Handi_Fimea

Ett litet ämbetsverks stora insikt ger effektivare upphandlingar

Fimeas huvudkontor finns i Kuopio. Fimea har också verksamhetsställen i Helsingfors, Åbo och Tammerfors. Esko Kiiski och Tiina Rosholm arbetar ofta via Skype.

Enligt Fimeas upphandlingsexperter är ämbetsverkens upphandlingar inte rätt ställe att syssla med vetenskap. Ämbetsverkets karaktär och verksamhetsfält bör i stället vara utgångspunkten för all utveckling. Vid sidan av centralisering av upphandlingarna skapar tydliga förfaranden för konkurrensutsättning och upphandlingar förutsättningar för att exempelvis förbättra ansvarsfullheten i upphandlingarna.

Innan ansvaret för ämbetsverkets upphandlingar på ett tydligt sätt hade tilldelats en upphandlingskoordinator, levde man inom Säkerhets – och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimeas upphandlingsverksamhet kortsiktigt och i stunden. Omorganiseringen av upphandlingsväsendet och ibruktagandet av Handi gav dem som arbetar med upphandlingar en smidigare vardag. Samtidigt lyftes effektiviteten och ekonomin i upphandlingarna till en ny nivå.

– Övergången till Handi var en teknisk förändring. Utvecklingen av upphandlingsväsendets organisation hade större betydelse. Inom Fimea betraktas upphandlingsväsendet som strategiskt viktigt – samarbetet mellan upphandlingsproffsen och den övriga organisationen möjliggör en modern och strategisk hantering av ämbetsverkets upphandlingar, berättar ekonomidirektör Esko Kiiski, som ansvarar för upphandlingsväsendets organisation, angående de förändringar som gjorts under det senaste året.

Rediga upphandlingar – nöjda kunder

Även om upphandlingsverksamheten inom den offentliga sektorn sker centraliserat, måste varje organisation själv fastställa de strategiska målen och kategoriseringarna för sina upphandlingar samt modellen för hur de ska ledas. Fimea har strävat efter att göra sin upphandlingsverksamhet så transparent som möjligt för både ämbetsverkets egna tjänstemän och andra berörda parter. Som ett relativt litet ämbetsverk har Fimea hittat sin egen väg genom att koncentrera upphandlingsuppgifterna till en upphandlingsdirektör, en upphandlingskoordinator och en jurist.

– Elementen i upphandlingsverksamheten fungerar bra hos oss. Vår upphandlingsstadga har utarbetats enligt Hanko-modellen. De ekonomiskt sett största upphandlingarna är IT-upphandlingar. Vi gör upphandlingar av material och tjänster för upprätthållandet av ämbetsverkets verksamhet, och därtill gör vårt laboratorium sina egna upphandlingar, berättar upphandlingskoordinator Tiina Rosholm .

Europeiskt samarbete och innovation

Säkerhets – och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea är i egenskap av nationell myndighet även en del av det Europeiska myndighetsnätverket för läkemedelstillsyn. 85 procent av Fimeas finansiering kommer direkt från läkemedelsindustrin och aktörer inom den medicinska sektorn, medan 15 procent består av budgetanslag. Finansieringsgrunden återspeglas i utvecklingen av upphandlingar bland annat via europeiskt samarbete.

– Innovativitet i upphandlingarna syns för oss genom skötseln av gemensamma ärenden. Vi kan exempelvis konsultera andra europeiska läkemedelsverk i olika datatekniska upphandlingar och på motsvarande sätt dela med oss av vårt eget kunnande till andra länder i Europa, berättar Kiiski.

Fimea är ett centralämbetsverk underställt social- och hälsovårdsministeriet, som övervakar säkerheten hos läkemedel avsedda för människor och djur samt blod- och vävnadsprodukter. Som tillstånds- och tillsynsmyndighet för aktörer inom läkemedelsbranschen är Fimeas uppgift att utveckla läkemedelsbranschen och främja befolkningens hälsa. Till Fimeas uppgifter hör också samordning av den nationella utvecklingen av läkemedelsbranschen, forskningsuppgifter och utvärdering av läkemedelsbehandlingar.

Det finns rum för förbättring i samarbetet med leverantörer

Fimeas upphandlingsavdelning har i ett par års tid arbetat för att göra ämbetsverkets nya modell för upphandlingar känd inom sin organisation. Modellen grundar sig på det digitala konkurrensutsättningssystemet Cloudia samt beställnings- och fakturahanteringssystemet Handi.

Enligt upphandlingskoordinator Rosholm har de största utmaningarna i fråga om upphandlingar och utveckling anknutit till administrationen av och samarbetet med leverantörer i Handi-tjänsten.

– Mycket arbete har gjorts inom ämbetsverket för att få till stånd automatisk allokering av fakturornas referenser och avtalsnummer, och arbetet har också gett resultat. Upphandlingarna inom vårt ämbetsverk går som tåget. Vårt nästa mål är att öka automationsgraden i behandlingen av fakturor från omkring 20 procent, så att 50 procent av våra fakturor går till betalning automatiskt, berättar Rosholm målmedvetet.

Ämbetsverkets upphandlingar är en del av statens upphandlingsväsende

Den offentliga sektorn i Finland gör årligen upphandlingar för omkring 35 miljarder euro. Genom offentliga upphandlingar kan man främja samhälleliga mål med hjälp av olika verksamhetsmodeller. Oberoende av om man talar om upphandlingar på statens eller ämbetsverkets nivå är riskhantering samt öppen, jämlik och väldokumenterad marknadsdialog centrala faktorer.

– Vi är nöjda med resultaten av vårt utvecklingsarbete, centraliseringen av upphandlingarna och förtydligandet av ansvaret inom upphandlingsprocessen. Vid sidan av ämbetsverket måste upphandlingsväsendet i framtiden utvecklas för ett tätare samband med budgetprocessen även på statsförvaltningens nivå, påminner Kiiski.

Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea tipsar om god praxis:

  • Man bör inte göra upphandlingarna till en vetenskap, utan anpassa anvisningarna för upphandlingsverksamheten enligt ämbetsverkets karaktär. På så sätt kan upphandlingsväsendet som helhet göras mer lättbegripligt för den tjänsteman som ska genomföra upphandlingarna.
  • En granskning av modellen för uppföljningsobjekt i förhållande till Handi-förfarandet gör det lättare att upprätthålla en lägesbild i fråga om upphandlingsväsendet. Samtidigt uppmuntrar det till mer omfattande användning av automatisering, när inköpsfakturor går direkt till betalning.
  • Centralisering av upphandlingarna enligt principen om alla tjänster på ett och samma ställe förbättrar effektiviteten. Några personer inom organisationen har gedigen expertis gällande upphandlingar, och konkurrensutsättningarna kan skötas centraliserat.

 

Text och bild: Henni Purtonen

Sanna Ryhänen ja Tapio Laamanen

Multiverksstrukturen kräver och belönar

”Fördelarna från ändring av praxis är väl förtjänade på ämbetsverksnivå. Justitieministeriet kan ge stöd, information och utbildning, men det stora jobbet utförs på praktisk nivå”, påminner Sanna Ryhänen och Tapio Laamanen.

Handi, det elektroniska systemet för hantering av fakturor, togs i bruk av bokföringsenheten på justitieministeriet i november 2019. Ministeriets Handi-experter berättar om att leda ändringen och om erfarenheterna av att implementera tjänsten. Hurudan god praxis tipsar justitieministeriets bokföringsenhet för de övriga ämbetsverken?

I planeringsskedet var justitieministeriet en aning bekymrad över om Palkeet och Statskontoret skulle förstå den flerdimensionella verksstrukturen för bokföringsenheten vid justitieministeriet och de fördelar den medförde. Sanna Ryhänen, projektchef när Handi togs i bruk, säger att den största utmaningen var att hitta lösningar till stöd för en brokig ämbetsverksstruktur och tillsammans med ämbetsverken planera implementeringen av ett system under utveckling.

– Implementeringen av Handi har löpt lättare och positivare än vad vi trodde. Jag har lyssnat efter om det rasslar någonstans, men inget har hörts. Det visar att allt har än så länge gått bra, säger avdelningschef Tapio Laamanen förnöjt.

Under projektet Handi omfattade justitieminsteriets bokföringsenhet utöver ministeriet även domstolarna, rättshjälps- och intressebevakningsdistrikten samt myndigheter i anknytning till ministeriet, totalt 50 självständiga ämbetsverk.  En särskild krydda vid implementeringen av Handi kom från en ändring i årsskiftet då domstolsväsendet avskiljdes till en separat bokföringsenhet när Domstolsverket inrättades.

– Domstolsverket inledde verksamheten i börjar av 2020. Övergången till en annan Handi-organisation har fördröjt övergången för verksamhetsmodellen Handi till praxis, fastän Handi i sig togs i bruk vid domstolarna redan år 2019, preciserar Ryhänen.

Ändring är en kamelont som tämjs av kommunikation

Informering och kommunikation i modellen med flera ämbetsverk upplevs ofta som utmanande – hur man rättidigt kan förmedla väsentlig information till mottagaren. Det ständiga utvecklingsarbetet inom ordersystemet Handi har förkortat tidsspannet för att planera och ta fram anvisningar. Vid justitieministeriets bokföringsenhet utbildades en nyckelperson för Handi från varje ämbetsverk som hade till uppgift att etablera den nya verksamhetsmodellen i sin organisation.

Vid implementeringen av Handi tog man veckovis dessutom i bruk VirastoSkype möten, vilka kunde uttryckas som en vändpunkt i fråga om deltagande kommunikation om ändringar.

– På veckomötena kan förvaltningsområdets ämbetsverk ställa frågor om användningen av och praxis visavi Handi. Skype är en bättre kanal för diskussioner än traditionella bulletiner för att berätta om de teman som ministeriet eller Palkeet lyfter upp. Ministeriet och ämbetsverken har funnit att verksamhetsmodellen fungerar perfekt, berättar Ryhänen.

Den omfattande ämbetsverkstrukturen innebär olika verksamhetsmodeller, som även inom samma sektor kan skilja sig mycket från varandra. För att framgångsrikt leda förändringen har det varit nödvändigt att förstå såväl helheten av upphandlingsfunktionen som praxis hos ämbetsverken, att planera resurser och arbetet samt att fördomsfritt utveckla verksamheten hos ämbetsverken.

Inte enbart en systemändring, men en ändring av praxis.

För att binda ämbetsverken inom förvaltningsområdet för justitieministeriet till ändringen ordnade Palkeet, Statskontoret och Hansel tillsammans med justitieministeriet verkstäder om beställningsfunktioner.  Utbildningen med introduktion till processer för beställningar gav ämbetsverken en större förståelse för hur detta sker i Handi och för att systemet inte är bara äHandir är en implementering utan att det kräver att praxis hos ämbetsverken ändras.

– Utöver utvecklaren av ämbetsverkens upphandlingsfunktioner deltog till exempel även en sakkunnig som i arbetet hanterar inköpsfakturor eller beställningar. Metoder för beställningar i Handi presenterades i verkstäderna. Vi gick också igenom ämbetsverkens egna upphandlingar och funderade då på hur verken kunde förbereda sig för att ta Handi i bruk, berättar Ryhänen.

Upphandlingsväsendet på väg till realtidsekonomi

Inom statsförvaltningen strävar vi efter mer enhetliga förfaranden för upphandlingsväsendet och efter högre grad av automation.  Automationsgraden beskriver den information om automatiskt hanterade inköpsfakturor och utgiftsverifikat som på bokföringsenhetsnivå fås från Handi. Staten strävar på koncernnivå efter att före slutet av 2020 uppnå en automationsgrad på 50 procent.

– Vid justitieministeriet skymtar vid horisonten för upphandlingsväsendet produktionsfördelar från ändrad praxis och man strävar efter att uppnå dem genom målinriktad verksamhet. Arbetets konkreta effekter kontrolleras med preciöst grepp i form av till exempel automationsgraden, beskriver Laamanen.

Behovet av att ställa utvecklingen av upphandlingsväsendet under kraftigare styrning har identifierats i justitieministeriet och förvaltningsområdet. Det att utvecklingsperspektivet ställs i fokus tillsammans med ministeriet och klareringen av rollen för förvaltningsområdets ämbetsverk torde framdeles möjliggöra en framtid i realtid för upphandlingsväsendet.

– Inom upphandlingsväsendet har man på statsförvaltnngsnivå vidtagit konkreta åtgärder, bland annat minskat antalet leverantörer och ökat användningen av betalkort. Vi måste även i fortsättningen arbeta mycket för att komma såväl gemensamma verksamhetsmodeller som enhetliga förfaranden vid budgetering och registrering närmare, avslutar Ryhänen.

Justitieministeriet tipsar om god praxis:

  • Veckomöten som kommunikationskanal och till stöd för implementeringen av tjänsten, för vilka frågor via enkäter inhämtas i förväg från ämbetsverken.
  • I början av projektet hölls det verkstäder där en person med ansvar för utvecklingen av verkets upphandlingsväsende samt en sakkunnig som utförde praktiskt arbete med exempelvis beställningar och inköp deltog.
  • Under förberedelsen för ibruktagningen togs det med hjälp av ämbetsverkets bokföringsrapport fram en helhetsbild av verkets upphandlingar. Med hjälp av statistiska tabelldata kunde ämbetsverken lättare bedöma frågor för utvveckling och planera tjänsten Handi.

 

Text och bild: Henni Purtonen