnetä allekirjoituksen jälkeen suoraan arkiston, vaan niitä käytetään aktiivisesti koko sopimuskauden ajan toiminnan, talouden ja suorituskyvyn mittarina. Lisäksi jokaiselle sopimukselle olisi hyvä määritellä erilaiset poistumisstrategiat sekä toteuttaa myös jälkiarviointia kauden päätyttyä. Jälkiarvioinnilla saadaan arvokasta tietoa erityisesti tulevia kilpailutuksia varten.

Olennaista sopimushallinnassa on se, että yksittäisiä sopimuksia ei työnnetä allekirjoituksen jälkeen suoraan arkiston, vaan niitä käytetään aktiivisesti koko sopimuskauden ajan toiminnan, talouden ja suorituskyvyn mittarina.

Heikosti toteutettu sopimushallinta puolestaan kostautuu organisaatiolle monenlaisina ongelmina. Näitä ovat ainakin rahanmeno ja ajanhukka, huonot tilaaja-toimittajasuhteet, suurentuneet riskit, toiminnan kontrollin menettäminen, läpinäkyvyyden puute sekä erilaiset auditointiongelmat. Hälytyskellojen tulisi soida viimeistään siinä vaiheessa, kun alkuperäisiä sopimuksia sekä niiden liitteitä ei löydetä mistään tai pinnalle alkaa pulpahdella vanhoja sopimuksia, joiden parasta-ennen-päiväys on jo aikapäivää sitten ohitettu.

Yhtenäistä toimintamallia metsästämässä

Handi-ohjelman aikana tehdyn sopimus- ja toimittajahallinnan esiselvityksen (2016) mukaan valtionhallinnon sopimushallintaa toteutetaan hyvin monimuotoisilla tavoilla. Osalla sopimusrekisterin virkaa ajaa Excel-taulukko, toisilla sijoituspaikkana on asiahallinta- tai arkistoratkaisu, ja kourallinen käyttää erillistä sopimushallintajärjestelmää. Aktiivinen sopimusseuranta vaihtelee myös tilanteesta ja organisaatiosta riippuen. Esiselvitys kannustaakin kirjanpitoyksikköjä yhtenäisten hallintamallien kehittämiseen ja käyttöönottoon. Toukokuun 19. päivä pidetyssä Handi-työpajassa esiteltiin sopimushallinnan kehittämisen tulevia toimenpiteitä. Tavoitteenamme on muodostaa vuoden 2020 loppuun mennessä minimivaatimukset valtionhallinnon yhteiselle sopimushallinnalle sekä luoda vaatimusten pohjalta ohjeistusdokumentaatio. Tämän lisäksi kokoamme ja hyödynnämme eri organisaatioista jo löytyviä hyviä käytäntöjä.

Minimivaatimukset pyritään esittämään mahdollisuuksien mukaan selkeinä prosessikaavioina, jotta niitä pystytään hyödyntämään hyvin erityyppisissä organisaatioissa. Itse työstäminen tapahtuu erillisissä workshopeissa, joihin Handi-työpajassa jo tiedusteltiinkin halukkaita osallistujia. Työpajat tallennetaan, ja niihin liittyvä materiaali julkaistaan Tiimerin yhteisessä Handi-työtilassa, Konsernipalvelut-kansiossa.

Kehittämisiin!

 

Blogin kirjoittaja Hanna Hirsimäki on hankintatehtävien ammattilainen, joka on toiminut sekä yksityisellä että julkisella sektorilla laajoissa kehittämis-, muutos- ja järjestelmähankkeissa – myös kotimaan rajojen ulkopuolella. Hannalla on monipuolista kokemusta julkisten hankintojen käytännön toteuttamisesta sekä valtionhallinnon prosessien, toimintatapojen ja IT-järjestelmien kehittämisestä. Hanna työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoiminnan kehittämisen erityisasiantuntijana.

 

Ville Hänninen

Yhdenmukaisempi sopimustenhallinta tukee riskienhallintaa ja parantaa sopimusten laatua

Sanapilvi sopimushallinnan tukena käytettävistä järjestelmistä.
Sanapilvi sopimushallinnan tukena käytettävistä järjestelmistä.

Valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmassa laadittiin vuoden 2016 lopulla esiselvitys sopimushallinnan ja toimittajahallinnan kehittämiseksi. Esiselvityksessä kuvattiin sopimushallinnan ja toimittajahallinnan prosessia erilaisten käyttötapauksien pohjalta, jotta tietojärjestelmää voitiin kehittää.

Esiselvityksen perusteella suositeltiin, että:

  • Valtionhallinnossa yhtenäistetään sopimushallinnan toimintamalleja ja käytäntöjä.
  • Lyhyellä aikavälillä sopimushallinta hankitaan osana tilausten- ja laskujen käsittelyjärjestelmää.
  • Pitkällä aikavälillä sopimushallinta toteutetaan osana asianhallintajärjestelmää ja otetaan käyttöön valtion yhteinen asianhallintajärjestelmä ja sopimushallinta.

Syksyllä 2019 laadittiin selvitys nykytilanteesta, jotta nähtäisiin, miten tavoitteissa on edetty. Valtion sopimushallinnan kehittämisen tarpeeseen on kiinnitetty huomiota myös Valtiontarkastusviraston (VTV) tarkastuskertomuksessa Yhteentoimivuus valtion ICT-sopimuksissa (7/2015).

Mitä tavoitteita saavutettiin?

Esiselvityksen tavoitteet ovat osin toteutuneet ja osin eivät. Sopimushallinnan toimintamallien yhtenäistämisessä keskeinen kehitysaskel oli Valtion hankintakäsikirjan viimeinen päivitys, jossa ohjeistetaan ensimmäistä kertaa sopimushallinnan perusasioista valtion tasolla. Lisäksi sopimus- ja toimittajahallinnan käytäntöjä on harjoiteltu Handi-palvelua käyttöönotettaessa, jolloin kirjanpitoyksiköt ovat päivittäneet sopimustietonsa ajan tasalle ja kommunikoineet toimittajille entistä yhdenmukaisemmin muun muassa valtion ostolaskujen käsittelyssä vaadittavia asioita. Vaatimuksia pyritään huomioimaan vahvemmin myös Hanselin sopimusehdoissa.

Tietojärjestelmien hajanaisuus hidastaa

Tietojärjestelmäratkaisuissa ei edetty suunnitellusti, mikä nousee esiin syksyn selvityksessä. Käytössä olevat tietojärjestelmät ovat hajanaisia ja monilla kirjanpitoyksiköillä sopimushallinnan prosessia toteutetaan tavanomaisten toimisto-ohjelmistojen ja asianhallintajärjestelmien avulla. Toimiva malli ei toki ole järjestelmästä kiinni, mutta parhaimmillaan sopimushallinnan tietojärjestelmät pakottavat toimimaan oikein. Tällöin ohjeiden mukaisen toiminnan valvonta voidaan järjestää luotettavasti ja sopimusten mallipohjien ja tyyppiehtojen ajantasainen ylläpito helpottuu. Järjestelmät tarjoavat myös kattavan näkymän kirjanpitoyksikön sopimustilanteeseen – tehdäänkö tulosyksiköissä päällekkäisiä sopimuksia, ja milloin on esimerkiksi syytä lähteä suunnittelemaan päättyvien sopimusten kilpailutuksia.

Sopimushallinnan tietojärjestelmät ja yhdenmukaisemmat käytännöt

Yksi johtopäätös on selvityksen pohjalta helppo tehdä. Kirjanpitoyksikköjä on syytä kannustaa sopimushallinnan tietojärjestelmien käyttöönottoon, erityisesti niissä yksiköissä, joissa sopimustransaktioita kertyy vuositasolla paljon. Vuoden 2016 tilanteeseen verrattuna tarjolla on yhteisesti hankittuja palveluita kuten Cloudia ja Virasto-Vahva.

Sopimus- ja toimittajahallinnan toimintamallia lienee perusteltua yhdenmukaistaa jatkossakin, sillä ohjelmassa tehdyn selvitystyön perusteella voidaan sanoa, että isossa osassa valtionhallintoa ollaan päästy vasta minimitasolle. Hyvin hoidetulla sopimus- ja toimittajahallinnalla voidaan parantaa palvelun laatua virastojen toiminnan kannalta merkittävissä sopimuksissa, ja toisaalta saada kustannushyötyä suurivolyymisissä tuote- ja palvelusopimuksissa.

Kirjoittaja: Ville Hänninen

Ville Hänninen työskentelee Valtiokonttorissa hankintatoimen asiantuntijana ja hankintojen kehittämistehtävissä. ”Ohjaan ja ohjeistan virastoja sujuvaan hankintaprosessiin ja vastaan valtion ostolaskujen automatisoinnin edistämisestä ja raportoinnista”, Hänninen kuvailee työtehtäviään.
työpaja1

Handi-työpaja: Tukea yhteiseen Handi-toimintamalliin

Marraskuun Handi-työpajassa kuultiin Poliisihallituksen esimerkki hankintatoimen kehittämisestä ja keskittämispyrkimyksistä. Työpajassa saatiin myös nopea perehdytys uusiin Handi-palvelun keskeisten toimintojen prosessikuvauksiin. Lisäksi pohdittiin tarpeita sopimushallinnalle.

Työpajan alussa kuultiin Poliisihallituksen toteuttamasta hankintojen valtakunnallisesta keskittämisen selvittämishankkeesta. Sen tavoitteena on ollut tutkia ja arvioida poliisin hankintojen valtakunnallisen keskittämisen etuja ja tuottavuushyötyjä. Jo pelkästään laskuautomaatiota lisäämällä arvioidaan saavutettavan 800 000 euron vuosittaiset säästöt. Raportin on määrä valmistua joulukuussa 2019.

Prosessikuvausten käyttö laajenee

Handi-palvelun tilaamista ja sopimuskohdistusta sekä muita laskujen automaatiokeinoja kuvaavat alun perin ministeriöille laaditut prosessikuvaukset on nyt muokattu sellaiseen muotoon, että ne ovat käytettävissä muissakin kirjanpitoyksiköissä. Tutustu prosessikuvauksiin Handi-tiimerissä ja ota Hanselin laatima vinkkilista käytännön työkaluksi!

Sopimushallinnan käytännöt uudistuvat – tavoitteena yhteinen toimintamalli

Joulukuussa 2019 julkaistaan myös selvitys sopimushallinnan toimintamallista. Siinä päivitetään suositukset valtion sopimushallinnan kehittämiseksi. Sopimushallinnan yhteistä toimintamallia ja mahdollista yhteistä tietojärjestelmää on selvitetty jo Handi-ohjelman alkupuolella, mutta asian edistäminen päätettiin jättää odottamaan parempaa hetkeä Handi-palvelun käyttöönoton jälkeiseen aikaan. Tuo ajankohta on nyt käsillä.

Valtiokonttorin toteuttaman kaikille virastoille suunnatun kyselyn tulosten perusteella näyttää siltä, että virastoissa sopimushallinta on pääosin hyvin ohjeistettua ja keskitettyä. Se tarjoaa hyvät lähtökohdat yhteiselle kehittämistyölle. Erilaisten prosessien päällekkäisyys ja järjestelmien hajanaisuus kuitenkin vaikeuttaa valtion sopimushallinnan kokonaiskuvan hahmottumista. Tämä on yksi haasteista, jota jatkokehittämisen avulla pyritään taklaamaan.

Työpajan ryhmätyöskentelyosiossa pohdittiin muun muassa, millaisia toiminnallisuuksia tai ominaisuuksia tarvitaan sopimushallinnan prosessia tukevilta tietojärjestelmiltä. Erityisesti yhteisen tulevaisuustilannekuvan merkitys korostui eri ryhmien puheenvuoroissa.

Ryhmätöissä tuotiin esille toiveita avoimiin rajapintoihin ja tietoturvalliseen tiedonsiirtoon eri järjestelmien välillä. Tietojen raportoitavuus ja helppo käytettävyys nousivat myös esille vastauksissa. Kehityspolkua ohjaavana kysymyksenä tuleekin pohdittavaksi, kuinka pitkälle yhtenäisen toimintamallin laatimisessa voidaan kurottaa, sillä virastoilla on jo nyt käytössä eri sopimushallinnan tai asianhallinnan järjestelmiä.

Laskujen käsittelyn automaatio tärkeä osa valtion taloushallinnon tehostamista

Valtiolle saapuu käsiteltäväksi vuosittain noin miljoona ostolaskua. Virastoissa on jälleen tehty hyvää työtä automatisaatioasteen nostamisessa. Joulukuussa Handi-palvelun ottaa käyttöönsä suuri joukko virastoja, kun yhteensä 14 kirjanpitoyksikköä siirtyy käyttämään palvelua. Sen takia onkin tärkeää varmistaa, ettei laskuautomaatioon panostaminen hidasta hankintatoimen toimintamallin käyttöönottoa.

Lisätietoja:

ohjelmapäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori, puh. 0295 503 265, seija.friman(at)valtiokonttori.f

Laskujen automaatioaste: