thought_bild

Marraskuun Handi-työpaja lähestyy

Reilu viikon päästä on jälleen aika kokoontua Handi-työpajaan kuulemaan, mitä hankintatoimen kehittämisessä tapahtuu. Maraskuun työpaja järjestetään maanantaina 25.11.2019 klo 13-16. Työpajassa tutustutaan poliisin hankintojen keskittämisen selvityshankkeeseen, keskustellaan prosessikuvauksista ja tehdään ryhmätyötä sopimushallintaan liittyen.

Mitä Poliisihallituksessa on tehty hankintatoimen kehittämisen osalta? Poliisin materiaalikeskuksen materiaalipäällikkö Heli Rajaniemi kertoo poliisin hankintojen keskittämisen selvityshankkeesta. Poliisilla on saatu sen myötä aikaiseksi hienoja tuloksia, joista työpajassa on mahdollista päästä kuulemaan tarkemmin.

Toinen mielenkiintoinen ja ihan käytännössä hyödynnettävä esillä oleva asia on prosessikuvaukset. Alun perin ministeriöille laaditut Handi-palvelun tilaamista ja sopimuskohdistusta sekä muita laskujen automaatiokeinoja kuvaavat prosessikuvaukset on nyt laadittu sellaiseen muotoon, että ne ovat käytettävissä myös muissa kirjanpitoyksiköissä. Muokkaukset on tehnyt Tuula Risikko Hanselilta, ja esittelemään ne tulee Sanna Viljamaa Hanselilta. Tässä yhteydessä on hyvä keskustella eri keinoista ja kysyä kaikki mahdolliset mieltä askarruttavat asiat, jotta jokainen voi prosessikuvausten perusteella edetä oman virastonsa ostolaskujen ja tilausten kanssa.

Kolmas aihe on puolestaan sopimushallinta. Ville Hänninen Valtiokonttorista avaa sopimuksenhallinnasta toteutetun kyselyn tuloksia. Työpajan lopuksi käydään käsiksi sopimushallinnan toimintamalliin ryhmätöiden avulla. Olisi erittäin suotavaa ja tärkeää, että mahdollisimman moni voisi osallistua tähän ryhmätyöhön ja antaa oman panoksensa toimintamalliin ja samalla viitoittaa tietä eteenpäin.

Näiden aiheiden lisäksi vakioasiana tietysti Kati Siikosen Handi-palvelun tilannekatsaus.

Tervetuloa mukaan!

Ilmoittautuminen työpajaan viimeistään 20.11.2019

Työpajan alustava ohjelma:

13.00 – 13.10    Tervetuloa ja tilaisuuden ohjelma, Seija Friman, Valtiokonttori

13.10 – 13.40    Case: Hankintojen valtakunnallisen keskittämisen selvittämishanke,  materiaalipäällikkö Heli Rajaniemi, POHA/Poliisin materiaalikeskus

13.40 – 14.10    Tilaaminen ja sopimuskohdistus -prosessikuvaukset, kehittämispäällikkö Sanna Viljamaa, Hansel

14.10 – 14.30    Handi-palvelun tilannekatsaus, Kati Siikonen, Palkeet

14.30 – 14.50    Kahvitauko

14.50 – 15.10    Selvitys sopimushallinnan toimintamallista, Ville Hänninen, Valtiokonttori

15.10 – 15.30    Ryhmätyö sopimushallinnasta – ohjeistus, Ville Hänninen

15.30 – 15.45    Ryhmätyön purku

Tilaisuus on tarkoitettu Handi-hankkeen asiantuntijoille osallistujavirastojen hankintatoimesta, taloushallinnosta ja johdosta. Työpaja pidetään tuttuun tapaan Pajassa (Mariankatu 9, Helsinki). Tilaisuus on työpaja, joten paikan päälle mahtuu enintään 60 henkilöä.

Osallistuminen on mahdollista myös etänä. Etäosallistujille lähetetään erillinen kalenterikutsu, jossa on etäosallistumisen linkki ja ohjeet. Edellisen työpajan tallenteet löytyvät materiaalipankista ja aineistot valtionhallinnon sisäisestä Handi-tiimeristä.

Lisätietoja:

Marianne Savinen, marianne.savinen(at)vm.fi

lean

[Tallenne] Lean herätti kiinnostusta työpajassa

Netta Kokko ja Juha-Pekka Salo Valtiokonttorista kävivät alustamassa handilaisia Lean-menetelmiin valtionhankinnoissa. Jatkuvan kehittämisen menetelmiä voi helposti soveltaa monenlaisissa hallinnollisissa tehtävissä ja myös hankintoimen parissa. Harjoitukset käytiin läsnäolijoiden kesken, mutta Netan ja Juha-Pekan esitys on nähtävissä myös tallenteena. Esitysaineisto on tallennettu valtion sisäiseen Handi-tiimeriin. (Katso Handi.fi/tiimeri)

Millaisia käyttökohteita te olette tunnistaneet Lean-menetelmille?

Katso tallenne.

DzH54XSWoAEc_BY[1]

[Tallenne] Handilaiset minimessuilla

Maanantainen kuukausityöpaja järjestettiin tänä vuonna hieman eri toteutustavalla, kun handilaisille järjestettiin minimessut. Handi-ohjelmassa aktiivisina toimivat konsernipalveluiden tuottajat esittelivät omia palveluitaan lyhyillä tietoiskuilla ja keskustelivat asiakkaidensa kanssa messuosastoiksi muuntuneiden pöytien äärellä. Arvontakin oli ohjelmassa, ja onnekkain virkamies voitti itselleen kotisiivouksen.

Tilaisuudesta tuotettiin tietoiskut omiksi tallenteiksi. PowerPoint-aineisto on saatavilla tuttuun tapaan valtionhallinnon hankintatoimen käyttöön osoitteessa handi.fi/tiimeri.

Tallenteet esityksistä on koottu Handi-sivustolla materiaalipankkiin – Työpajat ja tallenteet

 

tuomo2

Mittaamisessa vähemmän on enemmän

Hankintojen digitalisoijat kokoontuivat pohtimaan hankintatoimessa seurattavia asioita sekä näiden mittaamista maanantaina 27. elokuuta.

Elina Riihimäki Tullista esitteli erittäin selkeästi pohdintoja hankintatoimen mittaamiseen liittyen. Elinan pääsanomana oli, että kannattaa seurata vain niitä asioita, joilla on merkitystä.

Tuomo Vuorinen kannusti pohtimaan mittausprosessin alku- ja loppupäätä eli mitä mittaamisella ylipäänsä tavoitellaan ja toisaalta mitä johtopäätöksiä voimme mittaustuloksista tehdä.

Elinan ja Tuomon alustusten pohjalta osallistujat pohtivat hankintatoimen mittaamista kolmesta eri näkökulmasta: kansalliselta tasolta, virastotasolta ja yksittäisen hankintaprojektin tasolta. Pienryhmissä tavoitetaso asetettiin korkealle esimerkiksi vaikuttavuuden mittaamisen suhteen.

Muista ilmoittautua mukaan

Työpajojen tulokset ja esitysmateriaalit ovat nähtävissä Tiimerissä Työpajat-kansiossa. handi.fi/tiimeri

Työpajan tallenne on nähtävissä tuttuun tapaan Materiaalipankissa.

Seuraava työpaja on 17. syyskuuta klo 9.  Ilmoittautumislinkki on tapahtumakalenterissa. Tämänkertaisten kokemusten perusteella tulemme jatkossa pyytämään etäosallistujia vahvistamaan osallistumisensa myös ryhmätyöosuuteen.

toimittaja_ilman_kuplia

Toimittajat äänessä työpajassa

Torstain Handi-työpajassa tarkasteltiin hankintaprosessia toimittajayhteistyön näkökulmasta. Katja Koskinen Hanselilta esitteli Handi-palvelun lanseerausta toimittajille, ja sen jälkeen aihetta tarkasteltiin pienryhmissä. Ydinkysymyksenä oli määritellä, miten luoda pohja onnistuneelle toimittajayhteistyölle hankintaprosessin vaiheissa. Tulosten yhteenveto on käsitelty työpajan lopussa.

Työpajaan alustettiin tällä kertaa paneelikeskustelulla, jossa oli mukana toimittajia eri sektoreilta sekä Hanselin edustaja. Toimittajayhteistyöstä keskustelivat ohjelmapäällikkö Seija Frimanin johdolla Kalle Pinni (Hansel), Tuomo Kouhia (Valtori), Ilkka Pirskanen (Tieto), Markus Kaihoniemi (Deloitte) ja Janne Jauhiainen (Fountain Park).

Työpajassa esiteltiin myös Handi-kyselyn tuloksia. Yleisesti ottaen virastojen handilaiset ovat tyytyväisiä ohjelmaan ja sen toimintoihin. Erityisesti Handi-palvelun osalta kaivataan kuitenkin jo konkreettisempia työkaluja oman projektin tueksi.

Työpajan aineisto ja tallenne julkaistaan materiaalipankissa 24.1.

Seuraava työpaja on 16.2. Tuolloin tarkoituksena on testata nykyistä toimivampia järjestelyjä etäosallistumiseen. Muista ilmoittautua työpajoihin Handin tapahtumakalenterin kautta.

seijaliisatero

Työpajassa aiheena ohjeistus

Hankintaohjeistus kiinnostaa. Valtiovarainministeriön Paja oli täynnä, ja etäosallistujia linjoilla oli yli 70 osallistujaa, kun Handi-työpajan aiheena oli ohjeistus.

Hankintakäsikirja yhteiseen käyttöön

Hankinta-alan ammattilaisille ja muille hankintojen kanssa tekemisissä oleville julkaistiin kesälukemiseksi Valtion hankintakäsikirja 2017 juuri ennen juhannusta. ”Looginen ajattelu ei aina riitä. Siksi on hankintakäsikirja”, sanoo käsikirjan kirjoittamisen päävastuullinen Liisa Lehtomäki, jota kiitettiin työpajassa ansiokkaasta työstä.

Samaan aikaan valmistui valtioneuvoston hankintaohjeistus, jota Sini Korpela esitteli. Ministeriöiden käyttöön on tehty paljon mallipohjia ja muuta aineistoa, jotka soveltuvat paljolti myös virastojen käyttöön.  Älkää siis, hyvät hankintayksiköt, kirjoittako hankintakäsikirjaa tai ohjeistuksia uudelleen, vaan viitatkaa olemassa olevaan materiaaliin.

Tärkeimmäksi ohjeistettavaksi asiaksi nousi yhteistyö eri yksiköiden ja organisaatioiden välillä. Jokaiselle tulee olla selvää, kuka tekee mitä prosessin missä vaiheessa.

 

Työpajan tallenne on saatavilla materiaalipankissa.