Handi-palvelu (Tilaaminen ja laskujen käsittely)

Sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn uudistaminen on osa valtion hankintojen digitalisointia. Uudistuksessa on luotu hankintayksiköille yhtenäinen toimintamalli, päivitetty palvelukeskuksen tuotantomalli sekä toteutettu palveluratkaisun käyttöönotto hinkintayksiköissä. Käyttöönottojen jälkeen tehdään vanhojen palveluratkaisujen alasaso sekä toteutetaan tarvittavat arkistomigraatiot.

Sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn uudistaminen toteutettiin neljästä eri vaiheesta koostuvana hankkeena. Tavoitteena oli yhteisen tilaamisen toimintamallin käyttöönotto kirjanpitoyksiköissä, yhtenäisen rajapinnan luominen valtion toimittajille, uuden toimintamallia tukevan palvelujärjestelmän käyttöönotto ja merkittävä automaatioasteen kasvu ostolaskujen käsittelyssä.

Vaiheistus

1) Kilpailutusvaihe Q4/2016–Q3/2017

  • Hankinta toteutettiin neuvottelumenettelyllä. Hankintasopimus allekirjoitettiin 09/2017. Kilpailutuksen voitti irlantilainen toimittaja SoftCo, joka vastaa sovelluksista ja tietokannoista sekä niiden ylläpidosta. Laitteistokapasiteetin tuottaa AWS (Amazon Web Services).

2) Tuotteistus- ja toteutusvaihe Q4/2017–Q3/2018

  • Toteutus- ja tuotteistusvaihe aloitettiin yhteistyössä asiakastyöryhmän kanssa marraskuussa 2017.
  • Tuotteistus- ja toteutusvaihe piti sisällään pilotoinnin. Pilottiyksiköinä toimivat Palkeet ja Terveyden ja hyvinvoinninlaitos (THL). Rinnalla toteutettiin Palkeisiin uusi palvelu- ja tuotantomalli.

3) Käyttöönottovaihe Q4/2018–Q1/2020

  • Käyttöönotot toteutettiin suunnitellusti sovitussa aikataulussa.

4) Migraatiovaihe ja Herkkä-palvelun toteutus Q2/2020–Q4/2020

  • Hankkeen viimeinen toteutetaan suunnitellusti vuonna 2020. Vaihe 4 koostuu kahdesta kokonaisuudesta:
    1) HR-tietojen käsittelyn ja arkistoinnin toteutus ja käyttöönotto
    2) Vanhan kirjanpidon arkiston migraatio uuteen palveluun ja vanhan Rondo-
    järjestelmän alasajo

Yhtenäinen palveluratkaisu helpottaa tilaamista

Uutta toimintamallia tukemaan kilpailutettiin uusi palvelujärjestelmä, joka mahdollistaa helpon sähköisen tilaamisen sekä pitkälle viedyn laskujen käsittelyn automatisoinnin. Palveluratkaisu korvaa aikaisemman Tilaustenhallintajärjestelmän Tilhan sekä laskujen käsittelyn ja arkistoinnin järjestelmän Rondon.

Palveluratkaisussa sopimukset, tilaukset, toimitukset ja laskut kohdistuvat automaattisesti. Se sisältää myös monia integraatioita eri toiminnanohjaus- ja substanssijärjestelmiin.

Ratkaisu helpottaa myös toimittajia, jotka voivat ylläpitää katalogejaan, vastaanottaa ja vahvistaa tilauksia ja tarvittaessa luoda ja lähettää laskun toimittajaportaalin kautta.

Uuden palveluratkaisun käyttöönotto alkoi hankintayksiköissä vuonna 2018 aikana ja se on käytössä kaikilla helmikuun alussa 2020. Käyttöönottojen ohjauksesta, koordinoinnista ja aikatauluttamisesta vastaa Palkeet yhdessä toimittajan kanssa.

 

title-icon

Sopimukset, tilaukset, toimitukset ja laskut kohdistuvat automaattisesti.

Projektipäällikkö:
Kati Siikonen, Palkeet
Kysy lisää